Sabbatical

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

Ein Sabbatical stellt eine befristete berufliche Auszeit dar, die es dem Einzelnen ermöglicht, persönliche Ziele wie Erholung, Umorientierung, private Weiterbildung oder größere Reisen zu verfolgen. Diese Auszeit wird individuell zwischen Dienstnehmer und Dienstgeber vereinbart.

Aktuell sind Sabbaticals gesetzlich nicht geregelt (Stand 2024), was bedeutet, dass kein rechtlicher Anspruch darauf besteht. Dienstgeber sind nicht verpflichtet, einem Sabbatical zuzustimmen, und umgekehrt können Dienstnehmer nicht eigenmächtig ein Sabbatical antreten. In einigen Kollektivverträgen existieren zwar Regelungen für Sabbaticals, diese bieten jedoch lediglich Rahmenbedingungen und keinen Rechtsanspruch. Grundsätzlich ist es möglich, individuelle Vereinbarungen zu treffen, jedoch besteht, sofern nichts anderes festgelegt wurde, kein Kündigungsschutz während der Auszeit.

Ein Sabbatical gliedert sich in eine Einarbeitungsphase und eine Freizeitphase, ähnlich der geblockten Altersteilzeit. Während der Einarbeitungsphase bleibt das Arbeitsausmaß unverändert, jedoch wird das Entgelt um einen bestimmten Prozentsatz reduziert. Dieses angesparte Zeitguthaben wird dann in der Freizeitphase genutzt. Die Dauer der Einarbeitungsphase kann je nach gewünschter Länge der Freizeitphase variieren und mehrere Monate oder sogar Jahre betragen.

Während des gesamten Sabbatical-Zeitraums, also sowohl in der Einarbeitungs- als auch in der Freizeitphase, bleibt der Dienstnehmer in einem aufrechten Dienstverhältnis und ist somit versichert. Daher sind bei einem Sabbatical keine Meldungen (An-/Ab-/Änderungsmeldung) an die ÖGK zu senden.

 
Nach Abschluss der Freizeitphase hat der Dienstnehmer die Möglichkeit, entweder wieder aktiv ins Unternehmen zurückzukehren oder das Unternehmen endgültig zu verlassen.

Tipps zur Umsetzung und Archivierung einer Sabbaticalvereinbarung im Programm finden Sie im Kapitel Sabbatical-Vereinbarung.

In Kapitel Stammdaten werden Einstellungen im Zusammenhang mit den Stammdaten des Dienstnehmers thematisiert.

Falls zur Abrechnung von Überstunden, Zuschlägen oder Zulagen auf den Grundbezug vor dem Sabbatical zugegriffen werden muss, ist eine Informationslohnart wie in Kapitel Lohnarten beschrieben anzulegen und in der Fixwertezuordnung anderer Lohnarten zu hinterlegen. Ein Abrechnungsbeispiel zur Anwendung dieser Informationslohnart schließt dieses Kapitel ab.

Im Kapitel Sabbatical trifft auf... wird auf die Abrechnung unterschiedlicher Bezüge wie Sonderzahlungen, Sachbezüge, Nichtleistungszeiten, Schnitte etc. eingegangen.

Welche Besonderheiten in Bezug auf Auswertungen zu beachten sind, erfahren Sie im gleichnamigen Kapitel.

Grundsätzlich ist während der Einarbeitungsphase des Sabbaticals eine Rückstellung für die Freizeitphase aufzubauen.

Tipps für die Zeit nach dem Sabbatical finden Sie im gleichnamigen Kapitel.

Ein Sabbatical sollte grundsätzlich schriftlich vereinbart werden.

Im Paket LOHN kann mit dem Programm Standardbrief die Sabbatical-Vereinbarung gestaltet und im Anschluss an den Dienstnehmer versendet werden.

Die unterfertigte Vereinbarung kann im Personalakt direkt am Mitarbeiter archiviert werden.

Um die zwei Phasen des Sabbaticals voneinander und von der Zeit vor bzw. nach dem Sabbatical abzugrenzen, muss mit Dienstverhältnissen gearbeitet werden.

Bei jedem Dienstverhältnis ist im Feld Teilzeit-Vereinbarung zu hinterlegen, um welche Phase des Sabbaticals es sich handelt. Dafür stehen folgende zwei Ausprägungen zur Verfügung:

Die historischen Daten wie Urlaub-Beginn, Krank-Beginn etc. bleiben unverändert, ebenso die Felder zur KV-Einstufung wie das Vorrückungsdatum, der nächste KV-Sprung etc. Insofern ist zu beachten, dass auch während eines Sabbaticals ein KV-Erhöhung bzw. KV-Vorrückung berücksichtigt werden müssen.

Sowohl Einarbeitungs- als auch Freizeitphase werden zur Dienstzeit gezählt, da es sich um keine Ruhendzeit handelt und die Freizeitphase zuvor eingearbeitet worden ist.

 

Beginnt eine neue Phase des Sabbaticals, dann ist die Funktion Änderung Tarifgruppe zu verwenden.

Da keine Phase des Sabbaticals eine Ruhendzeit ist und die Wochenarbeitszeit auch nicht geändert wird, sind weder die Funktionen "Aktiv-Ruhend" noch "Wochenmodell ändern" zu verwenden.

Im Feld "Datum" ist jeweils der erste Tag der nächsten Sabbatical-Phase einzugeben. Im Feld Teilzeit-Vereinbarung ist die neue Phase zu hinterlegen. 
 

 
Nach Ausführung der Funktion ist nach dem bisherigen aktiven Dienstverhältnis ein weiteres aktives Dienstverhältnis mit der Teilzeit-Vereinbarung "Sabbatical" angelegt worden.

Die Felder "Ist-Eintritt" und "Ist-Austritt" sind bei Dienstverhältnissen für die Einarbeitungs- und Freizeitphase grundsätzlich leer. Die Dienstverhältnisse sind dann als Ist-Austritt gekennzeichnet, falls die jeweilige Phase durch einen arbeitsrechtlichen Austritt abgebrochen bzw. beendet wird (z. B. einvernehmliche Lösung nach der Freizeitphase, Tod des Dienstnehmers ...).

Nach der Freizeitphase kann die Funktion Änderung Tarifgruppe wieder genutzt werden, um ein Dienstverhältnis nach der Freizeitphase anzulegen.

Hinweis 

Es wird dringend empfohlen, Dienstverhältnisse nicht weit im Voraus anzulegen, da sich in der Zwischenzeit viele Faktoren ändern können. Wenn beispielsweise ein Sabbatical mit einer dreijährigen Einarbeitungsphase vereinbart wird, sollte das Dienstverhältnis für die anschließende Freizeitphase, die erst in drei Jahren beginnt, noch nicht erstellt werden. Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass nicht nur Änderungen am Sabbatical selbst (z. B. Terminverschiebungen) auftreten können. Auch alle abrechnungsrelevanten Daten müssen auf allen zukünftigen Dienstverhältnissen kontinuierlich gepflegt werden. Dazu gehören unter anderem Einstellungen zur kollektivvertraglichen Einstufung, zur Sozialversicherung oder zur Lohnsteuer. Durch die Vermeidung der frühzeitigen Anlage von Dienstverhältnissen wird der Verwaltungsaufwand reduziert und die Flexibilität bei der Anpassung an mögliche Änderungen erhöht. Dies trägt dazu bei, die Genauigkeit und Aktualität der abrechnungsrelevanten Daten zu gewährleisten und unnötige Komplikationen zu vermeiden.

Das Wochenmodell ändert sich nicht, wodurch keine Wochenmodelländerung vorzunehmen ist. Der Dienstnehmer arbeitet während der Einarbeitungsphase in unverändertem Ausmaß weiter.

Das heißt, dass der Wert im Feld Teilzeitprozent in den historischen Daten gleich bleibt.

Im Programm "Dienstnehmer" bleiben am Reiter "Kollektivvertrag" die folgenden Felder unverändert in der Zeit vor dem Sabbatical:

Hinweis 

Da der Teilzeitprozentsatz bei dem Dienstnehmer auch in der Freizeitphase gleich bleibt, wird der Dienstnehmer in Auswertungen (z. B. bei den Personalkennzahlen) weiterhin als Mitarbeiter wie vor dem Sabbatical mitgeführt. Dies verfälscht beispielsweise die Anzahl der verfügbaren Vollzeitäquivalente. Mithilfe einer Programmsperre über das Programm "Dienstnehmer" kann das Dienstverhältnis zur Freizeitphase von Auswertungen ausgenommen werden. Für ein aktives Dienstverhältnis nach der Freizeitphase ist die Programmsperre wieder zu entfernen.

Hinweis 

Sofern die NTCS Zeiterfassung im Einsatz ist, ist während der Freizeitphase die Sollzeit mit einer Buchungsart manuell aufzubuchen. Verwenden Sie im Programm ZEIT → Buchen → Zeitbuchungen bearbeiten oder Schnellerfassung und die Funktion "Sollzeit aufbuchen" oder "Solldauer auffüllen". Idealerweise wird für die Freizeitphase eine eigene Buchungsart zur besseren Übersicht bzw. Auswertbarkeit verwendet.  Bei dieser Buchungsart sollte es sich nicht um eine echte Nichtleistungszeit (z. B. Urlaub o. ä.) handeln. Die Buchungsart muss zu den Iststunden zählen. Ohne die Aufbuchung der Sollzeit hätte der Mitarbeiter während der Freizeitphase in der Zeiterfassung ansonsten fälschlicherweise Minusstunden.

Fixe Lohnarten wie der Grundbezug oder andere fixe Lohnarten müssen um den vereinbarten Prozentsatz gekürzt werden. Die Änderung des Fixwerts wird entweder im Programm "Dienstnehmer" am Reiter "Fixwerte" oder im Programm "Bruttoerfassung" über den Menüpunkt Funktionen → Divers → Fixwerte durchgeführt. 
 
Die Änderung des Fixwertes ist wichtig, da viele Berechnungen und Auswertungen auf die Fixwerte – insbesondere jenen des Grundbezugs – zugreifen.
 

Hinweis 

KV-Vorrückungen und KV-Erhöhungen sind sowohl in der Einarbeitungsphase als auch in der Freizeitphase wie üblich, jedoch ausgehend vom reduzierten Betrag zu berücksichtigen.

Ein Sabbatical sollte immer schriftlich vereinbart werden, damit jederzeit nachgewiesen werden kann, dass keine KV-Unterzahlung besteht.

Im Programm "Dienstnehmer" ist am Reiter "Kollektivvertrag" das Feld KV-Unterzahlung korrigieren auf "Nein" zu stellen. Da sich der Teilzeitprozentsatz während der Sabbatical-Phasen nicht ändert, wird der reduzierte Grundbezug mit dem nicht reduzierten Teiler geprüft, wodurch das Programm falsch-positiv eine KV-Unterzahlung erkennt und abhängig vom eben genannten Feld korrigieren würde.

Je nach Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird für die Zeit der Einarbeitungsphase eine Informationslohnart benötigt. Diese Informationslohnart verfügt über folgende Eigenschaften:

Diese Informationslohnart ist bei allen Lohnarten in der Fixwertezuordnung hinzuzufügen, die

Beispiele für Lohnarten, bei denen diese Informationslohnart je nach Vereinbarung möglicherweise in der Fixwertezuordnung zu hinterlegen ist, sind Überstunden, Zulagen oder Zuschläge.

Lohnarten, die auf den Grundbezug vor dem Sabbatical zugreifen sollen, sind insofern im Programm "Lohnarten" anzupassen, als dass am Reiter "Name, Bruttoerfassung" im Feld "Fixwert-Lohnarten (Betrag)" die zuvor definierte Informationslohnart für das Sabbatical zusätzlich hinterlegt wird.

Der Grundbezug vor dem Sabbatical betrug 3.000,00 €. Während einer 3-jährigen Einarbeitungsphase und der daran anschließenden 1-jährigen Freizeitphase wird der Grundbezug auf 75 % reduziert. Das sind 2.250,00 €.

Überstunden, die in der Einarbeitungsphase anfallen, sollen vom unreduzierten Grundbezug vor dem Sabbatical bewertet werden. Deshalb greifen die Überstundenlohnarten auf die Fixwerte des Grundbezug und der Informationslohnart zu.

Der Überstundenteiler beträgt 144.

Der Grundlohn für 10 Überstunden beträgt somit (2250 + 750) / 144 * 10 = 208,33.

 

Sowohl in der Einarbeitungsphase als auch in der Freizeitphase werden fixe Bezüge um den vereinbarten Prozentsatz reduziert. Das heißt, die Fixwerte von Grundbezug, Überstundenpauschalen sowie fixe Provisionen/Prämien etc. müssen manuell reduziert werden.

Ggf. ist eine Informationslohnart – wie in Kapitel Lohnarten beschrieben – anzulegen, falls für bestimmte andere Lohnarten auf den unreduzierten Grundbezug zugegriffen werden muss.

Variable Bezüge (z. B. Überstunden, Zuschläge, Zulagen oder Reisekostenentschädigungen) werden in der Einarbeitungsphase des Sabbaticals üblicherweise vom unreduzierten Grundbezug berechnet. Dazu sind die Ausführungen des Kapitels Lohnarten zu beachten.

In der Freizeitphase werden variable Bezüge komplett eingestellt.
 

Je nach Vereinbarung wird der Sachbezug sowohl in der Einarbeitungszeit als auch in der Freizeitphase zu 100 % gewährt oder gänzlich gestrichen und ist entsprechend abzurechnen.

Sonderzahlungen werden grundsätzlich vom reduzierten Betrag herangezogen. Beginnt die Einarbeitungsphase oder endet die Freizeitphase unterjährig, liegt ein Mischjahr vor. In einem Mischjahr muss, sofern kollektivvertraglich oder durch eine Betriebsvereinbarung nichts anderes geregelt ist, eine Mischberechnung durchgeführt werden.

Achtung! 

Unsere Standardberechnung greift auf das Wochenmodell und auf den Fixwert zurück. Daher muss man die Sonderzahlungslohnarten manuell übersteuern und fixieren.

Achtung! 

Die Beispielberechnung für Sonderzahlungen im Generalkollektivvertrag greift auf das Wochenmodell und den Fixwert des Grundbezugs zu. Da das Wochenmodell während des Sabbaticals unverändert bleibt und der Grundbezug reduziert wird, ist der durch die beispielhafte Berechnung vorgeschlagenen Wert nicht akkurat. In diesem Fall ist der Sonderzahlungsbetrag manuell zu übersteuern und die Eingabe vor Änderungen zu schützen.

Ein Krankenstand im vollen Anspruch wird in der Einarbeitungsphase wie üblich abgerechnet.

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater oder Ihrer Interessensvertretung, wie ein Krankenstand im Teilentgelt oder ohne Entgelt in der Einarbeitungsphase abgerechnet und berücksichtigt werden muss.

Im Regelfall wird für die Einarbeitungsphase vereinbart,

In der Freizeitphase kann kein Urlaub konsumiert werden. Wichtig ist, dass in der Freizeitphase auch kein neuer Anspruch in der Urlaubsverwaltung entsteht. Um das zu gewährleisten, ist eine manuelle Reständerung in der Nichtleistungsverwaltung vorzunehmen. 
 

In der Freizeitphase werden grundsätzlich keine Nichtleistungszeiten und somit auch keine Schnitte abgerechnet.

Auch die Schnitte von Feiertagen werden nicht gerechnet. Üblicherweise werden Lohnarten für Feiertage über Terminlohnarten aktiviert. Um dies bei Dienstnehmern in der Freizeitphase zur unterbinden, empfiehlt sich die Hinterlegung einer Terminlohnart mit Löschkennzeichen im Feld Vorgang und ansonst analogen Einstellungen wie für die Feiertagslohnart am Reiter "Terminlohnarten" im Programm "Dienstnehmer". Die Terminlohnart mit Löschkennzeichen sollte zeitlich auf die Freizeitphase begrenzt werden und/oder beim Ende der Freizeitphase ist das Bis-Datum der Terminlohnart mit Löschkennzeichen zu versehen.

Pfändungen werden nach dem Zuflussprinzip berechnet. Dies gilt sowohl in der Einarbeitungs- als auch in der Freizeitphase. Manuelle Anpassungen sind hier in der Regel nicht erforderlich.

Ob die Informationslohnart Sabbatical am Lohnset angedruckt wird oder nicht, ist grundsätzlich vom Anwender zu entscheiden und kann im Programm "Lohnarten" am Reter "Lohnset/Lohnkonto" im Feld "Am Lohnset drucken" eingestellt werden. Der Andruck dieser Informationslohnart hat den Vorteil, dass der Satz für variable Bezüge (z. B. Überstunden) vom Dienstnehmer leichter nachvollzogen werden kann und es dadurch zu weniger Rückfragen kommt.

Alternativ könnte auch ein Hinweis am Lohnset angedruckt werden, in dem der vereinbarte Prozentsatz der Reduktion während des Sabbaticals genannt wird. Dafür kann im Programm "Bruttoerfassung" die Funktion Lohnsettext → Schnellerfassung verwendet werden.
 

Da das Wochenmodell während des Sabbaticals unverändert bleibt, ist am Jahreslohnzettel das Feld "Vollzeitbeschäftigung" in den meisten Fällen zu korrigieren. Um dies durchzuführen, ist in das noch sendefähige L16 in der ELDA-Datendrehscheibe einzusteigen und sind die Felder Vollzeitbeschäftigung und Teilzeitbeschäftigung manuell anzupassen.

Weiterführende Informationen zu Sabbatical-Rückstellungen finden Sie in der umfangreichen Dokumentation Berechnung Sabbaticalrückstellung des Pakets BILANZ.
 

Nach dem Sabbatical nimmt der Dienstnehmer seinen aktiven Dienst wieder auf oder es ist ein arbeitsrechtlicher Austritt zu erfassen. Eine Anmeldung ist in keinem der Fälle erforderlich, da der Dienstnehmer zuvor nicht bei der Sozialversicherung abgemeldet worden ist.

Je nach Falllage werden unterschiedliche Funktionen empfohlen. Falls der Dienstnehmer zwar in den aktiven Dienst, aber mit einem geänderten Wochenmodell zurückkehrt, dann wird die Funktion Wochenmodell ändern empfohlen. Das Änderungsdatum ist der erste Tag nach der Freizeitphase. Die Ausprägung "-" im Feld Teilzeit-Vereinbarung ist üblicherweise zu wählen.

Falls das Wochenmodell gleich bleibt, ist die Funktion Änderung Tarifgruppe zu verwenden. Auch hier ist die Ausprägung "-" im Feld Teilzeit-Vereinbarung zu wählen.

Je nach Dauer der Auszeit ist es unter Umständen ratsam, für den zurückkehrenden Dienstnehmer ein Onboarding durchzuführen. Möglicherweise sind einige administrative Tätigkeiten notwendig, weil sich in der Zwischenzeit das Berechtigungssystem, Passwortrichtlinien, Zuständigkeiten etc. innerhalb und außerhalb der NTCS verändert haben. 

 

Einige Dienstnehmer nutzen die Auszeit der Sabbatical-Freizeitphase zur Neuorientierung und kehren nach dieser Phase nicht mehr in ihr "altes" Berufsleben zurück. In diesem Fall ist ein Austritt mit allen zustehenden Austrittsbezügen abzurechnen. Der Austritt wird über die Funktion "Austritt" am Dienstverhältnis der Freizeitphase erfasst und abgerechnet.

 

Sollte die Dienstnehmerin während der Einarbeitungsphase in Mutterschutz gehen, wird der reduzierte Betrag für die A+E-Wochengeld herangezogen. In den meisten Fällen wird die Einarbeitungsphase/Freizeitphase verschoben.
 

Sollte ein Dienstnehmer während der Einarbeitungsphase versterben, wird für die Zeit der bereits absolvierten Einarbeitungsphase die Differenz zwischen Arbeitsleistung und bezahltem Entgelt aufgerollt bzw. nachgezahlt. Je nach Regelung im Kollektivvertrag geregelt kann ein Zuschlag zu den offenen Stunden erfolgen.

Bei einem vorzeitigen Austritt ist es gleich, wie oben beschrieben, der Zuschlag zu den offenen Stunden sollte im Kollektivvertrag geregelt sein. Bei unbegründeten vorzeitigen Austritten steht in der Regel kein Zuschlag zu.