Umgründungen Allgemein

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​Im folgenden Dokument wird der Begriff „Umgründung“ für alle Firmenumstrukturierungen verwendet. Diese erfordern oft umfangreiche Anpassungen, weshalb eine gründliche Vorbereitung die Basis für die saubere Umsetzung bildet. Unabhängig davon, ob die Durchführung durch den Wirtschaftskunden, den Steuerberater oder BMD erfolgt.

Beim Einsatz von BMD Commerce (Fakturierung, Einkauf, Lagerführung) Fakturierungsmodulen, dezentraler Personenwartung oder mehreren Datenbanken wird die Umgründung besonders komplex – hier ist zwingend eine von BMD vorab durchgeführte Analyse notwendig, um den Aufwand realistisch abschätzen zu können.

Gerne unterstützen wir Sie sowohl bei der Vorbereitungsanalyse als auch im Umgründungsprozess. Leistungen im Zusammenhang mit Umgründungen sind nicht über den Wartungsvertrag abgedeckt. Für die Dauer der Umgründung sollte eine fachkundige Ansprechperson benannt werden, die mit den betrieblichen und organisatorischen Hintergründen vertraut ist.

Die rechtzeitige Terminvereinbarung ist Voraussetzung für eine optimale Begleitung. Zu kurzfristige Anfragen führen zu längeren Wartezeiten, weil mehrere Fachbereiche in den Prozess eingebunden werden müssen. Als Basis für die Planung dient die nachfolgend verlinkte Checkliste zur Umgründung. Bitte senden Sie die Checkliste, inklusive aller Firmeninformationen, über Kontakt zu BMD (Anliegen: Terminanfrage) an uns.

​Aus welcher Ausgangssituation erfolgt die Umgründung?

​Wenn der Steuerberater die Firma eines Mandanten umgründet, kann im Regelfall eine neue Firma angelegt werden, da keine Fakturierungsmodule im Einsatz sind. Je nach genutzten Paketen ist dabei eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten, damit später keine unnötigen Nacharbeiten entstehen.

​Die Umgründung einer Steuerberatungskanzl ist ein komplexer Prozess. Um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten, führen spezialisierte BMD Consultants eine tiefgehende Analyse durch, die das CRM Paket sowie alle weiteren betroffenen Module umfasst.

​Bei Umgründungen der eigenen Firma eines Wirtschaftskunden kommen meist umfangreiche Pakete wie LEA, WWS, LOHN oder ZEIT zum Einsatz. Deshalb ist die Umstellung auf eine neue Firmennummer mit erheblichem Aufwand verbunden. Um den Aufwand möglichst gering zu halten, gilt es daher, die bestehende Firma mit den umfassenderen Paketen beizubehalten, selbst wenn die rechtliche Verschmelzungsrichtung eine andere ist.

Hinweis 

Sind mehrere Firmen innerhalb einer Firmengruppe betroffen, erhöht sich die Komplexität der Umgründung. Solche Änderungen erfordern eine gründliche Analyse, die von spezialisierten BMD Consultants aus dem CRM Paket sowie den jeweils betroffenen Fachpaketen durchgeführt wird

​Welche Art der Umgründung liegt vor?

​Weiters benötigen wir Kenntnis darüber, welche Form der Umgründung vorliegt. Eine Übersicht der Umgründungsarten finden Sie im Unternehmensportal: Die einzelnen Umgründungstypen.

Für Deutschland und die Schweiz gelten eigene Umwandlungsformen gemäß den länderspezifischen Vorgaben, die Vorgehensweise selbst ist ident zu jener in Österreich.

​Weitere Begriffe: Formwechsel

Bei einer Umwandlung ist nur eine Firma betroffen. Typische Beispiele dafür sind: 

Bei einer Zusammenlegung werden mehrere Firmen zu einer einzigen Firma zusammengeführt. Dieser Vorgang ist deutlich komplexer, weil Daten konsolidiert werden müssen.

 

​Weitere Begriffe: Realteilung, Spaltung, Ausgliederung

Bei einer Trennung wird eine bestehende Firma in zwei oder mehrere Firmen aufgeteilt.

​In der Praxis können auch Mischformen auftreten, die eine gesonderte Analyse und Planung erfordern. Beispiele hierfür sind:

​Bitte klären Sie die rechtlichen Änderungen (Stichtag der Umgründung, eventuelle Neueintragung im Firmenbuch, Änderung der Steuernummer, etc.) im Vorfeld mit Ihrer Steuerberatung.

​Prüfen Sie, ob alle Firmen in derselben Datenbank geführt werden und welche BMD Pakete bei den beteiligten Firmen im Einsatz sind. Bei Paketen wie WWS, PPS, LEA oder ZEIT ist zwingend eine Analyse im Fachbereich nötig. Dies betrifft insbesondere Situationen, in denen mehrere Firmen oder Datenbanken beteiligt sind oder wenn eine dezentrale Personenwartung besteht. Wenn mehrere Datenbanken beteiligt sind, muss frühzeitig entschieden werden, welche Daten importiert und welche manuell übertragen werden. Ohne Vorabprüfung kann es zu fehlerhaften Daten Schäden im System kommen. Bei Einsatz der BILANZ muss die Firma gegebenenfalls als Sicherung exportiert/importiert werden, damit diese anschließend wieder mit einem CRM Kunden verknüpft werden kann (besonders wichtig bei Gesellschaftern und Beteiligungsverhältnissen).

​Darüber hinaus ist zu prüfen, ob die Firmen innerhalb einer NTCS Firmengruppe geführt werden und wie die Personenwartung erfolgt. Genauere Informationen dazu finden Sie im Dokument Firmengruppe und Personenwartung.

Wenn Personen zentral und einheitlich gepflegt werden, kann eine Zusammenführung technisch problemlos erfolgen. Bei dezentraler Wartung müssen Überschneidungen vorab bereinigt und die Personen vereinheitlicht werden. Dies gilt für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten, aber auch für diverse Personen. Hierzu stehen folgende Hilfsprogramme bereit. Wir empfehlen, vorab eine Datenbanksicherung durchzuführen!

Weitere Informationen finden Sie in folgenden Dokumenten:

Wie die entsprechenden Einstellungen auf Ihrem System aussehen, lässt sich direkt über das Programm auswerten. Hierzu steht im Fenster „Firmen  und FIBU Stammdaten“ die Funktion „Info zu Firmengruppen Einstellungen“ zur Verfügung. Die Funktion wird für jede Firma einzeln ausgeführt und liefert eine Zusammenfassung der Einstellungen:

​Wenn Schnittstellen zu Fremdsystemen, Makros oder Workflows im Einsatz sind, müssen diese rechtzeitig angepasst werden. Auch im Berechtigungssystem kommt es durch die neuen Firmenstrukturen häufig zu Änderungen. Berechtigungen und Datenbesitzer werden nicht automatisch übertragen und müssen zeitnah angepasst werden.

​Wir empfehlen, komplexere Umgründungen zunächst in einer Testumgebung durchzuführen. Dadurch wird sichergestellt, dass die tatsächliche Umstellung fehlerfrei und zügig abläuft.

Ist die Umgründung im Vorfeld bekannt, können Vorbereitungen getroffen werden. Bei einer rückwirkenden Umgründung ist zu prüfen, wie die Daten nachträglich umstrukturiert werden können. Es muss klar sein, zu welchem Datum das neue Unternehmen rechtlich nach außen auftritt.

Aufgrund der Abhängigkeiten zwischen den Paketen sind diese in folgender Reihenfolge abzuarbeiten. Je nach Umgründungsart gibt es wichtige Punkte, die unter Technische Umsetzung beschrieben sind.

​Nun kann die technische Umsetzung geplant werden. Die Schritte sind im Folgenden zusammengefasst:

​Die Umwandlung stellt programmtechnisch die einfachste Form der Umgründung dar. Je nach Ausgangssituation ist ein eigenes Vorgehen erforderlich:

​Wenn der Steuerberater die Firma eines Mandanten umgründet, kann im Regelfall eine neue Firma angelegt werden, da keine Fakturierungsmodule im Einsatz sind. Je nach genutzten Paketen ist dabei eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten, damit später keine unnötigen Nacharbeiten entstehen. Werden bestimmte Pakete nicht verwendet, kann der Schritt im Ablauf übersprungen werden.

​Schritt 1 – Neue Firma anlegen (Lohn-Testdaten kopieren)

Damit Kundennummer und Firmennummer konsistent bleiben, wird eine neue Firma (200001 Musterfirma GmbH & Co KG) angelegt, auf der künftig weitergearbeitet wird. Wichtig: Bei Nutzung einer BMD-Lohnverrechnung muss die Erstellung über die Funktion ‚Testdaten kopieren‘ im LOHN erfolgen, da Lohndaten nicht auf eine bereits bestehende Firma übertragen werden können. Da die Firma dadurch automatisch als ‚Testfirma‘ angelegt wird, ist vor dem Weiterarbeiten – insbesondere vor der Übertragung der Buchhaltung – das Feld 415 ‚Testfirma‘ am Firmenstamm umzusetzen, um die Abrechnung zu ermöglichen. Genauere Informationen finden Sie im Dokument "Umgründung LOHN".

​Schritt 2 – Anlegen des neuen Mandanten / CRM-Kunden

In der Steuerberaterfirma wird ein neuer CRM Kunde (200001 Musterfirma GmbH & Co KG) angelegt und nachträglich über das Feld „Entspricht Firma“ mit der neuen Firma verknüpft. Für den Fall, dass keine BMD Lohnverrechnung im Einsatz ist, wird die neue Firma wie gewohnt aus dem CRM Kunden erstellt. Der bisherige Kunde bleibt unverändert. Weitere Informationen finden Sie im Dokument Firma/Fibu/Lohnfirma erstellen.

​Schritt 3 – Übertragung der Buchhaltungsdaten

Im nächsten Schritt erfolgt die Übertragung der Buchhaltung von der alten auf die neue Firma. Der Prozess unterscheidet sich je nachdem, ob die Buchhaltung ausschließlich beim Steuerberater geführt wird oder ein Datenaustausch mit dem Mandanten stattfindet. Details hierzu finden Sie unter: 
Umgründung FIBU → Umwandlung unter dem Punkt Mandantenfirma beim Steuerberater.

Es gibt keinen Datenaustausch mit dem Mandanten. Die Bilanz für Firma A (200000 Musterfirma GmbH) wird abgeschlossen, während die laufende Buchhaltung für Firma B (200001 Musterfirma GmbH & Co KG) separat weitergeführt wird.

Bucht der Mandant selbst, kann er die Stammdaten eigenständig aktualisieren und die laufende Buchhaltung weiterführen.

Wichtig: Der Datenaustausch für die alte Firma (200000 Musterfirma GmbH) muss vollständig abgeschlossen sein, bevor die FIBU Daten der neuen Firma (200001 Musterfirma GmbH & Co KG) ausgetauscht werden. Mit Beginn des Austauschs für die neue Firma ist die Datenübertragung für die alte Firma technisch gesperrt. Der Wirtschaftskunde muss daher beim Re-Import strikt auf die chronologische Abfolge der Wirtschaftsjahre achten.

Die Anlagenbuchhaltung kann direkt mit der FIBU exportiert und bei der neuen Firma importiert werden. Ist eine Kostenrechnung in Verwendung, wird auch diese mittels Export/Import auf die neue Firma übertragen.

​Schritt 4 – Kontrollen und Einstellungen nach erfolgter Umgründung

Vor dem Start mit der neuen Firma muss geprüft werden, ob alle Werte korrekt übertragen und die Einstellungen richtig gesetzt sind. Die wichtigsten Kontrollpunkte und Einstellungen werden folgendermaßen verlinkt. Wichtig: Werden die Kontrollen nicht gemacht, kann es später zu umfangreichen Korrekturen und Nacharbeiten kommen! Genaue Informationen dazu finden Sie im Punkt Kontrollen und Einstellungen nach Umgründung.

​Bei der Umwandlung der eigenen Firma eines Wirtschaftskunden können die Stammdaten (insbesondere Rechtsform, Name und Steuernummer) aktualisiert und damit die bestehende Firma in der NTCS weitergeführt werden. Da in der Regel weitere Pakete wie WWS, PLE, ZEIT usw. im Einsatz sind, wäre hier der Übertragungsaufwand auf eine neue Firma zu hoch. Für die Durchführung wird folgender Ablauf empfohlen. Werden Pakete nicht verwendet, kann der Schritt im Ablauf übersprungen werden.

​Beispiel 

Die Musterfirma GmbH wird zu einer Musterfirma GmbH & Co KG umgegründet: 1 Musterfirma GmbH → 1 Musterfirma GmbH & Co KG Beim Wirtschaftskunden werden lediglich die Stammdaten auf der bestehenden Firma angepasst.

​Schritt 1 – Fakturierung abschließen

Vor der Umgründung ist sicherzustellen, dass alle offenen Rechnungen mit den alten Firmendaten (Musterfirma GmbH) gedruckt, verbucht und abgeschlossen sind, bevor die neue Firma (Musterfirma GmbH & Co KG) aktiv wird. Wichtig: Rechnungsnachdrucke mit den alten Firmendaten sind nach der Umgründung nur noch aus dem Archiv möglich. Genauere Informationen finden Sie unter Umgründung WWS.

​Schritt 2 – Übertragung der Buchhaltungsdaten

Bei einer Umwandlung zum Jahreswechsel startet die Buchhaltung nach der Jahresübernahme direkt mit den neuen Firmenstammdaten. Erfolgt die Umwandlung unterjährig, kann die Buchhaltung per Export/Import oder durch eine Konsolidierung innerhalb derselben Firma dupliziert werden. Weitere Details finden Sie unter Umgründung FIBU.

Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung werden ebenfalls innerhalb derselben Firma fortgeführt.

Hinweis 

Wichtig: Datenaustausch mit dem Steuerberater Der Datenaustausch für die alte Firma (200000 Musterfirma GmbH) muss vollständig abgeschlossen sein, bevor die FIBU-Daten der neuen Firma (200001 Musterfirma GmbH & Co KG) übertragen werden. Mit Beginn des Austauschs für die neue Firma ist die Datenübertragung für die alte Firma technisch gesperrt. Der Wirtschaftskunde muss daher beim Re-Import strikt auf die chronologische Abfolge der Wirtschaftsjahre achten.

Nun werden die Stammdaten auf der Originalfirma aktualisiert (1 Musterfirma GmbH → 1 Musterfirma GmbH & Co KG). Diese Firma wird für den laufenden Betrieb weitergeführt. Die ursprünglichen Firmenstammdaten bleiben über die Firmen-Vorjahre weiterhin nachvollziehbar. 
CRM und DMS → Stammdaten → Firmen → Firmen → Extras → Firmen Vorjahre

Das Finanzamt wurde bereits im Schritt zuvor aktualisiert. Für die Lohnverrechnung sind anschließend neue ÖGKs mit den zugehörigen Beitragskontonummern anzulegen und im DN-Stamm zuzuordnen. Bei Bedarf werden neue Gemeinden und Arbeitsstätten erstellt und zugeordnet. Abschließend ist die entsprechende Ummeldung zu senden. Genauere Informationen finden Sie unter Umgründung LOHN.

Vor dem Start mit der neuen Firma muss geprüft werden, ob alle Werte korrekt übertragen und die Einstellungen richtig gesetzt sind. Die wichtigsten Kontrollpunkte und Einstellungen werden folgend verlinkt. Wichtig: Werden die Kontrollen nicht gemacht, kann es später zu umfangreichen Korrekturen und Nacharbeiten kommen! Genaue Informationen dazu finden Sie im Punkt Kontrollen und Einstellungen nach Umgründung.

​Bei Umgründungen der eigenen Firma eines Wirtschaftskunden werden lediglich die Stammdaten (Rechtsform, Firmenname, Steuernummer) geändert, weil der Aufwand für die Übertragung der weiteren Pakete (z. B. WWS, PLE, ZEIT) zu hoch wäre.

Hat ein Wirtschaftskunde zudem das Bilanz Paket im Einsatz, muss die Buchhaltung auf eine zweite Firma außerhalb der Firmengruppe übertragen werden, damit die Bilanzagenden getrennt bearbeitet werden können. Diese Kopie dient ausschließlich als Sicherung der Ursprungsdaten für die Bilanzagenden und wird nicht weitergeführt.

​Der Ablauf ist ähnlich wie bei der Umgründung einer eigenen Firma ohne Bilanzpaket (siehe Beschreibung Eigene Firma beim Wirtschaftskunden (Bilanz-Paket: nein). Bitte beachten Sie jedoch, dass nach Schritt 2 zwei zusätzliche Schritte erforderlich sind, die zwingend befolgt werden müssen.

​Schritt a - Lohn-Testdaten kopieren

Werden Daten aus der BMD Lohnverrechnung für die Leistungs- und Strukturerhebung benötigt, muss die neue Firma (Sicherung für Bilanzagenden) über die Funktion „Testdaten kopieren“ erzeugt werden, da Lohndaten nicht auf eine bereits bestehende Firma übertragen werden können und LOHN und BILANZ aufgrund der Leistungs- und Strukturerhebung in Abhängigkeit stehen. Genauere Informationen finden Sie unter Umgründung LOHN.

​Schritt b – Anlegen eines neuen Kunden

Im CRM wird ein neuer Kunde A mit dem neuen Firmenwortlaut (Musterfirma GmbH & Co KG) angelegt und nachträglich über das Feld „Entspricht Firma“ mit der bestehenden Firma A verknüpft. Der Kunde B mit dem alten Firmenwortlaut (Musterfirma GmbH) wird mit der neuen Firma B verknüpft.

​Auch bei Umwandlung einer Steuerberatungskanzlei werden lediglich die Stammdaten (Rechtsform, Firmenname, Steuernummer) angepasst, weil der Aufwand für die Übertragung der weiteren Pakete (z. B. LEA, ZEIT) zu hoch wäre. Einzig das Paket BILANZ erfordert zwei eigenständige Firmen, um die Bilanzagenden getrennt durchführen zu können. Hierzu werden die Ursprungsdaten auf eine eigene Firma außerhalb der Firmengruppe weggesichert. Damit stehen die ursprünglichen Daten weiterhin für die Bilanz zur Verfügung, obwohl die Stammdaten der Originalfirma geändert wurden. Ist zudem ein LOHN im Einsatz, muss diese neue Firma über die Funktion „Testdaten kopieren“ im LOHN erzeugt werden, da Lohndaten nicht auf eine bereits bestehende Firma übertragen werden können und LOHN und BILANZ aufgrund der Leistungs- und Strukturerhebung in Abhängigkeit stehen. Für die Durchführung wird folgender Ablauf empfohlen. Werden Pakete nicht verwendet, kann der Schritt im Ablauf übersprungen werden.

Zunächst werden alle offene Bilanzagenden in FIBU und BILANZ abgeschlossen sowie alle noch ausstehenden Steuererklärungen mit den alten Zugangsdaten (Steuerberatung GmbH) eingereicht. Warten Sie anschließend die Rückmeldung (Protokolle, Bescheide) unter den alten Zugangsdaten ab.

Hinweis 

Verändert sich die Kanzleistruktur durch Umgründungen, hat dies direkte Auswirkungen auf die Quotenregelung und die weiteren Arbeitsabläufe. Wesentliche Informationen dazu erhalten Sie im KSW Mitgliederportal.

Vor der Umgründung ist sicherzustellen, dass alle offenen Honorarnoten mit den alten Firmendaten (Steuerberatung GmbH) gedruckt, verbucht und abgeschlossen sind, bevor die neue Firma (Steuerberatung GmbH & Co KG) aktiv wird.

Werden Daten aus der BMD Lohnverrechnung für die Leistungs- und Strukturerhebung benötigt, muss die neue Firma für die Sicherung der Ursprungsdaten über die Funktion „Testdaten kopieren“ im Lohn erzeugt werden, da Lohndaten nicht auf eine bereits bestehende Firma übertragen werden können und LOHN und BILANZ aufgrund der Leistungs- und Strukturerhebung in Abhängigkeit stehen. Weitere Informationen zu den Schritten der Lohnverrechnung finden Sie im Dokument "Umgründung LOHN".

Bei einer Umwandlung zum Jahreswechsel startet die Buchhaltung nach der Jahresübernahme mit den neuen Stammdaten. Bei unterjährigen Umwandlungen erfolgt die Duplizierung der Buchhaltung innerhalb derselben Firma (via Export/Import oder Konsolidierung).

Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung werden ebenfalls innerhalb derselben Firma fortgeführt.

Zur Sicherstellung der Bilanzagenden wird die Buchhaltung von Firma A auf Firma B übertragen. Dies geschieht meist 1:1 per Fibu-Export/Import. Achten Sie beim Export darauf, alle relevanten Daten sowie die erforderlichen Vorjahre zu übertragen. Die Anlagenbuchhaltung kann direkt mit exportiert werden.

Eine Beschreibung zu den Schritten der Finanzbuchhaltung finden Sie im Umgründung FIBU.

​Schritt 5 – Anlegen eines neuen Kunden

Im CRM wird ein neuer Kunde A mit dem neuen Firmenwortlaut (Musterfirma GmbH & Co KG) angelegt und nachträglich über das Feld „Entspricht Firma“ mit der bestehenden Firma A verknüpft. Der Kunde B mit dem alten Firmenwortlaut (Musterfirma GmbH) wird mit der neuen Firma B verknüpft.

Die Stammdaten auf der Originalfirma werden dadurch automatisch aktualisiert (1 Steuerberatung GmbH → 1 Steuerberatung GmbH & Co KG). Diese Firma wird für den laufenden Betrieb weitergeführt. Am Firmenstamm sind nun noch jene Felder nachzupflegen, die es am Kundenstamm nicht gibt (z. B. WT-Code). Die ursprünglichen Firmenstammdaten bleiben über die Firmen-Vorjahre weiterhin nachvollziehbar.

​Schritt 6 – Anlegen einer neuen ÖGK und Austausch der DN Stammdaten

Das Finanzamt wurde bereits im Schritt zuvor aktualisiert. Für die Lohnverrechnung sind anschließend neue ÖGKs mit den zugehörigen Beitragskontonummern anzulegen und im DN-Stamm zuzuordnen. Bei Bedarf werden neue Gemeinden und Arbeitsstätten erstellt und zugeordnet. Abschließend ist die entsprechende Ummeldung zu senden. Genauere Informationen finden Sie unter Umgründung LOHN.

​Schritt 7 – Kontrollen und Einstellungen nach erfolgter Umgründung

Vor dem Start mit der neuen Firma muss geprüft werden, ob alle Werte korrekt übertragen und die Einstellungen richtig gesetzt sind. Die wichtigsten Kontrollpunkte und Einstellungen werden folgend verlinkt. Wichtig: Werden die Kontrollen nicht gemacht, kann es später zu umfangreichen Korrekturen und Nacharbeiten kommen! Genaue Informationen dazu finden Sie im Punkt Kontrollen und Einstellungen nach Umgründung.

​Bei der Zusammenlegung bleibt diejenige Firma erhalten, an die die Pakete WWS, LEA, PPS und PI angebunden sind. Die übrigen Firmen werden in diese Firma aufgenommen. Das gilt unabhängig davon, wie die tatsächliche rechtliche Verschmelzungsrichtung aussieht!

Dazu sind zunächst alle Stammdaten zu harmonisieren. Das bedeutet, Personen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter), Projekte, Sachkonten und Kostenstellen müssen in allen beteiligten Firmen einheitlich sein und es dürfen keine ungewollten Überschneidungen auftreten.

Gibt es Überschneidungen, empfehlen wir, die Nummern zunächst auf eine eindeutige, fortlaufende Nummer zu ändern und erst danach auf die endgültigen Nummern umzustellen. Nur so ist gewährleistet, dass keine falschen Daten zusammengeführt werden.

Zur Harmonisierung der Stammdaten stehen im Programm folgende Hilfsprogramme bereit – wir empfehlen, vorab eine Datenbanksicherung durchzuführen!

Projekte umstellen 

Kontenumstellung Sachkonten 

Hinweis 

Durch die Kontenumstellung können Anpassungen in anderen Paketen oder Fremdsystemen (z. B. Kontentabellen) nötig sein. Damit der Steuerberater beim Datenaustausch keine Probleme hat, muss er die Kontenumstellung ebenfalls durchführen. Sobald die Umstellungskonten beim Mandanten hinterlegt sind, sollte daher ein FIBU Export an den Steuerberater übermittelt werden.

​Anschließend können die Daten der einzelnen Firmen – durch Kopieren, Konsolidierung oder über Export/Import – zusammengeführt werden. Bitte beachten Sie dazu die erforderlichen Schritte je Paket.

Dokumentation Umgründung FIBU → Zusammenlegung

Dokumentation Umgründung Lohn → Zusammenlegung 

​Bei einer Trennung werden grundsätzlich zwei Varianten unterschieden:

Während bei einer zukünftigen Trennung bereits im Vorfeld Maßnahmen zur späteren Teilung getroffen werden können, erfordert eine rückwirkende Trennung in der Regel eine manuelle Aufteilung, da die Daten nachträglich entsprechend zugeordnet werden müssen.

Dokumentation Umgründung FIBU → Trennung

Dokumentation Umgründung LOHN → Trennung

​Bei einer Umgründung werden nicht alle Einstellungen automatisch übernommen. Im Anschluss sind daher diverse Kontrollen und gegebenenfalls Anpassungen durchzuführen. Zur Unterstützung finden Sie im Folgenden die Verlinkung zu den paketspezifischen Einstellungen, sowie eine Auflistung der fachübergreifenden Einstellungen.

​Doku Umgründung FIBU → Kontrollen und Einstellungen nach Umgründung

Doku Umgründung LOHN

​Bei Änderungen in der Firmenstruktur raten wir Ihnen zeitnahe die Berechtigungen und Datenbesitzer zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um unerwünschte Einblicke und Sicherheitslücken zu vermeiden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Dokument Berechtigungen.

​​Haben sich Zugangsdaten geändert, sind diese in den jeweiligen Parametern zu aktualisieren. Genaue Informationen dazu finden Sie im Dokument Hinterlegung von Zugangsdaten (FinanzOnline, USP, Statistik Austria etc.).

​Nach der Umgründung ist zur prüfen, ob alle benötigten Felder (z. B. WWS Preistabellen) auf den Personenstammdaten vorhanden sind. Felder aus anderen Paketen werden nicht automatisch übertragen und müssen gegebenenfalls nachimportiert werden.

​Haben sich die FinanzOnline-Zugangsdaten geändert, sind diese neu zu hinterlegen. Dasselbe gilt für die Webservice-Zugangsdaten. Wird ohne Webservice gearbeitet, ist zudem der Pfad für das XML-Verzeichnis zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.

​Kommt es durch die Umgründung zu neuen E-Mailadressen, sind diese in den entsprechenden E-MailAccounts anzupassen und bei Bedarf auch die hinterlegten E-Mailadressen am Mitarbeiterstamm zu aktualisieren. Genaue Informationen dazu finden Sie im Dokument E-Mail-Accounts.

​Bei Bedarf sind Ausdrucksmodelle sowie Logo, Briefpapier, Köpfe/Füße auszutauschen.

​Auch Stapel sollten überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, da häufig Firmennummern und weitere Angaben in den Stapelparametern hinterlegt sind. Genauere Informationen dazu finden Sie im Dokument Stapelverwaltung.

​Wurde im Zuge der Umgründung ein neues Archiv angelegt, sind gegebenenfalls auch Vorschlagswerte neu zu definieren bzw. die Archiv-Nummer in den Parametereinstellungen (z. B. ER-Kontrolle) zu hinterlegen.

​Ausschließlich beim FIBU-Export/Import werden fibubezogene Parametereinstellungen übertragen. Ansonsten sind die Parameter nachträglich einzustellen. Administratoren steht dazu unter Werkzeuge → Tools → Einstellungen → Parameter → Alle Parameter eine tabellarische Übersicht über alle Parameter zur Verfügung. Hier kann gezielt nach individuellen Parametereinstellungen der jeweiligen Firma gefiltert werden.

​Firmenbezogene Feldauswahlen werden nicht übernommen und sind bei Bedarf neu abzuspeichern.

​Findet die Umgründung gemeinsam mit BMD statt, senden Sie uns das beigefügte Dokument bitte gelesen und unterschrieben zurück.