Interne Beschaffung
In diesem Dokument erfahren Sie alle relevanten Einstellungen und möglichen Abläufe für die interne Beschaffung innerhalb eines Unternehmens oder auch eines Konzerns.
Allgemein
Die Beschaffung von Waren kann nicht nur über den klassischen Weg einer Lieferantenbestellung erfolgen, sondern auch über die interne Beschaffung.
Mögliche Gründe für die Notwendigkeit einer internen Beschaffung sind u. a. folgende:
- Die Ware wird von einem zentralen Lager bzw. der Zentrale an die jeweiligen Filialen geliefert.
- Beschaffung der Ware innerhalb eines Konzerns (Intercompany)
- Bestückung von Baustellen aus einem zentralen Lager
Die interne Beschaffung wird mit Umbuchungsaufträgen oder Umbuchungsbestellungen im System abgebildet.
Hinweis
 | Wie bei einem "normalen" Einkauf über Lieferantenbestellungen kann auch die interne Beschaffung auf Basis der Beschaffungskriterien gesteuert werden. Am Beschaffungsvorschlag ist über ein eigenes Kennzeichen ersichtlich, um welche Art der Beschaffung es sich handelt. |
Stammdaten
Ob mit der internen Beschaffung gearbeitet wird, kann über folgende Stammdateneinstellungen definiert werden.
Artikel
Welche Artikel über die interne Beschaffung umgelagert werden können, wird direkt am Artikel selbst definiert.
Folgendes Feld steht dafür zur Verfügung:
| Interne Beschaffung | Über dieses Feld wird definiert, ob der Artikel intern umgelagert werden darf. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung:
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Hinweis
| Die Einstellung kann auch auf der Warenhaupt- bzw. -untergruppe vorgenommen werden und dient als Rückfallebene. Zusätzlich kann die Einstellung über folgenden Parameter erfolgen: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standard-Artikelkennzeichen
Wird über Parameter, Warengruppe oder direkt am Artikelstamm definiert, dass auch Umbuchungen möglich sind, kann ein Artikel sowohl beim Lieferanten als auch intern beschafft werden. |
Erfassungskennzeichen
Wird mit auftragsbezogenen Bestellungen gearbeitet, kann am Erfassungskennzeichen für Verkauf definiert werden, ob eine interne Beschaffung angestoßen werden soll.
Über folgendes Feld kann die Einstellung erfolgen:
| Interne Beschaffung | Über dieses Feld wird definiert, ob für dieses Erfassungskennzeichen die interne Beschaffung möglich ist. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung:
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Hinweis
| Wird am Erfassungskennzeichen die Ausprägung "Ja" oder "Nein" gewählt, übersteuert diese die Einstellung am Artikelstamm. |
Lager
In den Lagerstammdaten kann ein Lieferant definiert werden, der für die interne Beschaffung vorgeschlagen wird.
Hinterlegt wird dieser Lieferant entweder am Lager oder Beschaffungslager in folgendem Feld:
Dieses Feld wird für die Umbuchungsbestellung benötigt. Wenn in einem Zentrallager bestellt wird, wird die Zentrale als Lieferant herangezogen. |
Ob der Bestelllieferant vom Lager oder Beschaffungslager ermittelt wird, wird über folgenden Parameter definiert:
Definition, ob der "Bestelllieferant" der Lagerstammdaten bzw. der Lagerart bei der Ermittlung des Lieferanten vorrangig herangezogen werden soll. 0 - Nein (Standard): Keine Berücksichtigung des in den Lagerstammdaten bzw. auf der Lagerart hinterlegten Bestelllieferanten. 1 - Ja, vom Lager: Das Feld "Lager" am Beschaffungsvorschlag ist ausschlaggebend für die Ermittlung des Bestelllieferanten. 2 - Ja, vom Beschaffungslager: Das Feld "Beschaffungslager" am Beschaffungsvorschlag ist ausschlaggebend für die Ermittlung des Bestelllieferanten. Hinweis: Nur in Kombination mit dem Parameter "Autom. Zuordnung aller Lieferanten lt. Lieferantenartikelstamm" mit der Ausprägung "0 - Nein" verwendbar. |
Beispiel
 | Für die weiteren Beispiele dieser Themenhilfe wird am Lager der jeweiligen Filialen sowie der Zentrale ein entsprechender Bestelllieferant hinterlegt.  |
Über folgendes Feld kann zusätzlich gesteuert werden, welche Beschaffungsart für das jeweilige Lager vorgeschlagen werden soll:
| BV-Art | Über dieses Feld kann definiert werden, welche Vorschlagsart für den Beschaffungsvorschlag ermittelt werden soll. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung:
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Hinweis
| Wird mit der auftragsbezogenen internen Beschaffung gearbeitet, ist es notwendig, dass die BV-Art am Lager, für das die Beschaffung ausgelöst werden soll, auf "Umbuchungsbestellung" gestellt wird. Ist dies nicht definiert, kann kein interner Beschaffungsvorschlag bzw. keine interne Umbuchungsbestellung ausgelöst werden. |
Beispiel
| Die Ware für das Projektlager wird immer auftragsbezogen von der Zentrale bestellt. Damit die interne Beschaffung ausgelöst werden kann, wird hier die BV-Art "Umbuchungsbestellung" definiert. Zusätzlich wird noch das Beschaffungslager für die interne Beschaffung definiert.  |
Beschaffungslager
Das Beschaffungslager dient dazu, zu definieren, welches Lager von welchem Beschaffungslager beliefert wird.
Die Einstellungen können hier von detailliert auf Basis der Artikelebene bis hin zu allgemein auf Basis des Lagers vorgenommen werden.
Hinweis
| Folgende Reihenfolge gilt für die Ermittlung des Beschaffungslagers:
Führende Ebene für die Ermittlung ist der Artikel bzw. die Warengruppe. |
Beispiel
| Die externe Beschaffung der Produkte erfolgt über die Zentrale und die dort angesiedelten Lager. Sämtliche Filialen (Lager 10, 11, 20 und 30) werden von der Zentrale (Lager 1, 3, 4 und 5) bestückt. Die Filialen 10 und 11 erhalten die Waren der Warengruppe 30 generell vom Beschaffungslager 1. Dafür werden die entsprechenden Einträge im Beschaffungslager angelegt.  Eine Ausnahme bildet der Artikel IB1020. Dieser gehört grundsätzlich zur Warengruppe 30, wird jedoch an die Filiale 10 aus dem Beschaffungslager 3 geliefert. Somit wird ein gesonderter Eintrag für den Artikel vorgenommen. Dieser zieht vorrangig vor der Einstellung der Warengruppe.  Die Filiale 20 hat ein eigenes Nebenlager bei der Zentrale (Lager 4), von dem alle Artikel geliefert werden. Daher wird für das Lager 20 zusätzlich ein eigener Eintrag für das Beschaffungslager 4 angelegt. Da vom Lager 4 die gesamte Ware geliefert wird, ist hier nur ein Eintrag notwendig.  Das Lager 30 erhält wie die Filiale 10 und 11 die Warengruppe 30 aus dem Lager 1. Der Artikel IB1020 wird aus dem Lager 3 geliefert. Alle anderen Artikel werden aus dem Lager 5 geliefert. Dadurch wird für die Warengruppe 30, den Artikel IB1020 und für die allgemeine Beschaffung vom Lager 5 jeweils ein eigener Eintrag angelegt.  Aufgrund dieser Einstellungen wird für das Lager 20 und 30 für alle Artikel, für welche die interne Beschaffung aktiviert worden ist, das Beschaffungslager ermittelt. Für die Filialen 10 und 11 werden die Beschaffungslager nur für die Warengruppe 30 bzw. den Artikel IB1020 ermittelt. Soll für diese Filialen auch bei anderen Artikeln eine interne Beschaffung erfolgen, muss das Beschaffungslager manuell in den Beschaffungsvorschlägen hinterlegt werden. Für das Projektlager 999 wird als Beschaffungslager das Lager 1 der Zentrale hinterlegt. Für dieses Lager erfolgt die interne Beschaffung prinzipiell auftragsbezogen.  |
Beschaffungskriterien
Die notwendige Menge der internen Beschaffung kann auf Basis von Beschaffungskriterien definiert werden. Hier können z. B. Minimal- und Maximalbestände hinterlegt werden, auf Basis derer neue Beschaffungsvorschläge ermittelt werden.
Weitere Informationen zur Anlage von Beschaffungskriterien und zu den unterschiedlichen Varianten (z. B. Saisonbeschaffung etc.) finden Sie in der Themenhilfe Beschaffungsvorschlag.
Über das folgende Feld kann gesteuert werden, ob beim Beschaffungsvorschlag eine "normale" Bestellung, ein Umbuchungsauftrag oder eine Umbuchungsbestellung angestoßen wird.
| BV-Art | Über dieses Feld wird definiert, mit welcher Vorschlagsart die Beschaffungsvorschläge aufgrund der Beschaffungskriterien angelegt werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung:
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Beispiel
| Für die Beispiele der Abläufe für die interne Beschaffung werden für den Artikel IB1020 mehrere Beschaffungskriterien je Lager angelegt:  Neben den Beschaffungskriterien für die Lager der unterschiedlichen Filialen werden auch jene für die Lager der Zentrale angelegt. Über die BV-Art wird gesteuert, ob beim Beschaffungsvorschlag ein Umbuchungsauftrag, eine Umbuchungsbestellung oder eine "normale" Bestellung angestoßen wird. In diesem Beispiel wird für das Lager 4 und 5 der Zentrale keine BV-Art hinterlegt, wodurch hier ein Beschaffungsvorschlag für eine Bestellung ermittelt wird. Für die Lager 10, 11 und 20 wird definiert, dass ein Umbuchungsauftrag erstellt wird. Lediglich für das Lager 30 wird bei der BV-Art "Umbuchungsbestellung" definiert. |
Interne Beschaffung
Die interne Beschaffung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, die im folgenden Kapitel näher beschrieben sind.
Manuelle Anlage von Beschaffungsvorschlägen
Die "einfachste" Art der internen Beschaffung ist die manuelle Anlage von Beschaffungsvorschlägen.
Dazu wird im Fenster Beschaffungsvorschläge manuell ein Eintrag vorgenommen.
Um aus diesem Beschaffungsvorschlag eine interne Beschaffung anzustoßen, ist es notwendig, die Vorschlagsart für die weitere Verarbeitung des Beschaffungsvorschlags zu hinterlegen.
Dies erfolgt über folgendes Feld:
| Vorschlagsart | Kennzeichen, um welche Art des Beschaffungsvorschlags es sich handelt. Folgende Ausprägungen stehen hier zur Verfügung:
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Je nachdem, welche Vorschlagsart hinterlegt wird, wird beim Ausführen der Funktion Bestellen/Produzieren eine "normale" Bestellung, ein Produktions- oder Fremdproduktionsauftrag oder ein Umbuchungsauftrag bzw. eine Umbuchungsbestellung generiert.
Bei Auswahl der Vorschlagsart "Umbuchungsbestellung" werden automatisch das Beschaffungslager sowie der Bestelllieferant ermittelt.
Wird die Vorschlagsart "Umbuchungsauftrag" gewählt, wird ebenfalls das Beschaffungslager ermittelt. Ein Lieferant kann in diesem Fall nicht ausgewählt werden.
Ist kein Beschaffungslager definiert worden, kann der Beschaffungsvorschlag zwar gespeichert werden, jedoch erscheint beim Setzen des Freigabekennzeichens die Hinweismeldung "Setzen des Freigabekennzeichens nicht möglich! Für eine Umbuchung muss ein Beschaffungslager angegeben werden."
Sobald der Beschaffungsvorschlag freigegeben worden ist, kann mit der Funktion Bestellen/Produzieren der Umbuchungsauftrag bzw. die Umbuchungsbestellung angelegt werden.
Informationen zum weiteren Ablauf finden Sie in den Themenhilfen Umbuchungsauftrag und Bestellanlage.
Hinweis
| Wird eine Umbuchungsbestellung erfasst, ist die Abwicklung nur mit Transitlager möglich. Lesen Sie hierzu in der Themenhilfe "Bestellanlage" das Kapitel Umbuchungsbestellungen innerhalb der Firmengruppe. Der hier definierte Ablauf sowie die notwendigen Einstellungen sind nicht nur innerhalb einer Firmengruppe, sondern auch innerhalb einer Firma möglich. |
Ermittlung von Beschaffungsvorschlägen für die Beschaffungslager auf Basis der Beschaffungskriterien
Wie bei der externen Beschaffung können auch für die interne Beschaffung Beschaffungsvorschläge auf Basis der Beschaffungskriterien ermittelt werden.
Durch die Hinterlegung der BV-Art sowie des Bestelllieferanten werden am Beschaffungsvorschlag im Zuge der Ermittlung die Vorschlagsart sowie der Lieferant automatisch richtig ermittelt.
Informationen zu den unterschiedlichen Ermittlungsmöglichkeiten und zum Ablauf finden Sie in der Themenhilfe Beschaffungsvorschlag.
Beispiel
| Für den neuen Artikel IB1020 wird die Funktion Ermitteln (Beschaffungsvorschlag) durchgeführt. Von diesem Artikel gibt es aktuell noch keine Lagermengen sowie offenen Disposätze. Mit der Ermittlung werden auf Basis der oben angeführten Einstellungen (Beschaffungskriterien, Beschaffungslager, Bestelllieferant) folgende Beschaffungsvorschläge ermittelt:  Für die Lager 10, 11 und 20 werden Beschaffungsvorschläge mit der Vorschlagsart "Umbuchungsauftrag" in Höhe des Maximalbestands laut Beschaffungskriterien ermittelt. Aufgrund der Vorschlagsart wird kein Lieferant ermittelt. Die definierten Beschaffungslager werden entsprechend vorgeschlagen. Beim Vorschlag für das Lager 30 handelt es sich um die Vorschlagsart "Umbuchungsbestellung". Auch hier wird der Maximalbestand als Menge vorgeschlagen. Als Beschaffungslager wird das Lager 3 vorgeschlagen. Mittels Parameter wurde definiert, dass als Bestelllieferant jener des Beschaffungslagers ermittelt werden soll, weshalb in diesem Fall der Lieferant 300641 vom Lager 3 vorgeschlagen wird. Zusätzlich wurden für die Lager 1, 3, 4 und 5 der Zentrale auf Basis der Beschaffungskriterien eigene Bestellvorschläge ermittelt. Wird nun die Funktion Bestellen/Produzieren ausgeführt, wird der Dialog aufgrund der Vorschlagsarten der Beschaffungsvorschläge um die Felder "Erf.-Kennz. Umbuchungsauftrag" und "Erf.-Kennz. Umbuchungsbestellung" erweitert. Somit kann für alle Vorschlagsarten ein eigenes Erfassungskennzeichen definiert werden.  Sobald die Funktion erfolgreich durchgeführt worden ist, erscheint eine Hinweismeldung, in der angeführt wird, wie viele Bestellungen, Umbuchungsaufträge und Umbuchungsbestellungen angelegt worden sind. Zusätzlich können direkt die Fenster Aufträge und Bestellungen mit Einschränkung auf die entsprechenden Datensätze geöffnet werden.  In den Umbuchungsaufträgen wird auf der Position das Beschaffungslager in das Feld "Lager" und das Lager der Filiale in das Feld "Ziel-Lager" übergeben.  Die weiteren Abläufe (Auslieferung der Ware, Zubuchung etc.) werden in der Themenhilfe Umbuchungsauftrag beschrieben. In der Umbuchungsbestellung wird das Beschaffungslager in das gleichnamige Feld am Bestellkopf übernommen. Zusätzlich wird für den Ablauf der Umbuchungsbestellung mit Transitlager ein Quell-Lager benötigt. Das Lager der Filiale wird auf der Position im Feld "Lager-Nr." angeführt.  Informationen zum weiteren Ablauf (automatische Anlage eines Umbuchungsauftrags, Auslieferung der Ware und Zubuchung der Umbuchungsbestellung) finden Sie in der Themenhilfe "Bestellanlage" im Kapitel Umbuchungsbestellungen innerhalb der Firmengruppe. |
Hinweis
| Damit aus den Beschaffungsvorschlägen Umbuchungsaufträge erstellt werden können, ist es notwendig, den fixen Kunden für den Umbuchungsauftrag zu definieren. Dieser wird über folgende Parameter definiert: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Umbuchungsbestellungen
Ist kein fixer Kunde in den Parametern definiert worden, erscheint beim Ausführen der Funktion "Bestellen/Produzieren" folgende Hinweismeldung: "Für die Erstellung eines Umbuchungsauftrages ist eine Hinterlegung im Parameter 'Umbuchungsbestellungen/Fixer Kunde für Umbuchungsauftrag' erforderlich."  |
Auftragsbezogene interne Beschaffung
Die interne Beschaffung kann auch auftragsbezogen angestoßen werden.
Der Ablauf zu einer "normalen" auftragsbezogenen Beschaffung ist grundsätzlich gleich. Der Unterschied ist, dass im Gegensatz zur "normalen" auftragsbezogenen Beschaffung keine Bestellung, sondern eine Umbuchungsbestellung erzeugt wird.
Informationen zur auftragsbezogenen Beschaffung finden Sie hier:
Welche Mengen auftragsbezogen für die Beschaffung berücksichtigt werden bzw. wie der genaue Ablauf ist, hängt von den entsprechenden Einstellungen ab, die Sie den oben angeführten Dokumenten entnehmen können.
Beispiele sind: volle Auftragsmenge, fehlende Lagermenge, Rückstandsmenge etc.
Hinweis
| Die auftragsbezogene interne Beschaffung ist nur über Umbuchungsbestellungen möglich. Die Anlage eines Umbuchungsauftrags ist nicht möglich. |
Mögliche Abläufe der auftragsbezogenen internen Beschaffung
Bei der auftragsbezogenen Beschaffung können entweder Beschaffungsvorschläge oder direkt Bestellungen ausgelöst werden.
Die dafür notwendigen Einstellungen sind für die externe und die interne Beschaffung identisch. Lediglich in den Stammdaten sind für die interne Beschaffung zusätzliche Einstellungen notwendig, die im entsprechenden Kapitel beschrieben sind.
Der generelle Unterschied ist dabei, dass bei der externen Beschaffung Bestellungen und bei der internen Beschaffung Umbuchungsbestellungen ausgelöst werden.
Beispiel
| Auftragsbezogene interne Beschaffung über Beschaffungsvorschläge In diesem Beispiel wird die auftragsbezogene interne Beschaffung über Beschaffungsvorschläge beschrieben. Es wurde ein eigenes Erfassungskennzeichen für Verkauf für die interne Beschaffung angelegt. Über dieses wird die Beschaffungsart (Beschaffungsvorschlag), das Beschaffungskennzeichen (volle Auftragsmenge) und der Beschaffungszeitpunkt (beim Abschluss der Erfassung) definiert. Zusätzlich wurde über die interne Beschaffung definiert, dass auch Umbuchungen möglich sind.  Nun wird für das Projektlager 999, für das bereits in den Stammdaten definiert worden ist, dass eine interne Beschaffung ausgelöst werden kann, ein neuer Auftrag erfasst. Mit diesem Auftrag sollen 50 Stück des Artikels IB1020 von der Zentrale umgelagert werden.   Mit Setzen des Erfassungsabschlusses wird automatisch ein Beschaffungsvorschlag für die Menge laut Auftrag angelegt. Die Vorschlagsart steht auf "Umbuchungsbestellung" und das entsprechende Beschaffungslager (1) sowie der Bestelllieferant (300641) wurden von den Einstellungen laut Lager bzw. Beschaffungslager automatisch ermittelt.  Mit der Funktion "Bestellen/Produzieren" wird nun für diesen Beschaffungsvorschlag eine Umbuchungsbestellung angelegt. In dieser wird das Beschaffungslager (1) in das entsprechende Feld auf den Kopfdaten der Umbuchungsbestellung übernommen. Zusätzlich wird das Transitlager (90) im Feld "Quell-Lager" hinterlegt. Auf der Bestellposition ist das entsprechende Lager (999) vermerkt, auf das die Umbuchungsbestellung geliefert werden soll.   Nun erfolgt der Ausdruck der Umbuchungsbestellung. Mit Ausdruck der Bestellung wird im Hintergrund automatisch der Umbuchungsauftrag angelegt. Die dafür notwendigen Einstellungen finden Sie hier: Umbuchungsbestellungen Im Umlagerungsauftrag wird nun das Beschaffungslager (1) als Abgangslager in das Feld "Lager" übernommen. Zusätzlich wird das Transitlager (90), das für den Ablauf der Umbuchungsbestellung benötigt wird, in das Feld "Ziellager" übernommen.  Nun wird die Ware im Lager der Zentrale kommissioniert. Mit Ausdruck und Verbuchung des Lieferscheins zum Umbuchungsauftrag wird nun die Ware vom Lager der Zentrale (1) auf das Transitlager (90) für den Zeitraum des Transports umgebucht. Nachdem die Ware am Projektlager (999) eingetroffen ist, wird nun die Warenannahme zur Umbuchungsbestellung vorgenommen. Durch das Verbuchen der Warenannahme wird, da die entsprechenden Einstellungen getroffen worden sind, die Warenzuordnung auf den Auftrag übernommen und die Ware kommissioniert. Mit dem Druck und der Verbuchung des Lieferscheins wird die Ware vom Projektlager (999) abgebucht und an den Kunden ausgeliefert. |
Beispiel
| Auftragsbezogene interne Beschaffung über Bestellungen Die auftragsbezogene interne Beschaffung über Bestellungen unterscheidet sich zu jener über Beschaffungsvorschläge nur dadurch, dass mit Auslösen der Beschaffung aus dem Auftrag direkt eine Umbuchungsbestellung angelegt wird. Gesteuert werden kann dies z. B. über die Beschaffungsart am Erfassungskennzeichen.  Wird diese direkt auf "Bestellung/Produktionsauftrag" eingestellt, wird direkt die Umbuchungsbestellung angelegt. Der restliche Ablauf ist identisch mit der internen Beschaffung über Beschaffungsvorschläge. |
Automatisierung der auftragsbezogenen internen Beschaffung
Wie auch bei einer "normalen" Umbuchungsbestellung kann bei der auftragsbezogenen internen Beschaffung mit Umbuchungsbestellungen der Prozess automatisiert werden.
Mittels Parametereinstellung kann definiert werden, dass bei Ausdruck der Bestellung automatisch der Umbuchungsauftrag erzeugt wird.
Wird dieser Auftrag kommissioniert und der Lieferschein dazu erzeugt, kann dieser auch als XML-Datei erzeugt werden, die danach als Warenannahme für die Umbuchungsbestellung importiert werden kann.
Für die auftragsbezogene Umbuchungsbestellung kann definiert werden, dass mit der Verbuchung der Warenannahme automatisch die Warenzuordnung und Kommissionierung des zugrunde liegenden Kunden-Auftrags erfolgt. Zusätzlich kann mittels Parameter definiert werden, dass der Lieferschein sowie die Rechnung zum Auftrag automatisch erzeugt werden.
Weitere Informationen zu den notwendigen Einstellungen und Abläufen finden Sie hier:
Stammdaten
Ablauf
