Kapazitätsplanung für Mitarbeiter
Grundlegende Informationen zu Personaleinsatzplanung & Projektmanagement finden Sie unter Erste Schritte PEP. Übersicht
Die Planung der Mitarbeiterkapazitäten betrachtet die verfügbaren und die verplanten Kapazitäten der Mitarbeiter und leitet daraus die noch frei zur Verfügung stehenden Mitarbeiterkapazitäten ab. Die dafür notwendigen Einstellungen werden in diesem Dokument erläutert.
Zusammenhang zwischen Berechnungsschema und -modellen zur Berechnung von Mitarbeiterkapazitäten
Das Berechnungsschema definiert den grundsätzlichen Aufbau und die Zeilen, die in der Kapazitätsberechnung zur Anwendung kommen, wie z.B.:
- eine Zeile für Sollarbeitszeit,
- eine gemeinsame oder mehrere Zeilen für Nichtleistungszeiten,
- Zwischensummen
- usw.
Die Berechnungsmodelle werden im Mitarbeiterstamm beim jeweiligen Mitarbeiter hinterlegt - dieses steuert, wie die Werte der einzelnen Berechnungszeilen (mit Ausnahme der Summenzeilen) ermittelt werden sollen, zum Beispiel:
- Als Quelle für die Zeile "Sollarbeitszeit" verwende das Wochenmodell des Mitarbeiters
- Als Quelle für die Zeile "Urlaub" verwende den Urlaubsanspruch oder die Urlaubsplanung lt. Zeiterfassung.
- usw.
Es gilt daher:
- Das Berechnungsschema wird genau einmal pro Firma definiert.
- Pro Firma muss es mindestens ein Berechnungsmodell geben.
- Dieses eine Modell kann allen Mitarbeitern hinterlegt werden.
- Es kann jedoch auch für jeden Mitarbeiter ein eigenes Berechnungsmodell geben.
Die Berechnung im Fenster "Mitarbeiterkapazitäten berechnen" erfolgt pro Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum - dabei werden anhand des Schemas und den Ermittlungsregeln lt. Berechnungsmodell die verfügbaren Kapazitäten des Mitarbeiters berechnet.
Standards laden
Das Standardberechnungsschema sowie ein -berechnungsmodell werden mit Ausführen der Funktion Standards importieren (PEP für Unternehmen) bzw. Standards für Kanzleiplanung importieren (PEP für Kanzleien) angelegt und im Parameter "Mitarbeiterplanung: Firmenweites Berechnungsschema" hinterlegt.
Hinweis
 | Um zu prüfen, ob bereits die Standards geladen wurden, öffnen Sie eines der Fenster für Berechnungsschema bzw. -modelle (die Aufrufe siehe unterhalber). Falls dort bereits Einträge angezeigt werden, ist kein erneutes Laden erforderlich! |
Hinweis zur Kapazitätsberechnung, wenn die Mitarbeiter in der Einzelfirma erfasst werden
| Für den Fall, dass die Mitarbeiter einer Firmengruppe in der Einzelfirma erfasst werden (gemäß CRM Einstellung), hilft Ihnen das Dokument Mitarbeiterkapazitäten in der Einzelfirma planen bei den dafür notwendigen Einstellungen. |
Berechnungsschema für Mitarbeiterkapazitäten
Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Kapazitätsplanung → Berechnungsschema für MitarbeiterkapazitätenEs wird hier das allgemeine Berechnungsschema für die Berechnung der verfügbaren Mitarbeiterkapazitäten definiert. Im Berechnungsschema werden die Bezeichnung der Zeilen und die Sortierung der einzelnen Bereiche/Zeilen definiert. Diese stellen entweder einen Wert oder eine Zwischensumme in der Berechnung dar.
Ausgangsbasis ist die Sollarbeitszeit, die sich aus dem Arbeitszeitmodell der Mitarbeiter (Wochenmodelle, Schichtmodelle) ermittelt. Die Tages- oder Wochenstunden werden durch Zeitausgleich, Urlaube, Mehrstunden etc. reduziert bzw. erhöht. Die übrig bleibenden Stunden stellen die tatsächliche verfügbare Kapazität für die Planung dar.
Das Berechnungsschema kann beliebig angepasst werden, um bereits hier Zeiten auf bestimmte Prozesse oder Arbeitsplätze zuzuordnen.
Berechnungsschema anpassen
Das im Standard ausgelieferte Berechnungsschema kann ohne weitere Anpassung verwendet werden. Es ist auch möglich, diese beliebig zu erweitern. Zeilen, die nicht verwendet werden sollen, können gelöscht werden.
Neue Zeilen werden vor allem verwendet, um gewisse Tätigkeiten in der Planung zu berücksichtigen, ohne dass dafür Planungsobjekte/Einsätze/Vorgänge angelegt werden müssen. Eine neue Zeile bedarf zumindest der Felder "Bezeichnung" sowie "Sort/Pos".
Achtung!
 | Summenzeilen sollten nur nach Rücksprache mit dem BMD Support gelöscht werden! Manche Programmfunktionen greifen auf bestimmte Summenzeilen zu. |
Hinweis
| Ist das Berechnungsschema definiert und es wurden daraus Mitarbeiterkapazitäten berechnet, können die Zeilen im Berechnungsschema nicht mehr gelöscht werden! Das Schema kann dann nur noch erweitert werden. Um einzelne Zeilen zu löschen, sind vorher jene berechneten Mitarbeiterkapazitäten zu löschen, die auf diese Zeile verweisen. |
Beispiel für die Erweiterung des Berechnungsschemas
 | Es wird eine neue Zeile erfasst: Diese soll in Folge für die Planung der Zeiten, welche für die Abteilungsleitung anfallen, verwendet werden.  |
Berechnungsmodelle für Mitarbeiterkapazitäten
Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Kapazitätsplanung → Berechnungsmodelle für MitarbeiterkapazitätenDie Kapazitätsberechnungsmodelle nehmen Bezug auf das Berechnungsschema und steuern, woher die Werte der einzelnen Zeilen kommen. Die Herkunft der Werte kann je Berechnungsmodell unterschiedlich gesteuert werden. Die unterschiedlichen Berechnungsmodelle können dann den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden. Die Zuordnung eines Kapazitätsberechnungsmodells zum Mitarbeiter erfolgt am Mitarbeiterstamm und wird historisch geführt
Entweder wird das Standardberechnungsmodell bearbeitet oder zuerst davon eine Kopie (Fensteraufruf Funktionen → Duplizieren mit Detail) erzeugt, welche anschließend bearbeitet wird.
Planungsperiode
Je kleiner der gewählte Raster auf dem Kapazitätsberechnungsmodell,
- desto feiner kann die Bearbeitung der verfügbaren Kapazitäten (tage-, wochen-, monatsweise etc.) erfolgen und
- desto länger dauert die Berechnung der verfügbaren Kapazitäten.
Hinweis zur Bearbeitung von Auswertung der Kapazitäten
| Das Fenster Mitarbeiterkapazitäten berechnen stellt die verfügbaren Kapazitäten eines Mitarbeiters für einen gewünschten Zeitraum dar. Dieses Fenster ist allerdings nicht nur ein Auswertungs-, sondern auch ein Bearbeitungswerkzeug. Hier können die ermittelten Daten noch für einen Raster der Periode (Beispiel: P1WT – Periode "Woche" mit Raster "Tag") abgeändert werden. Laut Raster werden die Daten dann in der Datenbank (in der Tabelle Verfügbare Kapazität) gespeichert. In reinen Auswertungsfenstern kann die Planungsperiode geändert werden, die verfügbaren Kapazitäten können dort mit gleichem oder größerem Raster ausgewertet werden. |
Wertermittlung auf den einzelnen Zeilen
Über die Detail-Zeilen wird nun gesteuert, wie bzw. woher die Werte der einzelnen Zeilen des Berechnungsschemas ermittelt werden sollen.
| Feld | Beschreibung | ||||||||||||||||||||||||||||
| Berechnungszeilen-ID | Über dieses Feld wird eine bestimmte Zeile aus dem Berechnungsschema ausgewählt. Im Berechnungsmodell wird in Folge über die Berechnungsgrundlage definiert, wie der Wert der Zeile ermittelt wird.  | ||||||||||||||||||||||||||||
| BS-Sort/Pos | Positionsnummer der ausgewählten Zeile im Berechnungsschema | ||||||||||||||||||||||||||||
| Bezeichnung | Bezeichnung der ausgewählten Zeile im Berechnungsschema | ||||||||||||||||||||||||||||
| Planungseinheit | Steuert, ob diese Zeile des Berechnungsmodells nur für eine bestimmte Planungseinheit (das heißt einen Zeitraum innerhalb der Planungsperiode) angewendet werden soll. Beispiel: Im Dezember sollen Überstunden abgebaut werden.
Für jedes weitere gewünschte Monat sind eigene Zeilen mit den jeweiligen Planungseinheiten anzulegen; bei der Planungsperiode P1JM beispielsweise 1 für Jänner, 2 für Februar usw. | ||||||||||||||||||||||||||||
| Fixe Dauer | Stundenwerte können für eine Berechnungszeile fix hinterlegt werden. Zum Beispiel werden für den Bereich "Bilanzierung" fix 40 Stunden pro Monat veranschlagt. Ob der Wert subtrahiert oder addiert wird, wird im Berechnungsschema definiert. Diese Angabe wird mit der höchsten Priorität für die Wertermittlung einer Zeile angewendet (weitere Infos dazu finden Sie auch unter Prioritäten bei der Berechnung einer Zeile). | ||||||||||||||||||||||||||||
Auf welche Zeile des Berechnungsschemas bezieht sich die Berechnung. Dies ist dann relevant, wenn die Berechnung prozentuell erfolgt. Die Angabe einer relativen Zeit wird mit Priorität 2 bei der Berechnung einer Zeile verwendet (vorrangig wird die Eingabe im Feld Fixe Dauer berücksichtigt - weitere Infos dazu finden Sie auch unter Prioritäten bei der Berechnung einer Zeile). Beispiel: 10 % der Zeile "Summe produktive Leistungszeit" sollen für "produktive, nicht planbare Zeit" abgezogen werden.
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%-Sort/Pos | Positionsnummer der %-Bezugszeile im Berechnungsschema | ||||||||||||||||||||||||||||
Berechnungsbasis %-Dauer | Bezeichnung der %-Bezugszeile im Berechnungsschema | ||||||||||||||||||||||||||||
Wie viele Prozente von der angegebenen Berechnungsbasis (Feld "Berechnungsbasis %-Dauer") sollen für die ausgewählte Berechnungszeile herangezogen werden. Die Angabe einer relativen Zeit wird mit Priorität 2 bei der Berechnung einer Zeile verwendet (vorrangig wird die Eingabe im Feld Fixe Dauer berücksichtigt - weitere Infos dazu finden Sie auch unter Prioritäten bei der Berechnung einer Zeile). Werte können nur erfasst werden, wenn die Berechnungsgrundlage auf "lt. manueller Eingabe h/%" gestellt und noch kein Wert im Feld "Fixe Dauer" erfasst wurde. Beispiel: 10 % der Zeile "Summe produktive Leistungszeit" sollen für "produktive, nicht planbare Zeit" abgezogen werden.
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Steuert, wie der Wert für die Berechnungszeile (ausgewählt über das Feld Berechnungszeilen-ID) ermittelt wird. Folgende Ausprägungen sind möglich:
Alle Angaben zur Ermittlung einer Berechnungsgrundlage, die ungleich der Ausprägung lt. manueller Eingabe h/% lauten, werden mit der niedrigsten Priorität bei der Berechnung einer Zeile berücksichtigt (vorrangig werden die Eingabe im Feld Fixe Dauer bzw. die Angaben zur prozentuellen Berechnung berücksichtigt - weitere Infos dazu finden Sie auch unter Prioritäten bei der Berechnung einer Zeile). |
Prioritäten bei der Berechnung einer Berechnungszeile
Die Prioritäten für die Ermittlung ergeben sich folgendermaßen:
- Höchste Priorität: Fixe Dauer
Dazu muss das Feld Berechnungsgrundlage auf "lt. manueller Eingabe h/%" gestellt sein. - % für Dauer (relative Zeitangabe)
Dazu muss das Feld Berechnungsgrundlage auf "lt. manueller Eingabe h/%" gestellt sein. - Niedrigste Priorität
Alle weiteren Ausprägungen im Feld Berechnungsgrundlage (<> "lt. manueller Eingabe h/%").
Das bedeutet, dass Eingaben in der Spalte "Absolute Zeit" immer Vorrang vor allen anderen besitzen.
Hinweis zur automatischen Ermittlung von Werten
| Folgende Dokumente beschreiben, wie die Kapazitätsberechnung automatisiert Werte aus anderen Bereichen der NTCS ermitteln kann: |
Beispiel für ein Berechnungsmodell für Mitarbeiterkapazitäten
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Mitarbeiterstammdaten
Die zuvor angelegten Berechnungsmodelle müssen im Mitarbeiterstamm zugeordnet werden.
Beispiel für die Zuordnung des Kapazitätsmodells
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Hinweis zur historischen Führung
| Die Zuordnung des Kapazitätsberechnungmodells wird auch in den Historische Mitarbeiterdaten geführt! Das bedeutet, dass für unterschiedliche Zeitbereiche abweichende Berechnungsmodell hinterlegt sein können. |
Mitarbeiterkapazitäten berechnen
Personaleinsatzplanung → Kapazitätsplanung → Mitarbeiterkapazitäten berechnenDas Fenster "Mitarbeiterkapazitäten berechnen" dient zur Ermittlung, Prüfung und ggf. Bearbeitung der verfügbaren und planbaren Zeiten eines bestimmten Mitarbeiters. Die Rasterung und der Zeitraum werden dabei von der am Berechnungsmodell hinterlegten Planungsperiode ermittelt.
Kapazitäten neu berechnen
Im Fenster "Mitarbeiterkapazitäten berechnen" ist es zwingend erforderlich, die Einstiegsfelder "Mitarbeiter" und "Zeitpunkt" zu befüllen, damit Werte angezeigt werden.
Falls noch keine Werte dargestellt werden, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Kapazitäten berechnen zu lassen:
- im Fenstermenü über die Funktionen "Neu berechnen" sowie "Weitere Kapazitäten berechnen"
- "Neu berechnen" berechnet die Kapazitäten für den Mitarbeiter und Zeitraum lt. den Einstiegsfeldern.
- "Weitere Kapazitäten berechnen" ermöglicht, für mehrere Mitarbeiter und andere Zeiträume, die Kapazitäten zu ermitteln.
- über den Stapel "Verfügbare MA-Kapazitäten berechnen" (mit einer geplanten Ausführung werden die Kapazitäten neu berechnet)
Beispiel für berechnete Mitarbeiterkapazitäten
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Hinweis
| Für die Berechnung der Mitarbeiterkapazitäten muss folgender Parameter auf "Nein" stehen: PEP & PM – Allgemein/BDE/KM → Verfügbare Kapazität → ApzMa-Planung: Schichtmodus |
Mitarbeiterkapazitäten bearbeiten
Wurden die Mitarbeiterkapazitäten berechnet, können diese in Folge noch bearbeitet werden. Die Bearbeitung erfolgt dabei pro Berechnungszeile und Planungseinheit.
Dazu werden im Fenster Mitarbeiterkapazitäten berechnen diese Felder verwendet:
Feld | Beschreibung |
| %-Zeit | Dient zur Berechnung der effektiven Zeit. Weitere Informationen dazu finden Sie im Dokument Kapazitätsplanung für Mitarbeiter im Bereich Mitarbeiterkapazitäten bearbeiten. |
Das Feld "Fixe Dauer" dient zur Eingabe einer Dauer, die für diese Kapazitätsangabe (eine bestimmte Berechnungszeile für einen bestimmten Zeitbereich) angewendet werden soll. Diese Dauer wird vorrangig in das Feld Eff. Zeit übernommen. Im Fenster Mitarbeiterkapazitäten berechnen kann alternativ das Feld "Zeit" für die Eingabe der fixen Dauer verwendet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Dokument Kapazitätsplanung für Mitarbeiter im Bereich Mitarbeiterkapazitäten bearbeiten. | |
Das Feld "Effektive Zeit" ist das Endergebnis einer Kapazitätsangabe für einen bestimmten Zeitraum (zwischen Von Zeit und Bis Zeit) - ein konkreter Wert (pro Planungseinheit und Berechnungszeile) im Fenster Mitarbeiterkapazitäten berechnen entspricht einer solchen Kapazitätsangabe. Die effektive Zeit wird für Mitarbeiterkapazitäten gemäß folgender Reihenfolge ermittelt:
Weitere Informationen dazu finden Sie im Dokument Kapazitätsplanung für Mitarbeiter im Bereich Mitarbeiterkapazitäten bearbeiten. | |
Das Feld zeigt im Fenster Mitarbeiterkapazitäten berechnen den Wert gemäß Effektive Zeit an und kann jedoch auch für die Eingabe einer fixen Dauer verwendet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Dokument Kapazitätsplanung für Mitarbeiter im Bereich Mitarbeiterkapazitäten bearbeiten. |
Die Bearbeitung kann dabei auf zwei Arten erfolgen:
- direkt in der Tabelle
- im Detailbereich "MA verfügbare Kapazitäten"
Kapazitäten in der Tabelle bearbeiten
Hinweis zur korrekten Einstellung der Feldauswahl
| Damit die Bearbeitung erfolgen kann, müssen die entsprechenden Felder für die Feldauswahl der Planungseinheit eingeblendet werden. Die Feldauswahl kann im Kontextmenü des Fensters Mitarbeiterkapazitäten berechnen, durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, aufgerufen werden.  |
Falls die Feldauswahl gemäß obigem Hinweis eingestellt ist, können die Werte mit Klick auf "Bearbeiten" bzw. durch Doppelklick in das Feld absolut oder relativ eingegeben werden:
Durch Eingeben des Werts "100" im Feld "%-Zeit" wird der Wert im Feld "Zeit" nach dem Speichern automatisch berechnet.
Zum Beispiel:
In der Zeile "Urlaub" stehen am 28.04.2025 in der Spalte "Zeit" Null Stunden. Durch Eingabe des Wertes 100 in der Spalte "%-Zeit" wurde der %-Wert anhand der Basis der Zeile "Summe Gesammt-Arbeitszeit" berechnet.
Kapazitäten im Detailbereich "MA verfügbare Kapazitäten" bearbeiten
Hinweis
| Für die Durchführung dieser Bearbeitung ist es erforderlich, den optionalen Bereich „MA verfügbare Kapazitäten“ über die Layouteinstellungen einzublenden. Detaillierte Informationen zu den Layouteinstellungen finden Sie in der Themendokumentation Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design. |
Es können dieselben Felder wie bei der Bearbeitung in der Tabelle verwendet werden. Je nach Auswahl in der Tabelle werden im Detailbereich unterschiedliche Daten angezeigt.
Eingaben fixieren
Sind die berechneten Mitarbeiterkapazitäten bearbeitet worden, können diese in Folge fixiert werden. Das dient dazu, dass bei der Neuberechnung der Mitarbeiterkapazitäten die manuellen Änderungen nicht verloren gehen.
Das Fixieren kann über das Kontextmenü für eine ganze Planungseinheit erfolgen oder für einzelne Zellen über das Bearbeiten des Feldes "Änderungskennzeichen".
Beispiel für das Fixieren der Werte
| Für die erste Planungseinheit (Montag) werden zwei Überstunden geplant. Damit der manuell erfasste Planungswert nicht verloren geht, kann der Wert über das Kontextmenü mit "Werte fixieren → Alle Werte der Planungseinheit fixieren" fixiert werden.  Danach werden die Werte kursiv dargestellt:  Das Änderungskennzeichen der einzelnen Werte erhält durch das Fixieren das Änderungskennezichen "F, SA". Diese kann manuell auch für ein einzelnes Feld gesetzt werden. Über das Feld Änderungskennzeichen im Bereich "MA verfügbare Kapazitäten" kann die Einstellung getroffen werden.  Es wird dann nur der eine Wert fixiert und als solcher kursiv dargestellt. Alle anderen Werte werden bei Neuberechnungen weiterhin neu ermittelt und berechnet. |
Auswertung
Die Gegenüberstellung der geplanten und verfügbaren Zeiten lassen sich unter anderem in folgenden Fenstern auswerten:
- Übersicht Mitarbeiterkapazitäten
- Kapazitätsmonitoring
Hinweis
| Wie die verfügbaren Kapazitäten zustandekommen, wurde oben erläutert. Die Berechnung der geplanten Mitarbeiterzeiten kann je Auswertungswerkzeug unterschiedlich sein und auch unterschiedlich eingestellt werden. |
Übersicht Mitarbeiterkapazitäten
Der Kapazitätsvergleich stellt in einer Liste die geplanten, verfügbaren und freien Kapazitäten dar, dabei kann die Auswertung auf Mitarbeiter und/oder Prozess-Ebene erfolgen. Die Einstellungen dafür erfolgen in den Einstiegsfeldern über die Felder "Gliederung", "Detail" sowie "Prozesse auswerten".
Die einzelnen Spalten (Zeiteinheiten) werden anhand des Raster der Planungsperiode ermittelt.
Beispiel
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Kapazitätsmonitoring
Das Kapazitätsmonitoring stellt in einer Baumstruktur die geplanten, verfügbaren und freien Kapazitäten dar. Die Gliederung des Baums kann dabei je nach Bedarf erstellt werden und unter anderem auf die Ebenen "Mitarbeiter", "Planungseinheit/Datum", "Prozess" sowie "Projekt" zugreifen.
Die einzelnen Spalten (Zeiteinheiten) werden anhand des Raster der Planungsperiode ermittelt.
Beispiel
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