FAQ Auftragserstellung (Spezialthemen)
In diesem Dokument finden Sie die FAQ zu den Spezialthemen zum Thema "Auftragserstellung". Einen Überblick über alle FAQ-Themen zur Auftragserstellung finden Sie unter FAQ Auftragserstellung.
Spezialthemen
Warum kann die Kommissionierungsliste nicht gedruckt werden?
Bitte kontrollieren Sie in den Aufträgen im Bereich "Positionen" über das Fenstermenü → Funktionen, ob die Funktion "Druck-Kz Kommissionierungsliste zurücksetzen" aktiv ist.
Wenn ja, wurde die Kommissionierungsliste schon im Original gedruckt.
Durch das Zurücksetzen des Druckkennzeichens "Kommissionierungsliste" kann die Kommissionierungsliste erneut gedruckt werden.
Wie kann man Rechnungsvorschläge selektieren?
Sie haben mehrere Rechnungsvorschläge eines Auftrags und möchten nicht alle Datensätze auf einmal verrechnen?
Dann gehen Sie in der Auftragserfassung auf den Reiter Rechnungsvorschläge.
Dort können Sie im Bereich "Rechnungsvorschläge" die Datensätze markieren, die Sie aktuell abrechnen möchten und verschieben diese mit dem Pfeil in den Bereich "Ausgewählte Rechnungsvorschläge". Es werden dann nur jene Positionen verrechnet, die sich im Bereich "Ausgewählte Rechnungsvorschläge" befinden. Anschließend kann mit der Funktion "Rechnung" gedruckt werden.
Hinweis
 | Werden keine Rechnungsvorschläge ausgewählt (Bereich "Ausgewählte Rechnungsvorschläge" ist leer), dann werden alle Rechnungsvorschläge auf die Rechnung gedruckt. |
Warum kann die Rechnungsnummer im Reiter "Rechnungsvorschläge" im Feld "RG-Nummer (Vorgabe)" nicht geändert/eingegeben werden?
Das Feld "RG-Nummer (Vorgabe)" kann über die Funktion "Feld Vorgabe-Rechnungsnummer löschen" entfernt werden. Die Funktion finden Sie im Fenstermenü → Funktionen.
Warum sind in der Warenwirtschaft die Zahlungseingänge des Kunden nicht ersichtlich?
Damit die Zahlungseingänge in der Warenwirtschaft ersichtlich sind, müssen diese in der FIBU abgestattet sein.
Falls Sie Hilfe bei der Abstattung benötigen, wenden Sie sich bitte an den FIBU Support.
Neben der Abstattung in der FIBU können folgende Faktoren ausschlaggebend sein, wenn Zahlungseingänge nicht in der WWS sichtbar sind:
- Einstellung des folgenden Parameters:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → AllgemeinDefinition, ob die FIBU-Werte aus der BMD 5.5 FIBU oder aus der BMD NTCS FIBU ermittelt werden sollen. - Aktuelle FIBU: Kontrollieren Sie, ob die "aktuelle FIBU" richtig gesetzt ist. Die Zahlungseingänge werden aus der aktuellen FIBU ermittelt bzw. werden dann weiter die Vorjahre betrachtet. Folgejahre werden nicht berücksichtigt. Kontrollieren Sie, ob die Vorjahre hinterlegt sind.
- Funktionskennzeichen: Die Rechnung muss in der FIBU das Funktionskennzeichen "WWS Faktura" aufweisen. Wurde die ursprüngliche WWS Faktura gelöscht und manuell über das Buchen neu eingebucht, wird die dazugehörige Zahlung nicht angezeigt.
- Buchungssymbol der Zahlung: Das Buchungssymbol der Zahlung muss den Typ "Zahlung" aufweisen.
Können bestehende Aufträge mittels CSV-Datei upgedatet werden?
Ja, aus der Auftragsvorerfassung können bestehende Aufträge mittels Import einer CSV-Datei aktualisiert werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Standard-CSV-Import für Aufträge.
Gibt es eine Prüfung von Pflichtfeldern beim Auftragsimport oder Kopieren von Aufträgen?
Über den folgenden Parameter kann eine Pflichtfeldprüfung aktiviert werden:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein
Definition, ob beim Erfassungsabschluss eine zusätzliche Prüfung der Pflichtfelder erfolgen soll. Hinweis Bei allen Abläufen, in denen Daten im Hintergrund angelegt werden, (Import, Kopie ...) erfolgt lt. Programmstandard keine Pflichtfeldprüfung anhand der eingestellten Feldauswahl. Ist dieser Parameter aktiv, so wird, falls nicht alle Pflichtfelder befüllt sind, der Erfassungsabschluss auf "Erfassung unvollständig gesetzt". Im Feld "Erfassungsabschluss-Info" ist dann ersichtlich, welche Eingaben noch notwendig sind. Achtung Diese Prüfung erfolgt auch, wenn ohne Erfassungsabschluss gearbeitet wird (Parameter "Abschluss der Erfassung" steht auf "2 - Abschluss automatisch"), z. B. am Ende eines Imports oder einer Kopie. |
Was bedeutet die Erfassungsart "Pro-forma-Rechnung"?
Aufträge mit der Erfassungsart "Pro-forma-Rechnung" werden nicht verbucht. Obwohl eine Originalrechnung gedruckt wird, werden diese Aufträge nicht in die Fibu übernommen.
Beim Originalausdruck erhält die Rechnung nur eine Kontrollnummer, aber KEINE Rechnungsnummer. Mit dem Ausdruck der Rechnung ist der Auftrag automatisch fertig.
Für nachträgliche Änderungen an Pro-forma-Rechnungen kann diese gelöscht, der Auftrag bearbeitet und die Pro-forma-Rechnung neu gedruckt werden.
Wird für einen Auftrag mit der Erfassungsart "Pro-forma-Rechnung" keine Pro-forma-Rechnung benötigt, kann dieser manuell fertiggemeldet werden.
Wenn die tatsächliche Rechnung ausgestellt werden soll, muss der Auftrag mit der Erfassungsart "Pro-forma-Rechnung" in einen "echten" Auftrag kopiert werden.
Wie kann eine Pro-forma-Rechnung in der Warenwirtschaft umgesetzt werden?
Pro-forma-Rechnungen können mittels zweier Varianten in der Warenwirtschaft abgebildet werden:
- Mit der Erfassungsart "Pro-forma-Rechnung"
- Mit einem eigenen Ausdrucksmodell für Auftragsbestätigung oder Lieferschein
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe "Auftragserstellung" unter dem Punkt Pro-forma-Rechnung.
Kann eine Pro-forma-Rechnung storniert werden?
Nach dem Originalausdruck kann die Pro-forma-Rechnung nicht storniert werden. Für nachträgliche Änderungen an Pro-forma-Rechnungen kann diese gelöscht, der Auftrag bearbeitet und die Pro-forma-Rechnung neu gedruckt werden.
Was ist ein Umbuchungsauftrag?
Mit einem Umbuchungsauftrag kann die Ware von einem Lager/Lagerplatz auf ein anderes Lager bzw. einen anderen Lagerplatz umgebucht werden.
Soll in Firmengruppen von einem Lager einer Firma auf ein Lager einer anderen Firma umgebucht werden, empfehlen wir aufgrund der Nachvollziehbarkeit die Verwendung von Umbuchungsaufträgen.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Umbuchungsauftrag.
Wie können Auftragsetiketten ausgedruckt werden?
Der Ausdruck auftragsbezogener Etiketten erfolgt in den Aufträgen bzw. in der Auftragserfassung über das Fenstermenü → Ausdruck → Auftragsetiketten.
Informationen dazu finden Sie auch in der Themenhilfe "Auftragsausdrucke" unter dem Punkt Auftragsetiketten.
Kann ein Auftrag als Angebot übernommen werden?
Ja, ein Auftrag kann als Angebot übernommen werden. Dazu markieren Sie bitte den gewünschten Auftrag im Fenster Aufträge und führen die Funktion "Als Angebot übernehmen" aus. Diese Funktion finden Sie im Fenster Aufträge → Fenstermenü → Funktionen.
Wie können Aufträge ausgewertet werden?
Aufträge können im Fenster Auswertungen ausgewertet werden.
Im Fenster Auswertungen kann auf den Auswertungstyp "Auftragspositionen" eingeschränkt werden. Alle Auswertungen mit dem Auswertungstyp "Auftragspositionen" und einem Smart-Interface werden Ihnen dann angezeigt.
Als Standardauswertung steht Ihnen als Auftragsauswertung die Auswertung "Auftragseingangsbuch" zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Auswertungsdesigner erhalten Sie hier.
Was ist der Unterschied zwischen Reihengeschäft, Streckengeschäft und Dreiecksgeschäft?
Reihengeschäft und Streckengeschäft bezeichnen den Warenfluss und die Verrechnung zwischen drei oder mehr Beteiligten.
Die Lieferung erfolgt vom Ersten an den Letzten in der Reihe.
Die Verrechnung erfolgt über alle Beteiligten - also vom ersten an den zweiten usw.
Das Dreiecksgeschäft ist eine Sonderform des Reihengeschäfts, mit drei beteiligten Unternehmen mit UID-Nummern und Sitz in drei verschiedenen EU-Ländern.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Was ist ein Dreiecksgeschäft?.
Was ist ein Dreiecksgeschäft?
Das Dreiecksgeschäft ist eine Sonderform des Reihengeschäfts. Hier gibt es eigene Regelungen (Vereinfachungen).
Die Voraussetzung ist die Beteiligung von drei Unternehmen in drei unterschiedlichen EU-Ländern und dass die Ware direkt vom Lieferanten an den Empfänger befördert wird. Für die Beförderung ist der Lieferant oder der Erwerber zuständig.
Die genaue Definition für ein Dreiecksgeschäft finden Sie in der FIBU Hilfe "Buchungsbeispiele" unter dem Punkt Dreiecksgeschäfte.
Beispiel
 | Abwicklung eines Dreiecksgeschäfts: Der Lieferant ist in Italien und liefert direkt an den Empfänger nach Deutschland. Die Verrechnung erfolgt aber an den Erwerber nach Österreich. Dieser verrechnet weiter an den Empfänger der Ware nach Deutschland.  Quelle: Homepage der WKO (https://www.wko.at/steuern/dreiecksgeschaefte-umsatzsteuer am 08.04.2025) |
Wie wird ein Dreiecksgeschäft in der Warenwirtschaft abgebildet?
Zuerst stellt sich die Frage, für wen in der Reihe das Dreiecksgeschäft abgewickelt werden soll. (Siehe: Was ist ein Dreiecksgeschäft?)
Grundsätzlich geht es darum, dass die Rechnung formell richtig ausgestellt wird (Steuer-Text-Zuordnung) und im Zusammenhang mit der FIBU die richtigen Konten und Steuercodes verwendet werden.
Quelle: Homepage der WKO (https://www.wko.at/steuern/dreiecksgeschaefte-umsatzsteuer am 08.04.2025)
Lieferant: Die Verrechnung und Lieferung kann über ein Erfassungskennzeichen mit Lieferschein abgebildet werden.
Der Rechnungsempfänger ist der Erwerber, der Lieferempfänger ist der Empfänger der Warenlieferung.
Die Kontenfindung kann bei Bedarf mit Erlöskennzeichen (siehe Hilfe Erlös- und Aufwandskennzeichen) geregelt werden.
Erwerber: Vor den Einstellungen in der Warenwirtschaft müssen die Einstellungen der FIBU getroffen werden.
Informationen dazu finden Sie in der FIBU Hilfe "Buchungsbeispiele" unter dem Punkt Dreiecksgeschäfte.
Der Erwerber löst den Geschäftsfall aus. Er erhält die Rechnung vom Lieferanten und verrechnet an den Empfänger der Ware weiter. Die Ware gelangt aber direkt vom Lieferanten an den Empfänger.
Die Kontenfindung erfolgt in der Regel über die Erlöskennzeichen (siehe Hilfe Erlös- und Aufwandskennzeichen).
Dieser Geschäftsfall kann auch über die Direktlieferung abgebildet werden. Diese beinhaltet eine auftragsbezogene Bestellung und die Kennzeichnung der Auftragspositionen als Verrechnungspositionen. Informationen zur Direktlieferung finden Sie in der Hilfe Automatische Beschaffung unter dem Punkt Auftragskopf.
Soll das Erlöskennzeichen vom Auftrag auch als Aufwandskennzeichen auf die Bestellung übernommen werden, ist dies mit folgendem Parameter möglich:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → auftragsbez. Beschaffung/Warenannahme → Übernahme Erlöskennzeichen
Definition, ob das Erlöskennzeichen vom Auftrag in die auftragsbezogene Bestellung übernommen werden soll. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja: Das Erlöskennzeichen vom Auftrag wird auf die Bestellung übernommen. Allerdings nur, wenn am Erlöskennzeichen das Feld "Erl/Aufw" auf "Erlös- und Aufwandskennzeichen" steht. Hinweis Ist der Parameter aktiviert, so wird das Feld "Eigene Bestellung" am Auftragskopf automatisch auf "Ja" gesetzt, damit das Erlöskennzeichen in die auftragsbezogene Bestellung übernommen wird. Wird die Bestellung aus auftragsbezogenen Beschaffungsvorschlägen erzeugt, so wird das Kennzeichen "Eigene Bestellung" vom Auftrag ebenso berücksichtigt und je Auftrag wird eine Bestellung angelegt. |
Empfänger: In der Warenwirtschaft gibt es keine Besonderheiten, jedoch ist auf die korrekte Verbuchung in der FIBU zu achten.
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