Allgemeine Stammdaten
In diesem Dokument werden die notwendigen Einstellungen und Stammdaten beschrieben, welche für das Arbeiten in der Warenwirtschaft relevant sind.
Allgemein
Grundlegende Informationen zu den ersten Schritten in der Warenwirtschaft finden Sie im Dokument Erste Schritte.
Da die Warenwirtschaft eine Schnittstelle zu weiteren Paketen (z. B. FIBU, KORE, PPS etc.) darstellt, ist zusätzlich zu den Einstellungen in der Warenwirtschaft auch die Einrichtung dieser Pakete zu berücksichtigen.
In diesem Dokument wird auch auf die notwendigen Stammdaten für die relevantesten Pakete eingegangen.
Firmengruppe
Unser Standardberatungsansatz für die Einrichtung neuer Firmen (Datenbanken) ist jener, generell eine Firmengruppe (Konzern) mit einer zentralen Stammdatenverwaltung einzurichten.
Das bedeutet nicht zwingend, dass jedes Unternehmen, das die Warenwirtschaft über die NTCS abwickelt, auch tatsächlich ein Konzern mit mehreren Firmen ist.
Da die Entwicklung eines Unternehmens jedoch nicht immer vorhersehbar ist und auch für manche Module eine Firmengruppe notwendig ist, wird diese generell eingerichtet bzw. auch bereits im Standard ausgeliefert.
Nähere Informationen zum Thema Firmengruppe finden Sie hier: Firmengruppe in der WWS
Firma anlegen
Zusätzlich zu der Firmengruppe und der zentralen Stammdatenfirma sind auch die operativen Firmen, welche künftig für das Arbeiten in der WWS benötigt werden, anzulegen.
Im Standard wird die Firma 1 ausgeliefert, welche als "Eigene Firma" gekennzeichnet ist.
Die Anlage weiterer Firmen ist jederzeit möglich.
Alle Firmen, welche in der WWS relevant sind, sind als "Eigene Firma" zu kennzeichnen, da nur dann auch WWS-relevante Stammdaten in gewissen Bereichen (z. B. Kunden- und Lieferantenstammdaten) gewartet werden können.
Die Kennzeichnung erfolgt über folgendes Feld am Firmenstamm:
Mithilfe dieses Feldes wird bei einem Steuerberater unterschieden, ob es sich um die eigene Firma oder um die Firma eines Klienten handelt. Bei Wirtschaftskunden, die mehrere Firmen führen, empfehlen wir alle Firmen als eigene Firmen zu kennzeichnen. Dieses Feld hat z. B. Auswirkungen beim Import der Personenkonten in die NTCS (siehe FIBU aus BMD 5.5 erzeugen) und im CRM. Besonderheiten dieses Feldes in der Lohnverrechnung Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Mit diesem Kennzeichen ist jede eigene Firma zu versehen, welche als Verrechnungsfirma geführt wird. Damit können unter dieser Firma LEA Stammdaten und LEA Parameter gesetzt werden. Besonderheiten dieses Feldes für BMDGhost BMDGhost: Nur Firmen, bei denen sowohl dieses Feld als auch das Feld Databox auslesen aktiviert ist, werden für die FinanzOnline-Abfragen "Databox" und "Vollmachten" herangezogen. Standardmäßig ist dieses Feld aktiv. Besonderheiten dieses Feldes für Compass-Realtime und -Finance
Besonderheiten dieses Feldes für die Aufgaben-Synchronisierung Wenn Sie Aufgaben synchronisieren wollen, müssen Sie auf allen eigenen Firmen dieses Feld setzen. Nur dann werden die Aufgaben nach Exchange bzw. Outlook synchronisiert. Allgemeine Informationen zur Synchronisation erhalten Sie in der Dokumentation Synchronisation CRM. |
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite Weitere Informationen zum Thema Firmen finden Sie unter anderem in folgenden Dokumenten:
FIBU Stammdaten
Da die Warenwirtschaft wie bereits oben angeführt eine Schnittstelle zur FIBU darstellt, sind im nächsten Schritt die Stammdaten der Finanzbuchhaltung anzulegen.
Details zur Anlage von Firmen und FIBUs finden Sie unter anderem in folgendem Dokument:
Hinweis
 | Auch wenn Sie selbst das Paket FIBU nicht im Einsatz haben, ist die Anlage der FIBU Stammdaten notwendig. Die WWS nutzt unter anderem die Einstellungen der FIBU Konten (z. B. Steuersatz, Steuercode etc.) für die Ermittlung der richtigen Steuerdaten auf Ausgangs- oder Eingangsrechnungen. Zusätzlich gibt es dadurch die Möglichkeit, Buchungsdateien für Ihren Steuerberater zu erstellen, welche dieser dann in die BMD FIBU importieren kann. |
KORE Stammdaten
Ist die Kostenrechnung für Sie relevant, sind auch für die richtige Ermittlung der Kostendaten in der Warenwirtschaft die KORE Stammdaten entsprechend anzulegen.
Details zur Anlage der Kostenrechnung und der Kostenstammdaten finden Sie unter anderem in folgenden Dokumenten:
Hinweis
| Auch wenn Sie selbst das Paket KORE nicht im Einsatz haben, ist die Anlage der Stammdaten notwendig, damit die Kostendaten in der WWS ermittelt werden und ggf. auch über die Buchungsdatei an Ihren Steuerberater übermittelt werden können. |
WWS Stammdaten
Für die Warenwirtschaft gibt es einige allgemeine Stammdaten, welche für die einzelnen Firmen zu laden sind:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → Standards importieren
Mit dieser Funktion wird das Grundgerüst der Warenwirtschaft angelegt. Formulare, Einheiten, Packstoffe etc. werden importiert. Die Funktion muss einmalig gestartet werden. Im laufenden Betrieb können damit Weiterentwicklungen der BMD Standards upgedatet werden.
Hinweis
| Der Import der Standards muss sowohl für die Stammdatenfirma als auch die jeweiligen operativen Firmen einmalig durchgeführt werden. Gewisse Stammdaten (z. B. Einheiten, Lagerbuchungskennzeichen etc.) werden in der Stammdatenfirma benötigt, während andere (z. B. Erfassungskennzeichen etc.) in den operativen Firmen relevant sind. |
Parameter
Grundsätzlich werden die relevanten Parameter für die Warenwirtschaft im Standard bereits so ausgeliefert, dass die gängigsten Geschäftsfälle abgedeckt sind.
Mögliche Parametereinstellungen für die jewiligen Bereiche finden Sie ansonsten in den jeweiligen Themenhilfen:
Folgende Parameter sollen Ihnen das Arbeiten mit der BMD Warenwirtschaft erleichtern und sind nach Einrichtung der Firmen zu setzen.
Für jeden User kann im Bereich CRM definiert werden, welche Firma die "eigene Firma" ist. Durch Hinterlegung der jeweiligen Firmennummer wird diese in den paketübergreifenden Stammdaten des CRM (z. B. Kunden- und Lieferantenstammdaten) automatisch als Vorschlagswert hinterlegt.
Bereich CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM (Eigene Einstellungen) → Allgemein
Hinterlegen Sie hier die Firmennummer, zu der die NTCS Benutzer programmtechnisch gehören. Dadurch wird für die Benutzer nach dem Öffnen von NTCS die für sie korrekte Firmenumgebung geladen und sie können die richtigen Daten sehen. Die Ermittlung der Firma erfolgt nach folgender Priorität:
|
Zusätzlich kann für jeden User ein Vorschlagswert der Firmennummer für die WWS gesetzt werden.
Bereich CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM (Eigene Einstellungen) → Firmen-Vorschlagswerte
Vorschlagswert WWS |
Zusätzlich zur Hinterlegung in den Parametern haben Sie in der WWS auch die Möglichkeit, die Firmennummer über die Funktion Firmennummer setzen zu hinterlegen.
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