Firmengruppe Zeiterfassung
Grundlegende Informationen zur BMD NTCS finden Sie unter Willkommen in der NTCS. Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte. Einen Überblick über alle häufig gestellten Fragen finden Sie unter FAQ und Lernvideos.Die Firmengruppe in der Zeiterfassung
In diesem Dokument wird auf allgemeine Themen und spezielle Konstellationen im Bezug auf die Zeiterfassung eingegangen.
Hier werden Informationen gesammelt die, wichtig zu beachten sind, wenn eine Zeiterfassung in NTCS in Verwendung ist.
Anmerkung: Die Zeiterfassung in der NTCS mit einer Einzelverwaltung der relevanten Firmen, ohne Firmengruppe, wird nur in Ausnahmefällen empfohlen, wie z. B. für Steuerberater, Dienstleister/Hosting, etc. Begründung: Eine getrennte Verwaltung bedeutet, dass jede Firma ihre eigene Zeiterfassung hat, also eigens implementiert und gewartet werden muss.
Stammdaten
Die Anlage und Verwaltung von Stammdaten für die Zeiterfassung erfolgt in der NTCS immer auf der Hauptfirma innerhalb einer Firmengruppe. In der Regel sollte dies eine nicht-operative Dummy-Firma sein (z. B. Nr. 98). Diese dient somit in der NTCS lediglich zum Speichern der zentralen Stammdaten.
In der Zeiterfassung sind zentrale Stammdaten im Prinzip alles, was die Zeiterfassung betrifft, z. B. Buchungsarten, Arbeitszeitmodelle (Tages-, Pausen-, Wochen- und Schichtmodelle), Ausweise, Terminals, Bewertungsmodelle, Zeitbezugsarten, Rundungsmodelle, Planungsgruppen, aber auch Schnittstellen, Auswertungen/Ausdrucke u. v. m.
Bewegungsdaten
Bewegungsdaten, also Zeitbuchungen, Zeitplanungen und berechnete Daten (z. B. Zeitsalden, Tagessummen etc.) werden immer auf der Mitarbeiterfirma gespeichert.
Standardmäßig sollte dies – je nach Einstellung des CRM Parameters Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma – ebenfalls die Hauptfirma sein. In Ausnahmefällen kann dies jedoch auch die jeweilige operative Firma sein, wenn der Parameter auf "Nein" gestellt wird und somit die Mitarbeiterstammdaten nicht zentral geführt werden.
Hinweis
 | Erfolgt die Mitarbeitererfassung nicht unter der Hauptfirma gemacht oder wird auf mehreren separaten Firmen/Zeiterfassungen gearbeitet, so ist es nötig, den CRM Parameter für das Aktivieren des Einstiegsfeldes "Firma" zu aktivieren. So kann in den ZEIT Programmfenstern dann beim Einstieg die jeweilige gewünschte Firma eingegeben werden, auf der man arbeiten möchte. |
Was ist für die Zeiterfassung speziell wichtig zu beachten?
Beachten Sie bitte, dass der Datentransfer zwischen der NTCS Zeiterfassung und Terminals (z. B. dormakaba, datafox etc.) für alle Mitarbeiter unterschiedlicher Firmen nur innerhalb einer Firmengruppe funktioniert. Das heißt, firmenübergreifendes Importieren von Buchungen und Exportieren von Ausweisen zu den selben Geräten ist nur möglich, wenn eine Firmengruppe existiert.
Dies gilt z. B. für etwaige Importe aus Fremdsystemen in die NTCS Zeiterfassung, z. B. CSV-Datenimporte für Zeitbuchungen, Zeitplanungen, Zeitsalden, Tagessummen o. Ä.).
Ebenso können und dürfen Bewertungen in einer Firmengruppe nur zentral in der Hauptfirma (standardmäßige Nr. 98) angelegt werden.
Was ist für paketübergreifende Vorgänge wichtig zu beachten?
Für die Paketverbindung zwischen der NTCS Zeiterfassung und anderen NTCS Systemen (z. B. Lohnverrechnung, Leistungserfassung, Reisekostenerfassung, Kostenrechnung, CRM, Bilanzierung, BDE (PPS/PEP)) ist es wichtig, folgende Gegebenheiten zu beachten.
Generell gilt, dass Daten aus anderen Paketen auf der Hauptfirma oder der Firma angelegt sein sollten, auf der auch der Mitarbeiter angelegt ist, wenn darauf gebucht werden soll.
Wenn die Mitarbeitererfassung unter der Hauptfirma zentral in der Firmengruppe erfolgt, so werden idealerweise die Daten aus den anderen Paketen z. B. auf der Hauptfirma angelegt oder auf der jeweiligen Dienstverhältnisfirma, wo der Mitarbeiter beschäftigt wird.
Bei Einzelerfassung (d. h,. die Mitarbeiter sind nicht zentral auf der Hauptfirma gespeichert, sondern auf der jeweiligen Beschäftigungs-/Dienstverhältnisfirma) sollten zu bebuchende Daten (z. B. eine Kostenstelle o. Ä.) auch entweder auf dieser (Mitarbeiter-)Firma oder der Hauptfirma gespeichert sein.
Sind die Daten bei Einzelverwaltung nicht auf der (Mitarbeiter-)Firma oder Hauptfirma, so kann dies zu Problemen führen.
Mögliche Paketverbindungen können z. B. wie folgt sein:
- ZEIT → LEA/PLE (Aus Zeitbuchungen werden Leistungsdatensätze.)
- LEA/PLE → ZEIT (Aus Leistungsdatensätzen werden Zeitbuchungen. Achtung: Dies ist eine sehr seltene Ausnahme!)
- ZEIT → LOHN (Zeitdaten werden monatlich in die Lohnverrechnung übergeben, z. B. Nichtleistungszeiten, Lohnarten, Gutstunden, Pendlertage, Telearbeitstage etc.)
- LOHN → ZEIT (Mitarbeiterstamm wird als Lohndienstnehmer angelegt sowie z. B. auch Lohnarten usw. Diese Daten können dann auch in der Zeiterfassung verwendet werden.)
- ZEIT → Reisekosten (Aus Zeitbuchungen können Beginn und Ende für Dienstreisen in die Lohnverrechnung in den Bereich Reisekostenverwaltung übernommen werden.)
- ZEIT → KORE (Zeitbuchungen können als KORE Buchungen übernommen werden und damit Kostentypen wie z. B. Kostenstellen belasten; Entlasungsbuchungen sind nicht möglich!)
- ZEIT → LEA/PLE → KORE (Dies ist der standardmäßige Ablauf, wenn alle drei Pakete in der NTCS verwendet werden.)
- ZEIT → BILANZ (Es können manuell Gutstunden von Zeitsalden in die Personalrückstellungen übernommen werden. Diest ist jedoch ein Sonderfall! Grundsätzlich sind Gutstunden in den LOHN zu übergeben!)
- ZEIT → LOHN → BILANZ (Dies ist der standardmäßige Ablauf, wenn alle drei Pakete in der NTCS verwendet werden, um Gutstunden weiter zu verarbeiten.)
- CRM/DMS → ZEIT (Ist z. B. bei Terminkennzeichen, Feiertagen, Dokumentenkategorien und anderen Stammdaten relevant, da diese in der Zeiterfassung auch verwendet bzw. z. B. auf Buchungsarten hinterlegt werden können.)
- ZEIT → PPS/PEP (Im Bereich Zeiterfassung ist es auch möglich, z. B. BDE-Aufträge, Projekte, Einsätze, zu bebuchen, womit diese Daten dann separat ausgewertet werden können.)
