Lohnauswertungen archivieren

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

 Grundlegende Informationen zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) finden Sie in den Themendokumenten des Paketes CRM.

Um das Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) bzw. das Archiv nutzen zu können, muss es im Paket CRM eingerichtet sein. Es wird im Folgenden davon ausgegangen, dass es ein Archiv mit Dokumentenkategorien gibt und Dokumentenkategorien für sensible Daten durch Datenbesitzergruppen geschützt sind.

Grundlegende Informationen zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) finden Sie in den Themendokumenten des Paketes CRM. Informationen über Datenbesitzergruppen, um einzelne Dokumentenkategorien oder das ganze Archiv zu schützen, finden Sie im Dokument Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen im Paket "Werkzeuge".

Grundsätzlich werden Mandantenarchive aus zwei Beweggründen empfohlen:

Weitere Informationen zum Mandantenarchiv sind dem gleichnamigen Themendokument des Pakets CRM zu entnehmen.

Im Paket LOHN ist unter Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Allgemein der folgende Parameter von besonderer Bedeutung:

Sofern ein Mandantenarchiv verwendet wird, ist dieser Parameter nicht relevant. Bei Mandantenarchiven wird immer bei firmenbezogenen Auswertungen auf die Standardperson des Archivs und bei personenbezogenen Auswertungen auf den Mitarbeiter archiviert.

 

Um aus dem Paket LOHN diverse Auswertungen automatisch archivieren zu können, sind ein paar grundlegende Einstellungen vorzunehmen.

Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke sind die Archiveinstellungen für jedes Auswertungsprogramm zu treffen.

Generell gilt, dass die Archivierungseinstellungen in erster Linie allgemein erfolgen sollten. Nur in Ausnahmefällen, wenn beispielsweise eine Kategorie bei einer Firma abweicht, ist eine firmenbezogenen Einstellung vorzunehmen.

Im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen kann der Reiter "Auswertungen" eingeblendet werden. Dieser Reiter bietet eine Überblick über die Lohnauswertungsprogramme und deren Einstellungen in Bezug auf die Archivierung, den Druck, E-Mail-Versand und den Export als CSV-Datei. 

Über die Combobox kann nach allen Lohnauswertungsprogrammen oder nach Lohnauswertungsprogrammen bestimmter Lohnstapel gefiltert werden. Diese Ansicht ist ideal für Steuerberater, welche die Archiveinstellungen ihrer Klienten im Blick behalten müssen.

Insbesondere bei personenbezogenen Auswertungen wie dem Lohnset oder Jahreslohnzettel hat man die Möglichkeit, die Dokumente auf die Firma gesammelt in einem Dokument oder pro Mitarbeiter jeweils ein Dokument zu archivieren. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

 

• Nein
• Ja
  

 

Über die F8-Funktion gelangt man in das Detailfenster der Archiveinstellungen.

In diesem Fenster können diverse Archivierungseinstellungen getroffen werden.

 

Hinweis 

Da bei der Archivierung bereits Monat und Jahr des Dokuments in die Dokumentenübersicht übernommen werden, ist es nicht mehr erforderlich, diese zusätzlich im Betreff anzugeben.

In allen Lohnauswertungsprogrammen kann eine Archivvorschau angefertigt werden. Tatsächlich archiviert wird jedoch nur beim Ausführen des Lohnauswertungsprogramms.

Zu beachten sind jeweils das Feld bzw. der Parameter "Kontrollausdruck" und der Zustand, sofern das jeweilige Lohnauswertungsprogramm über eine Zustandsverwaltung verfügt.

Die Archivierung von Lohnauswertungen kann in den einzelnen Auswertungsprogrammen oder auch über den Lohnstapel veranlasst werden.

 

Ist kein physischer Drucker in den Systemeinstellungen des Betriebssystems hinterlegt, dann fehlen auf den archivierten Auswertungen sowie in der Vorschau Linien und Ränder. Das bloße Vorhandensein eines physischen Druckers in den Systemeinstellungen des Betriebssystems schafft Abhilfe. Der Druckertreiber definiert die Eigenschaften des Druckers. Bei der Archivierung wird auf die Schnittstellen des Betriebssystems zugegriffen.
 

Es ist möglich, Meldebestätigungen von ELDA-Meldungen der Meldeart "Versichertenmeldung reduziert" insbesondere für An- und Abmeldungen, Richtigstellungen, Stornos und Änderungsmeldungen auf dem jeweiligen Mitarbeiter in dessen Personalakt zu archivieren. So können schnell und effektiv personenbezogene Dokumente auf dem Mitarbeiter abgespeichert und später jederzeit wieder abgerufen werden.

Voraussetzung ist die Verwendung des Personalakts im Zuge des Dokumentenmanagementsystems in der NTCS.

Im Paket LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → ELDA-Datendrehscheibe ist der Parameter "An-/Abmeldung archivieren" auf "1 - Ja" zu stellen.

Im Programm CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → DMS-Vorschlagswerte können Vorschlagswerte für die Kategorie, den Betreff oder das Archivieren im Dialog bei "LOHN: ELDA-Meldungen" definiert werden. Die Definition kann effizient für alle Firmen bzw. Personen oder individuell für einzelne Firmen bzw. Personen erfolgen. Es wird empfohlen, zumindest einen Vorschlagswert für die Kategorie zu hinterlegen.

 

Der Prozess wird angestoßen, sobald eine Versichertenmeldung (An- oder Abmeldung) übermittelt wird. Ob die Übermittlung über den Reiter "ELDA" aus dem Programm Dienstnehmer, dem Programm Lohnfirmen oder direkt über das Programm ELDA-Datendrehscheibe erfolgt, spielt dabei keine Rolle.

Anhand des Feldes "Info DG" und einiger weiterer Informationen aus der Meldebestätigung wird versucht, die jeweilige Lohnfirma und den Mitarbeiter zu bestimmen. Existiert für die jeweilige Lohnfirma ein Archiv, dann wird die Archivierung auf dem jeweiligen Mitarbeiter ausgeführt. Falls die Archivierung nicht funktioniert, liegt es in den meisten Fällen daran, dass die Firma über kein Archiv verfügt. In diesen Fällen sind die Einstellungen im Programm CRM → DMS → Archive zu kontrollieren.

Ist kein Vorschlagswert für "LOHN: ELDA-Meldungen" hinterlegt, dann bleibt die Kategorie bei der Archivierung leer. Beim Öffnen des einzelnen Dokuments wird man auf die fehlende Kategorie hingewiesen, da es ein Pflichtfeld ist. Folgende Meldung wird angezeigt:

"Für diese(s) Feld(er) muss ein Wert eingegeben werden: Kategorie (Pflichtfelder)"

Aus diesem Grund wird eine Hinterlegung der Kategorie als Vorschlagswert im Programm CRM → DMS → DMS-Vorschlagswerte ausdrücklich empfohlen.

Die Archivierungsmöglichkeit der ELDA-Meldebestätigungen bezieht sich ausschließlich auf An- und Abmeldungen, Richtigstellungen, Stornos und Änderungsmeldungen. Verwendet wird das Dateiformat ".pdf".

Archivierte Lohnauswertungen findet man im jeweiligen Archiv im Programm CRM → DMS → Dokumentenübersicht. Das Programm verfügt über einige Reiter, damit nach unterschiedlichen Gesichtspunkten gefiltert werden kann. Dokumente, die einem Kunden zugeordnet sind, können am Reiter "Kunden/Lieferanten" durch Filterung auf die Kundennummer bequem gefunden werden. Will man einen Überblick über sämtliche Dokumente einer bestimmten Kategorie, dann ist der Reiter "Kategorie" zu empfehlen. Will man die auf einem bestimmten Mitarbeiter archivierten Dokumente einsehen, dann ist der Reiter "Mitarbeiter" zu wählen. Dabei handelt es sich um den Personalakt, der auch über das Programm "Dienstnehmer" am Reiter "Personalakt" einsehbar ist, sofern die entsprechende Lizenz vorhanden ist.

 

Grundsätzlich werden alle empfangenen Meldebestätigungen unter BIL → E-Government → E-Government-Databox abgelegt und sind auch über die Funktion "Übernahmeprotokoll ansehen" im Programm ELDA-Datendrehscheibe einsehbar. Dies gilt unabhängig von einem etwaig verwendeten Archiv oder Personalakt.