Leistungstausch
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.
Überblick
Wenn es in Ihrem Unternehmen Strukturen wie Profitcenter, Geschäftsführung, Abteilungsleitung, Vorstände oder Honorarbereiche gibt, die füreinander Leistungen erbringen, dann lässt sich über den LEA Leistungstausch mithilfe von Auswertungen eine Bewertung der Leistungstauschkosten darstellen. Dieses Paket ermöglicht Ihnen, Regeln zu hinterlegen, nach denen berechnet werden kann, zu welchen Bedingungen (Stundensätzen) die Leistungen eines Mitarbeiters von Profitcenter A für Kunden/Projekte des Profitcenters B zwischen den beiden Profitcentern dargestellt/ausgewertet werden können, ohne dass dabei eine direkte Verrechnung passiert (da bei dieser "Gegenverrechnung" ja in Wahrheit keine Umsätze für die Buchhaltung entstehen dürfen).
Der Erwerb des Lizenzpakets 216 - "LEA-Leistungstausch" für die Nutzung dieser Funktionen notwendig.
In der vorliegenden Artikeldokumentation erhalten Sie einen Überblick, wie die Abbildung des Leistungstausches im System funktioniert. Sie stellt eine Unterstützung zu den Consultingterminen mit unseren BMD BeraterInnen dar und soll einen Beispiel-Geschäftsfall abbilden.
Daher beachten Sie bitte, dass Ihre Inbetriebnahme nicht zwingend mit dem angeführten Ablauf übereinstimmen muss. Weiterführende Hinweise und Hintergrundinformationen erhalten Sie, wenn Sie den Links folgen, in der Online-Paketdokumentation sowie in der "Hilfe zum Fenster" des jeweiligen Programmteils.
Daher beachten Sie bitte, dass Ihre Inbetriebnahme nicht zwingend mit dem angeführten Ablauf übereinstimmen muss. Weiterführende Hinweise und Hintergrundinformationen erhalten Sie, wenn Sie den Links folgen, in der Online-Paketdokumentation sowie in der "Hilfe zum Fenster" des jeweiligen Programmteils.
Die Stammdaten zum Leistungstausch sind unter Leistungserfassung → Stammdaten → Honorarfaktoren → Weitere Honorarfaktoren → Regeln für Leistungstausch angesiedelt. Unter Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner besteht über den LEA Auswertungsdesigner die Möglichkeit, den Leistungstausch auszuwerten.
Voraussetzungen
Eine funktionsfähige Leistungserfassung ist Voraussetzung für den Einsatz des Leistungstausches.
Das Programm greift zur Berechnung auch auf die Stundensätze zu, welche daher vorhanden sein müssen.
Weiters müssen die im Unternehmen vorgegebenen Strukturen (Profitcenter, Geschäftsführung, Abteilungsleitung, Vorstände oder Honorarbereiche) bereits in den Stammdaten abgebildet sein. In der LEA sind dafür die Begriffe "Geschäftsführung" und "Abteilungsleitung" vorgesehen. Ist die Leistungserfassung nicht (nur) auf Kunden, sondern (auch) auf Projekte ausgerichtet, kann diese Besonderheit auch beim Leistungstausch berücksichtigt werden.
Ein Leistungstausch liegt also vor, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen zutrifft:
- Der Kunde gehört zu einer anderen Organisationseinheit (Geschäftsführung/Abteilungsleitung) als der Mitarbeiter.
- Das Projekt gehört zu einer anderen Organisationseinheit als der Mitarbeiter.
Anlage Geschäftsführung/Abteilungsleitung
Im Feld Position des Mitarbeiters wird die Position des Mitarbeiters im Unternehmen hinterlegt. Zur Auswahl stehen Mitarbeiter, Geschäftsführung oder Abteilungsleitung.
Zuordnung Geschäftsführung/Abteilungsleitung
Sowohl kundenseitig als auch mitarbeiterseitig ist die Abteilungsleitung bzw. die Geschäftsführung zu hinterlegen.
Für die Kunden sind das die Felder Abteilungsleitung und Geschäftsführung. Wird mit Projekten gearbeitet, können die Felder Abteilungsleitung und Geschäftsführung genutzt werden.
Für die Mitarbeiter stehen dafür die Felder Abteilungsleitung und Geschäftsführung zur Verfügung. Diese Felder können hier auch historisch oder im Dienstverhältnis geführt werden.
Ermittlung Geschäftsführung/Abteilungsleitung
Zu den Möglichkeiten, wie die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung vom Kunden (vom Projekt) ermittelt wird, kann detailliert in der Parameter-Dokumentation zum LEA Parameter Abrechnung nach nachgelesen werden. Kurz zusammengefasst ermittelt sich Geschäftsführung und Abteilungsleitung im Normalfall zuerst vom Projekt, dann vom Leistungsumfang je Kunde, dann vom Leistungsumfang und in letzter Priorität vom Kunden.
Vom Mitarbeiter werden Geschäftsführung und Abteilungsleitung historisch je nach Organisation vom Dienstverhältnis oder vom Mitarbeiterstamm ermittelt.
Einstellungen
Regeln legen fest, mit welchen Kosten eine Leistungstausch-Stunde bewertet werden soll.
Bei der automatischen Ermittlung der Leistungstauschkosten durch das Programm werden dabei zuerst die Stundensätze für Leistungstausch und erst in zweiter Priorität die Regeln Regeln für Leistungstausch herangezogen. Das heißt ein konkret vorhandener Stundensatz, welcher jene Stunde bewertet, welche ein Mitarbeiter für ein Projekt gearbeitet hat, "zieht" in jedem Fall vor den Regeln, welche die übrigen Leistungstauschfälle abbilden und bewerten sollen.
Es ist praktikabler und viel einfacher nur Regeln zu vereinbaren und zu hinterlegen, anstatt beispielsweise für jedes Projekt beziehungsweise jeden Mitarbeiter eigene Stundensätze für den Leistungstausch zu führen.
Stundensätze für Leistungstausch
Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Honorarfaktoren → Weitere Honorarfaktoren → Stundensätze für Leistungstausch kann eingestellt werden, wie eine Leistung eines konkreten Mitarbeiters für ein "fremdes" Projekt bewertet wird. Bewertet wird die Leistung mit einem fixen Stundensatz.
Mehrere Arten von Regeln sind möglich (in absteigender Reihenfolge ihrer Ermittlungspriorität):
- Regeln, die zusätzlich zum Mitarbeiterbezug auch einen Projektbezug aufweisen
- Regeln, die zusätzlich zum Mitarbeiterbezug auch einen Kundenbezug aufweisen
- Regeln, die zusätzlich zum Mitarbeiterbezug auch einen Bezug zu einer Kunden-Abteilungsleitung aufweisen
- Regeln, die zusätzlich zum Mitarbeiterbezug auch einen Bezug zu einer Kunden-Geschäftsführung aufweisen
- Regeln, die nur einen Mitarbeiterbezug aufweisen
Beispiel
 | Wenn mein Mitarbeiter Krug für deine Projekte bzw. deine Kunden arbeitet, dann soll diese Stunde mit € 115,00 bewertet werden. |
Ein Stundensatz wird wie folgt angelegt:
Hier wird festgelegt, ab welchem Leistungsdatum der Stundensatz für den Leistungstausch gültig ist. | |
Hier wird festgelegt, bis zu welchem Leistungsdatum der Stundensatz gültig ist. Handelt es sich um einen aktuellen Stundensatz, bleibt das Feld leer. | |
Mitarbeiter, für den der Stundensatz für den Leistungstausch gelten soll | |
Wird auf Projekte erfasst, ist hier das Projekt einzutragen, für welches der Stundensatz für den Leistungstausch gelten soll. | |
Hier ist der Kunde einzutragen, für welchen der Stundensatz für den Leistungstausch gelten soll | |
Hier ist die Abteilungsleitung des Kunden einzutragen, für welche der Stundensatz gelten soll. | |
Hier ist die Geschäftsführung des Kunden einzutragen, für welche der Stundensatz gelten soll. | |
Stundensatzhöhe für die Berechnung der Leistungstauschkosten. |
Regeln für Leistungstausch
Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Honorarfaktoren → Weitere Honorarfaktoren → Regeln für Leistungstausch kann eingestellt werden, wie eine Leistung mit Leistungstausch in Abhängigkeit von Geschäftsführung und Abteilungsleitung bewertet wird. Bewertet wird die Leistung in Prozent eines bereits bestehenden Stundensatzes. Hier sind als Alternativen der Selbstkostensatz, der Herstellkostensatz oder der Verrechnungssatz auswählbar.
Zwei Arten von Regeln sind dabei möglich:
- Regeln, die einen fixen Geschäftsführungsbezug und einen fixen Abteilungsleitungsbezug aufweisen
- Regeln, die nur einen fixen Geschäftsführungsbezug aufweisen
Beispiel
| Wenn einer meiner Mitarbeiter (mit GF/AL 1) für einen deiner Kunden (mit GF/AL 2) arbeitet, dann soll diese Stunde mit 102 % der Selbstkosten bewertet werden. |
Ein Stundensatz wird wie folgt angelegt:
Hier ist zu hinterlegen, ab welchem Leistungsdatum die Regel gültig ist. | |
Hier ist zu hinterlegen, bis zu welchem Leistungsdatum die Regel gültig ist - handelt es sich um eine aktuelle Regel, bleibt das Feld leer. | |
Hier ist die Geschäftsführung einzutragen, welche beim Mitarbeiter hinterlegt ist. | |
Hier ist die Geschäftsführung einzutragen, welche beim Kunden hinterlegt ist. | |
Hier ist die Abteilungsleitung einzutragen, welche beim Mitarbeiter hinterlegt ist. | |
Hier ist die Abteilungsleitung einzutragen, welche beim Kunden hinterlegt ist. | |
In diesem Feld kann ausgewählt werden, auf welche Stundensatzart (Selbstkostensatz, Herstellkostensatz, Verrechnungssatz) sich die Berechnung der Leistungstauschkosten beziehen soll. | |
In diesem Feld ist der Prozentsatz für die Berechnung der Leistungstauschkosten zu hinterlegen. |
Auswertung mit Leistungstausch
Unter Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner ist der LEA Auswertungsdesigner aufrufbar, in dem sämtliche Auswertungen verwaltet werden. Aktuell existiert keine Auswertung, die diese Form des Leistungstausches standardmäßig abbildet.
Wählen Sie daher eine für Sie passende Auswertung, fertigen Sie eventuell eine Kopie an und bearbeiten Sie diese. Im Bearbeitungsmodus des Spaltendesigners muss die Spalte Leistungstauschkosten der Auswertung an geeigneter Stelle hinzugefügt werden.
Standardablauf
Berechnung der Leistungstauschkosten
Direkt beim Start der Auswertung erfolgt die Berechnung der Leistungstauschkosten. Das bedeutet, dass die Berechnung immer wieder neu vor sich geht und diese Information nicht in der Datenbank evident gehalten wird.
Die Berechnung nimmt dabei auf folgende Rückfallebenen Rücksicht:
- Wenn es sich um eine Leistung ohne Leistungstausch handelt, wird für die Berechnung der Selbstkostensatz herangezogen.
- Wenn es sich um eine Leistung mit Leistungstausch handelt, werden die Stundensätze und Regeln des Leistungstausches in folgender absteigender Priorität durchsucht und herangezogen:
- Jener Leistungstausch-Stundensatz, welcher mit der Leistung in Bezug auf den Mitarbeiter und das Projekt übereinstimmt
- Jener Leistungstausch-Stundensatz, welcher mit der Leistung in Bezug auf den Mitarbeiter und den Kunden übereinstimmt
- Jener Leistungstausch-Stundensatz, welcher mit der Leistung in Bezug auf den Mitarbeiter und die Kunden-Abteilungsleitung übereinstimmt
- Jener Leistungstausch-Stundensatz, welcher mit der Leistung in Bezug auf den Mitarbeiter und die Kunden-Geschäftsführung übereinstimmt
- Jener Leistungstausch-Stundensatz, welcher mit der Leistung in Bezug auf den Mitarbeiter übereinstimmt
- Jener Stundensatz (Prozent * Basis-Stundensatz) der Leistungstausch-Regel, welche denselben Geschäftsführungs- und Abteilungsleitungsbezug wie die Leistung aufweist
- Jener Stundensatz (Prozent * Basis-Stundensatz) der Leistungstausch-Regel, welche denselben Geschäftsführungsbezug wie die Leistung aufweist
- Wird kein entsprechender Leistungstausch-Stundensatz oder keine entsprechende Leistungstausch-Regel gefunden, wird für die Berechnung wiederum der Selbstkostensatz herangezogen.
Tipps und Hintergrundinformationen
Im Bearbeitungsmodus der Auswertung selbst kann - unabhängig von der Lizenz - das Filterfeld Leistungstausch zur Einschränkung auf bestimmte Leistungen verwendet werden.
Dabei gibt es folgende Alternativen:
Standard | Wertet alle Leistungen aus. |
Abteilungsleitung | Wertet nur Leistungen aus, bei denen sich die Kunden-Abteilungsleitung und die Mitarbeiter-Abteilungsleitung unterscheiden. |
Geschäftsführung | Wertet nur Leistungen aus, bei denen sich die Kunden-Geschäftsführung und die Mitarbeiter-Geschäftsführung unterscheiden. |
Firmen | Wertet nur Leistungen aus, bei denen sich Kundenfirma und Mitarbeiterfirma unterscheiden. |
Filialen | Wertet nur Leistungen aus, bei denen sich Kundenfiliale und Mitarbeiterfiliale unterscheiden. |
Eine automatische KORE-Verbuchung des Leistungstauschs ist noch nicht möglich, allerdings können LEA Auswertungen auch als CSV-Datei exportiert werden (Funktionen → Export).
Daher kann der Leistungstausch wie folgt in die KORE gelangen:
Daher kann der Leistungstausch wie folgt in die KORE gelangen:
- Hinterlegung eines Aufwandskontos an geeigneter Stelle (Projektfreifeld, Projektartfreifeld, Mitarbeiter, Tätigkeitsgruppe) oder direkte Hinterlegung als Formel in der Auswertung.
- Hinterlegung eines Kostentyps mit den üblichen Mitteln (siehe LEA-KORE-Anbindung (aufwandseitig)).
- Monatliche Erstellung einer CSV-Datei, welche in der Kore importiert werden kann.
Beispiel: Satzaufbau der CSV-DateiKonto; Kostentyp; Kostenstelle; JJJJ; MM; Betrag (Leistungstauschkosten);
