1. Allgemeines

1.1. Der schnellste Weg zu unserem Support

• entweder direkt in BMD NTCS über das Symbol des Fragezeichens im Kreis  rechts oben in der Menüleiste
  
  
  
  
• oder aus einer bestehenden Konversation mit unserem KI-Assistenten  BMD Fox

2. CRM 

2.1. Termine

2.1.1. Termine mit Multiselect bearbeiten 

Per Multiselect ist es möglich, Termine zu verteilen bzw. Ressourcen zuzuordnen. Werden über Multiselect mehrere Termine gleichzeitig markiert, werden jetzt die Funktionen für das Verteilen und die Zuordnung von Ressourcen immer aktiv angezeigt. Nach dem Ausführen der entsprechenden Funktion wird der Anwender darauf hingewiesen, wenn die Funktion für bestimmte Termine nicht ausgeführt werden konnte.

Beispiel:

Alle Funktionen, die nicht multiselectfähig verarbeitet werden können, werden ausgegraut, wenn man diese in Multiselect ausführen möchte.

Dazu wird in der Statuszeile die Begründung "Delegieren: Diese Funktion kann nicht ausgeführt werden, wenn mehrere Zeilen ausgewählt sind." angezeigt.

 Details finden Sie in der Themenhilfe Termine - multiselectfähige Funktionen.

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2.1.2. Terminkennzeichen: Abwesenheit prüfen

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkennzeichen.

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2.2. Mitarbeiter-Kontaktkarte

Die neue Mitarbeiter-Kontaktkarte ist in jedem Fenster mit einem "Mitarbeiter"-Einstiegsfeld aufrufbar. Sie wird durch Mouseover über das Einstiegsfeld angezeigt.

Es werden neben den Kontaktdaten und dem aktuellen Termin auch die Abteilung und die generelle An- oder Abwesenheit des Mitarbeiters inkl. Foto angezeigt. Über die unter "Kontakt" angezeigte(n) Telefonnummer(n) kann der jeweilige Mitarbeiter direkt aus der NTCS angerufen bzw. eine E-Mail an den Mitarbeiter versendet werden.

Sollte es sich um ein "Mitarbeiter"-Einstiegsfeld mit F8-Funktion handeln, werden die Telefonnummern und E-Mail-Adressen nur von der Hauptperson im Einstiegsfeld angezeigt! Die Mitarbeiter-Kontaktkarte ist nicht bearbeitbar.

Bei den angezeigten Daten wird nur die Haupt-E-Mail-Adresse angezeigt und auch nur dann, wenn sie nicht durch Datenbesitzergruppen geschützt ist. Es werden alle Telefonnummern angezeigt, die nicht durch Datenbesitzergruppen geschützt sind bzw. nicht als "Privat" markiert sind. Darüber hinaus gibt es auch noch div. Lizenzprüfungen, Funktionsberechtigungsprüfungen und Prüfungen von Berechtigungen auf Mitarbeiterdaten.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Mitarbeiter-Kontaktkarte.

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2.3. Leadmanagement

2.3.1. Mehrere Leads per Standardbrief anschreiben

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2.3.2. Statistik

Der Bereich "Statistik" wurde um neue Optionen ergänzt, um Ihnen eine noch übersichtlichere Darstellung der Angebotssummen Ihrer Leads zu ermöglichen und die gezielte Filterung nach gewünschten Leads zu erleichtern. Beide Erweiterungen sind sowohl im Fenster "Leadmanagement" als auch im Fenster "Sales Pipelines" verfügbar.

Kombinierte Darstellung nach Zeitraum + Stufe

Zu den vier bereits vorhandenen Suchmöglichkeiten sind jetzt diese beiden weiteren Möglichkeiten in der Combobox im Bereich "Statistik" verfügbar:

• Zeitraum + Stufe (lt. Liste)
  
• Zeitraum + Stufe (Summe offener Leads)
  

Der Vorteil dieser kombinierten Variante ist, dass Sie auf einen Blick sehen, in welchem Monat und auf welcher Stufe Sie welches Angebotsvolumen haben, und der erwartete Umsatz in der Spalte "Gewichtet" dargestellt wird.

Die ersten drei Auswahloptionen der Combobox mit dem Zusatz "lt. Liste" funktionieren wie gewohnt: Sie können die Leadliste nach beliebigen Kriterien filtern (z. B. Einstiegsfelder, Stufenbaum, Filteroptionen) und in der Statistik werden exakt jene Leads berücksichtigt, die Sie auch in der gefilterten Liste sehen.

Bei den weiteren drei Auswahloptionen mit dem entsprechenden Zusatz (Summe offener Leads)  haben Sie die Möglichkeit, direkt auf eine Zeile im Statistikbereich zu klicken. Daraufhin werden in der Leadliste automatisch alle Leads angezeigt, die für den ausgewählten Zeitraum und die zugehörige Angebotssumme relevant sind. Beispielsweise: Möchten Sie wissen, welche Leads sich hinter der Summe für Mai 2025 und Stufe 3 verbergen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Zeile – die passende Filterung wird sofort angewendet.

Parameter: Gewonnen/Verloren in Statistik anzeigen

Diesen Parameter finden Sie unter Paket CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Leadmanagement → Allgemein.

Gewonnen/Verloren in Statistik anzeigen

Über diesen Parameter haben Sie die Möglichkeit, auch die bereits gewonnen bzw. verlorenen Leads in der Statistik zu berücksichtigen. Das heißt, es handelt sich nicht mehr nur um einen Forecast für noch offene Leads und den noch zu erwartenden Umsatz, sondern um eine gesamte Darstellung aller Leads innerhalb eines Zeitraums bzw. einer Stufe. Beachten Sie, dass sich dieser Parameter nur auf die ersten drei Comboboxausprägungen mit dem Zusatz "lt. Liste" bezieht, bei den anderen drei Ausprägungen werden weiterhin nur die offenen Leads berücksichtigt, um einen Forecast über den noch zu erwartenden Umsatz zu erhalten.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Leadmanagement.

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2.4. Telefonbuch: Optimierte Namens- und Telefonnummernsuche

• Die Einstiegsfelder "Ländervorwahl" und "Ortsvorwahl" wurden entfernt.
  
  
• Zukünftig steht für die Telefonsuche ausschließlich das Einstiegsfeld "Telefonnummer" zur Verfügung.
  
  
• Bei der Suche über dieses Feld wird die gesamte Telefonnummer einschließlich aller Vorwahlen durchsucht. Auch die Suche nach einer Telefonnummer inkl. Durchwahl ist möglich.

• Bisher wurden bei der Namenssuche Kontaktpersonen einmal ohne und einmal mit Zugehörigkeit angezeigt. Diese Darstellung wurde optimiert, Kontaktpersonen werden jetzt ausschließlich mit ihrer Zugehörigkeit angezeigt.
  
  
• Die Suche im Feld "Name" erfolgt in den beiden Feldern "Matchcode" und "Originalname". Dabei wird das erste Leerzeichen in diesem Suchfeld als Trennzeichen zwischen Nachname und Vorname interpretiert.
  
  
• Beispielsweise führt eine Suche nach "May Man" dazu, dass Treffer wie "Mayer", "Mayr" oder "Mayerhuber" gefunden werden, die auch den Vornamen "Manfred" oder "Manuela" haben.
  
  

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Telefonbuch.

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3. Workflow

3.1. Hintergrundfunktion "WiEReG-Auszug"

Im Workflowstudio besteht ab sofort die Möglichkeit, auf einer Aufgabenaktion die Hintergrundfunktion "WiEReG-Auszug" zu hinterlegen. Die Funktion wird automatisch im Hintergrund gestartet, sobald diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht wird.



Wird diese Funktion erreicht, wird der WiEReG-Auszug dieses Kunden automatisch im Hintergrund abgeholt und ins DMS archiviert. Das Dokument ist auch bei der Workflowinstanz und allen Folgeaufgaben automatisch zugeordnet und kann jederzeit für Folgeschritte, zum Beispiel das automatisierte Versenden per E-Mail an den Klienten oder für Kontrollzwecke in Form einer Workflowaufgabe an weitere Sachbearbeiter weitergegeben werden.

Damit die Archivierung gleich ins richtige Archiv, auf einer entsprechenden Dokumentenkategorie und mit dem gewünschten Betreff erfolgt, gibt es zusätzlich den DMS-Vorschlagswert "CRM: WiEReG-Auszug", um diese Einstellungen zu treffen.

Weitere Informationen generell zum Abholen von WiEReG-Auszügen erhalten Sie in der Dokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG).

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​3.2. Feldwertprüfung und Verwendungszwecke

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3.3. Hintergrundfunktion "EVZ-/KVZ-Werteermittlung"

3.4. Hintergrundfunktion: BMDGhost - Saldo Abgabenkonto FinanzOnline

4. DMS 

4.1. Berechtigungen für Dokumentenübersicht bei Archivierung nicht prüfen

Die Berechtigung für die Neuanlage eines Dokuments wurde aus dem Berechtigungsknoten der Dokumentenübersicht gelöst. Dies bedeutet, dass künftig eine Archivierung zu Aufgaben, Belegen, Angeboten etc. ohne die erteilte Berechtigung für die Dokumentenübersicht möglich ist.

Es werden künftig nur noch die Berechtigungen "Neu (MCS_MDDOKUMENTMGR_NEW) 28612" und "Ansehen (MCS_MDDOKUMENTMGR_SHOW) 28614" bei einer Archivierung geprüft. Die Datenbesitzergruppe für das Bearbeiten wird bei einer Archivierung weiterhin wie bisher geprüft!

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Berechtigungen.

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4.2. Liste der Dokumente ausblenden

 Details finden Sie in der Hilfe Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design.

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4.3. Neuer Parameter für Drag & Drop mehrerer Dokumente ins DMS

Im DMS gibt es nun einen neuen Parameter, mit dem entschieden werden kann, ob sich je Dokument eine eigene Neuanlagemaske öffnen soll oder ob alle gedroppten Dokumente in einer Neuanlagemaske zusammengefasst werden sollen.

Die Standardausprägung des Parameters Verhalten bei Drag & Drop mehrerer Dokumente ins DMS wird mit der Ausprägung "0 - Alle Dokumente in einem Archivierungsdialog zusammenfassen" ausgeliefert.

Finden können Sie diesen im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Verhalten bei Drag & Drop mehrerer Dokumente ins DMS

Wenn Sie mehrere Dokumente per Drag & Drop archivieren, können Sie über diesen Parameter entscheiden, ob der Archivierungsdialog für alle Dokumente gemeinsam oder je Dokument einzeln angezeigt wird. Der Parameter wirkt sich nur beim Drag & Drop auf die Dokumentenübersicht und Dokumentenliste aus und nicht auf Fenster mit einem Dokumenten-Bereich (z. B. Aufgaben).

Der Parameter wirkt sich nur beim Drag & Drop auf die Dokumentenübersicht und Dokumentenliste aus und nicht auf Fenster mit einem Dokumenten-Bereich (z. B. Aufgaben).

 Details finden Sie in der Themenhilfe Drag & Drop im DMS.

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4.4. Neuer Parameter "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten prüfen"

Der neue Parameter "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten prüfen" im DMS steht ab sofort zur Verfügung. Mithilfe dieses Parameters kann gesteuert werden, ob Dokumente, die aufgrund der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten nicht berechtigt sind, angezeigt werden.

Der Parameter ist zu finden unter: Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Datenschutz

Berechtigungen für Mitarbeiterdaten prüfen

Über diesen Parameter wird gesteuert, ob die Prüfung auf Berechtigungen für Mitarbeiterdaten, die auf der Dokumentenkategorie hinterlegt ist, erst bei der Funktion "Dokument ansehen" erfolgt oder ob die Dokumente in allen Dokumentenlisten gleich ausgeblendet werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Dokumente immer anzeigen Die Dokumente werden in den Dokumentenlisten immer angezeigt und beim Klick auf "Dokument ansehen" wird geprüft, ob der aktuelle Benutzer das Recht hat, das Dokument zu öffnen. Fehlt das Recht, erscheint folgender Hinweis: "Sie besitzen aufgrund der Einstellung Berechtigungen für Mitarbeiterdaten in der Dokumentenkategorie keine ausreichenden Rechte, dieses Dokument zu öffnen oder zu bearbeiten!" 1 - Nur berechtigte Dokumente anzeigen Dokumente, für die der Benutzer nicht die nötige Berechtigung besitzt, werden bereits in den Listen der Dokumente ausgeblendet - somit sind auch die Metadaten der Dokumente bereits geschützt und nicht nur der Inhalt des Dokuments. Wichtige Hinweise: Die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten müssen erzeugt werden und den entsprechenden Dokumentenkategorien zugeordnet sein. Die Prüfung greift nur, wenn das Dokument einem Mitarbeiter zugeordnet ist. Ist das Dokument einer anderen Person (z. B. Kunden, Diverse Person, Kontaktperson) zugeordnet, wird es trotz dieser Einstellung sichtbar.  Dokumente, bei denen der betroffene Mitarbeiter als Sachbearbeiter eingetragen ist, werden nicht geschützt.

Ausgeliefert wird der Parameter mit der Standardausprägung "0 - Dokumente immer anzeigen". Diese Ausprägung ist die bereits bekannte Funktionalität, dass die Berechtigung zum Ansehen erst beim Versuch, das Dokument mit der Funktion "Dokument ansehen" zu öffnen, geprüft wird.

Im Feld "Berechtigung für Mitarbeiterdaten" auf der Dokumentenkategorie können Sie eine Funktion definieren, deren Berechtigungen im DMS geprüft werden sollen. Mit dem Parameter kann dann gesteuert werden, ob die Dokumente gar nicht erst angezeigt werden sollen oder ob eine Meldung mit dem Hinweis kommt, dass man keine Berechtigung für das Ansehen besitzt.

 Details finden Sie in der Feldhilfe Berechtigung für Mitarbeiterdaten.

5. Standardbrief

5.1. Automatische Archivierung versendeter E-Mails abhängig von der Standardbriefvorlage

Alle anderen Einstellungen bleiben unverändert und entsprechen der bisherigen Variante der generellen Archivierung aller gesendeten Standardbriefe.

 Details finden Sie in der Hilfe Automatische Archivierung von E-Mail aus dem Standardbrief.

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6. Kanzlei

6.1. Quotenverwaltung

6.1.1. Alle Abweichungen vom Quotendetail anzeigen

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6.1.2. Kennzeichnung von Pflichtveranlagungen

Es ist nun möglich, am Kundenstamm im Feld "Quotenrelevant" die Ausprägung "Nein - Pflichtveranlagung" zu wählen. Mit dieser Ausprägung angelegte Quotenfälle zählen in der Quotenverwaltung nicht als quotenrelevant und werden separat mit diesem Symbol  gekennzeichnet. In der Quotenverwaltung wurde die Combobox auch erweitert, damit nach dieser Quotenart gefiltert werden kann.

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6.1.3. Quotendetailabgleich

• GSBG1 - Beihilfen- und Ausgleichszahlungserklärung
• L1 - Arbeitnehmerveranlagung

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6.1.4. Sammelabmeldung

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6.2. PEP für Steuerberater

6.2.1. Neues Fenster "Plantafel für Mitarbeiter"

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6.2.2. Neues Fenster "Kapazitätsmonitoring"

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