Liefermahnung
In dieser Themenhilfe finden Sie alle Informationen zur Erstellung von Liefermahnungen an Ihren Lieferanten.
Allgemein
Mit der Liefermahnung haben Sie die Möglichkeit, eine Liefermahnung anhand eines Liefermahnschemas für den Lieferanten zu ermitteln und diese an ihn zu schicken.
Sollen nur die überfälligen Bestellungen ohne Liefermahnschema aufgelistet werden, ist dies im Fenster Überfällige Bestellpositionen möglich. Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Überfällige Bestellpositionen.
Die Liefermahnung bietet im Gegensatz zu den überfälligen Bestellpositionen die Möglichkeit, anhand von verschiedenen Schemen Mahnungen für überfällige Bestellungen an die Lieferanten zu senden. Dabei sind bis zu vier verschiedene Mahnstufen möglich, bei denen jeweils unterschiedliche Texte definiert werden können.
Stammdaten
Um die Liefermahnung verwenden zu können, müssen zunächst die relevanten Stammdaten angelegt bzw. Einstellungen in den Stammdaten getroffen werden.
Für die Ermittlung der Fälligkeit von Bestellungen sind die drei folgenden Felder ausschlaggebend, die sowohl auf Kopf- als auch Positionsebene der Bestellung erfasst werden können. Ermittelt wird auf Positionsebene in der dargestellten Reihenfolge:
| Avisodatum | Ankündigungsdatum der Warenlieferung |
| Liefertermin bestätigt | Der vom Lieferanten zugesagte (bestätigte) Liefertermin. |
| Liefertermin | Liefertermin, für den der Bedarf erfasst wurde. |
Ist kein Avisodatum hinterlegt, wird der "Liefertermin bestätigt" für die Ermittlung relevant. Ist in diesem ebenfalls kein Wert enthalten, wird der Liefertermin berücksichtigt.
Mahntexte
In den Textbausteinen (Paket WWS → Stammdaten → Artikel → Textbausteine) ist eine Liste aller Textbausteine verfügbar. Texte für die Liefermahnung werden unter der Textart "Mahntext" angelegt und verwaltet.
Für jede der 4 Mahnstufen kann ein Text und ein Schlusstext erstellt werden. Diese werden in Folge auf dem Mahnschema hinterlegt.
Liefermahnungsschema
In den Liefermahnungsschemen definieren Sie die gewünschten Liefermahnungsschemen, die in weiterer Folge in den Stammdaten hinterlegt werden.
Mit "Neu 
" (F5) legen Sie ein neues Mahnschema an, in dem Sie die Anzahl der Mahnstufen, das gewünschte Ausdrucksmodell, die Berechnungsbasis nächstes Mahndatum, die Tage der einzelnen Mahnstufen sowie die dazugehörigen Texte und Schlusstexte definieren.
" (F5) legen Sie ein neues Mahnschema an, in dem Sie die Anzahl der Mahnstufen, das gewünschte Ausdrucksmodell, die Berechnungsbasis nächstes Mahndatum, die Tage der einzelnen Mahnstufen sowie die dazugehörigen Texte und Schlusstexte definieren.
Lieferanten
Damit ein Lieferant für die Liefermahnung berücksichtigt wird, ist dies entsprechend am Lieferantenstamm zu hinterlegen.
Zusätzlich kann über das Feld "Liefermahnsperre" definiert werden, dass ein Lieferant vorübergehend oder auch generell nicht gemahnt wird.
Hinweis
 | Die Mahnsperre am Lieferanten zu setzen macht Sinn, wenn das Liefermahnungsschema auf übergeordneter Ebene im folgenden Parameter oder auf der Lieferantengruppe hinterlegt wird. So kann je Lieferant noch einmal extra definiert werden, ob dieser gemahnt werden soll.
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Lieferantengruppe
Ein Liefermahnungsschema kann als Rückfallebene zum Lieferanten auch in der Lieferantenhaupt- oder -untergruppe (Paket WWS → Stammdaten → Kunden/Lieferanten → Kunden- und Lieferantengruppen) hinterlegt werden.
Tägliches Arbeiten
Liefermahnung ermitteln
Liefermahnungen können im Paket WWS → Auswertungen → Einkauf → Liefermahnung ermittelt und gedruckt werden.
Als Erstes sind die Mahnungsdaten zu ermitteln (Fenstermenü → Mahnungsdaten ermitteln).
In diesem Ermittlungsfenster können Sie einstellen, von bzw. bis zu welchem Datum (nächstes Mahndatum) die Liefermahnungen ermittelt werden sollen.
Die Ermittlung kann auf einen Lieferanten eingeschränkt werden.
Die Ermittlung kann auf einen Lieferanten eingeschränkt werden.
Weiters können Sie definieren, ob mögliche gesetzte Mahnsperren (vom letzten Mahnlauf) aufgehoben werden sollen.
Nach der Ermittlung werden die zu mahnenden Bestellpositionen in Form einer Liste dargestellt.
Trotz ermittelter Liefermahnung können Bestellungen abgeändert werden.
Berechnung Fristtage ab Liefertermin
Das nächste Mahndatum wird auf Grundlage des Avisodatums, bestätigten Liefertermins bzw. des Liefertermins (in dieser Reihenfolge) ermittelt.
Zusätzlich sind die Einstellungen am Liefermahnungsschema relevant. Hier werden die entsprechenden Tage für die einzelnen Mahnstufen hinterlegt.
Über folgendes Feld wird zusätzlich die Berechnung definiert:
| Liefertermin: Die erste Liefermahnung wird nach dem eingegebenen Liefertermin berechnet. Sofern noch keine Liefermahnung gedruckt worden ist, wird immer die erste Liefermahnung ermittelt. Danach werden die Tage anhand des letzten Mahndatums (Druckdatum) weiter berechnet. Letztes Mahndatum mit Rückfall auf den Liefertermin: Die Mahntage werden ab dem in den Bestellpositionen eingegebenen Lieferterminen berechnet. Wird die Ermittlung erst nach diesem Termin durchgeführt, wird die jeweilige Mahnstufe lt. Liefertermin + Tage ermittelt. |
Das Fristdatum stellt das nächstmögliche Mahndatum dar. Ab diesem Datum kann die entsprechende Liefermahnung erzeugt werden.
Wird im Liefermahnungsschema die Berechnung der Fristtage ab Liefertermin definiert, wird die erste Mahnstufe immer auf Basis des Liefertermins ermittelt. Daraus ergibt sich das Fristdatum, das danach als Basis für die weiteren Mahnstufen dient.
Achtung!
 | Unabhängig von der Berechnung der Fristtage werden ausschließlich Positionen mit hinterlegtem Avisodatum, bestätigtem Liefertermin bzw. Liefertermin für die Liefermahnung berücksichtigt. Bestellpositionen ohne Liefertermin können nicht gemahnt werden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese in den Überfälligen Bestellpositionen anzeigen zu lassen. |
Beispiel
 | Folgende Bestellungen wurden für den Lieferanten erfasst und sind inzwischen überfällig.  Folgendes Liefermahnungsschema ist für den Lieferanten definiert:  Nach der Ermittlung sind in der Liste nun folgende Positionen aufgeführt:  Das nächste Mahndatum, ergibt sich folgendermaßen:
Nächste Liefermahnungen: Für die nächsten Mahnstufen wird zwar ebenfalls der Liefertermin berücksichtigt, allerdings ist hier in weiterer Folge das Fristdatum der vorherigen Mahnstufe für die Berechnung relevant. Das Liefermahnungsschema ist wie bereits oben erwähnt eingestellt. Es wird nun die erste Mahnstufe ermittelt. Hier wird 1 Tag zum entsprechenden Liefertermin hinzugerechnet, wodurch sich das Fristdatum ergibt.  Die Liefermahnung wird für alle Positionen gesammelt mit Mahndatum 08.01. gedruckt. Danach ergeben sich für die 2. Liefermahnstufe folgende Daten:  Selbst wenn das Mahnungsdatum per 08.01. angegeben worden ist, wird für das nächste Fristdatum nicht das Druckdatum, sondern das ursprüngliche Fristdatum der 1. Liefermahnung als Berechnungsgrundlage verwendet. Zu sehen ist dieses im Feld "Letztes Mahndatum". Zu diesem Datum werden nun die Tage für die Mahnstufe 2 (laut Liefermahnungsschema) addiert. Daraus ergibt sich z. B. für die Bestellung "BES 1285" das Fristdatum 30.12. (28.12. + 2 Tage), obwohl die erste Mahnung erst per 08.01. ausgestellt worden ist. Auch bei den weiteren Mahnstufen verhält es sich gleich. Es wird immer das Fristdatum der letzten Mahnstufe als neue Berechnungsgrundlage verwendet und die entsprechenden Tage werden addiert.   |
Hinweis
| Ist die Werktagsprüfung aktiviert worden, wird diese ebenfalls bei der Liefermahnung berücksichtigt. Über folgenden Parameter kann diese aktiviert werden: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Allgemein
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Berechnung Fristtage ab letztem Mahndatum
Wird am Liefermahnungsschema definiert, dass die Berechnung der Fristtage ab dem letzten Mahndatum erfolgen soll, ist für die Ermittlung der ersten Mahnstufe ebenfalls der jeweilige Liefertermin ausschlaggebend. Für die darauffolgenden Mahnstufen ist dann das Mahndatum für die Berechnung relevant.
Beispiel
| Folgendes Liefermahnungsschema ist für den Lieferanten definiert:  Erste Liefermahnung: Bei der ersten Liefermahnung werden die Fristtage auf Basis des Liefertermins ermittelt.  Beim gesammelten Druck der Liefermahnung für alle Bestellungen wird als Datum der 07.01. hinterlegt. Nächste Liefermahnungen: Für die nächste Liefermahnung wird als Basis das Druckdatum der letzten Liefermahnung für die Berechnung der Fristtage herangezogen. Durch den Ausdruck per 07.01. ergibt sich nun als Fristdatum für alle Bestellungen der 09.01. (07.01. + 2 Tage).  Auch bei den nächsten Stufen ist immer das Druckdatum ausschlaggebend. Der Liefertermin und auch das letzte Fristdatum haben keinerlei Einfluss auf das Fristdatum für die nächste Mahnstufe.   |
Liefermahnung drucken
Nachdem die Mahnungsdaten ermittelt worden sind, kann die Liefermahnung gedruckt werden und je nach Einstellung im Ausdrucksmodell z. B. per E-Mail an den Lieferanten gesendet werden.
Wird die Archivierung des Ausdrucks aktiviert und werden die entsprechenden Einstellungen vorgenommen, wird die archivierte Liefermahnung automatisch dem Bestellkopf zugeordnet.
Der Ausdruck wird im Fenstermenü über die Schaltfläche 
gestartet. Es öffnet sich der Druckdialog, in dem die Einstellungen für den Ausdruck der Liefermahnung vorgenommen werden.
gestartet. Es öffnet sich der Druckdialog, in dem die Einstellungen für den Ausdruck der Liefermahnung vorgenommen werden.
Der Ausdruck kann als Einzelausdruck (eine Mahnung je Bestellung) oder als Sammelausdruck (alle Bestellungen eines Lieferanten auf einer Mahnung) gestartet werden.
Mit der Druckart "Originalausdruck" wird die Mahnung erzeugt, der E-Mail-Versand sowie die Archivierung etc. werden angestoßen. Zusätzlich werden mit dem Originalausdruck auch die Mahnstufen entsprechend gesetzt sowie die Daten für die nächste Mahnstufe ermittelt. Über Parameter kann definiert werden, ob automatisch der Original- oder Kontrollausdruck vorgeschlagen wird.
Als Mahndatum wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen. Dieses kann manuell abgeändert werden und hat danach mitunter eine Auswirkung auf die weitere Ermittlung der nächsten Mahnstufen.
In den Bereichseingaben und im Erfassungsnummern-Bereich können die entsprechenden Einschränkungen für den Ausdruck vorgenommen werden.
Das "Bis Fristdatum" wird automatisch aus der Hinterlegung in den Einstiegsfeldern übernommen. Aufgrund des markierten Datensatzes werden automatisch der entsprechende Lieferant sowie das Erfassungskennzeichen und die Erfassungsnummer vorgeschlagen.
Werden mehrere Datensätze markiert, bevor der Ausdruck gestartet wird, wird der Ausdrucksdialog entsprechend eingeschränkt und es können nur noch die Druckart, das Ausdrucksmodell, das Mahndatum sowie das "Bis Fristdatum" ausgewählt werden.
Der Ausdruck wird in diesem Fall automatisch als Einzelausdruck gestartet.
Auch nach dem Originalausdruck der Liefermahnung bleiben die Daten in der Liste ersichtlich und es werden automatisch die Daten für die nächste Mahnstufe eingefügt. Gibt es Bestellungen, für die bereits die höchste Mahnstufe erreicht worden ist, werden diese rot dargestellt.
Achtung!
| Wird auf einer Bestellung/Bestellposition, zu der bereits eine Liefermahnung gedruckt worden ist, ein Liefertermin abgeändert, muss die Mahnstufe in der Liefermahnung manuell angepasst werden. |
Hinweis
| Ist eine Liefermahnung bereits im Original gedruckt worden und es wird eine Kopie benötigt, können Sie diese nur über das Archivdokument versenden. Ein Nachdruck ist nicht möglich. Selbst wenn wieder ein Kontrollausdruck gestartet wird, wird dieser bereits für die nächste Mahnstufe gemacht. Eine weitere Möglichkeit wäre, die Mahnstufe zurückzusetzen bzw. zu ändern, um danach einen weiteren Originalausdruck für die Liefermahnung zu erzeugen. Wird ein weiteres Mal der Originalausdruck gestartet, obwohl bereits die letzte Mahnstufe erreicht worden ist, erscheint die Hinweismeldung "Die Mahnung kann nicht im Original gedruckt werden, da sie für diese Mahnstufe bereits gedruckt worden ist: [Erf-Kennz. / Erf-Nr.]" und der Ausdruck für diese Bestellung wird abgebrochen. Sind keine weiteren Bestellungen ausgewählt worden bzw. kann auch für die weiteren Bestellungen keine Liefermahnung erzeugt werden, erscheint der weitere Hinweis: "Es sind keine Daten vorhanden. Bitte kontrollieren Sie ev. gesetzte Mahndrucksperren."  |
Liefermahnungsliste drucken
Zusätzlich zur Liefermahnung gibt es auch die Möglichkeit, eine Liefermahnungsliste zu drucken.
Der Ausdruck wird im Fenstermenü → Ausdruck → "Liefermahnungsliste drucken" gestartet.
Es öffnet sich der Druckdialog, in dem die entsprechenden Einstellungen für den Ausdruck vorgenommen werden können.
Hinweis
| Im Gegensatz zur Liefermahnung gibt es für die Liefermahnungsliste kein eigenes Ausdrucksmodell. Der gewünschte Report kann im Ausdrucksdialog ausgewählt werden. |
Werden mehrere Datensätze markiert und wird danach der Ausdruck gestartet, ändert sich der Ausdrucksdialog entsprechend und Sie können nur noch den Report auswählen. Weitere Einschränkungen sind nicht möglich.
Hinweis
| Der Ausdruck der Liefermahnungsliste hat keinen weiteren Einfluss auf die Liefermahnung. Sie dient lediglich als interne Liste für die zu mahnenden Bestellungen. |
Mahnsperre
Sollen nicht alle Bestellungen oder alle Lieferanten gemahnt werden, kann dies über die Mahnsperre realisiert werden.
Die Mahnsperre kann manuell in der Liefermahnung für einzelne Positionen gesetzt werden.
Wählen Sie dafür die entsprechenden Datensätze aus und führen Sie die Funktion "Mahnsperre setzen" (Fenstermenü → Funktionen → Mahnsperre setzen) durch.
Es öffnet sich die Hinweismeldung "Mahnsperre für die ausgewählten Datensätze setzen?", die mit "Setzen" bestätigt werden kann. Mit "Abbrechen" wird die Mahnsperre nicht gesetzt.
Sobald die Mahnsperre gesetzt worden ist, ist diese am Feld "Mahnsperre" ersichtlich.
Wird der Ausdruck der Liefermahnung für Datensätze mit Mahnsperre gestartet, öffnet sich die Hinweismeldung "Es sind keine Daten vorhanden. Bitte kontrollieren Sie ev. gesetzte Mahndrucksperren." und der Ausdruck wird abgebrochen.
Eine weitere Möglichkeit der Mahnsperre ist die direkte Hinterlegung am Lieferanten.
Ist die Sperre direkt am Lieferanten gesetzt, werden Bestellungen zu diesem Lieferanten in der Liefermahnung nicht ermittelt, selbst wenn diese bereits überfällig sind.
Im Gegensatz zur manuellen Mahnsperre sind diese Bestellungen nur in den überfälligen Bestellungen ersichtlich.
Hinweis
| Manuelle Mahnsperren können mit der Funktion "Mahnsperre aufheben" (Fenstermenü → Funktionen → Mahnsperre aufheben) für einzelne Datensätze aufgehoben werden. Sollen alle Mahnsperren aufgehoben werden, kann dies im Zuge der Ermittlung der Mahnungsdaten erfolgen. Hier ist im Ermittlungsdialog die entsprechende Option zu aktivieren.  |
Mahnstufe zurücksetzen/ändern
Ist die Liefermahnung fälschlicherweise an den Lieferanten geschickt worden bzw. soll eine Liefermahnung übersprungen werden, kann die Mahnstufe manuell geändert werden.
Über das Fenstermenü → Funktionen → "Mahnstufe zurücksetzen/ändern" haben Sie die Möglichkeit, die Daten entsprechend zu ändern.
Sie haben die Möglichkeit, die gewünschte Mahnstufe auszuwählen und auch das nächste Mahndatum zu definieren.
Im Feld "Bis Fristdatum (nächstes Mahndatum)" wird automatisch jenes Datum vorgeschlagen, das für die gewählte Mahnstufe ermittelt worden wäre.
Dieses kann jedoch manuell geändert werden.
Parameter
Folgende Parameter sind für die Liefermahnung relevant.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standardkunden-/-lieferantenkennzeichen
Definition, welcher Standard-/Rückfallwert für den Lieferantenstamm gelten soll. Hinweis: Kann am Lieferantenstamm oder auf den Lieferantengruppen übersteuert werden. |
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Standard-Texte für Ausdrucke (z. B. EU-Endtext ...)
Definition der Textnummer für den Andruck "Text für Stufe 1" in der Liefermahnung. | |
Definition der Textnummer für den Andruck "Text für Stufe 2" in der Liefermahnung. | |
Definition der Textnummer für den Andruck "Text für Stufe 3" in der Liefermahnung. | |
Definition der Textnummer für den Andruck "Text für Stufe 4" in der Liefermahnung. | |
Definition der Textnummer für den Andruck "Schlusstext für Stufe 1" in der Liefermahnung. | |
Definition der Textnummer für den Andruck "Schlusstext für Stufe 2" in der Liefermahnung. | |
Definition der Textnummer für den Andruck "Schlusstext für Stufe 3" in der Liefermahnung. | |
Definition der Textnummer für den Andruck "Schlusstext für Stufe 4" in der Liefermahnung. |
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Bestell-Ausdrucke
Definition, wo der Mahnungstext am Ausdruck "Liefermahnung" angedruckt wird. 0 - nach dem Band "Überschrift zu Bestellungspositionen": Der Mahnungstext wird immer nach dem Band "Überschrift zu Bestellungsposition" gedruckt. 1 - Bei "alle Mahnstufen" nach, ansonsten vor dem Band "Überschrift zu Bestellungspositionen": Der Mahnungstext wird bei Auswahl "alle Mahnstufen" nach dem Band "Überschrift zu Bestellungspositionen" gedruckt, andernfalls davor. 2 - vor dem Band "Überschrift zu Bestellungspositionen": Der Mahnungstext wird immer vor dem Band "Überschrift zu Bestellungspositionen" gedruckt. Hinweis: Bei der Ausprägung "2 - vor dem Band "Überschrift zu Bestellungspositionen"" wird immer nur die höchste Mahnstufe auf der Liefermahnung angedruckt, auch wenn es Positionen mit unterschiedlichen Mahnstufen gibt. |
Spezialthemen
In folgendem Kapitel wird auf einige Spezialthemen zur Liefermahnung eingegangen.
Automatische Liefermahnung
Die Ermittlung und der Ausdruck der Liefermahnung kann auch über Stapeldefinition und die Geplante Ausführung automatisch erfolgen.
Im Stapel sind dabei folgende Funktionen als Stapelschritt zu definieren:
Die Ermittlung muss auch über den Stapel als erster Schritt ausgeführt werden.
Lieferantenbewertung
Die verspätete Anlieferung von Bestellungen hat nicht nur für die Liefermahnung Auswirkungen.
Diese wird ebenso in der Lieferantenbewertung berücksichtigt.
Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Lieferantenbewertung
Allgemein
Tägliches Arbeiten
