Bestellungen
Grundlegende Informationen zu Bestellungen finden Sie unter Bestellanlage.
Warenwirtschaft → Einkauf → BestellungenÜbersicht
Dieses Fenster bietet eine Auflistung aller bereits erfassten Bestellungen.
Mit dem Symbol 
bzw. "Neu (F5)" werden die Bestellungen neu angelegt und mit 
bzw. "Bearbeiten (F6)" können diese bearbeitet werden.
bzw. "Neu (F5)" werden die Bestellungen neu angelegt und mit bzw. "Bearbeiten (F6)" können diese bearbeitet werden. 
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Das Fenster teilt sich in folgende Bereiche auf:
- Einstiegsfelder
- Bestellungen
- Positionen
- Detailreiter
Einstiegsfelder
Über die Einstiegsfelder kann eingeschränkt werden, welche Bestellungen angezeigt werden.
Folgende Felder stehen Ihnen hier im Standard zur Verfügung:
| Firma | Firmennummer, unter welcher die Bestellungen erfasst worden sind. |
Erfassungs-Kz | Hier kann die Ansicht auf ein Erfassungskennzeichen eingeschränkt werden (siehe Erfassungskennzeichen für Einkauf). |
Jahr | Über dieses Feld kann die Ansicht auf ein Kalenderjahr eingeschränkt werden. Berücksichtigt wird dafür das Erfassungsdatum der Bestellung. |
| Status | Die Bestellungen können anhand ihres Status eingeschränkt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
|
| Bearbeiter | Die Ansicht der Bestellungen wird auf einen Bearbeiter eingeschränkt. |
| Lieferant | Die Anzeige der Bestellungen kann auf einen Lieferanten eingeschränkt werden. |
| Projekt | Es kann ein Projekt ausgewählt werden, für das die Bestellungen aufgelistet werden sollen. |
| Artikel | Die Bestellungen werden auf jene eingeschränkt, die den gewählten Artikel enthalten haben. |
Folgende weitere Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
| Ab-Datum | Es kann ein Datum hinterlegt werden, ab dem die Bestellungen angezeigt werden sollen. Hinweis
| ||
Belegnummer (Ausdruck) | Es kann auf die Belegnummer des Ausdrucks (Bestellausdruck) sortiert werden. | ||
Filiale | Die Anzeige der Bestellungen kann auf eine Filiale eingeschränkt werden. | ||
| Freigabe-Kennz. | Wird mit der Bestellfreigabe gearbeitet, können die Bestellungen anhand des Freigabekennzeichens eingeschränkt werden. Folgende Ausprägungen stehen hier zur Verfügung:
| ||
| Lieferant Kontaktperson | Es kann auf eine Kontaktperson des Lieferanten eingeschränkt werden. | ||
| Sachbearbeiter 1 | Die Einschränkung erfolgt auf Basis des ersten Sachbearbeiters, der am Lieferanten hinterlegt ist. | ||
| Sachbearbeiter 2 | Die Einschränkung erfolgt auf Basis des zweiten Sachbearbeiters, der am Lieferanten hinterlegt ist. | ||
| Warenhauptgruppe | Die Anzeige der Bestellungen kann auf eine Warenhauptgruppe eingeschränkt werden. | ||
| Warenuntergruppe | Die Anzeige der Bestellungen kann auf eine Warenuntergruppe eingeschränkt werden. | ||
| Wirtschaftjahr | Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr kann über dieses Feld auf ein gewisses Wirtschaftsjahr eingeschränkt werden. Die Filterung der Angebote erfolgt nun auf Basis des Erfassungsdatums eingeschränkt auf das gewählte Wirtschaftsjahr. Hinweis
|
Bestellungen
In diesem Bereich werden je nach Einschränkung in den Einstiegsfeldern die bereits erfassten Bestellungen angeführt.
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
 | Wird mit auftragsbezogener Beschaffung gearbeitet, können über Datenverknüpfung die Felder vom Auftrag in der Bestellposition zur Verfügung gestellt werden. Die Datenverknüpfung (Expertenmodus) finden Sie in der Bearbeitung der Feldauswahl über das Fenstermenü → Extras → Datenverknüpfung (Expertenmodus). Wenn z. B. eine Datenverknüpfung von Bestellposition bis hin zum Kundennamen erforderlich ist, sind folgende Verknüpfungen (Quelltabelle → Zieltabelle) notwendig:
 Über die Schaltfläche "Zuordnen" können die gewünschten Felder ausgewählt werden. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Duplizieren | Mit dieser Funktion kann die markierte Bestellung dupliziert werden.  Im Gegensatz zur Kopierfunktion wird automatisch die Bestellerfassung geöffnet und die kopierten Daten können hier direkt abgeändert werden. Ebenso ist die Änderung des Lieferanten direkt in der Erfassung möglich, auch wenn es bereits bestehende Bestellpositionen gibt. Weitere Informationen finden Sie unter Duplizieren (Bestellungen) und Positionen duplizieren (Bestellungen). |
 Drucken | Mit dieser Funktion wird der Ausdruck der Bestellung gestartet.  Weitere Informationen finden Sie im Dokument Ausdrucke in der WWS. |
| Kopieren | Mit dieser Funktion können bestehende Bestellungen kopiert werden, um als neue Bestellung eingefügt zu werden. Nähere Informationen finden Sie in der Fensterhilfe Kopieren Bestellungen. | ||||
 Einfügen | Die zuvor kopierte Bestellung kann mit dieser Funktion neu eingefügt werden. | ||||
 XML-Bestellungen importieren | Mit dieser Funktion können Bestellungen mittels XML-Datei importiert werden. | ||||
 Bearbeiter zuordnen | Mit dieser Funktion kann der/den ausgewählten Bestellung/en ein neuer Bearbeiter zugeordnet werden.  | ||||
 Verschieben/Splitten/Erf.-Kennz. ändern | Mit dieser Funktion kann das Erfassungskennzeichen der Bestellung geändert werden. Weiters dient diese Funktion zum Splitten und Verschieben von gesamten Bestellungen oder von einzelnen Positionen. Erfassungskennzeichen ändern Die Funktion steht zur Verfügung, solange noch kein Erfassungsabschluss erfolgt ist und die Bestellung noch nicht fertig ist. Für die Änderung des Erfassungskennzeichens geben Sie statt des vorgeschlagenen Erfassungskennzeichens das gewünschte Erfassungskennzeichen ein. Bitte belassen Sie die anderen Felder, wie sie sind, und bestätigen Sie das Fenster mit "Ok". Die Bestellung mit geändertem Erfassungskennzeichen behält die Erfassungsnummer bei. Verschieben/Splitten einer gesamter Bestellung Ändern sich Daten zur Bestellung (z. B. Lieferempfänger, Versandart etc.), kann eine Teilung der bereits erfassten Bestellung erfolgen, sofern die Bestellung noch nicht manuell oder automatisch fertiggemeldet ist. Die markierten Datensätze können auf eine neue Bestellung bei einem anderen Lieferanten verschoben werden oder auf eine andere bereits bestehende Bestellung aufgeteilt werden. Folgende Abfrage erscheint beim Auswählen der Funktion:  Zusätzlich zu einem abweichenden Erfassungskennzeichen kann auch ein anderer Lieferant gewählt werden. Die Neuermittlung des Kontos, der Preise und Rabatte sowie der Kostentypen kann separat gesteuert werden. Außerdem kann beim Verschieben ein neuer Liefertermin gewählt werden. Wird eine bestehende Bestellung ausgewählt, wird der markierte Datensatz zu dieser Bestellung hinzugefügt. Die Kopfdaten der zu verschiebenden Bestellung haben in diesem Fall keine Auswirkung. | ||||
 Erfassung abschließen | Standardmäßig wird der Erfassungsabschluss beim Schließen der Bestellerfassung automatisch gesetzt. Wird mit manuellem Erfassungsabschluss gearbeitet, kann die Erfassung mit dieser Funktion abgeschlossen werden. Der Erfassungsabschluss kann bei Bedarf auch per Abfrage oder manuell erfolgen. Zu welchem Zeitpunkt der Erfassungsabschluss erfolgen soll, wird auf den Erfassungskennzeichen oder mit folgendem Parameter (Rückfallebene) eingestellt: Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein
| ||||
 Erfassungsabschluss aufheben | Mit dieser Funktion kann der Erfassungsabschluss wieder aufgehoben werden. | ||||
Mithilfe dieser Funktion kann eine Bestellung freigegeben werden. Ob mit Bestellfreigabe gearbeitet wird, hängt von den jeweiligen Parametereinstellungen ab. Die Freigabe kann auch wertabhängig global für alle Bestellungen gesteuert werden.  Beim Freigabekennzeichen kann zwischen "Freigegeben" oder "Ablehnen" gewählt werden. Je nach Auswahl wird das Freigabekennzeichen am Bestellkopf gesetzt. Folgende Parameter werden dazu benötigt: Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein
Je nach Parametereinstellung wird das Freigabekennzeichen am Bestellkopf auf "Gesperrt" oder "Ohne Freigabe" gestellt. Beim Ausdruck der Bestellung wird das Kennzeichen geprüft und bei gesperrten Bestellungen unterbunden. In den Bestellungen kann eine berechtigte Person mit der rechten Maustaste die Bestellung freigeben. | |||||
| Freigabe aufheben | Mit dieser Funktion kann die Bestellfreigabe wieder aufgehoben werden.  Beim Freigabekennzeichen kann zwischen "Aufheben" oder "Ablehnen" gewählt werden. | ||||
| Drucksperre zurücksetzen | Eine Drucksperre setzt sich automatisch, wenn z. B. der Druck bereits durch einen anderen User gestartet worden ist. Ist der Druck erfolgreich durchgeführt worden, wird diese automatisch entfernt. Es kann jedoch dazu kommen, dass die Drucksperre weiterhin besteht (z. B. Absturz des System während eines Drucks etc.). Mit dieser Funktion kann die Drucksperre wieder aufgehoben und ein neuer Druck gestartet werden. | ||||
| Druckkennzeichen zurücksetzen | Ist eine Bestellung bereits im Original gedruckt worden, wird das Druckkennzeichen auf "G - gedruckt" gesetzt.  Ist es notwendig, den Originalausdruck noch einmal zu starten (z. B. E-Mail mit der Bestellung muss noch einmal gesendet werden), kann das Druckkennzeichen mit dieser Funktion zurückgesetzt werden. Danach kann ein neuerlicher Originalausdruck gestartet werden. | ||||
| Fertigmelden | Wird eine Bestellung nicht vollständig geliefert oder auch nicht mehr benötigt, kann diese manuell fertiggemeldet werden. Wird die Funktion ausgeführt, erscheint die Hinweismeldung "Sind Sie sicher, dass Sie die Fertigmeldung durchführen wollen?".  Wird diese Meldung mit "Fertigmelden" bestätigt, erhält die Bestellung das Fertig-Kennzeichen "M - manuell fertig".  | ||||
| Fertigmeldung aufheben | Ist eine Bestellung manuell fertiggemeldet worden, kann mit dieser Funktion die Fertigmeldung wieder aufgehoben werden. Es erscheint die Hinweismeldung "Sind Sie sicher, dass Sie die Fertigmeldung aufheben wollen?". Zusätzlich kann in dieser Meldung ausgewählt werden, dass die Fertigmeldung nur für die Kopfdaten aufgehoben wird.  Wird die Fertigmeldung nur für die Kopfdaten aufgehoben, bleiben die ursprünglichen Positionen manuell fertig und es können neue Positionen angelegt werden. | ||||
 Warenannahme | Öffnet das Fenster Warenannahme. In den Einstiegsfeldern erfolgt sofort die Einschränkung auf das Erfassungskennzeichen und die Erfassungsnummer, welche im Fenster "Bestellungen" markiert worden sind, um die Funktion auszuführen. | ||||
 Warenannahmeübersicht | Öffnet die Warenannahmeübersicht mit Einschränkung auf die markierte Bestellung. | ||||
 Gebindeverwaltung | Öffnet die Gebindeverwaltung mit Einschränkung auf die markierte Bestellung. Hinweis
| ||||
 EK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen | Mit dieser Funktion können die Einkaufspreise und -rabatte in die Stammdaten übernommen werden. | ||||
 Neu ermitteln | Über diese Funktion können diverse Daten der Bestellung neu ermittelt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Fensterhilfe Neu ermitteln (Bestellungen). | ||||
 Lieferanten-Homepage | Ist in den Lieferantenstammdaten die Homepage hinterlegt, kann sie mit dieser Funktion geöffnet werden. | ||||
 Aufgabe anlegen | Es gibt die Möglichkeit, aus einer Bestellung Aufgaben anzulegen. Welche Aufgaben angelegt werden können, wird über die WWS Aufgabenaktion verwaltet. | ||||
 Checklisten | Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung:
Weitere Informationen finden Sie unter anderem hier: Checklistvorlagen anpassen | ||||
 Chat | Mit der Funktion "Chat" können Sie z. B. Kollegen informieren, dass erfasste Daten zur weiteren Bearbeitung fertig sind. Beim Aufruf der Funktion wird das Chatfenster geöffnet und ein neuer Chat gestartet. Zuerst sind die Teilnehmer auszuwählen. Erfassungskennzeichen und Erfassungsnummer werden als Betreff vorgeschlagen. Der Betreff kann bei Bedarf überschrieben werden. Nach der Übernahme öffnet sich der Chat.   Im Hintergrund wird eine Chatzuordnung erstellt und in das Kopfdaten-Feld "Chat" geschrieben (es erscheint ein Symbol). Mit Doppelklick auf das Feld "Chat" starten Sie diesen bzw. können auch einen neuen anlegen:  Wird das Chatfenster aus dem Menü gestartet (Paket CRM → CRM → Kommunikation → Chat), so werden alle Chats des Users aufgelistet. Über das Fenstermenü → Funktionen → "Quelldatensatz öffnen" kann die dazugehörige Erfassung aufgerufen werden. Hinweis
Weitere Informationen zum Thema Chat finden Sie unter Chats. | ||||
 DMS | Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung:
Weitere Informationen finden Sie unter anderem hier: NTCS DMS |
| Drucken | Öffnet den Druckdialog für einen Einzeldruck der markierten Bestellung. | ||
| Bestellungen | Öffnet den Druckdialog für den Ausdruck mehrerer Bestellungen als Einzeldruck. Nähere Informationen finden Sie unter Bestell- und Anfragendruck. | ||
| Sammelbestellung | Öffnet den Druckdialog für den Ausdruck mehrerer Bestellungen als Sammeldruck. Nähere Informationen finden Sie unter Bestell- und Anfragendruck. | ||
 Archivieren | Ist im Ausdrucksmodell des Bestelldrucks die Archivierung aktiviert worden, wird diese im Zuge des Orignaldrucks durchgeführt. Aus diversen Gründen (z. B. Server ist kurzfristig nicht erreichbar etc.) kann es sein, dass die Archivierung nicht vorgenommen werden kann. Soll diese im Nachhinein noch einmal angestoßen werden, kann das mit dieser Funktion vorgenommen werden. Es öffnet sich der Ausdrucksdialog, in dem ausgewählt werden kann, für welche Bestellung(en) die Archivierung noch einmal angestoßen werden soll.  | ||
| Ausdruck Etiketten | Sollen für die Bestellung Etiketten gedruckt werden, ist dies über diese Funktion möglich. Es öffnet sich der Druckdialog für die Bestelletiketten.  Nähere Informationen finden Sie unter Ausdrucke in der WWS. | ||
| Auswertungen | Hier können die Smart-Interfaces bzw. der Ausdruck für folgende Bereiche gestartet werden:
Hinweis
| ||
| Reports für Bestellungen | Öffnet die Reports für die Bestellungen. | ||
| Reports für Bestelletiketten | Öffnet die Reports für die Bestelletiketten. |
 Feldauswahl für eingeschränktes Bearbeiten | Hier können Sie Feldauswahl für eingeschränktes Bearbeiten definieren. |
 WWS Aufgabenaktionen verwalten | Über diese Funktion können WWS Aufgabenaktionen verwaltet werden. |
 Reihenfolge Filialfindung | Hier können Sie die Reihenfolge Filialfindung für den Bereich der Bestellungen definieren. |
 Rahmenbestellpositionen | Öffnet das Fenster der Rahmenbestellpositionen. Nähere Informationen finden Sie hier: Rahmenauftragspositionen/Rahmenbestellpositionen |
Positionen
In diesem Bereich werden die Positionen jener Bestellung aufgelistet, welche im Bereich "Bestellungen" markiert worden ist.
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Folgende Funktionen stehen Ihnen im Bereich der Positionen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Positionen kopieren | Die ausgewählte/n Position/en kann/können kopiert werden, um danach neu eingefügt zu werden. | ||||||||||
| Positionen einfügen | Nachdem die Positionen kopiert worden sind, können sie mit dieser Funktion eingefügt werden. Es öffnet sich die Abfrage für die Einfügeoptionen. Im Abfragedialog kann ausgewählt werden, welche Daten beim Einfügen neu ermittelt bzw. wo die Positionen neu eingefügt werden sollen.  Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
| ||||||||||
| Positionen verschieben/splitten | Diese Funktion dient zum Splitten und Verschieben von Position/en. Ändern sich Daten zur Bestellung (z. B. Lieferempfänger, Versandart etc.), kann eine Teilung der bereits erfassten Position erfolgen, sofern die Position noch nicht manuell oder automatisch fertiggemeldet ist. Die markierten Datensätze können auf eine neue Bestellung bei einem anderen Lieferanten verschoben oder auf eine andere bereits bestehende Bestellung aufgeteilt werden. Folgende Abfrage erscheint beim Auswählen der Funktion:  Zusätzlich zu einem abweichenden Erfassungskennzeichen kann auch ein anderer Lieferant gewählt werden. Die Neuermittlung des Kontos, der Preise und Rabatte sowie der Kostentypen kann separat gesteuert werden. Außerdem kann beim Verschieben ein neuer Liefertermin gewählt werden. Wird eine bestehende Bestellung ausgewählt, wird der markierte Datensatz zu dieser Bestellung hinzugefügt. Die Kopfdaten der zu verschiebenden Bestellung haben in diesem Fall keine Auswirkung. | ||||||||||
 Artikel aus Diversartikel generieren | Verwenden Sie Diversartikel in einer Bestellung, können Sie mit dieser Funktion einen neuen Artikel aus dem Diversartikel anlegen. | ||||||||||
| Rahmenbestellung zuordnen | Mit dieser Funktion können Positionen zu bestehenden Rahmenbestellungen zugeordnet werden. | ||||||||||
 Texte | Öffnet den WWS Textbaustein zum gewählten Bereich. Folgende Bereiche können hier gewählt werden:
| ||||||||||
| Fertigmelden | Nicht mehr benötigte Bestellpositionen können mit dieser Funktion manuell fertiggemeldet werden. | ||||||||||
| Fertigmeldung aufheben | Die manuelle Fertigmeldung einer Position kann mit dieser Funktion wieder aufgehoben werden. | ||||||||||
 EK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen | Mit dieser Funktion können Preise und Rabatte in die Stammdaten übernommen werden. | ||||||||||
 Stückliste erneut übernehmen | Gibt es Bestellpositionen mit Stücklisten, können sie mit dieser Funktion noch einmal neu aus den Stammdaten übernommen werden. | ||||||||||
| Rahmenabruf | Mit dieser Funktion können Positionen von Rahmenbestellungen abgerufen werden.  | ||||||||||
 Beschaffungsvorschläge anzeigen | Öffnet die Beschaffungsvorschläge mit Einschränkung auf den Artikel der ausgewählten Bestellposition. | ||||||||||
 PPS: Lieferterminermittlung | Startet die PPS: Lieferterminermittlung. | ||||||||||
| DMS | Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung:
Weitere Informationen finden Sie unter anderem hier: NTCS DMS |
Detailreiter
Über die Layoutgestaltung in Fenstern mit flexiblem Layout können Detailreiter eingeblendet werden.
Der Detailreiter "Dokumente" steht Ihnen in diesem Bereich zur Verfügung:
Sind einer Bestellung Dokumente zugeordnet worden, so sind diese hier ersichtlich.
Über die Checkbox kann ausgewählt werden, welche Dokumente angezeigt werden sollen.
Folgende Ausprägungen stehen hier zur Verfügung:
- Alle
- Bestellung
- Bestellpositionen
- Artikel
Weitere Informationen finden Sie unter anderem hier: NTCS DMS
 |  Lernvideo: Bestellung erfassen Lernvideo: Rahmenbestellung erstellen und abrufen Lernvideo: Auftragsbezogen bestellen Lernvideo: Warenannahme durchführen Lernvideo: Anfrage in Bestellung übernehmen Lernvideo: Rücklieferung |