Überblick und Ablauf Auftragsvorerfassung
Grundlegende Informationen zur Auftragsvorerfassung finden Sie unter Auftragsvorerfassung.
Allgemein
Die Auftragsvorerfassung (AVE) dient dazu, Daten manuell anzulegen oder zu importieren, um diese danach zu Angeboten oder Aufträgen weiterzuverarbeiten.
Bei den Daten kann es sich um externe Daten (z. B. Webshop-Bestellungen), interne Daten (aus der Leistungserfassung) oder auch Daten aus der Mobilen Datenerfassung (MDE) sowie der Auftragsschnellerfassung handeln.
Für den Import stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Diese werden detailliert im Dokument Importmöglichkeiten Auftragsvorerfassung erläutert.
Die importierten (vorerfassten) Positionen werden zeilenweise in der AVE (Auftragsvorerfassung) dargestellt und können dort bearbeitet (ergänzt) werden.
Sind die Daten vollständig und korrekt, so können abschließend aus der Auftragsvorerfassung automatisiert die Angebote oder Aufträge erstellt werden.
Fenster "Auftragsvorerfassung"
Das Fenster Auftragsvorerfassung ist zu finden im Paket WWS → Verkauf → Weitere Funktionen. In der Auftragsvorerfassung können Daten über verschiedene Funktionen importiert oder manuell angelegt werden. Nach der Anlage bzw. Kontrolle der Datensätze können diese in Aufträge umgewandelt werden.
Informationen zum Fenster und dessen Funktionen finden Sie hier: Auftragsvorerfassung
Hinweis
 | Sämtliche Daten werden im Hintergrund über die AVE importiert. Auch jene, aus welchen direkt beim Import ein Angebot oder Auftrag erzeugt wird. Von den bereits in Angebote bzw. Aufträge umgewandelten Daten bleiben nur jene aus der PLE (Leistungserfassung) dauerhaft in der AVE ersichtlich. Diese sind nach der Erstellung des Auftrags als "Archivierte Daten" verfügbar. Alle weiteren Daten werden nach dem Import aus der AVE entfernt. |
Ablauf
Nachfolgend wird der generelle Ablauf vom Import von externen Auftragsdaten bis hin zum fertigen Angebot/Auftrag kurz dargestellt:
- Der erste Schritt ist der Import bzw. die manuelle Anlage der Auftragsdaten. Die NTCS stellt verschiedenste Möglichkeiten für den Import von Auftragsdaten zur Verfügung. In Bezug auf das Datenformat ist der Import von CSV- sowie XML-Dateien möglich.
Die Möglichkeiten sind im Detail im Dokument Importmöglichkeiten Auftragsvorerfassung dargestellt. Es besteht auch die Möglichkeit, Personen beim Import automatisiert anlegen zu lassen.
HinweisNeben dem Import können auch manuell Datensätze angelegt werden. Die Anlage erfolgt direkt im Fenster der Auftragsvorerfassung. Erkennbar ist die Art der Anlage über das Vorerfassungskennzeichen. - Kontrolle der Daten in der Auftragsvorerfassung: Vor Verarbeitung der Daten können bzw. sollten die Daten kontrolliert werden.
- Verarbeitung der Daten (Angebots- bzw. Auftragserstellung): Durch die Funktion "Aufträge erstellen" werden aus den Daten der Auftragsvorerfassung Angebote bzw. Aufträge erstellt. Für zusammengehörige Auftragspositionen wird jeweils ein Auftrag erstellt. Das heißt, befinden sich in der Auftragsvorerfassung z. B. Datensätze zu verschiedenen Kunden, dann wird je Kunde ein Auftrag mit den zugehörigen Auftragspositionen erstellt.
Nach der Auftragserstellung sind die verarbeiteten Datensätze aus der Auftragsvorerfassung verschwunden bzw. befinden sich unter den archivierten Daten.
Ist eine Auftragserstellung bei einem Datensatz aufgrund fehlender Daten (z. B. Kunde oder Artikel fehlt) nicht möglich, dann verbleibt der Datensatz in der Auftragsvorerfassung und wird nicht bei der Auftragserstellung berücksichtigt. Der Grund ist im Feld "Notiz" vermerkt.Hinweis Ob Datensätze in ein(en) oder mehrere Angebote/Aufträge übernommen werden, hängt davon ab, ob es sich immer um den gleichen Kunden/Lieferempfänger/Rechnungsempfänger handelt bzw. ob die Liefer- und Rechnungsadressen identisch sind. Gibt es Unterschiede, werden mehrere Angebote/Aufträge (Positionen mit den gleichen Kopfdaten werden zusammengefasst) angelegt.Neben den Personendaten gibt es noch weitere Kopfdaten (z. B. Projekt, Liefertermin etc.), welche eine Trennung der Angebote und Aufträge auslösen. Bei einzelnen Feldern kann mittels Parameter definiert werden, ob tatsächlich je z. B. Liefertermin ein neuer Auftrag angelegt wird. - Kontrolle der erzeugen Angebote/Aufträge: Paket WWS → Verkauf → Aufträge / → Angebote → Angebote
Die erstellten Angebote/Aufträge können in diesen Fenstern eingesehen und bearbeitet werden.
Preise und Preisermittlung
Preise und Rabatte können importiert/erfasst oder automatisiert lt. Preisfindung in der NTCS ermittelt werden.
Sind die Preise lt. NTCS gewünscht, dann dürfen beim Import keine Preise übergeben bzw. keine Preise manuell in der Auftragsvorerfassung erfasst werden. Für alle Positionen, bei denen kein Preis importiert oder manuell erfasst wurde, erfolgt dann bei Auftragsanlage eine Preis- und Rabattfindung lt. NTCS, d. h., etwaige kunden(gruppen)spezifische Preise und Rabatte sowie Aktionen werden für die Preisfindung herangezogen.
Ob bei Datensätzen aus der PLE (Projektleistungserfassung) die Preise und Rabatte bei der Auftragsanlage ermittelt werden oder nicht, kann mittels Parameter definiert werden.
Sind Preise und Rabatte importiert worden, erhalten die Auftragspositionen das Preis-/Rabattinfokennzeichen "I - Importiert". Sollen die Preise und Rabatte mit der Funktion Neu ermitteln aktualisiert werden, ist hier unbedingt die Auswahl "manuelle neu ermitteln" zu treffen.
Spezialthemen
Datensätze vergleichen
Mit dieser Funktion (Fenstermenü → Funktionen → Datensätze vergleichen) können zwei Datensätze im Hinblick auf unterschiedliche Feldinhalte verglichen werden. Dies ist z. B. dann sinnvoll wenn unklar ist, wieso Datensätze bei der Auftragserstellung nicht zusammengefasst werden bzw. zu mehreren Aufträgen führen.
Hinweis
| Der Vergleich kann für maximal 2 Datensätze durchgeführt werden. Werden mehr Datensätze markiert, erscheint die Hinweismeldung "Für den Vergleich müssen genau 2 Datensätze markiert sein."  |
Um die Funktion auszuführen, markieren Sie zuerst jene Datensätze, welche verglichen werden sollen.
Beim Durchführen der Funktion werden sowohl die Kopf- als auch die Positionsdaten verglichen.
Es erscheinen die entsprechenden Hinweismeldungen.
Gibt es keine Unterschiede zwischen den markierten Datensätzen, erscheinen nacheinander folgende Hinweismeldungen:
"Die Auftragskopfdaten sind identisch!"
"Die Auftragspositionsdaten sind identisch!"
Werden entweder in den Kopf- oder den Positionsdaten Unterschiede gefunden, werden diese in der Hinweismeldung angeführt:
"Folgende Auftragskopffelder unterscheiden sich:...."
"Folgende Auftragspositionsfelder unterscheiden sich:...."
XML-Editor
In der Auftragsvorerfassung steht Ihnen über das Fenstermenü → Extras der XML-Editor zur Verfügung. Mit diesem können der Aufbau und die übermittelten Daten einer XML-Datei eingesehen werden. Weiters kann im XML-Editor eine Syntaxüberprüfung und Validierung durchgeführt werden.
Im Editor können Sie über "Öffnen" die gewünschte XML-Datei öffnen und danach mit den Funktionen "Syntaxprüfung" und "Validierung" auf dernen Richtigkeit überprüfen.
Kann die Syntaxprüfung positiv abgeschlossen werden, erscheint die Hinweismeldung "Das XML Dokument schaut wohlgeformt aus."
Bei positiver Validierung erscheint die Meldung "Das Dokument ist valide/gültig"
Enthält das Dokument fehlerhafte Daten, werden diese im unteren Bereich im Detail aufgeführt:
Aufträge zuordnen
Vorhandene Datensätze in der AVE können einem bereits bestehenden Auftrag zugeordnet werden. Bei Auftragserstellung werden die Positionen dann beim zugeordneten Auftrag ergänzt.
Die Funktion "Aufträge zuordnen" bzw. "Auftrag zuordnen (markierte Datensätze)" kann nur bei Datensätzen ausgeführt werden, bei denen ein Projekt erfasst ist. Wird kein Projekt erfasst, erscheint die Hinweismeldung "Sie müssen in den Einstiegsfeldern ein Projekt erfassen!".
Haben Sie in den Einstiegsfeldern auf ein Projekt eingeschränkt, sehen Sie nur noch die Datensätze zu diesem Projekt.
Führen Sie nun die Funktion "Aufträge zuordnen" (Fenstermenü → Funktionen → Aufträge zuordnen) aus, öffnet sich das Fenster, in dem Sie jenen Auftrag auswählen können, dem die Datensätze zugeordnet werden sollen.
Gibt es zum ausgewählten Projekt nur einen offenen Auftrag, so werden die Felder "Erfassungs-Kennz." und "Erfassungs-Nr." automatisch mit diesem Auftrag befüllt. Ansonsten kann mittels F4 der gewünschte Auftrag gesucht und ausgewählt werden.
Mit "Übernehmen" werden alle Datensätze dem gewünschten Auftrag zugeordnet. Ersichtlich ist die Zuordnung in den Feldern "Auftrag Erf-Kz" und "Auftrag Erf-Nr". Die Kopfdaten des Auftrags werden nun auf die Kopfdaten der Auftragsvorerfassungsposition übernommen (Kunde etc.). Etwaige abweichende Feldwerte in der Auftragsvorerfassungsposition werden dabei ohne Hinweismeldung überschrieben.
Wird nun die Funktion "Aufträge erstellen" durchgeführt, werden die Datensätze als neue Positionen im gewählten Auftrag ergänzt.
Ist es gewünscht, nur einzelne Datensätze zu einem Auftrag hinzuzufügen, markieren Sie die gewünschten Datensätze. Danach führen Sie die Funktion "Auftrag zuordnen (markierte Datensätze)" aus. Es werden somit nur die markierten Datensätze einem Auftrag zugeordnet.
Neben der automatischen Zuordnung der Aufträge können die Datensätze auch manuell über das Feld "Auftrag Erf-Nr." einem fixen Auftrag zugeordnet werden.
Auftragsvorerfassungsgruppierung
Die Auftragsvorerfassungsgruppierung deckt zwei Bereiche ab. Einerseits können beim Import Erfassungsgruppen automatisch angelegt werden. Andererseits können für die Datenübernahme aus der PLE Kriterien für das Zusammenfassen von Datensätzen aus PLE zu Auftragspositionen bei Auftragserstellung hinterlegt werden.
Informationen zum Fenster finden Sie hier: Auftragsvorerfassungsgruppierung
Parameter in der Auftragsvorerfassungsgruppierung
Um automatisiert für alle Artikel und Tätigkeiten eigene Erfassungsgruppen anlegen zu lassen, ist der Parameter für die Auftragsvorerfassungsgruppierung zu hinterlegen.
Paket WWS → Verkauf → Weitere Funktionen → Auftragsvorerfassung → Fenstermenü → Extras → Auftragsvorerfassungsgruppierung:
Fenstermenü → Extras → Parameter
Möchten Sie eine Erfassungsgruppe für alle Artikel und eine Erfassungsgruppe für alle Tätigkeiten haben, dann ist im Gruppierungsdatensatz der Wert bei der Spalte "Feld" auf "Artikel-Kennz" zu setzen. Die Ausprägung "Artikel-Kennz" ist nur verfügbar, wenn beim Einstiegsfeld "Art" die Ausprägung "Erfassungsgruppen" gewählt wurde.
Als Text für die Erfassungsgruppen wird der Text verwendet, welcher für Artikel bzw. Tätigkeiten in diesem Parameter hinterlegt ist.
Automatische Erstellung Erfassungsgruppen
Bei Auftragserstellung können automatisch Erfassungsgruppen angelegt und die jeweiligen Auftragspositionen diesen Erfassungsgruppen zugeordnet werden.
Die Bezeichnung der angelegten Erfassungsgruppen entspricht dabei dem Wert des Gruppierungsfeldes. Wird z. B. nach der Projektnummer der Auftragsposition gruppiert, dann werden die Erfassungsgruppen mit den Projektnummern als Bezeichnung angelegt.
Für die Anlage/Ansicht der Kriterien der Erfassungsgruppenerstellung ist in der Auftragsvorerfassungsgruppierung das Einstiegsfeld "Art" auf "Erfassungsgruppen" zu stellen.
Über die Formel wird definiert, anhand welcher Datenbankfelder die Datensätze gruppiert werden sollen (z. B. Projektnummer Position).
Achtung!
 | Damit bei der Auftragserstellung automatisch Erfassungsgruppen lt. den Einstellungen der Auftragsvorerfassungsgruppierung angelegt werden, muss der Parameter "Erfassungsgruppen ermitteln" in den Auftragsvorerfassungsparametern auf "1 - Ja" stehen, siehe Parameter Auftragsvorerfassung. |
Zusammenfassen Datensätze aus der PLE
Datensätze aus der PLE landen 1:1 in der Auftragsvorerfassung, d. h., je PLE-Datensatz gibt es auch einen Datensatz in der Auftragsvorerfassung.
Mittels der Auftragsvorerfassungsgruppierung können nun die Datensätze aus der PLE für die Erstellung der Auftragspositionen zusammengefasst werden, d. h., aus mehreren Datensätzen der PLE entsteht dann beispielsweise nur eine Auftragsposition.
Für die Anlage/Ansicht der Kriterien der Zusammenfassung ist in der Auftragsvorerfassungsgruppierung das Einstiegsfeld "Art" auf "Zusammenfassen" zu stellen.
Achtung!
 | Damit bei Auftragserstellung das Zusammenfassen lt. den Einstellungen der Auftragsvorerfassungsgruppierung erfolgt, muss der Parameter "PLE-Positionen zusammenfassen" in den Auftragsvorerfassungsparametern auf "1 - Ja" stehen, siehe Parameter Auftragsvorerfassung. |
FAQ
Allgemeines
Fenster "Auftragsvorerfassung"
Funktionen in der Auftragsvorerfassung
Tägliches Arbeiten in der Auftragsvorerfassung
Import in Auftragsvorerfassung
Projektleistungserfassung (PLE) und Auftragsvorerfassung
 | Siehe auch: |