Belege aus der WWS bestätigen und freigeben lassen
In dieser Hilfe erfahren Sie alles über die Möglichkeiten, wie Sie Belege, die aus der WWS erzeugt werden, bestätigen und freigeben lassen können.
Allgemein
Belege aus der WWS mittels z. B. Unterschrift bestätigen und freigeben zu lassen, kann über mehrere Wege erfolgen und wird in den folgenden Kapiteln näher beschrieben.
Achtung!
 | Unabhängig von der Art der Bestätigung oder Unterschrift: Diese erfolgt prinzipiell NUR bei einem ORIGINALAUSDRUCK! |
Einfache Unterschrift
Ist eine einfache Unterschrift auf den Belegen für Sie ausreichend, wäre das die Funktion, die von unserer Seite empfohlen wird.
Hinweis
 | Aktuell ist die einfache Unterschrift nur im Web verfügbar und somit aktuell nur für die Ausdrucksarten Angebot und Auftragsbestätigung. Weitere Ausdrucke stehen im Web in der WWS im Moment noch nicht zur Verfügung. An einer Umsetzung der einfachen Unterschrift am NTCS Client wird aktuell gearbeitet. |
Voraussetzungen
Damit die einfache Unterschrift von Ihnen genutzt werden kann, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
- Vorhandene Webserver-Lizenz
- Eingerichteter Webserver
- Managementlizenz für Faktura Basis
- Archivlizenz
Einstellungen
Die einfache Unterschrift wird je Report definiert.
Nähere Informationen zur Reportgestaltung finden Sie in der Hilfe Reports.
Fügen Sie im gewünschten Bereich am Report ein Feld ein, welches danach als "Unterschrift" definiert wird.
Sobald Sie das Feld als Unterschriftenfeld definiert haben, können Sie über den Bereich Zeichnung → Unterschrift die Art der Unterschrift definieren.
Wählen Sie hierbei die Ausprägung "Einfache handschriftliche Unterschrift" aus.
Am Feld selbst ist das nun zu erkennen:
Alle weiteren Einstellungen in Bezug auf den Ausdruck etc. sind ident zu jenen ohne Unterschrift.
Unterschrift im Web
Sobald die Unterschrift am Report aktiviert worden ist, steht in der Ausdrucksvorschau im Web die Funktion "Unterschreiben" zur Verfügung.
Mit Ausführen der Funktion öffnet sich ein eigenes Fenster, in dem unterschrieben werden kann.
Wird die Unterschrift gespeichert, wird diese direkt in der Vorschau am Beleg angezeigt. Sie ist an exakt jener Position platziert, die im Report dafür definiert worden ist.
Das unterschriebene Dokument kann danach mittels E-Mail an den Kunden übermittelt werden bzw. wird in weiterer Folge im Dokumentenmanagement abgelegt.
Qualifizierte Unterschriften
Für gewisse Dokumente kann es notwendig sein, eine qualifizierte Unterschrift zu erhalten. Dies ist nur mittels Anbindung eines externen Tools möglich.
Unterschrift mittels xyzmo-Signatur
Eine Möglichkeit der qualifizierten Unterschrift ist xyzmo. Hierbei wird der xyzmo-Client mit z. B. einem Unterschriftenpad für die Unterschrift verwendet.
Externe Quelle
 | Nähere Informationen zum xyzmo-Client finden Sie hier: |
Voraussetzungen
Folgende Voraussetzungen gibt es für die Nutzung der qualifizierten Unterschrift von xyzmo:
- Erwerb eines Unterschriftenpads und die Installation des xyzmo-Clients
- Lizenz "Schnittstelle zu xyzmo Signaturpads"
- Archivlizenz
Sollten Sie eine der oben angeführten Lizenzen noch nicht erworben haben, wenden Sie sich bitte an unseren Verkauf.
Für alle Fragen und den Erwerb rund um xyzomo, wenden Sie sich bitte direkt an xyzmo.
Einstellungen
Informationen zu den allgemein notwendigen Einstellungen, sowie zu den anderen Möglichkeiten, wo xyzmo in der NTCS verwendet werden kann, finden Sie in der Hilfe xyzmo Signierung.
In diesem Kapitel wird lediglich auf die notwendigen Einstellungen seitens der WWS eingegangen.
Damit der xyzmo-Client beim Ausdruck aus der WWS angesprochen werden kann, ist dieser in folgendem Parameter zu hinterlegen:
Tools → Tools → Einstellungen → Tools Parameter
Hinterlegen Sie hier den Pfad, wo sich die Anwendung xyzmo Client (früher SIGNificant) befindet. |
Zusätzlich ist am Report, wie bei der einfachen Unterschrift ein eigenes Unterschriftenfeld zu hinterlegen.
Bei diesem wird jedoch die Ausprägung "Art wird beim Unterschreiben gewählt" hinterlegt.
Beim Ausdrucksmodell ist in den Druckereinstellungen im Bereich der Archivierung das Feld "Unterschrift notwendig" zu aktivieren.
Tägliches Arbeiten
Wird ein Ausdruck aus der WWS erzeugt, bei dem sowohl die Archivierung als auch die Unterschrift aktiviert worden ist, wird der Beleg im Zuge des Archivierungsvorgangs im xyzmo-Client als Vorschau angezeigt.
Achtung!
| Diese Vorschau ist unabhängig von der normalen Ausdrucksvorschau des Belegs, welche über die Druckereinstellungen aktiviert wird. Deshalb empfehlen wir, die "normale" Ausdrucksvorschau im xyzmo-Ablauf zu deaktivieren. |
Auf Touch-Bildschirmen kann die Unterschrift direkt im Unterschriftsbereich der xyzmo-Vorschau getätigt werden.
Bei normalen Bildschirmen ist ein Unterschrifts-Pad aktiviert und der Belegempfänger tätigt dort seine Unterschrift. Sobald die Unterschrift am Pad bestätigt worden ist, wird sie automatisch in den Unterschriftsbereich der xyzmo-Vorschau übernommen.
In beiden Fällen muss anschließend noch die xyzmo-Belegvorschau bestätigt werden. Anschließend wird das unterschriebene Dokument durch die NTCS automatisch archiviert.
Beleg mit Link bestätigen
Erfolgt die Bestätigung eines Belegs nicht vor Ort, sondern der Kunde soll ein Dokument erhalten, das in weiterer Folge bestätigt wird, ist das mit der einfachen oder qualifizierten Unterschrift nicht möglich.
Hierfür besteht die Möglichkeit, dem Kunden einen Beleg mit Bestätigungslink zu schicken.
Ähnlich wie es bereits beim Digitalen Arbeitsschein umgesetzt ist, besteht diese Möglichkeit auch für WWS Belege (Angebote und Auftragsbestätigungen).
Voraussetzungen
Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Webserverlizenz
- Webserver ist installiert
- Archivlizenz
Sollten Sie eine der Lizenzen noch nicht erworben haben, wenden Sie sich bitte an unseren Verkauf.
Einstellungen
Damit die Funktion genutzt werden kann, sind folgende Einstellungen zu treffen:
Es muss ein eigener Linktyp angelegt werden, mit dem der Link verschickt werden kann. Die Linktypen können im Fenster Linkfunktionen im Fenstermenü → Extras → Linktypen aufgerufen werden.
Der Linktyp mit der Funktion "WWS Beleg bestätigen" wird beim Update automatisch angelegt und kann noch angepasst werden.
Es wird empfohlen, hier einen User zu hinterlegen, mit dem automatisch der Link versendet wird. Für diesen User sind die E-Mail-Einstellungen in den Tools-Parametern zu hinterlegen.
Ist es gewünscht, in der Vorschau beim Bestätigungslink ein eigenes Logo anzeigen zu lassen, kann dies ebenfalls am Linktyp hinterlegt werden.
Der versendete Link ist immer nur eine gewisse Zeit gültig. Bei einem Angebot ist diese Gültigkeit abhängig von den Feldern "gültig von" und "gültig bis" am Angebotskopf. Bei der Auftragsbestätigung wird für den Link nur ein Gültig-bis-Datum auf Basis des Tagesdatums sowie der Hinterlegung der Anzahl der Tage in folgendem Parameter ermittelt.
Tools → Tools → Einstellungen → Tools Parameter → BMD Link
Mit der Anzahl der Tage wird die Gültigkeitsdauer eines Links berechnet. Das "Gültig bis" ergibt sich aus dem Tagesdatum plus Anzahl der Tage. |
Ausdrucksmodell
Damit ein Link versendet werden kann, ist am Ausdrucksmodell in den Druckereinstellungen der E-Mail-Versand zu aktivieren.
Zusätzlich muss zwingend ein E-Mail-Text hinterlegt werden.
In diesem E-Mail-Text fügen Sie einen Hyperlink ein.
Wählen Sie bei Feld "Linkverweis" die F8-Funktion aus.
Es öffnet das Fenster zur Auswahl des Bestätigungslinks aus den Datenfeldern.
Achtung!
| Es muss zwingend die Archivierung aktiviert sein! |
Stempeleinstellungen
Mit der Ablehnung bzw. der Bestätigung wird auf das Dokument ein entsprechender Stempel hinterlegt.
Dieser kann in den Parametern definiert werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter:
Definition in Millimeter, in welchem Abstand vom oberen Rand des Dokumentes der Stempel im Zuge der Bestätigung eines Belegs per Linkfunktion positioniert werden soll. | |
Definition in Millimeter, in welchem Abstand vom linken Rand des Dokumentes der Stempel im Zuge der Bestätigung eines Belegs per Linkfunktion positioniert werden soll. | |
Definition der Schriftgröße des Stempeltextes, welcher bei Bestätigung per Linkfunktion zum Dokument hinzugefügt wird. | |
Definition der Schriftfarbe des Stempeltextes, welcher bei Bestätigung per Linkfunktion zum Dokument hinzugefügt wird. | |
Definition der Schriftfarbe des Stempeltextes, welcher bei Ablehnung per Linkfunktion zum Dokument hinzugefügt wird. |
Tägliches Arbeiten
Wird ein Angebot bzw. ein Auftrag erfasst und der Originalausdruck des Angebots bzw. der Auftragsbestätigung gestartet, wird beim E-Mail-Versand neben dem PDF-Dokument der Link für die Bestätigung geschickt.
Wurde der Bestätigungslink versendet, ist dies im Fenster Angebote bzw. Aufträge am Angebots- bzw. Auftragskopf über das Feld "Bestätigungsstatus" ersichtlich. Zusätzlich kann in den Einstiegsfeldern das Feld als Filterfeld aktiviert werden.
 | Der Bestätigungslink wurde verschickt. |
 | Das Angebot bzw. der Auftrag wurde abgelehnt. |
 | Das Angebot bzw. der Auftrag wurde angenommen. |
Mittels Klicklink auf das jeweilige Symbol können alle Details zum Bestätigungsstatus inkl. der Rückmeldungen der Kunden in einem eigenen Dialog geöffnet werden.
Klickt der Kunde nun auf diesen Link, öffnet sich die Website, auf der das Dokument in der Vorschau angezeigt wird und die Funktionen "Bestätigen" und "Ablehnen" zur Verfügung stehen.
Wird die Funktion "Ablehnen" ausgewählt, öffnet sich ein Fenster für die Hinterlegung einer Begründung und der Bestätigung der Ablehnung.
Nach der Bestätigung der Ablehnung erhält der Kunde noch einmal den Hinweis, dass das Angebot/der Auftrag abgelehnt worden ist und das Fenster geschlossen werden kann.
Wurde das Angebot/der Auftrag bestätigt, erhält der Kunde die Information, dass die Bestätigung erfolgreich war und das bestätigte Dokument noch einmal per E-Mail gesendet wird.
Hinweis
| Wird das Druckkennzeichen zurückgesetzt, werden die Einträge im Feld "Bestätigungsstatus" entfernt. Wird ein Angebot bzw. Auftrag manuell fertig gemeldet, bleibt der Link erhalten und wird nicht gelöscht. |
