Abrechnung älterer Dienstnehmer
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Allgemein
Dienstnehmer, die ein bestimmtes Alter erreichen, haben Anspruch auf bestimmte Begünstigungen. Diese betreffen ihre Dienstnehmerabgaben und in weiterer Folge auch die Lohnnebenkosten.
In diesem Beitrag werden die Einstellungen in den Stammdaten beschrieben, welche getroffen werden müssen, um dies im Paket LOHN umzusetzen.
Im Kapitel "Versicherung" werden jene Kürzungen der Sozialversicherung beschrieben, welche in unserem Programm abgebildet werden können. Diese betreffen den altersbedingten Entfall der Unfallversicherung. Ebenso besondere Begünstigungen, die für ältere Dienstnehmer zutreffen, wenn diese ihre Pension nicht in Anspruch nehmen, sondern weiterhin arbeiten. Der letzte Abschnitt widmet sich Begünstigungen für Dienstnehmer, die neben dem Bezug einer Regelpension über der Geringfügigkeitsgrenze einer unselbständigen Beschäftigung nachgehen.
Die Abschnitte "Finanzamt" und "Gemeinde" schließen das Kapitel "Stammdaten" ab, in dem einige Automatismen erklärt werden, die abhängig vom DN-Alter durch das Programm von selbst umgesetzt werden. Diese betreffen den Entfall des DB und DZ ab dem 60. Lebensjahr oder auch der U-Bahn-Steuer (DGA) ab dem 55. Lebensjahr.
Abschließend werden anhand von Abrechnungsbeispielen spezielle Fallkonstellationen gezeigt, die ältere Dienstnehmer betreffen, und wie diese im Programm umgesetzt werden können. Diese Beispiele sollen Ihnen bei der Umsetzung Ihrere eigenen Lohnverrechnung behilflich sein und Ihnen die Systematik unseres Programms im Zusammhang mit der Abrechnung älterer Dienstnehmer veranschaulichen.
Weiterführende Informationen zum Thema:
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Stammdaten
Versicherung
Folgende Abschläge können über unser Programm auf der mBGM abgebildet werden:
| Abschlag | Wortlaut auf der mBGM | Wann? |
| A09 | UV-Entfall 60. LJ vollendet | Sobald ein Dienstnehmer das 60. Lebensjahr erreicht hat. |
A10 | AV+IE Entfall Pensionsanspruch | Sobald das Feld "Alterspension möglich ab" mit einem Datum befüllt ist. |
A15 | Minderung PV um 50 % | Sobald das Feld "Bonuspension" angehakt ist - Dienstnehmer ist schon pensionsanspruchsberechtigt, arbeitet aber ohne Pensionsbezug weiter (Gültigkeit ist auf drei Jahre beschränkt - Stand 02/2026) |
A22 | Reduktion DN-Anteil PV | Sobald das Feld "PV-Reduktion bei Regelpension" angehakt ist - Dienstnehmer bezieht bereits Pension, arbeitet noch zusätzlich - für die Jahre 2024 und 2025 möglich (Stand 02/2026) |
Unfallversicherung
Es muss keine Unfallversicherung mehr gezahlt werden, wenn der Dienstnehmer seinen 60. Geburtstag erreicht hat. Die automatische Reduzierung des Dienstgeberanteils an der Sozialversicherung richtet sich hier nach dem erfassten Geburtsdatum des Dienstnehmers im Dienstnehmerstamm.
Hinweis
 | Fällt der sechzigste Geburtstag genau auf den Ersten des Monats, so wird der Abschlag A09 direkt ab diesem Monat berücksichtigt. Ansonsten erfolgt die Reduzierung erst mit dem Folgemonat. |
Die Unfallversicherung betrifft bekanntlich nur den DG-Beitrag. In der Netto-Vorschau der Bruttoerfassung sieht man den Entfall der UV-Versicherung beim SV-Beitrag vom DG:
Auf der mBGM ist der Entfall der Unfallversicherung mit dem Abschlag A09 ersichtlich:
Hinweis
| Auch für den SV-Beitrag der Sonderzahlung wird der Abschlag A09 berücksichtigt. |
Arbeitslosenversicherung und Insolvenzentgeltsicherung
Wenn der Dienstnehmer zwar schon in Alterspension gehen könnte, aber diese nicht antritt und weiterhin seiner Beschäftigung nachgeht, dann müssen keine Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (AV) und zur Insolvenzentgeltsicherung (IE) mehr geleistet werden.
Sobald das Datum des möglichen Pensionsantritts vom Dienstnehmer vorgezogen wird, kann dieses im Dienstnehmerstamm am Reiter "Versicherung" im Feld Alterspension möglich ab hinterlegt werden:
Mit der Funktion F8 
kann das gesetzliche Pensionsalter berechnet werden.
kann das gesetzliche Pensionsalter berechnet werden.Hinweis
| Wenn ein Dienstnehmer das 63. Lebensjahr erreicht, wird der Abschlag A10 automatisch auf der mBGM berücksichtigt – unabhängig davon, ob das Feld "Alterspension möglich ab" befüllt ist. |
Ist das Datum des möglichen Pensionsantritts oder der 63. Geburtstag genau der Erste des Monats, dann erfolgt der Abzug A10 auf der mBGM ab diesem Monat, ansonsten erst ab dem Folgemonat.
Hinweis
| Auch für den Sozíalversicherungsbeitrag der Sonderzahlung wird der Abschlag A10 berücksichtigt. |
Achtung!
 | Die AV- und IE-Befreiung aufgrund des Alters wird ab 2026 gestaffelt. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die ÖGK. |
Pensionsversicherungsbeitrag
Unter bestimmten Voraussetzungen verringert sich sowohl für den Dienstnehmer als auch für den Dienstgeber der Beitrag zur Pensionsversicherung (PV).
Dies ist dann der Fall, wenn:
- bereits Anspruch auf Alterspension besteht,
- dieser Anspruch noch nicht geltend gemacht wurde,
- der Dienstnehmer sich in der pensionsversicherungsrechtlichen Bonusphase befindet (auch als Bonuspension bekannt).
(Stand 1.1.2025, Bundesministerium Arbeit, Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz: Bonus bei späterem Pensionsantritt)
Hinweis
| Bitte informieren Sie sich im Vorfeld rechtlich bei der zuständigen Stelle, ob die Voraussetzungen in Ihrem Fall erfüllt sind. |
Treffen bei Ihnen die Voraussetzungen zu, so ist das Feld Bonuspension am Reiter "Versicherung" im Dienstnehmerstamm auf "Ja" zu stellen. Derzeit ist die Reduzierung des PV-Beitrages auf maximal 36 Monate begrenzt (Stand 1.1.2025).
Ist das Feld Bonuspension auf "Ja" gestellt, so sieht man in der Netto-Vorschau in der Bruttoerfassung, zusätzlich zur AV-Rückverrechnung, auch eine SV-Kürzung des PV-Beitrags, sowohl beim Dienstgeber- als auch beim Dienstnehmer-Anteil. Die Reduktion gilt sowohl für den laufenden Bezug als auch die Sonderzahlungen.
Auf der mBGM sieht man zusätzlich zum Abschlag A09 und A10 auch den Abschlag A15 (Minderung PV um 50 %):
Wie bereits weiter oben erwähnt, kann die Minderung des PV-Beitrags nur für einen Zeitraum von drei Jahren in Anspruch genommen werden, beginnend mit dem möglichen Pensionsantrittsdatum.
Hinweis
| Wir empfehlten, sich für das Ende des Zeitraumes einen Hinweis anzulegen, damit rechtzeitig daran erinnert wird, das Feld Bonuspension wieder auf "Nein" zu stellen. |
Achtung!
| Wenn die Bonusphase (PV-Minderung) bereits ab einem Vormonat gelten soll, so ist das Feld in der Bruttoerfassung in den Monatsstammdaten am Reiter "Versicherung" aufzurollen. Mit der Funktion "Aufrollung Monatsfeld" können mehrere Monate auf einmal aufgerollt werden. |
Pensionsversicherungsreduktion (gültig bis Ende 2025)
Sobald ein Dienstnehmer in Regelpension ist, aber neben der Pension ÜBER der Geringfügigkeitsgrenze weiterhin arbeitet, entfällt teilweise der Dienstnehmeranteil zur Pensionsversicherung.
Diese Reduzierung beträgt max. 10,25 % der doppelten Geringfügigkeitsgrenze (€ 1.102,20; Stand 1.1.2025).
Achtung!
| Ab dem Jahr 2026 gibt es die PV-Reduktion bei Regelpension nicht mehr und kann daher nicht mehr erfasst werden. |
Für das Dienstverhältnis, das nach der Pensionierung beginnt, wird ein Wiedereintritt im Dienstnehmerstamm durchgeführt:
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Wiedereintritt
Hinweis
| Ein Wiedereintritt kann nur dann erfasst werden, wenn auf dem aktuellen Dienstverhältnis ein Austritt erfasst worden ist. Nähere Details zum Austritt wegen Pensionierung finden Sie im Kapitel 5.1. |
Bitte prüfen Sie, ob für diesen Dienstnehmer das Feld "PV-Reduktion bei Regelpension" in Frage kommt (gültig für die Jahre 2024 und 2025).
Hinweis
| Möglicherweise muss dieses Feld erst eingeblendet werden. Sie finden das Feld PV-Reduktion bei Regelpension in der "Auswahl" in der linken unteren Ecke des Fensters (gültig für die Jahre 2024 und 2025).  |
Achtung!
| Das Feld Bonuspension und das Feld PV-Reduktion bei Regelpension können nicht gleichzeitig gesetzt sein. Versucht man dennoch, beide Felder anzuhaken, kommt folgender Hinweis: |
Bestätigt man hier mit "Ok", so wird das zuletzt gesetzte Häkchen automatisch wieder entfernt.
Dies hat den Grund, dass das Feld Bonuspension eine Minderung des PV-Beitrags für Personen bewirkt, die ihre Pension NICHT angetreten haben und weiterhin arbeiten (siehe Kapitel 2.3.).
Die PV-Reduktion bei Regelpension hingegen steht Personen zu, die neben dem Bezug ihrer Regelpension einer Erwerbstätigkeit über der Geringfügigkeitsgrenze nachgehen.
In der Netto-Vorschau wird die Reduzierung des PV-Beitrags wie folgt angezeigt:
Auf der mBGM wird der Abschlag A22 für die PV-Reduktion in einer eigenen Zeile für die "Allgemeine Beitragsgrundlage für PV-Reduktion" erfasst:
Achtung!
| Programmseitig findet eine Minderung des PV-Beitrags nur für das laufende Entgelt statt. Beiträge für Sonderzahlungen müssen in voller Höhe entrichtet werden. Weiterführende rechtliche Informationen zu diesem Thema finden Sie z. B. bei der ÖGK oder der Pensionsversicherungsanstalt. |
Hinweis
| Die Aufrollung des Feldes "PV-Reduktion bei Regelpension" funktioniert nach dem gleichen Schema wie im Kapitel 4.6 Bonuspension beschrieben. |
Finanzamt
Ab dem 60. Lebensjahr entfallen die Zahlungen des DB und DZ. Das Programm erkennt dies automatisch anhand des hinterlegten Geburtsdatums am Reiter "Allgemein/CRM" im Dienstnehmerstamm. Die Felder "DB" und "DZ" am Reiter "Finanzamt" werden in diesem Fall automatisch auf "Nein" gestellt.
Fällt der 60. Geburtstag auf den Ersten des Monats, so entfällt der DB und DZ ab diesem Monat, ansonsten erst ab dem Folgemonat.
Gemeinde
Generell muss von Dienstnehmern, die ihre Arbeitsstätte in Wien haben, eine U-Bahnsteuer (DGA) entrichtet werden.
Generell gibt es keine Befreiung von der Kommunalsteuer aufgrund des Alters des Dienstnehmers.
In der Netto-Vorschau der Bruttoerfassung sieht man den Abzug der U-Bahnsteuer (DGA) wie folgt:
Von der U-Bahnsteuer (DGA) sind alle Dienstnehmer ab dem 55. Lebensjahr befreit. Das Programm erkennt automatisch, aufgrund des im Dienstnehmerstamm hitnerlegten Geburtsdatums, in welchem Monat das 55. Lebensjahr erreicht ist und stellt das Feld U-Bahnsteuer auf "U-Bahnsteuer befreit".
Ist der Geburtstag der Erste des Monats, so gilt die U-Bahnsteuer-Befreiung ab diesem Monat, ansonsten erst ab dem Folgemonat.
Hinweis
| Ist ein Dienstnehmer bei Neuanlage (Eintritt) bereits 55 Jahre alt und hat eine Arbeitsstätte in Wien, so wird das Feld U-Bahnsteuer automatisch auf "U-Bahnsteuer befreit" gestellt. |
Jubiläumsrückstellung
Im Zusammenhang mit Dienstnehmern kurz vor oder nach dem Pensionsantrittsdatum müssen Sie einiges bei der Bildung von Jubiläumsrückstellungen beachten.
Achtung!
| Jubiläumsrückstellungen werden nicht mehr gebildet, wenn zwischen Pensionsantrittsdatum und aktuellem Datum kein Jubiläum mehr erreicht werden könnte. Dies gilt unabhängig davon, ob das Feld Alterspension möglich ab am Reiter "Versicherung" im Paket LOHN befüllt ist. |
Sie erhalten in diesem Fall im Programm "Personalrückstellungen" folgende Anmerkung in der Dienstnehmerübersicht beim "Jubiläum - Detail" auf der rechten Seite:
"Keine Berechnung möglich! (Faktortabelle fehlt mglw. oder der Dienstnehmer kann kein Jubiläum mehr erreichen."
Wenn Sie trotzdem eine Jubliäumsrückstellung bilden möchen, weil Ihr Dienstnehmer nach der Pension weiterhin arbeitet oder überhaupt nicht vor hat, schon in Pension zu gehen, so gehen Sie wie folgt vor: Im Paket LOHN → Personalrückstellungen → Personalrückstellungen → Dienstnehmerliste blenden Sie die Spalte "Abw. Pensionsdatum" ein und hinterlegen hier ein fiktives oder tatsächliches Antrittsdatum für die Pension in der Zukunft.
Nun sehen Sie, dass eine Personalrückstellung gebildet wird und auf der rechten Seite ist die Faktortabelle für das Jubiläum im Detail.
Abrechnungsbeispiele für ältere Dienstnehmer
Austritt – Pensionierung
Der Austritt wird, wie gewohnt, über die Funktion "Austritt" mit der Austrittsschablone erfasst. Als Abmeldegrund wird in diesem Fall "Pensionierung" erfasst.
Sie können den Austritt auf zwei Arten erfassen:
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Austritt
LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Austritt
Die aliquoten monatlichen Entgelte, eventuell offene Urlaubstage und eine aliquote Sonderzahlung werden wie gewohnt abgerechnet.
Hinweis
Es gibt Fälle, bei denen der Abschlag A15 "Minderung PV um 50 %" in Monaten, in denen nur UEL-Lohnarten abgerechnet werden, nicht abgezogen werden darf. Wenn der Dienstnehmer mit dem Anspruch auf Bonuspension die Pension antritt und eine Urlaubsersatzleistung ausbezahlt wird, so ist im Austrittsmonat wie folgt vorzugehen: | Damit UEL- und Ruhend-Lohnarten korrekt im Folgemonat aktiviert werden können, empfehlen wir, zu Beginn jedes Monats die Lohnarten für die Firma zu aktivieren. |
- Beim Dienstnehmer die Lohnarten aktivieren.
- In die Monatsstammdaten einsteigen und das Häkchen für Bonuspension entfernen.
- Den Austritt mit den offenen Urlaubstagen erfassen.
- Die UEL mit der Schablone erfassen und übernehmen.
- Die Lohnarten der UEL in der Bruttoerfassung mit "vor Änderung schützen" sperren.
- In die Monatsstammdaten einsteigen und das Häkchen für Bonuspension wieder setzen
- Alle noch notwendigen Lohnarten, wie z. B. Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration, erfassen.
- Den Dienstnehmer mit dem "Abrechnungsstapel" abrechnen.
Im Folgemonat darf der Abzug A15 nicht mehr berücksichtigt werden, da der Dienstnehmer bereits in Pension ist. Daher sind folgende Schritte zu berücksichtigen.
Über die Bruttoerfassung in den Austrittsmonat mit der Funktion "Aufrollung" stellen und in die Monatsstammdaten einsteigen.
Am Reiter "Versicherung" das Feld Bonuspension markieren und über die Funktion "Aufrollung Monatsfeld" das Häkchen für den/die UEL-Folgemonat/e entfernen.
Nachreichen des möglichen Pensionsantrittsdatums
Sollen die Abschläge bereits rückwirkend greifen, weil das Alterspensionsantrittsdatum erst zu einem späteren Zeitpunkt eingetragen worden ist, so ist im Dienstnehmerstamm am Reiter "Versicherung" das Feld Alterspension möglich ab mit dem konkreten Datum zu befüllen.
Über die Bruttoerfassung muss für diesen Dienstnehmer eine Scheinaufrollung durchgeführt werden. Dazu gehen Sie in die Bruttoerfassung → Funktionen → Divers → Scheinaufrollung → Scheinaufrollung Dienstnehmer.
Mit der Scheinaufrollung werden die Vormonate neu bewertet. Erstellt man nun die mBGM neu, erhält man für die betroffenen Monate eine neue mBGM und ein Storno der urspünglichen mBGM.
Nun ist der Abschlag A10 (siehe Kapitel 2.2.) auf der mBGM des von der Scheinaufrollung betroffenen Monats ersichtlich:
Achtung!
| Das Feld "Bonuspension" bzw. "PV-Reduktion bei Regelpension" kann NUR manuell wie unter Kaptiel 4.6 Bonuspension beschrieben gerollt werden. |
Sachbezug PKW
Wenn ein Dienstnehmer während seiner Beschäftigung einen Sachbezug erhalten hat, den er während der Pension weiterhin nutzen darf, dann ist wie folgt vorzugehen:
Ein Sachbezug nach Austritt wegen Pensionierung ist SV-frei abzurechnen. Unsere Standardlohnart für dieses Beispiel ist 1680 "Sachbezug PKW SV frei/LSt pfl.". Für andere Sachbezüge ist eine passende Lohnart zu wählen oder anzulegen.
Hinweis
| Falls bei Ihnen die Standardlohnart 1680 "Sachbezug PKW SV frei/LSt pfl." nicht vorhanden sein sollte, finden Sie hier ein Lohnartenstammblatt. Die Angaben sind wie immer ohne Gewähr und die korrekte Wahl der Pflichtigkeiten liegt in der Verantwortung des Anwenders. |
Damit ein Sachbezug nach dem Austritt weiter abgerechnet werden kann, ist ein fiktives Dienstverhältnis nötig. Dieses ist mit dem Ersten des Monats nach dem Austritt wie folgt zu erfassen:
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Wiedereintritt
Weiters ist das Feld Auszahlungen ohne Beschäftigung mit "Ja" zu markieren.
Damit sich die Lohnart 1680 monatlich bei der Lohnartenaktivierung mitaktiviert, ist im Lohnartenstamm die Lohnart am Reiter "Name, Bruttoerfassung" beim Feld Fix/Variabel auf "Fixe Lohnart" zu stellen.
Am Ende des Jahres ist ein L16 an das Finanzamt zu übermitteln.
Pensionsabfindung
Wenn ein Dienstnehmer z. B. seine Firmenpension nicht wie geplant nach seiner Pensionierung in Anspruch nimmt, sondern sich diese auszahlen lässt, spricht man von einer Pensionsabfindung.
Je nachdem, ob:
- die Pensionsabfindung den Abfindungsgrenzbetrag gemäß §1 Abs. 2a PKG übersteigt (€ 15.900,00, Stand 2025),
- die Auszahlung bei beendetem Dienstverhältnis stattfindet oder während einer aufrechten Anstellung
ergeben sich unterschiedliche steuerliche und beitragsrechtliche Pflichtigkeiten.
Die Pensionsansprüche können zur Gänze durch Auszahlung eines Einmalbetrags, zur Gänze durch Auszahlung in Teilbeträgen oder auch nur teilweise abgefunden werden (hier wird der zukünftige Pensionsanspruch gemindert).
Achtung!
| Die Entscheidung über die passende Pflichtigkeit der Pensionsabfindung obliegt dem Anwender. Bitte informieren Sie sich rechtlich an passenderer Stelle. |
Für die Abrechnung einer Pensionsabfindung stehen Ihnen 4 Systemlohnarten im Paket LOHN → Stammdaten → Lohnarten zur Verfügung:
Zwei Lohnarten sind für die Abrechnung einer einmaligen Pensionsabfindung und zwei sind für die Abrechnung der Pensionsabfindung in Teilbeträgen gedacht. Bei Bedarf können Sie natürlich auch eigene Lohnarten anlegen.
Pensionsabfindung mit Hälftesteuersatz
Beispiel
 | Ein Dienstnehmer erhällt eine einmalige Pensionsabfindung in Höhe von € 15.900,00. |
Wir wählen für die einmalige Zahlung der Pensionsabfindung die Lohnart 5650 "Pensionsabfindung einmalig SV fr. § 67 (8) lit. e".
Hinweis
| Die Wahl der Lohnart erfolgte nur zu Anschauungszwecken, um die Abbildung des Hälftesteuersatzes im Paket LOHN zu veranschaulichen. Wählen Sie bitte selbst eine für Ihre Abrechnung passende Lohnart oder legen Sie selbst eine Lohnart mit den entsprechenden Pflichtigkeiten im Paket LOHN → Stammdaten → Lohnarten an. |
In der Bruttoerfassung wird die Lohnart normal erfasst. Es handelt sich in unserem Beispiel um ein einmalige Zahlung. Die Summe entspricht dem Abfertigungsgrenzbetrag lt. §1 Abs. 2 Z 1 des Pensionskassengesetzes.
In der Netto-Vorschau der Bruttoerfassung sieht man, dass der Hälftesteuersatz zur Anwendung kommt. Das bedeutet, dass die Pensionsabfindung mit der Hälfte des Steuersatzes zu versteuern wäre, der sich bei gleichmäßiger Verteilung des Bezuges auf die Monate des Kalenderjahres als Lohnzahlungszeitraum ergeben hätte.
Das Programm geht bei der Bewertung der Lohnsteuer nicht von den monatlichen, sondern von den jährlichen Einkommensteuersätzen aus:
Die Pensionsabfindung von € 15.900,00 müsste mit 20 % besteuert werden, was einem Hälftesteuersatz von 10 % entspricht. Da bis € 13.308,00 keine Einkommenssteuer zu bezahlen wäre, werden diese noch vor der Berechnung von der Pensionsabfindung abgezogen. So kommt man, wie auf der oberen Berechnung ersichtlich, auf das Ergebnis einer Lohnsteuer von € 259,20.
Firmenpension/Abfertigung in Teilbeträgen und Wiedereintritt
Beispiel
| Ein Dienstnehmer geht mit 1.7.2025 in Pension und erhält noch eine UEL. Die Abfertigung Alt wird bei Austritt im Ausmaß von 3 Monatsgehältern und ab Oktober für 3 Monate zu je 3.000,00 € pro Monat ausbezahlt Der DN erhält eine Firmenpension in der Höhe von 1.500,00 €. Der DN beginnt ab 1.9.2025 wieder im Unternehmen zu arbeiten |
Das folgende Beispiel ist aufbauend in den Unterkapiteln 4.5.1. bis 4.5.5. beschrieben.
Austritt inkl. Endabrechnung
Der Austritt wird wie folgt erfasst: Bruttoerfassung → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Austritt
Das Feld Betriebliche Vorsorge bleibt leer, weil der Dienstnehmer der Abfertigung Alt unterliegt und keine BV-Beiträge an die Vorsorgekasse leistet.
Die Abfertigung Alt wird dem Dienstnehmer im Ausmaß von 3 Monatsentgelten auf einmal direkt im Austrittsmonat ausbezahlt. Nach 3 Monaten, ab Oktober, werden noch monatlich jeweils 3.000,00 € ausbezahlt.
Hinweis
| Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Beitrag zur Abfertigung. |
Unsere Standardlohnart für diesen Fall ist 5400 "Abfertigung gesetzlich". Hier ist die zuvor SELBST errechnete Abfertigung für den Mitarbeiter zu erfassen.
Der Zusatzbetrag ist der Betrag der Lohnsteuer und errechnet sich vom Programm automatisch mit einem Steuersatz von 6 %. Möchte man die Vervielfacher- bzw. Quotientenmethode verwenden, so ist der Lohnsteuerbetrag manuell zu errechenen und im Feld Zusatzbetrag zu erfassen.
Im Dienstnehmerstamm ist am unteren Reiter "Terminlohnarten" für Oktober bis Dezember für die Lohnart 5400 "Abfertigung gesetzlich" ein Termin zu setzen. Dadurch wird gewährleistet, dass die Lohnart in diesen 3 Monaten automatisch – mit der Lohnartenaktivierung in der Bruttoerfassung – zur Abrechnung kommt.
Bruttoerfassung für Juni:
UEL für Folgemonat und Firmenpension
Am Dienstverhältnis 1 wird die UEL für den Folgemonat durch Lohnartenaktivierung in der Bruttoerfassung abgerechnet:
Die Auszahlung der Firmenpension beginnt im Monat nach dem Austritt. Für die Abrechnung muss ein neues Dienstverhältnis (DV 2) über den Dienstnehmerstamm angelegt werden:
Stammdaten → Dienstnehmer → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Wiedereintritt
Man benötigt hier einen vollen Monat und wählt den Monatsersten des Monats, in dem die Auszahlung der Firmenpension beginnen soll. In diesem Fall handelt es sich um keine echte Beschäftigung, weshalb direkt in der Wiedereintrittsschablone das Häkchen für Auszahlungen ohne Beschäftigung gesetzt wird:
Für die Abrechnung der Firmenpension am neuen DV 2 sind im Dienstnehmerstamm zwei Änderungen zu tätigen:
Am Reiter "Finanzamt" ist das Feld Lohnsteuerberechnung auf "Pensionist" einzustellen.
Auf Grund dieser Einstellung kommt es zum Abzug des Pensionistenabsetzbetrages (PAB).
Weiters ist am Reiter "Versicherung" das Häkchen beim Feld Bonuspension zu entfernen.
Für die Abrechnung der Firmenpension können die Lohnarten 5650–5680 verwendet werden. Bei Bedarf können Sie eine eigene Lohnart anlegen. Bitte beachten Sie dabei, dass diese eine fixe Lohnart sein sollte und ihren eigenen Fixwert hat. Durch diese Einstellungen wird die Lohnart monatlich mit der Lohnartenaktivierung in der Bruttoerfassung automatisch abgerechnet.
Hinweis
| Bitte informieren Sie sich in diesem Fall bezüglich der Einstellungen der Pflichtigkeiten rechtlich an einer anderen Stelle. |
Im ersten Monat der Abrechnung der Firmenpension wird die Lohnart manuell in der Bruttoerfassung mit dem Monatswert erfasst. Dadurch, dass es sich um eine fixe Lohnart handelt, wird die Lohnart in den nächsten Monaten mit der Lohnartenaktivierung für die Firma mitaktiviert. Die Anlage einer Terminlohnart ist somit nicht nötig.
Hinweis
| Liegt der Fall vor, dass während der Firmenpension auch Sonderzahlungen in der Höhe der Firmenpension ausgezahlt werden sollen, so ist die Lohnart "Firmenpension" entweder in die Berechnung der Sonderzahlungen einzufügen oder die Sonderzahlungslohnarten sind in den relevanten Monaten manuell zu erfassen. |
Abrechnung Juli DV 2:
Im Juli ergibt sich eine mBGM mit einem Tarifblock für den Anteil der UEL. Für den Anteil der Firmenpension gibt es keinen Tarifblock, da die Lohnart SV- und BV-frei eingestellt ist.
Am Ende des Jahres ist ein L16 für den Dienstnehmer zu erzeugen und an das Finanzamt zu übermitteln.
Abrechnung Firmenpension
Im August sind die Lohnarten für den Dienstnehmer zu aktivieren. Da die Lohnart "Firmenpension" als fixe Lohnart eingestellt ist, wird diese automatisch aktiviert. Es gibt keine mBGM, da die Lohnart SV- und BV-frei eingestellt worden ist.
Wiedereintritt 20 h neben der Pension
Wenn ein Dienstnehmer neben einer laufenden Auszahlung einer Firmenpension und/oder einer Abfertigung in Teilbeträgen wieder im Unternehmen weiterarbeitet soll, so wird über "Wochenmodell ändern" wie folgt ein neues Dienstverhältnis angelegt (DV 3):
Stammdaten → Dienstnehmer → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Wochenmodell ändern
Achtung!
| In keinem Fall darf eine neue Personalnummer für einen im Programm bestehenden Dienstnehmer angelegt werden. |
Im Dienstnehmer ist am DV 3 am Reiter "Versicherung" das Feld PV-Reduktion bei Regelpension auf "Ja" zu stellen.
Am Reiter "Finanzamt" ist das Feld Lohnsteuerberechnung auf "Normale Lohnsteuer" zu stellen.
Der Pensionistenabsetzbetrag (PAB) soll jetzt nicht mehr abgezogen werden. Sobald es wieder eine Auszahlung mit echter Beschäftigung gibt, wird wieder der allgemeine Verkehrsabsetzbetrag (VAB) abgezogen.
Am Reiter "DV" ist das Feld Auszahlungen ohne Beschäftigung auf "Nein" zu stellen.
Hinweis
| Für die Abrechnung der Firmenpension und des Gehalts sind KEINE getrennten Dienstverhältnisse nötig. Wir empfehlen, alles auf einem Dienstverhältnis abzurechnen. |
Abrechnung September:
Auf der mBGM vom September wird nur das normale Gehalt übermittelt, da die Firmenpension SV- und BV-frei eingestellt ist:
Abfertigung Alt in Teilbeträgen
In der Bruttoerfassung sind die Lohnarten für den Dienstnehmer zu aktivieren. Gehalt, Firmenpension und Abfertigung gesetzlich aktivieren sich automatisch:
Nach dem Dezember, in diesem Beispiel, endet automatisch die Aktivierung der LA 5400 "Abfertigung gesetzlich".
Die Monate November bis Dezember sind identisch in der Abrechnung. Ab Jänner ist die Abrechnung mit jener vom September identisch.
Hinweis
| Weitere Informationen zur Abrechnung der Abfertigung Alt und der Abrechnung der Abfertigung in Teilbeträgen finden Sie in unserem Beitrag zur Abfertigung. |
Aufrollung der Bonuspension (A15)
Wurde bei der Abrechnung eines älteren Dienstnehmers, der die Pension schon bezieht, irrtümlich der Abschlag A15 berücksichtigt, gilt es, folgende Varianten zu unterscheiden:
- Es handelt sich um einen Abrechnungsfehler und die Dienstnehmerbeiträge können nicht vom Dienstnehmer zurückgefordert werden.
ODER - Der Dienstnehmer hat Sie nicht darüber informiert, dass die Pension bereits angetreten wurde - inwieweit der Dienstnehmer eine Mitwirkungspflicht hat, wird wohl die Judikatur klären.
Gegebenenfalls muss zusätzlich beurteilt werden, ob für diesen Dienstnehmer das Feld "PV-Reduktion bei Regelpension" in den Jahre 2024 und 2025 in Frage kommt.
Aufrollung ohne Änderung des Auszahlungsbetrages
Zur Bearbeitung der Aufrollung unter LOHN → Auswertungen → Bildschirmansichten → Lohnkonten ansehen die Lohnarten 9300 und 9450 in der Ansicht Systemlohnarten auswerten.
Damit erhalten Sie die Bemessungsgrundlagen der Lohnart 9300 "LSt lfd" bzw. 8340 "Bmg § 67 (1,2)", die für die Aufrollung notwendig sind. Bitte diese Ansicht exportieren, dazu drücken Sie die rechte Maustaste und wählen unter Punkt "Extras" die Funktion Exportieren. Alternativ besteht die Möglichkeit unter LOHN → Jahresende → Dienstnehmer-Lohnkonten ein Lohnkonto auszudrucken.
Wechseln Sie nun in den Lohn-Basiseinstellungen in das betroffene Abrechnungsjahr und wählen Sie dort einen fiktiven Monat (Monat 13 - 24), in dem noch nicht abgerechnet wurde, um die Aufrollung zu starten.
- Steigen Sie in die Bruttoerfassung ein und wählen Sie die Firma und den betroffenen Dienstnehmer aus.
- Über den Button "Monatsstammdaten" ist am Reiter "Versicherung" das Feld "Bonuspension" ersichtlich.
- Ohne den Bearbeitungsmodus (F6) zu aktiveren, wird lediglich die Checkbox angeklickt und gelb markiert und die Funktion "Aufrollung Monatsfeld" angewählt.
- Im höchsten Abrechnungsmonat muss mit Bearbeiten (F6) das Häkchen entfernt werden, anschließend ist diese Änderung zu speichern und der Wert auf alle Monate zu kopieren
.
Vor der Aufrollung:
Nach der Aufrollung:
Anhand dieser Aufrollung, wird der SV Prozentsatz korrigiert, d. h. der Abzug A15 wird nicht mehr angewendet.
Vor Aufrollung (SV Prozentsatz: 10%):
Nach der Aufrollung (SV Prozentsatz: 15,12 %):
Achtung!
| Bitte klären Sie selbständig mit dem Finanzamt, ob für den betroffenen Lohnzahlungszeitraum nochmals ein Jahreslohnzettel übermittelt werden darf. |
Korrektur der LSt-Bemessungsgrundlage
Soll sich der Auszahlungsbetrag nicht ändern, so ist es essenziell, die Lohnsteuer-Bemessungsgrundlagen anzupassen. Dies erfolgt durch die Lohnarten 5630 "Korrektur LSt Bmg lfd" bzw. 5635 "Korrektur LSt Bmg SZ".
Beispiel
| Um einen korrekten Wert zu ermitteln, vergleichen Sie bitte die Lohnarten 9300 "Bmg LSt lfd" auf dem Export/Ausdruck mit der Lohnart 9300 "Bmg LSt lfd" in der Netto-Vorschau für den jeweiligen Monat. Anschließend ist die Differenz auf der Lohnart 5630 "Korrektur LSt Bmg lfd" bzw. 5635 "Korrektur LSt Bmg SZ" zu erfassen.  Vor der Aufrollung beträgt die Bmg LSt lfd € 2.880,00.  Nach der Aufrollung liegt die Bmg LSt lfd. bei € 2.716,16.  Daraus ergibt sich eine Differenz von € 163,84, welche auf der Lohnart 5630 erfasst wird und damit erhält man den "alten" Auszahlungsbetrag von € 2.444,97.  Die Erfassung der Lohnarten 5630 "Korrektur LSt Bmg lfd" bzw. 5635 "Korrektur LSt Bmg SZ" ist für alle Monate, in denen der Abschlag irrtümlich berücksichtigt worden ist, durchzuführen. |
Hinweis
| Weitere Informationen zu den Lohnarten 5630 "Korrektur LSt BMGL lfd." und 5635 "Korrektur LSt BMGL SZ" stehen Ihnen in unserer Dokumention zur Abrechnung von Nach- und Vergleichszahlungen zur Verfügung. |
Achtung!
| Achten Sie darauf, dass in Monaten mit Sonderzahlungen dies getrennt nach laufenden Bezügen und Sonderzahlungen abzurechnen ist. |
Erstellung von Auswertungen
Im letzten Schritt können wie gewohnt die jeweiligen Auswertungen, nach Fertigstellung der Aufrollung, erstellt werden.
Die mBGMs werden automatisch über den Auswertungsstapel in die Datendrehscheibe gestellt, dies kann alternativ auch manuell über LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → mBGM erstellen erfolgen.
Der alte Datensatz wird storniert und eine neue mBGM für die Aufrollmonate erstellt.
Unter LOHN → Abrechnungen → ELDA-Datendrehscheibe → Doppelklick auf den Datensatz mBGM → Funktionen → Detail
oder LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter ELDA → Doppelklick auf den Datensatz "mBGM" → Funktionen → Detail
kann im rechten unteren Fensterbereich "Verrechungsposition" eingesehen werden, ob bzw. welche Abschläge bei dem jeweiligen Dienstnehmer zur Anwendung kommen.
Ursprüngliche mBGM – inkl. Abschlag A15:
Neue mBGM – ohne Abschlag:
Abrechnung im aktuellen Lohnjahr
Sofern der jeweilige Dienstnehmer noch im Unternehmen beschäftigt ist, liegt es im Ermessen des Dienstgebers, ob Differenzbeträge der Lohnarten 5630 "Korrektur LSt Bmg lfd" und 5635 "Korrektur LSt Bmg SZ " in die laufende Abrechnung miteinfließen.
Im laufenden Abrechnungsmonat ist die Summe der Lohnart 5630 "Korrektur LSt Bmg lfd" mit dem umgekehrten Vorzeichen (Minusbetrag) zu erfassen.
Die erfassten Beträge werden in der Netto-Vorschau unter "LSt lfd" bzw. "LSt SZ" im rechten Fensterbereich als Div. Werbungskosten ersichtlich.
Achtung!
| Die Lohnart 5635 "Korrektur LSt BMGL SZ" darf im aktuellen Lohnjahr nur dann mit einem negativen Wert abgerechnet werden, sofern eine Lohnart mit der Pflichtigkeit Lohnsteuer Sonderzahlung in der Abrechnung vorhanden ist. Die Lohnart ist gegebenenfalls in einen Monat mit Sonderzahlung aufzurollen oder es muss bis zur nächsten Abrechnung mit Sonderzahlung zugewartet werden. |
Abrechnung der UEL nach Austritt wegen Pensionierung während der Bonusphase
Der Dienstnehmer befindet sich in der Bonusphase (pensionsberechtigt, aber Pension noch nicht in Anspruch genommen) und tritt wegen Pensionierung aus. Die offenen Urlaubstage werden als UEL ausbezahlt. In diesem Fall darf für die Zeit der Urlaubsersatzleistung kein Abschlag A15 (Bonusphase) berücksichtigt werden. Dazu gibt es in der UEL-/KÜE-Schablone ein zusätzliches Feld "Bonusphase in Folgemonat", das auf "Nein" stehen muss. Der Dienstnehmer befindet sich nach dem Austritt in Pension und damit fällt die Begünstigung aufgrund der Bonusphase weg.
Das Programm errechnet damit die Sozialversicherungsbeiträge ohne Abschlag A15 und die mBGm wird korrekt erstellt.
