BMD Web: Projektwochenerfassung
Die Projektwochenerfassung dient zur schnellen Erfassung von Leistungen, die über mehrere Tage und mehrere Mitarbeiter hinweg erbracht werden. Leistungen werden hier wochenweise erfasst, d. h. stundenweise auf die einzelnen Wochentage aufgeteilt und über mehrere Mitarbeiter hinweg aggregiert.
Der wesentliche Vorteil dieses Fensters besteht darin, dass für mehrere Mitarbeiter eine gleichzeitige Leistungserfassung auf Projekt-Basis durchgeführt werden kann. Gleichzeitig bietet dieses Fenster eine gute Übersicht durch die Kumulierung derartiger Gruppenleistungen.
Die Leistungen können als interner Personalaufwand einfach in die Kostenrechnung übergeben werden. Falls die vom Mitarbeiter getätigten Leistungen dem Kunden verrechnet werden sollen, steht eine Überleitungsmöglichkeit in die Fakturierung der Warenwirtschaft zur Verfügung.
Voraussetzungen für dieses Fenster:
- Lizenzpaket 111 "BMD NTCS Projektleistungserfassung"
- Lizenzpaket 477 "Web LEA"
Einstiegsfelder
Die Einstiegsfelder dienen dazu, vorab den Mitarbeiter, das Projekt, die Tätigkeit und den Tag der Leistungserfassung auszuwählen. Sie sind standardmäßig eingeklappt und können bei Bedarf geöffnet werden.
Darüber hinaus dienen die Felder "Mitarbeiter", "Projekt" und "Tätigkeit" als Vorschlagswerte für die Erfassung der Leistungen.
Kalenderwoche | Kalenderwoche und -jahr, für welche die Leistungen erfasst werden. Als Vorschlag dient die aktuelle Kalenderwoche. |
Projekt | Hier kann optional das Projekt angegeben werden, welches zur Erfassung der Leistungen als Vorschlag verwendet werden soll. Die Eingabe des Projektes schränkt ebenso die Anzeige der Leistungsdatensätze auf dieses Projekt ein. |
Mitarbeiter | Das Einstiegsfeld "Mitarbeiter" wird nicht automatisch mit Ihrem Mitarbeiter befüllt. Wenn Sie dies jedoch möchten, können Sie den gewünschten Mitarbeiter in das Einstiegsfeld "Mitarbeiter" eintragen und den Einstiegswert für dieses Feld abspeichern. Sofern es die Berechtigungen erlauben (siehe Datenbesitzerkonzept Leistungserfassung), kann man hier über die F4-Funktion  den gewünschten Mitarbeiter bzw. mit der F8-Funktion  mehrere Mitarbeiter auswählen, für welchen/welche die Leistungserfassung gestartet werden soll |
Tätigkeit | Hier kann optional die Tätigkeit angegeben werden, die zur Erfassung der Leistungen als Vorschlag verwendet werden soll. Es wird geprüft, ob die Eingabe der Tätigkeit in Bezug auf das Einstiegsfeld "Projekt" zulässig ist. Die Eingabe einer Tätigkeit schränkt ebenso die Anzeige der Leistungsdatensätze auf diese Tätigkeit ein. |
Hinweis
 | Im Modus Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma wird das richtige Dienstverhältnis des Mitarbeiters, im Gegensatz zur Projektleistungserfassung, immer automatisch im Hintergrund ermittelt. Aus dem Leistungsdatum und dem Mitarbeiter wird das passende Dienstverhältnis ermittelt (auch immer dann, wenn eines dieser beiden Felder wieder verändert wird). Dabei gelten folgende Regeln:
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Projektwochenerfassung
Hier werden alle Leistungen, welche den Werten der Einstiegsfelder entsprechen, in Form von Wochenzeilen gelistet.
Nähere Informationen zu diesem Bereich erhalten Sie unter Projektwochenerfassung in der dazugehörigen BMD NTCS Fensterhilfe.
Hinweis
| Standardmäßig wird in diesem Fenster nach dem Speichern einer neuen Wochenzeile automatisch die Neuanlage einer weiteren Wochenzeile geöffnet, um eine komfortable Erfassung von mehreren Leistungen nacheinander zu ermöglichen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den CRM Parameter Automatische Neuanlage unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → LEA, mit dem Sie dieses Verhalten benutzerbezogen oder global unterbinden können. |
Funktionen
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
Löschen | Zeilen der Projektwochenerfassung können einzeln ausgewählt oder via Mehrfachauswahl markiert und anschließend mit dieser Funktion gelöscht werden. Es erscheint in jedem Fall eine Meldung, wie viele Leistungen durch diese Aktion gelöscht worden sind: Sollten Leistungen markiert werden, die nicht mehr gelöscht werden können (z. B. bereits abgeschlossen, bereits autorisiert), so erhalten Sie eine Meldung, dass das Löschen des Datensatzes aufgrund abgeschlossener Leistungen nicht möglich sei, wobei der Löschvorgang für die restlichen Leistungen wie gewohnt durchgeführt wird.  Es erscheint auch in diesem Fall eine Meldung mit der Information, wie viele Leistungen gelöscht werden konnten.  |
Zeile(n) kopieren | Die Funktion "Zeile(n) kopieren" kopiert die markierte(n) Zeile(n) in die Zwischenablage. Mit Strg + Klick oder Strg + A können mehrere oder alle Zeilen markiert werden. |
Die Funktion "Zeile(n) einfügen" fügt die kopierte(n) Zeile(n) aus der Zwischenablage ein. Sie bietet unterschiedliche Möglichkeiten, je nachdem, ob im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" ein einzelner Mitarbeiter mit oder ohne Restzeitprüfung oder ob mehrere Mitarbeiter ausgewählt worden sind:
Die oben genannten Auswahlmöglichkeiten erscheinen auch, wenn zuvor mehrere Wochenleistungen in die Zwischenablage kopiert worden sind. Egal welche Leistung kopiert worden ist und unabhängig davon, ob die kopierte Leistung verteilt gewesen ist oder nicht, wird die Leistung immer bei allen Mitarbeitern eingefügt bzw. zwischen allen Mitarbeitern verteilt, die im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" ausgewählt worden sind! | |
Die Funktion "Sollzeit übernehmen" dient - im Unterschied zur Funktion "Restzeit übernehmen" - dazu, die Stunden und die Pause der Leistung automatisch aufgrund des Tagesmodells laut Wochenmodell des betroffenen Mitarbeiters zu ermitteln. Durch sie ergibt sich der Vorteil, dass Leistungen wie beispielsweise Nichtleistungszeiten (z. B. Urlaub) möglichst rasch im richtigen Ausmaß erfasst werden können. Sie wird nur dann angeboten, wenn ein einziger Mitarbeiter im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" ausgewählt worden ist. Ist der LEA Parameter Felder "Von", "Bis" und "Pause" anzeigen aktiv, so werden ebenso die Von- und Bis-Zeit entsprechend aus dem Tagesmodell ermittelt. Zusätzlich entscheidet der Parameter Berücksichtigung Planung bei Sollzeit-Ermittlung, ob die Planungs-Daten der Zeiterfassung für die Ermittlung der Sollzeiten herangezogen werden sollen. Diese Funktionalität wird nun ebenso unterstützt, wenn Projektwochenzeilen für einen Mitarbeiter kopiert und wieder eingefügt werden. Beim Einfügen erscheint dieser Dialog, wobei die Funktion "Sollstunden" die Ermittlung der Sollzeiten übernimmt:  Diese Funktion kann berechtigt werden. Sie können die Berechtigung "Sollzeit übernehmen" (Funktionsnummer 47063) sperren und die Funktion somit gleich überhaupt nicht anzeigen lassen. Nähere Informationen zu diesem Bereich erhalten Sie unter Sollzeit übernehmen in der dazugehörigen BMD NTCS Fensterhilfe. |
| Abschließen | Folgende Funktionen stehen für den Tagesabschluss zur Verfügung:
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| Auflösen | Folgende Funktionen stehen für das Auflösen des Tagesabschlusses zur Verfügung:
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Hinweis
| Die Funktionen zum Tagesabschluss sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter Tagesabschluss eingestellt ist, dass kein Tagesabschluss durchgeführt werden soll. Grundsätzliche Informationen zum Tagesabschluss sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie in der Themendokumentation Tagesabschluss und Autorisierung. |
| Woche autorisieren | Autorisiert die aktuell gewählte Woche. |
| Autorisierung der Woche auflösen | Löst die Autorisierung der aktuell gewählten Woche auf. |
Hinweis
| Die Funktionen zur Autorisierung sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter Autorisierung eingestellt ist, dass die Autorisierung mit dem Tagesabschluss vorgenommen werden soll. Grundsätzliche Informationen zur Autorisierung sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie in der Themendokumentation Tagesabschluss und Autorisierung. |
Leistungen
In der Listenansicht werden die erfassten Leistungen je nach Filterung der Einstiegsfelder angezeigt. Die Sortierung der Leistungen in der Liste erfolgt aufsteigend nach Datum und Mitarbeiternummer.
Um vollständige Leistungseingaben zu erhalten bzw. Fehleingaben zu vermeiden, erfolgen bei der Leistungserfassung einige Pausibilitätsprüfungen, die über Einstellungen und Stammdateneinstellungen beeinflusst werden können.
Nähere Informationen zu diesem Bereich erhalten Sie unter Leistungen in der dazugehörigen BMD NTCS Fensterhilfe.
Funktionen
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
| Löschen | Leistungen können einzeln ausgewählt oder via Mehrfachauswahl markiert und anschließend mit der Funktion "Löschen" gelöscht werden. | ||
Speichern und AG fertig setzen | Die Funktion "Speichern und AG fertig setzen" ist nur sichtbar, wenn der LEA Parameter Speichern und Arbeitsgang fertig setzen aktiviert ist. Durch diese Funktion wird die Leistung gespeichert und der entsprechende Arbeitsgang sofort auf den Status "Fertig" gesetzt, sofern dieser noch im Status "Offen" ist. In welchem Status ein Arbeitsgang ist, können Sie dem Feld Vorgangs-ID auf der Leistung entnehmen. | ||
Die Funktion "Restzeit übernehmen" steht nur bei aktiver Zeiterfassung (LEA Parameter Zeiterfassung) zur Verfügung. Sie ermöglicht, die Restzeit (Stunden aus der Zeiterfassung abzüglich der bereits erfassten Stunden aus den Leistungen) in den markierten Leistungen zu übernehmen. Sollte diese Funktion inaktiv sein, können Sie den Grund dafür der Leiste im unteren Fensterbereich entnehmen. Hinweis
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Sollzeit übernehmen | Mit der Funktion "Sollzeit übernehmen" können Sie auf schnelle und einfache Weise die Sollzeit laut Tagesmodell einfügen, wenn Sie ohne Zeiterfassung arbeiten oder wenn aus Leistungen Zeitbuchungen erzeugt werden. Im Standard ist diese Funktion ausgeblendet, da sie nur der Erfassung von einer Leistung pro Tag dient. Hinweis
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im Bearbeitungsmodus der Leistung auch eine Tagesabschlussautomatik genutzt werden. Im Gegensatz zu den anderen Leistungserfassungsarten funktioniert diese Automatik in der Projektwochenerfassung abweichend.Arbeitsschein | Folgende Funktionen sind für Arbeitsscheine verfügbar:
Hinweis
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Die Funktion "Text bearbeiten" ermöglicht die Bearbeitung des Leistungstextes, indem sich das Fenster Text bearbeiten öffnet. | |||||||||
Die Funktion "Zusatzmengen erfassen" ermöglicht es, für die markierte Leistung im Fenster Zusatzmengen erfassen Zusatzmengen zu erfassen. Dort muss je Artikel nur mehr die Menge und/oder der Preis eingegeben werden. Dies erspart die neuerliche Eingabe von Kunde, Projekt, Bezugszeitraum und Leistungstext. Alternativ dazu (geregelt über den CRM Parameter Zusatzmengen zur Leistung erfassen) kann hier als komplexere Form das Fenster Dienstreisen erfassen (Paket LOHN) aufgerufen werden. |
Die Funktion "Auswertung" öffnet das Fenster Auswertung. Über diese Funktion können Sie für bestimmte Mitarbeiter mit Einschränkung auf einen bestimmten Leistungszeitraum Auswertungen des Auswertungstyps "Arbeitsberichte" ausdrucken. Nähere Informationen zu den Auswertungen selbst erhalten Sie in der Fensterhilfe LEA Auswertungsdesigner. |
AVE-Daten erzeugen | Mit der Funktion "AVE-Daten erzeugen" können die zu den verrechenbaren Leistungsdatensätzen zugehörigen AVE-Sätze anhand der in der Listung angezeigten Leistungen neu ermittelt werden.  | ||
Lohnsätze erzeugen | Mit der Funktion "Lohnsätze erzeugen" können Lohnsätze für alle Leistungen der Liste im Nachhinein neu erzeugt werden. Wird sie ausgeführt, so erscheint folgende Meldung, bevor die Erzeugung der Lohnsätze durchgeführt wird, wobei die Anzahl der betroffenen Leistungen nochmals vorab summiert wird:  Es werden ausschließlich jene Lohnsätze gelöscht und neu erzeugt, die auch über den Automatismus der Leistungserfassung entstanden sind. Manuell erfasste Lohnsätze werden durch diese Funktion niemals verändert. | ||
DMS | Die Beschreibung der Funktionen zur Dokumentenzuordnung finden Sie unter Dokumentenzuordnung - Funktionen. Hinweis
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Infobereich
Kalender
Der Bereich "Kalender" wird zum Navigieren auf andere Tage/Wochen genutzt.
Weiters werden die Zustände über Tage, an denen bereits Leistungen existieren bzw. welche bereits mit Tagesabschluss versehen sind, mittels Farben angezeigt:
 | Ein roter Rahmen zeigt den heutigen Tag an. |
 | Eine graue Schattierung zeigt den aktuell markierten Tag an. |
 | Orange Seitenlinien stehen für Samstage, Sonntage und Feiertage. Diese Anzeige wird beeinflusst durch den TOOLS Parameter "Feiertag hervorheben". |
 | Eine blaue Linie unten zeigt an, dass an diesem Tag Leistungen erfasst worden sind. |
 | Ein gelber Hintergrund kennzeichnet (bis zum aktuellen Tag) Tage mit Sollstunden, an denen noch nicht alle Sollstunden erreicht worden sind (= weniger Iststunden als Sollstunden). Auch Tage, an denen zu viele Iststunden eingegeben worden sind, weisen einen gelben Hintergrund auf (= mehr Iststunden als Sollstunden). |
 | Ein roter Hintergrund kennzeichnet Tage mit Sollstunden, an denen noch keine Iststunden vorhanden sind (bis zum aktuellen Tag). |
 | Ein grüner Hintergrund kennzeichnet Tage, welche bereits mit Tagesabschluss versehen worden sind. |
Für den Vergleich werden die Sollstunden für den Kalender aus den Zeitbuchungen des Mitarbeiters ermittelt, wenn der LEA Parameter "Zeiterfassung" aktiv ist. Ansonsten werden die Sollstunden aus dem Tagesmodell ermittelt, welches sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt.
Die Iststunden werden immer aus den Stunden der Leistungen ermittelt.
Wenn man mit der Maus auf einen Tag im Kalender zeigt, erscheint ein Kurzhinweis mit Informationen.
Beispiele dafür sind:
Details Leistung
In diesem Bereich erhalten Sie Detailinformationen zur markierten Leistung im oberen Fensterbereich.
Zeitbuchungen
Der Bereich Zeitbuchungen zeigt die Zeitbuchungen des Mitarbeiters an. Voraussetzung: Der LEA Parameter "Zeiterfassung" ist dementsprechend eingestellt. Dieser Bereich kann eingeblendet werden, sobald in der NTCS das Paket ZEIT lizenziert ist (die Lizenz für die WEB Zeiterfassung ist somit nicht nötig).
Mit der Funktion "Zeitbuchungen bearbeiten" wechseln Sie ins Fenster "Zeitbuchungen" des Pakets Zeiterfassung, in dem Sie die Zeitbuchungen entsprechend bearbeiten können.
Achtung!
 | Mitarbeiterbezogen regelt das Feld "Anzeige Zeiterfassung" im Mitarbeiterstamm, ob die Zeitbuchungen in diesem Fenster angezeigt werden sollen. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, bleibt die Tabelle bei diesem Mitarbeiter leer und folgender Hinweis wird angezeigt:  Wenn ja, wird über das Feld weiters geregelt, ob der Mitarbeiter nur Leistungen in Restzeithöhe erfassen darf. |
Sobald Zeitbuchungen am aktuellen Tag vorhanden sind, werden folgende Informationen angezeigt:
BA-Nr | Nummer der Zeitbuchungsart |
| Kurz-Bez | Kurzbezeichnung der Zeitbuchungsart |
| Von | Von-Uhrzeit der Zeitbuchung |
| Bis | Bis-Uhrzeit der Zeitbuchung |
| Dauer | Dauer der Zeitbuchung |
In der Summenzeile sind folgende Informationen ersichtlich:
| Gesamt | Gesamtstunden der Zeitbuchungen. Damit hat der Mitarbeiter jene Stundenanzahl zur Verfügung, welche er in seinen Leistungen aufzeichnen darf. Stunden aus Zeitbuchungen werden daher nur zum Gesamtwert gerechnet, wenn diese auf eine Zeitbuchungsart mit Saldo-Kennzeichen "Zur Istzeit" oder "Kombination mit Umrechnungsfaktor" gebucht worden sind. |
| Restzeit | Gesamtstunden minus den Stunden, für welche bereits entsprechende Leistungen erfasst worden sind. Dabei werden nur Stunden aus Leistungen abgezogen, welche nicht auf eine Tätigkeit mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind. |
In Verbindung mit diesem Fenster sind eine Reihe weiterer Programmabläufe verknüpft.
Hinweis
| Nähere Informationen zu den optionalen Bereichen (z. B. Arbeitsscheindokumente, Kostenrechnung, Lohnverrechnung etc.), die Sie in den Layouteinstellungen einblenden können, erhalten Sie in der dazugehörigen BMD NTCS Fensterhilfe für die Projektwochenerfassung. |
