Verwendung und Aufbau der Mitarbeitergespräche
Hinweis
 | Aktuell wird die Lizenz für die PI Mitarbeitergespräche nicht zum Erwerb angeboten, weil die Funktionalitäten seitens der BMD Softwareentwicklung überarbeitet werden. Mitarbeitergespräche können jedoch via Qualifikationen geplant und ausgewertet werden. Mehr dazu lesen Sie in der BMD Clientsinfo. |
Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.Allgemeines
Die Durchführung und Verwaltung von Mitarbeitergesprächen ist in vielen Unternehmen ein wichtiger Aufgabenbereich des HR-Managements und der Führungskräfte. Im Personalinformationssystem von BMD steht mit dem Zusatzmodul der Mitarbeitergespräche ein Werkzeug zur Verfügung, das bei der Aufzeichnung des Gesprächsprotokolls, der festgelegten Ziele und Aktualisierung von Mitarbeiterqualifikationen unterstützt.
Im Wesentlichen besteht die Mitarbeitergesprächsverwaltung aus zwei Eckpfeilern:
- Dem Zielekatalog
- Der Gesprächserfassung
Hinweis
| Da die Mitarbeitergesprächsverwaltung ein Zusatzmodul im Paket Personalinformation ist, muss möglicherweise vor der Nutzbarkeit die Lizenz erworben und freigeschaltet werden. |
Mitarbeiterziele
Die Mitarbeiterziele dienen als allgemeiner Vorlagenpool für vereinbarte Ziele in einem Mitarbeitergespräch. Wichtig ist, dass - ähnlich wie im Ausbildungstamm - hier noch kein Bezug zu einem Gespräch oder einem Mitarbeiter besteht. Dieser wird erst bei der Zuweisung der Ziele zum Mitarbeitergespräch hergestellt.
Mitarbeiterziele
Die Mitarbeiterziele bieten die Möglichkeit, Struktur in die Verwaltung der Ziele zu bringen. In der Baumstruktur können beliebig viele Gruppen und Untergruppen jeder Zielart angelegt werden. Es sollte eine möglichst sprechende Bezeichnung der Gruppe gewählt werden.
Folgende Felder stehen bei der Neuanlage von Zielen zur Verfügung:
Laufende Nummer | Die laufende Nummer des Hauptziels. Die Ziele können fortlaufend nummeriert werden. |
Bezeichnung | Bezeichnung der Hauptziels bzw. der Gruppe, z.B. Karriereziele, Ausbildungsziele oder soziale Ziele |
Matchcode | Der Matchcode für die Standardfiltersuche der Hauptziele |
Status | Wird ein Hauptziel nicht mehr benötigt, kann der Status von "offen" auf "erledigt" gesetzt werden. |
Hinweis
| Die Baumstruktur der Mitarbeiterziele kann jederzeit via Drag & Drop (Ziehen mit gedrückter linker Maustaste) verändert werden. Alle Mitarbeiterziele und Unterziele, die dem Mitarbeiterziel zugeordnet sind, werden dabei mitverschoben.  |
Unterziele
Die Unterziele sind die "tatsächlichen" Ziele, die später den erfassten Mitarbeitergesprächen zugeordnet werden können. Wichtig ist bei der Anlage der Unterziele, dass diese nicht personen- oder gesprächsbezogen sind. Diese Zuteilung erfolgt erst bei der Anlage von Mitarbeitersprächen.
Folgende Felder stehen bei der Neuanlage von Zielen zur Verfügung:
Lfd. Nr. | Die Nummer des Ziels (kann fortlaufend vergeben werden) |
Bezeichnung | Bezeichung des Ziels, z. B. Beförderung oder Gehaltserhöhung |
Status | Wird ein Ziel nicht mehr verwendet, kann der Status von "offen" auf "erledigt" gesetzt werden. |
Zielbeschreibung
Die Zielbeschreibung bietet die Möglichkeit, Ziele genauer zu formulieren, um bei der Zuteilung der Ziele zum Mitarbeitergespräch mehr Informationen zu diesem Ziel zur Verfügung zu haben.
Hinweis
| Für die Erfassung der Zielbeschreibung steht der BMD HTML-Editor zur Verfügung. Das Einfügen von Texten aus der Zwischenablage von Windows oder von grafischen Elementen ist hier ebenfalls möglich. |
Folgende Funktionen stehen in diesem Fenster über die Menüleiste zur Verfügung:
 Schließen | Schließen der Mitarbeiterziele |
 Erledigt | Unterziel auf erledigt setzen |
 Checkliste öffnen | Öffnen der Checkliste |
 Checklistenfortschritt | Fortschrittsanzeige der Checkliste |
 Checkliste entfernen | Checkliste löschen |
Mitarbeitergesprächskategorien
Mitarbeitergesprächskategorien dienen im Wesentlichen der Gliederung von Mitarbeitergesprächen. Diese Gliederung kann aus unterschiedlichen Gesprächsvorlagen für Gespräche mit Mitarbeitern und Führungskräften resultieren oder daraus, ob es sich um ein "reguläres" oder "außerordentliches" Mitarbeitergespräch handelt.
Folgende Felder stehen bei der Neuanlage von Mitarbeitergesprächskategorien zur Verfügung:
Bezeichnung | In diesem Feld können Sie die Bezeichnung der Kategorie (CRM und LEA) bzw. die Bezeichnung des Kontenkreises (FIBU) eingeben. Dieses Kennzeichen wird im Bereich von CRM/PI und LEA verwendet, um bestimmte Stammdaten in Kategorien zu untergliedern, wie z. B. Besprechungskategorien, Fotokategorien, Umfragekategorien usw. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Honorarebene In diesem Feld ist ein treffender Name für die Honorarebene einzugeben. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Leistungsumfang In diesem Feld ist ein treffender Name für den Leistungsumfang einzugeben. Besonderheiten dieses Feldes im Personalinformationssystem - Ausbildungskategorien In diesem Feld ist ein passender Name für die Ausbildungskategorie einzugeben. Besonderheiten dieses Feldes im Personalinformationssystem - Qualifikationsgruppen In diesem Feld ist ein passender Name für die Qualifikationsgruppe einzugeben. Besonderheiten dieses Feldes im Personalinformationssystem - Virtuelle Teilnahmearten In diesem Feld ist ein passender Name für die Art der Virtuellen Teilnahme bei Ausbildungen einzugeben. Besonderheiten dieses Feldes im Personalinformationssystem - Mitarbeitergespräche In diesem Feld ist ein passender Name für die Mitarbeitergesprächskategorie einzugeben. | ||
Zuständige Führungskraft | Bewertung der Qualifikationsgruppen für die Verwendung in den Anforderungsprofilen von Jobs und Stellen. Alles zählen: Alle erfüllten Sollanforderungen werden in der Punktebewertung mitgezählt Nur den besten Wert zählen: Nur die Punkte des besten Werts werden in die Punktebewertung miteinbezogen. | ||
Besprechungsprotokollvorlage | In diesem Feld können Sie für diese Kategorie eine HTML-Vorlage hinterlegen. Beispiele
| ||
Wiederholend |
Hinweis
| Bei jeder Mitarbeitergesprächskategorie kann eine HTML-Vorlage für Mitarbeitergespräche hinterlegt werden. Diese wird bei der Anlage eines Besprechungsprotokolls automatisch in den HTML-Editor der Gesprächsnotiz übernommen. |
HTML Vorlagen für Mitarbeitergespräche
Für Mitarbeitergespräche gibt es in der Regel Standardformulare oder Besprechungsbögen, mit denen das Mitarbeitergespräch aufgezeichnet wird. Diese Formulare können in den HTML-Vorlagen des Personalinformationssystems abgebildet werden.
Hinweis
| BMD liefert im Standard verschiedene Varianten dieser Gesprächsprotokolle aus. Diese können sofort bei Mitarbeitergesprächskategorien hinterlegt und verwendet werden. |
Neue HTML Vorlage
Die Neuanlage einer HTML-Vorlage beinhaltet im Wesentlichen die Erfassung einer sprechenden Bezeichnung und einer kurzen Beschreibung der Art der Gesprächsvorlage. Die Felder "Datenbesitzer für Ansehen" und "Datenbesitzer für Bearbeiten" steuern die Berechtigung, welche Benutzer diese Vorlage sehen und bearbeiten können.
Hinweis
| Weitere Informationen zur Anlage und Verwendung von Datenbesitzern sind in der Hilfe für Datenbesitzergruppen enthalten. |
Nach Bestätigung des Dialogfensters wechselt die Neuanlage sofort in den HTML-Editor für die Gesprächsvorlage. Hier kann jetzt entweder ein neuer Gesprächsbogen erfasst oder über die Zwischenablage übernommen werden.
Hinweis
| Detaillierte Informationen zur Verwendung und zu den Einsatzmöglichkeiten des HTML-Hilfe-Editors finden Sie hier. |
Mitarbeitergesprächsverwaltung
In der Mitarbeitergesprächsverwaltung fließen alle Informationen rund um das Mitarbeitergespräch zusammen. Zu diesen Informationen und Möglichkeiten gehören:
- Ziele des Mitarbeitergesprächs
- Anpassungen von Qualifikationen
- Aktualisierung der Stellenzugehörigkeit
- Erfassung von Ausbildungsbedarf
- Ansehen des Lebenslaufs
- Anlage von Betriebsmitteln
- Anlage von Terminen
- Erfassen eines Besprechungsprotokolls
- Ausdruck eines Stammblatts zum Mitarbeitergespräch
Ein neues Gespräch anlegen
Neue Mitarbeitergespräche werden entweder im Vorfeld oder nach dem Gespräch, um die Daten zu erfassen, angelegt. Der Zeitpunkt hängt nur von der bevorzugten Vorgehensweise ab und hat auf die Einsatzmöglichkeiten des Mitarbeitergesprächs keine Auswirkungen.
Folgende Felder stehen bei der Neuanlage von Mitarbeitergesprächen zur Verfügung:
Bezeichnung | Genaue Bezeichnung des Mitarbeitergesprächs, z. B. Mitarbeitergespräch 20XX |
Führungskraft | Hinterlegung der/des Vorgesetzten, wobei diese/r automatisch eingetragen wird, wenn die User-ID mit dem Mitarbeiter verknüpft ist. |
Geplantes Gesprächsdatum | Geplantes Gesprächsdatum |
Durchführungsdatum | Datum, an dem dieses Mitarbeitergespräch tatsächlich durchgeführt worden ist. |
Erfassen von Zielen
Zu jedem Mitarbeitergespräch können beliebig viele Ziele erfasst werden. Als Basis für die definierbaren Ziele dient der Zielekatalog, der in den Mitarbeiterzielen bereits angelegt worden ist.
Folgende Felder stehen bei der Zuordnung von Zielen zur Verfügung:
Ziel | Hier kann das gewünschte Ziel mit F4 gesucht und übernommen werden. |
Mitarbeiter | Der Mitarbeiter wird automatisch vorgeschlagen und kann nicht verändert werden. |
Erfüllungsgrad | Hier kann eingetragen werden, wie weit die Erfüllung eines Ziels bereits fortgeschritten ist. |
Gewichtung | Die Gewichtung von Zielen bietet die Möglichkeit, den Zielerreichungsfortschritt zu beeinflussen. |
Erledigt | Gibt Auskunft über den Status des Ziels, ob dieses noch offen ist, bereits erledigt oder beispielsweise in die Zukunft verschoben worden ist. |
Beispiel
 | Im Zuge des Mitarbeitergesprächs ergibt sich, dass Frau Maier gerne Veranwortung für Mitarbeiter übernehmen würde. Zusätzlich möchte sie sich im Bereich Führungskompetenzen weiterbilden, um den neuen Aufgaben gewachsen zu sein. Da Frau Maier auch sehr viel im Außendienst tätig ist, hätte sie gerne einen Firmenwagen. Nach dem Mitarbeitergespräch werden die Ziele von Ihrer Führungskraft Herrn Krug beim angelegten MAG erfasst.  Herr Krug hat zusätzlich die Möglichkeit, in der Gesprächsnotiz die Motive für die erfassten Ziele zu erfassen. Dadurch entsteht mehr Transparenz für die Kontrolle der Zielerreichung im nächsten Jahr. |
Hinweis
| Die Gewichtung von Zielen bietet die Möglichkeit den Zielerreichungsfortschritt zu beinflussen. Wird keine Gewichtung bei Zielen erfasst, so wird das Ziel mit dem Wert 1 in die Fortschrittsermittlung einbezogen. Rechenbeispiel: Ziele ohne Gewichtung = gesamt 3 Punkte Wird nun 1 Ziel auf erledigt gesetzt, ergibt sich ein Fortschritt von 33,33 % (1/3)  Zwei Ziele ohne Gewichtung und ein Ziel mit höherer Priorität mit der Gewichtung 5 = gesamt 7 Punkte Wird nun eines dieser Ziele auf erledigt gesetzt, wird der Fortschritt unter Berücksichtigung der Gewichtung ermittelt. In diesem Bespiel 71,4% (5/7)  |
Erledigung von Zielen
Für die Kennzeichnung des Zustandes der Ziele stehen mehrere Kennzeichen zur Verfügung, die entweder manuell oder im Zuge der Übernahme in ein Folgegespräch gesetzt werden.
| Offen | Das aktuelle Ziel ist noch offen. |
| Erledigt | Dieses Ziel wurde wie besprochen umgesetzt und ist somit erledigt. |
Verschoben | Dieses Ziel wurde noch gar nicht oder nur teilweise erreicht und wurde in die Ziele Agenda des Folgegesprächs verschoben. |
Delegiert | Das Ziel ist noch offen, jedoch wurde die Verantwortung für dieses Ziel delegiert. |
Abgesagt | Dieses Ziel ist erledigt, da es entweder nicht mehr nötig oder nicht mehr erreichbar ist. |
Die Anpassung des Zustandes erfolgt entweder über die Funktion "Bearbeiten (F6)" oder über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste am jeweiligen Ziel.
Im Kontextmenü der rechten Maustaste können Ziele nur erledigt werden. Sofern ein anderer Zustand des Ziels gesetzt werden muss, ist die Funktion "Bearbeiten (F6)" erforderlich.
Nach Drücken der F6 Taste für die Bearbeitung des gewählten Ziels kann im Feld "Erledigt" aus den Kennzeichen das gewünschte gewählt werden.
Hinweis
| Das Feld "Erfüllungsgrad" kann bei der Fortschrittsüberwachung der Ziele eingesetzt werden. Besteht die vollständige Erfüllung der Zielkriterien aus 5 Abschnitten, z. B. ein Kurs mit 5 Modulen, kann hier nach Abschluss jedes Abschnitts der Prozentsatz angepasst werden. Somit kann bei noch "offenen" Zielen überwacht werden, wie weit die Erledigung fortgeschritten ist.  |
Ausbildungsbedarf zum Mitarbeitergespräch
Der Ausbildungsbedarf beinhaltet sämtliche noch anstehenden Pflicht- und Wunschausbildungen des Mitarbeiters. Die Herkunft dieser Bedarfsdatensätze basiert auf verschiedenen Möglichkeiten.
Hinweis
| Detaillierte Informationen zum Ausbildungsbedarf finden Sie im Hilfedokument Der Ausbildungsbedarf im BMD PI. |
Betriebsmittel aufgrund des Mitarbeitergesprächs
Im Reiter bzw. Bereich "Betriebsmittel" werden die Ressourcen erfasst, die an Mitarbeiter im Zuge der betrieblichen Tätigkeit entweder dauerhaft oder vorübergehend ausgegeben worden sind. Beispiele für erfasste Betriebsmittel sind:
- Firmenwagen
- Laptops
- Schlüssel
- Beamer
- Chipkarten
- Datenspeicher
Ein neues Betriebsmittel kann im Reiter über die Funktion "Neu (F5)" zugeordnet werden.
Stellenverwaltung im Mitarbeitergespräch
Im Bereich bzw. Reiter "Stellen" werden alle aktuellen Stellenzuordnungen der Mitarbeiter angezeigt. Mit der Combobox kann auf die vergangenen und zukünftigen Stellenzuordnungen gewechselt werden. Die Zuordnung zu den Stellen kann entweder direkt in diesem Bereich oder im Fenster Stellen erfolgen.
Hinweis
| Mitarbeiter können auch mehreren Stellen gleichzeitig zugeordnet werden, um Doppelfunktionen abzubilden. Über das Feld "Dauer" wird die Anzahl der Wochenstunden, die anteilsmäßig dieser Stelle zufallen, ausgewiesen. |
Qualifikationen im Mitarbeitergespräch
Die Qualifikationen können in diesem Registerblatt auf Basis des Besprechungsprotokolls aktualisiert oder erweitert werden.
Hinweis
| Detaillierte Informationen zu den Qualifikationen finden Sie im entsprechenden Hilfethema. |
Der Lebenslauf im Mitarbeitergespräch
Der elektronische Lebenslauf bietet die Möglichkeit, Zeiten bei früheren Dienstgebern sowie den Bildungsweg von Mitarbeitern oder Bewerbern darzustellen.
Für die Erfassung des Lebenslaufs werden Qualifikationen des Typs Karrieren verwendet, da bei diesen keine Erfassung von Bewertungskriterien verlangt wird. Zusätzlich bietet die Erfassung weiterführende Informationen wie:
- Dienstgeber oder Schule
- Tätigkeit beim VDG
- Von/Bis Datum
- und Notizen
Gesprächstermin erstellen
Die Mitarbeitergesprächsverwaltung bietet auch die Möglichkeit, zu dem bereits erfassten Mitarbeitergespräch Einträge in den Terminen der beteiligten Personen (Führungskraft und Mitarbeiter) zu erstellen. Über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste kann die Funktion "Termin erzeugen" aufgerufen werden.
Sobald die Funktion "Termin erstellen" ausgewählt worden ist, startet die Gruppenübersicht der Termine und liefert einen Überblick über die Termine des Mitarbeiters und der verantwortlichen Führungskraft. Dies erleichtert es, einen gemeinsamen freien Termin für die Durchführung des Gesprächs zu planen, da auf bereits bestehende Termine beider Personenen Rücksicht genommen werden kann.
Durch die Funktion "Neu (F5)" wird am gewünschten Tag für beide Personen ein gemeinsamer Termin erzeugt. Bei der Terminanlage stehen dabei alle Felder und Funktionen der Termine zur Verfügung.
Sollte zu diesem Gespräch bereits ein Termin existieren, gibt das Programm dies entsprechend als Hinweis aus.
Hinweis
| Terminverschiebungen oder die Stornierung des Termins müssen direkt in den Terminen vorgenommen werden. Eine detaillierte Beschreibung zur Verwendung von Terminen bietet das Hilfethema Termine. |
Besprechungsprotokoll erzeugen
Für jedes Mitarbeitergespräch kann ein Besprechungsprotokoll erzeugt werden. Für die Neuanlage des Mitarbeitergesprächs muss zuerst das aktuelle Gespräch mit F6 bearbeitet werden. Im Feld Besprechungsprotokoll wird das neue Protokoll durch Klick auf das F8 Symbol 
erzeugt.
erzeugt.
Alternativ kann auch über das Kontextmenü mit der Rechten Maustaste am Mitarbeitergespräch ein neues Protokoll erstellt werden.
Achtung!
 | Beim Erzeugen des Besprechnungsprotokolls wird vom Programm die Bekanntgabe eines Passworts verlangt. Dieses Passwort sichert die "vertraulichen" Notizen des Besprechnungsprotolls zusätzlich vor fremden Zugriffen ab und wird beim Öffnen des Besprechnungsprotokolls abgefragt.  |
Hinweis
| Im Besprechungsprotoll wird die - an der Mitarbeitergesprächskategorie hinterlegte - HTML-Vorlage übernommen. Detaillierte Informationen zur Verwendung und zu den Einsatzmöglichkeiten des Besprechungsprotokolls sind im CRM Hilfethema enthalten.  |
Erzeugen von Folgegesprächen
Die wichtigste Aufgabe der Funktion "Folgegespräch erzeugen" ist die Übernahme der noch offenen Ziele in das neue Mitarbeitergespräch.
Das Folgegespräch kann über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste am "alten" Mitarbeitergespräch erzeugt werden. Danach erscheint das Dialogfenster, in dem das geplante Gesprächsdatum und die Bezeichnung des Gesprächs erfasst werden können.
Im Zuge der Übernahme werden die Ziele beim Vorjahresgespräch auch entsprechend erledigt und als übernommen gekennzeichnet.
Dadurch wird verhindert, dass Ziele in Vorjahren verloren gehen oder im neuen Gespräch wieder erfasst werden müssen.
Ausdruck des Stammblatts
Die erfassten Informationen, Ziele und Notizen können gesammelt in einem Stammblatt für Mitarbeitergespräche ausgedruckt werden.
Der Ausdruck des Gesprächs erfolgt durch den Aufruf über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste.
Beim Ausdruck des Stammblatts stehen folgende Informationen zur Verfügung:
| Allgemein | Druckt die allgemeinen Grundstammdaten des Mitarbeitergesprächs. |
| Mitarbeitergespräch | Druckt Daten des Mitarbeitergesprächs. |
Zugeordnete Ziele | Druckt die erfassten Ziele des Mitarbeitergesprächs. Gesprächsnotitz: Ermöglicht, den Detailtext zum jeweiligen Ziel anzudrucken. |
Ausbildungsbedarf | Druckt die erfassten Bedarfsdatensätze zum Ausbildungsbedarf an. |
Betriebsmittel | Druckt die erfassten Betriebsmittel des Mitarbeiters. |
Besprechnungsprotokoll | Druckt das erfasste Besprechungsprotoll des Mitarbeitergesprächs. Passwort: Damit das Protokoll gedruckt werden darf, muss dieses mit dem Passwort freigegeben werden. |
Unterschrift | Druckt Unterschriftszeilen zur Unterzeichnung des Mitarbeitergesprächs. Nein - Es wird keine Unterschrift gedruckt. Nur Vorgesetzer - Die Unterschriftszeile für die Führungskraft wird angedruckt. Nur Mitarbeiter - Die Unterschriftszeile für den Mitarbeiter wird angedruckt. Vorg. und Mitarbeiter - Die Unterschriftszeilen für die Führungskraft und den Mitarbeiter werden angedruckt. |
Parametereinstellungen für Mitarbeitergespräche
Steuert die Zugriffsrechte auf die im System erfassten Mitarbeitergespräche. 0 - Nur Vorgesetzter: Der beim Mitarbeiter hinterlegte Abteilungsleiter hat Zugriff auf die Mitarbeitergespräche. 1 - Vorgesetzter und Mitarbeiter: Neben dem hinterlegten Abteilungsleiter hat auch der Mitarbeiter selbst Zugriff auf die Mitarbeitergespräche. |
Hinterlegung einer HTML Vorlage für das Besprechungsprotokoll der Mitarbeitergespräche. |
Soll für das Mitarbeitergespräch automatisch ein Termin erzeugt werden? 0 - Nein: Es wird keine automatischer Termin angelegt. Der Termin muss über die Funktion "Termin erzeugen" des Mitarbeitergespächs erstellt werden. 1 - Ja: Im Zuge der Neuanlage wird auch automatisch ein Termin für den Mitarbeiter und den Abteilungsleiter erstellt. |
Steuert, welches Datumsfeld für die "Hat noch nicht"-Prüfung verwendet werden soll. |
Legt die Art der Verschlüsselung des Besprechungsprotokolls am Mitarbeitergespräch fest. 0 - mit Passwort-Abfrage: Beim Erstellen des Besprechungsprotokolls wird ein Passwort abgefragt. Dieses Passwort wird in weiterer Folge benötigt, um das Protokoll zu öffnen und den Inhalt zu sehen. Achtung: Wird dieses Passwort verloren oder vergessen, gibt es keine Möglichkeit, das Dokument wiederherzustellen. 1 - Über Berechtigungen für Mitarbeiterdaten: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten kann im Typ "Mitarbeitergespräch" der Zugriff auf die Gesprächsprotokolle hinterlegt werden. |
