Unbezahlter Urlaub
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Allgemeines
In diesem Dokument wird auf die Abrechnung und die Unterschiede bei unbezahltem Urlaub eingegangen.
Sozialversicherung
Die Dauer des unbezahlten Urlaubs ist ausschlaggebend, ob der Dienstnehmer von der Sozialversicherung abgemeldet werden muss oder eine Änderungsmeldung mit Korrektur der Betrieblichevorsorge zu senden ist.
Bei Dauer von über einem Monat
Die Pflichtversicherung endet mit dem letzten entgeltpflichtigen Tag vor dem unbezahlten Urlaub. Der Dienstnehmer ist beim zuständigen Krankenversicherungsträger mit dem entsprechenden ÖGK-Abmeldegrund abzumelden und mit dem ersten entgeltpflichtigen Tag nach dem unbezahlten Urlaub wieder anzumelden.
Das Dienstverhältnis kann aber auch in beiderseitigem Einvernehmen beendet werden. In diesem Fall wird das Dienstverhältnis mit der Funktion Austritt arbeitsrechtlich beendet.
Bei Dauer bis zu einem Monat
Die Pflichtversicherung besteht weiter. Der Dienstnehmer bleibt angemeldet.
Als allgemeine Beitragsgrundlage (§ 47 lit. a ASVG) zählt jener Betrag, der bei normaler Arbeit in der gleichen Zeit zugestanden hätte.
Die Beiträge sind zur Gänze vom Dienstnehmer zu tragen: KV, UV, PV, AV und SW.
Lediglich IE und NB gehen weiterhin zu Lasten des Dienstgebers. KU, LKU und WF entfallen (LKU ist in der Steiermark und in Kärnten vom DN zu leisten).
Hinweis
 | Beachten Sie, dass nur ganze unbezahlte Urlaubstage in der Sozialversicherung möglich sind. Fehlt ein Mitarbeiter einen halben Tag unentschuldigt, dann sollte intern abgeklärt werden, ob hier ein ganzer unbezahlter Urlaubstag angesetzt werden kann oder einfach das Zeitguthaben oder der Urlaubsstand entsprechend minimiert wird. Gebrochene unbezahlte Urlaubstage, das heißt nicht ganze unbezahlte Urlaubstage, sind in der Sozialversicherung nicht bekannt und können im Nachhinein Clearingfälle auslösen. |
Lohnsteuer
Der unbezahlte Urlaub bewirkt eine niedrigere Bemessungsgrundlage – es bleibt jedoch bei einem monatlichen Lohnzahlungszeitraum. Gegebenenfalls ist ein Freibetrag laut Mitteilung gem. § 63 EStG voll zu berücksichtigen. Die Höhe einer eventuellen Pendlerpauschale ist aufgrund der anfallenden Pendlertage zu ermitteln.
BV, DB, DZ und Kommunalsteuer
BV, DB, DZ und Kommunalsteuer entfallen für unbezahlten Urlaub gänzlich.
Ab 2025 ist eine Änderungsmeldung für unbezahlten Urlaub kürzer als einen Monat wegen der Betrieblichen Vorsorge an die ÖGK zu übermitteln. Da das Beginn- und Ende-Datum des unbezahlten Urlaubs ansonsten im Programm nicht erfasst werden, muss die Meldung manuell erstellt werden.
In Abrechnungskontrollen drucken wird ein Hinweis angezeigt, wenn die Lohnart für unbezahlten Urlaub abgerechnet wird. Der Hinweis wird selbst dann angedruckt, wenn die Meldung bereits erstellt bzw. übermittelt worden ist.
Lohnarten
Lohnart 7180 unbezahlter Urlaub
Zur Abrechnung eines unbezahlten Urlaubs kürzer als ein Monat steht die Lohnart "7180 - unbezahlter Urlaub" zur Verfügung.
Beachtenswert sind hier die Einstellungen am Reiter "Name, Bruttoerfassung" im Feld Eingabe Tage mit der Ausprägung "Ja (unbezahlter Urlaub)" und am Reiter "Pflichtigkeit" das Feld SV mit der Ausprägung "Unbezahlter Urlaub".
Lohnart 7181 "unbezahlter Urlaub Korrektur"
Die Lohnart 7181 "unbezahlter Urlaub Korrektur" ist von den Pflichtigkeiten und sämtlichen anderen Einstellungen eine Kopie einer Lohnart für den laufenden Grundbezug (z. B. Lohnart "1000 - Gehalt"). Der einzige Unterschied ist im Feld Vorzeichenveränderung. Hier ist bei der Korrektur-Lohnart die Ausprägung "Ja (immer negativ)" eingestellt, sodass sich der laufende Grundbezug mit der Korrekturlohnart ausgleicht.
Diese Lohnart ist nur im Bedarfsfall zu erfassen und allenfalls bei einem unbezahlten Urlaub kürzer als einen Monat.
Hinweis
| Die Lohnart 7181 "unbezahlter Urlaub Korrektur" darf ausschließlich nur dann verwendet werden, wenn bei unbezahltem Urlaub der Grundbezug nicht nach Kalendertagen berechnet wird (zb. bei einem Stundenlohn). |
Abrechnung
Bei Dauer von über einem Monat
Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat, muss der Dienstnehmer abgemeldet und ruhend gestellt werden. Die Funktion Aktiv - Ruhend kann dabei entweder im Dienstnehmerstamm oder in der Bruttoerfassung gestartet werden.
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → gewünschten Dienstnehmer markieren → rechte Maustaste ODER Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Aktiv - Ruhend
LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → aktives Dienstverhältnis auswählen → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Aktiv - Ruhend
Als Ruhendstatus wählen Sie die Ausprägung "Unbezahlter Urlaub länger als 1 Monat" und als ÖGK-Abmeldegrund die Nummer "11 - Länger als 1 Monat währender unbez. Urlaub". In die Felder Von Datum und Bis Datum tragen Sie die Dauer des unbezahlten Urlaubs ein.
Beim Ausführen der Funktion wird automatisch ein neues Dienstverhältnis für die Ruhendzeit angelegt und eine Abmeldung mit Ende Entgelt für die Übermittlung an die ÖGK erstellt.
Achtung!
 | Wenn der unbezahlte Urlaub (über einen Monat) bis zum Ende des Kalenderjahres reicht oder der Dienstnehmer im laufenden Jahr nicht mehr zurückkehrt: Setzen Sie das Feld LSt SZ Rollung § 77 (4) lit. a auf den Monat der letzten aktiven Abrechnung.  Standardmäßig ist dieses Feld auf "automatisch" eingestellt, was bedeutet, dass bei einem Austritt oder spätestens im Dezember das Kontrollsechstel ermittelt und ggf. die Lohnsteuer-Sonderzahlungsrollung gemäßt § 77 Abs. 4 lit. a EStG ausgelöst wird. |
In diesem neuen Dienstverhältnis mit Ruhendstatus "unbezahlter Urlaub" wird die Lohnart "7180 - unbezahlter Urlaub" nicht abgerechnet.
Da auf dem ruhenden Dienstverhältnis kein laufender Grundbezug abgerechnet wird, darf die Lohnart "7181 - unbezahlter Urlaub Korrektur" natürlich ebenfalls nicht abgerechnet werden.
Nichtsdestotrotz wird im Zuge der Lohnartenaktivierung automatisch die Systemlohnart "7508 - Sonstige Ruhezeit" in die Bruttoerfassung erstellt, sodass der Abrechnungsstatus "U" korrekt geschrieben wird.
Hinweis
| Wird im ruhenden Dienstverhältnis weiterhin ein Sachbezug gewährt, ist die verwendete Sachbezugslohnart anzupassen. Im Lohnartenstamm beim Feld "Fix/Variabel" muss die Ausprägung "Fixe Lohnart (auch in Ruhend)" oder "Variable Lohnart (auch in Ruhend)" hinterlegt werden. |
Kehrt der Dienstnehmer vom unbezahlten Urlaub zurück, muss das Dienstverhältnis mit der Funktion "Ruhend - Aktiv" wieder aktiviert werden.
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → gewünschten Dienstnehmer markieren → rechte Maustaste oder Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Ruhend - Aktiv
LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → aktives Dienstverhältnis auswählen → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Ruhend - Aktiv
Kontrollieren Sie die ELDA-Meldungen am Reiter ELDA im Programm Dienstnehmer.
Bei Dauer bis zu einem Monat
Bei einer Dauer von bis zu einem Monat ist der unbezahlte Urlaub in der Bruttoerfassung mit der Lohnart 7180 "unbezahlter Urlaub" zu erfassen.
Wird die Lohnart erfasst, erfolgt zuerst die Abfrage nach den Tagen. Hier geben Sie die Tagesanzahl ein, für die der Dienstnehmer den unbezahlten Urlaub konsumiert hat. Anschließend erfassen Sie den vollen Betrag. Die Aliquotierung erfolgt automatisch im Zuge der Bestätigung.
In der Bruttoerfassung bleiben sowohl die SV-Tage, als auch die LSt-Tage auf "30". Die Kalendertage verändern sich entsprechend der Erfassung der Tage bei der Lohnart 7180. Erfolgt die Aliquotierung nach Kalendertagen, wird auch der Grundbezug automatisch aliquotiert.
Der Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung (ohne Umlagen) wird automatisch dem Dienstnehmer zugerechnet. Die Berechnung kann mit der Funktion Netto-Vorschau nachvollzogen werden.
Hinweis
| Ist eine Aliquotierung nach SV-Tagen für den laufenden Grundbezug vorgesehen (die Einstellung erfolgt im Kollektivvertrag am Reiter "Allgemein" im Feld Aliquotierung und kann auch direkt bei den Lohnarten übersteuert werden), muss zusätzlich zur Lohnart 7180 "unbezahlter Urlaub" die Lohnart 7181 "unbezahlter Urlaub Korrektur" erfasst werden, die den laufenden Grundbezug korrigiert. Wird der laufende Grundbezug entsprechend den Kalendertagen aliquotiert bzw. bereits gekürzt erfasst (z. B. Stundenlohn), dann darf die Lohnart 7181 "unbezahlter Urlaub Korrektur" nicht abgerechnet werden, da es sonst zu einer doppelten Korrektur kommen würde. |
Aliquotierung nach SV-Tagen
Beispiel
 | Da die SV-Tage nicht aliquotiert werden dürfen und deshalb auch keine automatische Gehaltskürzung vorgenommen werden kann, muss in der Bruttoerfassung zusätzlich die Lohnart 7181 "unbezahlter Urlaub Korrektur" mit dem entsprechenden Betrag eingegeben werden.  Die Lohnart ist wie ein laufender Bezug gesteuert und vermindert somit das Brutto, die SV-, LSt-, BV-, DB-, DZ- und KommSt-BMGL um den erfassten Betrag.  Die Berechnung der SV erfolgt wie im oben angeführten Beispiel. |
Hinweis
| Die Lohnart 7181 "unbezahlter Urlaub Korrektur" kann an die Lohnart 7180 "unbezahlter Urlaub" gekoppelt werden. Menüaufruf: LOHN → Stammdaten → Lohnarten → gewünschte Lohnart mit doppelklick bestätigen → Reiter "Koppelung"   |
Sonderfall: DG übernimmt DN SV-Anteile bei unbezahlten Urlaub kürzer als 1 Monat
In desem Fall handelt es sich um eine frewillige Besserstellung des Dienstnehmers, wodurch sich ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis ergibt. Dementsprechend muss für einen solchen unbezahlten Urlaub die Pflichtigkeit der Sozialversicherung auf der abzurechnenden Lohnart so eingestellt werden, dass der Dienstgeber die Dienstnehmer-Anteile übernimmt.
Diese Übernahme der SV-Anteile des unbezahlten Urlaubs vom Dienstnehmer stellt einen Vorteil aus dem Dienstverhältnis dar und muss in Folge dessen wie ein Sachbezug mit einer eigenen Korrekturlohnart zusätzlich berücksichtig werden. Es werden somit zur Abrechnung zwei neue Lohnarten benötigt. Im nachfolgende Beispiel wird eine solche Abrechnung deatilliert beschrieben.
Achtung!
| Da solche freiwilligen Vereinbarungen auf verschiedenste Art und Weise verfasst werden können, können auch hier nicht alle Varianten berücksichtig werden. Es wird mit dem nachfolgenden Beispiel lediglich veranschaulicht, wie prinzipiell vorgegangen werden kann. Die Einstellung der Pflichtigkeiten dieser neuen Lohnarten obliegt auf jeden Fall dem Anwender. |
Beispiel
| Es wird im Dienstvertrag vereinbart, dass der Dienstgeber sich bereit erklärt die für den Zeitraum des unbezahlten Urlaubs zu zahlenden gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge (sowohl Dienstnehmer- als auch Dienstgeber-Beiträge) zur Gänze zu übernehmen. Dem Dienstnehmer werden im Juli 10 Tage unbezahlten Urlaubs genehmigt. Wie schon weiter oben erwähnt, werden für die Abrechnung zwei neue Lohnarten benötigt: LA 7185 "Unbezahlter Urlaub DG übern. DN SV-Anteil" Es gelten weiterhin die gleichen Bestimmungen, wie bei einem normalen unbezahlten Urlaub kürzer als ein Monat. Hier übernimmt normaler Weise der DN den DG Beitrag, ohne IE. Des weiteren entfallen die AK und die WF für den SV-Beitrag des unbezahlten Urlaubs. Im Fall einer Sondervereinbarung kann die Lohnart 7180 "unbezahlter Urlaub" im LOHN → Stammdaten → Lohnarten mit der Funktion Lohnarten kopiert und auf eine beliebige freie Nummer übertragen werden. In diesem Beispiel wird die Nummer 7185 gewählt. Es wird empfohlen sich im gleichen Nummerkreis zu bewegen, wie die zu kopierende Lohnart. So sind die Lohnarten für den unbezahlten Urlaub ab 7180 angesiedelt.  Folgende Anpassungen müssen an der neuen Lohnart 7185 "Unbezahlter Urlaub DG übern. DN SV-Anteil" vorgenommen werden: Reiter "Name, Bruttoerfassung": Bezeichnung: Unbezahlter Urlaub DG übern. DN SV-Anteil Reiter "Pflichtigkeiten": SV: Laufender Bezug SV-Zahlender: DG übernimmt DN-Anteil ohne KU/WF  LA 7186 "Korrektur unbezahlter Urlaub DN SV-Anteil" Da aus dieser Vereinbarung ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis entsteht, wird nun eine Korrekturlohnart benötigt. Für diesen Zweck kann die Lohnart 7181 " unbezahlter Urlaub Korrektur" kopiert und auf eine beliebige Nummer übertragen werden. In diesem Beispiel wird die Nummer 7186 gewählt. Diese Lohnart soll den Vorteil aus dem Dienstverhältnis, in diesem Zusammenhang den SV-Anteil welchen der DG übernimmt, ausgleichen. Ähnlich einer Sachbezugslohnart muss daher an der Lohnart folgende Änderungen vorgenommen werden: Reiter "Name, Bruttoerfassung": Bezeichnung: Korrektur unbezahlter Urlaub DN SV-Anteil Eingabe Betrag: Ja Vorzeichenveränderung: Nein Reiter "Pflichtigkeit": Lohnsteuer (gem. EStG): LSt lfd. SV: Laufender Bezug SV-Zahlender: DN, DG jeweils Brutto: Nein  Abrechnung Juli:
 
 * Wohnbauförderungsbeitrag (WF) für Wien beträgt: 0,5% + 0,25%  |
Änderungsmeldung für unbezahlten Urlaub
Mit einer Änderungsmeldung wird der ÖGK bekannt gegeben, dass für den Zeitraum des unbezahlten Urlaubs keine Betriebliche Vorsorge anfällt.
Bei der Erstellung der Änderungmeldung ist in den Feldern Änderungsdatum und Änderungsdatum bis der Zeitraum anzugeben, für den keine Betriebliche Vorsorge zusteht. Das Feld Betriebliche Vorsorge ist auf "Nein" zu stellen.
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer→ gewünschtes Dienstverhältnis markieren → Reiter ELDA → "+" oder rechte Maustaste → NEU
