Felder Auftragsvorerfassung
Grundlegende Informationen zur Auftragsvorerfassung finden Sie unter Auftragsvorerfassung.Allgemeines
In der Auftragsvorerfassung steht eine Fülle von Feldern für die manuelle Anlage sowie für den Import von Daten zur Verfügung.
Um Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Felder zu geben, werden diese in den folgenden Kapiteln angeführt.
Eine vollständige Liste aller Felder und deren Beschreibung finden Sie in folgendem Dokument: Auftragsvorerfassung
Um die Darstellung der Felder übersichtlicher zu gestalten, werden die Felder nachfolgend in Infofelder, Steuerungsfelder, Kopffelder und Positionsfelder unterteilt.
Hinweis
 | Diese Felder stellen einen Auszug der vorhandenen Felder der Auftragsvorerfassung dar. Welche Felder befüllt bzw. übergeben werden müssen, hängt von den notwendigen Daten und den vorhandenen Abläufen ab. Wir empfehlen Ihnen einen Analyse- und Einrichtungstermin mit einem Trainer des Supports. |
Achtung!
 | Der Aufbau einer XML-Datei für den Import und die notwendigen Felder bzw. Feldbeschreibungen können nicht unbedingt von den hier angeführten Feldern abgeleitet werden. Informationen zu diesem Thema finden Sie unter anderem hier: EDI / XML in der NTCS WWS |
Infofelder
Infofelder enthalten Informationen zur erfassten bzw. importierten Position in der Auftragsvorerfassung.
| Chronik (Auftraggeber) | Anzeige der Chronik des Kunden (Auftraggebers) | ||
Anzeige der Chronik des Lieferempfängers | |||
Anzeige der Chronik des Rechnungsempfängers | |||
| Notiz | Treten bei der Auftragserstellung bei der Verarbeitung des Datensatzes Fehler auf, so werden die entsprechenden Meldungen in diesem Notizfeld gespeichert. | ||
Im Feld "Sperre bis" wird das Datum angezeigt, wie lange ein Datensatz gesperrt bleiben soll. Die Eingabe des Datums ist entweder manuell möglich oder es kommt - wenn der folgende Parameter aktiviert ist - beim Ausführen der Funktion "Datensätze sperren" ein Dialog mit der Abfrage eines Hinweises und des Datums. Bereich WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Auftragsvorerfassung
| |||
| Hinweis | Im Feld "Hinweis" wird angezeigt, warum z. B. ein Datensatz gesperrt ist. Die Eingabe des Hinweises ist entweder manuell möglich oder es kommt - wenn der folgende Parameter aktiviert ist - beim Ausführen der Funktion "Datensätze sperren" ein Dialog mit der Abfrage eines Datums und des Hinweises. Bereich WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Auftragsvorerfassung
| ||
| Gesperrt | Kennzeichen, um einen Datensatz für die Auftragsanlage zu sperren. Das Kennzeichen kann entweder manuell oder automatisch mit dem Ausführen der Funktion "Datensätze sperren" gesetzt werden. Gesperrte Datensätze werden ausgeblendet und bei der Auftragsanlage nicht berücksichtigt. Gesperrte Datensätze sind ersichtlich, indem in den Einstiegsfelder das Feld "Daten" auf "Gesperrte Daten" oder "Alle" gesetzt wird. Die Freigabe eines Datensatzes erfolgt entweder manuell oder über die Funktion "Datensätze freigeben". Hinweis: Die Funktionen "Datensätze sperren" und "Datensätze freigeben" finden Sie im Fenstermenü → Funktionen. | ||
Zeigt an, wo der Auftragsvorerfassungsdatensatz herkommt bzw. steuert das Verhalten bei Auftragsanlage. Die verschiedenen Ausprägungen werden prinzipiell automatisch gesetzt.
Die verschiedenen Ausprägungen werden automatisch gesetzt und steuern auch das Verhalten bei Auftragsanlage. |
Steuerungsfelder
Bei Steuerungsfeldern handelt es sich um Felder, die Einfluss auf die spätere Personen- sowie Angebots- und Auftragsanlage haben.
Steuerungsfelder für die Angebots- bzw. Auftragsanlage
Folgende Felder haben einen Einfluss auf die Angebots- bzw. Auftragsanlage aus der Auftragsvorerfassung.
| Firma | Firmennummer für Neuanlage Auftrag | ||||||||
Erfassungskennzeichen für Neuanlage Auftrag | |||||||||
Erfassungsnummer für Neuanlage Auftrag | |||||||||
Über das Feld "Aktion" kann gesteuert werden, ob neue Aufträge angelegt oder ob bestehende Aufträge bzw. Auftragspositionen geändert werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
| |||||||||
| Wenn bei Auftragserstellung auch sofort ein Lieferscheindruck ausgeführt wird, dann wird diese Lieferscheinnummer verwendet. | |||||||||
| Lieferschein Datum | Wenn bei Auftragserstellung auch sofort ein Lieferscheindruck ausgeführt wird, dann wird diese Lieferscheindatum verwendet. | ||||||||
| Auflösung Folgeartikel | Legt fest, ob Folgeartikel am Auftrag automatisch hinzugefügt werden oder nicht. | ||||||||
Bestimmt, ob bei Auftragserstellung bei Anlage der Auftragsposition der Einstandspreis aus den Stammdaten ermittelt und auf die Auftragsposition übernommen werden soll. | |||||||||
Bestimmt, ob bei Auftragserstellung bei Anlage der Auftragsposition der Verkaufspreis aus den Stammdaten (Preis-/Rabatttabellen) ermittelt und auf die Auftragsposition übernommen werden soll. | |||||||||
| Bruttopreise | Bruttopreise Ja/Nein | ||||||||
| Rechnung Nr. | Wenn bei Auftragserstellung auch sofort ein Rechnungsdruck ausgeführt wird, dann wird diese Rechnungsnummer verwendet. | ||||||||
| Rechnung Datum | Wenn bei Auftragserstellung auch sofort ein Rechnungsdruck ausgeführt wird, dann wird dieses Rechnungsdatum verwendet. | ||||||||
| Dieses Feld wird automatisch gesetzt, wenn ein Verkaufspreis von 0 eingegeben wird. Ist der Preis 0 und das Kennzeichen gesetzt, dann erfolgt bei Auftragserstellung keine Preisfindung (auch wenn die Verkaufspreisfindung auf "Ja" steht). | |||||||||
Kennzeichen, um einen Datensatz für die Auftragsanlage zu sperren. Das Kennzeichen kann entweder manuell oder automatisch mit dem Ausführen der Funktion "Datensätze sperren" gesetzt werden. Gesperrte Datensätze werden ausgeblendet und bei der Auftragsanlage nicht berücksichtigt. Gesperrte Datensätze sind ersichtlich, indem in den Einstiegsfelder das Feld "Daten" auf "Gesperrte Daten" oder "Alle" gesetzt wird. Die Freigabe eines Datensatzes erfolgt entweder manuell oder über die Funktion "Datensätze freigeben". Hinweis: Die Funktionen "Datensätze sperren" und "Datensätze freigeben" finden Sie im Fenstermenü → Funktionen. |
Steuerungsfelder für die Anlage bzw. Änderung von Personenstammdaten
Werden mit dem Import von Auftragsdaten gleichzeitig Personenstammdaten (z. B. Kunden, Lieferempfänger, Rechnungsempfänger) angelegt bzw. geändert, sind die entsprechenden Felder beim Import zu berücksichtigen. Da bei einem Import mitunter sowohl Kunde als auch Liefer- und Rechnungsempfänger als neue Person angelegt werden sollen, sind im Importfile die entsprechenden Felder zu befüllen.
Im Zuge des Imports der Daten in die Auftragsvorerfassung wird geprüft, ob die Person bereits im System vorhanden ist oder ob diese neu anzulegen ist.
Dabei spielt es keine Rolle, ob die Auftragsanlage direkt im Zuge des Imports oder manuell aus der AVE angestoßen wird.
Beim Import der Datei wird anhand folgender Felder geprüft, ob es bereits eine Person zu der eindeutigen Nummer gibt.
Dabei genügt eine Nummer, anhand welcher die Person gefunden wird (z. B. Kundennummer oder GLN).
| Kunde | Kundennummer Auftraggeber (Kunde) |
Kunde - GUID | |
Kunde - GLN | |
| Kunde - UID Nummer | Kunde - UID Nummer |
| Personennummer Lieferempfänger | |
| Lieferempf. - GUID | Lieferempf. - GUID |
| Lieferempf. - GLN | Lieferempf. - GLN |
| Lieferempf. - UID Nummer | Lieferempf. - UID Nummer |
| Kundennummer Rechnungsempfänger | |
| Rechnungsempf. - GUID | Rechnungsempf. - GUID |
Rechnungsempf. - GLN | |
| Rechnungsempf. - UID Nummer | Rechnungsempf. - UID Nummer |
Achtung!
| Der Import der Angebots- bzw. Auftragsdaten erfolgt immer in der operativen Firma. Handelt es sich dabei um eine Firma innerhalb eines Konzerns, ist es für die Personenanlage unbedingt erforderlich, auch die Firmennummer, unter der die Person angelegt werden soll, im Importfile anzuführen. Wir empfehlen Ihnen hierzu unbedingt einen Analyse- und Einrichtungstermin mit einem Trainer des Supports! |
Folgende Felder können für die Anlage von Kunden (Auftraggebern) im Importfile angegeben werden:
| Kundenfirma | Firmennummer Auftraggeber (Kunde) | ||||||||
Kundennummer Auftraggeber (Kunde) | |||||||||
Kunde - Nummer | |||||||||
| Kunde - Nachname | Kunde - Nachname | ||||||||
| Kunde - Vorname | Kunde - Vorname | ||||||||
| Kunde - Zusatzname | Kunde - Zusatzname | ||||||||
| Kunde - zu Handen | Kunde - zu Handen | ||||||||
| Kunde - Branche | Kunde - Branche | ||||||||
| Kunde - Anrede | Kunde - Anrede | ||||||||
| Kunde - Straße | Kunde - Straße | ||||||||
| Kunde - Postfach | Kunde - Postfach | ||||||||
| Kunde - PLZ | Kunde - PLZ | ||||||||
| Kunde - Ort | Kunde - Ort | ||||||||
ISO-Code vom Land | |||||||||
| Kunde - UID Nummer | Kunde - UID Nummer | ||||||||
| Kunde - GLN | Kunde - GLN | ||||||||
| Kunde - GUID | Kunde - GUID | ||||||||
| Kunde - Kundenhauptgruppe | Kunde - Kundenhauptgruppe | ||||||||
| Kunde - Kundenuntergruppe | Kunde - Kundenuntergruppe | ||||||||
| Kunde Steuernummer | Kunde - Steuernummer | ||||||||
| Kunde - E-Mail | Kunde - E-Mail | ||||||||
Stellen Sie ein, ob Honorarnoten gedruckt, oder doch über E-Mail bzw. BMD Com an den Kunden versendet werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
Ist der Versand per E-Mail in diesem Feld aktiviert, erfolgt eine Prüfung, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt ist, die für den Rechnungsversand per E-Mail verwendet werden kann. Es wird eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "3-Rechnung" bzw. zumindest eine Haupt-E-Mail-Adresse benötigt. Sind beide E-Mail-Adressen nicht vorhanden, erhalten Sie einen Hinweis, dass eine E-Mail-Adresse erforderlich ist.  Dieser Hinweis erscheint in folgenden Fällen:
Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nur um einen Hinweis handelt. Die Änderungen können trotzdem gespeichert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Beachten Sie, dass nicht nur dieses Feld, sondern auch generell die Druckereinstellungen für Ablaufarten entscheidend dafür sind, ob ein Druck oder ein E-Mail-Versand von Honorarnoten angestoßen wird. Das Feld "Rechnung per E-Mail" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Näheres zu diesem Thema finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA – Fenster Honorarnoten In der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte an, ob der Kunde eine Rechnung per E-Mail oder via BMD Com erhalten soll. Es wird also angezeigt, welche Einstellung das Feld "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm aktuell hat. Daher ist an dieser Stelle keine Übersteuerung je einzelner Honorarnote möglich. | |||||||||
| Kunde - Telefon | Kunde - Telefon | ||||||||
| Kunde - Kostenstelle | Kunde - Kostenstelle | ||||||||
| Kunde - Freifeld 20 Person | Kunde - Freifeld 20 | ||||||||
Kunde - Freifeld 03 | |||||||||
Kunde - Vertreter 1 (Mitarbeiternummer) | |||||||||
Kunde - Vertreter 1 (Firmennummer) |
Folgende Felder können für die Anlage von Lieferempfängern im Importfile angegeben werden:
Firmennummer Lieferempfänger | |||||||||
Personennummer Lieferempfänger | |||||||||
| Lieferempf. - Nummer | Lieferempf. - Nummer | ||||||||
| Lieferempf. - Nachname | Lieferempf. - Nachname | ||||||||
Lieferempf. - Vorname | |||||||||
| Lieferempf. - Zusatzname | Lieferempf. - Zusatzname | ||||||||
| Lieferempf. - zu Handen | Lieferempf. - zu Handen | ||||||||
Lieferempf. - Anrede | |||||||||
| Lieferempf. - Branche | Lieferempf. - Branche | ||||||||
| Lieferempf. - GUID | Lieferempf. - GUID | ||||||||
| Lieferempf. - GLN | Lieferempf. - GLN | ||||||||
| Lieferempf. - UID Nummer | Lieferempf. - UID Nummer | ||||||||
| Lieferempf. - Straße | Lieferempf. - Straße | ||||||||
| Lieferempf. - PLZ | Lieferempf. - PLZ | ||||||||
Lieferempf. - Ort | |||||||||
| Lieferempf. - Land | ISO-Code vom Land | ||||||||
| Lieferempf. - Steuernummer | Lieferempf. - Steuernummer | ||||||||
| Lieferempf. - E-Mail | Lieferempf. - E-Mail | ||||||||
| Rechnung per E-Mail | Stellen Sie ein, ob Honorarnoten gedruckt, oder doch über E-Mail bzw. BMD Com an den Kunden versendet werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
Ist der Versand per E-Mail in diesem Feld aktiviert, erfolgt eine Prüfung, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt ist, die für den Rechnungsversand per E-Mail verwendet werden kann. Es wird eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "3-Rechnung" bzw. zumindest eine Haupt-E-Mail-Adresse benötigt. Sind beide E-Mail-Adressen nicht vorhanden, erhalten Sie einen Hinweis, dass eine E-Mail-Adresse erforderlich ist. Dieser Hinweis erscheint in folgenden Fällen:
Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nur um einen Hinweis handelt. Die Änderungen können trotzdem gespeichert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Beachten Sie, dass nicht nur dieses Feld, sondern auch generell die Druckereinstellungen für Ablaufarten entscheidend dafür sind, ob ein Druck oder ein E-Mail-Versand von Honorarnoten angestoßen wird. Das Feld "Rechnung per E-Mail" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Näheres zu diesem Thema finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA – Fenster Honorarnoten In der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte an, ob der Kunde eine Rechnung per E-Mail oder via BMD Com erhalten soll. Es wird also angezeigt, welche Einstellung das Feld "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm aktuell hat. Daher ist an dieser Stelle keine Übersteuerung je einzelner Honorarnote möglich. | ||||||||
| Lieferempf. - Kundenhauptgruppe | Lieferempf. - Kundenhauptgruppe | ||||||||
| Lieferempf. - Telefon | Lieferempf. - Telefon | ||||||||
| Lieferempf. - Postfach | Lieferempf. - Postfach | ||||||||
| Lieferempf. - Kostenstelle | Lieferempf. - Kostenstelle | ||||||||
| Lieferempf. - Freifeld 20 Person | Lieferempf. - Freifeld 20 | ||||||||
| Lieferempf. - Freifeld 03 Person | Lieferempf. - Freifeld 03 | ||||||||
| Lieferempf. - Vertreter 1 MitarbeiterNr | Lieferempf. - Vertreter 1 Mitarbeiternummer | ||||||||
| Lieferempf. - Vertreter 1 FirmenNr | Lieferempf. - Vertreter 1 Firmennummer |
Folgende Felder können für die Anlage von Rechnungsempfängern im Importfile angegeben werden:
| Rechnungsempfänger-Firma | Firmennummer Rechnungsempfänger | ||||||||
Kundennummer Rechnungsempfänger | |||||||||
Rechnungsempf. - Nummer | |||||||||
| Rechnungsempf. - Nachname | Rechnungsempf. - Nachname | ||||||||
| Rechnungsempf. - Vorname | Rechnungsempf. - Vorname | ||||||||
| Rechnungsempf. - Zusatzname | Rechnungsempf. - Zusatzname | ||||||||
| Rechnungsempf. - zu Handen | Rechnungsempf. - zu Handen | ||||||||
| Rechnungsempf. - Branche | Rechnungsempf. - Branche | ||||||||
| Rechnungsempf. - GUID | Rechnungsempf. - GUID | ||||||||
| Rechnungsempf. - GLN | Rechnungsempf. - GLN | ||||||||
| Rechnungsempf. - UID Nummer | Rechnungsempf. - UID Nummer | ||||||||
| Rechnungsempf. - E-Mail | Rechnungsempf. - E-Mail | ||||||||
| Rechnung per E-Mail | Stellen Sie ein, ob Honorarnoten gedruckt, oder doch über E-Mail bzw. BMD Com an den Kunden versendet werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
Ist der Versand per E-Mail in diesem Feld aktiviert, erfolgt eine Prüfung, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt ist, die für den Rechnungsversand per E-Mail verwendet werden kann. Es wird eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "3-Rechnung" bzw. zumindest eine Haupt-E-Mail-Adresse benötigt. Sind beide E-Mail-Adressen nicht vorhanden, erhalten Sie einen Hinweis, dass eine E-Mail-Adresse erforderlich ist. Dieser Hinweis erscheint in folgenden Fällen:
Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nur um einen Hinweis handelt. Die Änderungen können trotzdem gespeichert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Beachten Sie, dass nicht nur dieses Feld, sondern auch generell die Druckereinstellungen für Ablaufarten entscheidend dafür sind, ob ein Druck oder ein E-Mail-Versand von Honorarnoten angestoßen wird. Das Feld "Rechnung per E-Mail" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Näheres zu diesem Thema finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA – Fenster Honorarnoten In der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte an, ob der Kunde eine Rechnung per E-Mail oder via BMD Com erhalten soll. Es wird also angezeigt, welche Einstellung das Feld "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm aktuell hat. Daher ist an dieser Stelle keine Übersteuerung je einzelner Honorarnote möglich. | ||||||||
| Rechnungsempf. - Straße | Rechnungsempf. - Straße | ||||||||
| Rechnungsempf. - PLZ | Rechnungsempf. - PLZ | ||||||||
| Rechnungsempf. - Ort | Rechnungsempf. - Ort | ||||||||
| Rechnungsempf. - Land | ISO-Code vom Land | ||||||||
| Rechnungsempf. - Postfach | Rechnungsempf. - Postfach | ||||||||
| Rechnungsempf. - Kundenhauptgruppe | Rechnungsempf. - Kundenhauptgruppe | ||||||||
Rechnungsempf. - Kundenuntergruppe | |||||||||
| Rechnungsempf. - Steuernummer | Rechnungsempf. - Steuernummer | ||||||||
| Rechnungsempf. - Telefon | Rechnungsempf. - Telefon | ||||||||
| Rechnungsempf. - Anrede | Rechnungsempf. - Anrede | ||||||||
| Rechnungsempf. - Kostenstelle | Rechnungsempf. - Kostenstelle | ||||||||
| Rechnungsempf. - Freifeld 20 Person | Rechnungsempf. - Freifeld 20 | ||||||||
| Rechnungsempf. - Freifeld 03 Person | Rechnungsempf. - Freifeld 03 | ||||||||
| Rechnungsempf. - Vertreter 1 MitarbeiterNr | Rechnungsempf. - Vertreter 1 Mitarbeiternummer | ||||||||
| Rechnungsempf. - Vertreter 1 FirmenNr | Rechnungsemp. - Vertreter 1 Firmennummer |
Hinweis
| Haben Sie keine abweichenden Liefer- oder Rechnungsempfänger, die Sie im Importfile angeben müssen, genügen die Felder für die Kundenanlage bzw. -änderung. |
Kopf- und Positionsfelder
Bei den Kopf- und Positionsfeldern handelt es sich um Felder, deren Inhalt bei der Angebots- bzw. Auftragserstellung auf den Auftragskopf bzw. die Auftragspositionen übernommen werden.
Hinweis
| Welche Felder der Auftragsvorerfassung auf welche Kopf- bzw. Positionsfelder übernommen werden, ist programmmäßig fixiert. |
Achtung!
| Die Mindestanforderung, damit ein Angebots- bzw. Auftragskopf angelegt werden kann, ist der Kunde (Auftraggeber). |
Kopffelder
Hierbei handelt es sich um einen Auszug jener Kopffelder, die am häufigsten in der Auftragsvorerfassung für die Angebots- und Auftragserstellung benötigt werden.
Freifelder sind hier lediglich exemplarisch angeführt.
Hinweis
| Welche Felder befüllt bzw. übergeben werden müssen, hängt von den notwendigen Daten und den vorhandenen Abläufen ab. Wir empfehlen Ihnen einen Analyse- und Einrichtungstermin mit einem Trainer des Supports. |
Folgende Felder sind speziell dann unbedingt zu befüllen, wenn mit einem Importfile Aufträge zu unterschiedlichen Auftragsarten oder Firmen gemeinsam übergeben werden. Auch für das Update bestehender Aufträge sind die Felder mitunter relevant.
Werden diese Daten fix in der Importfunktion definiert, müssen sie im Importfile nicht angegeben werden.
| Firma | Firmennummer für Neuanlage Auftrag |
Erfassungskennzeichen für Neuanlage Auftrag | |
Erfassungsnummer für Neuanlage Auftrag | |
Erfassungskennzeichen für Update Auftrag Kopf/Positionen | |
Erfassungsnummer für Update Auftrag Kopf/Positionen |
Sie können über folgende Felder steuern, für welchen Kunden, welchen Lieferempfänger, welche Filiale etc. der Auftrag angelegt werden soll, sowie auch Informationen, welche z. B. auf der Rechnung etc. angedruckt werden sollen:
| Kunde | Kundennummer Auftraggeber (Kunde) | ||||
Personennummer Lieferempfänger | |||||
Kundennummer Rechnungsempfänger | |||||
Nummer Filiale | |||||
Die BBG-Vertragsnummer kann für die Elektronische Rechnung an den Bund relevant sein und über dieses Feld am Auftrag hinterlegt werden. | |||||
In diesem Feld kann eine E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand hinterlegt werden. Diese ist speziell dann relevant, wenn am Auftrag ein diverser Kunde hinterlegt wird. In diesem Fall werden beim Import die Personendaten nicht aktualisiert. Damit der Rechnungsversand per E-Mail trotzdem möglich ist, kann die E-Mail-Adresse für die Rechnung hier hinterlegt werden. | |||||
E-Mail-Text für E-Mail-Versand von Auftragsausdrucken | |||||
Textnummer des hinterlegten E-Mail-Textes. Hinweis: Bei Import eines E-Mail-Textes ins Feld "E-Mail-Text" wird automatisch im Hintergrund der E-Mail-Text angelegt und die Textnummer in diesem Feld befüllt. Es kann aber auch direkt in dieses Feld eine bereits vorhandene Textnummer importiert werden (Referenz auf einen bereits vorhandenen Text). | |||||
Textnummer des hinterlegten Textbausteins für den Fußtext. Hinweis: Bei Import eines Fußtextes ins Feld "Fußtext" (MCU_AVE_FUSS_ERFASSTEXT) wird automatisch im Hintergrund der Textbaustein für den Fußtext angelegt und die Textnummer in diesem Feld befüllt. Es kann aber auch direkt in dieses Feld eine bereits vorhandene Textnummer importiert werden (Referenz auf einen bereits vorhandenen Textbaustein). | |||||
Infotext an den Kunden | |||||
Textnummer des Textbausteins für den Kopftext Hinweis: Bei Import eines Kopftextes ins Feld "Kopftext" (MCU_AVE_KOPF_ERFASSTEXT) wird automatisch im Hintergrund der Textbaustein für den Kopftext angelegt und die Textnummer in diesem Feld befüllt. Es kann aber auch direkt in dieses Feld eine bereits vorhandene Textnummer importiert werden (Referenz auf einen bereits vorhandenen Textbaustein). | |||||
Bestellnummer des Kunden | |||||
Kundenbestelldatum. Bestellzeitpunkt des Kunden (Datum und Uhrzeit). Soll das aktuelle Datum als Kundenbestelldatum übernommen werden, kann dies über den Parameter "Kundenbestelldatum vorschlagen" gesteuert werden. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Auftragsvorerfassung:
Hinweis
| |||||
Fußtext | |||||
Kopftext |
Über folgende Felder können diverse Termine am Auftragskopf hinterlegt werden:
Erfassungszeitpunkt des Auftrages (Datum und Uhrzeit)
Hintergrund: Standardmäßig wird als Erfassungsdatum Datum und Uhrzeit des Starts der Auftragsvorerfassung gesetzt. | |
Liefertermin (Kopf) | |
Gültigkeitsdatum von | |
Gültigkeitsdatum bis | |
Kommissionstermin | |
Leistungszeitraum von Auftrag | |
Leistungszeitraum bis Auftrag | |
Datum für den Versandtermin Ist das Datum innerhalb des Auftrages für alle Positionen identisch, wird es auf die Auftragskopfdaten übernommen. Weicht es ab, wird es nur auf die Positionsdaten übernommen. Bei Umlagerungsaufträgen aus der Fremdproduktion ist der Versandtermin gleich dem Liefertermin. |
Informationen zu Lieferung und Versand können Sie über folgende Felder in den Auftrag übernehmen:
| Spedition | Personennummer Spedition |
Nummer Versandart | |
Dieses Feld dient zur Befüllung der Lieferbedingung mittels Übergabe Intrastat-Code Lieferbedingung. | |
Nummer der Lieferbedingung | |
Lager Auftragskopf | |
Lagerplatz Auftragskopf |
Konditionen des Angebots/Auftrags können über folgende Felder definiert werden:
| Bruttopreise | Bruttopreise Ja/Nein | ||
Betrag Schlussrabatt | |||
Prozent Schlussrabatt | |||
| Schlussrabatt 2 % | Prozent 2 Schlussrabatt | ||
| Schlussrabatt 3 % | Prozent 3 Schlussrabatt | ||
| Schlussrabatt 4 % | Prozent 4 Schlussrabatt | ||
| Prozentsatz Skonto Hinweis: Alternativ zur Einzel-Übergabe der Skonto- und Zahlungsziel-Informationen kann auch im Feld Zahlungskondition die Nr. der Zahlungskondition der NTCS übergeben werden. | |||
| Skonto-Prozent-2 | Prozentsatz Skonto 2 Hinweis: Alternativ zur Einzel-Übergabe der Skonto- und Zahlungsziel-Informationen kann auch im Feld Zahlungskondition die Nr. der Zahlungskondition der NTCS übergeben werden. | ||
| Skonto-Prozent-3 | Prozentsatz Skonto 3 Hinweis: Alternativ zur Einzel-Übergabe der Skonto- und Zahlungsziel-Informationen kann auch im Feld Zahlungskondition die Nr. der Zahlungskondition der NTCS übergeben werden. | ||
| Skonto-Prozent-4 | Prozentsatz Skonto 4 Hinweis: Alternativ zur Einzel-Übergabe der Skonto- und Zahlungsziel-Informationen kann auch im Feld Zahlungskondition die Nr. der Zahlungskondition der NTCS übergeben werden. | ||
| Skontotage | Skontofrist in Tagen Hinweis: Alternativ zur Einzel-Übergabe der Skonto- und Zahlungsziel-Informationen kann auch im Feld Zahlungskondition die Nr. der Zahlungskondition der NTCS übergeben werden. | ||
| Skontotage2 | Skontofrist 2 in Tagen Hinweis: Alternativ zur Einzel-Übergabe der Skonto- und Zahlungsziel-Informationen kann auch im Feld Zahlungskondition die Nr. der Zahlungskondition der NTCS übergeben werden. | ||
| Skontotage3 | Skontofrist 3 in Tagen Hinweis: Alternativ zur Einzel-Übergabe der Skonto- und Zahlungsziel-Informationen kann auch im Feld Zahlungskondition die Nr. der Zahlungskondition der NTCS übergeben werden. | ||
| Skontotage4 | Skontofrist 4 in Tagen Hinweis: Alternativ zur Einzel-Übergabe der Skonto- und Zahlungsziel-Informationen kann auch im Feld Zahlungskondition die Nr. der Zahlungskondition der NTCS übergeben werden. | ||
| Zahlungsziel in Tagen Hinweis: Alternativ zur Einzel-Übergabe der Skonto- und Zahlungsziel-Informationen kann auch im Feld Zahlungskondition die Nr. der Zahlungskondition der NTCS übergeben werden. | |||
| Zahlungsart | Die Zahlungsart wird in der Auftragsvorerfassung automatisch vom Kunden/Rechnungsempfänger/Zentralen Rechnungsempfänger ermittelt, wenn der Parameter "Zahlungsart vom Kunden ermitteln" aktiviert ist. Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Auftragsvorerfassung
|
Auch FIBU- und KORE-relevante Daten können am Angebot/Auftrag hinterlegt werden:
| Erlös-Kennz. | Erlöskennzeichen |
Buchungstext für die Erlösbuchung Rechnung | |
Kostenstelle Auftrag | |
| KORE Kostenträger (Kopf) | Kostenträger Auftrag |
| KORE Abteilung (Kopf) | KORE Abteilung Auftrag |
| KORE Dimension (Kopf) | KORE Dimension Auftrag |
| KORE Geschäftsbereich (Kopf) | KORE Geschäftsbereich Auftrag |
| ZV-Zahlungsreferenz | Zahlungsverkehr-Zahlungsreferenz: Diese Daten werden auch an die FIBU übergeben. Ist in einem externen System (z. B. Webshop) bereits eine Zahlung veranlasst worden, kann die Zahlung dem offenen Posten der Ausgangsrechnung über die ZV-Zahlungsreferenz zugeordnet werden. |
Folgende Felder stellen noch einen Auszug aus den weiteren Hinterlegungsmöglichkeiten dar:
| Projekt (Kopf) | Projektnummer |
Vertreternummer Vertreter 1 | |
Vertreternummer Vertreter 2 | |
| Vertreter 3 | Vertreternummer Vertreter 3 |
| Vertreter 4 | Vertreternummer Vertreter 4 |
| Freifeld Kopf 01 | Freifeld, numerisch, 5 Stellen |
| Freifeld Kopf 02 | Freifeld, numerisch, 5 Stellen |
| Freifeld Kopf 03 | Freifeld, numerisch, 5 Stellen |
| Freifeld Kopf 04 | Freifeld, numerisch, 10 Stellen |
Standardmäßig wird als Firma jeweils die Firma lt. Auswahl im Fenster "Auftragsvorerfassung" verwendet. Bei einem Konzern bzw. gleichzeitigem Import in unterschiedliche Firmen kann es unter Umständen notwendig sein, zu gewissen Feldern auch eine abweichende Firma zu übergeben.
Firmennummer Auftraggeber (Kunde) | |
Firmennummer Lieferempfänger | |
Firmennummer Rechnungsempfänger | |
| Firmennummer Spedition | |
| Firmennummer Vertreter 1 | |
| Firmennummer Vertreter 2 | |
| Firmennummer Vertreter 3 | |
| Firmennummer Vertreter 4 | |
| Firmennummer Projekt | |
| Firmennummer Erlöskennzeichen | |
| Firmennummer Bearbeiter |
Positionsfelder
Hierbei handelt es sich um einen Auszug jener Positionsfelder, die am häufigsten in der Auftragsvorerfassung für die Angebots- und Auftragserstellung benötigt werden.
Freifelder sind hier lediglich exemplarisch angeführt.
Hinweis
| Welche Felder befüllt bzw. übergeben werden müssen, hängt von den notwendigen Daten und den vorhandenen Abläufen ab. Wir empfehlen Ihnen einen Analyse- und Einrichtungstermin mit einem Trainer des Supports. |
Achtung!
| Die Mindestanforderung, damit eine Position angelegt werden kann, ist eine Artikelnummer sowie eine Menge. |
Über folgende Felder können der Artikel und die Menge übergeben werden. Zusätzlich kann auch die gewünschte Einheit hinterlegt werden.
Die Suche des Artikels wird lt. eingestellter Artikelsuchroutine durchgeführt. Über den Parameter "Artikelsuchroutine lt. Artikelprüfroutine" kann festgelegt werden, ob die Reihenfolge der Artikelprüfroutine auch für die Artikelsuche verwendet wird. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Artikel. Standardmäßig ist im Verkauf folgende Reihenfolge eingestellt: Artikelnummer, Seriennummer, EAN, Kundenartikelnummer, Artikelnummer (Groß/Klein unberücks.), Artikelmatchcode, Artikelnummer (Teil), Artikelnummer (Teil Groß/Klein unberücks.), Kundenartikelnummer (Teil), Artikelmatchcode (Teil). Die Reihenfolge kann im Fenster Reihenfolge Artikelprüfroutine (Artikelstamm → Extras) festgelegt bzw. geändert werden. In das Feld "Artikelnummer" muss daher nicht zwingend die Artikelnummer übergeben werden, auch die anderen Felder lt. Artikelprüfroutine sind möglich. Es muss aber ein eindeutiger Wert übergeben werden, da sonst der Artikel nicht eindeutig bestimmt und daher nicht gefunden werden kann. Es wird bei bei Übergabe des Wertes in dieses Feld automatisch die Artikelsuche durchgeführt und die Artikelnummer des gefundenen Artikels in dieses Feld übernommen. | |
Artikelsuche nur per EAN Es wird der zugehörige Artikel gesucht und automatisch das Feld "Artikel" befüllt. | |
Artikelsuche nur per Kundenartikelnummer Es wird der zugehörige Artikel gesucht und automatisch das Feld "Artikel" befüllt. | |
Auftragspositionsmenge in der zugehörigen Einheit (Feld "Einheit") | |
Einheit zur Auftragspositionsmenge Nach Übergabe der Artikelnummer wird automatisch die Verkaufseinheit des Artikels aus den Stammdaten in das Feld "Einheit" der Auftragsvorerfassung übernommen. Es kann auch eine gewünschte abweichende Einheit übergeben werden, diese muss jedoch lt. Einheitentabelle des Artikels gültig sein. |
Ist es gewünscht, die Position mit einer fixen Positionsnummer anzulegen bzw. wird die Positionsnummer der Kundenbestellung als Referenz benötigt, können diese Daten in den folgenden Feldern hinterlegt werden:
| Positionsnummer | Positionsnummer Auftragsposition Hier kann eine gewünschte Positionsnummer übergeben werden. Ansonsten wird die Positionsnummer bei Auftragsanlage automatisch fortlaufend vergeben. |
Positionsnummer der Kundenbestellung |
Informationen zur Position bzw. abweichende Bezeichnungen etc. zum Artikel, können über folgende Felder auf die Position übergeben werden. Zusätzlich können auch diverse Freifelder zur Position befüllt werden, welche hier exemplarisch dargestellt werden.
| Artikel Bezeichnung | Artikelbezeichnung. Diese kann in der AVE bearbeitet/geändert werden. Die Änderung wird in den Auftrag übernommen. |
Textnummer des Textbausteins für den Artikelbeschreibungstext. Hinweis: Bei Import einer Artikelbeschreibungstextes ins Feld "Artikelbeschreibung" (MCU_AVE_ERT_BESC_ERFASSTEXTNR) wird automatisch im Hintergrund der Textbaustein für den Artikelbeschreibungstext angelegt und die Textnummer in diesem Feld befüllt. | |
Textnummer des Textbausteins für den Vortext (Text vor der Position). Hinweis: Bei Import eines Vortextes ins Feld "Vortext" (MCU_AVE_ERP_VOR_ERFASSTEXT) wird automatisch im Hintergrund der Textbaustein für den Vortext angelegt und die Textnummer in diesem Feld befüllt. | |
| Nach Text-Nr | Textnummer des Textbausteins für den Nachtext (Text nach der Position). Hinweis: Bei Import eines Nachtextes ins Feld "Nachtext" (MCU_AVE_ERP_NACH_ERFASSTEXT) wird automatisch im Hintergrund der Textbaustein für den Nachtext angelegt und die Textnummer in diesem Feld befüllt. |
| Optionsposition | Legt bei Angebotspositionen fest, ob es sich um eine Optionsposition handelt. |
| gewünschte Artikelbezeichnung der Auftragsposition
Es wird automatisch die Artikelbezeichnung des Artikels (Feld Artikelnummer) lt. Artikelstammdaten übernommen. Ist eine abweichende Artikelbezeichnung für diese Auftragsposition gewünscht, dann kann diese in diesem Feld übergeben werden. | |
| Artikelbeschreibungstext Hinweis: Dieses Feld dient zum Import eines positionsbezogenen Artikelbeschreibungstextes | |
| Notiz Auftragsposition | Notiz Auftragsposition |
Notiztext Auftragsposition | |
| Projekt (Position) | Projektnummer (Position) |
| Freifeld Pos 02 | Freifeld numerisch, 5 Stellen |
| Freifeld Pos 03 | Freifeld numerisch, 5 Stellen |
| Freifeld Pos 04 | Freifeld numerisch, 10 Stellen |
Die Konditionen zur Position (Preis, Rabatt etc.) können über folgende Felder definiert werden:
Verkaufspreis (Einzelpreis) der Auftragsposition Hier kann der gewünschte Preis übergeben werden. Wird kein Preis übergeben, so erfolgt - je nach Parametereinstellung - eine automatische Preisfindung bereits in der Auftragsvorerfassung oder erst bei der automatischen Erstellung des Auftrages. Hinweis: Die automatisierte Preisermittlung in der Auftragsvorerfassung erfolgt erst, wenn die die notwendigen Felder für die Preisermittlung, das sind Kundennummer, Artikelnummer und Menge, befüllt bzw. übergeben wurden. | |
Einstandspreis per Muss nur übergeben werden, wenn sich der übergebene Einstandspreis z. B. nicht auf 1 Stk, sondern z. B. auf 100 Stk bezieht. | |
Positionsrabatt Betrag | |
Positionsrabatt Prozentsatz 1 | |
Positionsrabatt Prozentsatz 2 | |
Positionsrabatt Prozentsatz 3 | |
Positionsrabatt Prozentsatz 4 | |
Gratismenge | |
Dieses Feld wird automatisch gesetzt, wenn ein Verkaufspreis von 0 eingegeben wird. Ist der Preis 0 und das Kennzeichen gesetzt, dann erfolgt bei Auftragserstellung keine Preisfindung (auch wenn die Verkaufspreisfindung auf "Ja" steht). | |
Legt fest, ob diese Position bei der Bonusermittlung berücksichtigt werden soll. | |
Einzelverkaufspreis | |
Einstandspreis |
Gibt es Abweichungen zwischen den Lieferdaten von Kopf und Position, können diese unter anderem über diese Felder hinterlegt werden:
| Liefertermin | Liefertermin |
Lagernummer | |
Lagerplatznummer |
Auch auf Positionsebene können Daten für die KORE definiert werden.
Kostenstelle der Position Hinweis: Alternativ kann über die Kostentypenfindung bei Auftragserstellung automatisch die Kostenstelle anhand unterschiedlicher Kriterien ermittelt werden. | |
Kostenträger der Position Hinweis: Alternativ kann über die Kostentypenfindung bei Auftragserstellung automatisch der Kostenträger anhand unterschiedlicher Kriterien ermittelt werden. | |
KORE Dimension Hinweis: Alternativ kann über die Kostentypenfindung bei Auftragserstellung automatisch die KORE Dimension anhand unterschiedlicher Kriterien ermittelt werden. | |
KORE Geschäftsbereich Hinweis: Alternativ kann über die Kostentypenfindung bei Auftragserstellung automatisch der KORE Geschäftsbereich anhand unterschiedlicher Kriterien ermittelt werden. |
Standardmäßig wird als Firma jeweils die Firma lt. Auswahl im Fenster "Auftragsvorerfassung" verwendet. Bei einem Konzern bzw. gleichzeitigem Import in unterschiedliche Firmen kann es unter Umständen notwendig sein, zu gewissen Feldern auch eine (von der Firma lt. Fenster "Auftragsvorerfassung") abweichende Firma zu übergeben.
| Artikel Firma | Firmennummer Artikel |
Firmennummer Lager | |
Firmennummer Kontentabelle | |
| Projektfirma (Position) | Firmennummer Projekt (Position) |
| Firmennummer des hinterlegtenTextbausteins "Artikelbeschreibungstext" (aus den Stammdaten) | |
| Firmennummer des Textbausteins für den Artikelkurzbeschreibungstext (aus den Stammdaten) |
Erfassungsgruppen für Positionen
Im Zuge der Auftragsanlage ist es auch möglich, automatisiert Erfassungsgruppen anlegen und die Positionen diesen zuordnen zu lassen. In diesem Fall sind die entsprechenden nachfolgenden Felder zu befüllen.
Nummer der Erfassungsgruppe der Ebene 1, z. B. 3 | |
Nummer der Erfassungsgruppe der Ebene 2, z. B. 15 | |
Nummer der Erfassungsgruppe der Ebene 3, z. B. 9 | |
| Nummer der Erfassungsgruppe der Ebene 4, z. B. 2 | |
| Text/Bezeichnung für die Anlage der Erfassungsgruppe Hinweis: Müssen mehrere Ebenen von Erfassungsgruppen neu angelegt werden und es wird nur dieses Feld übergeben, dann werden alle Erfassungsgruppen mit dieser Bezeichnung angelegt. Für unterschiedliche Bezeichnungen sind in diesem Fall die Erfassungsgruppentexte 1-4 zu verwenden. | |
| Der im Feld "Erfassungsgruppen-Text" übergebene Text wird in diesem Feld als Textbaustein hinterlegt. | |
| Erfassungsgruppe Ebene 1 Text | Erfassungsgruppe Ebene 1 Text |
| Der im Feld "Erfassungsgruppen-Text 1" übergebene Text wird in diesem Feld als Textbaustein hinterlegt. | |
| Erfassungsgruppe Ebene 2 Text | Erfassungsgruppe Ebene 2 Text |
| Der im Feld "Erfassungsgruppen-Text 2" übergebene Text wird in diesem Feld als Textbaustein hinterlegt. | |
| Erfassungsgruppe Ebene 3 Text | Erfassungsgruppe Ebene 3 Text |
| Der im Feld "Erfassungsgruppen-Tex 3" übergebene Text wird in diesem Feld als Textbaustein hinterlegt. | |
| Erfassungsgruppe Ebene 4 Text | Erfassungsgruppe Ebene 4 Text |
| Der im Feld "Erfassungsgruppen-Text 4" übergebene Text wird in diesem Feld als Textbaustein hinterlegt. | |
| Kennzeichen ob es sich um eine Optionsgruppe handelt. |
Standardmäßig wird als Firma jeweils die Firma lt. Auswahl im Fenster "Auftragsvorerfassung" verwendet. Bei einem Konzern bzw. gleichzeitigem Import in unterschiedliche Firmen kann es unter Umständen notwendig sein, zu gewissen Feldern auch eine (von der Firma lt. Fenster "Auftragsvorerfassung") abweichende Firma zu übergeben.
| Firma für Erfasstext | Firmennummer für Erfasstext (Erfassungsgruppe) |
