Auswertungen mit Smart-Interface

 

Auswertungen mit Smart-Interface (SMI) sind eine der Auswertungsmöglichkeiten in der Kostenrechnung. Es ist dabei möglich, das Kore-Reporting oder die Ausdrucke mit Smart-Interface zu verwenden. Bei den Auswertungstypen in der linken Bildschirmhälfte kann entschieden werden, ob ein Smart-Interface-Ausdruck oder -Reporting angelegt wird. Die Ausdrucke und das Reporting können dazu verwendet werden, bestimmten Benutzern in NTCS bereits vordefinierte Auswertungen/Bildschirmansichten zur Verfügung zu stellen. Durch die Wahlmöglichkeit, welche Felder beim Auswerten noch selbstständig umgestellt werden können, kann hiermit auch begrenzt werden, was die Benutzer auswerten können.

Ein Smart-Interface ermöglicht also die individuelle Anpassung des Fensters für die Auswertungseinstellungen. Es kann eingestellt werden, welche Felder das Ausdrucks- bzw. Reportingfenster aufweisen soll, und zusätzlich können Voreinstellungen für den Ausdruck oder das Reporting je Smart-Interface getroffen werden. Voreinstellungen können für alle Felder getroffen werden, nicht nur für die im Smart-Interface ausgewählten.

Wird beispielsweise in den Voreinstellungen als Von-Bis-Periode für die Auswertung 1-12 hinterlegt, werden diese Felder jedoch nicht mit in den Ausdruck mit Smart-Interface übernommen, dann hat der NTCS User beim Start dieser Auswertung über die Smart-Interfaces keine Möglichkeit, den Auswertungszeitraum zu ändern. Das funktioniert natürlich auch für andere beliebige Felder.

Zudem werden Ausdrucke mit Smart-Interface auch für die Bereitstellung von Auswertungen in der BMD Com bzw. im BMD Web benötigt.

Außerdem können sie auch im Kunden-, Mitarbeiter- und Projektnavigator ausgedruckt werden. Dazu muss der jeweilige Navigator in den Einstellungen des SMI aktiviert werden.

Auswertungen mit Smart-Interface können über Datenbesitzergruppen nur für bestimmte Benutzer zum Ansehen und Bearbeiten berechtigt werden. Zusätzlich sollten auch die notwendigen Berechtigungen überprüft werden.

 

Hinweis 

Für einen besseren Überblick, welche Auswertungen vorhanden sind, kann bei den Einstiegsfeldern die Firma "leer" gelassen werden. Es werden alle Auswertungen (allgemein und firmenbezogen) angezeigt. In dieser Ansicht sind jedoch keine Neuanlage und kein Kopieren bzw. keine Änderungen in den Voreinstellungen möglich; dazu ist die Eingabe der Firma nötig. Die Auswertungen bzw. das Reporting können jedoch gestartet und Änderungen zu beispielsweise Feldauswahl oder Notizen können durchgeführt werden.

In der linken Bildschirmhälfte unter den Auswertungstypen kann entschieden werden, ob ein SMI für die Ausdrucke oder das Reporting angelegt werden soll:

Je nach Auswahl kann dazu in der rechten Bildschirmhälfte ein Smart-Interface angelegt werden. Mit "+ (F5)" starten Sie entweder für die ausgewählte Firma oder global (für alle Firmen) die Neuanlage. Soll das Smart-Interface für alle Firmen angelegt werden, muss später die Einstellung "global" gewählt werden.

 

Standardfelder Smart-Interface

Bezeichnung	In diesem Feld kann eine beliebige Bezeichnung für das Smart-Interface vergeben werden. Besonderheiten dieses Feldes in der BI-Auswertungszuordnung In der BI-Auswertungszuordnung können Sie in dieser Spalte die Bezeichnung der zugeordneten Quell-Auswertung sehen. An dieser Stelle ist die Bezeichnung nicht abänderbar.
Matchcode	Matchcode für die Auswertung (Länge 30 Zeichen) Der Matchcode für das Smart-Interface darf beliebig vergeben werden und dient der einfacheren Suche nach dem Smart-Interface. Die Anzahl der Zeichen ist auf 30 Zeichen beschränkt.
Feldauswahl	In der Feldauswahl sind über die F8-Funktion  am Reiter "Feldauswahl" jene Filterfelder einzustellen, nach denen im Dialog nach dem Starten des Smart-Interface abgefragt werden soll.  Am Reiter "Feldauswahl" wählen Sie die gewünschten Filterfelder aus, indem Sie diese per Mausklick aktivieren. Sie werden durch die Aktivierung in den Bereich "Aktive Felder" übernommen. Die zur Verfügung stehenden Felder unterscheiden sich von Paket zu Paket. Für nähere Informationen zu den hier in der Auswahl verfügbaren Filterfeldern im Paket LEA beachten Sie bitte die Feldbeschreibung Filterfelder der Smart-Interfaces. Am Reiter "Layouteinstellungen" nehmen Sie Einstellungen betreffend der Darstellung der Filterfelder wie Spaltenanzahl, Ausrichtung etc. vor. Es besteht hier auch z. B. die Möglichkeit, ein Filterfeld als Pflichtfeld zu definieren. Damit lässt sich die Eingabe des Wertes "Alle" in bestimmten Filterfeldern unterbinden und somit auch eine Datenbesitzergruppen-Prüfung sicherstellen. Des Weiteren wird die Möglichkeit gerne genutzt, um die Bezeichnung des Filterfeldes abzuändern (etwa "Klient" statt "Kunde"), indem die Listbezeichnung in der Feldauswahl bearbeitet wird. Wird kein Feld in der Feldauswahl zugeordnet, wird beim Start des Smart-Interface sofort der Vorschau-/Druckdialog geöffnet. Wenn eine Feldauswahl getroffen worden ist, kann diese nachträglich durch Klick auf den Pfeil  wieder entfernt werden. Sie erhalten eine Abfrage, ob die Zuordnung der Feldauswahl entfernt werden soll: Falls gewünscht, können Sie über das Feld Feldauswahl Showprogramm eine weitere Feldauswahl, die für das Smart-Interface vorrangig beim Starten über das Showprogramm herangezogen werden soll, hinterlegen. Besonderheiten dieses Feldes für FIBU, KORE und CTR Sowohl in der Kostenrechnung als auch im Controlling muss mindestens ein Feld über die Feldauswahl zugeordnet werden, ansonsten erhalten Sie bei Start der Auswertung eine Meldung, die Sie auf fehlende Hinterlegungen hinweist:
Voreinstellungen	Hier können Voreinstellungen für alle Felder beim Ausdruck oder Reporting getroffen werden. Die Voreinstellungen können, sofern die entsprechenden Felder über die Feldauswahl zugeordnet worden sind, beim tatsächlichen Start der Auswertung noch abgeändert werden. Besonderheiten dieses Feldes für KORE und CTR Dieses Feld steht nur in der Kostenrechnung und im Controlling zur Verfügung.
Notiz	Die Notiz ermöglicht dem Administrator, Hinweise zur richtigen Verwendung des Smart-Interface zu hinterlegen. Das Feld "Notiz" kann bei einem Standard-Smart-Interface nur schreibgeschützt geöffnet werden, da manche Pakete in den Notizen Hinweise zur Verwendung des Standard-Smart-Interface mitausliefern.
Global	Wird die Einstellung "global" gewählt, steht das Smart-Interface in allen Firmen zur Verfügung. Ansonsten kann man es nur in der ausgewählten Firma aufrufen.  Besonderheiten dieses Feldes für KORE und CTR Dieses Feld steht nur in der Kostenrechnung und im Controlling zur Verfügung.
Freigabe BMD Com	Dieses Feld steuert, ob dieses Smart-Interface in BMD Com zur Verfügung stehen soll. Besonderheiten dieses Feldes für FIBU, KORE und CTR Dieses Feld steht nur in der Finanzbuchhaltung, in der Kostenrechnung und im Controlling zur Verfügung und ist lediglich für Ausdrucke sinnvoll.
Im Projekt-Navigator anzeigen	Bei Aktivierung dieser Option wird dieses Smart-Interface unter dem Aufruf der Projektstatistik (CRM und DMS → CRM → Navigatoren und Cockpits → Projekt-Navigator → Ordner "LEA") angeboten. Folgende Möglichkeiten gibt es: Ist die Anzeige nur bei einem Smart-Interface aktiv, wird dieses direkt als Projektstatistik im Modus Showprogramm gestartet. Ist die Anzeige bei zwei oder mehreren Smart-Interfaces aktiv, erhält der Anwender beim Start der Projektstatistik eine Auswahl dieser Smart-Interfaces, wobei er weiters entscheiden kann, ob der Start des gewählten Smart-Interface im Modus Showprogramm oder Organigramm erfolgen soll. Sollte die Option bei keinem Smart-Interface aktiv sein, erhält der Anwender sinngemäß einen Hinweis darauf, dass zumindest bei einem Smart-Interface die Option "Im Projekt-Navigator anzeigen" aktiviert werden muss: Aktuell ist die Option bei keinem Smart-Interface im Auslieferungsstandard aktiviert. Es existiert derzeit auch keine spezielle Projekt-Navigator-Auswertung, welche von BMD ausgeliefert wird.
Kategorie	Das Feld "Kategorie" bietet die Möglichkeit, dem Smart-Interface eine auswertungstypbezogene Auswertungskategorie zuzuweisen. Auswertungskategorien dienen zur Einschränkung und Filterung auf bestimmte Smart-Interfaces derselben Auswertungskategorie innerhalb eines Auswertungstyps. Sie finden in allen Fenstern mit dem Bereich "Smart-Interfaces" eine Combobox, um die Einschränkung vorzunehmen, sobald Auswertungskategorien unter dem jeweiligen Auswertungstyp vorhanden sind (z. B. in der LEA in den LEA Auswertungen im Bereich Smart-Interfaces die Combobox Auswertungskategorien oder im LEA Auswertungsdesigner im Bereich Smart-Interfaces die Combobox Auswertungskategorien). Ist am Auswertungsstamm der dem Smart-Interface zugrunde liegenden Auswertung im Feld Kategorie bereits eine Kategorie hinterlegt, so wird diese bei Anlage eines neuen Smart-Interface als Kategorie vorgeschlagen. Es ist aber theoretisch möglich, dem Smart-Interface eine andere Auswertungskategorie als der zugrunde liegenden Auswertung zuzuweisen. Mit der Funktionstaste F4  wechseln Sie in die Auswertungskategorien. Das Feld "Kategorie" kann auch bei einem Standard-Smart-Interface dauerhaft mit einer Kategorie belegt werden.
Aktiv	Dieses Feld gibt an, ob es sich bei dem gewählten Smart-Interface um ein aktives oder ein inaktives (deaktiviertes) Smart-Interface handelt. Im Bearbeitungsmodus kann das Smart-Interface aktiviert/deaktiviert werden. Diese Eigenschaft kann auch bei BMD Standard Auswertungen beeinflusst und abgeändert werden. Sowohl in der Übersicht der paketbezogenen Auswertungen (z. B. in der LEA im Fenster LEA Auswertungen) als auch in den einzelnen Smart-Interface-Übersichten (z. B. in der LEA im Fenster LEA Arbeitsberichte) kann die Liste aller Smart-Interfaces mit den Funktionen Aktive anzeigen / Inaktive anzeigen / Alle anzeigen entsprechend eingeschränkt werden. Die Funktionen sind jeweils unter "Ansicht" aufrufbar.

 

 Felder Smart-Interface

Hinweis 

Werden bei einem globalen Smart-Interface Einstellungen abgespeichert, die in einer anderen Firma nicht vorhanden sind (z. B. ein bestimmter Baum), dann erscheint beim Start der Auswertung in der anderen Firma eine Hinweismeldung. Die Auswertung wird, wenn möglich, ohne die nicht vorhandene Einstellung erstellt.

Hinweis 

Werden die Felder für die Firma und Kostenrechnung nicht über die Feldauswahl eingeblendet, dann wird die Auswertung mit der zuvor gewählten Firma und der aktuellen Kostenrechnung gestartet. Vorschlag Feld "Bis Periode": Bleiben die Voreinstellungen undefiniert, wird als "bis Periode" immer die Periode der letzten Übernahme und Umlage übernommen. Ist in den Voreinstellungen eine "Bis Periode" fixiert, wird diese grundsätzlich vorgeschlagen. Beim Wechsel der Firma, KORE oder Auswertung wird jedoch wieder die Periode der letzten Übernahme und Umlage übernommen.

Je Auswertungstyp können individuell Kategorien angelegt werden. Dazu stellen Sie sich links auf den Auswertungstyp (Ausdruck oder Reporting) und wählen rechts dazu das Smart-Interface aus und steigen in das Bearbeiten (F6) ein:

Im Feld Kategorie können Sie die entsprechende Kategorie an- bzw. hinterlegen:

Über die Combobox rechts oben kann nun auf die Kategorie eingeschränkt werden:

Hinweis 

Kategorien werden firmenbezogen (für die Firma, mit der das Smart-Interface gestartet wird) angelegt. Wenn die Kategorie allgemein (für alle Firmen) existieren soll, muss vor der Anlage der Kategorie die Firma auf "Alle" (= leer) gestellt werden:

Mit Start  (F3) oder einem Doppelklick kann die Auswertung mit dem angewählten Smart-Interface gestartet werden:

 

Es stehen nur die zuvor über die Feldauswahl ausgewählten Felder zur Verfügung. Die Voreinstellungen werden berücksichtigt, können jedoch, sofern das Feld vorhanden ist (weil es in der Feldauswahl ausgewählt wurde), geändert werden: 

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung: 

 

 

Hinweis 

Für Auswertungen mit Smart-Interface gibt es bei den Berechtigungen eigene Ausprägungen zum Berechtigen. Je nachdem, mit welchen Rechten Sie die betroffene Nutzergruppe ausstatten möchten, können hier die Funktionen freigeschaltet oder gesperrt werden.

TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen → Kostenrechnung → Auswertungen mit Smart-Interface:

Die Berechtigung Ausdrucksvorschau Einzelnachweis steuert, ob bei Ausdrucken die Nutzergruppe ausgehend von der Ausdrucksvorschau auch noch in das Reporting und auf den Einzelnachweis verzweigen darf.

Ist das "Reporting" gesperrt und unter den Auswertungen mit Smart-Interface die Ausdrucksvorschau Reporting erlaubt, kann durch das Feld Detailansicht in den Voreinstellungen je Smart-Interface definiert werden, ob ein Aufruf aller Details (Konten, Einzelnachweis, Reihenfolge ...) erlaubt ist.

Auswertungen mit Smart-Interface → Auswertungstyp = Reporting → Smart-Interface anlegen oder bearbeiten → Voreinstellungen → Detailansicht:

Achtung! 

Sollen die betroffenen Benutzer keine normalen Auswertungen machen dürfen, so sind die Punkte "Reporting" und "Ausdruck" unter den Auswertungen unbedingt zu sperren!

Hinweis 

Einzelne Auswertungen mit Smart-Interface können zudem über Datenbesitzergruppen nur für bestimmte Benutzer zum Ansehen und Bearbeiten berechtigt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe Berechtigungen in der Kostenrechnung. Damit bei Auswertungen in Excel mit einer Gliederung auch die Textnummer und die Textbezeichnung exportiert werden, muss der User für das Gliederungsschema berechtigt sein, indem er der hinterlegten Datenbesitzergruppe zugeordnet ist.

​Wofür dienen die Auswertungen mit Smart-Interface?