Firmen in der Zeiterfassung

Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte.

 Einen Überblick über alle wichtigen Themen in der Zeiterfassung erhalten Sie hier.

 

 Einen Überblick über alle häufig gestellten Fragen finden Sie unter FAQ und Lernvideos.

In diesem Dokument wird auf die Fragestellung "Was muss ich im Bezug auf die Zeiterfassung tun, wenn eine neue Firma angelegt wird in NTCS?" eingegangen.

Im wesentlichen gibt es zwei unterschiedliche Ausgangssituationen:

1. Führung einer Zeiterfassung mit bzw. innerhalb einer Firmengruppe

2. Zeiterfassung mit Einzelfirmenverwaltung ohne Firmengruppe

Diese Voraussetzungen, ob die Zeiterfassung innerhalb einer Firmengruppe erfolgt oder in separaten Einzelfirmen, gibt eine Weichenstellung ganz am Anfang (bei Anlage der Firma bzw. vor Anlage von Stammdaten und Bewegungsdaten) und kann später nicht einfach geändert werden!

Eine Firmengruppe wird standardmäßig so festgelegt, dass diese sozusagen als "Hülle" im System existiert. In dieser Firmengruppe werden dann eine oder mehrere Firmen zugeordnet.

In die Firmengruppe wird standardmäßig als erste Firma eine nicht operative Dummy-Firma zugeordnet, welche als Hauptfirma verwendet wird. Diese dient zum Speichern der zentralen Stammdaten.

In der Zeiterfassung sind zentrale Stammdaten im Prinzip alles, was die Zeiterfassung speziell betrifft, z. B. Buchungsarten, Arbeitszeitmodelle (Tages-, Pausen-, Wochen- und Schichtmodelle), Ausweise, Terminals, Bewertungsmodelle, Zeitbezugsarten, Rundungsmodelle, Planungsgruppen, aber auch Schnittstellen, Auswertungen/Ausdrucke u. v. m.

Hinweis 

Auch wenn momentan nur eine Firma verwendet wird, kann bereits mit einer Firmengruppe gearbeitet werden! Dies gilt insbesondere im Hinblick auf mögliche oder wahrscheinliche Eingliederungen oder eine Erweiterung auf zukünftige Firmen.

Hinweis 

Eine wichtige Ausnahme stellen die Mitarbeiterstammdaten (CRM bzw. LOHN Dienstnehmer) dar. Diese können auf der Hauptfirma verwaltet werden (standardmäßig in der NTCS), aber in Einzelfällen auch auf der jeweiligen operativen Firma (Dienstverhältnisfirma, ehemaliger Lohnklient).

Standardmäßig sollte die Anlage der Mitarbeiter auf der Hauptfirma erfolgen. Dies bietet mehrere Vorteile (z. B. firmenübergreifende Workflows, Auswertungen usw.).

Wichtig dazu ist der CRM Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma, welcher unbedingt firmenbezogen für die Firmengruppen-Nr. (standardmäßig Nr. 99) aktiviert werden muss. 

Die dezentrale Anlage von Mitarbeiterstammdaten auf der jeweiligen operativen Firma, also eben nicht unter der Hauptfirma (Dummy), hat eventuell Vorteile:

Diese Variante bietet aber auch einige schwerwiegende Nachteile, sodass ein Mitarbeiter nicht einfach so per Dienstverhältnis die Firma wechseln kann, sondern dies muss mit Neuanlage des Mitarbeiterstamms in der anderen Firma erfolgen. Ebenso sind firmenübergreifende Auswertungen, Workflows etc. nicht möglich.

In dieser Variante müsste der CRM Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma auf "Nein" gestellt werden.

Hinweis 

Eine spätere Trennung bzw. Herauslösung von Firmen aus einer Firmengruppe ist grundsätzlich möglich, jedoch mit einem gewissen Aufwand verbunden. Dies kann z. B. durch eine Datenbankkopie mit Löschung irrelevanter Daten oder durch einen XML-Export und Import in ein Zielsystem (NTCS) erfolgen.

Die Einzelfirmenverwaltung spielt standardmäßig z. B. für Steuerberater, unzusammenhängende Firmen oder ähnliche Konstellationen eine Rolle.

Hier haben die jeweiligen Firmen nichts miteinander zu tun. Es wird je Firma eine jeweils völlig eigene Zeiterfassung eingeführt.

Dazu werden sämtliche Stammdaten für die Zeiterfassung je Firma eingerichtet!

Achtung! 

Dies bedeutet auch bei späteren Wartungsarbeiten, dass alle Änderungen im System je Firma durchgeführt werden müssen!

Achtung! 

Diese Konzeption des Systems bedeutet, dass die Firmen nachträglich nicht in einer Firmengruppe fusioniert werden können! Dazu müsste die Zeiterfassung für einen künftigen Konzern erneut implementiert bzw. neu eingerichtet werden oder es müssten ggf. Stammdaten selektiert und in die Firmengruppe übernommen werden, was vom Aufwand her einer Neueinrichtung gleichkommt!

 Seitenanfang