Umstellung Urlaub von Tagen auf Stunden

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

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Entscheidet sich ein Unternehmen dazu, die Urlaubsverwaltung von Tagen auf Stunden umzustellen, sind in der NTCS mehrere Schritte notwendig.

In diesem Dokument wird auf die Vorbereitungen, die Umstellung sowie die notwendigen Nacharbeiten, die diese Umstellung mit sich bringt, eingegangen.

Bevor mit der eigentlichen Umstellung begonnen wird, müssen einige Punkte geklärt bzw. vorbereitet werden.

Programmtechnisch ist die Umstellung der Urlaubseinheit mit Monatsersten – unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren – jeden Monat möglich.

Beginnt das Urlaubsjahr mit dem Kalender- oder Wirtschaftsjahr, sollte die Umstellung der Urlaubseinheit idealerweise zu diesem Termin erfolgen. Richtet sich der Beginn des Urlaubsjahres nach dem Eintrittsdatum der Dienstnehmer, wird meist ein Stichtag festgelegt, zu dem alle Dienstnehmer umgestellt werden (z. B. Umstellung mit 01.01.2025 oder 01.06.2025).

Nach Festlegung des Stichtags für die Umstellung ist es notwendig, alle Urlaubsverbräuche bis zu diesem Tag zu erfassen, zu importieren bzw. aus der Zeiterfassung überzuleiten. Ein korrekter Resturlaubsstand zum ausgewählten Termin ist für die weitere Abwicklung Voraussetzung!

Erfolgt die Überleitung der Urlaubsverbräuche aus der Zeiterfassung monatsversetzt (Urlaube für April werden erst im Mai übergeleitet/importiert), darf die Umstellung erst nach dieser Überleitung erfolgen, da die Reständerung nicht neu durchgerechnet wird und so falsche Werte entstehen würden.

Hinweis 

Werden die Urlaubsverbräuche inklusive der Einheit aus einem externen Zeiterfassungsprogramm angeliefert, ist sicherzustellen, dass zukünftig Stunden statt Tage übergeben werden. Bei einer Überleitung aus der BMD Zeiterfassung ist das nicht notwendig, da hier immer Stunden übergeben werden und die hinterlegte Urlaubseinheit aus dem LOHN herangezogen wird. Details siehe Urlaubsverwaltung Zeit/Lohn.

Falls in der Urlaubsvewaltung bereits Planurlaube für die Zukunft erfasst und in diesem Zusammenhang auch neue Ansprüche erzeugt worden sind, sollten diese im Idealfall vor der Umstellung gelöscht werden, da keine automatische Neuberechnung der Urlaubsverbräuche und -ansprüche erfolgt.

Um die Umstellung so effizient wie möglich zu gestalten, ist es wichtig, vorab die verschiedenen Dienstverhältnisse des Dienstnehmers zu kontrollieren bzw. die Richtigkeit der Daten zu prüfen.

Für die spätere Umstellung ist vor allem das Dienstverhältnis relevant, auf welchem das Häkchen für das Haupt-DV gesetzt ist, da nur für dieses die Funktion "Wechsel Organisationseinheit" ausgeführt wird. Die Spalte "Haupt-DV" kann beim Dienstnehmer entweder über die Feldauswahl oder die Funktion "Spalte hinzufügen" eingeblendet und so kontrolliert werden.

Sollte das Haupt-DV, aus welchem Grund auch immer, falsch gesetzt sein, kann dies am Reiter "Dienstverhältnis" über das Kontextmenü → Hauptdienstverhältnis geändert werden.

Hinweis 

Sind bei einem Dienstnehmer bereits Dienstverhältnisse für die Zukunft angelegt, sollten sie unbedingt notiert werden, da sie später manuell angepasst werden müssen (auch ruhende Dienstverhältnisse).

Um sich einen schnellen Überblick über alle Dienstnehmer und Dienstverhältnisse zu verschaffen, kann unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Extras das Programm Historische Mitarbeiterdaten Schnellbearbeitung gestartet werden.

Hier können z. B. die Urlaubsansprüche und Urlaubseinheiten kontrolliert und gegebenenfalls auch geändert werden.

Bei der Umrechnung des Resturlaubes und Urlaubsanspruchs von Tagen auf Stunden ist zu überlegen, ob das Ergebnis aufgerundet oder der exakte Wert herangezogen werden soll. Die Dienstnehmer dürfen auf keinen Fall schlechtergestellt werden.

Der Dienstgeber sollte die Umstellung der Urlaubseinheit an die Dienstnehmer kommunizieren.

Programmtechnisch kann z. B. ein Hinweistext am Lohnset angedruckt werden. Da dieser Hinweis im Normalfall für alle Dienstnehmer der Firma Gültigkeit hat, sollte er auf Firmenebene hinterlegt werden. Je nach Reichweite kann er aber auch im jeweiligen Kollektivvertrag oder beim einzelnen Dienstnehmer erfasst werden. Weitere Informationen zur Anlage von Hinweisen siehe Anlage Hinweise.

Eine weitere Möglichkeit, um die Dienstnehmer über die Umstellung zu informieren, besteht in der Anlage einer Standardbriefvorlage, die anschießend an die Dienstnehmer versandt wird. Detaillierte Informationen zur Anlage und zum Versand von Standardbriefen finden Sie unter Standardbrief.

Je nach Anzahl der Dienstnehmer ist zu überlegen, ob die Änderungen (Urlaubsanspruch, Urlaubsrest) manuell durchgeführt oder importiert werden sollen. Nähere Informationen zum Ablauf der Umstellung finden Sie im nächsten Kapitel.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um den Urlaubsanspruch sowie den Resturlaub pro Dienstnehmer zum festgelegten Stichtag zu exportieren.

Die erste Möglichkeit wäre über LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → NLZ-Rest drucken. Wählt man am Reiter "Allgemein" den gewünschten Stichtag und setzt man am Reiter "Erweitert" das Feld "NLZ-Art im Detail" auf "Urlaub", erhält man folgende Auswertung. 

Hinweis 

Als Stichtag sollte immer der Umstellungstag gewählt werden, da auch eventuelle Urlaubsansprüche, die genau am Umstellungstag enstehen, bei der späteren Reständerung berücksichtigt werden müssen.

Die zweite Möglichkeit, den Urlaubsrest und Anspruch pro Dienstnehmer zu exportieren besteht über LOHN → Auswertungen → Auswertungsdesigner.

Dort kann eine Liste mit allen benötigten Informationen zur Umrechnung angelegt werden:

Firma, MA-Nr., DV-Nr. und Sollstunden pro Woche findet man über die Sortierfelder.

Urlaubsanspruch und Urlaubsrest werden über die Lohnartenfunktion "Nichtleistungszeiten" ermittelt.

Die Arbeitstage pro Woche müssen über ein Makro bestimmt werden.

Datenbankfelder → Dienstnehmer → Allgemein/CRM → Arbeitstage/Woche

Die ausgedruckte Liste sieht wie folgt aus:

Natürlich kann die Liste über die Einstellungen am Reiter "Export" zur weiteren Verarbeitung auch exportiert werden.

Bevor die umgerechneten Resturlaube erfasst bzw. importiert werden können, muss bei jedem Dienstnehmer ein neuer historischer Datensatz mit dem entsprechenden "Gültig ab"-Datum und der neuen Urlaubseinheit (Stunden) bzw. dem neuen Urlaubsanspruch erfasst werden.

Grundsätzlich gibt es mehrerer Möglichkeiten, den historischen Datensatz anzulegen und auf die entsprechenden Werte umzustellen. Die Umstellung kann entweder manuell für jeden einzelnen Dienstnehmer oder über eine Funktion/einen Import für alle DN bzw. eine ausgewählte Gruppe erfolgen.

Hat eine Firma nur wenige Dienstnehmer, kann der historische Datensatz auch manuell angelegt werden.

Die Anlage erfolgt beim Dienstnehmer am Reiter "Historische Daten". Dort erfasst man im Feld "Gültig ab" den festgelegten Stichtag für die Umstellung und befüllt die Felder "Urlaub-Anspruch" und "Urlaub-Einheit" mit den neuen Werten.

Stehen die Felder nicht zur Verfügung können sie über die Feldauswahl eingeblendet werden.

Eine weitere Möglichkeit, die Daten beim Dienstnehmer direkt zu erfassen, besteht am Reiter "Allgemein/CRM".

In den Feldern "Urlaub-Anspruch" und "Urlaub-Einheit" werden die gewünschten Werte erfasst.

Damit der historische Datensatz nicht bei jedem Dienstnehmer einzeln angelegt werden muss, gibt es im CRM Mitarbeiterstamm eine Funktion, die den Vorgang deutlich beschleunigt. Führt man die Funktion aus, wird bei jedem ausgewählten Dienstnehmer ein historischer Datensatz mit neuem "Gültig ab"-Datum und neuer Urlaubseinheit angelegt.

Der Aufruf erfolgt im Paket CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter → Funktionen → Wechsel Organisationseinheit.

Betrifft die Umstellung nicht alle Dienstnehmer einer Firma, kann zuerst über den Filter eine Auswahl festgelegt werden. Startet man im Anschluss die Funktion, wird sie für alle Mitarbeiter ausgeführt, die in dieser Liste angezeigt werden.

In diesem Beispiel wird bei 32 Dienstnehmern ein historischer Datensatz mit 01.01.2025 und der Urlaubseinheit "Stunden" angelegt.

Ist das Feld "Urlaub-Einheit" nicht sichtbar, kann es über die Feldauswahl eingeblendet werden.

Achtung! 

Der historische Datensatz wird nur für jenes Dienstverhältnis angelegt, auf welchem das Häkchen "Haupt-DV" gesetzt ist (siehe Kontrolle der Dienstverhältnisse). Auf zukünftigen Dienstverhältnissen (auch ruhenden Dienstverhältnissen) muss der historische Datensatz manuell mit den entsprechenden Werten angelegt werden (siehe Anlage für einzelne Dienstnehmer).

Nachdem die Urlaubseinheit über die Funktion Wechsel Organisationseinheit erfolgreich geändert worden ist, muss noch der auf Stunden umgerechnete Urlaubsanspruch erfasst bzw. importiert werden. Wie der Anspruch je Dienstnehmer manuell erfasst werden kann, wurde bereits in Kapitel Historische Daten je Dienstnehmer erklärt.

Sollen die Urlaubsansprüche für alle Dienstnehmer importiert werden, kann als Basis die zuvor erstellte Liste aus dem Auswertungsdesigner verwendet werden. Mithilfe einer Formel kann der exportierte Urlaubsanspruch in Stunden umgerechnet werden.

Urlaubsanspurch in Stunden = Urlaubsanspruch / Arbeitstage pro Woche * Sollstunden pro Woche

Nach der Umrechnung muss die Datei nur noch um die zusätzlich benötigten Felder ergänzt und mit den entsprechenden Spaltenüberschriften versehen werden. Alle nicht benötigten Spalten können aus der Datei gelöscht werden.

Folgende Felder werden für den Import benötigt:

In den Spalten "HRS_DVNR_STICHTAG" und "PSW_PERSWERTGUELTIGAB" wird jeweils der Umstellungsstichtag angeführt.

 

Ist die Datei fertig aufbereitet und im CSV-Format gespeichert worden, kann sie unter LOHN → Weitere Funktionen → Import und Export → Dienstnehmer → Dienstnehmer importieren importiert werden.

Dazu ist es notwendig, eine entsprechende Schnittstelle zu wählen bzw. anzulegen.

In diesem Beispiel wird der Import mit Doku-Zeile durchgeführt. Das heißt, in der Datei wird über die Spaltenüberschrift geregelt, welche Felder importiert werden. Da der Datenbank-Feldname verwendet wird, müssen in der hinterlegten Doku-Zeile keine Werte definiert werden.

Hinweis 

Eine detaillierte Beschreibung zur Anlage von Schnittstellen mit Doku-Zeile finden Sie im Themendokument Dienstnehmer importieren → Schnittstellen definieren → Import mit Doku-Zeile.

Nachdem die Datei ausgewählt worden ist, kann der Import gestartet werden. In der Vorschau sieht man, dass die Spalten aufgrund der Spaltenbezeichnung den jeweiligen Datenbankfeldern zugeteilt worden sind.

Sind die historischen Daten (Urlaubseinheit und Urlaubsanspruch) bei allen Dienstnehmern erfasst worden, kann mit der Anpassung des Resturlaubes begonnen werden. Dazu müssen die Reststände zum festgelegten Stichtag auf Stunden umgerechnet werden.

Auch dazu kann die exportierte Liste aus dem Auswertungsdesigner verwendet werden. Dieses Mal werden die Resturlaubsstände mithilfe einer Formel umgerechnet:

Resturlaub in Stunden = Urlaubsrest / Arbeitstage pro Woche * Sollstunden pro Woche

 

Wie bei der Änderung der historischen Daten gibt es auch beim Resturlaub die Möglichkeit, die Anpassung je Dienstnehmer manuell oder für alle Dienstnehmer über einen Import durchzuführen.

Die manuelle Reständerung erfolgt beim Dienstnehmer in der Nichtleistungszeitenverwaltung am Reiter "Urlaub". Unter Funktionen → Reständerung muss im Feld "Art" die Ausprägung "Reständerung wegen Einheitsänderung" ausgewählt werden. Im Feld "Rest zum Stichtag" ist der umgerechnete Gesamturlaubsrest in Stunden zu erfassen, im Feld "Stichtag" der Umstellungstermin. Das Feld "Rest altes NLZ-Jahr" ist für die Reständerung nicht mehr von Bedeutung und bleibt daher leer.

Nach Bestätigung der Eingabe erhält man eine Zeile mit der Reständerung. Dabei wird die Differenz zwischen dem ursprünglichen Rest und dem aktuellen Rest eingetragen. In den Feldern "Anspruch pro Jahr" und "Rest gesamt" werden die neuen Werte ausgewiesen.

Hinweis 

Unter Funktionen → "Rest per Stichtag" können der Resturlaub und der aliquote Resturlaub zu einem beliebigen Stichtag in der Vergangenheit und auch in der Zukunft abgerufen werden. Die Berechnung erfolgt dabei immer mit der entsprechenden Einheit. Am 31.12.2024 wurde die Urlaubsverwaltung noch in Tagen geführt. Am 01.03.2025 erfolgt sie in Stunden.

Wie die Urlaubsansprüche können auch die Resturlaubsstände per Stichtag importiert werden. Dieser Import erfolgt über LOHN → Weitere Funktionen → Import und Export → Nichtleistungszeiten importieren.

Nach der Umrechnung der Resturlaube in Stunden muss die Datei wieder um die fehlenden Felder ergänzt und mit den entsprechenden Spaltenüberschriften versehen werden.

In den Spalten "HRS_DVNR_STICHTAG" und "ABM_ABWESENDVON" ist der Umstellungsstichtag zu hinterlegen, in der Spalte "ABM_ABWESENHEITART" das Kennzeichen "1 - Urlaub" und in der Spalte "ABM_VERARBKZ_IMPORT" das Kennzeichen "6 - Reständerung wegen Einheitsänderung". Die Spalte "ABM_WERT1_VERWALTUNG" enthält den Gesamt-Resturlaub per Stichtag.

Auch in diesem Programm muss wieder eine Schnittstelle mit Doku-Zeile ausgewählt bzw. angelegt werden. Die Anlage ist identisch zur Anlage im Programm "Dienstnehmer importieren".

Hinweis 

Eine detaillierte Beschreibung zur Anlage von Schnittstellen mit Doku-Zeile finden Sie im Themendokument Dienstnehmer importieren → Schnittstellen definieren → Import mit Doku-Zeile.

In der Vorschau sieht man wieder die Zuteilung der Spalten zu den entsprechenden Datenbankfeldern. Wird eine Spalte keinem Feld zugeteilt, liegt die Ursache meistens an einer falschen Spaltenbezeichnung. Ist die Zuteilung korrekt, kann der Import gestartet werden.

Wie bereits erwähnt, müssen zukünftige Dienstverhältnisse manuell angepasst werden, sofern die Umstellung über die Funktion "Wechsel Organisationseinheit" vorgenommen worden ist. Ist das noch nicht passiert, kann wie in den Kapiteln Historische Daten je Dienstnehmer und Reständerung je Dienstnehmer beschrieben, vorgegangen werden.

Damit bei zukünftigen Neueintritten die richtige Urlaubseinheit vorgeschlagen wird, kann im Programm Lohnfirmen ein Dienstnehmervorschlag mit der entsprechenden Urlaubseinheit hinterlegt werden.

In den LOHN Parametern werden unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Nichtleistungszeiten → Urlaub Lohnarten hinterlegt, welche in der Bruttoerfassung erzeugt werden, sobald in der Urlaubsverwaltung ein Urlaubsverbrauch erfasst wird.

Diese Lohnarten müssen in der Regel nicht abgeändert werden, da sie den Importpuffer-Wert "NLZ-Bezahlt" berücksichtigen und dieser immer in Stunden geführt wird.

LOHN → Stammdaten → Lohnarten

Lohnart 2300 "Urlaub Entgelt" → Reiter "Name, Bruttoerfassung"

Sollte trotzdem eine neue Lohnart benötigt werden, kann diese in den LOHN Parametern hinterlegt werden. Die Einstellung gilt jedoch auch für die Erfassung von vergangenen Urlauben, da die Parametereinstellungen jahresbezogen gespeichert werden.

In der Zeiterfassung gibt es unter ZEIT → Urlaubsverwaltung → Resturlaubsstände die Möglichkeit, den Resturlaub bzw. den aliquoten Resturlaub zu einem bestimmten Stichtag für alle oder ausgewählte Dienstnehmer abzufragen.

Nach der Umstellung der Urlaubseinheit kann diese Auswertung die Werte für die Vergangenheit nicht mehr korrekt ermitteln, da für die Berechnung immer der aktuelle historische Datensatz mit der aktuellen Urlaubseinheit herangezogen wird. Ab dem Stichtag der Umstellung werden die Werte wieder korrekt ermittelt.

Werden auch Urlaubsrückstellungen in der NTCS gemacht, gibt es prinzipiell nur eine Einstellung, die nach der Umstellung angepasst werden muss.

Diese Einstellung erfolgt im Paket LOHN → Personalrücktellungen → Personalrückstellungen → Berechnungseinstellungen → Reiter "Urlaub". Hier muss im Feld "Eingabe Urlaubsfelder am DNR in" die Ausprägung "Stunden" gewählt werden.

Weitere Details zur Abwicklung von Urlaubsrückstellungen finden Sie unter Einstellungen - Urlaubsrückstellung und Berechnung Urlaubsrückstellung.