FAQ Auftragsvorerfassung

 Grundlegende Informationen zur Auftragsvorerfassung finden Sie hier.

 

Inhalt 

Die Auftragsvorerfassung bietet die Möglichkeit, Daten über diverse Funktionen zu importieren oder auch manuell anzulegen, um diese danach in einen Auftrag umzuwandeln. Eine weitere Einsatzmöglichkeit bietet die Auftragserstellung in der Warenwirtschaft von Leistungen aus der Projektleistungserfassung (PLE).

Das Fenster "Auftragsvorerfassung" ist zu finden im Bereich WWS → Verkauf → Weitere Funktionen → Auftragsvorerfassung.

"AVE" ist die Abkürzung für Auftragsvorerfassung. 

Ja, die Lizenz "nswws141 - Auftragsimport, Vorerfassung u. Schnellerfassung" wird für die Verwendung der Auftragsvorerfassung benötigt.

Um mehrere Datensätze in diesem Fenster zu markieren, können mit gedrückter UMSCHALT-Taste ganze Bereiche markiert werden. Einzelne Datensätze können durch Anklicken mit gedrückter STRG-Taste ausgewählt werden.

Über das Einstiegsfeld "Daten" können die gesperrten Datensätze eingeblendet werden. Bei folgenden Ausprägungen werden die gesperrten Datensätze angezeigt:

Weitere Informationen zu den Einstiegsfeldern im Fenster "Auftragsvorerfassung" finden Sie hier.

Folgende Detailinfos können über das Burger-Menü → Layout eingeblendet werden:

Die Funktion "Aufträge erstellen" bzw. "Aufträge erstellen (markierte Datensätze)" dient der Verarbeitung der Daten (Auftragserstellung). Durch die Funktion "Aufträge erstellen" werden aus den Daten der Auftragsvorerfassung Aufträge erstellt. Dabei werden alle Datensätze, die das Kennzeichen (Feld "Kz") "Freigegeben" vorweisen und vollständig sind, berücksichtigt. Wird die Funktion "Aufträge erstellen (markierte Datensätze)" verwendet, werden nur jene markierten AVE-Datensätze, die das Kennzeichen "Freigegeben" vorweisen und vollständig sind, zu Aufträgen.

Für zusammengehörige Auftragspositionen wird jeweils ein Auftrag erstellt. Das heißt, befinden sich z. B. in der Auftragsvorerfassung Datensätze zu verschiedenen Kunden, dann wird je Kunde ein Auftrag mit den zugehörigen Auftragspositionen erstellt.

Nach der Auftragserstellung sind die verarbeiteten Datensätze aus der Auftragsvorerfassung verschwunden bzw. befinden sich unter den archivierten Daten, wenn es sich um Datensätze aus der PLE handelt.

Ist eine Auftragserstellung bei einem Datensatz aufgrund fehlender Daten (z. B. Kunde oder Artikel fehlt) nicht möglich, dann verbleibt der Datensatz in der Auftragsvorerfassung und wird nicht bei der Auftragserstellung berücksichtigt. Der Grund ist im Feld "Notiz" vermerkt.

Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Mit der Funktion "Aufträge erstellen" werden alle Datensätze, die das Kennzeichen (Feld "Kz") "Freigegeben" haben und vollständig sind, zu Aufträgen.

Wird die Funktion "Aufträge erstellen (markierte Datensätze)" verwendet, werden nur die markierten AVE-Datensätze berücksichtigt. Natürlich auch nur jene, die das Kennzeichen "Freigegeben" haben und vollständig sind. 

 

Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier.

 

Mit der Funktion "Datensätze freigeben" kann die Sperre von Datensätzen wieder aufgehoben werden. Die Funktion ist zu finden im Fenstermenü → Funktionen.

Mit der Funktion "Datensätze vergleichen" können zwei Datensätze im Hinblick auf unterschiedliche Feldinhalte verglichen werden. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn unklar ist, wieso Datensätze bei der Auftragserstellung nicht zusammengefasst werden bzw. zu mehreren Aufträgen führen. 

Weitere Informationen zur Funktion "Datensätze vergleichen" finden Sie hier.

Mit dem XML-Editor können der Aufbau und die übermittelten Daten einer XML-Datei eingesehen werden. Weiters kann im XML-Editor eine Syntaxüberprüfung und Validierung durchgeführt werden.

Der XML-Editor kann in der Auftragsvorerfassung über das Fenstermenü → Extras aufgerufen werden.

Die Auftragsvorerfassungsgruppierung deckt zwei Bereiche ab. Einerseits können beim Import Erfassungsgruppen automatisch angelegt werden. Andererseits können für die Datenübernahme aus der PLE Kriterien für das Zusammenfassen von Datensätzen aus der PLE zu Auftragspositionen bei Auftragserstellung hinterlegt werden.

Weitere Informationen zur Auftragsvorerfassungsgruppierung finden Sie hier.

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Ja, wenn die Felder "Auftrag Erf-Kz" und "Auftrag Erf-Nr" in der Auftragsvorerfassung mit einem offenen Auftrag befüllt sind, werden beim Ausführen der Funktion "Aufträge erstellen" bzw. "Aufträge erstellen (markierte Datensätze)" die entsprechenden Datensätze zum eingetragenen Auftrag als neue Positionen erfasst.

Wenn mit Projekten gearbeitet wird, gibt es zusätzlich die Funktion "Aufträge zuordnen". Diese Funktion wird hier genauer beschrieben.

Bitte kontrollieren Sie folgenden Parameter:

Bereich WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Auftragsvorerfassung

Dies kann daran liegen, dass Datensätze gesperrt sind. Siehe auch Wie können Datensätze in der Auftragsvorerfassung gesperrt werden? bzw. Wie können gesperrte AVE-Datensätze wieder freigegeben werden?.

Hinweis 

Sobald die Auftragserstellung abgebrochen wird, bleiben nicht nur die fehlerhaften Daten in der Auftragsvorerfassung, sondern alle Daten. Auch die AVE-Datensätze, die vollständig sind, werden nicht verarbeitet.

Im Feld "Notiz" ist ersichtlich, welche Daten für die Auftragserstellung gefehlt haben oder fehlerhaft sind.

Ist dort kein Eintrag vorhanden, kontrollieren Sie bitte das Feld "Gesperrt" beim Datensatz, der nicht übernommen worden ist.

In diesem Fall kontrollieren Sie bitte folgenden Parameter:

Bereich WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Auftragsvorerfassung

 

Ja, aus der Kundenkartei können Datensätze in die Auftragsvorerfassung übernommen werden.

Informationen zur Übernahme aus der Kundenkartei in die Auftragsvorerfassung finden Sie hier.

In der Auftragsvorerfassung gibt es mehrere Möglichkeiten für den Import. Hier finden Sie einen Überblick der Importmöglichkeiten Auftragsvorerfassung.

Über Stapel können die Importfunktionen der Auftragsvorerfassung automatisiert werden.

Informationen dazu finden Sie im Dokument Automatisierung des Auftragsimportes.

Ja, über die Funktion "XML-Auftragsdatei importieren" ist dies möglich. Die Funktion ist in der Auftragsvorerfassung über das Fenstermenü → Funktionen zu finden.

Informationen zur Funktion "XML-Auftragsdatei importieren" finden Sie hier.

Ja, dafür gibt es zwei Arten von Import:

Mit der Funktion "CSV-Auftragsdatei importieren" können z. B. Kunden automatisch angelegt werden. Weiters gibt es Auswahlmöglichkeiten, ob Aufträge, Lieferscheine bzw. Rechnungen automatisch erstellt bzw. verbucht werden sollen.

Nähere Informationen zu dieser Funktion finden Sie in der Themenhilfe Funktion "CSV-Auftragsdatei importieren".

Ja, aus der Auftragsvorerfassung können bestehende Aufträge mittels Import einer CSV-Datei aktualisiert werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Standard-CSV-Import für Aufträge.

Eine Importvorlage für den Import von Positionen in der Auftragsvorerfassung finden Sie hier: Importvorlage Auftragsvorerfassung

Die Anzahl von Importdatensätzen beim CSV-Import ist uneingeschränkt. Es ist jedoch zu beachten, dass eine bestimmte Menge an Datensätzen pro Import nicht überschritten werden sollte, um sehr lange Importzeiten zu vermeiden.

Soll das Feld "Rechnung per E-Mail" für die Kundenanlage über den Import über die Auftragsvorerfassung vorbelegt werden, kann der folgende Parameter nach Wunsch eingestellt werden:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Auftragsvorerfassung

Die Einstellung des Parameters wird dann auf den Kundenstamm in das Feld "Rechnung per E-Mail" übernommen, wenn der Kunde über den Import in die Auftragsvorerfassung erstellt wird. Im Standard ist dies die Ausprägung "E-Mail (PDF ohne Signatur)".

Weitere Informationen zur Anlage eines Stapels finden Sie unter Automatisierung des Auftragsimportes.

Beispiel 

Nachrichtentyp:   Schematyp-ID: ORDER Modus: FTP FTP-Zugangsdaten hinterlegen Dateiname: *.csv Archivverzeichnis hinterlegen Datei-Validierungsstufe: keine Validierung Der Stapelschritt "EDI-Daten einsammeln" dient zur Abholung vom FTP/SFTP und ist notwendig, damit die Daten für die nachfolgende Verarbeitung per Stapel (z. B. Auftragsimport) zur Verfügung stehen. Anlage des Stapelschritts CSV-Auftragsdatei importieren: Mit Auswahl der Stapelfunktion öffnet sich das Fenster für die Eingabe der Stapelparameter für den CSV-Auftragsimport. Öffnen Sie das Feld "Dateiname" mit der F8-Funktion und wählen Sie die Importdatei sowie das Archiv-Datenverzeichnis des Nachrichtentyps aus. Über die Feldauswahl definieren Sie die Felder der Auftragsanlage, die im CSV-File enthalten sind. Danach definieren Sie die weiteren Einstellungen für den Import (z. B. Erfassungskennzeichen, Personendaten anlegen etc.). Mit "Übernehmen" werden die gewählten Stapelparameter für den Stapelschritt übernommen und für die Importe verwendet.

Informationen zur Übernahme aus der Projektleistungserfassung (PLE) in die Auftragsvorerfassung finden Sie hier.

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