UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Thema Ankauf finden Sie unter Ankaufserstellung.

A_TREE1.bmp Warenwirtschaft → Einkauf → Ankauf → Ankaufserfassung
A_TREE1.bmp Warenwirtschaft → Einkauf → Ankauf → Ankäufe
 

Übersicht

Die Ankaufserfassung kann entweder über das Fenster Ankäufe oder separat über die Ankaufserfassung gestartet werden.

Wird die Ankaufserfassung mit der Schaltfläche 1218462508001904730.png (F5) aus dem Fenster "Ankäufe" gestartet, ist bei der Neuanlage eines Ankaufs zuerst das Erfassungskennzeichen auszuwählen. Vorgeschlagen wird hier das Erfassungskennzeichen des markierten Datensatzes.

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Nach dem Bestätigen des Erfassungskennzeichens wird automatisch die Eingabe für die Kopfdaten geöffnet. Die Erfassungsnummer wird in diesem Fall automatisch vergeben.

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Wird die Ankaufserfassung direkt im Paket WWS → Einkauf → Ankauf → Ankaufserfassung gestartet, kann ebenfalls alternativ ein anderes Erfassungskennzeichen (Feld "Erfassungs-Kennz." im Bereich der Einstiegsfelder) als das vorgeschlagene gewählt werden und die nächste laufende Erfassungsnummer mit der F8-Funktion oder einem Mausklick auf die Schaltfläche 1218462508001904730_2.png neben dem Feld "Erfassungs-Nr." ermittelt werden.

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Hinweis 
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Erfassungskennzeichen haben einen bestimmten Programmablauf im Hintergrund definiert (siehe: Erfassungsarten) und werden einkaufsseitig für die Anfragenerstellung, die Ankaufserfassung sowie die Bestellanlage benötigt. Details zu den einzelnen Kennzeichen finden Sie unter Erfassungskennzeichen für Einkauf.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Das Fenster teilt sich in folgende Bereiche auf:
  • Einstiegsfelder
  • Kopfdaten
  • Positionen

Über die flexible Layoutgestaltung können folgende Reiter zusätzlich eingeblendet werden:
  • Dokumente (alle dem Ankauf zugeordneten Dokumente sind hier ersichtlich bzw. können weitere Dokumente zugeordnet werden)

  • Rabatte/Aufschläge (in diesem Reiter werden sämtliche Rabatte und Aufschläge zum Ankauf angeführt, können hier bearbeitet und geändert werden)

  • Rechnungen (hier sind alle Ankaufsrechnungen zum geöffneten Ankauf ersichtlich)

  • Texte (hier sind sämtliche in der Bestellung hinterlegten WWS Textbausteine ersichtlich)
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Einstiegsfelder

In den Einstiegsfeldern wird die Firmennummer, das Erfassungskennzeichen und die Erfassungsnummer des Ankaufs angezeigt bzw. vergeben.

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Hinweis 
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Die Firmennummer kann in den Einstiegsfeldern der Ankaufserfassung nicht geändert werden. In der Ankaufserfassung wird automatisch jene Firma hinterlegt, welche als Standardfirma für die WWS hinterlegt ist. Arbeiten Sie mit mehreren Firmen in der NTCS, empfehlen wir die Ankaufserfassung direkt über die Ankäufe zu starten, da Sie hier die Möglichkeit haben, die Firmennummer zu wechseln.

Mit den Pfeilen neben dem Feld "Erfassungs-Nr." haben Sie die Möglichkeit, zum nächsten bzw. zum vorherigen Ankauf zu wechseln.

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Hinweis 
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Diese Funktion berücksichtigt auch den Filter in den Einstiegsfeldern im Fenster "Ankäufe". Wird z. B. im Einstiegsfeld "Status" nach "nicht fertig (offen)" gefiltert, kann nur zwischen den "nicht fertigen" Datensätzen gewechselt werden.

Die Funktion kann erst dann ausgeführt werden, wenn die Kopfdaten gespeichert sind.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

A_PREVIEW.bmp Vorschau ABÖffnet die Ausdrucksvorschau der Ankaufsbestätigung.
A_PRINT.bmp AnkaufsbestätigungMit dieser Funktion wird die Ankaufsbestätigung gedruckt.
A_PRINT.bmp LieferscheinMit dieser Funktion wird der Ankaufslieferschein gedruckt.
A_PRINT.bmp RechnungMit dieser Funktion wird die Ankaufsrechnung gedruckt.
Fenster - Ankaufserfassung

A_UNDO.bmp AB-Kennzeichen zurücksetzenIst die Ankaufsbestätigung unbeabsichtigt im Original gedruckt worden, kann dies mit dieser Funktion rückgängig gemacht werden.
Funktionen

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Kopfdaten

Bei den Kopfdaten des Ankaufs ist die Eingabe des Lieferanten zwingend erforderlich. Mit der F4-Funktion kann der jeweilige Lieferant aus den Stammdaten ausgewählt werden. Die Felder, die vom Lieferantenstamm übernommen werden, z. B. Kopf- und Fußtext, Zahlungskonditionen etc., sind Vorschlagswerte und können abgeändert werden. Das Erfassungsdatum wird automatisch vergeben, kann jedoch auch abgeändert werden. Weitere Felder werden manuell eingegeben.

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Nach dem Speichern der Ankaufskopfdaten wird automatisch in den Reiter "Positionen" gewechselt.
 
Hinweis 
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Mit folgendem Parameter wird festgelegt, ob die Erfassungsmaske für Kopf- und Positionsdaten getrennt oder kombiniert angezeigt werden soll:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein

Mit diesem Parameter kann definiert werden wie die Erfassungsmaske für Anfrage, Bestellung, Ankauf und Produktionsauftrag aufgebaut sein soll.

0 - Getrennt: Kopfbereich und Positionsbereich sind durch Reiter getrennt.

1 - Kombiniert: Darstellung in einem Fenster. Kopfbereich - oben - und Positionsbereich - unten.

Folgende Felder stehen Ihnen im Bereich der Kopfdaten zur Verfügung:
Feldauswahl.png Feldauswahl Ankauf Kopfdaten: Alle Felder

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

A_COPY.bmp DuplizierenMit dieser Funktion kann der markierte Ankauf dupliziert werden.

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Im Gegensatz zur Kopierfunktion wird automatisch die Ankaufserfassung geöffnet und die kopierten Daten können hier direkt abgeändert werden. Ebenso ist die Änderung des Lieferanten direkt in der Erfassung möglich, auch wenn es bereits bestehende Ankaufspositionen gibt.

Weitere Informationen finden Sie unter Duplizieren (Ankäufe) und Positionen duplizieren (Ankäufe).
Kopfdaten
 
T_CHAT.bmp Chat
Mit der Funktion "Chat" können Sie z. B. Kollegen informieren, dass erfasste Daten zur weiteren Bearbeitung fertig sind.

Beim Aufruf der Funktion wird das Chatfenster geöffnet und ein neuer Chat gestartet. Zuerst sind die Teilnehmer auszuwählen.
Erfassungskennzeichen und Erfassungsnummer werden als Betreff vorgeschlagen. Der Betreff kann bei Bedarf überschrieben werden. Nach der Übernahme öffnet sich der Chat.

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Im Hintergrund wird eine Chatzuordnung erstellt und in das Kopfdaten-Feld "Chat" geschrieben (es erscheint ein Symbol). Mit Doppelklick auf das Feld "Chat" starten Sie diesen bzw. können auch einen neuen anlegen:

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Wird das Chatfenster aus dem Menü gestartet (Paket CRM → CRM → Kommunikation → Chat), so werden alle Chats des Users aufgelistet. Über das Fenstermenü → Funktionen → "Quelldatensatz öffnen" kann die dazugehörige Erfassung aufgerufen werden.

Hinweis 
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  • Beim Löschen des Auftrags wird die Chatzuordnung gelöscht, der Chat bleibt aber bestehen.
  • Beim Kopieren eines Auftrags wird die Chatzuordnung nicht übernommen.
  • Beim "Erfassungskennzeichen ändern" wird die Chatzuordnung übernommen.

    • Weitere Informationen zum Thema Chat finden Sie unter Chats.
    A_Checklist.bmp Checklisten
    Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung:
    • Checkliste öffnen
    • Checklistenfortschritt
    • Checkliste entfernen
    • Checklistenübersicht
    Weitere Informationen finden Sie unter anderem hier: Checklistvorlagen anpassen
    A_BMD_Archiv.bmp DMS
    Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung:
    • Dokument ansehen
    • Dokument bearbeiten
    • Dokument in Vorschau anzeigen
    • Dokumente zuordnen
    • Zu Dokument in DMS
    • Dokument versenden
    • Neues Dokument aus Dateisystem oder BMD Scan
    Weitere Informationen finden Sie unter anderem hier: NTCS DMS
    Funktionen

    Seitenanfang StartOfPage.png

    Positionen

    Im Reiter "Positionen" werden zeilenweise jene Artikel erfasst, welche für den Ankauf relevant sind. Nach Eingabe der Artikelnummer werden die Stammdaten (z. B. Artikelbezeichnung, Einkaufspreis, Rabatte etc.) ermittelt und können manuell abgeändert werden.

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    Hinweis 
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    Mit dem folgenden Parameter kann die Suchroutine für die Artikelauswahl eingestellt werden. Standardmäßig stehen alle Artikel zur Auswahl. Es besteht aber auch die Möglichkeit, nur nach jenen Artikeln einzuschränken, welche beim jeweiligen Lieferanten bestellt werden.

    Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung →  Positionserfassung

    Definition, welche Artikelsuchroutine verwendet werden soll.

    0 - Artikelstamm (alle Artikel): Es öffnet sich der Artikelstamm ohne Einschränkung.

    1 - Lieferantenartikelstamm: Es öffnet sich der Lieferantenartikelstamm. Ist schon ein Lieferant ausgewählt worden, werden die Lieferantenartikel auf diesen eingeschränkt angezeigt.

    2 - Artikelstamm (Hauptlieferant + Diversartikel): Es öffnet sich der Artikelstamm, eingeschränkt auf jene Artikel mit vorhandenem Hauptlieferantenartikeleintrag. Ist schon ein Lieferant ausgewählt worden, werden alle Artikel des Lieferanten gelistet, wo dieser im Lieferantenartikelstamm als Hauptlieferant gekennzeichnet ist. Zusätzlich werden Diversartikel gelistet.

    3 - Artikelstamm (Lieferantenartikel + Diversartikel): Es öffnet sich der Artikelstamm, eingeschränkt auf jene Artikel mit vorhandenem Lieferantenartikeleintrag. Ist schon ein Lieferant ausgewählt worden, werden alle Artikel des Lieferanten gelistet, wo zum Lieferanten ein Lieferantenartikeleintrag besteht. Zusätzlich werden Diversartikel gelistet.

    4 - Abfrage: Es erfolgt eine Abfrage, ob die Artikelsuche lt. Lieferantenartikel/Artikel/Artikel (Hauptlieferant)/Artikel (Lieferantenartikel)-Suchroutine erfolgen soll.

    5 - Artikelsuchroutine lt. Artikelprüfroutine: Die Reihenfolge Artikelprüfroutine ist im Artikelstamm unter Extras einstellbar.

    Hinweis: Gültig für die Erfassungsart "Bestellung". Die Ausprägung "1 - Lieferantenartikelstamm" gilt auch für die Ankaufserfassung.

    Hinweis: Erfolgt die Artikelsuchroutine nur nach Lieferantenartikel, darf der Parameter "Funktion für F8 bei Artikel" nicht auf "Mehrfachauswahl" gestellt werden.

    Sobald eine Position angelegt und gespeichert wird, kann das Feld "Lieferant" in den Kopfdaten nicht mehr geändert werden. In diesem Fall muss die Position gelöscht und nach der Änderung des Lieferanten neu hinterlegt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Ankauf zu kopieren und dann beim Einfügen einen neuen Lieferanten auszuwählen.

    Mit folgendem Parameter kann aktiviert werden, dass bei der Neuanlage von Positionen mit 1466328428000002330.png F8 mehrere Artikel für die Neuanlage ausgewählt werden können.

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    Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Positionserfassung

    Definition, welche Funktion "F8" beim Feld "Artikel" haben soll.

    0 - Ohne Funktion

    1 - Mehrfachauswahl:     Die gewählten Artikel werden nacheinander im Artikel-Feld vorgeschlagen, es muss nur noch die dazugehörige Menge eingegeben und gespeichert werden.

    Hinweis
    Die Ausprägung "1 - Mehrfachauswahl" darf jedoch nicht aktiviert werden, wenn bei der Erfassung der Bestellposition(en) nur Lieferantenartikel erlaubt sind. Dies wird über den Parameter "Suchroutine Artikel" gesteuert.

    Hinweis 
    Hinweis.png
    Der Parameter darf jedoch nicht aktiviert werden, wenn bei der Erfassung der Positionen nur Lieferantenartikel erlaubt sind.
    Siehe Parametereinstellung Suchroutine Artikel.

    Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
    Feldauswahl.png Feldauswahl Ankaufspositionen: Standardfelder
    Feldauswahl.png Feldauswahl Ankaufspositionen: Alle Felder

    Folgende Funktionen stehen Ihnen im Bereich der Positionen über das Fenstermenü zur Verfügung:

    A_COPY.bmp Positionen kopierenDie ausgewählte/n Position/en kann/können kopiert werden, um danach neu eingefügt zu werden.
    A_PASTE.bmp Positionen einfügen
    Nachdem die Positionen kopiert worden sind, können sie mit dieser Funktion eingefügt werden.
    Es öffnet sich die Abfrage für die Einfügeoptionen. Im Abfragedialog kann ausgewählt werden, welche Daten beim Einfügen neu ermittelt bzw. wo die Positionen neu eingefügt werden sollen.

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    Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

    Konten neuDie Konten der Positionen werden neu ermittelt. 
    Preise/Rabatte neu Sollen die Preise und Rabatte neu ermittelt werden, können Sie dies hier definieren.
    Kostentypen neuDie Kostentypen werden auf Basis der Kostentypenfindung neu ermittelt.
    vor selektierter Zeile einfügenDie kopierte/n Position/en wird/werden vor der markierten Zeile eingefügt.

    A_NOTE.bmp Texte
    Öffnet den WWS Textbaustein zum gewählten Bereich.

    Folgende Bereiche können hier gewählt werden:
    • Vortext (zur gewählten Position)
    • Nachtext (zur gewählten Position)
    • Kopftext (zum gewählten Ankauf)
    • Fußtext (zum gewählten Ankauf)
    • E-Mail-Text (zum gewählten Ankauf)
    A_CHECKED_BLUE.bmp FertigmeldenNicht mehr benötigte Ankaufspositionen können mit dieser Funktion manuell fertiggemeldet werden.
    A_UNDO.bmp Fertigmeldung aufhebenDie manuelle Fertigmeldung einer Position kann mit dieser Funktion wieder aufgehoben werden.
    A_MONEY.bmp EK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmenMit dieser Funktion können Preise und Rabatte in die Stammdaten übernommen werden.
    A_PpsStart.bmp PPS: LieferterminermittlungStartet die PPS: Lieferterminermittlung
    A_BMD_Archiv.bmp DMS
    Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung:
    • Dokument ansehen
    • Dokument bearbeiten
    • Dokument in Vorschau anzeigen
    • Dokumente zuordnen
    • Zu Dokument in DMS
    • Dokument versenden
    • Neues Dokument aus Dateisystem oder BMD Scan
    Weitere Informationen finden Sie unter anderem hier: NTCS DMS
    Funktionen
     
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    Der Reiter "Positionen" teilt sich in folgende Bereiche auf:
    • Positionen
    • Ankaufspositionen Detailreiter (diese können über die flexible Layoutgestaltung aktiviert werden)
    • Summen
    • Gruppierung (diese kann über die flexible Layoutgestaltung aktiviert werden)

    Detailreiter

    Über die Layoutgestaltung in Fenstern mit flexiblem Layout können Detailreiter eingeblendet werden.

    Folgende Detailreiter stehen Ihnen hier zur Verfügung:
    Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Ankaufspositionen Detailreiter.

    Summen

    Im Bereich der Summen werden die Werte des Ankaufs (z. B. Warenwert etc.) angeführt.

    1493209542000004320.png

    Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
    Feldauswahl.png Feldauswahl Anfragen/Bestellung/Ankauf Summen: Standard
    Feldauswahl.png Feldauswahl Anfragen/Bestellung/Ankauf Summen: Alle Felder
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    Gruppierung

    Ist eine Gruppierung der Positionen gewünscht, kann diese im Burger-Menü → Layout hinzugefügt werden.

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    Wird die Gruppenansicht eingeblendet, ist diese im linken Bereich aktiv. Die Positionen werden nach Erfassungsgruppen sortiert dargestellt. Wird eine Gruppe in der Gruppierung ausgewählt, werden im Positionsbereich die dazugehörigen Positionen gelistet.

    Mit "Neu" oder über die rechte Maustaste auf die Ankaufsnummer kann eine neue Erfassungsgruppe angelegt werden:

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    Soll eine Untergruppe angelegt werden, kann diese mit rechter Maustaste auf eine bereits bestehende Gruppe mit der Funktion "Neue Gruppe" erstellt werden:

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    Bis zu vier Ebenen können in den Gruppen angelegt werden.

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    Mittels Drag & Drop können bereits angelegte Positionen in die gewünschte Gruppe gezogen werden.

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    Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

    A_NUMBER.bmp Positionen neu nummerierenDie Positionsnummern können mit dieser Funktion neu nummeriert werden. Dies kann notwendig sein, wenn die Positionsnummern durch das Verschieben der Positionen in den Gruppen nicht aktuell gehalten werden.
    A_NUMBER.bmp Gruppen und Positionen neu nummerierenMit dieser Funktion können die Gruppen und Positionen neu nummeriert werden.
    A_EDIT.bmp Kopftext bearbeitenAnlegen und Bearbeiten des Kopftextes
    A_EDIT.bmp Fußtext bearbeitenAnlegen und Bearbeiten des Fußtextes
    A_EDIT.bmp E-Mail-Text bearbeitenAnlegen und Bearbeiten des E-Mail-Textes
    A_EDIT.bmp Vortext bearbeitenAnlegen und Bearbeiten des Vortextes
    A_EDIT.bmp Nachtext bearbeitenAnlegen und Bearbeiten des Nachtextes
    Funktionen
     
    Über folgenden Parameter kann die Sortierung nach Erfassungsgruppen am Ausdruck eingestellt werden:

    Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Bestell-Ausdrucke

    Definition, wie die Ausdrucksortierung erfolgen soll.

    0 - Ohne spezielle Sortierung

    1 - Sortierung nach Erfassungsgruppen

    3 - Sortierung nach Warengruppen:     Sortierungsreihenfolge Warenhauptgruppe - Warenuntergruppe

    4 - Sortierung nach Artikelnummer

    5 - Sortierung nach Erfassungsgr. + Artikelnummer

    7 - Sortierung nach Warengruppen + Artikelnummer:     Sortierungsreihenfolge Warenhauptgruppe - Warenuntergruppe - Artikelnummer

    8 - Sortierung nach Erfassungsgr. + Warengruppe: Sortierungsreihenfolge Erfassungsgruppennummer - Warenhauptgruppe - Warenuntergruppe

    9 - Sortierung nach Erfassungsgr. + Warenhauptgruppe: Sortierungsreihenfolge Erfassungsgruppennummer - Warenhauptgruppe

    12 - Sortierung nach Liefertermin: lt. Bestellposition

    13 - Sortierung nach Erfassungsgr. + Liefertermin:     Liefertermin lt. Bestellposition

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