Urlaubsverwaltung Zeit/Lohn

 Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte.

 

 Einen Überblick über alle wichtigen Themen in der Zeiterfassung erhalten Sie hier.

 

 Einen Überblick über alle häufig gestellten Fragen finden Sie unter FAQ und Lernvideos.

Weitere Informationen zur Verwaltung anderer Nichtleistungszeiten finden Sie unter Nichtleistungszeiten.

 

In der folgenden Übersicht finden Sie die relevanten Funktionen zur Verwendung der Urlaubsverwaltung (ZEIT NTCS Zusatz-Lizenz) zusammengefasst.

Diese Verwaltung erfolgt über den Reiter Nichtleistungszeiten, im Programmfenster Dienstnehmer.

Es werden also Teile des Lohnprogramms in NTCS freigeschalten - somit können Sie damit auch weiterarbeiten, wenn Sie später das ganze Lohnprogramm auf NTCS umstellen.
 

 

 

 

Für die Einrichtung und Nutzung der Urlaubsverwaltung werden diverse Einstellungen benötigt, vor allem die Anlage eines Datenbestandes, sowie die Umstellung der bereits bestehenden Firmen (auf Lohnfirmen) und der, in CRM bereits existierenden, Mitarbeiter (auf Dienstnehmer) inkl. Urlaubs-Reständerung uvm.

Wir empfehlen dies im Rahmen eines Termins mit BMD durchzuführen!

Paket: Zeiterfassung → Stammdaten → Lohn
Paket: Zeiterfassung → Stammdaten → Wochenmodelle
Paket: Zeiterfassung → Stammdaten → Lohn → Lohn-Parameter → Nichtleistungszeiten → Urlaub (z.B.: Urlaubsaliquotierung bei Kalenderjahr)

 

Die Nutzung der Urlaubsverwaltung setzt die Hinterlegung eines Datenbestands, des Lohnjahres und des Abrechnungsmonats voraus.

Diese Informationen werden in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt.

Ebenso kann ein Firmenvorschlag hinterlegt werden, die hier hinterlegte Firma wird bei einem Einstieg in die Funktion "Dienstnehmer" geladen und die Mitarbeiter dieser Firma werden angezeigt.

Bei der Neuanlage eines Dienstnehmers können einzelne Felder durch firmenspezifische Vorgabewerte befüllt werden. Dies setzt die Anlage sogenannter Mitarbeitervorschläge
voraus.

Diese können Sie unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen (Reiter "Mitarbeitervorschlag") hinterlegen.

Für die Urlaubsverwaltung sind folgende Mitarbeitervorschlags-Werte relevant:

- Urlaub Einheit (Stunden / Tage)

- Kollektivvertrag (firmenbezogen, oder z.B. je nach Arbeitsverhältnis)
- Urlaub-Beginn (per Eintrittsdatum / per 01.01 des Jahres)

 

Hinweis 

Sollten Sie den gesuchten Reiter nicht finden, können Sie diesen mittels Rechtsklick auf einen anderen Reiter aktivieren! →

Für die richtige Aliquotierung des Urlaubs (bereits bei Eintritt) ist es notwendig, dass der Kollektivvertrag richtig ermittelt wird (siehe Kollektivverträge) und dass bei sämtlichen Wochenmodellen das richtige Vollzeit-Wochenmodell hinterlegt ist.

In den Lohnparametern sollte hinterlegt werden, dass der Stichtag für die Anzeige des aliquoten Resturlaubs vom Systemdatum abhängig ist → d.h. es wird der aliquote Urlaub immer mit dem Ende des aktuellen Monats lt. Systemdatum angezeigt.

Die Ermittlung des Kollektivvertrags erfolgt wie oben beschrieben durch den Mitarbeitervorschlag. Die Hinterlegung des Vollzeit-Wochenmodells erfolgt in der Zeiterfassung direkt bei den Wochenmodellen.

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Paket: Lohnverrechnung → Stammdaten → Kollektivverträge

Die automatische Hinterlegung des Kollektivvertrags erfolgt, wie beschrieben, durch den Mitarbeitervorschlag auf der Lohnfirma.

Wird diesbezüglich kein Mitarbeitervorschlag hinterlegt, so muss der Kollektivvertrag manuell beim Dienstnehmer hinterlegt werden.

Anhand der Faktorentabelle des Kollektivvertrags wird der Urlaubsanspruch berechnet, es kann dadurch auch eine automatische Aliquotierung des Anspruchs je nach Arbeitsstunden/Arbeitstagen lt. Wochenmodell erfolgen. 

Der Generalkollektivvertrag wird bei der Anlage des Datenbestands (Übernahme der BMD-Standards vorausgesetzt) angelegt.

Falls eine Trennung der Kollektivverträge notwendig ist, so müssen die einzelnen Kollektivverträge separat angelegt werden.

Für die Urlaubsverwaltung spielt dann die Faktorentabelle des jeweiligen Kollektivvertrags eine Rolle, diese muss befüllt sein.

Hinweis 

Gibt es kollektivvertragliche oder firmeninterne Regelungen zu höheren oder zeitlich anders gestaffelten Urlaubsansprüchen, dann kann das über eine Anpassung der Faktorentabelle in NTCS abgebildet werden.

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Paket: Zeiterfassung → Stammdaten → Lohn → Dienstnehmer

Bevor für einen Mitarbeiter eine Urlaubsverwaltung möglich ist, muss dieser im Dienstnehmerstamm vorhanden sein.

Sollte bereits ein Mitarbeiterstamm aus dem CRM/Zeiterfassung vorhanden sein, muss dieser unter Berücksichtigung folgender Schritte - in einen Dienstnehmer "umgewandelt" werden.

In anderen Fällen kann evtl. in Zusammenarbeit mit einem BMD Consultant in einem eigenen Termin der Dienstnehmerstamm vom Steuerberater/Lohnverrechner übernommen werden.

In der abgebildeten Combobox kann auf den jeweiligen Status gefiltert werden. Alle Mitarbeiter, die noch keine Dienstnehmer sind, finden Sie in der Übersicht unter Status:

"Noch kein Dienstnehmer". 

Damit ein Mitarbeiter zum "Dienstnehmer" wird, müssen Sie diesen zunächst bearbeiten (F6) ... Befüllen der relevanten Felder ... und dann STRG + S "Speichern".

Hinweis 

Vor der Umstellung der "CRM Mitarbeiter" zu Dienstnehmern müssen die historischen Mitarbeiterdaten und Dienstverhältnisse kontrolliert und ggf. korrigiert werden! Wichtig sind hier vor allem die korrekte und durchgehende Hinterlegung des Wochenmodells, die Felder "Urlaub-Einheit", "Urlaub-Beginn" und "Urlaub-Anspruch" sowie der Status und die Felder "Ist-Eintritt" und "Ist-Austritt" der Dienstverhältnisse.

 Seitenanfang 

Bevor Sie einen Mitarbeiter als Dienstnehmer speichern können, müssen noch bestimmte Daten, die für die Urlaubsverwaltung relevant sind, am Dienstnehmerstamm hinterlegt werden.

Sofern nicht durch den firmenbezogenen Vorschlag richtig befüllt, sind folgende Felder manuell zu befüllen (diese Felder sind teilweise historisch geführt, dann bedarf es der Eingabe eines Datums):

Zusätzlich müssen noch Geschlecht, das Geburtsdatum und Arbeitsverhältnis erfasst werden und es muss ein Wochenmodell hinterlegt sein.

Wenn Sie die getroffenen Einstellungen nun speichern (STRG + S), wird der Mitarbeiter bei der nächsten Aktualisierung unter den relevanten Mitarbeitern aufscheinen.
Somit ist er ein "Dienstnehmer".

Nach der Umstellung der Mitarbeiter ist eine "Reständerung" des Urlaubs notwendig, um einmalig den richtigen Urlaubsstand zu erfassen.

Einstieg erfolgt über:

Paket: Zeiterfassung → Stammdaten → Lohn → Lohn-Basiseinstellungen

Da Sie ausschließlich die Urlaubsverwaltung und daher keine NTCS Lohnverrechnung verwenden, müssen Sie das aktuelle Lohnjahr und den aktuellen Monat in den Lohn-Basiseinstellungen manuell definieren.

Dies ist notwendig, damit Austritte/DV-Änderungen richtig erfasst werden. Sollte das Modul von mehreren NTCS-Usern verwendet werden, können diese Einstellungen auch von einer zentralen Stelle administriert werden.

Dazu verwenden Sie bitte die Lohn-Basiseinstellungen Liste
 
Tipp: Sie können die Spalte Abrechnungsmonat auch "Spaltenweise bearbeiten" und mit dem entsprechenden Monat in einem Schritt befüllen.

Einstieg unter: Paket: Zeiterfassung → Stammdaten → Dienstnehmer

Es gibt zwei Arten einen Dienstnehmer anzulegen.

Entweder erfolgt die Anlage direkt über „F5 - Neu“ im Dienstnehmerstamm

Oder ein bereits vorhandener CRM-Mitarbeiter wird umgestellt → Die Umstellung ist unter 2.2 CRM-Mitarbeiter zu Dienstnehmer beschrieben.

Eine Mitarbeiter-Neuanlage sollten Sie bei Nutzung der Urlaubsverwaltung in weiterer Folge dann nur noch über den Dienstnehmerstamm durchführen.

Somit greifen auch die firmenbezogenen Mitarbeitervorschläge, die zuvor festgelegt wurden, und die Umstellung der Mitarbeiter entfällt.

Bei der Anlage eines Dienstnehmers werden wie gewohnt notwendige Stammdaten im Reiter „Allgemein/CRM“ erfasst.

Es müssen dann z.B. noch die Felder „Geschlecht“ und „Arbeitsverhältnis“ befüllt werden.

Bei Teilzeitmitarbeitern findet in der Regel eine Aliquotierung des Jahresurlaubsanspruches statt.

Diese Aliquotierung muss unter Umständen (Stichwort: Umstellung CRM Mitarbeiter zu Dienstnehmer) manuell erfolgen, wird bei der Neuanlage eines Dienstnehmers anhand der hinterlegten Vorschlagswerte jedoch automatisch vom System berechnet.

Die Aliquotierung erfolgt anhand des Kollektivvertrags und des Arbeitsausmaßes lt. Wochenmodell (in Abhängigkeit vom hinterlegten VZ-Wochenmodell.)

Beispiel:
Die Urlaubsverwaltung wird in Tagen geführt.

Ein Teilzeitmitarbeiter arbeitet 24h aufgeteilt auf 3 Tage (3x8h), sein Jahresurlaubsanspruch sind 15 Tage (5 Wochen, 3 Arbeitstage/Woche).

Dadurch, dass als Mitarbeitervorschläge die Urlaub-Einheit und der Kollektivvertrag hinterlegt sind, und auch beim Wochenmodell das Vollzeit-Äquivalent eingetragen ist, erfolgt bei der Anlage dieses Mitarbeiters die Aliquotierung des Resturlaubs automatisch.

Mitarbeitervorschlag:

Hinterlegung VZ-WM und Information über Arbeitstage/Woche am Wochenmodell: 

Automatische Aliquotierung des Urlaubs bei der Mitarbeiter-Neuanlage: 

 

Falls Sie schon Erfahrungen mit der CRM Mitarbeiterverwaltung haben, gibt es nun zusätzliche Besonderheiten, die beim Dienstnehmer zu beachten sind.

Sie sollten neben der Neuanlage nun auch alle Änderungen direkt am Dienstnehmer durchführen - bestimmte Änderungen müssen sogar zwingend am Dienstnehmerstamm durchgeführt werden (z.B. Wochenmodellwechsel), um die Funktionalität der Urlaubsverwaltung zu gewährleisten ("Aliquotierung des Resturlaubs").

Für Änderungen des Dienstverhältnisses und einen Wochenmodellwechsel stehen deshalb eigene Funktionen zu Verfügung. 
 

 

Bei den Funktionen "Aktiv - Ruhend", "Ruhend - Aktiv", "Ruhend - Ruhend" und "Ummeldung im Konzern" werden neue Dienstverhältnisse angelegt, bei einem Wochenmodell-Wechsel nicht zwingend. 
 

 

Tritt ein Mitarbeiter aus, dann muss dieser Austritt mittels Austrittsfunktion erfasst werden.

Der Austrittsdialog wird über die (gelbe) Fenstermenüleiste Funktionen → Dienstverhältnisse ändern → Austritt ... oder Rechtsklick auf den Mitarbeiter → Austritt gestartet.

 

Die Felder „Ende Dienstverhältnis“ und „Abmeldegrund“ müssen befüllt werden.

Das System errechnet dann den nicht konsumierten Urlaub bis zum Austrittsdatum sowie die Urlaubstage/Woche und druckt diese an.

Da aus der Urlaubsverwaltung heraus keine ELDA-Meldungen erzeugt werden können und auch keine tatsächliche Abrechnung stattfindet, müssen die Felder „ELDA-Meldung erzeugen“, „Aufruf UEL-/KÜE-Schablone“ und „Auflösungsabgabe“ auf „nein“ stehen. Die Auflösungsabgabe ist nur für Lohnjahre bis 2019 relevant.

Es wird nach dem Speichern des Austritts ein Abrechnungsstatus „0“ gesetzt.

 

Der Status wird in dem Basismonat (Lohn-Basis-Einstellungen) gesetzt, in dem Sie sich befinden, wenn Sie den Austritt erfassen.

Beispiel: Der Mitarbeiter tritt im Mai aus und Sie erfassen diesen Austritt bereits im Basismonat April → der Abrechnungsstatus wird dann im Monat April gesetzt.   

Ändert sich das Austrittsdatum nachträglich noch einmal (z.B. weil das Datum falsch erfasst wurde oder der MA tritt doch nicht aus), dann muss wieder die Austrittsfunktion aufgerufen werden.

Es gibt dann eine eigene Funktion zum Löschen des Austritts. Es darf nicht einfach nur das Datum am Mitarbeiterstamm verändert werden!

 

 

Der Austritt muss mit dieser Funktion gelöscht und ggf. auch wieder mittels Austrittsfunktion neu erfasst werden.

Dieser Ablauf muss so erfolgen, damit die Berechnung des nicht konsumierten Urlaubs noch einmal neu angestoßen wird.

 

Wechselt ein Dienstnehmer seinen Dienstverhältnisstatus, dann muss auch das durch eigene Funktionen erfasst werden – je nachdem, ob der Wechsel von einem aktiven in ein ruhendes DV oder umgekehrt erfolgt:

 

 

Die jeweilige Funktion wird für den betreffenden Mitarbeiter aufgerufen.

Findet der Wechsel von einem aktiven in ein ruhendes DV statt, müssen als Mindestanforderung der „Ruhendstatus“ und das „Von-Datum“ erfasst werden.

 

 

Bei der Eingabe von Mutterschutz bzw. Karenz müssen zusätzliche Felder befüllt werden:

Im Fall von Karenz muss das (voraussichtliche) „Geburtsdatum“ erfasst werden, anhand dieses Datums werden auch „Von-Datum“ und „Bis-Datum“ automatisch ermittelt.

Außerdem muss das Feld „Kind“ (Anzahl) befüllt werden.

 

 

Auch hier (vgl. Austritte) kann keine ELDA-Meldung erzeugt werden, deshalb ist das Feld „Eldameldung erzeugen“ auf „Nein“ zu setzen. 

Wechselt der Dienstnehmer von einem ruhenden DV zurück zu einem aktiven, muss nur das „Von-Datum“ des neuen aktiven Dienstverhältnisses bekannt gegeben werden.

 

 

Wurde ein falsches Datum bei der Anlage des Dienstverhältnisses erfasst, dann muss eine manuelle Korrektur direkt am Dienstnehmerstamm erfolgen.

Es wird das betroffene (falsche) Dienstverhältnis und im Mitarbeiter-Detailfenster der Reiter „DV“ ausgewählt.

Hier muss das Datum angepasst werden. Ggf. muss auch das Folge-DV bearbeitet werden (betrifft vor allem den Wechsel von Mutterschutz - Karenz, wenn der Mutterschutz sich verschiebt).

 

Nach der Korrektur des ruhenden Dienstverhältnisses müssen in der Urlaubsverwaltung die Ruhendzeiten aktualisiert werden (Urlaubsverwaltung - gelbe Funktionsleiste, Funktionen - Ruhendzeiten aktualisieren).

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Bei einem Wechsel von einem ruhenden in ein weiteres ruhendes DV muss die Funktion Ruhend - Ruhend benutzt werden.

Es muss zumindest das „Von-Datum“ des neuen DVs und im Fall von Karenz auch bekannt gegeben werden, das wievielte Kind es ist.

 

 

Ändert sich das Wochenmodell eines Mitarbeiters, gibt es für die Erfassung dieses Wechsels die Funktion Wochenmodell ändern. Diese muss zwingend benutzt werden, da sonst keine Aliquotierung des Resturlaubs stattfindet! (Ausnahmefall wäre, wenn explizit keine automatische Anpassung/Aliquotierung im System erwünscht ist.) 
 

Eine Änderung des Wochenmodells darf ausschließlich am Dienstnehmerstamm vorgenommen werden! Nicht mehr im CRM/Zeit-Mitarbeiterstamm, wie bisher!

Folgender Parameter ist in diesem Zusammenhang relevant:

Stammdaten → Lohn → Lohn-Parameter → Dienstnehmer → Historische Datenführung → Wochenmodell,...Bearbeitungsmodus 

 

Beim Starten der Funktion öffnet sich ein eigenes Fenster, hier werden das neue Wochenmodell und das Datum der Gültigkeit bekannt gegeben.

Außerdem müssen, wenn erwünscht, die Punkte "NLZ-Urlaub anpassen", "NLZ-Krank anpassen", "NLZ-Pflegeurlaub anpassen" und "NLZ-Arzt anpassen" auf "ja" stehen - sonst findet keine Aliquotierung statt!
 

 

Achtung! 

Bei einem Wochenmodellwechsel während eines Monats wird immer ein neues Dienstverhältnis angelegt.  Die Empfehlung ist einen Wochenmodellwechsel, wenn möglich mit Monatserstem zu erfassen, da dann die Anlage eines Dienstverhältnisses optional ist und somit der Mitarbeiterstamm übersichtlich bleibt.

 

Wurde bei einem Wochenmodellwechsel das falsche Wochenmodell, jedoch das richtige Datum ausgewählt, kann die Funktion ein weiteres Mal aufgerufen werden und ein weiterer Wechsel mit demselben Datum und dem richtigen Wochenmodell erfasst werden.

Das System aktualisiert dann den bestehenden historischen Datensatz und die Urlaubsaliquotierung.

Wurde das Datum falsch erfasst ist ggf. eine direkte Korrektur der historischen Daten und eine neue Erfassung des Wochenmodellwechsels notwendig.

Die Urlaubsaliquotierung muss hier in jedem Fall manuell kontrolliert werden!
 

Wechselt ein Mitarbeiter innerhalb des Konzerns (Firmengruppe) in eine andere Firma, dann muss dieser Wechsel mit der Funktion "Ummeldung im Konzern" erfasst werden.

Beim Ummeldungsdialog wird die neue Dienstverhältnis-Firma und das Beginn-Datum des neuen Dienstverhältnis bekannt gegeben.

Es wird dann ein neues Dienstverhältnis in der ausgewählten DV-Firma angelegt.

Hinweis 

Wechselt ein Mitarbeiter nicht nur innerhalb einer Firmengruppe von einer Firma in eine andere, sondern zwischen zwei Einzelfirmen (keine Firmengruppe), dann ist eine Neuanlage des Mitarbeiters in der neuen Firma zwingend notwendig.

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Sollten Sie nach der durchgeführten Ummeldung noch Urlaubsverbräuche in das alte Dienstverhältnis übernehmen müssen, dann ist eine Überleitung mittels der Funktion "ZEIT in LOHN übernehmen" wie gewohnt möglich (siehe auch unter Punkt "7 - Zeit in Lohn übernehmen").

Für die Anpassung des, in das neue Dienstverhältnis übernommenen, Urlaubsrests ist es notwendig, die Ummeldung im Konzern mittels eigener Funktion nochmal durchzuführen.

Hinweis 

Bitte wenden Sie sich für die neuerliche Durchführung der Ummeldung an BMD, da die Funktion "Ummeldung im Konzern nochmal durchführen" nur durch einen BMD-Mitarbeiter durchgeführt werden kann.

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Auch Wiedereintritte müssen Sie über die speziell dafür vorhandenen Funktionen erfassen.

Bei Start der Funktion können Sie sämtliche relevanten Mitarbeiterstammdaten noch einmal überprüfen und auch definieren, ob die Vordienstzeiten für den Urlaub angerechnet werden sollen.

Die Funktion "Wiedereintritt im Konzern" soll dann genutzt werden, wenn sich beim Wiedereintritt zugleich die Dienstverhältnis-Firma des Mitarbeiters ändert.

Ein paralleles Dienstverhältnis muss dann verwendet werden, wenn ein Mitarbeiter neben einem "Ruhendstatus" (z. B. Karenz) auch ein (z. B. geringfügiges) aktives Dienstverhältnis hat.

Dieses aktive Dienstverhältnis muss dann als Haupt-Dienstverhältnis gekennzeichnet sein, damit die Zeiterfassungsdaten richtig in den Dienstnehmerstamm übergeleitet werden (Urlaubskonsum).

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Paket: Lohnverrechnung → Stammdaten → Dienstnehmer

Sind die notwendigen Vorbereitungen getroffen, können Sie mit der Verwaltung der Nichtleistungszeiten beginnen.

Die Übersicht finden Sie unter dem Reiter Nichtleistungszeiten, die jeweilige Nichtleistungszeitenart können Sie direkt mittels Doppelklick auswählen.

Es öffnet sich die Übersicht für den gewünschten Mitarbeiter.

In der Übersicht finden Sie nun eine genaue Übersicht über die erfassten Urlaubsverbräuche, Ansprüche und Aliquotierungen. Importierte Verbräuche aus der NTCS Zeiterfassung sind hier ebenfalls zu finden.

Im oberen Bereich sind alle Informationen zum Urlaub (neuer Anspruch, Resturlaub, aliq. Resturlaub) zusammengefasst.

Aliquote Werte werden hier für den aktuellen Abrechnungsmonat berechnet. Sie können den Abrechnungsmonat ganz einfach in den Lohn-Basiseinstellungen ändern! 

 

Mit der Funktion "Rest per Stichtag" kann für jeden einzelnen Tag der Resturlaub sowie der aliquote Resturlaub abgefragt werden.

Die "Detail"-Ansicht bietet einen Überblick über die tatsächlichen Urlaubsverbräuche an einzelnen Tagen, d.h. hat ein Mitarbeiter insgesamt eine Woche Urlaub konsumiert, kann durch diese Funktion kontrolliert werden, wie viel Urlaub an welchem Tag konsumiert wurde (v.a. bei einer stundenweisen Urlaubsverwaltung interessant).

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Die Verwaltung beginnt in der Regel mit der Erfassung einer sog. "Reständerung". Hiermit kann ein "Startwert" stichtagsbezogen eingegeben werden.

Das Programm errechnet dann automatisch von selbst eine Korrekturzeile, damit der richtige, eingegebene Stichtagswert verspeichert ist.

Die Reständerungen können für mehrere Mitarbeiter auch importiert werden - Vereinbaren Sie hierzu bitte rechtzeitig einen Termin mit einem BMD-Mitarbeiter!

Achtung! 

Damit das System den aliquoten Resturlaub bereits im laufenden Urlaubsjahr richtig berechnen kann, ist es notwendig, dass der Resturlaub per letztem Tag des alten Urlaubsjahres erfasst wird. Den Tag ermittelt das System anhand des Eintrittsdatums und des laufenden Lohnjahres selber, der Resturlaubsstand des alten Urlaubsjahres muss bekannt gegeben werden.

Wurde eine Reständerung erfasst, kann im Zeitraum davor kein Eintrag (Urlaubsverbrauch, usw.) mehr in die Urlaubsverwaltung gemacht werden.

In der Reständerung müssen deshalb sämtliche Verbräuche und Ansprüche enthalten sein, die zeitlich vor dieser liegen.

Wurde einer Reständerung erfasst, schreibt das System pro Reständerung eine Datenzeile in die Urlaubsverwaltung.

Die Abfrage des aliquoten Urlaubs ("Rest per Stichtag") stimmt ab dem Stichtag, zu welchem die Reständerung erfasst wurde.

Das Stichtagsdatum ist standardmäßig abhängig vom Basiseinstellungsmonat, kann aber in den Parametern an das Systemdatum gekoppelt werden.

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Wurde ein ruhendes Dienstverhältnis falsch erfasst (Beginn-/ oder Enddatum stimmt nicht, vgl. Ruhend - Aktiv / Aktiv - Ruhend), müssen nach der Korrektur des Dienstverhältnisses die Urlaubsaliquotierungen, die sich aus dem ruhenden DV ergeben, neu berechnet werden.

Diese Neuberechnung muss durch die Funktion "Ruhendzeiten aktualisieren" manuell gestartet werden, es erfolgt keine automatische Korrektur!

 

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Bei einer nachträglichen manuellen Korrektur des Wochenmodells muss auch die Aliquotierung des Resturlaubs manuell erfolgen.

Am einfachsten überarbeiten Sie den, vom System erzeugten, Datensatz direkt:

 

Eine manuelle Korrektur, der vom System erzeugten Resturlaubsaliquotierung bei einem Wochenmodellwechsel sollte eigentlich nicht notwendig sein.

Wenn überhaupt, nur bei der Einrichtung der NTCS Urlaubsverwaltung und der, hier u.U. notwendigen, Korrektur der historischen Daten, oder einer Parameterumstellung der automatischen "Aliquotierung bei Eintritt" eine Rolle spielen.

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Wurden die neuen Urlaubsansprüche der Mitarbeiter nicht automatisch vom System erzeugt, dann kann dies durch die Funktion "Anspruch erzeugen" nachgeholt werden.

Es wird dann für die ausgewählten Mitarbeiter von dem eingegebenen Stichtag zurück für das laufende Urlaubsjahr überprüft, ob es bereits eine Anspruchszeile in der Urlaubsverwaltung gibt. Wenn nicht, wird durch die Funktion eine Anspruchszeile erzeugt.

Hinweis 

Der neue jährliche Urlaubsanspruch wird durch den Tagesabschluss in der Zeiterfassung oder durch den Import eines Urlaubsverbrauchs erzeugt. Es ist also wichtig, dass der automatische ZEIT-Tagesabschluss läuft bzw. das ZEIT in LOHN übernehmen regelmäßig durchgeführt wird!

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Soll der Resturlaub bei einem neu eingetretenen Mitarbeiter auch dann aliquotiert werden, wenn der Mitarbeiter in der ersten Jahreshälfte eintritt, muss das mit einem Parameter im Programm eingestellt werden:

Unter: Stammdaten → Lohn → Lohn-Parameter → Nichtleistungszeiten → Urlaub → Urlaubsaliquotierung bei Kalenderjahr

Wird der Parameter dann auf "Bei jedem Eintritt" gesetzt, dann wird ab sofort bei jeder Mitarbeiterneuanlage unabhängig vom Eintrittsdatum der Resturlaub aliquotiert.

Für Mitarbeiter, die im laufenden Jahr vor der Parameterumstellung eingetreten sind, muss die Aliquotierung manuell erfolgen.

Bekommt ein Mitarbeiter einen oder mehrere Urlaubstage zusätzlich gutgeschrieben, beispielsweise aufgrund eines Jubiläums, dann wird dieser zusätzliche Urlaub direkt in der
Nichtleistungszeiten-Verwaltung als "Sonstiges"-Eintrag erfasst.

 

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Erhöht sich der Urlaubsanspruch eines einzelnen Mitarbeiters dauerhaft, dann muss der neue Anspruch am Mitarbeiterstamm erfasst werden.

Dazu müssen Sie den neuen Wert im Feld Urlaub-Anspruch einpflegen und bei der Abfrage bekannt geben, ab wann dieser neue Urlaubsanspruch zusteht.

Bei der nächsten Anspruchserzeugung berücksichtigt das System den neuen Wert.

Bekommen aufgrund einer kollektivvertraglichen oder betriebsinternen Regelung alle Mitarbeiter einen höheren Urlaubsanspruch oder steht bereits früher als gesetzlich vorgesehen ein höherer Anspruch zu, dann kann das über eine Erweiterung der Faktorentabelle im Generalkollektivvertrag eingestellt werden.

Nähere Informationen zur Faktorentabelle finden Sie unter Kollektivverträge.

Falls Sie den neu berechneten Resturlaubsstand bei einer Aliquotierung runden möchten, ist es möglich in den Lohnparametern unter...

Lohnverrechnung → Einstellungen → Lohn-Parameter → Nichtleistungszeiten ... Rundungen zu hinterlegen, wie und auf wie viele Stellen das System runden soll.

 

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Um die Urlaubsverwaltung mit den Verbräuchen aus der NTCS Zeiterfassung befüllen zu können ist es notwendig, eine Überleitung der Verbräuche vorzunehmen.

Paket: Zeiterfassung → Datentransfer → ZEIT in LOHN übernehmen

Sobald die Überleitung durchgeführt und die NLZ-Verwaltung gestartet wird, sind die Urlaubsverbräuche ersichtlich.

In der Regel erfolgt der Export der verbuchten Urlaube aus der Zeiterfassung in den Dienstnehmer monatlich nach dem Monatsabschluss.

Nur in Ausnahmefällen!!! darf man, um die Urlaubsverwaltung mit den Verbräuchen aus der NTCS Zeiterfassung initial befüllen zu können, eine Überleitung der Verbräuche für einen größeren Zeitraum als ein Abrechnungsmonat vornehmen!

 

Hinweis 

Die mögliche Meldung "Der eingegebene Zeitraum entspricht keinem Abrechnungszeitraum" können Sie in Ausnahmefällen ignorieren, da bei der Urlaubsverwaltung die Verbräuche inkl. Datum übergeben werden. (Wenn z.B. ein Mitarbeiter unterm Monat austritt und Sie den Resturlaub benötigen) Es ist jedoch grundsätzlich Abrechnungszeitraum-konform überzuleiten! Dh. zum Beispiel jedes Monat das jew. Kalendermonat zB. 1. bis letzter des Monats.

Bei der Übernahme sind also folgende Felder zwingend zu befüllen:
1. Firma·        
2. Mitarbeiter (wird keine Auswahl getroffen, sind alle Mitarbeiter selektiert) 

3. Von-/Bis-Datum bzw. Zeitraum

Die Felder "Lohnperiode" und "Aufrollmonat" spielen für die Verwendung der Urlaubsverwaltung idF keine Rolle.

Als Lohnperiode sollte der zu exportierende Monat angegeben werden. Das Feld "Aufrollmonat" hat leer zu bleiben.

In der Urlaubsverwaltung ist der Verbrauch dann ersichtlich und es wird auch gekennzeichnet, dass er aus der Zeiterfassung importiert wurde.

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Paket: Lohnverrechnung → Jahresende → Jahresumstellung durchführen

Mit dem jeweiligen NTCS Jahresupdate, welches Sie zum Jahreswechsel von BMD erhalten, wird der Punkt "Jahresumstellung durchführen" freigeschaltet. Bis dahin erhalten Sie die
untenstehende Meldung
.


Mit der Jahresumstellung - diese können Sie durchführen sobald das Jahresupdate eingespielt wurde, erhalten Sie die Möglichkeit, das neue Lohnjahr zu erzeugen.

Hinweis 

Wenn Sie eine Firmengruppe in NTCS haben, so kann die Jahresumstellung mit der Funktion "F8" (Mehrfachauswahl) für alle betr. Lohnfirmen durchgeführt werden. Somit ist es nicht nötig jede Firma einzeln umzustellen.

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Der Dienstnehmer hat die Verwaltung des Urlaubs in Tagen und ist am 8.1.2018 eingetreten, der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters errechnet sich anhand des hinterlegten Wochenmodells und der Faktorentabelle im Generalkollektivvertrag. 

Der Mitarbeiter arbeitet an 3 Tagen/Woche. 



Für die Berechnung des Urlaubsanspruchs wird das Feld Arbeitstage/Wo. geprüft und der darin enthaltene Wert mit dem Wochenfaktor aus der Faktorentabelle des Kollektivvertrags multipliziert.

In unserem Beispiel ist der DN am 1.1.2018 (erstes Dienstjahr) eingetreten, also fällt er noch in den Faktorwert „5 Wochen“, diese werden mit den 3 Arbeitstagen/Woche multipliziert und somit ergibt sich ein Urlaubsanspruch von 15 Tagen.

Das Feld „Urlaub-Anspruch“ am MA-Stamm wird bei Hinterlegung des Wochenmodells bei der Mitarbeiterneuanlage mit diesem Wert befüllt. 



Damit die Einheit „Tage/Stunden“ automatisch und richtig ermittelt wird, muss, wie in „2 – Voreinstellungen“, die Urlaub-Einheit als Mitarbeitervorschlag auf der Lohnfirma hinterlegt werden.

Anhand dieser Einstellungen werden jeweils die Felder Arbeitstage/Wo. oder Sollstunden/Wo. zur Berechnung herangezogen.

Beispiel mit Urlaub in Stunden:

Der Mitarbeiter arbeitet 24h/Woche – durch die Einstellung, dass die Urlaubseinheit Stunden ist, wird der Urlaub-Anspruch mit 120h berechnet. Das ergibt sich daher, dass dem Mitarbeiter 5 Urlaubswochen zustehen und diese mit den Arbeitsstunden pro Woche multipliziert werden. 



Beim Speichern des Mitarbeiters wird ein Resturlaub erzeugt, der diesem Anspruch entspricht.

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In der NTCS Zeiterfassung werden wie gewohnt Urlaube geplant und verbucht.

Eine Kontrolle der Urlaubsstände kann beispielsweise mit der Funktion (Menüpunkt "Spezial") → Resturlaubsübersicht erfolgen.

Am Ende des Abrechnungszeitraums werden mittels des Ausdrucks Monatsjournal mit Bewertung unter anderem die gebuchten Urlaube noch einmal kontrolliert.

Falls an den Urlaubsbuchungen noch Änderungen vorgenommen werden müssen, sollte das zu diesem Zeitpunkt passieren. Nach einer Änderung muss der Ausdruck noch einmal neu geöffnet werden.

Sind die Urlaubsbuchungen kontrolliert und es sind keine Änderungen mehr notwendig, wird, wie unter Punkt 8 beschrieben, die Überleitung in die Urlaubsverwaltung durchgeführt. 

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Die eigentliche Urlaubsverwaltung findet am Dienstnehmer unter dem Reiter Nichtleistungszeiten (Urlaub) statt.

Einmal im Abrechnungszeitraum werden die Verbräuche aus der NTCS Zeiterfassung in die Urlaubsverwaltung übergeleitet. (ZEIT in LOHN übernehmen)

In der Nichtleistungszeitenverwaltung werden für sämtliche „Aktionen“ (etwa Verbräuche, Ansprüche, Aliquotierungen), die den Urlaubsstand verändern, Einträge geschrieben.

Auch hier kann eine Kontrolle des Urlaubsstandes erfolgen, in dieser Ansicht ist es gut möglich, die Ermittlung des Urlaubs nachzuvollziehen.

Erst wenn alle in der NTCS Zeiterfassung bereits gebuchten Urlaube auch als Einträge in der Nichtleistungszeitenverwaltung vorhanden sind, stimmen die in der Zeiterfassung ermittelten Werte (taggenaue Berechnung anhand der Urlaubsbuchungen) und jene der Nichtleistungszeitenverwaltung überein.

Spätestens mit dem Monatswechsel per März jeden Jahres müssen sämtliche Urlaubsverbräuche in die Urlaubsverwaltung übergeleitet worden sein, da das System für die Ermittlung des Resturlaubs dann nur noch die Werte (Verbräuche) der Urlaubsverwaltung berücksichtigt.

Am Dienstnehmerstamm findet auch die laufende Wartung der Mitarbeiterstammdaten, sowie die Neuanlage von Mitarbeitern statt. In den Lohnbasiseinstellungen ist einmal monatlich der Basismonat anzupassen und ggf. auch das richtige Lohnjahr umzustellen (nach der Jahresumstellung). 
 

Achtung! 

Bei der Wartung der Mitarbeiterdaten ist unbedingt darauf zu achten, im richtigen Lohnjahr zu arbeiten! Ansonsten kann es zu fehlerhaften Stammdaten kommen!

Hinweis 

Falls sich gebuchte und bereits übergeleitete Urlaube noch einmal ändern, muss entweder die Änderung sowohl in der Zeiterfassung als auch in der Urlaubsverwaltung manuell erfasst werden oder es wird die Überleitung „Zeit in Lohn übernehmen“ noch einmal für den betreffenden Mitarbeiter und Zeitraum gestartet.

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