Ein Datenbestand wird stets mit dem zum Zeitpunkt der Neuanlage aktuellen Auslieferungsstandard angelegt. Mit der Zeit "veralten" diese Einstellungen und der Wunsch, die Einstellungen des derzeit aktuellen Auslieferungsstandards auf seinen gewohnten Datenbestand zu übertragen, wird immer größer. In diesen Fällen spricht man von einer Datenbestandssanierung. Ziel der Datenbestandssanierung ist es nicht, den derzeitigen Auslieferungsstandard dem bestehenden Datenbestand vollständig aufzudrücken, sondern Weiterentwicklungen sinnvoll in Ihr bestehendes System zu integrieren. Die Datenbestandssanierung kann mit der Sanierung eines Hauses verglichen werden.

Dabei sind viele Punkte zu beachten, auf die nachfolgend eingegangen wird. Je nach Alter des Datenbestandes sind mehr oder weniger Punkte relevant. Wir empfehlen die Unterstützung durch einen Supportmitarbeiter in einem Termin. Damit der Arbeitsaufwand eingeschätzt werden kann, empfehlen wir einen Analysetermin.

2. Fragestellungen im Vorfeld

Die Datenbestandssanierung kann sowohl nur teilweise als auch nur dort stattfinden, wo am ehesten benötigt. Sind Sie mit bestimmten - wenn auch "alten" - Einstellungen zufrieden, dann muss daran in den meisten Fällen auch nichts geändert werden.

Folgende Fragen helfen bei der Definition Ihres konkreten Ziels:

2.1. Wann wurde der zu sanierende Datenbestand angelegt bzw. was ist das älteste Lohnjahr im zu sanierenden Datenbestand?

Das älteste Lohnjahr Ihres Datenbestandes kann im Programm LOHN → Stammdaten → Lohn-Basiseinstellungen im Feld "Lohnjahr" abgelesen werden.

Im Jahr 2018 wurden sehr viele grundlegende Verbesserungen am Auslieferungsstandard vorgenommen. Das heißt, dass bei Datenbeständen, die vor dem Jahr 2018 angelegt worden sind, mit einem größeren Sanierungsaufwand zu rechnen ist. Auf der anderen Seite lohnt sich deren Sanierung am meisten, weil Sie dann von vielen Erweiterungen profitieren können und mehr Analogie in Dokumentationen sowie Seminaren zu Ihrer Arbeitsumgebung herrscht.

2.2. Wurde der Datenbestand (lange) vor dem Umstieg auf den NTCS LOHN angelegt?

In einigen Fällen wurde vor vielen Jahren der Datenbestand im NTCS LOHN angelegt, obwohl die Lohnverrechnung damals noch mit BMD 5.5 oder einer anderen Lohnsoftware durchgeführt wurde. Ein Datenbestand wurde damals benötigt, um beispielsweise einen Mitarbeiterabgleich zwischen BMD 5.5 und NTCS einzurichten, das BMD Com Lohnportal zu nutzen oder um die Personalrückstellungen mit der NTCS BILANZ durchzuführen.

In diesen Fällen wurde der Datenbestand vermutlich mit nur wenigen globalen Einstellungen angelegt, die im Laufe der Zeit individuell nachjustiert wurden.

2.3. Welche konkreten Punkte sollen bei der Datenbestandssanierung auf jeden Fall verbessert werden?

Erhalten Sie bei der Datenbestandssanierung Unterstützung durch einen Supportmitarbeiter, dann weisen Sie auf jene Punkte hin, die Ihnen besonders wichtig sind. Hier ist keine pauschale Aussage möglich. Beispielsweise will Anwender A nach der Datenbestandssanierung für die weitgehende Automatisierung der Lohnverrechnung Berechnungen effizienter nutzen als bisher. Anwender B möchte die Schnittberechnung grundlegend überarbeiten.

2.4. Gibt es Punkte, die bei der Datenbestandssanierung weitestgehend außen vor gelassen werden sollen?

Falls es Themengebiete gibt, die nach der Datenbestandssanierung in gleicher Weise erfolgen sollen, dann kommunizieren Sie das mit dem Supportmitarbeiter, der Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützt. Auch dieser Punkt kann nicht pauschal beantwortet werden.

Falls es für Sie beispielsweise ausgesprochen wichtig ist, dass gewisse Lohnarten auf bestimmten Lohnartennummern bleiben, dann kommunizieren Sie dies bitte. Sollen beispielsweise neue Lohnarten zwar in bestehende Berechnungen integriert werden, aber der grundsätzliche Aufbau der Berechnung soll sich nicht verändern, dann sollte auch das klar kommuniziert werden.

Ähnlich wie bei der Sanierung eines Hauses sollte im Vorhinein abgesteckt werden, wie viel Altsubstanz bleiben kann und soll.

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3. Checkliste Datenbestandssanierung

Folgende Aufzählung listet alle Punkte der Datenbestandssanierung auf, die in den nachfolgenden Kapiteln detailliert erörtert werden. Diese Checkliste dient zur Übersicht. Erledigte Punkte können abgehakt werden. Im konkreten Fall als irrelevant befundene Punkte können als solche markiert werden.

	Neuen Datenbestand als Kopiervorlage anlegen
	Fehlende Lohnarten anlegen
	Lohnartenkoppelungen erweitern
	Lohnartengruppen anlegen und Lohnartenzuordnung überarbeiten
	Schnitte anlegen
	Zuordnung zu Schnitten
	Zugriff auf Schnitte
	Entgeltfortzahlungsansprüche
	Parametereinstellung Nichtleistungszeiten
	Gutstunden und Diverse Nichtleistungszeiten
	Berechnungen im Generalkollektivvertrag
	Berechnungen in Lohnarten hinterlegen
	Parametereinstellung Rückstellungen
	Parametereinstellung Konjunkturstatistik drucken
	Parametereinstellung Einkommensbericht drucken
	Auswertungsdesigner
	Personalkennzahlen-Gliederung
	Lohnartenschablone
	Abrechnungen importieren
	Lohn-Vorschlagswerte-Firma
	Feldauswahl

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4. Neuen Datenbestand als Kopiervorlage anlegen

Es wird empfohlen, einen neuen Datenbestand mit dem aktuellen Lohnjahr anzulegen, welcher bei der Datenbestandssanierung als Orientierung und als Kopiervorlage verwendet wird.

Auf diesem Datenbestand wird nicht operativ gearbeitet.

Einige Anwender legen in größeren Zeitabständen von etwa einem Jahr einen neuen Datenbestand als Kopiervorlage an, um punktuelle Nachbesserungen vorzunehmen.

Ein Datenbestand wird im Programm LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Datenbestände angelegt. Eine freie Datenbestandsnummer kann gewählt werden. Überlegen Sie sich bestenfalls eine Nummernlogik, wie beispielsweise Datenbestandsnummer = Lohnjahr, falls Sie zukünftig in jedem Lohnjahr einen neuen Datenbestand als Kopiervorlage anlegen wollen. Wählen Sie im Feld "Lohnjahr" das höchstmögliche Jahr und hinterlegen Sie eine sprechende Bezeichnung.

Dieser neue Datenbestand muss aufgrund der Daten nicht besonders geschützt werden, da auf ihm weder operativ gearbeitet wird noch schützenswerte Daten gespeichert werden.

Achten Sie darauf, dass kein Anwender versehentlich in diesem Datenbestand Änderungen vornimmt. Dies kann durch die Wahl einer passenden Datenbestandsbezeichnung oder die Hinterlegung einer Datenbesitzergruppe am Datenbestand passieren.

Über das Programm LOHN → Stammdaten → Lohn-Basiseinstellungen kann der Datenbestand gewechselt werden.

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5. Lohnarten

5.1. Lohnartennummernbereich frei machen

Im Bereich der Nichtleistungszeiten-Lohnarten wurden früher nur zwei Schnittlohnarten zur Unterscheidung von lohnsteuerfreien und -pflichtigen Schnitten verwendet. Vor einigen Jahren wurden weitere Schnitte eingeführt, mit denen die Unterscheidung in vier Schnittlohnarten möglich wurde. Mit diesem System können die Lohnsteuerfreiheit nach § 68 (1) bzw. (2) sowie die SV-Freiheit berücksichtigt werden. Dadurch wird eine exaktere und dienstnehmerfreundliche Abrechnung möglich.

§ 68 (1) frei
§ 68 (2) frei
SV pfl.
SV frei

Im Nummernbereich der Nichtleistungszeiten-Lohnarten müssen die bestehenden Schnittlohnarten auf andere Lohnartennummern umgestellt werden, um Platz für die neu anzulegenden Schnittlohnarten zu schaffen.

Möglicher Ist-Zustand:

Möglicher Soll-Zustand:

Für "Krank Arb. 100% Std." wurden früher inklusive der Entgelt-, Schnitt- und Korrekturlohnarten vier Lohnarten verwendet. Nun werden sechs Lohnarten (Entgelt-, 4 Schnitt- und eine Korrekturlohnart) verwendet. Der Datenbestand, der als Kopiervorlage angelegt worden ist, kann als Orientierungshilfe bei der Lohnartennummernvergabe genutzt werden.

Das Umstellen bereits vorhandener Lohnarten auf andere Nummern geschieht im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnarten auf der Lohnart stehend mit der Menü-Funktion Extras → Lohnart-Nr umstellen.

Eine freie Lohnartennummer kann erfasst werden.

Dieser Schritt ist so oft durchzuführen, bis genug Platz für die neuen fehlenden Schnittlohnarten vorhanden ist.

Nichtleistungszeiten-Lohnarten befinden sich üblicherweise im Lohnartennummernbereich 2000 - 2399.

Hinweis

Falls Sie bestimmte Nichtleistungszeitarten oder Entgeltfortzahlungsansprüche nicht verwenden und auch zukünftig nicht verwenden werden, beispielsweise Krank 40%, Krank 25% oder Ähnliches, dann beschränkt sich die Sanierung dieser punktuell ausgewählten Lohnarten auf das Verschieben auf eine Lohnartennummer, die den anderen Lohnarten nicht im Weg ist.

Erweiterungen im Auslieferungsstandard fanden auch in diversen anderen Lohnarten-Bereichen statt. Beispielsweise wurden über die letzten Jahre viele weitere Zulagen-Lohnarten aufgenommen, die auf analoge Weise in Ihr System integriert werden können.

Die Datenbestandssanierung kann zum Anlass genommen werden, sämtliche Lohnarten auf ihre fachliche Korrektheit zu prüfen und Optimierungen vorzunehmen.

5.2. Fehlende Lohnarten anlegen

Danach sind die neuen bislang fehlenden Lohnarten anzulegen. Als Muster dient der zuvor angelegte neue Datenbestand.

Damit nicht ständig zwischen dem echten Datenbestand und dem Datenbestand zur Kopiervorlage gewechselt werden muss, können mit dem Programm LOHN → Auswertungen → Stammblätter → Lohnartenstammblatt drucken die Lohnarteneinstellungen ausgewählter Lohnarten gedruckt oder als PDF-Dokument angezeigt werden.

Die Anlage der fehlenden Lohnarten kann durch manuelle Eingabe eines jeden Feldes oder durch Kopieren einer ähnlichen Lohnart und anschließendem Ändern erfolgen (Funktion Lohnart kopieren). Beim Kopieren der Lohnart können optional die Schnittzuordnung und die Lohnartengruppenzuordnung kopiert werden.

Insbesondere zu beachten ist das Feld §68/2-Prozentsatz bei Schnittlohnarten, die nach § 68 (2) lohnsteuerfrei sind.

Die Lohnartenbezeichnungen aller Lohnarten im jeweiligen Bereich sind sprechend anzupassen.

Nach der Anlage der fehlenden Schnittlohnarten sieht der Lohnartenstamm im Bereich der "Krank Arb. 100% Std"-Lohnarten wie folgt aus.

5.3. Lohnartenkoppelungen

Nachdem alle Lohnarten angelegt sind, kann die Koppelung von der Entgelt-Lohnart ausgehend definiert werden. Die Koppelung wird im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Reiter "Koppelung" → F8 am Feld "Koppelung vorhanden" hinterlegt. Nehmen Sie die neu angelegten Schnittlohnarten in die gewünschte Koppelungsreihenfolge auf.

5.4. Weitere Einstellungen im Programm "Lohnarten"

Sämtliche Schnittlohnarten müssen nach der Anlage der Schnitte hinsichtlich der Schnittzuordnung überarbeitet werden. Dieser Punkt wird im Kapitel Zuordnung zu Schnitten detailliert beschrieben.

Ebenso erfolgt die Lohnartengruppen-Zuordnung einzelner Lohnarten erst nach der Anlage der Lohnartengruppe. Im Kapitel Lohnartengruppen wird darauf eingegangen.

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6. Lohnartengruppen

Im Auslieferungsstandard sind einige Lohnartengruppen im Bereich 1 - 999 definiert. Sind bei Ihnen im System nicht alle Lohnartengruppen angelegt, dann bestehen prinzipiell zwei Lösungsmöglichkeiten.

Sie verwenden im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnartengruppen unter "Extras" die Funktion "Standard erzeugen". Dabei werden neue Lohnartengruppen, die nun im Standard enthalten sind, angelegt und bestehende Lohnartengruppen mit derselben Nummer umbenannt und sofern möglich um Lohnarten erweitert. Eine Selektion einzelner Lohnartengruppen ist bei dieser Funktion nicht möglich. Diese Option ist dann empfehlenswert, wenn sehr viele Unterschiede zwischen dem Ist- und Soll-Zustand bestehen und wenn nachfolgend insbesondere Berechnungen (ggf. auch Auswertungen), Schnittzuordnungen und Parameter, die diese Lohnartengruppen verwenden, lückenlos überarbeitet werden.
Sie legen fehlende Lohnartengruppen manuell auf der für Sie passenden Nummer an. Diese Option ist dann empfehlenswert, wenn nur wenige punktuelle Anpassungen am bestehenden System der Lohnartengruppen erfolgen sollen.

Die Zuordnung einzelner Lohnarten zu einer Lohnartengruppe muss stets manuell überarbeitet, kontrolliert und überdacht werden.

Ausgesprochen nützlich ist die Funktion LA-Gruppe - Verwendungstest im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnartengruppen. Damit können Sie im Vorfeld prüfen, von welchen Programmstellen aus auf eine Lohnartengruppe zugegriffen wird.

Hinweis

In sehr alten Datenbeständen wurden die Lohnartengruppen 10 "Grundlöhne" und 100 "Prämien, Provisionen" verwendet. Im aktuellen Auslieferungsstandard gibt es die Lohnartengruppe 10 nicht mehr. Die Lohnartengruppe 100 beinhaltet jetzt Grundlöhne. Prämien und Provisionen wurden aufgeteilt in die Lohnartengruppen 150 "Prämien, Provisionen (variabel)" und 155 "Prämien, Provisionen (fix)".

Wird auf einem entsprechend alten Datenbestand die Funktion "Standard erzeugen" ausgeführt, dann werden die fehlenden Lohnartengruppen angelegt und bestehende umbenannt. Sofern technisch möglich werden fehlende Lohnartenzuordnungen ergänzt. Sämtliche Lohnartengruppen und deren Verwendung sind danach zu kontrollieren, zu überarbeiten und zu überdenken.

Falls möglich sollten nicht mehr benötigte Lohnartengruppen gelöscht oder umbenannt werden.

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7. Schnitte

7.1. Schnitte anlegen

Im Programm LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Schnitte müssen zuerst alle fehlenden Schnitte mit ihrer Nummer und Bezeichnung angelegt bzw. umbenannt werden.

In der Lohn-Vorschlagswerte-Firma im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen werden die Schnitte 11 - 34 am Reiter "Schnitte - Vorschlag" angelegt und allgemein definiert. Wählen Sie auf der Lohn-Vorschlagswerte-Firma jene Einstellung, die für die meisten Ihrer abzurechnenden Firmen gilt. Die Schnitte 1 und 2 sind aus dem "Schnitte - Vorschlag" der Lohn-Vorschlagswerte-Firma zu löschen.

Danach werden die Schnitte auf alle anderen Lohnfirmen und Dienstnehmer kopiert. Haben einzelne Lohnfirmen von der Lohn-Vorschlagswerte-Firma abweichende Einstellungen, dann können diese zuerst auf der jeweiligen Lohnfirma definiert und danach auf deren Dienstnehmer kopiert werden.

Fürs Kopieren des Schnittvorschlags stehen zwei Funktionen am Reiter "Schnitte - Vorschlag" im Programm "Lohnfirmen" zur Verfügung:

Schnittvorschlag kopieren auf Firma: Kopiert die Schnittvorschläge der markierten Firma auf eine oder mehrere andere Lohnfirmen.
Schnittvorschlag kopieren auf Mitarbeiter: Kopiert die Schnittvorschläge der markierten Firma auf eine oder mehrere andere Lohnfirmen und deren Mitarbeiter.

Da die Kopie in den meisten Fällen auch auf die Mitarbeiter übernommen werden soll, ist am besten die Funktion "Schnittvorschlag kopieren auf Mitarbeiter" zu verwenden.

Die Schnitte 1 und 2 sind bei allen Lohnfirmen aus dem Reiter "Schnitte - Vorschlag" zu löschen, da diese Schnitte bei einer Neuanlage eines Mitarbeiters nicht mehr angelegt werden sollen.

Ob die Schnitte 1 und 2 aus dem Reiter "Schnitte" im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer gelöscht werden sollen, ist vom Anwender zu entscheiden. Diese Schnitte werden in Zukunft bzw. bei Aufrollungen in vergangene Monate nicht mehr verwendet. Sie stören allerdings auch nicht. Die Schnitte 1 und 2 müssen, falls gewünscht, manuell bei jedem Dienstnehmer im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Schnitte" gelöscht werden.

Kontaktieren Sie bei Bedarf den Sie unterstützenden Supportmitarbeiter, um dabei möglichst effizient vorzugehen.

Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

7.2. Zuordnung zu Schnitten

Im Programm LOHN → Stammdaten → Zuordnung zu Schnitten sind nun alle Lohnarten, die in den Schnitt fließen, den neuen Schnitten zuzuordnen. Dies gilt sowohl für alte, vorher bereits bestehende, Lohnarten als natürlich auch für neu angelegte Lohnarten. Die Zuordnung zu den Schnitten 1 und 2 muss nicht verändert werden. Die Zuordnung zu den Schnitten 11 bis 34 muss neu gedacht werden.

Orientieren Sie sich dabei am neuen Datenbestand, welcher als Vorlage dient, und an den Lohnarteneinstellungen. Betragslohnarten werden einem Betragschnitt, Mengenlohnarten einem Mengenschnitt zugeordnet.

Sofern die Überwiegenheit geprüft werden soll, sind entsprechende Einstellungen vorzunehmen.

Beachten Sie außerdem die Reiter "KV" und "Firma". Möglicherweise ist neben einer globalen auch eine KV- bzw. firmenbezogene Zuordnung von Lohnarten zu Schnitten hinterlegt.

Wenn die Zuordnung der Lohnarten zu den Schnitten erfolgt ist, dann ist in diesem Programm die Funktion Schnittbasiswerte neu berechnen zu verwenden. Mit dieser Funktion werden die zuvor beim Dienstnehmer neu angelegten Schnitte mit ihren Basis-Werten neu berechnet und somit aufgebaut. Die Schnittbasiswerte der Schnitte 1 und 2 sollten nicht neu berechnet werden. Diese Funktion kann für alle oder einzelne Schnitte, Dienstnehmer und Firmen ausgeführt werden.

Die Zuordnung zu den Schnitten 1 und 2 muss nicht gelöscht werden. Wenn man sich dazu entscheidet, dann aus rein optischen Gründen.

7.3. Zugriff auf Schnitte

Über das Feld Schnitt-Nr. am Reiter "Name, Bruttoerfassung" im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnarten wird gesteuert, auf welchen Schnitt die Lohnart zur Ermittlung ihres Satzes zugreift. Eine Schnittlohnart kann auf mehrere Schnitte zugreifen. Beispielsweise greift die Lohnart "Urlaub Schnitt pfl." üblicherweise auf die Schnitte 11, 12, 13, 14, 15, 16, 21 und 22 zu.

Selbst ist die Lohnart "Urlaub Schnitt pfl." nur dem Schnitt 21 "NLZeiten Schnitt SV pfl. (Betrag)" zugeordnet, damit der Schnitt wiederum in den Schnitt für die kommenden Monate geht (siehe Kapitel 7.2 Zuordnung zu Schnitten).

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8. Entgeltfortzahlungsansprüche

Üblicherweise verändern sich die Entgeltlohnarten nicht. Es wird jedoch empfohlen, die Einstellungen im Programm LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Entgeltfortzahlungsansprüche zu kontrollieren.

9. Parametereinstellung Nichtleistungszeiten

Im Zuge der Sanierung empfiehlt es sich, die Parameter für alle anderen Nichtleistungszeiten außer "Krank" und "Unfall" ebenso zu kontrollieren. Sämtliche Parameter findet man unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Nichtleistungszeiten.

Im Laufe der Zeit sind einige neue Parameter beispielsweise für den persönlichen Feiertag hinzugekommen. Man kann die Datenbestandssanierung gleich zum Anlass nehmen, auch diese Fälle zu bedenken. Eine Lohnart für persönliche Feiertage wird im Standard derzeit (Stand März 2023) nicht ausgeliefert und muss individuell angelegt werden.

10. Gutstunden und Diverse Nichtleistungszeiten

Im Zuge der Datenbestandssanierung wurden möglicherweise Lohnartennummern umgestellt, welche die Diversen Nichtleistungszeiten oder Gutstunden betreffen. Aus diesem Grund wird empfohlen, die Einstellungen im Programm LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Gutstunden und Diverse NLZ zu kontrollieren, zu adaptieren und zu vervollständigen.

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11. Berechnungen

11.1. Berechnungen im Generalkollektivvertrag anlegen

Berechnungen werden im Programm LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter Berechnungen definiert.

In Datenbeständen, die vor 2018 angelegt worden sind, fehlen oftmals Berechnungen ab den Nummern 100000. Im Laufe der Zeit wurden viele Optimierungen und aktuelle Änderungen in den Standardberechnungen wie beispielsweise die Mischberechnung bei Wochenmodelländerungen bei Sonderzahlungsberechnung eingepflegt.

Am einfachsten werden die jeweiligen Berechnungen aus dem zuvor angelegten Datenbestand zur Kopiervorlage in die Zwischenablage kopiert und am zu sanierenden Datenbestand unter derselben Nummer und Bezeichnung eingefügt. Im Makro-Editor stehen dafür die Funktionen "Code in Zwischenablage kopieren" und "Code aus der Zwischenablage einfügen" zur Verfügung.

Sind bereits Berechnungen ab der Nummer 100000 im echten Datenbestand vorhanden, dann sollten

fehlende Standard-Berechnungen auf jeden Fall im Generalkollektivvertrag eingefügt werden.
bestehende Berechnungen möglicherweise und nur nach Rücksprache mit dem dafür verantwortlichen Lohnverrechner an den aktuellen Auslieferungsstandard erweitert werden. Unter Umständen wird diese Berechnung bereits genau in dieser Version verwendet und entspricht den gewünschten Einstellungen.

Beim Einfügen eines Makrotextes sind alle Vorkommen der Funktionen "Lohnart" und "Fixwert" zu überarbeiten. Die in Ihrem Datenbestand verwendeten Lohnartennummern bzw. Lohnartengruppennummern sind zu verwenden.

Nutzen Sie Kommentare (in roter Schrift) für eigene Anmerkungen zur Berechnung, beispielsweise, dass die Berechnung im Rahmen der Datenbestandssanierung am <Datum> vom Benutzer XY angelegt worden ist.

Berechnungen sind nach jeder Änderung immer zu kompilieren und danach zu speichern. Ist eine Funktion "Lohnart" oder "Fixwert" übersehen worden, dann kann die Berechnung nicht kompiliert werden. Formfehler innerhalb der Berechnung fallen sofort und nicht erst bei Anwendung der Berechnung auf.

Hinweis

Wie nach jeder Änderung an der Berechnungsdefinition wird empfohlen, die geänderte Berechnung vor ihrem Gebrauch eingehend zu testen.

11.2. Berechnungen in Lohnarten hinterlegen

Im Kollektivvertrag angelegte Berechnungen werden meistens bei Lohnarten oder in Parametern hinterlegt und dadurch verwendet.

Diverse Lohnarten wie beispielsweise Sonderzahlungen, Urlaubsersatzleistung, Lehrling Teilentgelt etc. beziehen ihre Beträge oder Sätze aus Berechnungen.

Sofern der Betrag bzw. Satz einer Lohnart über eine Berechnung ermittelt werden soll, stehen die Felder "Eingabe Betrag", "Eingabe Satz" usw. auf der Ausprägung "Ja (Wert von Berechnungsgenerator)". In den Feldern "Berechnungsnummer Betrag", "Berechnungsnummer Satz" usw. wird die Berechnungsnummer eingegeben. Die genannten Felder findet man am Reiter "Name, Bruttoerfassung" im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnarten.

Sollte es für eine Lohnart bereits Berechnungen in den Branchenkollektivverträgen geben, dann sollte dennoch die Berechnung für die Rückfallebene "Generalkollektivvertrag" definiert sein. Die Rückfallebene greift immer dann, wenn der Mitarbeiter keinem Kollektivvertrag zugeordnet ist oder die Berechnung im jeweiligen Kollektivvertrag nicht definiert ist.

11.3. Parametereinstellung Rückstellungen

Im Generalkollektivvertrag werden derzeit (Stand Mai 2023) Berechnungen für das laufende Entgelt und den Sonderzahlungsanteil bereitgestellt, die, wie in Kapitel 11.1 Berechnungen im Generalkollektivvertrag detailliert beschrieben, aus dem Datenbestand der Kopiervorlage kopiert oder entsprechend überarbeitet werden können.

Diese Berechnungen sind in diesem Schritt der Datenbestandssanierung im Programm LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Rückstellungen zu hinterlegen. Die Hinterlegung der Berechnungen in diesem Parameter wird auch dann empfohlen, falls die Rückstellungen noch nicht mit BMD NTCS durchgeführt werden. Falls die Rückstellungen erst später mit BMD NTCS ermittelt werden, erfolgt die Inbetriebnahme des Moduls umso schneller.

Die Berechnungen für Gutstundenrückstellungen sind im Programm LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Gutstunden und Diverse NLZ direkt bei den Gutstunden im Feld "Berechnungsnr" zu hinterlegen.

11.4. Parametereinstellungen Konjunkturstatistik drucken

Das Programm LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Konjunkturstatistik drucken nutzt ebenso einige Berechnungen, die im Kollektivvertrag nunmehr definiert sind. Alternativ können auch individuelle Lohnartengruppen verwendet werden. Das Programm ist im Rahmen der Datenbestandssanierung zu parametrieren.

11.5. Parametereinstellungen Einkommensbericht drucken

Das Programm LOHN → Jahresende → Einkommensbericht drucken nutzt eine Berechnung, die üblicherweise im Generalkollektivvertrag definiert ist. Dieses Programm ist im Rahmen der Datenbestandssanierung zu parametrieren.

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12. Auswertungsdesigner

Im Programm LOHN → Auswertungen → Auswertungsdesigner können sämtliche Standardauswertungen auch jederzeit im Nachhinein importiert werden. Das Programm verfügt deshalb über die Funktion "Standardauswertungen importieren" im Menü Funktionen → Import/Export. Eine bereits existierende Standardauswertung wird dabei stets überschrieben. Da Standardauswertungen vom Anwender nicht bearbeitet und damit nicht individuell geändert werden können, besteht keine Gefahr, eigene Einstellungen an der Auswertung zu überschreiben.

Standardauswertungen müssen kopiert werden, sodass die Kopie bearbeitet werden kann.

Die Funktion "Standardauswertungen importieren" öffnet ein Fenster, in dem zielgerichtet jene Auswertungen gewählt werden können, welche importiert werden sollen. Natürlich können auch gleich alle Auswertungen gewählt werden. Im rechten Fensterbereich wird die dazugehörige Musterauswertung angezeigt, um eine Vorschau über die markierte Auswertung zu bekommen.

Alle bestehenden individuellen Auswertungen müssen im Zuge der Datenbestandssanierung kontrolliert und ggf. überarbeitet werden. Dies umfasst auch in Auswertungen verwendete Makros. Unter Umständen wurde auf bestimmte Lohnarten in einer Auswertung zugegriffen. Da im Rahmen der Datenbestandssanierung weitere Lohnarten angelegt worden sind, kann es sein, dass diese auch in Auswertungen berücksichtigt werden müssen. Analoges gilt für Lohnartengruppen.

13. Gliederungen von Personalkennzahlen

Möglicherweise sind in Ihrem Datenbestand noch nicht alle derzeitigen Standard-Gliederungen von Personalkennzahlen vorhanden. Diese können mit dem Supportmitarbeiter über ein Special Features importiert werden. Dabei werden ausschließlich Gliederungen von Personalkennzahlen, die als BMD-Standard markiert sind, überschrieben. Da diese Gliederungen nicht änderbar sind, besteht keine Gefahr des Überschreibens.

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14. Lohnartenschablone

Nutzen Sie die Gelegenheit der Datenbestandssanierung, um über Lohnartenschablonen nachzudenken. Der derzeitige Auslieferungsstandard (Mai 2023) umfasst vier Lohnartenschablonen. Orientieren Sie sich am Datenbestand zur Kopiervorlage. Falls Sie zukünftig mit einer Lohnartenschablone arbeiten wollen, dann ist diese anzulegen und zu adaptieren. Falls Sie Lohnartenschablonen nicht verwenden wollen, dann kann dieser Punkt übersprungen werden.

15. Abrechnungen importieren

Weil im Rahmen der Datenbestandssanierung sowohl neue Lohnarten angelegt als auch bestehende Lohnarten auf andere Lohnartennummern umgestellt werden, sind Schnittstellen im Programm LOHN → Spezial → Import und Export → Abrechnungen importieren zu kontrollieren.

Es ist zu prüfen, ob die Lohnartennummern, die in der Importdatei angeliefert werden, immer noch mit den entsprechenden Lohnartennummern im NTCS Lohnartenstamm übereinstimmen. Falls nicht, dann ist eine Feldwertreferenzierung in der Importschnittstelle vorzunehmen. Eine bereits vorhandene Feldwertreferenzierung ist zu prüfen. Alternativ ist unter Umständen auch eine Anpassung im anliefernden System möglich.

16. Lohn-Vorschlagswerte-Firma

Die Lohn-Vorschlagswerte-Firma ist uns im Rahmen der Datenbestandssanierung bei der Anlage des Schnittvorschlags in Kapitel 7.1 Schnitte anlegen bereits begegnet.

Zum Abschluss sollten noch die Reiter "DN-Vorschlag" und "Wochenmodell" der Lohn-Vorschlagswerte-Firma im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen adaptiert werden, falls bestimmte Einstellungen immer wieder bei der Anlage neuer Lohnfirmen eingegeben werden müssen. Durch eine optimale Lohn-Vorschlagswerte-Firma sparen Steuerberater bei der Integration eines neuen Klienten viel Zeit.

16.1. DV Vorschlag

Unter Umständen ist der DV Vorschlag individuell zu erweitern, weil im Laufe der Zeit neue Felder hinzugekommen sind.

16.2. Wochenmodelle

Wochenmodelle können importiert werden. Im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen steht am Reiter "Wochenmodelle" die Funktion "Wochenmodelle importieren" zur Verfügung. Damit kann der derzeitige BMD-Standard importiert werden oder die Daten einer bestehenden Firma werden auf die jeweilige Lohnfirma übernommen. Dabei kann beispielsweise auch auf die Lohn-Vorschlagswerte-Firma des Datenbestandes zugegriffen werden, welcher als Kopiervorlage angelegt worden ist.

Es können jeweils alle Wochenmodelle oder eine Auswahl von Wochenmodellen importiert werden.

Sollten eventuell Wochen- oder Tagesmodelle auf der Zielfirma schon existieren, wird überprüft, inwieweit diese mit den zu importierenden Modellen übereinstimmen. Gibt es z. B. das Wochenmodell 1 schon mit einer Sollarbeitszeit von 40 Wochenstunden und es soll nochmals das Wochenmodell 1 mit z. B. 38,5 Stunden importiert werden, so erfolgen entsprechende Informationen und der Import wird abgebrochen. Sollten bereits deckungsgleiche Wochen- und Tagesmodelle existieren, so steht dem Import nichts im Wege.

17. Feldauswahl

Nutzen Sie im Zuge der Datenbestandssanierung die Gelegenheit und überdenken Sie in oft verwendeten Programmen wie z. B. dem Programm "Dienstnehmer" die Feldauswahl. Nehmen Sie wichtige Felder auf, optimieren Sie die Reihenfolge der Felder und blenden Sie sehr selten benutzte Felder aus. Auch dieser Optimierungsschritt erhöht die Anwenderzufriedenheit und Effizienz.

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Siehe auch:

Lohnfirmen migrieren