In diesem Dokument stehen einige nützliche Informationen zur Stammdatenpflege und Abrechnung in Bezug auf Ausländerbeschäftigung. Im Grunde werden Ausländer und Inländer gleich abgerechnet. Allerdings sind bei Ausländern manche Routinetätigkeiten schwieriger, weil bestimmte Daten fehlen oder es müssen Fristen eingehalten werden. In diesem Dokument geht es darum, wie man das System nutzt und den Überblick behält.

In Kapitel 2 wird darauf eingegangen, dass bei ausländischen Mitarbeitern oft noch keine SV-Nummer zur Anmeldung vorliegt oder dass das Geburtsdatum unbekannt ist.

Bei ausländischen Mitarbeitern ist eine Vielzahl an Fristen zu beachten. Des weiteren ist der Aufenthaltstitel zu beachten oder es soll schlicht im Dienstnehmerstamm ersichtlich sein, wie gut die Deutschkenntnisse des Mitarbeiters sind. Diese Daten können in Freifeldern individuell verwaltet werden. Dies ist Thema des 3. Kapitels.

Dokumente des Personalaktes können auch im Programm "Dienstnehmer" eingesehen werden. Im Kapitel 4 wird auf den Personalakt eingegangen.

Um alle Fristen im Blick zu haben, ist es nützlich, Hinweise zu verwenden. Im Kapitel 5 werden einige Möglichkeiten der Arbeitsorganisation in Bezug auf die Hinweisverwaltung genannt.

Bei ausländischen Mitarbeitern ist die Sozialversicherungspflicht zu prüfen. Gegebenenfalls kann die im Ausland angefallene SV als Werbungskosten berücksichtigt werden. Im Kapitel 6 wird darauf näher eingegangen.

Besonderheiten bei der Ausländerbeschäftigung werden im Kapitel 7 thematisiert.

Seit 2019 muss die Anmeldung (Meldegruppe Versichertenmeldung reduziert) vor Arbeitsantritt an die ELDA übermittelt werden. Die restlichen Daten werden mit der mBGM am Monatsende übermittelt. Anmeldungen können folgendermaßen erzeugt werden: 

Anmeldungen sowie sämtliche andere ELDA-Meldungen sind in der ELDA-Datendrehscheibe sowie im Programm "Dienstnehmer" bzw. "Lohnfirma" am Reiter "ELDA" zu finden. Anmeldungen gehören zur Meldeartgruppe "Versichertenmeldung". 

Bei ausländischen Mitarbeitern erfolgt die Neuanlage analog zu inländischen Mitarbeitern über das Programm Stammdaten → Dienstnehmer. Optional kann die Staatsangehörigkeit im gleichnamigen Feld hinterlegt werden. Zu beachten sind die postalischen Daten wie die Adresse und die Telefonnummer. Kontrollieren Sie das Wohnland und die Postleitzahl sowie die Auslandstelefonnummer. Hier können leicht Tippfehler passieren.

 

Ist die SV-Nummer zur Anmeldung eines neuen Dienstnehmers noch nicht bekannt, dann ist das Feld "Versicherungsnummer" in der Versichertenmeldung sowie im Programm "Dienstnehmer" leer zu lassen. Empfohlen wird, einen Aktenvermerk in Form einer Notiz im Personalstamm oder einen Hinweis am gleichnamigen Reiter im Programm "Dienstnehmer" anzulegen und die Versicherungsnummer später, sobald sie vorliegt nachzutragen.

Das Geburtsdatum MUSS jedoch hinterlegt werden. Abhängig vom Geburtsdatum werden Abschläge bei der Tarifgruppe im Zuge der Abrechnung ermittelt. Falls der Mitarbeiter nur ein fiktives Geburtsdatum hat, dann ist darauf zu achten, dass ein echter Monat hinterlegt wird. Das Feld "Geburtsdatum" erlaubt nur gültige Datumswerte. Insofern ist es nicht gültig, ein Datum mit dem Monat 13, 14 oder 15 zu hinterlegen. Die Pensionsversicherung nimmt den 01.07. des betreffenden Geburtsjahres als fiktives Geburtsdatum an, außer es ist in der zentralen Datenbank der Pensionsversicherung ein tatsächliches Geburtsdatum hinterlegt. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, bei einem fiktiven Geburtsdatum analog zur Pensionsversicherung die Daten zu erfassen und den 01.07. zu wählen.

Je nach Parametereinstellung wird die Anmeldung bei der österreichischen Gesundheitskasse automatisch bei Neuanlage erzeugt oder nach Bestätigung der Abfrage (im Dialog), unter Einhaltung der 7-Tages-Prüfung oder gar nicht, falls der Parameter Anmeldungen durchführen auf "Nein" steht. Aufgrund des gesetzten Parameters wird beim Speichern einer Dienstnehmerneuanlage gefragt, ob eine ELDA-Anmeldung erzeugt werden soll.

Wenn eine vollständige SV-Nummer erfasst worden ist, wird zusätzlich zur Anmeldung eine Meldung der Meldeartgruppe "Adresse Versicherter" (auch Adressmeldung) erstellt.

Wenn die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters nicht bekannt ist, wird diese über eine eigene Meldeart (Meldeartgruppe "VSNR-Anforderung") angefordert. Diese Meldung wird folgendermaßen erzeugt:

Als Antwort erhält man über das Programm Abrechnung → ELDA Clearing einen Clearingfall mit derselben Referenznummer, in der die zu verwendende SV-Nummer für den Mitarbeiter bekannt gegeben wird. Die SV-Nummer ist im Programm "Dienstnehmer" am besten noch vor der Erstellung der mBGM zu ergänzen, da die SV-Nummer in der mBGM angegeben werden muss.

Im Programm "Dienstnehmer" können am Reiter "Divers" monatliche und jährliche Freifelder individuell vom Benutzer verwendet werden. Bezüglich Datentyp stehen numerische, alphanumerische, historische und Datumsfelder zur Auswahl. Außerdem wird in jährliche und monatliche Freifelder unterschieden. Monatliche Freifelder können jeden Monat einen anderen Wert haben und können aufgerollt werden. Jährliche Freifelder haben einen Wert und dieser gilt für das gesamt Lohnjahr - auch falls er während des Jahres verändert wird.

Über die Feldauswahl können die Bezeichnung und die Eingabemöglichkeiten angepasst werden. Auch benutzerdefinierte Vorschlagswerte können hinterlegt werden.

Freifelder können für Arbeitsbewilligungen, Fristen oder andere wichtige Informationen verwendet werden. Für Mitarbeiter, die keine österreichischen Staatsbürger oder EU-Bürger sind, wird zur Arbeitsaufnahme jedenfalls ein Aufenthaltsrecht für Österreich benötigt. Zum Beispiel könnte ein numerisches Freifeld mit Benutzerwerten verwenden werden, um den Aufenthaltstitel zu verwalten.

Beispiele für Benutzerwerte, wobei jeder Benutzerwert einen numerischen Schlüssel hat:

Damit die numerischen Schlüssel für alle Firmen gleichermaßen gelten und in Auswertungen auch die textuelle Langbezeichnungen dargestellt werden kann, sollten die Schlüssel auf der Firma 0, das bedeutet global, definiert werden. Weitere Informationen zur Feldauswahl und Benutzerwerten entnehmen Sie der Onlinehilfe zu diesen Themen.

Mit Freifeldern können beliebige Informationen der Mitarbeiter hinterlegt werden, für welche es im Standard keine Felder gibt. Im nächsten Bild sind beispielsweise Deutschkenntnisse angeführt. Natürlich könnten Qualifikationen wie diese auch im Personalinformationssystem an zentraler Stelle verwaltet werden.

Ein Datumsfreifeld können Sie verwenden, um eine Frist oder das Ablaufdatum einer Bewilligung als Information im Programm Dienstnehmer mitzuführen.

Die Werte von Freifeldern können in Makros bzw. Berechnungen, Auswertungen des Auswertungsdesigners und Personalkennzahlen abgefragt werden.

Der Personalakt aus dem Paket Personalinformationssystem ist ein Teilbereich des Archives (DMS - Dokumentenmanagementsystem) im Paket CRM und kann auch im Paket LOHN über den Reiter "Personalakt" im Programm Stammdaten → Dienstnehmer eingesehen und bearbeitet werden.

Um mit dem elektronischen Personalakt (DMS) arbeiten zu können, sind eine Reihe von Einstellungen notwendig. Alle Informationen und Einstellungsmerkmale zum Personalakt finden Sie in unserer Onlinehilfe.

Um mit dem Personalakt arbeiten zu können, muss für die jeweilige Lohnfirma ein Mandantenarchiv erstellt werden. Im Paket CRM gibt es dafür die Funktion "Mandantenarchiv erstellen" im Programm Stammdaten → Firmen → Firmen.

Als Kategorie wird immer die Standardkategorie aus den Archiveinstellungen verwendet.

Ansicht am Reiter "Mitarbeiter" im Programm CRM → DMS → Dokumentenübersicht:



Ansicht desselben Dokuments am Reiter Personalakt im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer:

Arbeitsbewilligungen, Kopien von diversen Unterlagen, Ausweise und Verträge können im Personalakt, dem digitalen Personalordner, abgelegt werden.

Hinweise sollen grundsätzlich helfen, auf zukünftige Ereignisse nicht zu vergessen. Hinweise können für Kollektivverträge, Lohnfirmen oder für Dienstnehmer hinterlegt werden.

Hinweis 

Die Hinweisverwaltung kann im Zusammenhang mit Ausländerbeschäftigung als Frühwarnsystem für befristete Arbeitsbewilligungen verwendet werden. In die Hinweisverwaltung des Dienstnehmers steigt man entweder über den Reiter "Hinweise" im Programm "Dienstnehmer" oder über die Bruttoerfassung am jeweiligen Dienstnehmer stehend über das Fenstermenü Funktionen → Lohnsettext → Erfassung ein.

In der Hinweisverwaltung sind alle Hinweise, die für den Dienstnehmer gültig sind, ersichtlich. Das heißt, auch jene Hinweise, die laut Kollektivvertrag oder Lohnfirma für diesen Dienstnehmer gelten, sind übersichtlich dargestellt. Pro Hinweis kann definiert werden, ob der Hinweis auf der Hinweisliste, in der Bruttoerfassung bei der Lohnartenaktivierung oder am Lohnset angedruckt werden soll. Außerdem können unterschiedliche Vorwarnzeiten hinterlegt werden.

Allgemeine Informationen zur Hinweisverwaltung sind der Onlinehilfe zu entnehmen.

Hinweis 

Über die Bruttoerfassung → Fenstermenü Funktionen → Lohnsettext → Schnellerfassung eingegebene Hinweise werden ebenso als Hinweise abgespeichert, allerdings nur am Lohnset des jeweiligen Monats angeführt.  Diese Funktion ist insbesondere dann nützlich, wenn dem Dienstnehmer am Lohnset mitgeteilt werden soll, dass er bestimmte Unterlagen einbringen soll.

Eine Übersicht über alle Hinweise bietet außerdem das Programm Auswertungen → Reporting → Hinweise ansehen. Mithilfe dieses Programmes lassen sich bestehende Hinweise aus der Hinweisverwaltung nach bestimmten Kriterien filtern. Hinweise können an dieser Stelle weder erfasst noch bearbeitet oder gelöscht werden. Die Funktion "Hinweise erledigen" steht jedoch zur Verfügung.

Im Programm Dienstnehmer finden Sie am Reiter Allgemein/CRM das Feld Arbeitsbewilligung bis. In dieses Feld kann ein Datum eingetragen werden. Mit der F8-Funktion in diesem Feld wird automatisch ein Hinweis zu diesem Datum und dem Dienstnehmer angelegt. Der Hinweis wird in der Bruttoerfassung in dem jeweiligen Monat angezeigt. Für die Hinweisliste gilt ein Monat Vorwarnzeit, sodass rechtzeitig entsprechende Schritte eingeleitet werden können.

Wenn eine österreichische Firma über einen Arbeitskräfteüberlasser ausländische Leasing-Mitarbeiter "beschäftigt", fällt für diese Dienstnehmer ausschließlich Kommunalsteuer an.

Das heißt, für diese Leasing-Mitarbeiter ist nur die Kommunalsteuer abzurechnen und weder der Lohn bzw. Gehalt noch Lohnsteuer, Sozialversicherung oder andere Lohnnebenkosten. Daten zur natürlichen Person dieser Leasing-Mitarbeiter sind nicht relevant und müssen nicht verwaltet werden.

In diesem Fall ist ein "fiktiver" Dienstnehmer je Kommunalsteuergemeinde anzulegen. Im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer sind folgende Felder auf "Nein" zu stellen:

Das Feld U-Bahn-Steuer ist auf "U-Bahn-Steuer befreit" zu stellen. Somit ist sichergestellt, dass bei dem Mitarbeiter lediglich die Kommunalsteuer anfällt.

Zusätzlich sind Programmsperren für die folgenden Programme zu hinterlegen:

Bei diesem "fiktiven" Dienstnehmer ist eine Lohnart abzurechnen, die ausschließlich kommunalsteuerpflichtig ist. Auf dieser Lohnart ist die gewünschte Bemessungsgrundlage zu erfassen.

Es kann auf diese Weise ein "fiktiver" Dienstnehmer pro Kommunalsteuergemeinde angelegt werden. Auf diesem wird zusammengefasst die gesamte Bemessungsgrundlage über alle relevanten Leasing-Mitarbeiter der jeweiligen Gemeinde abgerechnet, da die natürliche Person des jeweiligen Leasing-Mitarbeiters für die Lohnverrechnung nicht relevant ist.