Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern der Poststückanlage:

Absender
In diesem Feld können Sie jene Person hinterlegen, die das Poststück erhält (Empfänger) bzw. von der das Poststück geschickt wurde (Absender). Standardmäßig wird in diesem Feld die im Feld Kunde/Lieferant hinterlegte Person vorgeschlagen, dieser Vorschlag kann von Ihnen aber jederzeit mit einer anderen Person überschrieben werden.
 
Dieses Feld kann auch automatisch durch die Hinterlegung einer Fristart mit dem Finanzamt, Firmenbuchgericht oder der Gebietskrankenkasse des Kunden befüllt werden. Welche dieser drei Institutionen übernommen wird, müssen Sie auf der Fristart im Feld Übernahme in Abs./Empf. definieren.
Absendername
In diesem Feld wird der Name der im Feld Absender/Empfänger hinterlegten Person bzw. Institution vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann aber jederzeit mit dem von Ihnen gewünschten Namen überschrieben werden.
Abteilungsleitung
In diesem Feld können Sie den Abteilungsleiter eintragen, dem das Poststück bzw. die daraus erzeugte Frist zugeordnet werden soll. Sollten Sie zur hinterlegten Person im Feld Kunde/Lieferant einen Abteilungsleiter in den Personenstammdaten hinterlegt haben, wird dieser hier vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann von Ihnen aber jederzeit mit einem anderen Abteilungsleiter überschrieben werden.
Adressm.
In diesem Feld können Sie die für das Poststück angefallenen Kosten der Adressmaschine eintragen. Diese Kosten können dann in die LEA über die Zeilenverrechnung übernommen werden. Die Kosten für die Adressmaschine werden in der LEA mit den Portokosten zusammengezählt und auf einer Position dargestellt. Detaillierte Informationen zum Import der Postkosten in die LEA erhalten Sie in der Themendokumentation Postkosten über LEA weiterverrechnen.
Bar
In diesem Feld können Sie die für das Poststück angefallenen Barauslagen eintragen. Diese Barauslagen können über die Zeilenverrechnung in die Leistungserfassung übernommen werden. Detaillierte Informationen zum Import der Postkosten in die LEA erhalten Sie in der Themendokumentation Postkosten über LEA weiterverrechnen.
Benachrichtigung an
In diesem Feld können Sie jene Mitarbeiter hinterlegen, die beim Speichern dieses Poststücks in Form einer Aufgabe informiert werden sollen. Mit Klick auf das F8-Symbol vor dem Feld 1087148043000600064.png öffnet sich das Fenster Mitarbeiter zuordnen, in dem Sie die gewünschten Mitarbeiter zuordnen können. Die Anlage der Aufgaben erfolgt immer automatisch im Hintergrund ohne Dialog.

Hinweis
Hinweis.png
Wenn Sie den Parameter Mitarbeiterzuordnung speichern aktivieren, werden die zuletzt zugeordneten Mitarbeiter gespeichert und sind beim nächsten Aufruf wieder verfügbar.


Betreff
In diesem Feld können Sie den Betreff für das Poststück eintragen. Diesen können Sie nach Ihren Vorstellungen vergeben, über das Diskettensymbol 1087147144002700032.png vor diesem Feld können Sie diesen speichern, um ihn bei einer folgenden Poststückerstellung wieder zu verwenden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Betreff.
Bezugsjahr
In diesem Feld können Sie das Bezugsjahr eintragen das auf den Leistungsdatensatz in die LEA übergeben werden soll.
Briefdatum
In diesem Feld können Sie das Briefdatum des Poststücks eingeben.
Datenbesitzer für Ansehen
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Dieses Poststück können dann nur jene Benutzer sehen, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind. Mittels des Parameters Übergabe Datenbesitzer für Ansehen an Frist können Sie steuern, ob die am Poststück eingetragene Datenbesitzergruppe auf die Frist übergeben werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Post → Allgemeine Einstellungen → Allgemein.
 
Dok
In diesem Feld können Sie bereits im Archiv abgelegte Dokumente einem Poststück zuordnen. Wenn Sie auf das F8-Symbol 1087147140002899968.png vor dem Feld klicken, öffnet sich das Fenster Dokumentenzuordnung, in dem Sie dann die gewünschten Dokumente dem Poststück zuordnen können. Sie haben auch die Möglichkeit in diesem Fenster neue Dokumente zu archivieren, um diese dann dem Poststück zuzuordnen.
Dokument
In diesem Feld können Sie ein Dokument hinterlegen, das im Zuge einer Poststückanlage gleich archiviert werden kann. Über den Parameter Automatische Archivierung können Sie definieren ob grundsätzlich eine Archivierung erfolgen soll und wenn ja ob diese mit oder ohne Archivierungsdialog erfolgen soll. Damit eine Archivierung ohne Dialog möglich ist, muss zusätzlich zu diesem Parameter noch eine Standardkategorie am Archiv hinterlegt sein. Auch den Abfragedialog des Archivstamms können Sie aktivieren bzw. deaktivieren. Wenn auch das Archiv automatisch ermittelt werden soll, müssen Sie ein Standardarchiv in den DMS-Parametern definieren.

Die beiden Post-Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Post → Allgemeine Einstellungen → Allgemein, den Parameter zur Einstellung des Standardarchivs finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → Standardarchiv.




EinschrNr
In diesem Feld können Sie die Einschreibenummer eintragen, wenn das Poststück eingeschrieben geschickt wurde. Weitere Informationen zum Umgang mit eingeschriebenen Poststücken erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Einschreibebuch.
Erst-Dat
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem dieses Poststück erstellt wurde.
Ersteller
In diesem Feld wird die User-ID des Mitarbeiters angezeigt, der dieses Poststück erstellt hat.
FC
In diesem Feld können Sie dem Poststück einen Farbcode zuweisen. Dieses Feld dient zur weiteren Kategorisierung von Poststücken mit Hilfe von verschiedenen Farben. Wenn Sie vor diesem Feld auf den blauen Pfeil 1087147147002200064.png klicken, wird die Farbcodetabelle angezeigt, aus der Sie einen auswählen können. Die Farbcodes mit der dazugehörigen Bezeichnung können Sie nach Ihren Wünschen anpassen.
Firma
In diesem Feld können Sie die Firma auswählen, unter der das Poststück angelegt werden soll. Standardmäßig wird Ihnen hier jene Firma vorgeschlagen, der die am Poststück hinterlegte Person angehört.
Freifeld 1
Dieses 255-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Fristart
In diesem Feld können Sie die Art der Frist festlegen, die durch das Erfassen des Poststücks angelegt wird. Nur wenn dieses Feld mit einer Fristart befüllt ist, wird auch eine Frist angelegt, detaillierte Informationen zu den Fristarten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fristarten.
 
Über den Parameter Fristanlage ohne Dialog können Sie steuern, ob nach dem Speichern des Poststücks ein Dialog für die Fristanlage geöffnet werden soll oder ob diese automatisch im Hintergrund angelegt werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Post → Allgemeine Einstellungen → Allgemein.
 


Hinweis
Hinweis.png
Wird die Fristart im Nachhinein bei einem bereits bestehenden Poststück erfasst und somit eine Fristneuanlage ausgelöst, wird auch das entsprechende Feld am Quotenfall aktualisiert. Voraussetzung ist, dass die Felder für die Fristerstellung (Frist, Posteingang bzw. -ausgang) und das Quotenfeld auf der Fristart definiert sind.

Gebühr
In diesem Feld können Sie die für das Poststück angefallenen Gebühren eintragen. Diese Gebühren können über die Zeilenverrechnung in die Leistungserfassung übernommen werden. Detaillierte Informationen zum Import der Postkosten in die LEA erhalten Sie in der Themendokumentation Postkosten über LEA weiterverrechnen.
Geschäftsführung
In diesem Feld können Sie die Geschäftsführung eintragen, der das Poststück bzw. die daraus erzeugte Frist zugeordnet werden sollen. Sollten Sie zur hinterlegten Person im Feld Kunde/Lieferant eine Geschäftsführung in den Personenstammdaten hinterlegt haben, wird diese hier vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann von Ihnen aber jederzeit mit einer anderen Geschäftsführung überschrieben werden.

Hinweis 
Hinweis.png
Wird hier eine Geschäftsführung hinterlegt und in diesem Zuge ein Dokument archiviert, wird dieser vom Poststück in das Feld Geschäftsführung am Dokument übergeben.
 
Die Geschäftsführung kann auch vom Leistungsumfang in der LEA ermittelt werden. Wenn Sie beim Suchen eines Mitarbeiters auf den Reiter "Zugeordnete Tätigkeitsgruppe" wechseln und eine übernehmen, wird die Geschäftsführung von dieser übernommen. Damit das funktioniert, muss zusätzlich der Parameter Übernahme Geschäftsführer auf 1- JA stehen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Post → Allgemeine Einstellungen → Allgemein.
 
GesellNr
In diesem Feld können Sie den Gesellschafter eintragen, den dieses Poststück betrifft.
Hauptfirma
In diesem Feld wird die Hauptfirma der Firmengruppe angezeigt, zu der das Poststück erfasst wurde.
Herkunft
In diesem Feld wird die Herkunft des Poststücks angezeigt. Wenn in diesem Feld folgendes Symbol 1089712580000300032.png angezeigt wird, haben Sie die Möglichkeit die Quelldaten über die Funktion Quelldaten öffnen aufzurufen.
Kat
Wenn Sie durch die Eingabe des Feldes "Dokument" eine Archivierung auslösen möchten, können Sie hier die entsprechende Dokumentenkategorie festlegen.
Key extern
Wird die Erzeugung eines Poststücks nicht direkt in der Post gestartet, sondern passiert aus einem anderen Programmteil (LEA - Honorarverrechnung), wird Ihnen in diesem Feld der externe Key des Poststücks angezeigt.
Kopien
In diesem Feld können Sie die Anzahl der Kopien eines Poststücks eintragen.
Kunde/Lieferant
In diesem Pflichtfeld müssen Sie einen Kunden bzw. Lieferanten eintragen, der von diesem Poststück betroffen ist. Über den blauen Pfeil 1087147144002899968_0.png vor dem Feld öffnet sich ein Fenster, in dem Sie aus allen in NTCS angelegten Kunden, Lieferanten sowie den Diversen Personen die gewünschte auswählen können. Über dieses Symbol vor dem Feld 1087147144002899968.png öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen nur jene Personen angezeigt werden, bei denen auch ein Finanzamt hinterlegt ist.
L-User
In diesem Feld wird die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der das Poststück zuletzt bearbeitet hat.
LEA
In diesem Feld wird angezeigt, ob die Postkosten des Poststücks bereits in die Leistungserfassung übernommen worden sind. Dieses Feld wird automatisch beim Import der Postkosten über das Schnittstellenprogramm Zeilenverrechnung gesetzt und kann von Ihnen manuell nicht verändert oder befüllt werden.

Das Häkchen wird im Feld auch gesetzt, wenn der CRM Parameter Postkosten ermitteln allgemein auf "durch BMD 5.5" gestellt ist und ein Poststück angelegt wird, auf dem keine Postkosten hinterlegt worden sind. Das Programm geht in diesem Fall davon aus, dass die Postkosten des Poststückes ausgehend von BMD 5.5 abgerechnet werden. Firmen(gruppen)bezogene oder eigene Einstellungen wirken sich hier nicht aus und das Häkchen wird in diesen Fällen auch niemals gesetzt.
LeistungLfdNr
In diesem Feld wird die Nummer der Leistung in der LEA angezeigt, dadurch können Sie erkennen, welche Leistung zu einem Poststück gehört.
Lfd. PostNr
In diesem Feld wird die laufende Nummer des Poststücks angezeigt, diese wird automatisch vergeben. Über den Parameter Ermittlung lfd. Postnummer können Sie steuern, ob die Poststücke mit 1 beginnend fortlaufend nummeriert werden sollen oder über einen von Ihnen definierten Nummernkreis. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Post → Allgemeine Einstellungen → Allgemein.
 
Matchcode
In diesem Feld können Sie den Matchcode des Poststücks erfassen. Standardmäßig wird der von Ihnen eingegebene Betreff automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können den Matchcode jederzeit überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.
Mitarbeiter
In diesem Feld können Sie den Mitarbeiter eintragen, der das Poststück bearbeitet hat bzw. dem die Frist zur Bearbeitung angelegt wird. Standardmäßig wird in diesem Feld der Mitarbeiter vorgeschlagen, mit dem Sie im NTCS eingeloggt sind. Wenn Sie im Feld Kunde/Lieferant eine Person hinterlegen, wird in dieses Feld der hinterlegte Sachbearbeiter in den Stammdaten der Person geladen. Die Mitarbeiterermittlung kann auch über das Feld Fristart beeinflusst werden. Wenn Sie auf der Fristart einen Zuständigkeitsbereich hinterlegt haben und in den Zuständigkeiten nach Kunde für diesen Bereich einen zuständigen Mitarbeiter definiert haben, wird dieser übernommen.
 
Das heißt, in diesem Feld wird zuerst der bei der ausgewählten Fristart hinterlegte Bereichszuständige vorgeschlagen, dann der Sachbearbeiter der Person und als letzte Rückfallebene wird die Mitarbeiternummer des im NTCS angemeldeten Benutzers ermittelt.
Mitarbeiter 2
In diesem Feld können Sie die Frist welche durch die Anlage eines Poststücks erzeugt wurde auf einen zweiten Mitarbeiter verteilen. Dazu müssen Sie zusätzlich den Parameter Frist an Mitarbeiter 2 verteilen stellen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten →  Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein.
 
Notiz
Hier können Sie eine Notiz zu diesem Poststück erfassen. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt.
Porto
In diesem Feld können Sie die für das Poststück angefallenen Portokosten eintragen. Diese Portokosten können über die Zeilenverrechnung in die Leistungserfassung übernommen werden. Detaillierte Informationen zum Import der Postkosten in die LEA erhalten Sie in der Themendokumentation Postkosten über LEA weiterverrechnen.
Postart
In diesem Feld können Sie die Art des Poststücks festlegen. Weitere Informationen zu den Postarten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Postarten.
Postdatum
In diesem Feld können Sie das Datum des Posteingangs, Postausgangs bzw. eines versandfertigen Poststücks angeben. Standardmäßig wird Ihnen hier das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, Sie können dieses aber jederzeit mit dem von Ihnen gewünschten Datum überschreiben.
Projekt
In diesem Feld können Sie das Projekt eintragen, mit dem dieses Poststück zusammenhängt.
S/B
In diesem Feld können Sie die Anzahl der Seiten oder Beilagen dieses Poststücks festhalten.
Sekretariat
In diesem Feld können Sie das Sekretariat eingeben, welches sich um die Betreuung des Poststücks kümmert.
Text
In diesem Feld können Sie einen weiteren Text zur Beschreibung des Poststücks eintragen.
Versandart
In diesem Feld können Sie die Art des Versandmediums festlegen. Über die Versandart können Sie zum Beispiel regeln, ob es sich um ein "Einschreiben" handelt oder welche Dauer für einen Posteingang bzw. Postausgang automatisch in eine Leistung der LEA übernommen werden soll. Detailliertere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Versandarten.
Workflow
In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit einen DMS-Workflow zu hinterlegen, welcher dann beim Speichern des Poststücks und bei der Archivierung des Dokuments gestartet wird. Dazu müssen Sie bei der Neuanlage eines Poststücks ein Dokument für die Archivierung im Feld Dokument auswählen, zu dem dieser Workflow beim Archivieren dann gestartet werden soll.

Hinweis
Hinweis.png
Der in diesem Feld hinterlegte DMS-Workflow zieht mit höherer Priorität, als der auf der Dokumentenkategorie im gleichnamigen Feld hinterlegte DMS-Workflow. Sollte jedoch auch auf der Fristart ein Workflow hinterlegt sein, wird dieser zusätzlich zum DMS-Workflow gestartet.

Erfolgt die Archivierung des Dokuments nach dem Speichern des Poststücks im Dialog, wird der am Poststück ausgewählte Workflow übergeben und Sie könnten diesen in der Beschlagwortungsmaske des Dokuments noch verändern.

Änd-Dat
In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des Poststücks angezeigt.