FAQ LOHN Zahlungsverkehr

Hat der Dienstnehmer eine gültige Bankverbindung hinterlegt?
Hat der Dienstnehmer einen "Bank Auftraggeber" hinterlegt?
Steht die Zahlungsart beim Dienstnehmer auf Überweisung (Liste/TB-Datei/Zahlschein)?
Hat der Dienstnehmer eine Programmsperre für das Programm "Dienstnehmer überweisen" hinterlegt?

Sowie unter LOHN → Abrechnungen → Überweisungen → Dienstnehmer überweisen:

Kommt die Meldung "Es konnten keine Daten ermittelt werden.", prüfen Sie den Status des Dienstnehmers. Bei Status 0 oder . wird kein Datenträger erzeugt.
Ist das Programm bereits einmal gestartet worden und hat der Dienstnehmer daher einen Zustand?
Gibt es einen negativen Auszahlungsbetrag?
Gibt es keinen Auszahlungsbetrag?
Wurde eine Fehlerliste gedruckt?

2. Gibt es die Möglichkeit, bei Neuanlage oder Änderung der IBAN des Dienstnehmers einen Workflow zu starten, um ein Vieraugenprinzip sicherzustellen und zur Betrugsbekämpfung?

Ja, ein Workflow kann eingerichtet werden, der startet, wenn die IBAN des Dienstnehmers geändert wird. Die Bankverbindung wird zuerst als gesperrt markiert und nicht bei Überweisungen verwendet. Beim Versuch an den Dienstnehmer zu überweisen, steht er auf der Fehlerliste. Natürlich wird für den Dienstnehmer auch keine Telebankingdatei erstellt. Erst wenn ein anderer Benutzer seine Workflowaufgabe erledigt, das heißt, die Kontrolle durchgeführt hat, wird die Bankverbindung wieder als entsperrt markiert.

Für diese Einstellung ist das Lizenzpaket "10232 Workflow (nscrmwfl)" erforderlich.

3. Wie kann ich eine Telebankingdatei erstellen?

Eine Telebankingdatei kann über das Programm Dienstnehmer überweisen, Körperschaften überweisen, Gläubiger überweisen und Akonto überweisen erstellt werden. Die manuelle Anlage einer leeren Telebankingdatei ist nicht möglich.

4. Wie kann ich eine Überweisungsdatei erstellen?

Unter LOHN → Abrechnungen → Überweisungen → z. B. "Dienstnehmer überweisen" wird am Reiter "Allgemein" die "Zahlungsart" auf "Telebanking" eingestellt und am Reiter "Erweitert" ist die "Versandart" zu wählen.

Für die Variante "Datei im Verzeichnis speichern" ist ein Telebankingverzeichnis zu hinterlegen.
Für die Varianten "Übermittlung über Zahlungsplattform" und "Dateierstellung über Zahlungsplattform" wird die "Zahlungsplattform" für die weitere Verarbeitung genutzt.
Bei der Variante "Direkte Übermittlung" wird direkt zu den EBICS-Kontaktdaten verzweigt. Bitte kontrollieren Sie die Einstellungen der Zahlungs- und der Versandart sowie die Zustände.
Wurde bereits eine Telebankingdatei erstellt, so muss zuerst der Zustand auf "Nein" gesetzt werden, um das Programm nochmals zu starten. Dieses Verhalten ist in den Überweisungen für Dienstnehmer, Körperschaften, Gläubiger bzw. Akonto identisch.

5. Kann eine Überweisungsdatei nach der Endverspeicherung erstellt werden?

Der standardmäßige Ablauf, um eine Überweisungsdatei zu erhalten, ist die Erfassung der Daten in der Bruttoerfassung. Danach werden die Daten durch den Abrechnungsstapel verarbeitet. Im Anschluss kann die Telebankingdatei erstellt werden.

Durch Ausführen des Programmes "Dienstnehmer überweisen" wird der Zustand auf "Ja" gesetzt. Soll dieses Programm nochmals ausgeführt werden, so müssen die Zustände unter Extras → Zustände wieder auf "Nein" gesetzt werden. Dabei ist es nicht relevant, ob die Endverspeicherung bereits ausgeführt oder im Abrechnungsmonitor der Monat "fertig" gemeldet worden ist. Die bereits vorhandene Telebankingdatei wird dabei im hinterlegten Verzeichnis bzw. in der Zahlungsplattform überschrieben, wenn sie noch nicht weiterverarbeitet worden ist.

6. Warum wird keine Telebankingdatei erstellt?

Eine Telebankingdatei kann nochmals erzeugt werden, wenn die Zustände unter Extras → Zustände wieder auf "Nein" gesetzt werden. Die bereits vorhandene Telebankingdatei wird dabei im hinterlegten Verzeichnis bzw. in der Zahlungsplattform überschrieben, wenn sie noch nicht weiterverarbeitet worden ist.

7. Wie kann ich eine Überweisungsliste für Dienstnehmer/Körperschaften/Gläubiger erstellen?

In den einzelnen Überweisungsprogrammen kann im Feld "Zahlungsart" die Ausprägung "Überweisungsliste" eingestellt werden. Damit wird eine Liste der zu tätigenden Überweisungen gedruckt. Diese Liste kann mehrfach gedruckt werden, wenn entweder der Zustand zurückgesetzt oder im Feld "Kontrollausdruck" ein Häkchen für "Ja" eingetragen wird.

Im jeweiligen Überweisungsprogramm unter dem Menüpunkt "Extras" finden Sie die Zustandsverwaltung. Für eine nochmalige Durchführung des Programmes müssen der Zustand bzw. die Zustände auf "Nein" gesetzt werden, damit das Programm alle Dienstnehmer, Körperschaften oder Gläubiger nochmals auswertet.

8. Wo kann ich eine Barauszahlungsliste drucken?

Unter LOHN → Abrechnungen → Überweisungen → Dienstnehmer überweisen kann eine Barauszahlungsliste ausgedruckt werden, sofern bei den Dienstnehmern keine Bankverbindung hinterlegt ist.

9. Warum erhalte ich zwei Überweisungslisten/Überweisungsdateien für die Dienstnehmer?

Im Dienstnehmerstamm wurden bei den Dienstnehmern verschiedene Auftraggeber-Bankdaten erfasst, daher wird je Bankverbindung eine Überweisungsliste bzw. Überweisungsdatei erstellt.

10. Warum erhalte ich zwei Telebankingdateien für die Überweisungen an die Körperschaften?

In der Lohnfirma sind unter IBAN

zwei Banken erfasst worden und bei beiden Bankverbindungen ist ein Häkchen für Hauptbankverbindung gesetzt. In diesem Fall nehmen Sie bitte Kontakt mit dem BMD-Support auf, damit dies korrigiert werden kann.

11. Wie kann ich den Betrag in der Überweisungsdatei ändern?

Der Betrag der Überweisungsdatei setzt sich aus den einzelnen Beträgen der Dienstnehmer, Körperschaften bzw. Gläubiger zusammen und kann durch Änderung der Abrechnung verändert werden.

Eine Änderung des Überweisungsbetrages (wenn z. B. eine Gutschrift abgezogen werden soll) an die Körperschaften kann durch "Überweisung im Dialog" mit der Einstellung "Ja" erreicht werden. Sie erhalten eine Übersicht der einzelnen Überweisungen, von denen jede geändert werden kann. Beachten Sie bitte, dass dadurch eine Differenz zwischen Buchungsbeleg und Zahlung entsteht.

Bei Finanzamtszahlungen kann der Zahlungsbetrag nicht einfach überschrieben werden. Dafür nutzen Sie die Funktion "Verwendungszweck Finanzamt", es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beträge der Lohnabgaben einsehbar sowie adaptierbar sind. Der Zahlungsbetrag wird beim Speichern der Zeile automatisch ermittelt. Ebenso wird das Feld "Verw-Zweck" aktualisiert.

Sie sollten deshalb nicht einfach den Verwendungszweck und den Zahlungsbetrag manuell eingeben, da die Lohnabgaben an FinanzOnline übermittelt werden müssen. Damit die Daten korrekt und im richtigen Format aufbereitet werden können, muss mit der Funktion "Verwendungszweck Finanzamt" gearbeitet werden.

12. Wie ändere ich das Überweisungsdatum?

Das Überweisungsdatum kann im vorhinein als "Zahltag definiert" werden. Dazu im jeweiligen Überweisungsprogramm im Menüpunkt "Extras" einsteigen und "Zahltag definieren" auswählen. Für jeden Abrechnungsmonat im Kalenderjahr kann ein Zahltag erfasst werden.

Dieser Zahltag wird beim Einstellen des Parameters unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdruck → Dienstnehmer/Körperschaften/Gläubiger überweisen → Erweitert → "Vorschlag Durchführungsdatum" mit der Ausprägung "0 - Zahltag" in die Telebankingdatei geschrieben.

Bei Einstellung eines Zahltages wird auch die Echtzeitüberweisung an diesem Tag durchgeführt. Es empfiehlt sich, den Parameter in den allgemeinen und/oder firmenspezifischen Einstellungen zu prüfen. Siehe auch: Zahltag definieren

13. Wie und wo hinterlege ich das Telebankingverzeichnis?

Das Telebankingverzeichnis ist in den Parametereinstellungen unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdruck → Dienstnehmer/Körperschaften/Gläubiger überweisen → Erweitert → TB-Dateiverzeichnis allgemein oder firmenbezogen zu hinterlegen.

14. Wie kann ich eine Telebankingdatei für Gläuber erstellen?

Für die Erstellung einer Telebankingdatei für Gläubiger sind beim Dienstnehmer die Daten für die Überweisung des zu pfändenden Betrages zu hinterlegen und in weiterer Folge abzurechnen.

LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Pfändungen"

Der Empfänger der Überweisung ist im Feld "Überweisung-Empfänger" auszuwählen (Überweisung an Gläubiger, Überweisung an Rechtsvertreter oder Überweisung an Verwalter). Im Feld "Empfänger-Bank" ist die IBAN zu erfassen. Bitte beachten Sie bei Gläubiger überweisen das Datum "Überweisungsbeginn" am Reiter "Erweitert".

15. Warum erhalte ich keine Telebankingdatei für Gläubiger?

Bitte prüfen Sie folgende Einstellungen:

Hat der Gläubiger eine gültige Bankverbindung hinterlegt?
Wurden bei der Anlage der Pfändung der Überweisungs-Empfänger und die dazugehörige Empfänger-Bank hinterlegt?
Wurde bei einem vereinfachten Bewilligungsverfahren die 4-Wochen-Frist (Zahlungssperre) bereits überschritten?
Wurde der Dienstnehmer bereits abgerechnet und eine Pfändung errechnet?

16. Wie kann ich eine Sammelüberweisung einstellen?

Unter LOHN → Abrechnungen → Überweisungen → Dienstnehmer überweisen am Reiter "Erweitert" sollte im Feld "Individual Programmierung" die Nummer 78 für Mitarbeiterüberweisung ohne Aufschlüsselung eingetragen werden.

Zusätzlich sollte das Feld "Geschäftsvorfallcode" auf "29 - SAL Gehaltszahlung" gestellt werden. Dadurch wird die Zahlung am Kontoauszug nur als Sammelüberweisung ausgewiesen (die einzelnen Beträge sind nicht sichtbar).

Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → am Reiter "Lohnfirma - CRM Daten" ist das benötigte Telebankingformat in den Einstellungen der auszahlenden Bank auf "SEPA Österreich RB 6.0 International" (Feld "Telebankingformat Inland/EU") festzulegen.

Telebankingformate
Individualprogrammierungen

17. Wie kann ich den Zustand für Überweisungen zurücksetzen?

In jedem Überweisungsprogramm kann im Menü unter "Extras" der Zustand auf "Nein" gesetzt werden.

18. Wie kann ich eine Gutschrift bei der Überweisung berücksichtigen?

Für Überweisungen ans Finanzamt kann im Überweisungsprogramm Körperschaften überweisen bei Auswahl "im Dialog" die Zahlung bearbeitet und ein eventuelles Guthaben berücksichtigt werden.

Telebankingvorschlag

19. Wo kann ich die Bankverbindung für Überweisungen ändern?

Die Bankverbindung der Lohnfirma wird direkt unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Lohnfirma - CRM Daten" → Feld "IBAN" geändert.

Klicken Sie dazu auf das Funktionsfeld

direkt daneben und die Auswahl der Bankverbindungen öffnet sich. Bearbeiten Sie jene Bankverbindung, die geändert werden soll. Es öffnet sich ein Fenster mit den Stammdaten der Bankverbindung – wie IBAN, SWIFT/BIC, Telebankingformat, Prüfung des Zahlungsempfängers – und weiteren Daten für die Überweisungen.

Die Bankverbindungen der Dienstnehmer werden direkt unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Allgemein/CRM" → Feld "IBAN" geändert. Klicken Sie dazu auf das Funktionsfeld

und die Bankverbindung öffnet sich. Hier können Sie die Bankverbindung ändern bzw. den Kontoinhaber hinterlegen, wenn der Name vom Dienstnehmernamen abweicht.

20. Wie kann ich eine Überweisung im Dialog durchführen?

Eine Überweisung im Dialog ist nur im Programm Körperschaften überweisen möglich. Eine Änderung der einzelnen Beträge der Überweisung an die Körperschaften kann durch "Überweisung im Dialog" mit der EInstellung "Ja" erreicht werden. Sie erhalten eine Übersicht der einzelnen Überweisungen, von denen jede geändert werden kann.

Beachten Sie bitte, dass dadurch eine Differenz zwischen Buchungsbeleg und Zahlung entsteht.

Telebankingvorschlag

21. Wie kann ich eine Überweisung an das Finanzamt durchführen?

Eine Überweisung an das Finanzamt kann im Programm Körperschaften überweisen erstellt werden.

22. Wie stelle ich die Empfängerprüfung (Verification of Payee) aus bzw. ein?

Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirma → Reiter "Lohnfirma - CRM Daten" → Feld "IBAN" ist die Einstellung für die Empfängerprüfung zu treffen.

Klicken Sie daneben auf das Funktionsfeld

und die Auswahl der Bankverbindungen öffnet sich. Bearbeiten Sie jene Bankverbindung, die geändert werden soll. Es öffnet sich ein Fenster mit den Stammdaten der Bankverbindung – wie IBAN, SWIFT/BIC, Telebankingformat – sowie mit dem Feld "Zahlungsempfänger prüfen (VoP)". Ggf. muss das Feld über die Feldauswahl eingeblendet werden. Hier ist auszuwählen, ob die Empfängerprüfung durchgeführt wird, nicht durchgeführt wird oder durch die Bank nicht möglich ist.

23. Bei der Überweisung schlägt in der Banksoftware die Empfängerüberprüfung (VOP = Verification of Payee) an. Kann ich den Empfängernamen der Bankverbindung individuell abändern?

Ja, der Empfängername kann individuell im Feld "Kontoinhaber" in der jeweiligen Bankverbindung geändert werden. Dies funktioniert für alle Bankverbindungen gleich, egal ob es sich um jene der Dienstnehmer, Körperschaften oder Gläubiger handelt.

Das Feld "Kontoinhaber" ist bei allen Bankverbindungen – also in der Lohnfirma, bei den Körperschaften und bei den Dienstnehmern – immer unter der Bankverbindung zu finden.

LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter Lohnfirma - CRM Daten" → IBAN mit F8 bearbeiten → die betroffene Bankverbindung bearbeiten und im Feld "Kontoinhaber" den Namen laut Bank eintragen.

LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Gemeinde" → Bank Empfänger → mit F4 die Bankverbindungen aufrufen und die betroffene Bankverbindung bearbeiten. Für den Fall einer Überweisung an einen Gemeindeverband kann hier ebenfalls ein Kontoinhaber eingetragen werden.

LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → "Reiter "Allgemein/CRM" → IBAN mit F8 bearbeiten → die betroffene Bankverbindung bearbeiten und im Feld "Kontoinhaber" den korrekten Empfängernamen laut Bank erfassen.

Seit 09.10.2025 sind die Kreditinstitute im EWR-Raum dazu verpflichtet, eine Empfängerüberprüfung (VOP = Verification of Payee) vor Ausführung einer SEPA-Überweisung durchzuführen. Dabei wird der in der Telebankingdatei angegebene Empfängername mit dem Namen des Kontoinhabers/der Kontoinhaberin des angegebenen Empfängerkontos verglichen, um die Anzahl von Fehlüberweisungen zu reduzieren.

Der Auftraggeber erhält von der Bank eine sofortige Rückmeldung über das Prüfungsergebnis. Folgende drei Fälle werden unterschieden:

Übereinstimmung (Match): IBAN und Empfängername stimmen überein.
Kleine, aber akzeptable Abweichungen (Close-Match): Beispielsweise eine andere Schreibweise bei Umlauten oder Titel. Bei einem Close-Match steht in der Rückmeldung zum Prüfungsergebnis der korrekte Empfängername des Bankkontos.
Keine Übereinstimmung (No-Match): Es gibt eine starke Abweichung. Beispielsweise bei Namensänderung oder wenn das Bankkonto auf den Namen des Partners läuft. Bei einem No-Match erfolgt in der Rückmeldung zum Prüfungsergebnis keine Angabe zum korrekten Empfängernamen des Bankkontos.

Unabhängig vom Ergebnis der Empfängerüberprüfung hat der Auftraggeber in jedem Fall die Möglichkeit, die Überweisung durchzuführen. Über die damit allenfalls verbundenen haftungsrechtlichen Konsequenzen wird die Bank vor der Freigabe der Überweisung aufklären.

Das Thema "Verification of Payee" ist insbesondere bei Gehaltsüberweisungen relevant. Standardmäßig wird der Name des Dienstnehmers als Empfängername der Bankverbindung verwendet und zwar im Format <Nachname><Vorname><Titel><Titel hinten>. Falls dies nicht mit dem Emfpängernamen des Bankkontos übereinstimmt, schlägt die Empfängerprüfung mit einem Close-Match oder No-Match an. Der Empfängername kann durch Eingabe im Feld "Kontoinhaber" im Dienstnehmerstamm überschrieben werden, sodass mehr Matches bei der Empfängerprüfung erreicht werden.

24. Wo stelle ich das Telebankingformat Inland/EU ein und welches Format wähle ich aus?

Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirma → Reiter "Lohnfirma - CRM Daten" ist in der Bankverbindung die Einstellung für die Empfängerprüfung zu treffen.

Klicken Sie dazu auf das Funktionsfeld

F8 und die Auswahl der Bankverbindungen öffnet sich. Bearbeiten Sie jene Bankverbindung, die geändert werden soll. Es öffnet sich ein Fenster mit den Stammdaten der Bankverbindung wie IBAN, SWIFT/BIC und Telebankingformat. Wählen Sie gemäß den Anforderungen Ihrer Bank das korrekte Format aus.

25. Wo stelle ich das von der Bank benötigte Servicelevel ein?

Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirma → Reiter "Lohnfirma - CRM Daten" ist in der Bankverbindung die Einstellung für das Servicelevel zu treffen.

Klicken Sie dazu auf das Funktionsfeld

und die Auswahl der Bankverbindungen öffnet sich. Bearbeiten Sie jene Bankverbindung, die geändert werden soll. Es öffnet sich ein Fenster mit den Stammdaten der Bankverbindung wie IBAN, SWIFT/BIC, Telebankingformat und dem Feld "Service-Level". Ggf. muss das Feld über die Feldauswahl erst hinzugefügt werden. Anschließend geben Sie gemäß den Anforderungen Ihrer Bank das korrekte Format ein.

26. Wo stelle ich die Echtzeitüberweisung ein?

Unter LOHN → Abrechnungen → Überweisungen ist die Echtzeitüberweisung nur im Programm Dienstnehmer überweisen verfügbar.

Die Einstellung ist unter dem Menü "Extras" in den firmenspezifischen oder allgemeinen Parametern zu hinterlegen. Öffnen Sie die Parametereinstellung und wählen Sie unter "Erweitert" beim Parameter "Echtzeitüberweisung" (auch Eilüberweisung oder Instant Payment genannt) die Einstellung "Ja". In der Telebankingdatei wird dadurch der XML-Tag "<LclInstrm><Cd>INST</Cd></LclInstrm>" aufgenommen.

Dieser Parameter kann nur allgemein oder firmenspezifisch hinterlegt, aber nicht temporär übersteuert werden.

27. Im Programm "Dienstnehmer überweisen" wird ein Hinweis angezeigt, dass keine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Was ist zu tun?

Im Firmenstamm der entsprechenden Lohnfirma ist eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "4 - Lohnverrechnung" vorhanden. In diesem Fall wird immer diese herangezogen.

Ist diese E-Mail-Adressart nicht vorhanden, wird im CRM Kundenstamm nach jenem Kunden gesucht, der im Feld "entspricht Firma" die zugehörige Lohnfirmennummer stehen hat. Ist dort eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "4 - Lohnverrechnung" vorhanden, wird diese herangezogen. Es erfolgt kein Rückfall auf die "geschäftliche E-Mail-Adresse". Sollte in beiden Fällen keine E-Mail-Adressart "4 - Lohnverrechnung" vorhanden sein, erfolgt der Hinweis.

Es ist aus diesem Grund sehr wichtig, dass

die korrekte E-Mail-Adresse der Firma, an welche die Lohnauswertungen gesendet werden sollen, explizit mit der E-Mail-Adressart "4 - Lohnverrechnung" gekennzeichnet ist und
bei CRM Kunden, die als Firma angelegt werden, das Feld "Entspricht Firma" korrekt gepflegt wird (dies betrifft hauptsächlich Steuerberater).

28. Was bedeutet die Produktionsübermittlung im Programm "Körperschaften überweisen"?

Bei Ausführung des Programms wird eine Meldung bez. der Lohn-Finanzamtszahlungen an FinanzOnline übermittelt. Für eine erfolgreiche Übermittlung müssen die FinanzOnline-Zugangsdaten hinterlegt sein.

Im Programm CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten sind die drei folgenden Parameter zu beachten:

29. Sind die Programme "Dienstnehmer überweisen", "Körperschaften überweisen", "Gläubiger überweisen", "Akonto überweisen" stapelfähig?

Alle genannten Programme sind stapelfähig und können einem ausgewählten Lohnstapel zugeordnet werden.

Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → Stapeleinstellungen finden Sie alle vorhandenen Lohnstapel. Unter Funktionen → Lohnstapelprogramme zurodnen können Sie das gewünschte Programm dem jeweiligen Stapel zuordnen.

30. Kann ich in einem Monat mehrere Telebankingdateien für die Überweisung an Dienstnehmer erstellen?

Die Überweisung an Dienstnehmer kann in mehreren Telebankingdateien erfolgen, wenn z. B. Angestellte und Arbeiter getrennt überwiesen werden sollen.

Dazu stellen Sie in den allgemeinen oder firmenspezifischen Parametereinstellung unter "Erweitert" den Parameter "Versionierung" auf "Ja". Damit wird verhindert, dass die zweite Telebankingdatei die erste überschreibt. Beim Erstellen der zweiten Telebankingdatei wird die erste Datei in den Ordner "Version" verschoben. Es werden nur mehr jene Dienstnehmer herangezogen, die in der Zustandsverwaltung noch nicht aufscheinen oder die Ausprägung "Nein" aufweisen.

31. Kann ich Überweisungen aufschlüsseln?

Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirma → Reiter "Lohnfirma - CRM Daten" einsteigen und neben dem Feld "IBAN" auf das Funktionsfeld

klicken. Die gewünschte Bank bearbeiten und im Feld "Überweisungen aufschlüsseln" ein Häkchen für "Ja" setzen. Damit wird die Rücksendedatei der Bank aufgeschlüsselt und die Einzelüberweisungen sind sichtbar. Standardmäßig ist dieses Feld auf "Nein" gesetzt und sollte nur nach Rücksprache mit der Bank auf "Ja" gestellt werden.

Für Gehaltszahlungen gilt: Wird die Überweisung mit dem Kennzeichen "Sala" versehen, so wird eine Sammelüberweisung durchgeführt und ist auf den Kontoauszug als Summe ersichtlich.

Für Zahlungen an Körperschaften gilt: Die Zahlungen werden ohne das Kennzeichen "Sala" erstellt und sind daher als Einzelüberweisung gekennzeichnet.

Für Zahlungen an Gläubiger gilt: Das Häkchen darf für Überweisungen an Gläubiger nicht gesetzt werden. Die korrekte Einstellung ist "Nein".

32. Warum kann ich keine Zahlscheine im Programmpunkt "Dienstnehmer überweisen" drucken?

Sie möchten Zahlschein für Überweisungen drucken, alle erforderlichen Bankverbindungen sind hinterlegt und die Überweisungsliste liefert keine Ergebnisse. Dann kommt es zu folgender Meldung:

"Mitarbeiter überweisen:

Für die getroffenen Einstellungen ist die ausgewählte Aktion nicht möglich. Mögliche Ursachen:

Keine Daten vorhanden → alles okay
Kein/Nicht alle Mitarbeiter einer Firma abgerechnet → Abrechnung durchführen
Firma/Mitarbeiter wurde bereits bearbeitet → Kontrollausdrucken anhaken
Einstellungen/Parameter "falsch" → Einstellungen/Parameter kontrollieren"

Kontrollieren Sie, ob Sie einen Drucker für Zahlschein im Feld "Drucken (Zahlschein)" hinterlegt haben.

Weitere Informationen: Dienstnehmer überweisen

33. Warum habe ich in der Telebankingdatei keine Kundendaten bei der Zahlung an die Gemeinde?

Unter LOHN → Lohnfirmen → Reiter "Gemeinde" können die Werte für die Kundendaten-Automatik generiert werden. Erfassen Sie hier die entsprechenden Werte für Ihre Gemeinde, damit sie in der Telebankingdatei mitgesendet werden. Das passende Telebankingformat ist "Sepa 6.0 International" oder "ISO-20022 Version 2019".

34. Warum schlägt die Empfängerprüfung an, obwohl der Name stimmt?

Möglicherweise schlägt die Empfängerprüfung an, weil im Namen diverse Sonderzeichen vorhanden sind. Aktuell ist es im SEPA-Schema nicht erlaubt, Umlaute und Sonderzeichen zu verwenden.

35. Sind die Kommunalsteuernummer bzw. DGA-Steuernummer relevant für die Überweisung an die Gemeinde?

Ja, die Daten sind in der Lohnfirma am Reiter "Gemeinde" für beide Steuern korrekt zu erfassen. Ebenso ist die Kundenautomatik zu hinterlegen, damit die Zahlung von der Bank angenommen und korrekt übermittelt werden kann.

36. Wie kann ich die Kommunalsteuer an einen Gemeindeverband überweisen?

Der Betrag der Kommunalsteuer soll nicht an die Gemeinde, sondern einen Gemeindeverband überwiesen werden.

Am Reiter "Gemeinde" in der Lohnfirma darf keine zusätzliche Gemeinde hinterlegt werden, da das Gemeindekennzeichen für die Erstellung der Kommunalsteuererklärung erhalten bleiben muss.

In der Lohnfirma am Reiter "Gemeinde" die betroffene Gemeinde bearbeiten. Im Feld "Bank Empfänger" mit F4 einsteigen, die Bankverbindung bearbeiten und die Bankverbindung des Gemeindesverbandes eintragen. Zusätzlich im Feld "Kontoinhaber" die Bezeichnung des Gemeindesverbandes erfassen. Steht das Feld "Kontoinhaber" nicht zur Verfügung, so kann es über die Feldauswahl eingeblendet werden.

37. Warum erhalte ich keine Telebankingdatei für die Überweisung der Dienstgeberabgabe?

Kontrollieren Sie die Einstellung unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Gemeinde" im Feld "DGA-Überweisung".

Bei der Ausprägung "monatlich" wird die Überweisung monatlich erstellt, bei der Ausprägung "je Quartal" wird die Überweisung nur im März, Juni, September und Dezember erzeugt.

38. Wie kann eine Telebankingdatei verschlüsselt werden?

Zum Verschlüsseln von Telebankingdateien wird explizit nicht auf das Kundenpasswort zugegriffen. Wollen Sie Telebankingdateien verschlüsseln, dann kann die Verschlüsselung über EBICS oder finAPI erfolgen. Dazu ist die Lizenz "Zahlungsplattform" erforderlich.

Für die Verschlüsselung mit PGP ist keine Lizenz erforderlich. Diese Dateien müssen vor dem Hochladen ins Telebankingprogramm entschlüsselt werden.

Weitere Informationen: PGP-Verschlüsselung

39. Welcher Report soll für den Zahlscheindruck gewählt werden?

Wollen Sie Zahlscheine bei Dienstnehmer-, Körperschafts- ober Gläubigerüberweisung erstellen, dann muss im Feld "Reportname" am Reiter "Erweitert" für den Zahlschein ein Report mit F4 ausgewählt werden. Mit dieser Auswahl definieren Sie das Aussehen des Zahlscheines. Es gibt unterschiedliche Zahlscheinvordrucke, die Sie von unterschiedlichen Quellen beziehen können. Diese sind leider nicht einheitlich.
Eine generelle Aussage, welcher Report einzustellen ist, ist daher nicht möglich. Es ist notwendig, den Zahlschein mit den zur Verfügung gestellten Standardreports zu vergleichen und eventuell einen Probedruck zu starten.
Den passenden Report stellen Sie im Programm ein (Parameter "Reportname" am Reiter "Erweitert" in allen LOHN Überweisungsprogrammen).
BMDStdZahlschein_AT STUZZA: Dieser Zahlschein ist in den meisten Fällen zu verwenden:

40. Wie muss die Zahlungsreferenz bei Überweisungen an Versicherungsträger aufgebaut sein?

Bei Überweisungen an Versicherungen (ÖGK, VAEB, BVAEB) muss die "Zahlungsreferenz" bzw. der "Verwendungszweck" nach einem bestimmten Format aufgebaut sein. Das Format ist abhängig vom Versicherungsträger und wird automatisch bei der Erstellung von Telebankingedateien und beim Druck von Zahlscheinen berücksichtigt.

ÖGK (Österreichische Gesundheitskasse)

Das Feld "Verwendungszweck" ist in der Überweisung nach dem Muster "11" + 8-stelliges Beitragskonto mit Nullen dazwischen auf 12 Stellen ausgefüllt.

Beispiel: Beitragskontonummer 012345678 → Verwendungszweck 110012345678

VAEB (Versicherungsanstalt für Eisenbahn und Bergbau)

Das Feld "Zahlungsreferenz" ist in der Überweisung nach dem Muster "11" + 10-stellige Beitragskontonummer + Beitragszeitraum JJJJMM ausgefüllt.

Beispiel: Beitragskontonummer 0123456789, Beitragszeitraum Juni 2026 → Zahlungsreferenz 11012356789202606

BVA bzw. BVAEB (Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter, Eisbahn und Bergbau)

Das Feld "Zahlungsreferenz" beginnt immer mit den Buchstaben "BK". Danach folgen ohne Abstand zwei Prüfziffern und anschließend die 10-stellige Beitragskontonummer. Ohne die Angabe der Buchstaben "BK" und der Prüfziffern kann die Referenznummer von der BVAEB nicht elektronisch verarbeitet werden und ist somit nutzlos. Weitere Angaben im Feld "Zahlungsreferenz" sind nicht zulässig und verhindern die korrekte Zuordnung der Zahlung. Die zusätzlich Befüllung des Feldes "Verwendungszweck" in der Überweisung ist ebenfalls nicht notwendig.

In der Überweisungsliste wird der "Verwendungszweck" neben der "Beitragskontonummer" angeführt.

Am Auszahlungsjournal wird weder die zu verwendende "Zahlungsreferenz" noch der zu verwendende "Verwendungszweck" angegeben, sondern nur die Beitragskontonummer.

41. Wie kann ich einstellen, dass die Adresse strukturiert in die Telebankingdatei mitgegeben wird?

Dazu müssen Sie über den Lohnfirmenstamm mit F8 in die Bankverbindung einsteigen und diese bearbeiten. Das Feld "Detaillierte Übergabe der Adressen in die Telebankingdatei" ist auf "Ja" zu stellen. Ist dieses Feld nicht ersichtlich, so können Sie es über die Auswahl oder die Feldauswahl suchen und speichern.

42. Wie kann ein Validierungsfehler behoben werden?

Bitte kontaktieren Sie Ihre Bank, um nähere Informationen betreffend den Fehler zu erhalten. Mit diesen Informationen korrigieren Sie die Einstellungen in der Bankverbindung der Lohnfirma.

43. Können für Abgaben wie Körperschaftssteuer oder Kapitalertragssteuer Telebankingdateien erstellt werden?

Im Programm "Körperschaften überweisen" ist der Parameter Überweisung im Dialog anzuhaken. Sie erhalten eine Übersicht der einzelnen Überweisungen, von denen jede geändert werden kann. Die Anlage einer Telebankingdatei nur für Körperschaftssteuer bzw. Kapitalertragssteuer ist nicht möglich.

Beachten Sie bitte, dass dadurch eine Differenz zwischen Buchungsbeleg und Zahlung entsteht.

44. Wann erfolgt die Umstellung des ISO-Datenformates 20022 Version 2019?

Im CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter→ Zahlungsplattform → Telebankingformat werden folgende Standardeinstellungen hinterlegt:

Diese Parameter greifen nur dann, wenn in der Firma kein anderes Telebankingformat hinterlegt ist oder das Feld in der Firma leer ist.

Die Beschreibung, wie Sie die Telebankingformate der einzelnen Firmen bearbeiten, finden Sie im Dokument "Arbeiten mit der Zahlungsplattform im LOHN" unter "Telebankingformate" – CRM Parameter ab Version 2026.29.25.

45. Warum erhalte ich für die Pensionskassen keinen Datenträger?

Im LOHN → Stammdaten → Lohnfirma → Reiter "Pensionskassen" können die Pensionskassen für die Lohnfirma mit allen relevanten Daten für die Abrechnung angelegt werden. Eine Bankverbindung kann hier nicht erfasst werden.

Soll die Pensionskassa auf dem Auszahlungsjournal aufscheinen und eine Telebankingdatei erstellt werden, so ist zusätzlich in der Lohnfirma → Reiter "Diverse Körperschaften" eine Anlage notwendig, damit im Programm Körperschaften überweisen eine Telebankingdatei erstellt werden kann. Die Anlage wird im folgenden Dokument beschrieben: Diverse Körperschaften

46. Wie hinterlege ich eine Einzugsermächtigung für eine Körperschaft, sodass diese Körperschaft weder für Telebanking noch für Zahlschein berücksichtigt wird?

Bei Überweisungen an Versicherungen (ÖGK, VAEB, BVA) muss die "Zahlungsreferenz" bzw. der "Verwendungszweck" nach einem bestimmten Format aufgebaut sein. Das Format ist abhängig vom Versicherungsträger und wird automatisch bei der Erstellung von Telebankingdateien und beim Druck von Zahlscheinen berücksichtigt.

ÖGK (österrreichische Gesundheitskasse)

Das Feld "Verwendungszweck" ist in der Überweisung nach dem Muster "11" + Beitragskontonummer mit Nullen dazwischen auf 12 Stellen aufgefüllt.

Beispiel: Beitragskontonummer 123456789 → Verwendungszweck: 110123456789

VAEB (Versicherungsanstalt für Eisenbahnen und Bergbau)

Das Feld "Zahlungsreferenz" ist in der Überweisung nach dem Muster "11 + 10-stellige Beitragskontonummer + Beitragszeitraum JJJJMM ausgefüllt.

Beispiel: Beitragskontonummer 0123456789, Beitragszeitraum Jänner 2025 → 110123456789202501

BVA bzw. BVAEB (Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter, Eisenbahnen und Bergbau)

Das Feld "Zahlungsreferenz" in der Überweisung beginnt immer mit den Buchstaben "BK". Danach folgen ohne Abstand zwei Prüfziffern und anschließend die 10-stellige Beitragskontonummer. Ohne die Angabe der Buchstaben "BK" und der Prüfziffern kann die Referenznummer von der BVAEB nicht elektronisch verarbeitet werden und ist somit nutzlos. Weitere Angaben im Feld "Zahlungsreferenz" sind nicht zulässig und verhindern die korrekte Zuordnung der Zahlung. Die zusätzliche Befüllung des Feldes "Verwendungszweck" in der Überweisung ist ebenfalls nicht notwendig.

In der Überweisungsliste wird der "Verwendungszweck" neben der "Beitragskontonummer" angeführt.

Am Auszahlungsjournal wird weder die zu verwendende "Zahlungreferenz" noch der zu verwendende "Verwendungszweck" angegeben, sondern "nur" die Beitragskontonummer.

47. Was ist zu beachten bei Buchung von Selbstbemessungsabgaben (U31 Lohn) im Zuge der Produktionsübermittlung?

Für eine richtige Buchung von Selbstbemessungsabgaben sind nicht nur eine korrekte Finanzamtssteuernummer sowie die FinanzOnline-Zugangsdaten essenziell.

Es müssen im Paket CRM → Stammdaten → Personen → Kunden folgende Felder befüllt sein:

Sind diese Felder unzureichend befüllt, kann es seitens FinanzOnline zu Fehlermeldungen kommen.

Beispiel: "Die im Identitfikationsbegriff eingegebene Steuernummer ist nicht dem FinanzOnline-Teilnehmer zugeordnet. Kontrollieren Sie im Block INFO_DATEN die Steuernummer im tag Identifikationsbegriff."

48. Wann werden Dienstverhältnisse bei der Überweisung an den Dienstnehmer zusammengefasst?

Werden in einem Monat mehrere Dienstverhältnisse abgerechnet, bei denen die Einstellungen im Dienstnehmerstamm betreffend IBAN, Auftraggeberbank und Zahlungsart identisch sind, so werden die Auszahlungsbeträge in der Telebankingdatei addiert und die Gesamtsumme überwiesen.

Auch auf dem Auszahlungsjournal ist der Gesamtbetrag je Dienstnehmer ersichtlich. Auf der Überweisungsliste können die Beträge je Dienstverhältnis des jeweiligen Dienstnehmers kontrolliert werden.

49. Woran kann es liegen, dass das Finanzamt bzw. eine Körperschaft nicht auf den Auswertungen angedruckt wird?

Überprüfen Sie die Bankverbindung der Körperschaften der entsprechenden Firma (LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen).

50. Wie hinterlege ich eine Einzugsermächtigung für eine Körperschaft, um weder eine Telebankingdatei noch einen Zahlschein zu erhalten?

Körperschaften können mit dem Dienstgeber eine Einzugsermächtigung vereinbaren, sodass die jeweilige Körperschaft den fälligen Betrag selbst vom Konto des Dienstgebers abbuchen darf. Dies wird in der Praxis allerdings nur dann vereinbart, wenn der Dienstgeber der Körperschaft etwa eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum den zu zahlenden Betrag in einem Schreiben oder in einer Datei übermittelt.

Gesundheitskassen (ÖGK, BAV ...)
Wird eine Einzugsermächtigung für Krankenkassen vereinbart, dann übermittelt der Dienstgeber die mBGMs bereits zum 7. des Folgemonates.
Die Gebietskrankenkasse hat dann eine Woche Zeit zur Verarbeitung und Einrichtung der Einzugsermächtigung und zieht das Geld am 15. des Folgemonates ein.

Gemeinde
Sie können die Kommunalsteuer per Einzugsermächtigung (SEPA-Lastschriftmandat) bezahlen. Die Abwicklung erfolgt direkt über das Abgabenkonto der jeweiligen Stadt- oder Gemeindekasse, da die Kommunalsteuer eine Selbstberechnungsabgabe ist, die monatlich bis zum 15. des Folgemonats fällig wird. Somit müssen Sie das Lastschriftverfahren direkt bei Ihrer zuständigen Gemeinde beantragen.
Betriebsrat / Gewerkschaft / div. Körperschaften – z. B. Pensionskassen
Mit diesen Körperschaften und Institutionen wird sehr häufig eine Einzugsermächtigung vereinbart. In der Regel übermittelt der Dienstgeber die Beitriebsratsliste, Gewerkschaftsliste, Pensionskassenliste oder eine individuelle Auswertung aus dem Auswertungsdesigner an die Körperschaft bzw. Institution und danach erfolgt die Abbuchung.
Finanzamt
Hier wird kein Einzug vereinbart. Allerdings erfolgt die Zahlung von Lohnsteuer/DB/DZ häufig zusammen mit der Umsatzsteuer.

Im Programm Körperschaften überweisen am Reiter "Allgemein" können Sie pro Körperschaft bzw. Institution wählen, ob Sie eine Überweisung tätigen möchten oder nicht. Ist diese Körperschaft nur einmal vorhanden und mit dieser Körperschaft eine Einzugsermächtigung vereinbart worden, so kann bei dieser Körperschaft der Parameter auf "Nein" gesetzt werden. Dies ist auch firmenbezogen möglich.

Ist die Körperschaft bzw. Institution mehrfach vorhanden, z. B. mehrere Pensionskassen, so muss bei der Körperschaft, für die keine Überweisung erfolgen soll, weil eine Einzugsermächtigung erteilt wurde, die Bankverbindung des Empfängers und/oder die des Dienstgebers entfernt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass kein Zahlschein bzw. keine Telebankingdatei erstellt wird. Auf der Überweisungsfehlerliste wird diese Körperschaft angeführt, da keine Bankverbindung vorhanden ist. Dies ist für den Fall einer erteilten Einzugsermächtigung korrekt. Am Auszahlungsjournal erscheint die Körperschaft wie gewohnt, ebenso in der Auszahlungsübersicht.

51. Können die Datenträger für Dienstnehmer bzw. Körperschaften auch aus Monat 13-24 erstellt werden?

Es erfolgt eine Aufrollung aus Monat 13 oder höher. Im Programm "Dienstnehmer überweisen" bzw. "Körperschaften überweisen" können die notwendigen Datenträger dazu erstellt werden.

52. Kann der Name der Telebankingdatei verändert werden?

Nein, der Dateiname ist fix vom Programm vorgegeben und setzt sich wie folgt zusammen:

<Firmennummer ohne führende Nullen>_<Überweisungskennzeichen>_<lfd. Nr. der auszahlenden Bank>_<Monat mit führenden Nullen>_<Auslandskennzeichen>.xml

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Dienstnehmer überweisen.

53. Was bedeutet die Meldung "Es fehlt ein Makro für das Lesen der TB-Dateien!"?

Diese Fehlermeldung deutet darauf hin, dass eine Bankverbindung im Ausland angelegt wurde, aber die Lizenz für Zahlungsverkehr Ausland nicht vorhanden ist. Bitte nehmen Sie Kontakt mit dem Verkauf auf.

54. Was bedeutet die Einstellung "78'' im Feld "Individual Programmierung" im Programm "Dienstnehmer überweisen"?

Die Einstellung des Feldes "Individual Programmierung" ist im Paket LOHN → Abrechnungen → Überweisungen → Dienstnehmer überweisen am Reiter "Erweitert" zu finden. Die Ausprägung "78" bedeutet, dass es sich um keine Aufschlüsselung der Telebankingdatei handelt und die Zahlung am Kontoauszug als Sammelüberweisung (also ohne Einzelbeträge) ersichtlich ist.

55. Warum steht bei der Überweisung an die Gemeinde der Eintrag <Cd>Scor</Cd> nicht in der Telebankingdatei?

Dieses Feld ist für die Überweisung an die Gemeinde notwenig. In der Lohnfirma unter der Bankverbindung darf als "Auftraggeberreferenz" weder "Zahlungsreferenz" noch "Zahlungsreferenz/Eindeutige Nummer" eingetragen sein. Diese beiden Ausprägungen verhindern den Eintrag <Cd>Scor</Cd> in der Telebankingdatei.

56. Warum kann die Überweisung an die Körperschaften nicht im Dialog bearbeitet werden?

Bitte kontrollieren Sie folgenden Parameter: LOHN → Stammdaten → Einstellungen → Lohnparameter → Körperschaften summieren → Allgemein → Überweisung an Finanzamt durch FIBU

Dieser Parameter muss auf "0 - Nein" stehen, damit die Zahlung im Dialog bearbeitet werden kann.

57. Wie kann das Feld "Bank Auftraggeber" im Dienstnehmerstamm für alle Dienstnehmer geändert werden?

Im ersten Schritt muss die Bankverbindung des Dienstgebers in der Lohnfirma angelegt werden. Im zweiten Schritt erstellen Sie eine Importdatei in Excel mit folgenden Spalten:

DV Firma

Mitarbeiternummer

BLZ/Bankkontonummer

Beispiel:

In der ersten Spalte hinterlegen Sie die Dienstverhältnis-Firmennummer, in der zweiten Spalte die Mitarbeiternummer und in der dritten Spalte die Bankleitzahl/Bankkontonummer des Dienstgebers aus der Lohnfirma.

Bitte verwenden Sie nicht die IBAN, sondern die Bankleitzahl und die Bankkontonummer mit einem Schrägstrich (/) getrennt und ohne Leerzeichen.

Mit dem Programm "Dienstnehmer importieren" kann diese Datei importiert und damit die Auftraggeber-Bank bei allen Dienstnehmern geändert werden.

Kontrollieren Sie zusätzlich, ob bei allen Dienstnehmern die Zahlungsart "Überweisung (Liste/TB-Datei/Zahlschein)" hinterlegt ist. Im Dienstnehmerstamm kann die Spalte "Zahlungsart" eingeblendet werden, mit der sich diese Kontrolle einfach durchführen lässt.

Siehe auch:

Dienstnehmer überweisen

Körperschaften überweisen

Gläubiger überweisen

Akonto überweisen

Zustände

Arbeiten mit der Zahlungsplattform im LOHN