FAQ Rahmenbestellung
Grundlegende Informationen zum Thema finden Sie unter Rahmenbestellung.Allgemein
Wie lege ich eine Rahmenbestellung an?
Um eine Bestellung (Rahmenbestellung) anzulegen, starten Sie das Fenster Bestellungen und legen Sie mit der F5-Funktion eine neue Bestellung an. Auch über das Fenster Bestellerfassung ist es möglich, eine neue Bestellung zu erstellen.
Weitere Informationen finden Sie im Themendokument Bestellanlage.
Bei der Anlage der Rahmenbestellung ist darauf zu achten, das richtige Erfassungskennzeichen zu verwenden.
Kann eine Bestellung nachträglich in eine Rahmenbestellung umgewandelt werden?
Ist eine Bestellung (Rahmenbestellung) unabsichtlich mit einem falschen Erfassungskennzeichen erfasst worden, ist es möglich, dieses mit der Funktion Verschieben/Splitten/Erf-Kz ändern auf das richtige zu ändern.
Diese Funktion kann jedoch nur so lange durchgeführt werden, bis die Bestellung z. B. im Original gedruckt oder eine Warenannahme dazu erfolgt ist.
Beim Abruf der Rahmenbestellung werden die Folgeartikel nicht berücksichtigt, warum?
Damit beim Abruf einer Rahmenbestellung die Folgeartikel berücksichtigt werden, sind gewisse Einstellungen notwendig. Bitte überprüfen Sie diese.
Die Restmenge der Rahmenbestellung wird nicht mehr benötigt, was ist zu tun?
Wird die Restmenge der Rahmenbestellung nicht mehr benötigt, empfehlen wir, diese manuell fertigzumelden. Somit können keine weiteren Abrufe erfolgen und in den Auswertungen wird die Restmenge ebenfalls nicht berücksichtigt.
Wieso kann ich zu einer Rahmenbestellung keine Warenannahme vornehmen?
Die Rahmenbestellung selbst dient zur Anlage des Rahmenvertrags im System und der Überprüfung der Einhaltung des Vertrags.
Eine Warenannahme für die Rahmenbestellung ist nicht vorgesehen.
Nur für den Rahmenabruf ist es möglich, die Warenannahme vorzunehmen.
Wie kann eine Rahmenbestellung manuell fertiggemeldet werden?
Wird ein Datensatz (Angebot, Auftrag, Anfrage, Bestellung, Ankauf) nicht mehr benötigt, empfehlen wir, diesen manuell fertigzumelden. Somit ist nachvollziehbar, was mit dem Datensatz passiert ist.
Im Fenstermenü unter "Funktionen" finden Sie die Funktion "Fertigmelden". Wird diese Funktion ausgeführt, öffnet sich die Abfrage "Sind Sie sicher, dass Sie die Fertigmeldung durchführen wollen?". Wird diese mit "Fertigmelden" bestätigt, wird der Datensatz manuell fertiggemeldet und erhält das Fertig-Kennzeichen (Feld "F-Kz") "m - manuell fertig".
Durch Multiselect kann die manuelle Fertigmeldung für mehrere Datensätze gleichzeitig erfolgen. Siehe dazu die FAQ Wie markiert man mehrere Datensätze?
Ist ein Datensatz manuell fertiggemeldet worden, kann diese Fertigmeldung mit der Funktion "Fertigmeldung aufheben" aufgehoben und der Datensatz wieder bearbeitet und weiter verwendet werden.
Wird die Funktion ausgeführt, öffnet sich die Abfage "Sind Sie sicher, dass Sie die Fertigmeldung aufheben wollen?". Wird diese mit "Fertigmeldung aufheben" bestätigt, wird das Fertig-Kennzeichen (Feld "F-Kz") wieder entfernt.
Zusätzlich haben Sie in der Abfrage die Möglichkeit, über die Checkbox "Nur Kopfdaten" zu definieren, dass die Fertigmeldung nur für die Kopfdaten aufgehoben wird. Die Positionen bleiben manuell fertiggemeldet.
Die Fertigmeldung kann auch für einzelne oder mehrere Positionen durchgeführt werden, indem die Positionen markiert und die Funktion im Bereich "Positionen" ausgeführt wird.
Wird die letzte offene Position manuell fertiggemeldet, lässt sich in der Abfrage auswählen, dass gleichzeitig die Kopfdaten fertiggemeldet werden.
Hinweis
 | Einen Datensatz zu löschen, empfiehlt sich generell nicht, da es zu Lücken in den Erfassungsnummern kommen kann und dies bei einer Wirtschaftsprüfung Fragen aufwerfen könnte. Ist abseits der Erfassung bereits eine Aktion vorgenommen worden (z. B. Ausdruck eines Angebots, einer AB etc.), lässt sich der Datensatz nicht mehr löschen und kann nur als gelöscht gekennzeichnet werden. |
Wie werden die Konten in der Rahmenbestellung ermittelt?
Die Konten werden laut Kontentabelle, die am Artikel hinterlegt ist, ermittelt.
Je nach Einstellung des folgenden Parameters werden die Konten für den Einkauf aus den Bestands- oder Aufwandskonten ermittelt:
Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein
Definition, ob für die Kontenermittlung ein Bestands- oder Aufwandskonto ermittelt werden soll. 1 - WES: Die Ermittlung erfolgt auf Basis der Einträge im Reiter "Wareneinsatz" in den Kontentabellen. 2 - Einkauf: Die Ermittlung erfolgt auf Basis der Einträge im Reiter "Einkauf". |
Es wird ein falscher Preis und eine falsche Steuer ermittelt, woran kann das liegen?
Es kann mehrere Gründe haben, warum eine falsche Steuer oder ein falscher Preis ermittelt worden ist. Einige der Gründe sind:
- Die Einstellungen am Kunden/Lieferanten sind falsch (z. B. falsches Land, keine UID hinterlegt etc.).
- Die Einstellungen der Konten sind falsch (Steuerprozentsätze und Steuercodes werden in der WWS vom Konto in der Fibu übernommen).
- Die Einstellungen der Kontentabellen sind falsch (falsche Konten, Steuern oder Steuercodes hinterlegt).
- Die Preise in den Preistabellen sind ab einem späteren Datum gültig als das Erfassungsdatum.
- Es wurden in den Kopfdaten Daten (z. B. Lieferempfänger, Erfassungsdatum etc.) geändert und die Abfrage nach der Neuermittlung von Konten oder Preisen wurde mit "Nein" bestätigt.
Gibt es eine einfache Möglichkeit Informationen oder Aufgaben zu einer Rahmenbestellung intern weiterzugeben?
Um intern Nachrichten zu Angeboten, Aufträgen, Anfragen, Bestellungen, Ankäufen oder Produktionsaufträgen weiterleiten zu können, steht Ihnen die Funktion Chats in den jeweiligen Fenstern zur Verfügung.
Erzeugen Sie einen neuen Chat an einen Kollegen/eine Kollegin, um wichtige Informationen oder Aufgaben weitergeben zu können.
Im Chat selbst werden automatisch das Erfassungskennzeichen und die Erfassungsnummer als Betreff angeführt.
Zusätzlich kann in der Feldauswahl der jeweiligen Übersichten das Feld "Chat" eingeblendet werden, anhand dessen direkt ersichtlich ist, ob es zum Datensatz einen Chat gibt.
Eine weitere Möglichkeit sind die WWS Aufgabenaktionen, die ebenfalls in allen Erfassungen verwendet werden können.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Fensterhilfe WWS Aufgabenaktion.
Preise
In der Rahmenbestellung wird ein falscher Einkaufspreis ermittelt, was kann kontrolliert werden?
Wenn Preise nicht oder falsch ermittelt werden, liegt es meist daran, dass das Erfassungsdatum in den Kopfdaten abweichend vom "Gültig ab"-Datum der Einträge in den Preistabellen ist.
Damit die Preise richtig ermittelt werden, überprüfen Sie die Einträge in den Preistabellen und ändern Sie ggf. das Erfassungsdatum in den Kopfdaten ab, damit die Preise noch einmal neu ermittelt werden können.
Zusätzlich kann über die Felder "EK-PreisInfoKz", "EK-PreisInfo-Text" und "RabattInfoKz" auf der Position überprüft werden, woher die Preise/Rabatte ermittelt werden.
| EK-PreisInfoKz | In diesem Feld finden Sie die Information, ob der Preis manuell erfasst oder von einer Preistabelle ermittelt worden ist. |
EK-PreisInfo-Text | In diesem Feld werden sämtliche Informationen zum Preis in Textform angezeigt (z. B. Preistabelle; Firma, in welcher der Preis angelegt ist; welcher User die Position angelegt hat ...). Mit Doppelklick auf das Feld wird die gewünschte Information in einem eigenen Fenster angezeigt.  |
| RabattInfoKz | In diesem Feld finden Sie die Information, ob der Rabatt manuell erfasst oder von einer Rabatttabelle ermittelt worden ist. |
Rahmenabruf
Wie kann ich einen Rahmenabruf vornehmen?
In der Themenhilfe "Rahmenbestellung" im Kapitel Rahmenabruf finden Sie alle Informationen dazu, wie Sie diesen vornehmen können.
Warum wird für den Abruf einer Rahmenbestellposition immer ein Erfassungskennzeichen vorgeschlagen?
Ob und welches Erfassungskennzeichen für einen Rahmenabruf vorgeschlagen wird, kann über Parameter gesteuert werden.
Warum wird für den Rahmenabruf automatisch eine Menge vorgeschlagen?
Wird im Feld Abrufmenge auf der Rahmenbestellposition eine Menge hinterlegt, wird diese automatisch vorgeschlagen.
Im Abrufdialog kann diese bei Bedarf geändert werden.
Kann ein Rahmenabruf zu einer bestehenden Bestellung ergänzt werden?
Möchten Sie den Rahmenabruf einer bestehenden Bestellung zuordnen, können Sie dies machen, indem Sie im Abrufdialog die Erfassungsnummer der gewünschten Bestellung auswählen.
Es wurde unabsichtlich ein Rahmenabruf getätigt, wie kann dies wieder rückgängig gemacht werden?
Ist der Rahmenabruf unabsichtlich getätigt worden, kann dies korrigiert werden, indem die Abrufbestellung gelöscht bzw. manuell fertiggemeldet wird.
Hinweis
| Wir empfehlen die manuelle Fertigmeldung der Abrufbestellung, um die Rückvollziehbarkeit zu gewährleisten. |
Eine Rahmenabrufbestellung wurde nicht vollständig geliefert, trotzdem ändert sich die offene Menge der Rahmenbestellung nicht. Wie kann diese geändert werden?
Wird eine Bestellung nicht vollständig geliefert, ist diese weiterhin offen, da es zu einer Nachlieferung kommen könnte. Wird die offene Menge nicht nachgeliefert, ist die Bestellung manuell fertigzumelden.
Erst nach der manuellen Fertigmeldung wird auch die offene Menge berichtigt.
Ein Rahmenabruf wurde nicht vollständig geliefert, nun stimmt die Abrufmenge nicht, was ist zu tun?
Hier verhält es sich wie bei der offenen Menge der Rahmenbestellung. Erst wenn die Rahmenabrufbestellung manuell fertiggemeldet worden ist, wird auch die Abrufmenge angepasst.
Beim Abruf zu einer Rahmenbestellung bekomme ich die Meldung, dass diese nicht mehr gültig ist. Kann ich den Abruf trotzdem tätigen?
Die Prüfung des Gültigkeitsbereichs der Rahmenbestellung erfolgt automatisch beim Rahmenabruf.
Liegt der Abruf nicht im Gültigkeitsbereich, erscheint die Hinweismeldung "Der angegebene Liefertermin liegt außerhalb des Gültigkeitszeitraums der Rahmenposition. Wollen Sie trotzdem einen Abruf durchführen?"
Bestätigen Sie diese Abfrage mit "Abruf durchführen", kann der Rahmenabruf wie üblich vorgenommen werden.
Hinweis
| Eine Sperre von Rahmenabrufen aufgrund des Gültigkeitszeitraums ist nicht möglich. |
Warum kann der Abruf nur nach Freigabe der Rahmenbestellung erfolgen?
Wenn eine Rahmenbestellung gesperrt ist (z. B. durch einen Workflow), ist kein Abruf möglich. Ein Rahmenabruf kann erst dann erfolgen, wenn die Rahmenbestellung freigegeben worden ist.
Bitte beachten Sie dabei auch die Einstellung des folgenden Parameters. Dieser gilt auch für Rahmenbestellungen.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein
Definition, ob eine Freigabe von Bestellungen gewünscht ist. 0 - Nein: Bei der Neuanlage der Bestellung wird das Freigabe-Kennz. auf "ohne Freigabe" gesetzt. Für die Bestellung kann "ohne Freigabe" der Originalausdruck erfolgen bzw. die Warenannahme durchgeführt werden. 1 - Ja: Bei der Neuanlage der Bestellung wird das Freigabe-Kennz. auf "gesperrt" gesetzt. Um die Bestellung zu drucken und die Warenannahme durchführen zu können, muss eine Freigabe per Kontextfunktion "Bestellung freigeben" erfolgen. 2 - Ja, wertabhängig: Nur in Kombination mit Parameter "Bestellwert für Freigabe" verwendbar. Bei der Neuanlage wird das Freigabe-Kennz. auf "Ohne Freigabe" gesetzt. Überschreitet der "EK-Wert netto" den definierten Wert, so wird beim Schließen der Erfassung das Freigabe-Kennz. auf "gesperrt" gesetzt. Somit ist für den Bestelldruck und die Warenannahme eine Freigabe per Kontextfunktion erforderlich. Hinweis: Dieser Parameter gilt auch beim Erfassen von Rahmenbestellungen. |
Kann eine höhere Menge als in der Rahmenbestellung vereinbart abgerufen werden?
Die Überschreitung der Rahmenbestellmenge wird mittels Parameter aktiviert.
Warum wird für den nächsten Abruf automatisch die gleiche Erfassungsnummer vorgeschlagen wie beim vorherigen Abruf?
Werden mehrere Abrufe nacheinander vorgenommen, ohne zwischendurch die Erfassung zu öffnen oder auf eine andere Bestellung zu wechseln, wird automatisch die vorherige Erfassungsnummer für den Abruf vorgeschlagen.
Zuordnung Rahmenbestellung
Wie kann ich einen Beschaffungsvorschlag einer Rahmenbestellung zuordnen?
Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Rahmenbestellung.
Wie sehe ich in den Beschaffungsvorschlägen, ob es Rahmenbestellungen zu diesem Artikel gibt?
Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Rahmenbestellung.
Kann eine Bestellung nachträglich einer Rahmenbestellung zugeordnet werden?
Um die Bestellungen nachträglich einer Rahmenbestellung zuzuordnen, sind gewisse Einstellungen relevant.
Weitere Informationen finden Sie im Themendokument Rahmenbestellung.
Kann bei der Bestellanlage geprüft werden, ob es bereits Rahmenbestellungen zu einem Artikel gibt?
Damit vorhandene Rahmenbestellungen bei der Bestellerfassung berücksichtigt werden, sind Parametereinstellungen zu treffen.
Auswertung Rahmenbestellungen
Wie kann überprüft werden, ob die vereinbarten Abrufe richtig und vollständig vorgenommen worden sind?
Um die Überprüfung der offenen Rahmenbestellungen zu erleichtern, empfehlen wir, mit Abrufmenge und -intervall zu arbeiten. Dadurch erhalten Sie im Fenster Rahmenbestellpositionen einen schnellen Überblick über die bisherigen Abrufe und die Einhaltung des Vertrags.
Wie können bestehende Rahmenbestellungen ausgewertet werden?
Im Themendokument Rahmenbestellung erhalten Sie diesbezüglich weitere Informationen.
Wo sehe ich den Zusammenhang zwischen Rahmenbestellung und Abruf?
Im Themendokument Rahmenbestellung erhalten Sie diesbezüglich weitere Informationen.
Wo sehe ich, wie viele Abrufe es bereits zu einer Rahmenbestellung gibt?
Im Themendokument Rahmenbestellung erhalten Sie diesbezüglich weitere Informationen.
Spezialthemen
Kann vor dem tatsächlichen Abruf noch in höherer Instanz geprüft werden, ob dieser tatsächlich erfolgen soll?
Über die Bestellfreigabe für die Abrufbestellungen können Sie dies realisieren.
Ist es möglich, Rahmenabrufe innerhalb der Firmen einer Firmengruppe vorzunehmen?
Ja, dies ist möglich. Nähere Informationen dazu finden Sie im Themendokument Rahmenbestellung.
