Updatebeilage CRM 2025

Sehr geehrte NTCS Anwenderin! Sehr geehrter NTCS Anwender! 

Mit dem NTCS Update 2025.28.01 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich des CRM.

Vor dem Delegieren, Erledigen bzw. Ausführen von Aufgaben wird künftig geprüft, ob dieser Aufgabe Dokumente zugeordnet sind, die noch zur Bearbeitung ausgecheckt sind. Sie erhalten dann gleich dieses Dialogfenster, um sofort entscheiden zu können, ob Sie die Dokumente archivieren möchten oder Ihre Änderungen verworfen werden sollen, bevor die Aufgaben dann weitergegeben werden.

Dadurch soll verhindert werden, dass Aufgaben und deren Dokumente zu einem anderen Mitarbeiter weitergegeben werden bzw. Abläufe ausgelöst werden, bei denen noch "alte" bzw. nicht vollständig archivierte Dokumente zugeordnet sind.

Im Mitarbeiterkalender werden künftig auch Aufgaben dahingehend überprüft, ob auf den Datensätzen Datenbesitzer für Ansehen hinterlegt sind.
Durch eine Meldung wird verhindert, dass der Mitarbeiter, dem die Aufgabe z. B. durch Delegieren zugeordnet worden ist, diese übersieht.

Öffnet der betroffene Mitarbeiter den Mitarbeiterkalender, erscheint folgende Meldung, wenn Datensätze auf ihn delegiert worden sind, er aber der Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet ist.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Mitarbeiterkalender.

Im Termindienstplan gab es folgende Erweiterungen, die sich auf die Legende auswirken:

In der Terminliste wurde das neue Einstiegsfeld "Volltextsuche" zur Verfügung gestellt. Der Anwender kann nach dem Langtext und nach dem Betreff des Termins suchen und alle Termine auflisten, bei denen dieser Begriff vorkommt.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Terminliste.

Im Terminkalender steht im Bereich der Teilnehmer ein neues Feld "Aktuelle Buchungsart" zur Verfügung. Das Feld lässt sich als Spalte im Bereich der Teilnehmer einfügen und wird mit "Akt. BA." abgekürzt.

Es wird im Feld immer die aktuelle Buchungsart lt. heutiger Zeitbuchung angezeigt. Auch bei vergangenen oder zukünftigen Terminen wird immer der aktuelle Status angezeigt. Daran erkennt man, ob der Teilnehmer aktuell gerade anwesend ist.

Die Spalte ist nur mit aktiver ZEIT Lizenz verfügbar.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender.

Sie haben künftig die Möglichkeit, aus E-Mails, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse geschickt werden, automatisiert Leads zu erstellen. Dabei wird auch die empfangene E-Mail automatisch archiviert und dem Lead als Dokument gleich zugeordnet, damit Sie alle Informationen gesammelt zur Verfügung haben. Des Weiteren besteht die Möglichkeit zu steuern, auf welcher Pipeline und Stufe bzw. für welchen Mitarbeiter diese Leads angelegt werden sollen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Automatische Anlage von Leads.

Im Workflowstudio besteht ab sofort die Möglichkeit, auf einer Aufgabenaktion die Hintergrundfunktion Dokument mit Begleitbrief versenden zu hinterlegen. Die Funktion wird automatisch im Hintergrund gestartet, sobald diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht wird.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Dokument versenden mit Begleitbrief.

Im Fenster "Workflowinstanzen" gibt es im Funktionsmenü nun die Funktion Workflowinstanzen reaktivieren. Diese Funktion ist nur bei inkonsistenten Workflowinstanzen aktiv. Mit dieser Funktion können eine oder mehrere inkonsistente Workflowinstanzen selektiert und an jener Stelle reaktiviert werden, an welcher der Workflow hängen geblieben ist. Es werden dann die Aufgaben für den Sachbearbeiter erzeugt, damit dieser weiterarbeiten kann.

Bei der Mitarbeiterermittlung über die Mitarbeitervorlage können nun Sachbearbeiter basierend auf dem Ersteller der Workflowinstanz ermittelt werden. Es besteht die Möglichkeit, einzustellen, dass eine Person die Freigabeaufgabe in Abhängigkeit von jener Person erhält, die den Workflow startet.

Im Zuordnungsdialog der Mitarbeitervorlage gibt es im Feld MA-Ermittlung ausgehend von die Option "Ersteller der Workflowinstanz".

Wenn diese gewählt wird, wird je nach Mitarbeiterrolle der Sachbearbeiter vom Ersteller der Workflowinstanz bestimmt. Diese Ermittlungsart muss korrekt beim Workflowstart, bei jeder weiteren Aktion und auch bei Workflowschleifen durchgeführt werden.

Sollte der Ersteller der Workflowinstanz ein User sein, der keinen Mitarbeiter zugeordnet hat, wird auf den Workflowverantwortlichen zurückgegriffen.

Ab sofort ist es möglich, Workflowaufgaben asynchron durchlaufen zu lassen.

Wird ein Workflow gestartet oder ein Workflowaufgabendialog beantwortet, kann eingestellt werden, dass danach die Weiterverarbeitung und Anlage der nächsten Aufgabe asynchron weiterlaufen soll, damit der ausführende User sofort weiterarbeiten kann. Dies ist unter anderem besonders hilfreich, wenn per Multiselect mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt werden sollen.

Die Einstellung kann je Workflow bzw. Aufgabenaktion definiert werden.

Im Fenster Mitarbeiter besteht nun die Möglichkeit, unter "Funktionen" die Funktion Workflow starten auszuführen. Welche Workflows in diesen Fenstern zur Auswahl stehen sollen, ist über das Feld 13 "Ad-hoc-Workflowtyp" in den Workflowstammdaten definierbar. Hier haben Sie die Möglichkeit, für Workflows vom Typ "CRM Workflow allgemein" unter anderem die Ausprägung "Mitarbeiter" auszuwählen. Wird dann zum Mitarbeiter ein Workflow gestartet, stehen in der Liste nur jene CRM Workflows zur Auswahl, die den Ad-hoc-Workflowtyp "Mitarbeiter" aufweisen. Es besteht auch die Möglichkeit, den Ad-hoc-Workflow über den Mitarbeiter-Navigator über die Funktion Workflow starten zu starten.

Im Telefonprotokoll steht ab sofort eine neue Funktion "Workflow starten" zur Verfügung.

In dem sich öffnenden Fenster werden alle Workflows angeboten, die als Ad-hoc-Workflow gekennzeichnet sind. Nach Auswahl des Workflows wird dieser gestartet. Wenn eine Aufgabe angelegt wird, werden die Daten zu Langtext, Teilnehmer, Kontaktperson und Projekt vom Telefonprotokoll für die Aufgabe mitübergeben.

Die Funktion ist in folgenden Fenstern verfügbar: Mitarbeitertelefonate, Kundentelefonate und Telefonprotokoll

 

Die Dokumentenübersicht wurde auf das FLEX-Layout umgestellt. Im Zuge dieser Umstrukturierung wurden die Menüpunkte neu strukturiert bzw. nachfolgende Änderungen durchgeführt - 
die wichtigsten hier für Sie kurz zusammengefasst:

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Durch unvollständige Downloads, fehlerhaftes Kopieren etc. können defekte PDFs entstehen. Beim Archivieren prüft nun das Programm sofort, ob das PDF defekt ist und bricht in diesem Fall die Archivierung ab. Beim Archivieren im Hintergrund erfolgt ein Eintrag in den Logdateien. Es wird dadurch verhindert, dass sich erst Jahre später - wenn man das Dokument dann wirklich benötigt - herausstellt, dass es defekt ist.

Im DMS wird künftig bei der Volltextsuche immer der Indexservice verwendet. Daher wird der entsprechende CRM Parameter deaktiviert.

 Details finden Sie in der Hilfe Volltextsuche im DMS.

Sie können direkt aus der Quotenverwaltung in der NTCS die An- bzw. Abmeldung sowohl einzelner als auch mehrerer Quotenfälle bei FinanzOnline durchführen. Dafür stehen Ihnen die beiden Funktionen Zur Quote anmelden und Von der Quote abmelden unter "Extras" bzw. auch im Kontextmenü über die rechte Maustaste zur Verfügung.

Der Status der Quotenfälle wird im Feld "Meldungsstatus" je Quotenfall vermerkt. Das heißt, die Quotenprotokolle von FinanzOnline, die in der E-Government-Zentrale ankommen, werden automatisiert verarbeitet und der Status wird in der Quotenverwaltung aktualisiert. 

Folgende Meldungsstatus durch Rückmeldung von FinanzOnline gibt es:

Im Idealfall erhalten Sie keine Aufgabe durch die Rückmeldung von FinanzOnline. Sollte es zu einer Abweichung kommen, wird eine Aufgabe für einen Sachbearbeiter angelegt, der die darin aufgelisteten Fälle dann prüfen soll.

 Details finden Sie in der Hilfe Quotenmeldungen an FinanzOnline.

Mit der Funktion Mit Quotenliste abgleichen können Sie über einen Webservice von FinanzOnline die NTCS Quote mit den aktuell gemeldeten Quotenfällen laut FinanzOnline im Dialog abgleichen. Dieser Abgleich kann beliebig oft ausgeführt werden und informiert Sie bequem über eventuelle Differenzen bzw. wird bei Bedarf auch der Meldungsstatus am NTCS Quotenfall gleich aktualisiert.

Nachdem dieser Abgleich durchgeführt worden ist, erhalten Sie ein Protokoll des Abgleichs, um zu prüfen, welche Quotenfälle bzw. Kunden Sie sich genauer ansehen müssen bzw. welche Meldungsstatus gleich aktualisiert worden sind.

 Details finden Sie in der Hilfe Quotenmeldungen an FinanzOnline.

Über das SVS-Cockpit sind künftig sämtliche über das Portal der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) verfügbaren Dokumente mit wenigen Mausklicks verlässlich, korrekt und schnell im DMS der BMD Software verfügbar.

 Details finden Sie in der Hilfe SVS-Cockpit.

Von nun an ist es auch möglich, Datensätze in den Klientenzahlungen über das Regelwerk "Datenbesitzer Ansehen Vorschlag" zu schützen. Dazu gibt es in den CRM Parametern in der Rubrik CRM → CRM den neuen Parameter "Klientenzahlungen: 'Datenb. Ansehen" ermitteln'". Dieser wird mit "Ja" ausgeliefert und schützt ab sofort neu erstellte Klientenzahlungen vor den Zugriffen nicht berechtigter Mitarbeiter, sofern Sie in den Kundenstammdaten das Feld "Datenbesitzer Ansehen Vorschlag" mit einer entsprechenden Datenbesitzergruppe befüllt haben.

 Details finden Sie in der Hilfe Klientenzahlungen.

Sie können künftig direkt aus der Quotenverwaltung in NTCS die Quotendetailliste aus FinanzOnline anfordern und einen Abgleich mit Ihrer Quotenverwaltung durchführen lassen, um die Unterschiede zwischen FinanzOnline und NTCS aufzudecken. Dafür stehen Ihnen diese beiden Funktionen im Fenster "Quotenverwaltung" zur Verfügung:

Sind zu einem Quotenfall Abweichungen festgestellt worden, wird dieser im Feld "Abgleichstatus" mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet. Die Details zu den Abweichungen werden Ihnen im Bereich "FinanzOnline-Abweichungen" je Quotenfall aufgelistet.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Anfordern und Abgleich des Quotendetails von FinanzOnline.