Informationsabrechnung

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

Im LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung kann die Simulation einer echten Abrechnung durchgeführt werden, ohne dass die tatsächliche Abrechnung davon berührt wird. Man wird beim Start des Programmes mit folgender Meldung darauf hingewiesen:

"In der Informationsabrechnung ist die Eingabe eines echten Dienstnehmers bedenkenlos möglich, da hier nur mit einer Kopie des echten Dienstnehmers "gespielt" wird!"

Hinweis 

Eine Informationsabrechnung ist nur für echte Dienstnehmer möglich. Für Bewerber kann keine Informationsabrechnung durchgeführt werden. Wir empfehlen in diesem Fall die Anlage eines Testklienten mit Testdienstnehmern. Die andere Möglichkeit ist, einen echten Dienstnehmer mit identischen Stammdaten zu verwenden, da für die Informationsabrechnung mit einer Kopie des Dienstnehmers abgerechnet und diese nach dem Schließen des Programmes wieder gelöscht wird.

Die Informationsabrechnung findest sich im Paket LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung. Das Fenster ist dabei in 7 unterschiedliche Bereiche aufgeteilt

Um eine Simulation der Abrechnung in der Informationsabrechnung zu ermöglichen, wird im Hintergrund eine Kopie der bestehenden Lohnfirma erstellt. Dabei handelt es sich um eine temporäre Firma und keine tatsächliche Lohnfirma.

Es werden alle bereits angelegten Daten von der Lohnfirma übernommen.

Wie auch bei der Lohnfirma werden alle bereits angelegten Daten des Dienstnehmers in die Informationsabrechnung übernommen.

Hinweis 

Die Informationsabrechnung kann daher nur für Dienstnehmer durchgeführt werden, die bereits auf der Lohnfirma existieren.

Um die Informationsabrechnung für einen noch nicht angelegten Dienstnehmer durchzuführen, wird für die Analyse ein ähnlicher bestehender Dienstnehmer ausgewählt oder der Dienstnehmer neu angelegt. Bei Neuanlage eines Dienstnehmers handelt es sich um einen fiktiven Dienstnehmer, der später wieder gelöscht werden kann.

Alternativ lässt sich auch eine Testfirma anlegen unter LOHN → Weitere Funktionen → Import und Export → Testdaten kopieren. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

Hinweis 

Dienstnehmer, die ausgetreten sind, können auch in der Informationsabrechnung aufgerufen werden. Die Austrittslohnart wird dabei nicht mitkopiert und die gekürzten Tage werden auf 30 bzw. 31 hochgerechnet. Es werden alle Lohnarten, inkl. der UEL-Lohnarten, in die Informationsabrechnung übernommen.

Unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung eines ausgetretenen Dienstnehmers sieht man die Austrittslohnart inkl. UEL. Ebenso wurden die Tage durch den Austritt gekürzt.

Unter LOHN → Weitere Funktionen →  Informationsabrechnung wurden alle Lohnarten (außer der Austrittslohnart) übernommen. Ebenso wurden die Tage auf 30 bzw. 31 hochgerechnet.

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Eine Übersicht der Monatsstammdaten des Dienstnehmers steht unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung im unteren Fensterbereich "Stammdaten" zur Verfügung.

Änderungen an den Stammdaten können unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Funktionen → "Monatsstammdaten" vorgenommen werden.

Das sich nun öffnende Fenster ähnelt dem Fenster Monatsstammdaten aus der Bruttoerfassung und hier können diverse Stammdaten bei Bedarf abgeändert werden.

Eine direkte Funktion Wochenmodell ändern gibt es in der Informationsabrechnung nicht. Man kann allerdings in den Monatsstammdaten die Felder "Teilzeitprozent lt. KV" und "Teilzeitprozent lt. Wochenmodell" anpassen.

Wenn unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Reiter "Name, Bruttoerfassung" das Feld Teilzeitprozentsatz anwenden mit "Ja" eingestellt ist, dann werden die Fixwerte anhand dieses Prozentsatzes aliquotiert.  

Die Werte des FABO+ werden, mit den meisten Dienstnehmerstammdaten, in die Informationsabrechnung übernommen. Allerdings werden die Daten der Angehörigen des Dienstnehmers nicht übernommen.

Soll der FABO+ geändert oder neu bei einem Dienstnehmer erfassen werden, so ist dies nur durch eine manuelle Eingabe möglich. Sie müssen die Höhe des FABO+ also selbst korrekt errechnen und erfassen. Das Programm kann in der Informationsabrechnung nicht den korrekten Wert anhand der erfassten Angehörigen vorgeben.

Die Erfassung des gewünschten Wertes für den FABO+ bei einem Dienstnehmer erfolgt unter LOHN → Weitere Funktionen →  Informationsabrechnung → Funktionen → Monatsstammdaten am Reiter "Finanzamt".

Im unteren Beispiel wurde ein fiktiver FABO+ von € 350,00 erfasst. Die Informationsabrechnung prüft nicht, ob dieser Betrag plausibel ist. Man kann jeden x-beliebigen Betrag erfassen, was dieses Beispiel demonstrieren soll.

Achtung! 

Die hier erfassten Werte in den Monatsstammdaten haben KEINE Auswirkung auf die Echtdaten des Dienstnehmer in der Lohnfirma. Die Informationsabrechnung ist nur eine Simulation.

Ebenso wie der FABO+ lässt sich auch das Feld "Alleinverdiener/-erzieher" und "AVAE Kinder" unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Funktionen → Monatsstammdaten → Reiter "Finanzamt" mit beliebigen Daten befüllen.

Dem gleichen Prinzip folgt auch das Pendlerpauschale und der Pendlereuro. Diese können ebenfalls in den Monatsstammdaten am Reiter "Finanzamt" mit beliebigen Werten befüllt werden.

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Auch wenn eine eigene Funktion Änderung Tarifgruppe in der Informationsabrechnung nicht vorhanden ist, so lässt sich die Tarifgruppe sehr wohl über die Monatsstammdaten ändern. Unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Funktionen → Monatsstammdaten → Reiter "Versicherung" können u. a. im Feld Versichertengruppe und im Feld Tarifgruppe die gewünschten Änderungen vorgenommen werden.

Die Fixwerte werden von den Stammdaten mit in die Informationsabrechnung übernommen. Unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Funktionen → Fixwerte können diese in der Informationsabrechnung geändert oder auch gelöscht werden.

Sobald man hier den neuen Fixwert durchbestätigt, wird dieser übernommen.

In der Informationsabrechnung unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Extras → "DAG (Pauschalbetrag) bei geringf. Beschäftigten rechnen" kann man entscheiden, ob die DAG gerechnet werden soll, indem ein Häkchen gesetzt wird.

Im unteren Fensterbereich "Werte" sieht man dann bei "DAG bei GFB rechnen" die Ausprägung "Ja".

Wenn das Häkchen unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Extras → "DAG (Pauschalbetrag) bei geringf. Beschäftigten rechnen" nicht gesetzt wird, steht im unteren Fensterbereich "Werte" bei "DAG bei GFB rechnen" die Ausprägung "Nein".

Um mit der Informationsabrechnung starten zu können, müssen die Einstiegsfelder für Firma und Dienstnehmer befüllt sein. 

Sobald die Firma und der Dienstnehmer ausgewählt sind, werden die aktuell in der Bruttoerfassung abgerechneten Lohnarten des gewünschten Dienstnehmers angezeigt.

Um eine Analyse der Abrechnung auf Monatsbasis durchzuführen, wird im Fenster "Informationsabrechnung" die Combobox auf "Monat" gestellt.

Der in der Informationsabrechnung vorgegebene Monat wird aus den Lohnbasiseinstellungen übernommen. Abhängig davon werden auch die Kalendertage korrekt ermittelt.

Bei der Erstellung der Informationsabrechung wird immer ein voller Kalendermonat herangezogen (entweder 30 oder 31 Kalendertage). Aber auch Schaltjahre werden in der Informationsabrechnung berücksichtigt. So werden für das Jahr 2024 29 Kalendertage für den Februar erfasst und für 2025 28 Tage.

Wenn man also mit den Lohnbasiseinstellung im Juli steht, dann erfolgt die Abrechnung auch für den Monat 7.

Unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Fensterbereich "Lohnartenerfassung" können weitere Lohnarten hinzugefügt sowie bestehende Lohnarten entfernt oder bearbeitet werden. Die Lohnartenerfassung erfolgt über die Funktion F5 oder das Plus-Symbol im Fensterabschnitt "Lohnartenerfassung".

Sobald die Lohnart mit Enter durchbestätigt worden ist, wandert sie in den Fensterbereich "Informationsabrechnung".

Eine Lohnart lässt sich auch bearbeiten oder löschen, indem man die Lohnart in der Informationsabrechnung markiert und dann im Fensterbereich "Lohnartenerfassung" entweder mit der Funktion F6  bearbeitet oder mit der Funktion F7  löscht.

Achtung! 

Semisystem-Lohnarten (z. B. die Lohnart 7518 "E-Card Service-Entgelt") werden nicht in die Informationsabrechnung übertragen, auch wenn sie in der Bruttoerfassung abgerechnet worden sind. Ebenso werden Sonderzahlungslohnarten für den Urlaubszuschuss und die Weihnachtsrenumeration nicht in die monatliche Informationsabrechnung übertragen. Diese werden erst bei einer Jahreshochrechnung, wie im Kapitel 3.2. beschrieben, erfasst.

Hinweis 

Die Erfassung von addierenden und nicht-addierenden Lohnarten ist in der Informationsabrechnung gleich. Sie lassen sich nur einmal erfassen. Eine Kostenrechnung ist in der Informationsabrechnung ebenfalls nicht vorgesehen.

Beim Versuch einer erneuten Erfassung derselben Lohnart kommt die Meldung "Lohnart bereits vorhanden!".

Hinweis 

Unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Extras → "Lohnarten/Berechnungen resynchronisieren" lassen sich z. B. Einstellungen und Änderungen an Lohnarten oder Berechnungen, die nach dem Start der Informationsabrechnung vorgenommen worden sind, auf den aktuellsten Stand bringen.

​Es lässt sich ebenfalls ein unbezahlter Urlaub mit einer Dauer von bis zu einem Monat in der Informationsabrechnung erfassen, allerdings findet eine Korrektur der Kalendertage – und damit eine Korrektur des Grundbezuges – nicht automatisch statt.

Es wird die Lohnart 7180 "unbezahlter Urlaub" bzw. bei Bedarf die Korrektur-Lohnart 7181 "unbezahlter Urlaub Korrektur" erfasst, wie weiter oben im Kapitel 3.1.2. Lohnartenerfassung beschrieben.

Normalerweise führt die Lohnart 7180 "unbezahlter Urlaub" dazu, dass unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung die Kalendertage um die Tage des unbezahlten Urlaubs gekürzt werden und somit auch eine Kürzung des Grundbezuges erfolgt.

In der Informationsabrechnung muss dies manuell vorgenommen werden: Unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Funktionen → Monatsstammdaten → Reiter "Tage" sind die Kalendertage um den unbezahlten Urlaub zu kürzen.

Da in der Informationsabrechnung nur eine Monats- oder Jahresberechnung vorgenommen werden kann, ist die Erfassung eines unbezahlten Urlaubs mit einer Dauer von mehr als einem Monat nicht möglich.

Weitere Informationen zum Thema Unbezahlter Urlaub entnehmen Sie der entsprechenden Dokumentation.

Anders als in der Bruttoerfassung können Lohnartenschablonen nicht wie gewohnt über eine Lohnarteneingabe (z. B. 2999 für die ÜSt-Schablone) aufgerufen werden. Um von den Lohnartenschablonen Gebrauch machen zu können, wählt man unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung →  Funktionen → "Lohnartenschablonen".

Es stehen diverse Lohnartenschablonen für Überstunden und Schablonen für "BUAK Direkteingabe" und "CoV NLZ"  zur Verfügung.

Bei Auswahl einer dieser Schablonen öffnet sich das gewohnte Fenster zur Erfassung des Werte.

Wenn unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung alle Lohnarten erfasst worden sind, dann können mit "Nettoberechnung" die Bezüge und Lohnabgaben in der Informationsabrechnung berechnet werden.

Danach ist auf der rechten Seite im Fensterbereich "Brutto/Abzüge/Netto" eine Auflistung ersichtlich, ähnlich der Netto-Vorschau in der Bruttoerfassung. Der Fensterbereich "Detail" zeigt, wie sich die Summe im Bereich "Brutto/Abzüge/Netto" zusammensetzt.

In der Informationsabrechnung besteht auch die Möglichkeit, Monatsbezüge auf ein Jahr hochrechnen zu lassen. Dazu muss die Combobox im Fensterbereich "Informationsabrechnung" auf "Jahr: akt. Monat * 12" gestellt werden.

Monatseingaben sind von den Jahreseingaben getrennt. Die Monatserfassung wird nicht automatisch in die Jahreshochrechnung übernommen. Unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung →  Extras → "Lohnarten kopieren Monat -> Jahr" können diese Eingaben in die Jahreshochrechnung übertragen werden. Alternativ müssten die Lohnarten für die Jahreshochrechnung erneut manuell erfasst werden. Eingegeben werden dabei die Monatswerte. Das Programm rechnet diese dann hoch auf ein Jahr (akt. Monat * 12).

Sobald die Erfassung fertig ist, wird die Jahreshochrechnung mit der Funktion "Nettoberechnung" gestartet.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Sonderzahlungen einzutragen bzw. zu bestätigen sind.

Hinweis 

Wenn bei den Sonderzahlungslohnarten Berechnungen für den Betrag hinterlegt sind, dann muss kein Betrag in diesem Fenster eingetragen werden und die Informationsabrechnung ermittelt sich die Höhe der Sonderzahlung anhand der Berechnung selbst. Falls keine Berechnung hinterlegt ist, dann ist in diesem Fenster der Sonderzahlungsbetrag manuell zu erfasssen..  .

Achtung! 

Unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Extras → Firmenbezogen/Allgemeine Einstellungen oder LOHN → Stammdaten → Einstellungen → Lohnparameter →  Informationsabrechnung lässt sich hinterelgen, welche Sonderzahlungen für die Jahreshochrechnung vorgeschlagen werden. Es können bis zu 4 Sonderzahlungen ausgewählt werden.

Hinweis 

Bis zur Version 27.45 konnte neben den Sonderzahlungslohnarten auch der korrespondierende Auszahlungsmonat für die Sonderzahlung ausgewählt werden. Ab der Version 28.01 sind die Auszahlungsmonate im Hintergrund hardcodiert und werden vom Programm automatisch ermittelt.

Damit die Sonderzahlungslohnarten überhaupt für die Jahreshochrechnung in die Abrechnung kommen, muss unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Reiter "Divers" das Feld Infoabrechnung Monat - Jahr auf "Ja" stehen.

Diese Einstellung kann für alle Lohnarten vorgenommen werden, die auf das Jahr hochgerechnet werden sollen.

Durch die hinterlegten Berechnungen kann die Informationsabrechnung die Höhe der jeweiligen Sonderzahlungen selbst ermitteln.

Bei der Jahreshochrechnung nimmt das Programm keine Rücksicht auf bereits endverspeicherte Monate. Es werden die Werte der erfassten Lohnarten in der Informationsabrechnung * 12 gerechnet.

In der Jahreshochrechnung werden ebenfalls die Kosten pro Stunde ermittelt. Der Monatsteiler, der Tagesteiler, die Feiertage und Urlaubstage werden vom Programm vorgeschlagen. Bei den Krankentagen ist manuell ein freier Wert zu erfassen.

Die Kosten je Stunde sind im Fensterbereich "Brutto/Abzüge/Netto" ersichtlich. Im Fensterbereich "Detail" ist ersichtlich, wie dieser Wert zustande kommt:

Wenn unterjährig Fixwerte im Kollektivvertrag oder im Firmenstamm verändert werden, dann ergeben sich in der Informationsabrechnung bei der Jahreshochrechnung Durchschnittssätze.

Hinweis 

Werden hingegen Fixwerte im Dienstnehmerstamm verändert, so zieht die Informationsabrechnung bei der Jahreshochrechnung immer den aktuell gültigen Fixwert für die Berechnung heran. Hier kommt es also zu keinem Durchschnittssatz.

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Man kann in der Informationsabrechnung, wie auch in der Bruttoerfassung, von Netto auf Brutto hochrechnen. Dazu wählen Sie in der Informationsabrechnung unter Funktionen → Netto auf Brutto.

Im sich öffnenden Fenster ist bei "Anwendungsart" auszuwählen, ob die Berechnung vom Gesamtnetto auszugehen hat oder ob es sich um eine Nettoerhöhung handelt. Ebenso lässt sich festlegen, ob vom Betrag/Satz ausgegangen wird oder von der Menge. Weiters ist die Änderungslohnart bekannt zu geben, also jene Lohnart, an welche die Änderung angepasst werden soll.  

Wenn die Änderungslohnart eine Lohnart mit einer verknüpften Berechnung ist, dann funktioniert die Netto-Brutto-Hochrechnung nicht und es kommt folgende Meldung:

"Berechnungen vom Berechnungsgenerator werden bei dieser Funktion nicht unterstützt!"

.

In der Informationsabrechnung lässt sich unter  Funktionen → "Lohnkonten ansehen" das fiktive Lohnkonto des Dienstnehmers aufrufen.

Sobald die Nettoberechnung für Ihre Informationsabrechnung durchgeführt worden ist, können Sie die Lohnkonten mit den Daten der Informationsabrechnung aufrufen. Andernfalls kommt eine entsprechende Meldung:

"Es sind noch keine Abrechnungsdaten vorhanden, bitte führen Sie zuerst die Lohnartenerfassung inklusive Nettoberechnung durch!"

Das Lohnkonto zeigt die Lohnartenerfassung der fiktiven Abrechnung: entweder für die Monatserfassung des betreffenden Monats oder als Jahreshochrechnung.

Am Lohnkonto der Monatserfassung wird nur der betreffende Monat abgebildet.

Das Lohnkonto der Jahreshochrechnung zeigt die Erfassungen für die einzelnen Monate des Jahres und die Gesamtsumme.

Werden in der Monatserfassung Lohnarten erfasst und man wechselt dann auf Jahreshochrechnung, gehen die zusätzlich erfassten Lohnarten aus der Monatsansicht verloren.

Erhalten bleibt nur die ursprüngliche Erfassung, welche die Informationsabrechnung aus der Bruttoerfassung des jeweiligen Monats übernommen hat.

Damit hinzugefügte Lohnarten aus der Monatsansicht in die Jahreshochrechnung übertragen werden, muss in der Informationsabrechnung unter Extras → "Lohnarten kopieren Monat -> Jahr" ausgewählt werden.

Hinweis 

Sollen Lohnarten aus der Monatserfassung in die Jahreshochrechnung übertragen werden, ist unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Reiter "Divers" das Feld Informationsabrechnung Monat → Jahr auf "Ja" zu setzen. Nur solche Lohnarten werden für die Jahreshochrechnung herangezogen.

Unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Ausdrucke → "Informationsabrechnung drucken" kann eine Auswertung ausgedruckt werden.

 

Zur Auswahl für den Ausdruck stehen das Ergebnis, der Identifikationsblock und die Stammdaten.

Mit der Druckvorschau gelangt man in die Vorschau des Dokumentes und kann von hier aus drucken.

Der Identifikationsblock beinhaltet den Namen der Firma und des Dienstnehmers und ist identisch mit den Einstiegsfeldern.

Die Stammdaten beinhalten die Monatsstammdaten aus der Informationsabrechnung.

Das Ergebnis beihaltet die eigentliche Informationsabrechnung aus dem Fensterbereich "Brutto/Abzüge/Netto".

Die Lohnarten aus der Informationsabrechnung werden bei der Auswahl jedes Ausdrucks immer mitangedruckt.

Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke → "Informationsabrechnung drucken" können die Einstellungen für die Archivierung und den E-Mail-Versand festgelegt werden. In den Archiveinstellungen lassen sich die Archiv-Nummer, der Betreff und die Kategorie, unter welcher der Ausdruck gespeichert werden kann, auswählen. In den E-Mail-Einstellungen wird entschieden, ob die E-Mail komprimiert werden soll. Des Weiteren können ein E-Mail-Betreff, E-Mail-Text und der Dateiname des Ausdrucks im Anhang der E-Mail festgelegt werden.

Wird unter LOHN → Weitere Funktionen → Informationsabrechnung → Ausdruck → "Informationsabrechnung drucken" der Ausdruck der Informationsabrechnung gestartet, dann lässt sich im Druckvorschau-Fenster die Auswertung archivieren oder per E-Mail versenden.