FAQ Kostenstammdaten
Grundlegende Informationen zu den Kostenstammdaten finden Sie unter Kostenstammdaten.Warum sehe ich eine Kostennummer nicht und kann diese auch nicht neu anlegen?
Wenn eine Kostennummer fehlt und beim Versuch, diese Kostennummer anzulegen, die Meldung kommt, dass diese bereits vorhanden ist, und die Kostennummer trotzdem nicht ersichtlich ist, dann kann das verschiedene Ursachen haben.
Es ist zu kontrollieren, ob ein Endedatum hinterlegt worden ist. Dazu kann in den Kostenstammdaten unter "Ansicht" auf die abgelaufenen Kostennummern umgeschaltet werden:
Sollte die gesuchte Kostennummer in dieser Liste aufscheinen, kann diese durch die Entfernung oder Anpassung des Endedatums wieder zur weiteren Verwendung aktiviert werden. Eine Kostennummer gilt in einem Jahr als aktiv, wenn kein Endedatum vorhanden ist oder das Endedatum innerhalb oder erst nach Ende des jeweiligen Wirtschaftsjahres liegt.
Liegt es nicht an einem hinterlegten Endedatum, dann könnten auch noch Datenbesitzergruppen vorhanden sein. Ist auf einer Kostennummer ein "Datenbesitzer für Ansehen" hinterlegt, können nur mehr die Benutzer, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, und Benutzer mit Vollzugriff die Kostennummer sehen.
Die Datenbesitzergruppe kann durch einen User mit Vollzugriff am Kostenstamm entfernt oder muss entsprechend angepasst werden.
Wie kann man fehlende Kostennummern aus dem Vorjahr oder einer anderen Kostenrechnung in die jeweilige Kostenrechnung übernehmen?
Fehlt im laufenden Jahr eine Kostennummer, die im Vorjahr existiert, kann diese in den Kostenstammdaten mit der Funktion Übernahme aus Standard vom Vorjahr ins laufende Jahr übernommen werden. Ebenso können Kostennummern von einer anderen Kostenrechnung mit dieser Funktion in Ihre Kostenrechnung übernommen werden.
Wie kann ich eine Kostennummer (z. B. Kostenstelle oder Kostenträger) kopieren?
Einstieg: Stammdaten → Kostenstammdaten.
Stellen Sie sich auf die Kostennummer (z. B. Kostenstelle), die Sie kopieren möchten. Starten Sie nun unter den "Weiteren Funktionen" (drei schwarze Punkte rechts oben) → Extras → Duplizieren:
Es wird das Neuanlagefenster geöffnet, in dem die Informationen der ursprünglichen Kostennummer enthalten sind. Vergeben Sie nun eine neue Kostennummer und ändern Sie gegebenfalls einzelne Felder (z. B. Kostenbezeichnung). Danach speichern Sie die neue Kostennummer ab.
Was macht das Kennzeichen "Kost-Evidenz" im Kostenstamm?
Das Feld "Kost-Evidenz" ist unter Stammdaten → Kostenstammdaten auf den einzelnen Kostennummern zu finden. Hier kann eingestellt werden, wie sich die Kostennummer beim Buchen, Auswerten, bei der Anzeige in der Suchroutine oder in der Planung verhalten soll:
Hier kann eingestellt werden, wie sich die Kostennummer beim Buchen, Auswerten, bei der Anzeige in der Suchroutine oder in der Planung verhalten soll.
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Wie kann man Kostennummern abschließen bzw. abgeschlossene Kostenstellen wieder aktivieren?
Werden Kostennummern (z. B. Projekte als Kostenträger ...) nicht mehr benötigt, empfehlen wir Ihnen, diese mithilfe des Endedatums abzuschließen. Füllen Sie dazu unter Stammdaten → Kostenstammdaten in den entsprechenden Kostennummern das Feld "Endedatum" aus. Ist das Endedatum kleiner als der Beginn des Wirtschaftsjahres, werden die Kostennummern inaktiv (grau) dargestellt.
In der Buchhaltung kann standardmäßig nach dem Endedatum nicht auf die inaktive Kostennummer gebucht werden. Da keine taggenaue Prüfung erfolgt, kann zusätzlich über das Kost-Evidenz-Kennzeichen eingestellt werden, dass mit dieser Kostennummer nicht mehr gebucht werden kann.
Im Reporting und bei Ausdrucken werden abgelaufene Kostennummern angezeigt, sobald Werte vorhanden sind (im lfd. Jahr oder in Vorjahren). Sollen abgelaufene Kostennummern bei den Auswertungen nicht mehr gedruckt werden, kann das Kost-Evidenz auf "nicht auswerten" gesetzt werden.
Bei der Jahresübernahme werden Kostennummern, deren Endedatum kleiner als der Beginn des Wirtschaftsjahres im neuen Jahr ist, als inaktiv dargestellt, um den Vorjahresvergleich durchführen zu können. Voraussetzung dafür ist, dass der Parameter unter KORE Parameter → Jahresübernahme → "Allgemein - je Kostentyp" auf "0 - Stammdaten werden übernommen, aber inaktiv angezeigt" gesetzt ist (Standardeinstellung).
Möchten Sie abgeschlossene Kostennummern wieder aktivieren, können Sie diese über Ansicht → Abgelaufene Kostennummer wieder einblenden und das Endedatum entfernen.
Achtung!
 | Wir empfehlen Ihnen, Kostennummern nicht zu löschen, sondern mit dem Endedatum auf inaktiv zu setzen. Werden Kostennummern unwiderruflich gelöscht und sind im Vorjahr noch Buchungen auf den Kostennummern vorhanden, werden diese in der aktuellen KORE in VJ-Vergleichen nicht mehr berücksichtigt! Nur Kostennummern, die nicht mehr für Vorjahresvergleiche benötigt werden, sollen gelöscht werden! |
Wie kann man die Kostennummern ändern, umspielen oder zusammenspielen?
In den Kostenstammdaten gibt es dazu die Funktionen Kostennummer ändern und Kostennummer ändern (mehrfach).
Nähere Information dazu finden Sie in der Onlinehilfe Kostennummer ändern.
Was bedeuten die Symbole "grünes Häkchen" 
und "rotes x" 
bei den Kostennummern?
Die Symbole "grünes Häkchen und rotes x" in den Kostenstammdaten deuten auf eine hinterlegte Datenbesitzergruppe hin. Ist man für etwas lt. Datenbesitzer nicht berechtigt und fährt mit der Maus über das Symbol (rotes x), ist ersichtlich, welche Datenbesitzer hinterlegt worden sind. Das grüne Häkchen bedeutet, dass eine Datenbesitzergruppe hinterlegt ist, man jedoch über alle Berechtigungen verfügt. Eine Kombination verschiedener Datenbesitzer ist auch möglich.
Folgende Einstellungsmöglichkeiten bezüglich der Datenbesitzer stehen in den Kostenstammdaten zur Verfügung:
| Datenbesitzer für Ansehen | Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostennummern einzeln für die nicht zugeordneten User zum Ansehen gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die Kostennummer weder im Programm "Kostenstammdaten" noch in den Suchroutinen, bei den Auswertungen oder in der Planung. |
| Datenbesitzer für Auswerten | Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostennummern einzeln für die nicht zugeordneten User zum Auswerten gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die Kostennummer in den Kostenstammdaten. Diese kann aber nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Bei den Auswertungen wird die Kostennummer aber nicht berücksichtigt. In der Planung sehen nicht berechtigte Benutzer die Kostennummer nicht. |
| Datenbesitzer für Bearbeiten | Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostennummern einzeln für die nicht zugeordneten User zum Bearbeiten gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die Kostennummer zwar und können diese auch auswerten, sie sind aber zum Bearbeiten der Stammdaten gesperrt. In der Planung können nicht berechtigte Benutzer jedoch Planwerte erfassen oder ändern. |
| Datenbesitzer für Buchen | Über eine Datenbesitzergruppe "Buchen" können die Kostennummern einzeln für die nicht zugeordneten User zum Buchen gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die Kostennummer zwar, können diese jedoch beim Buchen nicht erfassen. In der Planung können nicht berechtigte Benutzer jedoch Planwerte erfassen oder ändern. |
| Datenbesitzer für Planen | Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostennummern einzeln für die nicht zugeordneten User zum Planen gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die Kostennummern zwar in der Planung, können die Planwerte auf den gesperrten Kostennummern jedoch nicht verändern. Durch Sperrsymbole und in den Nebenrechnungen wird die Sperre angezeigt:  |
Wie können Kostennummern automatisch angelegt werden (z. B. Projekte sollen automatisch auch als Kostenträger angelegt werden)?
Die automatische Anlage von Kostennummern kann mithilfe einer Kostentypenfindung erfolgen. Mit der Kostentypenfindung können Stammdaten aus anderen Paketen in der Kostenrechnung automatisch als Kostentyp angelegt werden. So können beispielsweise Projekte, Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter, Artikel … automatisch auch als Kostennummer angelegt werden.
Warum funktioniert die automatische Anlage von Kostenstammdaten nicht?
Grundsätzlich werden die neuen Kostennummern immer in der als aktuell gekennzeichneten Kostenrechnung angelegt. Um kontrollieren zu können, ob die Stammdaten tatsächlich nicht angelegt werden, ist die aktuelle Kostenrechnung zu überprüfen. Im Fenster für die Kostentypenfindung ist die Ziel-KORE = aktuelle KORE ersichtlich:
Sind die Kostennummern auch in der Ziel-Kostenrechnung nicht vorhanden, so sind die generellen Einstellungen für die Kostentypenfindung inkl. möglicher Parametereinstellungen zu überprüfen. Details zur richtigen Anlage und Musterbeispiele finden Sie im Dokument Kostentypenfindung. Die Kostentypenfindung muss zusätzlich auf "aktiv" gestellt sein und in der Kostenstammkontrolle muss eine Ausprägung "mit automatischer Neuanlage" gewählt sein.
Wie kann man über mehrere Kostenrechnungen die gleichen Kostennummern verwenden?
Werden für mehrere Finanzbuchhaltungen einzelne Kostenrechnungen geführt, die grundsätzlich die gleichen Kostenstammdaten haben sollen, kann zur Vereinfachung der Wartung eine Kostenstammverteilung eingerichtet werden.Warum funktioniert der Import der Kostennummern nicht?
Ein erfolgreicher Import erfordert die Anpassung der Feldauswahl im Vorschaufenster. Die in der Vorschau angezeigten Spalten müssen mit der Reihenfolge der Spalten im Importfile übereinstimmen. Über die Feldauswahl kann dies angepasst werden.
Zusätzlich dürfen sich in den jeweiligen Feldern keine zu langen oder falschen Werte befinden (z. B. in ein numerisches Freifeld können keine alphanumerischen Informationen importiert werden).
Ein häufiger Fehler ist auch die Information im Feld "Kostentyp". Hier wird ein Wert von 1-5 erwartet:
1 - Kostenstelle
2 - Kostenträger
3 - Abteilung
4 - Dimension
5 - Geschäftsbereich
Nähere Information dazu finden Sie in der Onlinehilfe unter Kostenstammdaten → Import Kostenstammdaten.
Wie können Kostennummern alphanumerisch angelegt werden?
Um Kostennummern alphanumerisch anlegen zu können, muss in der Kostenrechnung unter Stammdaten → Firmen- und KORE-Stammdaten am jeweiligen KORE-Jahr die entsprechende Einstellung für den betreffenden Kostentyp gewählt werden (z. B. Alphanumerische Kostenstellen = Ja):
Sollte bei der Aktivierung eine Meldung kommen, dass das Aktivieren nicht möglich ist, da bereits Kostennummern vorhanden sind, dann ist unter gewissen Umständen eine Aktivierung trotzdem möglich. Für diese nachträgliche Aktivierung muss in den Firmen- und KORE-Stammdaten, wenn das betroffene Jahr angewählt ist, unter den Funktionen "Kostentyp numerisch/alphanumerisch ändern" gewählt werden.
Details zur Funktion und den Voraussetzungen finden Sie in der Onlinehilfe Kostentyp: numerisch/alphanumerisch ändern.
Wie kann eine Kostennummer (z. B. Abteilung) bei einer anderen Kostennummer (z. B. Kostenstelle) fix oder als Vorschlag hinterlegt werden?
Für die Hinterlegung von Abteilung, Dimension oder Geschäftsbereich auf Kostenstellen oder Kostenträgern stehen unter Stammdaten → Kostenstammdaten folgende Felder zur Verfügung:
- Abt fix/Vorschlag
- Abt Vorschlag
- Dim fix/Vorschlag
- Dim Vorschlag
- GBR fix/Vorschlag
- GR Vorschlag
Beispielsweise soll auf der KST 10 fix die Abteilung 10 hinterlegt werden:
| Bei Kostenstellen und Kostenträgern kann eine Abteilung entweder fix oder als Vorschlag in Verbindung mit dem Feld "Abt Vorschlag" hinterlegt werden. Wird die Abteilung fix hinterlegt, wird sie im Zuge der Übernahme in sämtliche Buchungen (auch rückwirkend!) geschrieben, egal, ob in der ursprünglichen Buchung eine abweichende oder keine Abteilung mitgegeben wurde. Ist die Abteilung als Vorschlag hinterlegt, so wird, wenn folgender Parameter aktiviert ist, die Abteilung in die Buchungen bei der Übernahme übernommen, wenn in der Buchung keine Abteilung erfasst wurde: Um auch bei den Kostentypen Dimension und Geschäftsbereich Vorschläge oder Fixierungen für die Abteilung hinterlegen zu können, muss folgender Parameter aktiviert werden: Wird die Abteilung als Vorschlag hinterlegt, wird sie bei einer Buchung in der FIBU vorgeschlagen. Hinweis
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| Abt Vorschlag | In Verbindung mit dem Feld "Abt fix/Vorschlag" kann hier eine Abteilung fix oder als Vorschlag hinterlegt werden. |
Möchten Sie auch bei der Abteilung, Dimension und beim Geschäftsbereich Vorschläge oder Fixierungen hinterlegen, muss folgender Parameter aktiviert werden:
KORE Parameter→ Allgemein → Kostentypen → Kostennummern Fixierung/Vorschlag = 2
Mit diesem Parameter wird eingestellt, ob Kostennummernfixierungen nur auf Kostenstellen und Kostenträger (Standard) oder auch auf allen anderen Kostentypen (Abteilung, Dimension und Geschäftsbereich) hinterlegt werden können. 1 - Nur KST/KTR (Standard) 2 - Zusätzlich ABT, DIM und GBR |
 | Siehe auch: |