Geschäftsführer
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Allgemeines
In dieser Dokumentation finden Sie KEINE abgabenrechtlichen Auskünfte oder Beurteilungen, wann z. B. für einen Geschäftsführer AVSG- bzw. GSVG-Pflicht, Lohnsteuer- oder Einkommenssteuerpflicht usw. besteht.
In den nachfolgenden Kapiteln geht es um relevante Felder und Einstellungen für einen Geschäftsführer oder ein Vorstandsmitglied. Ob und mit welcher Ausprägung diese Felder im konkreten Anlassfall befüllt werden müssen, obliegt dem Ermessen des Anwenders.
Geschäftsführer
Die folgenden Kapitel sind nach Relevanz in Bezug auf die Abrechnung eines Geschäftsführers sortiert und nicht nach der Reihenfolge der Reiter im Programm "Dienstnehmer".
Stammdaten
Reiter "Versicherung"
Hinsichtlich der Sozialversicherung unterschieden sich Geschäftsführer zunächst in Bezug auf ihre Zugehörigkeit zum ASVG oder GSVG im Feld Versicherung.
Liegt eine ASVG-Versicherung vor, dann kann im Feld Tarifgruppe die korrekte Tarifgruppe (meist aber nicht ausschließlich B005) gewählt werden. Durch die Wahl der Tarifgruppe wird die KU-Pflicht (Kammerumlage) gesteuert. Ebenso von der Einstellung im Feld "Tarifgruppe" abhängig sind die Versichertengruppe "vollversichert" und das Arbeitsverhältnis "Angestellter".
Liegt eine GSVG-Versicherung vor, dann sind in den Felder Arbeitsverhältnis "Angestellter", Versichertengruppe "vollversichert" und die Tarifgruppe "gsvg" (Nummer 9999) zu wählen. Die Tarifgruppe "gsvg" ist technisch notwendig, da jeder Dienstnehmer eine Tarifgruppe für die Abrechnung haben muss, selbst wenn kein SV-Beitrag anfällt und keine mBGM gemeldet werden muss. Des Weiteren muss die SV-Berechnung auf "Keine SV" gestellt und im Feld ÖGK-Lfd-Nr eine eigene ÖGK (Sonstige Versicherung) hinterlegt werden, deren Versicherungsträger zur gewählten Versicherung passt.
Folgende Hinweismeldung erscheint im Programm, falls die Versicherung des Mitarbeiters nicht zum Versicherungsträger der Gesundheitskasse passt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, falls man bei einem GSVG-Versicherten eine ÖGK aus einem Bundesland hinterlegt.
Das Feld Geschäftsführer sollte in jedem Fall mit "Ja" versehen werden, wenngleich dieses Feld für die Abrechnung ab der Einführung des Tarifsystems im Jahr 2019 keine Bedeutung mehr hat. Vor 2019 wurde über dieses Feld die KU-Befreiung gesteuert. Die Felder "Tarifgruppe" und "Geschäftsführer" haben wechselseitig keine Auswirkungen aufeinander. Dieses Feld hat für die Konjunkturstatistik keine Relevanz.
Achtung!
 | Ob bei einem Geschäftsführer gesetzliche Abgaben/Umlagen wie AK (bzw. KU), WF, LK ... u. a. abgerechnet werden, wird im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Versicherung" über das Feld Tarifgruppe gesteuert. Eine genaue Aufschlüsselung der Abgaben pro Tarifgruppe findet sich unter LOHN → Stammdaten → weitere Stammdaten → Tarifgruppen. Die Wahl der passenden Tarifgruppe obliegt dem Anwender. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an die ÖGK. |
Beispiel
 | Handelsrechtlicher Geschäftsführer mit Tarifgruppe B005.  |
Beispiel
| GSVG-Versicherter mit Tarifgruppe "GSVG".  |
Einstellungen zur BV-Pflicht werden ebenso auf diesem Reiter vorgenommen. Im Feld Betriebliche Vorsorge ist die Ausprägung "Ja, weil Neueintritt" dann zu wählen, wenn für den Geschäftsführer die BV-Beiträge von der Firma über die monatliche Abrechnung abgeführt werden. Falls der Geschäftsführer zwar BV-pflichtig ist, aber die BV-Beiträge von der SVA der gewerblichen Wirtschaft vorgeschrieben werden, ist die Ausprägung "Nein" zu wählen.
Reiter "Finanzamt"
Am Reiter "Finanzamt" ist im Feld Lohnsteuer Berechnung einzustellen, ob der Geschäftsführer lohnsteuerpflichtig ist oder nicht. Dafür kommen insbesondere die zwei Ausprägungen "Normale Lohnsteuer" und "Keine Lohnsteuer" in Frage. In jedem Fall ist das Feld Finanzamt Lfd-Nr zu befüllen.
Hinweis
 | Die Ausprägung "Freier Dienstvertrag" darf übrigens nicht gewählt werden, das kein E18 erstellt werden darf! |
Reiter "Gemeinde"
Am Reiter "Gemeinde" sind die Kommunalsteuerpflicht und die Pflicht zur U-Bahn-Steuer (Wiener DGA) einzustellen (Felder KommSt und U-Bahn-Steuer bei Wiener Gemeinde).
Reiter "Kollektivvertrag"
Falls der Kollektivvertrag für den Geschäftsführer gilt, dann sollte er beim jeweiligen Geschäftsführer-Mitarbeiter hinterlegt werden. Sämtliche KV-spezifische Einstellungen, wie beispielsweise
- Berechnungen
- Terminlohnarten
- Aliquotierung im Ein-/Austrittsmonat
- Faktorentabellen
- L/G-Tabellen
- KV-Erhöhungen
- Teiler
- Initial-Lohnarten
- Diätentabellen und KV-spezifische Einstellungen zu Dienstreisen
- Dienstzeitanrechnung
kommen dann zur Anwendung.
Falls der Kollektivvertrag für den Geschäftsführer nicht gilt, dann empfiehlt sich gerade für Steuerberater die Anlage eines eigenen Kollektivvertrags mit sehr wenigen allgemeinen Einstellungen, wie beispielsweise dem Monats- und Überstundenteiler von 173. In diesem Kollektivvertrag kann man beispielsweise Berechnungen für Sonderzahlungen etc. definieren, die den Wert 0 zurückgeben, sodass auch im Falle einer versehentlichen Eingabe der Lohnart der Betrag 0 vorgeschlagen wird und Abrechnungsfehler weitestgehend ausgeschlossen werden können.
Hinweis
| Wenn der Geschäftsführer keinem KV zugeordnet ist, dann gelten die Regelungen des Generalkollektivvertrages (9999). |
Reiter "Allgemein/CRM"
Besteht eine Pflicht zu Zeitaufzeichnung bzw. muss eine Nichtleistungszeitenverwaltung geführt werden, dann ist das korrekte Wochenmodell zu hinterlegen.
Besteht diese Pflicht nicht, dann empfiehlt sich die Verwendung des Wochenmodells 999999 mit 0 Sollstunden pro Woche oder des Vollzeitwochenmodells. Je nachdem sind auf sämtlichen Auswertungen die Sollstunden pro Woche dem hinterlegten Wochenmodell entsprechend.
Egal, um welche Art von Geschäftsführer es sich handelt, sind die Felder Position bzw. Geschäftsführer (PER_GESCHAEFTSFUEHRER) am Reiter Allgemein/CRM im Programm Dienstnehmer von besonderer Bedeutung. Mit diesen Feldern können Sie die besondere Position des Geschäftsführers hervorheben und den Mitarbeiter des Geschäftsführers bei anderen Mitarbeitern im Feld "Geschäftsführer" hinterlegen. Diese Felder sind insbesondere für Genehmigungsverfahren beispielsweise bei Dienstreise erforderlich.
Über das Feld Beteiligt an Firma als werden "Tätige Inhaber (auch Mitinhaber, Pächter)" auf der Konjunkturstatistik erkannt.
Reiter "Rückstellungen"
Es ist zu überdenken, welche Art von Rückstellungen für den Geschäftsführer gebildet werden müssen. Einzelne Rückstellungsarten können auf "wird nicht berechnet" gestellt werden. Wird für den Geschäftsführer generell keine Rückstellung gebildet, dann sollte das Feld Rückstellung auf "Nein" gestellt werden.
Lohnarten
In Bezug auf die Abrechnung gibt es grundsätzlich keine Unterschiede zu "normalen" Dienstnehmern. Standardmäßig werden zwei Lohnarten zur Abrechnung des Geschäftsführerbezugs angeboten.
Lohnart 1020 Geschäftsführerbezug
Dieser Lohnart unterscheidet sich im Vergleich zur Lohnart 1000 Gehalt nur vom Namen her. Alle anderen Einstellungen, insbesondere die Pflichtigkeiten und die Verbuchung, sind standardmäßig gleich. Diese Lohnart kommt zur Auszahlung und ist Lohnsteuer-, SV- und BV-pflichtig. Des Weiteren stellt diese Lohnart einen Grundbezug dar.
Hinweis
| Diese Lohnart kann auch für Lohnsteuer- oder SV-befreite Mitarbeiter verwendet werden, sofern die korrekten Einstellungen, wie im Kapitel Dienstnehmer beschreiben, hinterlegt sind und es zu einer Auszahlung an den Geschäftsführer kommt. |
Beispiel
| In der Bruttoerfassung wird die Lohnart 1020 Geschäftsführerbezug verwendet. Entsprechend der hinterlegten Tarifgruppe wird der Sozialversicherungsbeitrag ermittelt. In diesem Beispiel werden € 8.000 abgerechnet, für die SV- und BV-Beiträge, Lohnsteuer, DB/DZ, Kommunalsteuer anfallen. Der Auszahlungsbetrag ist ausgewiesen.  |
Lohnart 1030 Geschäftsführerbezug nur DB/DZ/Kommst
Diese Lohnart wird insbesondere für GSVG-versicherte Geschäftsführer verwendet, für die nur eine DB/DZ/Kommst-Pflicht besteht. Über diese Lohnart erfolgt keine Auszahlung an den Geschäftsführer. Daher kann diese Lohnart nur dann verwendet werden, wenn die Auszahlung direkt über die Buchhaltung erfolgt. Die Lohnart selbst wird nicht verbucht, da es ansonsten zu einer Soll-Haben-Differenz am Buchungsbelegt kommt. Die Lohnnebenkosten werden logischerweise wie üblich verbucht.
Wenn die Auszahlung über die Lohnverrechnung erfolgt, dann sollte die Lohnart 1020 Geschäftsführerbezug verwendet werden, da die etwaige Befreiungen über das Programm Dienstnehmer zu regeln sind (siehe Kapitel Dienstnehmer).
Beispiel
| In der Bruttoerfassung wird die Lohnart 1030 Geschäftsführerbezug nur DB/DZ/Kommst verwendet. Es kommt zu keiner Auszahlung. In diesem Beispiel werden € 8.000 abgerechnet, allerdings fallen hier nur DB/DZ/Kommst als Lohnnebenkosten an.  |
Kontoreferenzierungen
Bei der Lohnart 1020 Geschäftsführerbezug ist standardmäßig die Kontoreferenzierungsgruppe "100 Grundbezug" hinterlegt. Will man, dass der Grundbezug des Geschäftsführers auf ein anderes Fibu-Konto verbucht wird, als der Grundbezug der Angestellten, dann ist eine mitarbeiterbezogene Kontoreferenzierung im gleichnamigen Programm am Reiter "Mitarbeiter" zu hinterlegen.
Hinweis
| Achten Sie bei Neuanlage einer Fibukontorefenzierung, dass das Gültig-Ab-Datum im Jänner eines Jahres beginnt und dass das Fibukonto in der FIBU der jeweiligen Firma existiert. |
Konjunkturstatistik
Über das Feld Beteiligt an Firma als werden "Tätige Inhaber (auch Mitinhaber, Pächter)" auf der Konjunkturstatistik erkannt.
Berechtigungen für Mitarbeiterdaten
In vielen Fällen haben Geschäftsführer in einigen NTCS Paketen besondere Berechtigungen. Beispielsweise soll es dem Geschäftsführer bei allen Mitarbeitern erlaubt sein, Dienstreisen zu erfassen, das Lohnkonto einzusehen oder Zeitbuchungen zu bearbeiten und vieles mehr. Aus diesem Grund sollten Berechtigungen für Mitarbeiterdaten überdacht werden.
Programmsperren
Soll der Mitarbeiter des Geschäftsführers für bestimmte Programme z. B. Personalkennzahlen, Konjunkturstatistik, Erhöhungsregeln und einige mehr ausgeschlossen werden, dann kann eine Programmsperre hinterlegt werden.
Besonderheiten
Kommanditist
Ein Kommanditist kann entweder nach dem ASVG oder nach dem GSVG SV-pflichtig sein. Die entsprechenden Einstellungen sind am Reiter "Versicherung" zu treffen.
Als Mitunternehmer unterliegt ein Kommanditist der Einkommensteuer und somit nicht dem Lohnsteuerabzug. Insofern ist im Feld Lohnsteuerberechnung die Ausprägung "Keine Lohnsteuer" zu wählen.
Falls es sich um ein echtes Dienstverhältnis nach § 4 Abs. 2 ASVG oder um eine Pflichtversicherung nach § 2 Abs. 1 Z 4 GSVG handelt, liegt keine DB-, DZ- und Kommunalsteuerpflicht vor. Demnach sind diese Felder jeweils auf "Nein" zu stellen. Begünstigungen des 13. und 14. Bezuges (Sonderzahlungen) im Bereich der Lohnsteuer kommen in diesen Fällen nicht zur Anwendung.
Falls der Kommanditist jedoch als freier Dienstnehmer nach § 4 Abs. 4 ASVG pflichtversichert ist, so besteht DB-, DZ- und Kommunalsteuerpflicht für die Beschäftigung als freier Dienstnehmer. In diesem Fall sind die Felder mit "Ja" zu befüllen.
Lassen Sie den konkreten Anlassfall von Ihrem Steuerberater im Detail prüfen.
Vorstand
Im Folgenden wird die Anlage eines Vorstandsmitgliedes einer AG thematisiert, gefolgt von Hinweisen zur Verbuchung.
Ob und mit welcher Ausprägung ein Vorstandsmitglied angelegt werden soll, obliegt dem Ermessen des Anwenders. In den folgenden Kapiteln werden nur die Möglichkeiten des Programmes geschildert.
Stammdaten
Im folgenden Kapitel werden die Einstellungen in den Stammdaten der Dienstnehmer beschrieben. Wählen Sie dazu im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer.
Reiter "Versicherung"
Vorstände sind prinzipiell ASVG-pflichtig. Der Unterschied zum "normalen" Dienstnehmer besteht nur in der Wahl der konkreten Tarifgruppe.
Unser Programm stellt für Vorstandsmitglieder z.B. folgende Tarifgruppen zur Verfügung:
| Lohnsteuerpflichtige AG-Vorstände | Tarifgruppe: B013 "Ang. o. EFZ (WF)" Lohnsteuerpflichtige Personen, die nicht dem AngG unterliegen. |
Nicht lohnsteuerpflichtige AG-Vorstände | Tarifgruppe: B028 "Vorstandsmitgl./Geschäftsl. Spezialregelung für AG-Vorstände: Bei dieser Tarifgruppe muss die SV-Berechnung auf "Vorstand" gestellt werden, damit 50 % der SV-Beiträge rückerstattet werden können von der AG. |
Achtung!
| Die korrekte Wahl der Tarifgruppe liegt im Ermessen des Anwenders. Im Zweifelsfall informieren Sie sich bitte rechtlich an passenderer Stelle, z. B. bei der WKO oder ÖGK. |
BV
Im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → am Reiter "Versicherung" können Sie im Feld Betriebliche Vorsorge entscheiden, ob Ihr Vorstand BV-pflichtig ist oder nicht.
Spezialregelung für AG-Vorstände ohne Lohnsteuerpflicht
Damit die Spezialregelung, also eine Rückerstattung von 50 % der SV-Beiträge, im Programm umgesetzt werden kann, ist im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Versicherung" als Tarifgruppe "B028 Vorstandsmitgl./Geschäftsl." und als SV-Berechnung "Vorstandsmitglied" zu wählen:
In der Netto-Vorschau der Bruttoerfassung sieht man, dass 50 % des SV-DN-Beitrages zum Bruttobezug rückverrechnet werden:
Die Rückverrechnung des halben Dienstnehmer-SV-Beitrages lfd wird am Lohnkonto mit der Systemlohnart 8095 "1/2 Vorstand" erfasst.
Am Jahresende werden diese Bezüge unter der Kennzahl 210 = Bruttobezüge gemäß § 25 (ohne § 26 und ohne § 3 Abs. 1 Z 16b) als sonstige Sachbezüge angeführt.
Hinweis
| Für Vorstandsmitglieder einer AG mit Lohnsteuerpflicht gibt es – bis auf die Einstellung der Tarifgruppe B013 – nichts weiter zu beachten. Auch die Abrechnung unterscheidet sich nicht von der eines "normalen" Dienstnehmers. |
Reiter "Finanzamt"
Vorstände sind grundsätzlich lohnsteuerpflichtig, aber wie man schon in den Einstellungen für die Versicherung gesehen hat, gibt es hier auch Ausnahmen. Im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Finanzamt" können Sie im Feld Lohnsteuerberechnung entweder die Ausprägung "Normale Lohnsteuer" oder "Keine Lohnsteuer" auswählen.
Hinweis
| Bitte informieren Sie sich an einer anderen Stelle, ob bei Ihrem Vorstandsmitglied Lohnsteuerpflicht besteht oder nicht. Wir zeigen Ihnen nur die möglichen Einstellungen im Paket LOHN. |
Ebenso sind Vorstände grundsätzlich DB- und DZ-pflichtig. Sollte eine Ausnahme bestehen, können Sie wie beim Geschäftsführer die Felder DB und DZ auf "Nein" stellen.
Reiter "Gemeinde"
Prinzipiell sind Vorstände KommSt-pflichtig. In Arbeitsstätten in Wien ist auch die DGA-Pflicht für Vorstandsmitglieder zu hinterfragen. Stellen Sie gegebenenfalls die Felder Kommunalsteuer und in Wiener Arbeitsstätten das Feld U-Bahn-Steuer passend ein.
Reiter "Kollektivvertrag"
Wie beim Geschäftsführer kann auch für den Vorstand nicht allgemein gesagt werden, welchem Kollektivvertrag er zuzuordnen ist. Dies muss immer im Einzelfall beurteilt werden.
Die Frage stellt sich, welche Einstellungen im Pakel LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge für das Vorstandsmitglied gelten sollen. Folgende Punkte können dabei relevant sein:
- Terminlohnarten (z.B. UZ und WR)
- Aliquotierung im Eintritts-/Austrittsmonat
- Berechnungen (z.B. Sonderzahlungen, Rückstellungen)
- KV-Erhöhungen
- Teiler (Monats- und Überstundenteiler)
- Initiallohnarten
- Reisekosten
- Dienstzeitenanrechnungen
Hinweis
| Weiterführende Informationen zum Fenster "Kollektivverträge" finden Sie hier. |
Je nach Sachlage bestehen 3 Alternativen:
- Zuordnung zu einem bestehenden KV, wenn der KV auch für den Vorstand volle Gültigkeit hat.
- Zuordnung zu einem fiktiven (neu angelegten) KV, wenn es für den Vorstand abweichende Regelungen gibt. Nachteil: Regelungen, die gleich sind, müssen doppelt eingestellt/gewartet werden.
- Zuordnung zum General-KV, wenn es keine KV-Regelungen für den Vorstand gibt. Dies birgt aber das Risiko, dass allfällige Änderungen im General-KV auf den Vorstand Auswirkungen haben.
Verbuchung
Hier gilt dasselbe wie beim Geschäftsführer. Wenn die Vorstandsbezüge auf ein eigenes Konto gebucht werden sollen, können Sie im Paket LOHN → Stammdaten → weitere Stammdaten → Kontoreferenzierungen eine Referenzierung je Mitarbeiter anlegen.
Hinweis
| Weiterführende Informationen zur Kontoreferenzierung finden Sie hier. |
