my BMD Com Faktura: FAQ Belege

In diesem Dokument finden Sie Antworten zu jenen Fragen, die regelmäßig in Bezug auf die Belege gestellt werden.

Haben Sie eine Bankverbindung hinterlegt und diese als Standardkonto definiert, werden die Daten dieser Bankverbindung auf den Belegen angeführt.

Weitere Informationen finden Sie unter anderem in der Hilfe "my BMD Faktura: QR-Code für die Zahlung" unter dem Kapitel Bankverbindung.

 

Es wird jene Bankverbindung auf den Belegen angeführt, die als Standardkonto definiert ist.

Der QR-Code enthält alle relevanten Informationen zur Zahlung. Die Daten sind so aufgebaut, dass Ihr Kunde den QR-Code in der Banking-App scannen kann und die Daten ausgelesen werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: QR-Code für die Zahlung.

 

Eine Honorarnote und eine Rechnung sind rechtlich gesehen identische Belege. Eine Änderung des Belegtitels von "Rechnung" auf "Honorarnote" ist nicht möglich.

Nein, der Seitenumbruch am Beleg wird automatisch erstellt. Ein manueller Eingriff ist nicht möglich.

Ja, ein Beleg kann kopiert werden. Nähere Informationen finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Beleg kopieren.

 

Nein, der Zahlungskonditionstext ist fix definiert und wird auf Basis der am Beleg hinterlegten Zahlungskonditionen automatisch ermittelt. Eine Änderung ist nicht möglich.

 

Da ein Preis am Beleg nicht nur ermittelt, sondern auch manuell hinterlegt werden kann, werden die Preise mit dem Speichern des Entwurfs auf der Position fixiert. Sollen die Preise aus den Stammdaten noch einmal neu übernommen werden, muss die Position gelöscht und neu erfasst werden.

Wird ein Kunde in den Stammdaten geändert, wird lediglich der geänderte Name auch auf den Entwürfen geändert. Zusätzlich erfolgt eine Prüfung, ob sich die Kundeneinstellungen "Firma" bzw. "Privatperson" geändert haben. Sollte es hier zu einer Änderung gekommen sein, wird die "Steuerliche Art des Belegs" ggf. geändert, sollte durch die Änderung z. B. eine ig. Lieferung etc. statt des Standardsteuersatzes relevant sein.

Da es möglich ist, am Beleg die Adressdaten manuell anzupassen, werden diese nicht automatisch aktualisiert. Sollte es gewünscht sein, auch die Adressdaten am Entwurf zu aktualisieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Entfernen Sie den Kunden in den Empfängerdaten und wählen Sie diesen neu aus. Es werden immer die aktuellen Stammdaten des Kunden auf den Beleg übernommen und gespeichert.

Die Einstellung für den Rechnungsnummernkreis wird von Ihrer Steuerberatungskanzlei vorgenommen. Bitte stimmen Sie sich mit dieser ab.

In den Einstellungen im Bereich "Stammdaten" haben Sie die Möglichkeit, zu definieren, ob Sie Netto- oder Bruttobelege ausstellen möchten.

 

Ein Wechsel zwischen Brutto- und Nettobelegen ist nicht möglich. Es werden entweder Brutto- oder Nettobelege erfasst.

In der Belegliste sehen Sie anhand des Status eines Belegs, ob dieser bereits versendet worden ist.

Weitere Informationen zum Thema Status finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Status eines Belegs ändern.

 

In den Einstellungen können Sie im Bereich "Belegversand" definieren, dass eine Kopie der E-Mails an den Kunden immer auch an Ihre E-Mail-Adresse in Kopie geschickt werden soll.

Nähere Informationen finden Sie hier: my BMD Com Faktura: Einstellungen

 

Nein, beides ist nicht unbedingt erforderlich. Sie können am Beleg für den Empfänger lediglich die Namens- und Adressdaten manuell hinterlegen und auch in den Positionen können Sie manuell die Information zu den Produkten/Dienstleistungen hinterlegen.

Welche Vorteile es hat, trotzdem Kunden- und Artikelstammdaten zu erfassen finden Sie in den folgenden Dokumenten:

Ja, ist ein Kunde oder Artikel am Beleg ausgewählt worden, ist dies ersichtlich, sobald der Fokus wieder im entsprechenden Feld steht. Wird der Name bzw. die Bezeichnung in der Ergebnisliste angezeigt und die Funktion "Bearbeiten" steht zur Verfügung, ist ein Kunde/Artikel ausgewählt worden. Zusätzlich wird dies mit einem Häkchen dargestellt.

Sind die Daten manuell hinterlegt worden, steht nur die Funktion "Neu anlegen" zur Verfügung.

Wird ein Kunde ausgewählt, der in den Stammdaten angelegt ist, ist es nicht möglich, den Namen zu ändern, da in dem Fall davon auszugehen ist, dass es sich dann um einen anderen Kunden handeln könnte. Wählen Sie einen Kunden aus, können nur die Adressdaten für den Beleg geändert werden. Somit wird gewährleistet, dass Buchungen in der Buchhaltung nicht unabsichtlich auf einen falschen Kunden erfasst werden.

​Sind Skontoprozentsatz und Skontotage am Beleg aktiviert worden, werden die hinterlegten Werte erst dann gelöscht, wenn nach dem Deaktivieren des Skontos der Beleg entweder gespeichert oder abgeschlossen wird.

Ja, Positionen können verschoben und somit neu angeordnet werden.

Klicken Sie hierfür auf das Symbol unterhalb der Lösch-Funktion und verschieben Sie die Position mittels Drag & Drop an die gewünschte Stelle.

Ja, beides ist möglich. Nähere Informationen dazu finden Sie in den folgenden Dokumenten:

Änderungen und Ergänzungen der Artikel- bzw. Kundendaten des Belegs werden nicht automatisch in die Stammdaten übernommen.

Wenn die Änderungen auf die Stammdaten übernommen werden sollen, führen Sie die entsprechenden Funktionen zum Bearbeiten aus.

Nähere Informationen finden Sie in den folgenden Dokumenten:

Auch wenn Sie in der Belegerfassung einen Artikel aus den Stammdaten verwenden, können Sie zusätzliche Informationen erfassen. Verwenden Sie dazu das Feld für die Artikelbeschreibung. Diese Daten werden am Beleg angeführt.

Wenn Sie die Informationen in der Artikelbezeichnung ergänzen, wird davon ausgegangen, dass es sich um einen anderen Artikel handelt.

In diesem Fall würde der Umsatz in der Statistik nicht dem richtigen Artikel zugeordnet werden und auch die Buchungsinformationen für die Buchhaltung können nicht richtig ermittelt werden.

Grundsätzlich ist es möglich, eine Rechnung oder auch Gutschrift zurückzudatieren. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn es noch keine Rechnung bzw. Gutschrift mit einem späteren Belegdatum gibt.

Da gewährleistet sein muss, dass die Belege chronologisch ausgestellt werden, wird beim Abschluss der Rechnung/Gutschrift geprüft, ob es Belege mit einem späteren Datum gibt und der Abschluss wird in diesem Fall dann unterbunden.

Ein Gesamtrabatt ändert den Positionswert nicht, da dieser erst am Ende des Belegs nach der Zwischensumme der Positionswerte abgezogen wird.

Nähere Informationen zu den Belegen finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Rabatte erfassen.

 

 

Ja, es ist möglich, den Gesamtbetrag des Belegs zu ändern.

Fügen Sie dafür einen Gesamtrabatt hinzu und wählen Sie die "Gesamtbetragseingabe" aus. Sie können nun den Gesamtrabatt ändern und die Änderung wird als Gesamtrabatt in den Summen abgezogen.

Hinweis 

Geben Sie im Bereich des Gesamtrabattes einen Wert ein und ändern dann die Ausprägung von z. B. "Gesamtbetragseingabe" auf "Rabatt-Prozenteingabe", werden die bisher erfassten Werte wieder verworfen. Eine automatische Umrechnung der Werte auf die neue Ausprägung ist nicht möglich, da es hier zu Rundungsdifferenzen kommen könnte und somit das Ergebnis falsch wäre.

Da es bei einer automatischen Umrechnung zu Rundungsdifferenzen kommen könnte, wird der ursprünglich eingegebene Wert verworfen und muss neu erfasst werden. Es besteht ansonsten die Gefahr, dass der ermittelte Wert ein falsches Ergebnis bringt.

Zwischensummen nach einzelnen Positionen sind nicht möglich.

Nein, Gruppierungen können nicht erfasst werden.

Über die steuerliche Art des Belegs wird definiert, welche Steuer-Prozentsätze relevant sind und auch welcher Steuertext auf der Rechnung angeführt werden muss.

Nähere Informationen dazu finden Sie hier: my BMD Com Faktura: Steuerliche Art des Belegs

 

Über das Feld "Lieferung/Leistung" wird definiert, ob am Beleg ein Liefertermin oder ein Leistungszeitraum angeführt werden soll.

Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Liefer- und Leistungszeiträume erfassen.

 

Wie eine Gutschrift erstellt werden kann, wird in der Hilfe my BMD Com Faktura: Rechnung gutschreiben Schritt für Schritt erklärt.

 

 

 

Nein, das ist nicht möglich. In den Einstellungen wird definiert, ob Brutto- oder Nettorechnungen ausgestellt werden sollen. Dabei handelt es sich um eine generelle Einstellung.

Sollte es notwendig sein, dass anstelle von Bruttorechnungen nun Nettorechnungen für Firmenkunden ausgestellt werden, ist die Einstellung auf "Nettorechnungen" zu ändern.

​Ja, Sie können in Textfelder mittels Copy and Paste (STRG + C / STRG + V) Texte aus anderen Dokumenten einfügen.

Achtung! 

Formatierungen der kopierten Texte können nicht übernommen werden.

Ja, mit der Funktion "Abschließen" gelangen Sie zuerst in die Belegvorschau, in der Sie den Beleg noch einmal prüfen können.

Sind noch Änderungen vorzunehmen, gelangen Sie mit "Zurück" wieder in die Belegerfassung.

 

Auch einen bereits versendeten Beleg können Sie noch einmal versenden bzw. downloaden. Öffnen Sie dafür in der Belegliste den gewünschten Beleg und führen Sie die Funktion "Versenden als E-Mail" oder "Download als PDF" noch einmal aus.

Mit "Speichern" werden die erfassten Daten des Belegs gespeichert. Der Beleg hat den Status "Entwurf". Mit der Funktion "Abschließen" gelangen Sie in die Belegvorschau und können den Beleg dann als E-Mail versenden bzw. downloaden. Mit beiden Funktionen wird der Beleg abgeschlossen und erhält den Status "Versendet". 

 

​Damit möglichst kleine PDF-Dokumente erstellt werden können, wird im Standard bei den PDF-Schriftarten die Einstellung "TrueType ohne Unicode-Zeichen" aktiviert.

 

Nein, steuerlich relevante Belege (Rechnungen, Storno-Rechnungen, Gutschriften) dürfen nach dem Versand nicht geändert werden. Falls dies erforderlich ist, müssen diese storniert werden.

 

Eine Rechnung kann nur dann storniert werden, wenn ...

Ein Beleg kann nur gelöscht werden, solange er den Status "Entwurf" hat. Um diesen zu löschen, können Sie entweder die Belegerfassung öffnen und hier die Funktion "Entwurf löschen" ausführen oder den Beleg in der Belegliste über die Funktion "Löschen" im "3-Punkte-Menü" löschen.

Eine Rechnung kann nur gelöscht werden, solange sie den Status "Entwurf" hat. Ist eine Rechnung bereits versendet worden, darf sie nur noch storniert werden.

Welche Voraussetzungen es gibt, damit ein Beleg geändert werden darf, und vor allem wie lange dies möglich ist, wird im folgenden Hilfedokument beschrieben: my BMD Faktura: Beleg ändern

 

Elektronische Rechnungen werden für Firmenkunden generell automatisch erzeugt.

Welche Einstellungen dafür notwendig sind und in welchem Format diese ausgestellt werden, finden Sie in folgenden Dokumenten: 

Welche Einstellungen für eine elektronische Rechnung relevant sind und wie bzw. in welchem Format diese erzeugt werden, wird in den folgenden Dokumenten beschrieben:

 

Nein, an Privatpersonen wird keine E-Rechnung ausgestellt. Privatpersonen fallen nicht in die E-Rechnungspflicht, diese gilt nur für B2B- bzw. B2G-Kontakte (unternehmerische bzw. behördliche Kontakte). Ist ein Kunde als Privatperson angelegt worden, obwohl es sich um einen Firmenkunden handelt, kann die Einstellung am Kunden geändert werden.

Nähere Informationen zur Umstellung eines Kunden finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Kunde anlegen, bearbeiten, löschen.

 

Hinweis 

Auch Selbstständige gelten als Unternehmen und müssen als Firma angelegt werden.

Nein, das ist nicht möglich. E-Rechnungen werden nur für Kunden ausgestellt, die als Firmenkunden in den Stammdaten angelegt sind.

Die Ermittlung des richtigen E-Rechnungsformats hängt von den jeweiligen Einstellungen am Kunden ab.

Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Elektronische Rechnung.

 

Auf welche Konten die Erlöse gebucht werden, definiert Ihre Steuerberatungskanzlei. Werden die Erlöse auf unterschiedliche Konten gebucht, gibt es die Möglichkeit, am Artikel ein Schlagwort zu hinterlegen, das für die Buchung übergeben wird. Anhand des Schlagworts kann Ihre Steuerberatungskanzlei die notwendigen Hinterlegungen für die richtige Verbuchung vornehmen.

In der Faktura gibt es keine Einstellungen, über die Konten definiert werden können.

Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Schlagwörter.

Nein, es gibt keine fixen Konten, auf welche die Erlöse gebucht werden.

Die Definition, auf welche Konten die Erlöse gebucht werden, wird durch die Steuerberatungskanzlei vorgenommen. Damit bei der Buchung der Belege aus der Faktura die richtigen Daten übergeben werden, kann bei den Artikelstammdaten ein Schlagwort hinterlegt werden.

Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Schlagwörter.