FAQ Auftragserstellung (Auftrag anlegen)
In diesem Dokument finden Sie die FAQ zum Thema "Auftrag anlegen (Auftragserstellung)". Einen Überblick über alle FAQ-Themen zur Auftragserstellung finden Sie unter FAQ Auftragserstellung.
Auftrag anlegen
Wie kann ein Auftrag angelegt werden?
Aufträge werden über die Auftragserfassung angelegt. Die Auftragserfassung kann entweder über Aufträge oder separat über das Menü im Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Auftragserfassung gestartet werden.
Informationen zu den beiden Varianten finden Sie hier:
- Auftrag anlegen über das Fenster "Aufträge" (Unsere Empfehlung)
- Auftrag anlegen direkt über die Auftragserfassung
Warum kann bei der Auftragsanlage das gewünschte Erfassungskennzeichen nicht ausgewählt oder eingegeben werden?
Bitte kontrollieren Sie folgende Punkte in den Erfassungskennzeichen des jeweiligen Bereichs:
- Verkauf (Angebote, Aufträge): Paket WWS → Stammdaten → Verkauf → Erfassungskennzeichen für Verkauf
- Einkauf (Anfragen, Bestellungen, Ankaufsbestellungen, Produktionsaufträge): Paket WWS → Stammdaten → Einkauf → Erfassungskennzeichen für Einkauf
- Sind Erfassungskennzeichen vorhanden?
Wenn nicht, importieren Sie die Erfassungskennzeichen (Standards importieren). Wie Sie diese importieren können, finden Sie in der Themenhilfe Erfassungskennzeichen. - Ist das gewünschte Erfassungskennzeichen vorhanden und aktiv?
In den Erfassungskennzeichen für Verkauf bzw. Erfassungskennzeichen für Einkauf ist im Feld "Status" ersichtlich, ob das Erfassungskennzeichen aktiv ist.
Falls das Erfassungskennzeichen inaktiv ist, kann der Status über die F6-Funktion bearbeitet werden. Nur aktive Kennzeichen können für die Anlage von Angeboten, Aufträgen, Anfragen, Bestellungen, Ankaufsbestellungen und Produktionsaufträgen verwendet werden.
Ist es möglich, Erfassungsnummern manuell zu vergeben?
Erfassungsnummern können nicht manuell vergeben werden. Die Nummern werden laut Definition der Nummernkreisverwaltung vorgeschlagen.
Wie kann von einem Auftrag das Erfassungskennzeichen geändert werden?
Ist am Auftrag noch keine Liefermengenerfassung durchgeführt und noch kein Originalausdruck gestartet worden, kann im Fenster Aufträge für den gewünschten Auftrag die Funktion "Erfassungskennzeichen ändern" ausgeführt werden. Die Funktion finden Sie im Fenster Aufträge → Fenstermenü → Funktionen.
Im Fenster "Erfassungskennzeichen ändern" geben Sie das neue Erfassungskennzeichen ein. Mit "Ok" wird der Auftrag auf das neue Erfassungskennzeichen geändert.
Hinweis
 | Wird mit Erfassungsabschluss gearbeitet, so ist dieser vorab aufzuheben. |
Ist bereits der Druck der Auftragsbestätigung (Original) erstellt worden, ist die Funktion "Erfassungskennzeichen ändern" nicht verfügbar. Erst wenn das AB-Kennzeichen zurückgesetzt worden ist, kann die Funktion ausgeführt werden. Siehe dazu die FAQ Wie kann das AB-Kennzeichen zurückgesetzt werden?.
Ist schon ein Originalausdruck gestartet (z. B. Lieferscheindruck oder Rechnungsdruck) worden, kann die Funktion nicht verwendet werden. Sie können den Druck stornieren und den Auftrag fertigmelden. Mittels Kopie des Auftrags können die Auftragsdaten auf ein abweichendes Erfassungskennzeichen kopiert und danach weiterbearbeitet werden.
Wie kann ich einen Auftrag bearbeiten?
Ein Auftrag kann mit der F6-Funktion im Fenster Aufträge bearbeitet werden.
Die Bearbeitung kann je nach Einstellung eingeschränkt möglich sein, wenn ein Auftrag z. B. schon gedruckt worden ist. Siehe dazu den Punkt Bearbeiten von bereits fertigen/gedruckten/freigegebenen/abgeschlossenen Aufträgen in der Themenhilfe Auftragserstellung.
Kann ein Auftrag kopiert werden?
Ja, Aufträge können mittels der Funktion Aufträge kopieren kopiert und eingefügt werden.
Wie kann eine Vorlage für einen Auftrag erstellt werden?
Es können keine Auftragsvorlagen erstellt werden, dies ist nur bei Angeboten möglich. Es besteht jedoch die Möglichkeit, einen Auftrag zu kopieren oder zu duplizieren. Nach dem Ausführen der Funktion "Kopieren" oder "Duplizieren" erscheint eine Abfrage, in der Sie definieren können, welche Daten neu ermittelt werden sollen (z. B. Preise und Rabatte).
Ist es möglich, einen Auftrag wieder zu löschen?
Wenn die Berechtigungen für das Löschen vorhanden sind, kann ein Auftrag dann gelöscht werden, wenn es noch keine Bewegungsdaten (wie z. B. Lieferschein, Lagerbewegung oder Rechnung) gibt bzw. die Auftragsbestätigung noch nicht im Original gedruckt worden ist.
Hinweis
| Wir raten dringend davon ab, Aufträge zu löschen. Unsere Empfehlung ist es, nicht mehr benötigte Aufträge manuell fertig zu melden. Wenn ein Auftrag gelöscht wird, könnten Lücken in den Erfassungsnummern entstehen, welche bei einer Wirtschaftsprüfung Fragen aufwerfen könnten. |
Weitere Informationen zur manuellen Fertigmeldung von Aufträgen finden Sie in folgender FAQ.
Wie finde ich einen gelöschten Auftrag?
Wenn ein Auftrag als gelöscht gekennzeichnet geführt wird, gibt es im Fenstermenü unter "Ansicht" die Funktion "gelöschte Aufträge anzeigen", damit im Fenster Aufträge auch die gelöschten Aufträge gelistet werden.
Wie kann das Löschkennzeichen am Auftrag zurückgesetzt werden?
Das Löschkennzeichen kann mit der Funktion "Kennzeichen zurücksetzen" → "Löschkennzeichen zurücksetzen" wieder zurückgesetzt werden.
Kann in der Auftragserfassung mit Kreditlimitprüfung gearbeitet werden?
Ja, Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Kreditlimitprüfung.
Können zusätzliche Einzelteile auch erst in der Auftragserfassung zu einem Set hinzugefügt werden?
In der Auftragserfassung sind im Reiter Stücklisten die Auftragsstücklisten zu allen Positionen ersichtlich. Zusätzllich kann im Positionsbereich der Detailreiter "Stücklisten" eingeblendet werden, in dem die Stückliste der markierten Position angezeigt wird.
Im Reiter Stücklisten und auch im Detailreiter zur Position können die Einzelteile eines Sets für den gewünschten Auftrag bearbeitet werden. Zusätzliche Einzelteile können über die F5-Funktion (Neu) zu einem Set hinzugefügt werden.
Hinweis
| Die Bearbeitung von Auftragsstücklisten hat keine Auswirkung auf die Stammdatenstücklisten. |
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