Kfz-Sachbezug
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
Lohnverrechnung → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Sachbezüge → Kfz-SachbezugErhält ein Dienstnehmer ein neues Firmenfahrzeug, ist dieses unter LOHN → Stammdaten → Kraftfahrzeuge anzulegen. Das neu angelegte Fahrzeug kann sofort einem Mitarbeiter zugeordnet werden.
Über Funktionen → Sachbezüge → Kfz-Sachbezug wird in der Bruttoerfassung der Sachbezugswert ermittelt und auf die ausgewählte Lohnart übernommen. Zusätzlich wird ein Berechnungsblatt generiert, das die genaue Berechnung des ermittelten Sachbezuges ausweist.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Folgende Felder sind für die Berechnung des Sachbezuges notwendig:
| Kennzeichen | Wird keine Dienstnehmerauswahl getroffen, so kann mit F8 nach einem Kfz gesucht werden und es erfolgt die Auflistung aller Fahrzeuge. Hier kann aus bereits bestehenden Kraftfahrzeugen ausgewählt werden. Wird ein Dienstnehmer ausgewählt, so öffnet sich mit der Funktion F4 die Kfz-Verwaltung. Bereits zugeordnete Kraftfahrzeuge werden hier angezeigt. Alternativ kann auch eine Neuanlage über die Funktion "Kraftfahrzeuge" mit "F5 - Neu" erfolgen. Die Zuordnung eines Kraftfahrzeugs auf einen Mitarbeiter ist ebenfalls möglich. Wird ein Fahrzeug ausgewählt, befüllen sich die Folgewerte im Erfassungsbereich automatisch. Dies erfolgt auf Basis der bereits zuvor erfassten Daten. | ||
| Erstzulassung | Dieses Datumsfeld ist essenziell für die korrekte Berechnung des Sachbezugs. Dieses Feld wird automatisch nach Auswahl des Kfz befüllt. | ||
| Anschaffungswert | Auf Basis des Anschaffungswerts ermittelt sich der betragsmäßig abzurechnende Sachbezug. Dieses Feld wird automatisch nach Auswahl des Kfz befüllt. | ||
| Kostenbeitrag (einmalig) | Erfolgt seitens des Dienstnehmers ein einmaliger Kostenbeitrag, ist dieser hier zu erfassen. | ||
Kostenbeitrag (monatlich) | Erfolgt seitens des Dienstnehmers ein monatlicher Kostenbeitrag, ist dieser hier zu erfassen. Als Folge wird auch das Feld "Lohnart Kostenbeitrag" aktiviert. | ||
CO2-Ausstoß (g/km) | Auf Basis des CO2-Ausstoßes ermittelt sich der betragsmäßig abzurechnende Sachbezug. Dieses Feld wird automatisch nach Auswahl des Kfz befüllt. | ||
Halber Sachbezug | Dieses Feld wird automatisch nach Auswahl des Kfz, das dem Dienstnehmer zugeordnet worden ist, befüllt. Nur bei Berechnung ohne Dienstnehmerauswahl kann dieses Feld bearbeitet werden. | ||
Sachbezug | An dieser Stelle wird auf Basis der zuvor erfassten Werte der abzurechnende Sachbezug ausgewiesen. | ||
Fahrzeugnutzung ab | Das Eingabefeld "Fahrzeugnutzung ab" wird ausgegraut, wenn der Sachbezugsrechner für einen Dienstnehmer mit untermonatigem Ein- oder Austritt geöffnet worden ist. Für den Bezug eines Kfz-Sachbezugs kann hier nicht nur der Erste des Monats erfasst, sondern auch ein untermonatiges Datum gewählt werden. | ||
Sachbezug aliquot | Im Falle eines Ein- bzw. Austritts oder eines Fahrzeugwechsels ist der Feldwert von "Fahrzeugnutzung ab" essentiell, um eine korrekte Aliquotierung zu gewährleisten. | ||
Kostenbeitrag aliquot | Im Falle eines Ein- bzw. Austritts oder eines Fahrzeugwechsels ist der Feldwert von "Fahrzeugnutzung ab" essentiell, um eine korrekte Aliquotierung zu gewährleisten. Dieses Feld wird nur befüllt, sofern das Feld "Kostenbeitrag (monatlich)" einen Wert ausweist. | ||
Lohnart Sachbezug | Über die Funktion F4  kann aus den bereits bestehenden Sachbezugslohnarten ausgewählt werden.Hinweis
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Lohnart Kostenbeitrag | Dieses Feld ist nur aktiv, wenn im Feld "Kostenbeitrag (monatlich)" ein Wert erfasst worden ist. Über die Funktion F4  kann aus dem Lohnartenstamm eine ensprechende Lohnart ausgewählt werden. |
Hinweis
 | Die Lohnart "Kostenbeitrag" ist im BMD Standard nicht enthalten. Es empfiehlt sich eine Abzugslohnart, z. B. Akonto, zu kopieren und anzupassen. Wichtige Einstellungen der Lohnart "Kostenbeitrag":
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Erfassung eines Sachbezugs
In der Bruttoerfassung den Dienstnehmer auswählen. Über Funktionen → Sachbezüge → Kfz-Sachbezug wird die Kfz--Sachbezugsschablone aufgerufen.
Es öffnet sich die Kfz-Sachbezugs-Schablone. Im Feld "Kennzeichen" kann nun mit F4 die Kfz-Verwaltung geöffnet werden.
Es erscheint ein Fenster mit allen Fahrzeugen, sofern dem Mitarbeiter noch kein Fahrzeug zugeordnet worden ist.
Ist im Programm Kraftfahrzeuge dem Mitarbeiter bereits ein Fahrzeug zugeordnet worden, so wird der Datensatz im Fenster "Kraftfahrzeuge suchen" ersichtlich.
Das Kraftfahrzeug mit der Funktion "Übernehmen" in die Schablone übertragen. Damit werden alle relevanten Felder für die Berechnung übernommen und können nicht mehr verändert werden. Zusätzlich können der "Kostenbeitrag" und die "Fahrzeugnutzung ab" befüllt werden.
Der Sachbezug wird nun berechnet und nach Eingabe der korrekten Lohnart wird mit dem Button "Übernehmen" der Wert in die Bruttoerfassung übernommen.
Steht die Sachbezugslohnart mit dem ermittelten Wert bereits in der Bruttoerfassung und wird die Funktion "Kfz-Sachbezug" beim Dienstnehmer erneut aufgerufen, ist die Kfz--Sachbezugsschablone leer. Eine nochmalige Erfassung ist nicht notwendig, sofern sich das Kraftfahrzeug nicht geändert hat.
Kostenbeitrag
Einmaliger Kostenbeitrag
Der einmalige Kostenbeitrag reduziert den Anschaffungswert des Kraftfahrzeuges. Es wird keine Lohnart für den einmaligen Kostenbeitrag benötigt.
Der monatliche Kostenbeitrag reduziert den Sachbezugswert. Für den monatlichen Kostenbeitrag ist die Eingabe einer zuvor angelegten Lohnart notwendig.
Hinweis
| Wird die Funktion "Kfz-Sachbezug" in der Bruttoerfassung gestartet, ohne zuvor über die Einstiegsfelder einen Dienstnehmer ausgewählt zu haben, kann der Sachbezug für ein bestehendes oder neues Fahrzeug trotzdem ermittelt werden. Eine Neuanlage ist ebenfalls möglich, jedoch ohne Übernahme des Betrages, da kein Dienstnehmer erfasst worden ist. Das Feld "halber Sachbezug" kann in diesem Fall bearbeitet werden. |
Achtung!
 | Die Werte in bereits angelegten und Dienstnehmern zugeordneten Kraftfahrzeugen dürfen nicht verändert werden! |
Dokumentenvorschau
Im rechten Fensterbereich, wird die Berechnung des Kfz-Sachbezugs in Form eines Berechnungsblatts veranschaulicht.
Um den Berechnungsnachweis aufzubewaren oder zu versenden, stehen folgenden Optionen zur Verfügung:
- Versand per E-Mail
- Ausdruck in Papierform
- Archivierung in das BMD Archiv über den Button "Drucken"
- Speichern auf einem beliebigen Laufwerk
Bruttoerfassung
Mit der Übernahme des Kfz-Sachbezugwertes wird auf Basis der ausgewählten Sachbezugslohnart bzw. der Lohnart für den monatlichen Kostenbeitrag eine Datensatzzeile in der Bruttoerfassung generiert. Sowohl die Sachbezugslohnart als auch die Lohnart für den Kostenbeitrag werden in den Fixwertspeicher des Dienstnehmers gestellt und mit der Lohnartenaktivierung im Folgemonat in die Bruttoerfassung übernommen.
Sachbezug ohne Kostenbeitrag
Hier wird lediglich die ausgewählte Sachbezugslohnart im Fensterbereich für die Erfassung ersichtlich.
Sachbezug mit monatlichem Kostenbeitrag
Dies ist sowohl für Verbrennerkraftfahrzeuge als auch für Elektro-Kraftfahrzeuge möglich.
Mit Übernahme der Kfz--Sachbezugsschablone werden die Lohnarten für Sachbezug sowie Kostenbeitrag übernommen und im Fensterbereich für die Erfassung ausgewiesen.
Achtung!
| Wird der Sachbezug für eine gebrochene Periode erfasst, also aliquotiert, so ist die Lohnart im Fixwertspeicher in diesem Monat ebenfalls als aliquoter Wert zu sehen. Im nächsten Monat wird dieser Fixwert für einen vollen Monat angezeigt und auch in der Bruttoerfassung aktiviert und berechnet. Beim untermonatigem Eintritt bzw. Austritt erfolgt die Aliquotierung über die Lohnarteneinstellung erst nach Übernahme der Kfz-Sachbezugsschablone in die Bruttoerfassung. |
Achtung!
| Wechselt der Dienstnehmer das Kfz, so muss zuerst die Zuordnung des einen Kfz beendet werden und der Dienstnehmer im Anschluss einem anderen Kfz mit Beginndatum zugeordnet werden. Es werden nur Sachbezüge in die Bruttoerfassung übernommen, wenn das Kraftfahrzeug dem Dienstnehmer zugeordnet wurde. Der Sachbezugswert des neuen Kfz überschreibt den alten Wert in der Bruttoerfassung. |
Achtung!
| Sollen bei einem Dienstnehmer Sachbezüge für mehrere Kfz abgerechnet werden, so wird über die Sachbezugs-Schablone (Funktion "Kfz-Sachbezug") immer das zuletzt erfasste Kfz in die Bruttoerfassung übernommen. In diesem Fall gibt es zwei Varianten, um die Erfassung vorzunehmen: Entweder wird die Gesamtsumme manuell auf einer Sachbezugslohnart erfasst oder die Sachbezüge werden auf separaten Sachbezugslohnarten erfasst. Dafür empfiehlt es sich, z. B. die Lohnart 1600 "Sachbezug" auf neue Lohnartennummern zu kopieren. |
Importpuffer
Sind die Werte über die Kfz-Sachbezugsschablone korrekt erfasst worden, erfolgt durch "Übernehmen" die automatische Überleitung der ausgewählten Lohnart in die Bruttoerfassung. Je nachdem, ob nur ein oder beide Felder ("Lohnart Sachbezug" und/oder "Lohnart Kostenbeitrag") befüllt wurden, sind diese im Importpuffer ersichtlich.
Bei Ein- sowie Austritten erfolgt die Aliquotierung des Sachbezugs auf Basis der Lohnarteneinstellungen.
Die erfassten Werte sind in der Bruttoerfassung unter Funktionen → Importpuffer → Importpuffer ansehen → Quelle "Sachbezug" → Combobox 'Übernommen" einzusehen.
Hinweis
| Wird der bereits übernommene Sachbezugswert in der Bruttoerfassung manuell gelöscht, so kann dieser Wert nur durch händische Erfassung der Lohnart wieder aktiviert werden. |
Achtung!
| Die wertmäßige Übernahme des Sachbezuges aus der Schablone erfolgt durch den Importpuffer. Steht dieser Wert im Importpuffer bereits auf "übernommen", so ist dieses Kennzeichen auf "nicht übernommen" zu stellen, um den Wert nochmals zu aktivieren. |
Elektrofahrzeuge
Bei der Anlage eines Elektrofahrzeugs ist darauf zu achten, dass im Feld "CO2-Ausstoß (g/km)" der Wert Null auszuweisen ist. Ist das der Fall, wird rechts neben dem Feld "CO2-Ausstoß (g/km)" die Bezeichnung "E-Kfz" angedruckt.
Wie bei einem Verbrenner- oder Hybridfahrzeug wird ein Wert im Feld "Sachbezug" berechnet. Ausschlaggebend für eine korrekte Abrechnung über die Bruttoerfassung ist die Wahl der entsprechenden Lohnart. Der BMD Standard verfügt hier über die Lohnart 1670 "Sachbezug Elektroauto".
Im Erfassungsbereich in der Bruttoerfassung wird die Lohnart 1670 mit einem Wert angeführt.
Wobei diese lediglich als Informationslohnart dient und auch als solche am Lohnset ausgewiesen wird.
Für den Andruck auf dem L16 zum 31.12. müssen bei einem Elektrofahrzeug am L16 der Anschaffungswert und der CO2-Ausstoß (g/km) 0 erfasst werden.
Im Feld "Lohnart Sachbezug" ist in diesem Fall die Lohnart 1670 "Sachbezug Elektroauto" oder eine vergleichbare für die Abrechnung heranzuziehen. Diese hat keinerlei Auswirkung auf die laufende Abrechung und ist nur für den L16 relevant.
Achtung!
| Das Fahrzeug wird dann unter den inaktiven Kraftfahrzeugen geführt, wenn das Leasing bereits beendet und das Kraftfahrzeug nicht auf "gekauft" umgestellt worden ist. Diese Variante ist nur im Zusammenhang mit der Kraftfahrzeuge-Verwaltung in der FIBU zu verwenden, da die Daten des Kfz-Leasings über das Programm "Kraftfahrzeuge" im LOHN nicht ersichtlich sind. |
Aufrollung aus dem Monat 13-24
Wenn die Kfz--Sachbezugsschablone im Monat 13-24 gestartet wird, erfolgt zwar die Berechnung des Sachbezugs korrekt, aber mit der Übernahme wird folgende Meldung ausgegeben:
"Überleitung der Sachbezugslohnart nicht möglich: Überleitung ist nur für die Monate 1 bis 12 verfügbar."
Wird die Kfz--Sachbezugsschablone über einen Aufrollmonat angesprochen und auf "Übernehmen" geklickt, kommt folgender Hinweis:
"Überleitung der Sachbezugslohnart nicht möglich: Überleitung ist für Aufrollungen nicht verfügbar."
Soll eine Aufrollung für das laufende Abrechnungsjahr aus den Monat 13-24 vorgenommen werden, kann die Ermittlung des Sachbezugs in der Bruttoerfassung unter Funktionen → Sachbezüge → Kfz-Sachbezug erfolgen.
Die tatsächliche Aufrollung für den entsprechenden Zeitraum des Kfz-Sachbezugs kann unter Funktionen → Globale Lohnarten → Globale Lohnarteneingabe durchgeführt werden.
Alternativ kann die Erfassung der Lohnart wie gewohnt über eine Aufrollung im jeweiligen Monat manuell erfolgen.
Kfz in Zusammenhang mit Auslandstätigkeiten
Beispiel
 | Dienstnehmer Eder wurde am 01.01.2002 ein VW Golf zugeordnet und bis September 2026 abgerechnet.  Im Oktober wird der Dienstnehmer von 15. bis 20.10. für eine Montagetätigkeit ins Ausland fahren. Um den Sachbezug für Oktober vorschriftsmäßig abrechnen zu können, ist als erster Schritt eine Sachbezugslohnart mit der korrekten LSt-Pflichtigkeit für Montagetätigkeit anzulegen. Sie können z. B. die Lohnart 1600 kopieren und die LSt-Pflichtigkeit an die jeweilige Auslandstätigkeit anpassen. In diesem Beispiel wurde die Lohnart 1600 auf 1622 kopiert und die Pflichtigkeit "Auslandtätigkeit (begünstigt)" auf "Montage (LZ=23)" gestellt.  Nun sind unter LOHN → Stammdaten → Kraftfahrzeuge die Mitarbeiterdaten anzupassen. Es wird ein neuer Datensatz mit den Daten von 15.10.20xx bis 20.10.20xx angelegt. Wichtig ist, dass in der Mitarbeiterzuordnung die Auslandstätigkeit (im Beispiel Montage LZ=23) mit der Pflichtigkeit in der Lohnart (z. B. 1602 "Sachbezug Pkw Ausland") unter Lohnsteuer "Auslandstätigkeit (begünstigt) identisch ist. Des Weiteren wird noch ein Datensatz für die Zeit nach der Reise ohne "Bis-Datum" erfasst.   Die erste Zeile betrifft den Sachbezug für den Inlandsteil und wird für das L16 Art. 1 benötigt. Die zweite Zeile betrifft den Sachbezug während des Auslandsaufenthaltes und wird für die Berechnung und das L16 Art. 23 benötigt. Die dritte Zeile wird für den Folgemonat benötigt, damit der Sachbezug Inland weiter berechnet wird. Abrechnung im Oktober In der Bruttoerfassung wird die Funktion "Lohnarten aktivieren" ausgeführt. In den Monatsstammdaten werden die Auslandstage (in diesem Beispiel: 6 Tage) erfasst. Damit wird ein etwaiger Sachbezug aus dem Vormonat bereits aliquotiert. Die Differenz zwischen Inlands- und Auslandsteil kann mithilfe der Kfz-Sachbezugs-Schablone ermittelt werden. Der zweite Eintrag wird übernommen und die zuvor angelegte Lohnart erfasst. Es ist auch möglich, die Differenz manuell zu berechnen und mit der korrekten Lohnart zu erfassen.  Die LSt-Tage wurde aufgrund der 6 Tage Ausland auf 24 Tage gestellt. Der monatliche Sachbezug von 500,00 € wird wie folgt berechnet: Inlandsteil : 500 / 30 * 24 Auslandsteil: 500 / 30 * 6 |
Fiktive Kosten eines Massenbeförderungsmittels
Die fiktiven Kosten eines Massenbeförderungsmittels können nicht in der Kfz--Sachbezugsschablone erfasst werden. Dazu wird die Lohnart 1660 "Sachbezug PKW SV-Reduktion" verwendet. Diese Lohnart vermindert die Bemessungsgrundlage der Sozialversicherung des Dienstnehmers sowie des Dienstgebers.
Hinweis
| Mini-Sachbezug In diesem Fall kann nicht mit der Kfz--Sachbezugsschablone gearbeitet werden. Der Wert für den Sachbezug muss manuell berechnet und erfasst werden. |
Fehlermeldungen
Nach Übernahme des Kfz aus der Kraftfahrzeug-Verwaltung kann folgende Meldung erscheinen:
"Sachbezug kann nicht ermittelt werden! Die Sachbezugseinstufung passt nicht zum angegebenen CO2-Ausstoß. Bitte prüfen Sie Ihre Eingabe."
Wird die Meldung mit "Ok" bestätigt, liegt der Anschaffungswert bei null und es erfolgt keine Berechnung des Sachbezuges.
Eine Korrektur ist zwingend notwendig. Über den Aufruf des Kraftfahrzeugs in der Kfz--Sachbezugsschablone kann dieses bearbeitet werden.
Das Feld "CO2-Ausstoß in g/km" muss befüllt werden. Über den Button 
neben dem Feld "Sachbezugseinstufung laut CO2-Ausstoß" öffnet sich die Homepage des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) mit der Auflistung der Grenzwerte der verschiedenenen Jahre. Damit kann der vom Programm ermittelte Wert überprüft werden.
neben dem Feld "Sachbezugseinstufung laut CO2-Ausstoß" öffnet sich die Homepage des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) mit der Auflistung der Grenzwerte der verschiedenenen Jahre. Damit kann der vom Programm ermittelte Wert überprüft werden.Wenn es sich um ein Poolfahrzeug handelt und ein Dienstnehmer mehreren Poolfahrzeugen zugeordnet ist, wodurch es zu Überschneidungen der Zeiträume kommt, erscheint folgende Meldung:
"Diesem Mitarbeiter wurde in diesem Zeitraum (TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJJJ) bereits folgendes Kfz zugeordnet:
Behördliches Kennzeichen, Bezeichnung
Wenn das bisherige Kfz durch das neue Kfz ersetzt wird, ist die Mitarbeiterzuordnung am bisherigen Kfz zu beenden."
Ist der Zeitraum korrekt, so kann diese Meldung mit "Ok" bestätigt werden. Wenn es zu keinen zeitlichen Überschneidungen kommen soll, so sind die Felder "Von-Datum" uund "Bis-Datum" zu prüfen und anzupassen.
Beim Dienstnehmer ist ein Sachbezug für Auslandstätigkeit erfasst und die Lohnart passt nicht zur Auslandstätigkeit.
In diesem Fall erscheint folgende Meldung:
"Überleitung der Sachbezugslohnart nicht möglich: Lohnart hat falsche Einstellung für begünstigte Auslandstätigkeit."
Für die Übernahme des Sachbezuges in die Bruttoerfassung ist eine Lohnart mit der LSt-Pflichtigkeit "Auslandstätigkeit (begünstigt)" anzulegen, damit diese mit dem Eintrag im Feld "Auslandstätigkeit" in der Mitarbeiterzuordnung des Kraftfahrzeuges übereinstimmt.
