Updatebeilage Stammdaten 2019
Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!
Mit dem NTCS Update 2018.21.45 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Stammdaten.
Personenstammdaten
Geldwäsche-Richtlinie
In der Kundenliste steht Ihnen im gelben Menü unter Funktionen → "Geldwäsche-Richtlinie" eine Funktion für die Dokumentation Ihrer Prüfungen im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten zur Geldwäsche-Richtlinie zur Verfügung.
Das Fenster unterteilt sich in folgende Bereiche:
- Identifizierung Auftraggeber: In diesem Bereich dokumentieren Sie die Identifizierung der Auftraggeber.
- Wirtschaftliche Eigentümer: In diesem Bereich wird die Ermittlung der hinter Gesellschaften bzw. Vermögensmassen stehenden natürlichen Personen (wirtschaftliche Eigentümer) in den erforderlichen Zeitabschnitten festgehalten.
- Risikobeurteilung: In diesem Bereich werden die Faktoren zur Risikobeurteilung erfasst. Anhand der vergebenen Risikokriterien und der Geldwäscheverdachtskriterien, wird die Risikoeinstufung vergeben. Sie können an dieser Stelle eine Frist erstellen, die Sie auf die nächste erforderliche Risikobeurteilung hinweist. Das Fristdatum wird anhand der Risikoeinstufung und der daraus entstehenden Sorgfaltspflichten automatisch ermittelt.
Zusätzlich steht Ihnen eine Gesamtübersicht über die Risikobeurteilung aller Auftraggeber zur Verfügung.
Details zu den Funktionen entnehmen Sie der Geldwäsche-Richtlinie.
Compass-Scheinunternehmen
Für die Compass-Realtime-Funktion "Scheinnunternehmen" wurde ein Stapel integriert und Optimierungen in der Performance beim Laden der Scheinunternehmen vorgenommen.
Prüfung über Stapel
Der Vergleich Ihrer Stammdaten mit den vom Bundesministerium für Finanzen rechtskräftig festgestellten Scheinunternehmen kann jetzt auch automatisch über Stapel durchgeführt werden. Verwenden Sie dazu die Stapelfunktion MCS_FRMCOMPASSSCHEINUNTERNEHMEN_STAPEL.
Durch das Ausführen des Stapels wird zuerst die Liste der Scheinunternehmen von Compass neu ermittelt und anschließend der Vergleich mit Ihren Personenstammdaten ausgeführt. Werden Übereinstimmungen gefunden, wird eine Aufgabe angelegt, mit der Sie alle betroffenen Personen kontrollieren können. Die Aufgaben erhält jener Mitarbeiter, der im entsprechenden Parameter als Standardmitarbeiter für Scheinunternehmen/Insolvenzmeldung hinterlegt ist.
Direkt am Stapel kann über die "Parameter für Stapelschritt" eingestellt werden, ob nur eigene Firmen, bzw. auch Mandantenfirmen geprüft werden sollen.
Alle Informationen zu den Eigenschaften und den notwendigen Einstellungen lesen Sie in der Themendokumentation Compass-Realtime & -Finance unter dem Punkt Automatische Prüfung der Scheinunternehmen über Stapel.
Optimierung der Performance
Um die Wartezeit beim Öffnen der Compass Scheinunternehmen zu reduzieren, werden die geladenen Scheinunternehmen in NTCS gespeichert. Das erneute Laden bei jedem Öffnen des Fensters entfällt. Im linken oberen Fensterbereich wird der Stand der Daten angezeigt.
Sie können die Daten jederzeit neu laden, indem Sie im gelben Menü folgende Funktion ausführen: Funktionen → "Scheinunternehmen neu laden". Wenn die Daten älter als 14 Tage sind, erhalten Sie automatisch einen Hinweis, dass die Liste veraltet ist. Sie können dann ebenfalls entscheiden, ob Sie die Liste neu laden möchten.
Aktiv-Kennzeichen bei Kontaktpersonen und Diversen Personen
In der Liste der Kontaktpersonen und in den Diversen Personen wurde ein Aktiv-Kennzeichen implementiert. Bitte beachten Sie in diesem Zuge die Besonderheiten je Personenart:
Kontaktpersonen
Der Aktiv-Status wird über das Feld "Kontaktende" bzw. über das Feld "Aktiv" gesteuert. Das Feld "Kontaktende" hat dabei die gleiche Funktion, wie Sie es beispielsweise vom Feld "Austrittsdatum" am Kundenstamm kennen. Da eine Kontaktperson aber mehrere Kontaktzuordnungen haben kann, werden immer alle Zuordnungen geprüft:
- Eine Kontaktperson wird automatisch auf inaktiv gesetzt, wenn auf allen Kontaktzuordnungen ein Kontaktende in der Vergangenheit eingegeben wird.
- Wenn auf einer Kontaktzuordnung ein Kontaktende in der Zukunft eingegeben wird, bleibt die Kontaktperson aktiv.
- Wenn das Kontaktende auf einer Kontaktzuordnung wieder entfernt wird, wird die Person wieder aktiviert.
Wenn Sie eine Kontaktperson hingegen direkt über das Feld "Aktiv" deaktivieren, gilt das auch für alle anderen Zuordnungen. In diesem Fall sollten Sie vorher selbst prüfen, ob Sie die Person wirklich für alle Kontaktzuordnungen deaktivieren möchten. Das Feld "Aktiv" ist personenbezogen und somit immer für alle Zuordnungen wirksam.
Beachten Sie auch, dass ein Aktiv-Status in diesem Fenster nur für Personen der Personenart KO vergeben werden kann - sprich wenn es sich um "echte" Kontaktpersonen handelt. Wenn Sie beispielsweise einen Kunden als Kontakt zuordnen, wird dieser NICHT dadurch inaktiv, dass Sie ein Kontaktende auf der Kontaktzuordnung eingeben. Bei solchen Kontaktzuordnungen von anderen Personenarten ist auch das Feld "Aktiv" in der Liste der Kontaktpersonen gesperrt.
Beachten Sie auch, dass ein Aktiv-Status in diesem Fenster nur für Personen der Personenart KO vergeben werden kann - sprich wenn es sich um "echte" Kontaktpersonen handelt. Wenn Sie beispielsweise einen Kunden als Kontakt zuordnen, wird dieser NICHT dadurch inaktiv, dass Sie ein Kontaktende auf der Kontaktzuordnung eingeben. Bei solchen Kontaktzuordnungen von anderen Personenarten ist auch das Feld "Aktiv" in der Liste der Kontaktpersonen gesperrt.
Hinweis
 | Das Aktiv-Kennzeichen wurde derzeit nur im Fenster unter Stammdaten → Personen → Kontaktpersonen ausprogrammiert. In anderen Fenstern, die Kontaktpersonen ebenfalls anzeigen können (z. B. Suchdialoge), kann das Aktiv-Kennzeichen derzeit nicht bearbeitet werden. Es kann in diesen Fenstern auch nicht zwischen aktiven und inaktiven Kontaktpersonen umgeschaltet werden. Es werden immer alle Kontaktpersonen angezeigt. Inaktive werden hellgrau dargestellt. |
Mit diesem Update wurden Kontaktpersonen, bei denen auf allen Kontaktzuordnungen ein Kontaktende in der Vergangenheit eingetragen ist, automatisch auf inaktiv gestellt!
Diverse Personen
Auch Diverse Personen können jetzt auf inaktiv gesetzt werden. Der Aktiv-Status wird über das Feld Austrittsdatum bzw. über das Feld Aktiv gesteuert. Das Feld "Austrittsdatum" hat dabei die gleiche Funktion, wie Sie es beispielsweise aus dem Kundenstamm kennen:
- Eine Diverse Person wird automatisch auf inaktiv gesetzt, wenn ein Austrittsdatum in der Vergangenheit eingegeben wird.
- Wenn ein zukünftiges Austrittsdatum eingegeben wird, bleibt die Diverse Person aktiv.
- Wenn das Austrittsdatum nachträglich wieder entfernt wird, wird die Diverse Person wieder aktiviert.
Alternativ können Sie auch direkt das Feld "Aktiv" bearbeiten.
Hinweis
| Das Aktiv-Kennzeichen wurde derzeit nur in diesem Fenster ausprogrammiert. In anderen Fenstern, die Diverse Personen ebenfalls anzeigen können (z. B. Suchdialoge), können Sie das Aktiv-Kennzeichen derzeit nicht bearbeiten. Auch können Sie in diesen Fenstern derzeit nicht zwischen aktiven und inaktiven Diversen Personen umschalten. |
UID-Prüfung: Ermittlung Sachbearbeiter
Bei der UID-Nummern Prüfung im Stufe 2-Verfahren über Stapel, wurde die Ermittlung des Sachbearbeiters erweitert. Sie haben die Möglichkeit, den entsprechenden Sachbearbeiter über einen Zuständigkeitsbereich zu ermitteln. Die Einstellung erfolgt über folgende Parameter: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 1.CRM → 1.Allgemein:
Diese Einstellung ist für die UID-Prüfung im Stufe-2-Verfahren über Stapel relevant. Stellen Sie ein, nach welcher Priorität der zuständige Mitarbeiter ermittelt werden soll, der eine Aufgabe erhält: 1 - Sachbearbeiter des Kunden: Die Ermittlung erfolgt nach folgender Priorität. 1: Mitarbeiter des hinterlegten Zuständigkeitsbereichs (laut Parameter Prüfung UID-Stufe 2 Zuständigkeit) 2: Sachbearbeiter des Kunden 3: Standardmitarbeiter (laut Parameter Prüfung UID-Stufe 2 Mitarbeiter) 2 - Standardmitarbeiter: Aufgaben aus der Stapelprüfung werden immer beim hinterlegten Standardmitarbeiter angelegt (laut Parameter Prüfung UID-Stufe 2 Mitarbeiter). Die eingestellte Ermittlung wird auch bei Mandantenfirmen berücksichtigt. Über die Mandantenfirma wird der entsprechende Kunde gesucht und so wiederum dessen Zuständigkeit ermittelt. Wir empfehlen, diesen Parameter allgemein und nicht firmenbezogen einzustellen. Bei firmenbezogener Einstellung wird dieser Parameter immer mit der Firma des Benutzers ausgelesen, mit dem der Stapel ausgeführt wird. Es ist daher nicht möglich, durch firmenbezogene Parametereinstellungen je Firma unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen zu erreichen. Für unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen können Zuständigkeiten verwendet werden. Details zur UID-Prüfung lesen Sie in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern. | |
Diese Einstellung ist für die UID-Prüfung im Stufe-2-Verfahren über Stapel relevant. Hinterlegen Sie den Standardmitarbeiter, der eine Aufgabe erhält, wenn ungültige oder unbekannte UID-Nummern festgestellt werden. Nach welcher Priorität der zuständige Mitarbeiter ermittelt werden soll, wird im Parameter Prüfung UID-Stufe 2 Benachrichtigung an eingestellt. Dieser Parameter muss zwingend befüllt werden, damit der Stapel funktioniert! Zudem muss der hinterlegte Mitarbeiter ein aktiver Mitarbeiter sein. Wir empfehlen, diesen Parameter allgemein und nicht firmenbezogen einzustellen. Bei firmenbezogener Einstellung wird dieser Parameter immer mit der Firma des Benutzers ausgelesen, mit dem der Stapel ausgeführt wird. Es ist daher nicht möglich, durch firmenbezogene Parametereinstellungen je Firma unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen zu erreichen. Für unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen können Zuständigkeiten verwendet werden. Details zur UID-Prüfung lesen Sie in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern. | |
Diese Einstellung ist für die UID-Prüfung im Stufe-2-Verfahren über Stapel relevant. Stellen Sie den Zuständigkeitsbereich ein, der für die Ermittlung des Sachbearbeiters verwendet werden soll. Siehe Parameter Prüfung UID-Stufe 2 Benachrichtigung an. Wir empfehlen, diesen Parameter allgemein und nicht firmenbezogen einzustellen. Bei firmenbezogener Einstellung wird dieser Parameter immer mit der Firma des Benutzers ausgelesen, mit dem der Stapel ausgeführt wird. Es ist daher nicht möglich, durch firmenbezogene Parametereinstellungen je Firma unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen zu erreichen. Für unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen können Zuständigkeiten verwendet werden. Details zur UID-Prüfung lesen Sie in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern. |
Ein hinterlegter Zuständigkeitsbereich wird auch bei der Prüfung von Personen unter einer Mandantenfirma berücksichtigt.
Beispiel
 | Sie hinterlegen in den CRM Parametern für UID-Stapelprüfungen den Zuständigkeitsbereich "UID-Prüfung". In der Zuständigkeitsverwaltung stellen Sie ein, dass für diesen Zuständigkeitsbereich beim Kunden "Allinger" der Mitarbeiter Nummer 3 zuständig ist. Diese Einstellung wird auch dann verwendet, wenn Sie Personen unter der Mandantenfirma des Kunden "Allinger" prüfen. Bei jeder geprüften Person ermittelt der Stapel die Nummer der Firma (Mandantenfirma), unter der die Person geführt wird. Über die Firma wird der entsprechende Kunde, und damit die Zuständigkeit ermittelt. |
Workflow bei Mitarbeiteraustritt
Unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 4.Mitarbeiter → 1.Allgemein → "Mitarbeiteraustritt Workflow" kann ein CRM Workflow hinterlegt werden, der bei Eingabe des Austrittsdatums (unabhängig davon, ob dieses in der Vergangenheit oder Zukunft liegt) am Mitarbeiterstamm aktiv wird.
Der hier hinterlegte CRM Workflow wird gestartet, wenn Sie am Mitarbeiterstamm ein Austrittsdatum eingeben. Sie haben damit die Möglichkeit, über den Workflow die Austrittsaktionen bereits bei Eingabe des Austrittsdatums auszulösen, und nicht erst beim tatsächlichen Ausscheiden des Mitarbeiters. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter. |
Zusätzlich steht bei den Spezialfunktionen im Workflow die Funktion "Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter" zur Verfügung, die die Maßnahmenliste für den Mitarbeiteraustritt ausruft. Sie haben somit die Möglichkeit, über den Workflow die Austrittsaktionen bereits vor dem tatsächlichen Ausscheiden des Mitarbeiters aufzurufen. Details zum Maßnahmenfenster lesen Sie in der Hilfe zum Fenster.
Erweiterungen zur EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO
Auskunft über personenbezogene Daten
Um im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO der Auskunfstspflicht über personenbezogene Daten nachzukommen, wurden neue Auswertungstypen erstellt, welche in Kombination mit der CRM Druckliste eine einfache Datenauskunft ermöglichen.
Auswertungen: Neue Auswertungstypen
In den Auswertungen (CRM → Auswertungen → Auswertungsdesigner) stehen, zusätzlich zu den Fristen, zwei neue Auswertungstypen zur Verfügung:
- Kontaktjournal
- Projekt
BMD stellt für beide Auswertungstypen zum Zweck der DSGVO-Datenauskunft Standardauswertungen zur Verfügung. Diese werden mit dem Update auf Version 21.45 automatisch bei Ihnen importiert. Sie können den Import aber auch jederzeit manuell über das gelbe Menü "Funktionen" → "Import/Export" → "Standardauswertungen importieren" starten.
Wie Sie die Auswertungen mit der CRM-Druckliste für eine Datenauskunft verwenden können, lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Druckliste. Details zu den Auswertungen lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsdesigner bzw. Auswertungsübersicht.
Wie Sie die Auswertungen mit der CRM-Druckliste für eine Datenauskunft verwenden können, lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Druckliste. Details zu den Auswertungen lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsdesigner bzw. Auswertungsübersicht.
CRM Druckliste
Die Druckliste, die Sie vielleicht bereits aus anderen Paketen kennen, steht jetzt auch im Paket CRM zur Verfügung. Sie finden diese im Menü unter CRM → Auswertungen → Druckliste.
Drucklisten bieten die Möglichkeit, Personen-Stammdatenblätter, Auswertungen, Berichte etc. inklusive Inhaltsverzeichnis und Deckblatt zu einem Dokument zusammenzufassen. Dieses Gesamtdokument kann dann bequem mit einem Mausklick ausgedruckt, gespeichert, archiviert oder versendet werden.
Drucklisten bieten die Möglichkeit, Personen-Stammdatenblätter, Auswertungen, Berichte etc. inklusive Inhaltsverzeichnis und Deckblatt zu einem Dokument zusammenzufassen. Dieses Gesamtdokument kann dann bequem mit einem Mausklick ausgedruckt, gespeichert, archiviert oder versendet werden.
Drucklisten eignen sich somit bestens, um im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Auskunftsplicht über personenbezogene Daten nachzukommen. Zu diesem Zweck werden von BMD auch zwei Standard-Drucklistenarten ausgeliefert:
- DSGVO Datenauskunft Kunde
- DSGVO Datenauskunft Mitarbeiter
Die Standardarten werden mit dem Update auf 21.45 automatisch importiert. Bei Bedarf können Sie den Import aber auch manuell auslösen. Details zur Verwendung der CRM-Druckliste lesen Sie in der Hilfe zum Fenster.
DSGVO Standardvorlagen: KSW Standard
Die Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (KSW) hat in einem Kommunikationsprozess mit BMD einen eigenen Entwurf des Datenschutzverzeichnisses erstellt, welches speziell auf die Berufsgruppe der Steuerberater zugeschnitten ist. In NTCS wurde eine Möglichkeit geschaffen, dieses KSW-Verzeichnis in das DSGVO Datenschutzverzeichnis von BMD zu integrieren.
Sie finden dazu im Paket CRM unter Stammdaten → Datenschutz den Menüpunkt DSGVO-Standardvorlagen. In diesem Fenster wird die KSW-Vorlage importiert und verwaltet.
Im NTCS Datenschutzverzeichnis können Sie die KSW-Datenkategorien anschließend automatisiert über die Funktion "Datenkategorien übernehmen" auf die entsprechenden Registereinträge übernehmen. Alternativ können auch manuelle Verknüpfungen erstellt werden. Details zur Verwendung finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt DSGVO-Standardvorlagen.
Datenschutzkontrolle
Folgende Erweiterungen wurden im Fenster "Datenschutzkontrolle" vorgenommen:
Übernehmen inaktiver Personen
Es besteht eine Funktion, mit der Sie für alle bereits früher ausgeschiedenen inaktiven Personen gesammelt einen Eintrag in der Datenschutzkontrolle erstellen können. Öffnen Sie dazu in der Datenschutzkontrolle im gelben Menü unter Extras → Datenschutz die Funktion "Datenschutz für inaktive Personen erstellen".
Es wird für alle inaktiven Personen, sowie für Kontaktpersonen mit Kontaktende ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle erstellt, sofern nicht zuvor schon ein Eintrag für die jeweilige Person existiert. Als Referenzwert zur Berechnung des Fristdatums wird das letzte Änderungsdatum der Person, bzw. bei Kontaktpersonen das Kontaktende verwendet. Das Fristdatum eines ausgeschiedenen Kunden ergibt sich zum Beispiel mit den Standard-Datenschutzeinstellungen aus dem letzten Änderungsdatum + 30 Jahre.
Detailinformationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Datenschutzkontrolle.
Interessenten kontrollieren
Sie können automatisch für alle Interessenten prüfen, ob in einem definierten Zeitraum ein Kontakt bestand. Die Funktion wird in der Datenschutzkontrolle im gelben Menü unter Extras → Datenschutz → "Interessenten kontrollieren" aufgerufen. Alternativ ist auch die Verwendung über Stapel möglich.
Je Interessent wird im Kontaktjournal geprüft, ob im definierten Zeitraum ein Eintrag existiert. Alle Interessenten, die über keinen Eintrag verfügen, werden auf inaktiv gestellt und in die Datenschutzkontrolle übernommen. Wird innerhalb der Aufbewahrungsfrist mit einem bereits inaktiven Interessenten doch wieder Kontakt aufgenommen, wird die Person beim nächsten Ausführen der Funktion wieder auf aktiv gestellt und der Eintrag in der Datenschutzkontrolle gelöscht. Sie erleichtern sich damit das Überwachen des Aktiv-Status. Wie lange ein Interessent bei dieser Funktion ohne Kontakt aktiv bleiben darf, können Sie frei bestimmen. Details lesen Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt "Überwachung aktiver Interessenten".
Benachrichtigung bei Fristablauf
Sie können eine automatische Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist auslösen. Es wurde dazu eine Stapelfunktion (MCS_FRMDSGVO_KONTROLLE_SEND) erstellt. Die Prüfung kann alternativ aber auch manuell in der Datenschutzkontrolle aufgerufen werden. Eine Benachrichtigung wird einmalig ausgelöst, wenn das Vorwarndatum bzw. das Fristdatum am Kontrolleintrag erreicht oder überschritten wurde. Die entsprechenden Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 20.Datenschutz → Allgemeine Einstellungen → 2.Datenschutzkontrolle:
Stellen Sie ein, welche Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wenn in der Datenschutzkontrolle bei einem Datensatz das Vorwarndatum erreicht oder überschritten wurde. 1 - Keine Benachrichtigung 2 - E-Mail 3 - Workflow Dieser Parameter wird im Zusammenhang mit den Parametern Vorwarnung E-Mail-Adresse und Vorwarnung Workflow verwendet. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. | |
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die bei Erreichen oder Überschreiten des Vorwarndatums eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Dieser Parameter wird nur dann benötigt, wenn Sie den Parameter Vorwarnung benachrichtigen auf "E-Mail" eingestellt haben. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. | |
Wählen Sie den Workflow aus, der für eine Benachrichtigung bei Erreichen oder Überschreiten des Vorwarndatums verwendet werden soll. Dieser Parameter wird nur dann benötigt, wenn Sie den Parameter Vorwarnung benachrichtigen auf "Workflow" eingestellt haben. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. | |
Stellen Sie ein, welche Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wenn in der Datenschutzkontrolle bei einem Datensatz das Fristdatum erreicht oder überschritten wurde. 1 - Keine Benachrichtigung 2 - E-Mail 3 - Workflow Dieser Parameter wird im Zusammenhang mit den Parametern Fristablauf E-Mail-Adresse und Fristablauf Workflow verwendet. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. | |
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die bei Erreichen oder Überschreiten des Fristdatums eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Dieser Parameter wird nur dann benötigt, wenn Sie den Parameter Fristablauf benachrichtigen auf "E-Mail" eingestellt haben. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. | |
Wählen Sie den Workflow aus, der für eine Benachrichtigung bei Erreichen oder Überschreiten des Fristdatums verwendet werden soll. Dieser Parameter wird nur dann benötigt, wenn Sie den Parameter Fristablauf benachrichtigen auf "Workflow" eingestellt haben. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. |
Sie können wählen, ob Sie über E-Mail benachrichtigt werden möchten, oder einen Workflow starten möchten. Falls Sie einen Workflow verwenden, können Sie am Register im Datenschutzverzeichnis zusätzlich je Register einen abweichenden hinterlegen. Details lesen Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsplicht.
Löschverhalten von DMS-Dokumenten
Sie können einstellen, wie beim Anonymisieren bzw. Löschen einer Person die zugehörigen DMS-Dokumente behandelt werden sollen: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 6.BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → 17.Datenschutz.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Löschen oder Anonymisieren einer Person die Dokumente mit oder ohne Dokumentensicherung entfernt werden sollen. 0 - Dokumente mit Sicherung löschen Wenn Sie diese Ausprägung wählen, werden beim Löschen bzw. Anonymisieren einer Person die Dokumente in den DELETED-Ordner am Server gesichert und auch in den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS protokolliert. Zusätzlich wird ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle erstellt, um ein späteres Entfernen der gesamten Dokumentensicherung zu ermöglichen. Grundsätzlich können die Dokumente aus den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS auch im NTCS wiederhergestellt werden. Hinweis
1 - Dokumente ohne Sicherung löschen Wählen Sie diese Ausprägung, werden beim Löschen bzw. Anonymisieren einer Person die Dokumente weder im DELETED-Ordner am Server gesichert, noch werden diese in den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS protokolliert. Es erfolgt auch kein Eintrag in die Datenschutzkontrolle, das heißt, die Dokumente werden mit dem Löschen bzw. Anonymisieren der Person endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. |
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation "EU Datenschutz Grundverordnung DSGVO" bzw. in der Hilfe zum Fenster "Dokumentenübersicht".
Zusätzliche Neuerungen
Aktiv-Kennzeichen auf Firmen
Firmengruppen, Firmen und Filialen können jetzt auf inaktiv gestellt werden. Dazu wird am Firmenstamm das neue Feld "Aktiv" verwendet. Bitte beachten Sie dazu die Informationen in der Feldbeschreibung:
In diesem Feld können Sie eine Institution auf aktiv/inaktiv setzen. Besonderheiten dieses Feldes bei Firmengruppen, Firmen, Filialen: Folgendes Verhalten gilt gleichermaßen für Firmengruppen, Firmen und Filialen. Es wird am Beispiel einer Firma beschrieben: Wenn die Firma "Aktiv" ist, ist diese Firma aktuell gültig und sichtbar. Firmen, die inaktiv sind, werden in der Firmenliste automatisch ausgeblendet. Über das Fenstermenü → "Ansicht", können Sie in der Liste zwischen aktiven, inaktiven und allen Firmen umschalten. Inaktive Firmen werden in der Suche und in der Schnellsuche standardmäßig nicht angezeigt, können aber bei Bedarf manuell eingegeben werden. Jede Firmengruppe, Firma oder Filiale ist eigens auf inaktiv zu setzen. Eine Firmengruppe kann nur dann auf inaktiv gesetzt werden, wenn alle zugeordneten Firmen bereits inaktiv sind. Eine Firma kann nur dann auf inaktiv gesetzt werden, wenn alle zugeordneten Filialen bereits inaktiv sind. Dieses Feld wird beim Update von Person auf Firma automatisch vom Kundenstamm auf die zugehörige Mandantenfirma upgedatet. Wenn Sie das nicht möchen, können Sie das Update mit einer Update-Feldsperre unterbinden. |
Projekt-Cockpit
Mit dem Projekt-Cockpit haben Sie die Möglichkeit, alle von Ihnen für das Tagesgeschäft benötigten Daten eines Projekts in einer kompakten Ansicht aufzurufen. Öffnen Sie CRM → Navigatoren/Cockpits → Projekt-Cockpit.
Bei diesem Fenster handelt es sich um ein mehrteiliges Fenster mit variabler Layoutgestaltung. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Bereiche nach Ihren Wünschen einzublenden und im Fenster variabel zu platzieren.
Telekom importieren
Folgende Punkte wurden in die Funktion "Telekom importieren" integriert:
Import von E-Mail-Adressen
Beim Import von weiteren E-Mail-Adressen wurden diese bisher immer mit der E-Mail-Adressart "Geschäftlich" angelegt. Künftig können Sie in der Importdatei mit der Spalte "EMA_EMAILARTNR" bestimmen, unter welche E-Mail-Adressart die E-Mail-Adresse importiert werden soll.
Wenn bereits eine E-Mail-Adresse mit der entsprechenden Adressart bei der Person existiert, wird diese beim Import überschrieben. Wenn die Spalte in der Importdatei fehlt, wird wie bisher die E-Mail-Adressart "Geschäftlich" verwendet. Details zum Import finden Sie in der Dokumentation zum Thema.
Import von Telefonnummern
Beim Import von Telefonnummern war es über die Funktion "Telekom importieren" bisher nur möglich, zusätzliche Telefonnummern anzulegen. Jetzt besteht auch die Möglichkeit, bestehende Telefonnummern über den Import zu aktualisieren. Dieser Modus kann ausschließlich bei einem Import über Stapel mittels eines Stapelparameters aktiviert werden:
Verwenden Sie dazu den Stapelparameter TEA = 1
Je Telefonart wird nur eine Telefonnummer berücksichtigt. Sollten unter einer Telefonart mehrere Rufnummern existieren, wird die erstbeste Rufnummer aktualisiert. Ein Löschen von Telefonnummern ist über den Import nicht möglich. Detailinformationen zum Import finden Sie in der Dokumentation zum Thema.
Zusammenspielen Kunde/Lieferant: LEA- und FIBU-Daten
Das Hilfsprogramm Zusammenspielen Kunde/Lieferant wurde erweitert. Es stehen Ihnen zwei zusätzliche Einstellungen zur Übernahme von LEA-Leistungen und FIBU-Konten zur Verfügung.
| LEA-Leistungen | Stellen Sie ein, ob Sie alle oder nur offene LEA-Leistungen auf den Zielkunden übernehmen möchten. |
| FIBU | Stellen Sie ein, ob beim Zusammenspielen in der FIBU die Konten abgeschlossener FIBUs ebenfalls umgestellt werden, oder unter der VON-Person erhalten bleiben sollen. |
Detailinformationen zu den übernommenen Daten je Einstellung, und Informationen zum Satzaufbau bei einer CSV-Umstellung, entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Fenster.
Betrugsbekämpfung: Kontrolle bei IBAN-Änderung via Workflow
Um Überweisungen auf Bankkonten zu verhindern, die nicht dem tatsächlichen Lieferanten oder Mitarbeiter gehören, kann bei manuellen IBAN-Änderungen ein Workflow gestartet werden, der einen Vorgesetzten von der Bankverbindungsänderung informiert.
Beispiel
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Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt, oder eine E-Mail geschickt werden.
Um die Kontrolle zu aktivieren, muss unter Stammdaten → Workflow → "Workflowstudio" ein entsprechender CRM-Workflow erstellt werden. Anschließend wird der Workflow in folgenden Parametern hinterlegt: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 2.Kunden → 12.Workflow:
Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einem Mitarbeiter eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht dem tatsächlichen Mitarbeiter gehören. Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt, oder eine E-Mail geschickt werden. Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen:
Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten:
Tipp: Im Workflow für "Bankverbindung Mitarbeiter" können Sie auf der Aufgabenaktion die Menüfunktion "Mitarbeiter-Navigator" hinterlegen. Bei Ausführen der Workflowaufgabe öffnet sich dann der Mitarbeiter-Navigator mit dem jeweiligen Mitarbeiter und Sie können dort wiederum über die Funktion "Stammdaten" auf schnellem Weg auf den Mitarbeiterstamm zugreifen. | |
Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einem Lieferanten eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht dem tatsächlichen Lieferanten gehören. Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt oder eine E-Mail geschickt werden. Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen:
Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten:
Tipp: Im Workflow für "Bankverbindung Lieferant" können Sie auf der Aufgabenaktion die Menüfunktion "Kunden-Navigator" hinterlegen. Bei Ausführen der Workflowaufgabe öffnet sich dann der Kunden-Navigator mit dem jeweiligen Lieferanten und Sie können dort wiederum über die Funktion "Stammdaten" auf schnellem Weg auf den Lieferantenstamm zugreifen. |