Kraftfahrzeuge
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
Allgemeines
Die Kfz-Verwaltung vom Paket LOHN ist lizenzfrei. Die Kfz-Verwaltung in der FIBU ist lizenzpflichtig. Sollten die Funktionen im Paket LOHN für Sie nicht ausreichen, so ist die FIBU Kfz-Lizenz nötig.
Mit diesem Programmpunkt verwalten Sie alle unternehmerischen Fahrzeuge auf einfache und effiziente Weise. Es handelt sich hier um eine abgespeckte lohnrelevante Form des FIBU-Programms Kraftfahrzeuge (FIBU → Buchen und Vorerfassen → Weitere Buchungsfunktionen → Kraftfahrzeuge).
Im Fensterbereich "Kraftfahrzeuge" können auf dem jeweiligen Datensatz Dokumente beigefügt und eingesehen werden. KM-Stände, Privatanteile, Kostentypen, Identifikationsdaten (z. B. Tankkartennummern) und zugehörige Mitarbeiter sind in den Detailreitern zu erfassen.
Die Auswahl des Kraftfahrzeugs inklusive der zugehörigen Nutzwerte ist für die korrekte Erstellung des Jahreslohnzettels essenziell. Erfolgt eine regelmäßige Erfassung der Kraftfahrzeugswerte über das Programm "Kraftfahrzeuge", dann kann damit der Wartungsaufwand zum Jahresende auf ein Mindestmaß reduziert werden. Anschaffungswert sowie der vom CO2-Ausstoß abhängige Sachbezugsprozentsatz des Fahrzeugs sind am Jahreslohnzettel anzuführen. Die historischen Nutzungszeiträume in Form von Tagen sind im Programm Lohnkonten ansehen in weiterer Folge ersichtlich, beim BAO-Export enthalten sowie für die GPLB-Prüfung relevant.
Hinweis
 | Auch über die Bruttoerfassung kann das Programm "Kraftfahrzeuge" aufgerufen werden: |
Programmeinstieg
Der Einstieg in das Programm erfolgt über LOHN → Stammdaten → Kraftfahrzeuge.
Programmübersicht
Das Fenster ist in vier Bereiche unterteilt
- Einstiegsfelder
- Kraftfahrzeuge
- Dokumente
- Detailreiter
Es wird wie folgt dargestellt:
In den Einstiegsfeldern wählt man die Firma aus, für die ein Fahrzeug angelegt bzw. bearbeitet werden soll.
Im Bereich "Kraftfahrzeuge" wird in der oberen Informationsleiste die aktuelle Fibu angezeigt. In der Combobox auf der rechten Seite des Bereichs "Kraftfahrzeuge" können Sie festlegen, welche Fahrzeuge angezeigt werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur
Verfügung:
| Alle | Es werden aktive und inaktive Fahrzeuge angezeigt. Ist ein Kfz inaktiv, wird es in dieser Übersicht hellgrau dargestellt. |
| Aktive | Es werden nur die Fahrzeuge angezeigt, die im Feld "Aktiv" ein Häkchen für "Ja" gesetzt haben. |
| Inaktive und Abgegangene | Es werden nur die Fahrzeuge angezeit, die im Feld "Aktiv" kein Häkchen gesetzt und/oder im Feld "Abgangsdatum" (ob durch Verkauf, Kauf aus Leasing, Leasingende ...) ein Datum älter als das laufende Jahr eingetragen haben. |
Der rechten Bereich "Dokumente" kann individuell mit dem Pfeil ein- und ausgeblendet werden. Hier können direkt Dokumente zum Fahrzeug bzw. zum Dienstnehmer abgelegt werden.
Gliederung des Dokuments
Zu Beginn werden die Anlage und Bearbeitung eines Kraftfahrzeuges beschrieben sowie die einzelnen Detailreiter näher erklärt. Weiters wird auf die wichtigsten lohnrelevanten Felder und die Funktionen des Fensters eingegangen.
Funktionen des Fensters
 Ansehen | Mit F2 bzw. der Lupe können bereits erfasste Stammdaten eines Kraftfahrzeugs eingesehen werden. |
 Neu | Mit F5 bzw. + wird ein neues Kraftfahrzeug angelegt. |
 Bearbeiten | Mit F6 bzw. dem Stift wird ein bereits erfasstes Kraftfahrzeug bearbeitet. |
 Löschen | Mit F7 bzw. dem Papierkorb wird ein bestehender Datensatz gelöscht. |
 Kfz-Übersicht | In der Kfz-Übersicht werden zwei Reiter angezeigt: Mitarbeiter und Identifikationsdaten Hier werden Mitarbeiter/Identifikationsdaten aller Kfz in einer Liste angezeigt. Die Funktionen in diesem Fenster sind identisch zum Fenster "Kraftfahrzeuge". |
 Kauf aus Leasing erzeugen | Erzeugt ein neues Kraftfahrzeug mit den vorhandenen Daten des geleasten Kraftfahrzeuges mit der Anschaffungsart "Kauf". Leasing ist nur mit der FIBU Kfz-Verwaltung möglich . |
| Leasingverlängerung erzeugen | Erzeugt ein neues Kraftfahrzeug mit den vorhandenen Daten des geleasten Kraftfahrzeuges mit der Anschaffungsart "Leasing". Leasing ist nur mit der FIBU Kfz-Verwaltung möglich . |
 DMS | Dokumentenverwaltung für Kraftfahrzeuge. Bei der Archivierung, z. B. in einer Steuerberaterkanzlei, wird standardmäßig das jeweilige Mandantenarchiv herangezogen. Weitere Einstellungsmöglichkeiten können über die DMS-Vorschlagswerte hinterlegt werden. |
Hinweis
| Ein gemietetes Fahrzeug wird wie ein Leasingfahrzeug behandelt. Es ist somit "Leasing" im Feld "Anschaffungsart" auszuwählen. |
Kfz exportieren
Wichtig ist, beim Feld "Exportdatei" nicht nur den Pfad, sondern auch den Dateinamen inkl. Dateiendung anzugeben.
Standardmäßig werden alle möglichen Felder beim Export befüllt. Über die Funktion "Feldauswahl" können die benötigten Felder ausgewählt werden. Mit Klick auf "Exportieren" startet der Export. Um einen Export zu erhalten ist unbedingt das Feld "Firma" anzugeben.
Achtung!
 | Es können nur Kraftfahrzeuge exportiert werden, die vorher bereits per Import in die NTCS gelangt sind. |
Kfz importieren
Beim Import ist auf jeden Fall das Feld "Firma" zu befüllen, damit das Kraftfahrzeug in der Listübersicht im Programm auffindbar ist.
Sobald eine Datei importiert wurde, wird der Name um das tagesaktuelle Datum und der Uhrzeit des Imports ergänzt:
Liste
Das Programm "Kraftfahrzeuge" ist im Grunde eine Listübersicht aller angelegten Fahrzeuge. Wird eine Liste aller Dienstnehmer benötigt, die einem Fahrzeug zugeordnet sind, so kann unter "Funktionen" in die "Kfz-Übersicht" eingestiegen werden:
Anlage
Mit F5 bzw. + kann ein neues Fahrzeug angelegt sowie mit F6 bzw. dem Stift bearbeitet werden.
Hinweis
| Sind die Felder Anschaffungsdatum und -wert sowie der CO2-Ausstoß manuell befüllt, so findet das Programm die Feldwerte für "Sachbezugseinstufung" und "CO2-Messverfahren" automatisch und müssen nicht mehr manuell befüllt werden. |
Sobald die Felder befüllt und gespeichert worden sind, werden die Detailreiter im unteren Bereich aktiv. Es können weitere Informationen zu diesem Fahrzeug erfasst und in weiterer Folge einem Dienstnehmer zugeteilt werden.
Alle Felder der Neuanlage sind auch in der Listübersicht der Kraftfahrzeuge standardmäßig eingeblendet.
| Bezeichnung | Bezeichnung des Kraftfahrzeuges |
| Behördliches Kennzeichen | Behördliches Kennzeichen des Kraftfahrzeuges |
| Erstzulassungsdatum | Datum der Erstzulassung. Bei gebrauchten Autos notwendig zur Ermittlung des 5-Jahres-Zeitraumes. |
| Anschaffungsart | Anschaffungsart des Kraftfahrzeugs:
|
| Anschaffungsdatum | Datum der Anschaffung des Kraftfahrzeuges |
| Anschaffungswert brutto | Anschaffungswert brutto des Kraftfahrzeuges Neben dem Anschaffungswert werden noch die Anmeldekosten und der VST-Betrag Anmeldekosten zu den Anschaffungskosten für den Kürzungsprozentsatz und somit für die Buchung des Aufwandseigenverbrauchs berücksichtigt. |
| Anschaffungswert bei Erstzulassung brutto | Anschaffungswert bei Erstzulassung brutto. Ist für die 5-Jahres-Regel und die Luxustangente relevant. Übersteuert für die Luxustangente den Anschaffungswert. Dieses Feld ist verpflichtend einzugeben, wenn das Fahrzeug jünger als 5 Jahre ist und wenn es sich nicht um eine besondere Verwendung handelt. |
| Besondere Verwendung | Hinterlegung der Verwendung für das Kraftfahrzeug:
Steuert den VSt-Abzug beim Kauf und bei den Betriebskosten. Bei besonderer Verwendung gibt es keine Luxustangente und der volle Vorsteuerabzug steht beim Kauf und bei den Betriebskosten zu. Bei keiner besonderen Verwendung hängt der VSt-Abzug von der Art des Antriebs (Elektro, Benzin) und von der Höhe der Anschaffungs- und Herstellungskosten ab. |
| CO2-Ausstoß in g/km | Hier wird der C02-Ausstoß in Gramm pro Kilometer hinterlegt. Er dient zur Ermittlung der Luxustangente. Es handelt sich um ein Pflichtfeld. 0 = z. B. Elektroauto; > 0 = Verbrenner (Der genaue CO2-Ausstoß dient nur zur Information.) |
| CO2-Messverfahren | In diesem Feld stehen zwei verschiedene CO2-Emissionswerte zur Verfügung:
Für die Berechnung des Sachbezugs ist bei einem Kfz mit Erstzulassung vor 1.4.2020 der NEFZ-Wert relevant, danach der WLTP-Wert. |
| Sachbezugseinstufung laut CO2-Ausstoß | Einstellung, ob es sich um ein E-Kfz (Elektrofahrzeug), einen vollen oder verminderten Sachbezug handelt.
 Die Ausprägung wird auf Basis des Feldes "CO2-Ausstoß in g/km" automatisch ermittelt, sofern dieses Feld befüllt wird. |
| Freifeld 01 | Freifeld 01. In diesem Feld werden eventuelle Fehlermeldungen angezeigt. |
Achtung!
| Sollte das Feld "Anschaffungswert brutto" nicht korrekt sein und Sie haben das Paket FIBU in Verwendung, dann bedarf es einer Abstimmung zwischen Lohnverrechnung und Buchhaltung, bevor dieses Feld angepasst wird. |
Detailreiter
Km und Privatanteil
Auf diesem Reiter können die beruflich und privat gefahrenen Kilometer je Monat erfasst werden. Diese Werte werden für die Berechnung bzw. Verbuchung des Privatanteils herangezogen.
Es sind entweder die Kilometer gesamt sowie beruflich oder privat einzutragen. Sobald die Km beruflich eingetragen sind, befüllen sich die Km privat automatisch bzw. umgekehrt. Alternativ bleiben die Felder "Km XY" leer und es wird nur der prozentuelle Privatanteil erfasst.
Es ist nicht möglich, die gesamten Kilometer und den prozentuellen Privatanteil einzutragen, während die Felder "Km beruflich" bzw. "Km privat" leer bleiben.
Befüllt man nur die "Km gesamt" und versucht zu speichern, so erscheint folgende Fehlermeldung:
"Die Kilometer-Eingaben stimmen nicht überein!"
Funktionen und Filterung
| Ansehen | Mit F2 bzw. der Lupe können bereits erfasste Daten vom Reiter "Km und Privatanteil" eingesehen werden. |
| Neu | Mit F5 bzw. + wird ein neuer Datensatz angelegt. |
| Bearbeiten | Mit F6 bzw. dem Stift wird ein bereits erfasste Datensatz bearbeitet. |
| Löschen | Mit F7 bzw. dem Papierkorb wird ein bestehender Datensatz gelöscht. |
Ansicht - "Filter anzeigen"
ab JahrMonat | Hinterlegung ab welchem Jahr/Monat der Privatanteil gültig ist. Der Privatanteil wird aufgrund der hinterlegten beruflich bzw. privat gefahrenen Kilometer ermittelt. |
Erstelldatum | Erstelldatum |
Ersteller | Ersteller |
Firma | Firma |
Kfz-ID | Kfz-ID |
Km beruflich | Hinterlegung der beruflich gefahrenen Kilometer. |
Km gesamt | Hinterlegung der gesamt gefahrenen Kilometer. |
Km privat | Hinterlegung der privat gefahrenen Kilometer. |
Letzter User | Letzter User |
Privatanteil | Errechneter Privatanteil aufgrund der gesamten, privaten und beruflich gefahrenen Kilometer. |
Änderungsdatum | Änderungsdatum |
Kostenrechnung
Über den Reiter "Kostenrechnung" ist es möglich, die Kostenstellen bzw. Kostenträger eines Fahrzeugs zeitgenau zu erfassen. Die Kostenrechnungsdaten können auch direkt am Kfz-Stamm eingegeben werden. Unter dem Thema Buchen mit Kostenrechnung finden Sie nähere Informationen dazu.
Die am Fahrzeug hinterlegten Kostendaten werden beim Buchen vorgeschlagen und auch bei der Archivierung eines Dokuments gegebenenfalls mitberücksichtigt.
Funktionen und Filterung
| Ansehen | Mit F2 bzw. der Lupe können bereits erfasste Daten vom Reiter "Kostenrechnung" eingesehen werden. |
| Neu | Mit F5 bzw. + wird ein neuer Datensatz angelegt. |
| Bearbeiten | Mit F6 bzw. dem Stift wird ein bereits erfasste Datensatz bearbeitet. |
| Löschen | Mit F7 bzw. dem Papierkorb wird ein bestehender Datensatz gelöscht. |
Ansicht - "Filter anzeigen"
Abteilung | Eingabe der Abteilung für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann eine neue Abteilung angelegt werden. |
Abteilungsbezeichnung | Anzeige Abteilungsbezeichnung |
Bis Datum | Endedatum |
Dimension | Eingabe der Dimension für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann eine neue Dimension angelegt werden. |
Dimensionsbezeichnung | Anzeige der Dimensionsbezeichnung |
Erstelldatum | Erstelldatum |
Ersteller | Ersteller |
Firma | Firma, in der die Kostenstelle angelegt ist |
Geschäftsbereich | Eingabe des Geschäftsbereich für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann ein neuer Geschäftsbereich angelegt werden. |
Geschäftsbereichsbezeichnung | Anzeige Geschäftsbereichsbezeichnung |
Kfz-ID | Identifikationsnummer des Kfz-Datensatzes |
Kostenstelle | Eingabe der Kostenstelle für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann eine neue Kostenstelle angelegt werden. |
Kostenstellenbezeichnung | Anzeige Kostenstellenbezeichnung |
Kostenträger | Eingabe des Kostenträgers für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann ein neuer Kostenträger angelegt werden. |
Kostenträgerbezeichnung | Anzeige Kostenträgerbezeichnung |
Letzter User | Letzer User |
Schlüssel | Nummer des Übernahme- oder Umlageschlüssels. Die Schlüsselnummer kann sowohl numerisch (z. B. 100) als auch alphanumerisch (z. B. A100) angelegt werden. Bei alphanumerischen Schlüsselnummern dürfen jedoch keine Umlaute enthalten sein! |
Von Datum | Beginndatum für den betreffenden Datensatz |
Änderungsdatum | Datum der letzen Änderung |
Hinweis
| Über die Filterfunktion kann individuell auf die o. a. Felder gefiltert werden. |
Mitarbeiter
Auf diesem Reiter kann man einem oder mehreren Dienstnehmern ein Kraftfahrzeug zuordnen. Dies bietet eine schnelle Übersicht, welche Dienstnehmer dieses Fahrzeug genutzt haben.
Funktionen und Filterung
| Ansehen | Mit F2 bzw. der Lupe können bereits erfasste Daten vom Reiter "Mitarbeiter" eingesehen werden. |
| Neu | Mit F5 bzw. + wird ein neuer Datensatz angelegt. |
| Bearbeiten | Mit F6 bzw. dem Stift wird ein bereits erfasste Datensatz bearbeitet. |
| Löschen | Mit F7 bzw. dem Papierkorb wird ein bestehender Datensatz gelöscht. |
| DMS | Dokumentenverwaltung für Mitarbeiter. Bei der Archivierung, z. B. in einer Steuerberaterkanzlei, wird standardmäßig das jeweilige Mandantenarchiv bzw. der Personalakt herangezogen. Weitere Einstellungsmöglichkeiten können über die DMS-Vorschlagswerte hinterlegt werden. |
Ansicht - "Filter anzeigen"
Bis-Datum | Endedatum | ||
Dokument | Es ist möglich mit Drag & Drop Dokumente auf die Datensätze zu archivieren. Diese werden in der Spalte Dokument angezeigt. | ||
Erstelldatum | Erstelldatum | ||
Ersteller | Ersteller | ||
Firma | Firma | ||
Freifeld 01 | Freifeld 01 | ||
Freifeld 02 | Freifeld 02 | ||
Freifeld 03 | Freifeld 03 | ||
Freifeld 04 | Freifeld 04 | ||
Freifeld 05 | Freifeld 05 | ||
Freifeld 06 | Freifeld 06 | ||
Freifeld 07 | Freifeld 07 | ||
Freifeld 08 | Freifeld 08 | ||
Freifeld 09 | Freifeld 09 | ||
Freifeld 10 | Freifeld 10 | ||
Freifeld 11 | Freifeld 11 | ||
Freifeld 12 | Freifeld 12 | ||
Kfz-ID | Identifikationsnummer des Kfz Datensatzes | ||
Laufende Nummer | Laufende Nummer | ||
Letzter User | Letzer User | ||
LV-Hinweisdatum | Letztes Lohnverrechnung-Hinweisdatum | ||
Mitarbeiter-ID | Identifikationsnummer des Mitarbeiter Datensatzes | ||
Mitarbeiter-Nr | Mitarbeiter welcher dem Kfz zugeordnet ist | ||
Mitarbeiterfirma | Firma in der der Mitarbeiter angelegt ist | ||
Nachname | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
| ||
Sachbezug laut Privatnutzung | Sachbezug des Mitarbeiters | ||
Von-Datum | Beginndatum | ||
Vorname | Erfassen Sie den Vornamen der Person. | ||
Änderungsdatum | Letztes Änderungsdatum |
Hinweis
| Über die Filterfunktion kann individuell auf die o. a. Felder gefiltert werden. |
Identifikationsdaten
Auf diesem Reiter können unterschiedliche Datensätze einem Kraftfahrzeug zugeordnet werden. Es handelt sich dabei um ein alphanumerisches Feld, d. h. es können Zahlen und Buchstaben erfasst werden. Dieser Reiter kann für jegliche Informationen das Auto betreffend genutzt werden, wie z. B. Tankkarten, Autoschlüsselnummern, Firmenparkplatznummer uä.
Funktionen und Filterung
| Ansehen | Mit F2 bzw. der Lupe können bereits erfasste Daten vom Reiter "Identifikationsdaten" eingesehen werden. |
| Neu | Mit F5 bzw. + wird ein neuer Datensatz angelegt. |
| Bearbeiten | Mit F6 bzw. dem Stift wird ein bereits erfasste Datensatz bearbeitet. |
| Löschen | Mit F7 bzw. dem Papierkorb wird ein bestehender Datensatz gelöscht. |
Ansicht - "Filter anzeigen"
Bezeichnung | Bezeichnung |
Bis Datum | Beginndatum |
Erstelldatum | Erstelldatum |
Ersteller | Ersteller |
Firma | Firma |
Freifeld 01 | Freifeld 01 |
Freifeld 02 | Freifeld 02 |
Freifeld 03 | Freifeld 03 |
Freifeld 04 | Freifeld 04 |
ID-Nr | Identifikationsnummer (alphanumärisch) frei wählbar |
Kfz-ID | Identifikationsnummer des Kfz-Datensatzes |
Letzter User | Letzer User |
Von Datum | Endedatum |
Änderungsdatum | Änderungsdatum |
Hinweis
| Über die Filterfunktion kann individuell auf die o. a. Felder gefiltert werden. |
Jahreslohnzettel
Allgemeines
Am Jahreslohnzettel wird ein Sachbezug dann ausgewiesen, wenn dieser dem Dienstnehmer zum Stichtag 31.12. zugeordnet ist. Die Zuweisung erfolgt unter LOHN → Stammdaten → Kraftfahrzeuge am Reiter "Mitarbeiter".
Damit die Daten für den Sachbezug tatsächlich am Lohnzettel markiert und ausgewiesen werden, sind unterschiedliche Einstellungen nötig.
- Der Prozentsatz wird markiert, sobald am Reiter "Mitarbeiter" das Feld "Sachbezug" mit der Ausprägung "Sachbezug" befüllt ist und die Sachbezugslohnart in der Bruttoerfassung abgerechnet wurde.
Wo das X gesetzt wird, hängt von den Einstellungen der Felder CO2-Ausstoß in g/km und Sachbezugseinstufung ab.
- Bei den "Anschaffungskosten Kfz zum 31.12." handelt es sich um den Wert vom Feld Anschaffungswert bei Erstzulassung brutto aus LOHN → Stammdaten → Kraftfahrzeuge.
Dieser Wert wird am Lohnzettel angedruckt, sobald das Feld Bis-Datum entweder leer oder mit dem 31.12. befüllt ist.
Achtung!Wird der Jahreslohnzettel unterjährig ausgedruckt, so wird das Bis-Datum des L16 immer mit dem letzten des Lohn-Basiseinstellungsmonat angedruckt. Daraus ergibt sich, dass der Anschaffungswert bei einem aktiven Dienstnehmer mit aktivem Fahrzeug ohne Endedatum trotzdem nicht angedruckt wird! - Weiters muss am Reiter "Mitarbeiter" das Feld Sachbezug die Ausprägung "Sachbezug" beinhalten.
Die Anzahl der Kalendermonate, in denen ein Kfz-Sachbezug genutzt worden ist, ergibt sich z. B. durch die Abrechnung der Lohnart 1600 "Sachbezug PKW". Diese hat unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "Pflichtigkeit" die Pflichtigkeit "Sachbezug" mit "Ja (Kfz)" bzw. "Ja (E-Kfz)" eingestellt. Alle Monate, in denen diese Lohnart abgerechnet wird, werden gezählt.
Beispiel
 | Aufgrund der Erfassung der folgende Werte wird ein entsprechendes L16 generiert. Fensterbereich: Kraftfahrzeuge Anschaffungswert bei Erstzulassung brutto = EUR 31.000,00 Fensterbereich: Detailreiter - "Mitarbeiter" Bis-Datum = leer Sachbezug = Sachbezug  Werte am Jahreslohnzettel (L16): Die Datenzeile "Sachbezug Kfz" wird auf Basis der Spalte "Sachbezug" am Reiter "Mitarbeiter" sowie des "CO2-Ausstoßes in g/km" definiert. Je nach Wert bzw. Ausprägung definiert sich der Wert mit 0 %, 1,5 % oder 2 %. Bei den "Anschaffunsgkosten Kfz zum 31.12." wird programmseitig auf den Wert der Spalte "Anschaffungswert bei Erstzulassung brutto" geachtet sowie am Reiter "Mitarbeiter" auf die Spalte "Bis-Datum". Ist diese Spalte leer oder mit dem 31.12.20xx befüllt, gelangt der Betrag auf das L16. Somit ist die historische Datenführung je Mitarbeiter essenziell.  |
Achtung!
| Ist einem Dienstnehmer zum Stichtag 31.12. nur genau ein Fahrzeug persönlich zugeordnet, wird der Anschaffungswert dieses Fahrzeugs übernommen. Die Kennzeichnung des Sachbezugsprozentsatzes bezieht sich allerdings auf alle im Kalenderjahr zugeordneten Fahrzeuge, nicht nur auf die am Stichtag zugeordneten. |
Hinweis
| Damit die Daten eines verminderten bzw. Minisachbezuges am Jahreslohnzettel ausgewiesen werden können, sind diese Fahrzeuge ebenfalls in der Verwaltung für die Kraftfahrzeuge anzulegen. Allerdings wird nicht der verminderte Prozentsatz angedruckt, sondern das X wird beim Prozentsatz des entsprechenden vollen Sachbezuges gesetzt. Diese Informationen sind für das Finanzamt ausreichend. |
Mehrere Kraftfahrzeuge / Poolfahrzeuge
Manche spezielle Konstellationen ergeben nicht immer genau den in der Kraftfahrzeugverwaltung hinterlegten Wert, sondern Durchschnitts- oder Mittelwerte:
Kraftfahrzeuge
- Sind bei einem Dienstnehmer in der Kfz-Verwaltung zum Stichtag 31.12. mehrere Fahrzeuge nur diesem zugeordnet, wird die Summe der Anschaffungskosten aller Fahrzeuge übernommen.
- Bei unterschiedlichen Sachbezugs-Prozentsätzen (z. B. 0 % für E-Kfz und 2 % für Verbrenner) werden mehrere Häkchen gesetzt.
- Die Kennzeichnung des Sachbezug-Prozentsatzes bezieht sich auf alle im Kalenderjahr zugeordneten Fahrzeuge, nicht nur auf die am Stichtag zugeordneten.
Poolautos
- Sind einem Dienstnehmer in der Kfz-Verwaltung zum Stichtag ein oder mehrere Poolfahrzeuge zugeordnet, wird der Mittelwert aus den Anschaffungskosten der Poolfahrzeuge übernommen. Die Berechnungsformel lautet:
(Anschaffungswert Kfz 1 + Anschaffungswert Kfz 2) / 2 - Als Poolfahrzeug gilt ein Fahrzeug dann, wenn es zum Stichtag 31.12. mehr als einem Dienstnehmer zugeordnet ist.
- Kommen für die Poolfahrzeuge mehrere unterschiedliche Sachbezugsprozentsätze zur Anwendung, wird das Häkchen "Durchschnittswert" gesetzt, einzelne Prozentsätze werden nicht angehakt.
Kraftfahrzeuge und Poolautos
- Sind bei einem Dienstnehmer zum Stichtag 31.12. ein oder mehrere Fahrzeuge nur diesem zugeordnet und gleichzeitig auch ein oder mehrere Poolfahrzeuge, werden die Summe der Anschaffungskosten der persönlich zugeordneten Fahrzeuge und der Mittelwert der Anschaffungskosten der Poolfahrzeuge addiert. Die Berechnungsformel lautet:
(Anschaffungswert fixes Kfz 1 + Anschaffungswert fixes Kfz 2) + [(Anschaffungswert Pool-Kfz 1 + Anschaffungswert Pool-Kfz 2) / 2] - Das Häkchen "Durchschnittswert" wird gesetzt, wenn mehrere Prozentsätze zur Anwendung kommen.
Beispiel
| Ein Dienstnehmer ist mehreren Autos zum 31.12. zugeordnet.  Da die Anschaffungskosten und CO2-Werte der beiden Fahrzeuge unterschiedlich sind, wird ein Durchschnittswert angenommen: (Anschaffungskosten Auto 1: EUR 15.000,00 + Anschaffungskosten Auto 2: EUR 19.000,00) / 2 = EUR 17.000,00  |
Achtung!
| Ist ein und dasselbe Fahrzeug bei einem Dienstnehmer nicht als Sachbezug gekennzeichnet, bei anderen Dienstnehmern aber schon, so wird das Kfz als Poolfahrzeug gewertet. Auch wenn das Kfz von anderen Dienstnehmern nur beruflich genutzt wird, gilt es als Poolfahrzeug, weil es mit anderen Dienstnehmern geteilt werden muss und der Dienstnehmer nicht alleinig darüber verfügen kann. |
Auslandstätigkeit
Damit die Lohnzettelarten korrekt erstellt bzw. die Sachbezugswerte den einzelnen Lohnzettelarten zugeordnet werden können, ist eine eindeutige Auflistung unter LOHN → Stammdaten → Kraftfahrzeuge am Reiter "Mitarbeiter" nötig. Für jeden Wechsel zwischen In- und Ausland, den der Dienstnehmer im Monat vollzieht, ist eine eigene Datenzeile mit Von- und Bis-Datum anzulegen.
Beispiel
| Einem Dienstnehmer ist zum Stichtag 31.12. ein Auto mit "Auslandstätigkeit - Nein" und einem Anschaffungswert von 20.0000 € zugeordnet. Im Zeitraum von 01.12. bis 05.12. ist dieser DN im Ausland unterwegs. Der Datensatz ist unter LOHN → Stammdaten → Kraftfahrzeuge am Reiter "Mitarbeiter" zu warten: Zeitraum 1: 01.12. bis 05.12. Auslandstätigkeit: DBA-Befreiungsmethode (LZ=8) Zeitraum 2: 06.12. - 31.12. Auslandtätigkeit: Nein  Der Dienstnehmer erhält am Ende des Jahres 2 Lohnzettel: LZ 1 und LZ 8. Die Sachbezugswerte sind dementsprechend aufgeteilt. LZ 1: Auf dieser L16-Art steht der Anschaffungswert, da zum 31.12. dieses Fahrzeug tatsächlich dem Dienstnehmer zugeordnet ist.  LZ 8: Die Anschaffungskosten werden in diesem Fall nicht erfasst, da in der Kraftfahrzeugsverwaltung das Bis-Datum mit 05.12.2026 befüllt ist:  |
Mögliche Meldungen
Sachverhalt
Wird bei ein und demselben Kraftfahrzeug ein Zeitraum für einen Dienstnehmer doppelt eingetragen, so erscheint folgende Meldung:
"Beim Von-Datum und Bis-Datum darf es keine Überschneidungen geben!"
Lösung
Passen Sie in diesem Fall das Datum an.
Sachverhalt
Wird beim Eintragen des Von- und Bis-Datums das Von-Datum größer gewählt als das Bis-Datum, so erscheint folgende Meldung:
"Das Bis-Datum muss größer als das Von-Datum sein."
Lösung
Kontrollieren Sie in diesem Fall vor allem die Jahreszahl der Eingabe.
Sachverhalt
Wenn es sich um ein Poolfahrzeug handelt und ein Dienstnehmer mehreren Poolfahrzeugen zugeordnet ist, kann es zu Überschneidungen der jeweiligen Zeiträume kommen. In so einem Fall erscheint folgende Meldung:
"Diesem Mitarbeiter wurde in diesem Zeitraum (TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJJJ) bereits folgendes Kfz zugeordnet: Autokennzeichen
Wenn das bisherige Kfz durch das neue Kfz ersetzt wird, ist die Mitarbeiterzuordnung am bisherigen Kfz zu beenden.
Möchten Sie trotzdem speichern?"
Lösung
Ist der Zeitraum korrekt, so kann diese Meldung mit "Ok" bestätigt werden.
Wenn es eigentlich zu keinen zeitlichen Überschneidungen kommen sollte, so sind die Felder "Von-Datum" und "Bis-Datum" zu prüfen, vor allem die Jahreszahlen.
Sachverhalt
Im Programm "Kraftfahrzeuge" wurde z. B. ein Hybrid-Fahrzeug mit der Ausprägung "Sachbezug voll" im Feld "Sachbezugseinstufung" angelegt. Erfolgt nun die Auswahl des Kfz über LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Sachbezüge → Kfz-Sachbezug, dann kommt es zu einer entsprechenden Meldung:
"Sachbezug kann nicht ermittelt werden! Die Sachbezugseinstufung passt nicht zum angegebenen CO2-Ausstoß. Bitte prüfen Sie ihre Eingabe."
Wird die Meldung mit "Ok" bestätigt, liegt der Anschaffungswert bei null und somit kann auch keine Berechnung des Sachbezugs über die Sachbezug-Schablone erfolgen.
Lösung
Es muss das Feld "Sachbezugseinstufung" an den Wert des Feldes "CO2-Ausstoß in g/km" angepasst werden.
Standardmäßig wird bei einer Neuanlage mit vermindertem CO2-Ausstoß das Feld "Sachbezugseinstufung" automatisch mit dem Wert "Sachbezug vermindert" befüllt. Ein manueller Eingriff ist jedoch möglich.
