my BMD Com Faktura: Einstellungen für den my BMD Com-Anbieter
In dieser Hilfe erfahren Sie als my BMD Com-Anbieter alle relevanten Einstellungen, welche für Ihren Mandanten vorzunehmen sind, damit dieser die my BMD Com Faktura nutzen kann.
Allgemein
Mit der my BMD Com Faktura optimieren Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Mandanten. Einerseits hat Ihr Mandant die Möglichkeit, sämtliche Stammdaten und Belege systemunterstützt zu erfassen, andererseits bietet die Nutzung auch für Sie viele Vorteile.
Sämtliche, in der my BMD Com Faktura, erzeugten buchhaltungsrelevanten Belege (Ausgangsrechnungen, Storno-Rechnungen, Gutschriften) werden direkt in die Vorerfassung Buchungen gebucht und können von hier aus in die Buchhaltung des Mandanten übernommen werden.
Über die Automatikbuchungen (Schablonen) können die entsprechenden Kontierungen von Ihnen definiert werden. Diese Schablonen können von Ihrem Mandanten in den Artikelstammdaten der my BMD Com Faktura mittels Schlagwörtern hinterlegt werden. Damit werden die Schablonen auf den Buchungen aus der my BMD Com Faktura übergeben und die Kontierungen können richtig ermittelt werden (siehe auch: my BMD Com Faktura: Schlagwörter).
Hinweis
 | Ist die Schablone für die Ausgangsrechnungen nicht vorab von Ihnen angelegt worden, erfolgt die Anlage automatisch, sobald die erste Ausgangsrechnung in der my BMD Com abgeschlossen und gebucht wird. |
Allgemeine Einstellungen
Damit Ihr Mandant die my BMD Com (Buchhaltung bzw. Faktura) nutzen kann, sind einige Einstellungen von Ihnen vorzunehmen.
Details zu den allgemeinen Einstellungen finden Sie in den folgenden Dokumenten:
Die relevanten Einstellungen für die my BMD Com Faktura werden in den nächsten Kapiteln beschrieben.
Umstieg Faktura Com auf my BMD Com Faktura
Verwendet Ihr Mandant bereits die Faktura Com, ist ein Umstieg auf die my BMD Com Faktura jederzeit möglich. Zu beachten sind hier folgende Punkte:
Stammdaten:
- Artikelstammdaten und Einheiten können über die my BMD Com Faktura: Mandanteneinstellungen in die my BMD Com Faktura übernommen werden.
- Kundenstammdaten sind aufgrund der Personenkonten auch in der my BMD Com Faktura verfügbar und müssen nicht übernommen werden.
Belege:
- Die erfassten Belegdaten können nicht übernommen werden.
- Offene Belege sind in der Faktura Com abzuschließen oder manuell in der my BMD Com neu zu erfassen.
- Belege, die in der Faktura Com erstellt und abgeschlossen worden sind, sind als Dokumente in der my BMD Com verfügbar.
Zugangsdaten:
- Der vorhandene Faktura-Com-User kann grundsätzlich weiterverwendet werden.
- Die relevanten Einstellungen für den BMD Com-Benutzer sind zu setzen. Hierzu finden Sie nähere Informationen im Dokument "BMD Com: Allgemeine Einstellungen" im Kapitel BMD Com-Benutzer und -Berechtigungen.
Berechtigungen:
- Für den BMD Com-Benutzer sind die entsprechenden Berechtigungen zu setzen.
Die folgenden Standardberechtigungsgruppen werden von uns ausgeliefert:- my BMD Com Admin
- my BMD Com Basisberechtigungen
- my BMD Com Dokumentenzugriff
- my BMD Com FIBU inkl. Belegupload
- my BMD Com Faktura
- my BMD Com Lohnverrechnung
- my BMD Com Jahresabschluss
- my BMD Com Zahlungen
Achtung!
 | Nach der Umstellung des Users von Faktura Com auf my BMD Com ist ein Einstieg in die Faktura Com nicht mehr möglich. Bitte klären Sie mit Ihrem Mandanten ab, dass die offenen Belege unbedingt zuvor abgeschlossen bzw. ansonsten in der my BMD Com manuell nacherfasst werden müssen. |
Einstellungen in der NTCS
Grundsätzlich wird auch in der my BMD Com Faktura auf viele Einstellungen aus der NTCS zurückgegriffen. Aus diesem Grund sind einige Einstellungen direkt am Firmenstamm (siehe auch Firmen) sowie in den FIBU-Stammdaten (siehe auch Firmen- und FIBU-Stammdaten) vorzunehmen.
So werden, als Beispiel, sämtliche Adressdaten der Mandantenfirma in der my BMD Com Faktura auf Basis der Firmen- bzw. FIBU-Stammdaten ermittelt.
Um einen reibungslose Ablauf der Einführung der my BMD Com Faktura zu gewährleisten, sind noch die folgenden Einstellungen von Ihnen vorzunehmen bzw. zu prüfen.
Einstellungen zur steuerlichen Art des Unternehmens
Ob es sich bei Ihrem Mandanten um ein Steuerpflichtiges, ein Kleinunternehmerpauschaliertes oder ein Umsatzsteuerbefreites Unternehmen handelt, wird in der my BMD Com Faktura auf Basis der Einstellungen in den FIBU-Stammdaten ermittelt.
| Gewinnermittlungsart | Die Auswahlmöglichkeiten im Feld Gewinnermittlungsart richten sich nach dem Firmensitz.  Wenn der Firmensitz Deutschland, die E/A-Rechner-Automatik und die Gewinnermittlungsart Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß $ 4 Absatz 3 ist, wird beim Buchen der Gewinn unter Berücksichtigung der Kontoart für Auswertung vom Sachkonto ermittelt und im Programm "Buchen" angezeigt. Bei der Gewinn-/Verlustverbuchung wird auch der Gewinn mit Berücksichtigung der Auswertungskontoart ermittelt. |
| Wenn dieses Feld auf "Ja" gesetzt ist, darf keine Steuer berechnet werden, egal wie die Konten angelegt sind. Dieses Kennzeichen wird für die Bruttomethode bzw. die Kleinunternehmerregelung benötigt. Es kann nur mit den Steuercodes gebucht werden, welche dafür gekennzeichnet sind. Ansonsten erhalten Sie die Meldung, dass dieser Steuercode bei unechter Steuerbefreiung nicht verwendet werden darf. Sobald das Kennzeichen für die unechte Steuerbefreiung hinterlegt ist, ist eine nachträgliche Kürzung der Vorsteuer nicht mehr möglich. |
Kleinunternehmer:
Wird Feld "Gewinnermittlungsart" die Ausprägung "Kleinunternehmerpauschalierung" ausgewählt und das Feld "Unechte Steuerbefreiung" auf "Ja" eingestellt, gilt das Unternehmen in der my BMD Com Faktura als Kleinunternehmen. Belege werden ohne Steuer erstellt und entsprechend verbucht. Zusätzlich wird der entsprechende Steuertext für Kleinunternehmen auf den Belegen angeführt.
Umsatzsteuerbefreite Unternehmen:
Handelt es sich um ein Umsatzsteuerbefreites Unternehmen, wird dies in den FIBU-Stammdaten über das Feld "Unechte Steuerbefreiung" definiert. Auch hier gilt, die Belege werden ohne Steuer erstellt und entsprechend verbucht. Auch hier wird der Steuertext für die unechte Steuerbefreiung auf den Belegen angeführt.
Prüfen Sie daher die Einstellungen in den FIBU-Stammdaten Ihres Mandanten.
Hinweis
| Auch eine Änderung der Steuerpflicht Ihres Mandanten ist in den FIBU-Stammdaten vorzunehmen. Es wird immer auf die jeweiligen Einstellungen der aktuellen FIBU geprüft. Klären Sie daher den genauen Zeitpunkt für die Änderung der Steuerpflicht mit Ihrem Mandanten ab. Vor der Umstellung sind ggf. noch offene Belege abzuschließen bzw. entsprechend zu ändern. Nähere Informationen zu den Auswirkungen der Änderung der Steuerpflicht für die my BMD Faktura finden Sie im Dokument "my BMD Com Faktura: Einstellungen" im Kapitel Änderung von Einstellungen. |
Kunden
Sind für die Mandantenfirma bereits Personenkonten in der NTCS vorhanden, ist es notwendig, dass diese Daten überarbeitet werden.
In der my BMD Faktura wird auf Basis der "Kundenart" gesteuert, ob es sich um einen Privat- oder Firmenkunden handelt. Diese Einstellung hat in weiterer Folge Auswirkungen auf die Anzeige und Erfassung der Stammdaten, sowie die Steuerermittlung auf den Belegen.
Hinterlegen Sie hier für die WWS-Fakturierung, ob es sich um einen Endkunden (= Privatkunde) oder einen Wiederverkäufer (= Firmenkunde) handelt. (Standard "leer" = Wiederverkäufer) Aufgrund von Bestimmungen im Umsatzsteuergesetz betreffend Reverse Charge, sind diese Eigenschaften für die Kontenfindung und Kontenneuermittlung bei der WWS-Fakturierung erforderlich. Steuerberater bzw. Wirtschaftstreuhänder und ihre Mandanten betrifft das Feld in aller Regel nicht, da es v.a. auf die Veräußerung von Waren bezieht. Bei diesen kann das Feld daher leer bleiben bzw. muss gar nicht eingeblendet werden. Hinterlegen Sie hier für die NTCS FIBU, ob es sich um einen "Privaten" oder um einen "Gewerblichen Verkäufer" handelt. Aufgrund dieser Hinterlegung wird beim Buchen innergemeinschaftliche Lieferung bzw. der inländische Steuercode vorgeschlagen. Zusätzlich wird das Feld "UST-ID-Nr." geprüft. Sobald auf der UST-ID-Nr eine Hinterlegung vorhanden ist, handelt es sich automatisch um einen Wiederverkäufer. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld kann mit dem Wert "Privatkunde" befüllt werden, um für Kunden aus einem Drittland einen Sonderfall in der Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung abzubilden. Für Rechnungen an diese Kunden wird in weiterer Folge das Inlandskonto der ermittelten Kontentabelle verwendet und somit der Inlandssteuersatz angewendet. Für alle Rechnungen ausländischer Kunden, die im Feld "Kundenart" die Werte "-" oder "Gewerblicher Kunde" aufweisen, wird weiterhin das Auslandskonto der ermittelten Kontentabelle und somit der Auslandssteuersatz angewendet. Näheres dazu erfahren Sie in der entsprechenden Hilfe zum Thema im Kapitel Kunde aus dem Ausland muss Rechnung mit 20% Umsatzsteuer erhalten. |
Da dieses Feld in der Buchhaltung häufig keine Relevanz hat und somit auch nicht gewartet wird, sind diese Einstellungen von Ihnen vorzunehmen.
Hinweis
| Bei Kundenstammdaten, welche direkt in der my BMD Com erfasst werden, wird dieses Feld automatisch richtig gesetzt. Somit ist die Änderung nur einmalig für die bestehenden Stammdaten vorzunehmen. |
Für die Änderung der Kundenart, öffnen Sie das Fenster Kunden und wählen Sie hier die Firma Ihres Mandanten aus.
Es ist zu empfehlen, die folgenden Felder in der Übersicht einzublenden, damit die Kundenstammdaten gefiltert und die gefilterten Daten mit der Funktion "Spalte bearbeiten" überarbeitet werden können.
Filtern Sie die Kunden so, dass entweder nur die Privat- oder Firmenkunden angezeigt werden. Klassische Felder anhand welcher erkannt werden kann, ob es sich um einen Firmenkunden handelt sind die UID-Nummer bzw. die UnternehmensID Schweiz. Werden die Namen in den Feldern Vor- und Nachname gewartet, kann anhand dieser ebenfalls erkannt werden, ob es sich um einen Privat- oder Firmenkunden handelt. Kunden mit Vornamen sind im Normalfall Privatkunden.
Sobald die Daten gefiltert sind, wählen Sie im Kontextmenü bei der Spalte "Kundenart" die Funktion "Spalte bearbeiten" aus.
Es öffnet sich der Dialog für die Wertumstellung einer Spalte.
Wählen Sie hier beim Feld "Auf - Kundenart" die Ausprägung "Privatkunde" für Privatkunden bzw. "Gewerblicher Käufer" für Firmenkunden aus.
Mit "Umstellung starten" werden alle gefilterten Datensätze entsprechend umgestellt.
Hinweis
| Je nach Anzahl der Kundenstammdaten, kann die Umstellung einige Zeit in Anspruch nehmen. Lieferanten, die gleichzeitig als Kunden gekennzeichnet sind (KuLi), können in der my BMD Com Faktura nicht verwendet werden und werden auch in der Kundenliste nicht angezeigt. Sollte es derartige Personenkonten bei Ihrem Mandanten geben, stellen Sie diese unbedingt um. |
Einstellungen in der my BMD Com
Alle weiteren Einstellungen, welche für die my BMD Com Faktura relevant sind, können direkt in der my BMD Com vorgenommen werden.
Details dazu finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Einstellungen.
Einstellungen in der NTCS
Für Sie als Steuerberater gibt es in der NTCS ebenfalls die Möglichkeit, gewisse Einstellungen vorzunehmen.
Folgende Einstellungen können von Ihrer Seite vorgenommen werden:
- Definition Brutto- oder Nettobelege
- Definition Rechnungsnummernkreis
- Definition der Belegmerkmale (Firmendaten & Logo/Briefpapier)
- Definition der Kontaktdaten am Beleg
- Aktivierung EU-OSS
- Aktivierung Bauleistung
Diese Einstellungen können in den Mandanteneinstellungen vorgenommen werden, welche über den Kunden-Navigator geöffnet werden können.
my BMD Com Faktura - Mandanteneinstellungen
Wählen Sie im Kunden-Navigator den gewünschten Mandanten aus und führen Sie die Funktion "Faktura-Einstellungen" im Bereich "my BMD Com" aus. Es öffnen sich die Einstellungen zur Mandantenfirma.
Die Firma in den Einstiegsfeldern wird automatisch auf Basis der im Kunden-Navigator ausgewählten Kundennummer gesetzt und kann nicht geändert werden.
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
| Belegart brutto | Im Standard werden die Belege als Nettobelege geführt. Handelt es sich bei den Kunden Ihres Mandanten hauptsächlich um Privatpersonen, kann es sein, dass dieser seine Belege brutto erstellen möchte. Ist dies der Fall, bestätigen Sie dieses Feld mit "Ja". | ||
Darstellungsformat Rechnungsnummer | Hier können Sie definieren, ob Ihr Mandant einen fortlaufenden Rechnungsnummernkreis ohne Jahresbezug oder einen mit Jahresbezug haben soll. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung:
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Stellenanzahl Rechnungsnummer | Definieren Sie hier, welche Anzahl an Stellen die Rechnungsnummer (ohne Jahreszahl) haben soll. | ||
| Nummernkreis Startwert | Hier können Sie definieren, mit welchem Wert der Rechnungsnummernkreis starten soll. | ||
| Logo & Briefpapier | Am Firmenstamm kann entweder ein Logo oder ein Briefpapier hinterlegt werden, das auf den Belegen angedruckt wird. Wenn ein vorgefertigtes Briefpapier verwendet werden soll, wählen Sie bei diesem Feld "Briefpapier verwenden". Soll das Logo verwendet werden, wählen Sie die Ausprägung "Firmenlogo drucken". Soll weder ein Logo noch ein Briefpapier angedruckt werden, wählen Sie die Ausprägung "Nichts drucken". Achtung!
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| Firmendaten im Kopfbereich drucken | Sollen die Firmendaten laut Firmenstamm in den Kopfdaten gedruckt werden, kann dies hier aktiviert werden. | ||
| Anordnung Kopfbereich | Hier kann definiert werden, ob die Firmendaten links oder rechts und das Logo auf der jeweils gegenüberliegenden Seite angedruckt werden soll. Ist statt des Logos ein Briefpapier oder "Nichts drucken" aktiviert worden, gilt die gewählte Anordnung nur für die Firmendaten. | ||
| Firmendaten im Fußbereich drucken | Sollen die Firmendaten im Fußbereich angedruckt werden, kann dies hier aktiviert werden. | ||
| Kontaktdaten | Über dieses Feld kann definiert werden, welche Kontaktdaten am Beleg für den "Sachbearbeiter" angedruckt werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Kontaktdaten des Users Hier werden Name und E-Mail-Adresse des in der my BMD Com Faktura angemeldeten Users angedruckt. Abweichende Kontaktdaten Hier können fixe Kontaktdaten über die nächsten Felder aktiviert werden. Keine Es werden keine Kontaktdaten für den Sachbearbeiter angedruckt. | ||
| Vorname | Werden abweichende Kontaktdaten aktiviert, kann hier der Vorname der Kontaktdaten hinterlegt werden. | ||
| Nachname | Hier kann der Nachname für abweichende Kontaktdaten hinterlegt werden. | ||
| Hinterlegen Sie hier die E-Mail-Adresse für die abweichenden Kontaktdaten. | |||
Telefonnummer | Hier können Sie die Telefonnummer für abweichende Kontaktdaten hinterlegen. | ||
Ziellandsteuer (EU-OSS) | Erstellt Ihr Mandant Rechnungen der steuerlichen Art "Ziellandsteuer (EU-OSS)", kann diese Art in der my BMD Com Faktura über dieses Feld aktiviert werden. | ||
Bauleistung nach § 19/1a | Erstellt Ihr Mandant Rechnungen der steuerlichen Art "Bauleistung nach §19/1a", kann diese Art in der my BMD Com Faktura über dieses Feld aktiviert werden. |
Beispiel
 | Ohne Jahresbezug Der Rechnungsnummernkreis des Mandanten ist fortlaufend und ändert sich auch mit dem neuen Wirtschaftsjahr nicht. Die letzte Rechnungsnummer des Mandanten lautete 587. Wählen Sie beim Feld "Darstellungsformat Rechnungsnummer" die Ausprägung "ohne Jahresbezug". Beim Feld "Nummernkreis Startwert" hinterlegen Sie den Wert 588. Somit wird die erste Rechnung mit der Nummer 588 ausgestellt. Mit Jahresbezug Soll jedes Jahr ein neuer Rechnungsnummernkreis angelegt werden, wählen Sie beim Feld "Darstellungsformat Rechnungsnummer" die Ausprägung "2-stellig" oder "4-stellig" für die Anzahl der Stellen der Jahreszahl. Diese steht immer am Beginn der Rechnungsnummer.
Mit dem Feld "Nummernkreis Startwert" können Sie den Startwert für die Rechnungsnummer definieren. Dieser Wert ist auf maximal 10 Stellen begrenzt. Über die Stellenanzahl Rechnungsnummer können Sie die Anzahl der Stellen (ohne Jahreszahl) für die Rechnungsnummer definieren. Die letzte Rechnungsnummer des Mandanten lautete 26000020. Wählen Sie die Ausprägung "2-stellig", definieren Sie die Stellenanzahl "6" und hinterlegen Sie den Startwert 21. Würden Sie nur den Startwert mit 21 hinterlegen, würde die erste Rechnungsnummer 2621 lauten. |
Brutto- oder Nettobelege
Ob Ihr Mandant Belege als Netto- oder Bruttobelege erfasst, wird in den Einstellungen der my BMD Com definiert. Diese Einstellung kann direkt von Ihrem Mandanten vorgenommen werden.
Belegdesign
Aktuell gibt es ein fixes Belegdesign, welches nicht angepasst werden kann. Sämtliche Unternehmensrelevanten Daten werden auf Basis der Firmeneinstellungen ermittelt und entsprechend am Beleg angeführt.
Ist am Firmenstamm ein Firmenlogo hinterlegt, wird dieses im Moment fix im rechten oberen Bereich angedruckt.
In diesem Feld können Sie Firmenlogos aus der Fotoverwaltung hinterlegen. Mittels der Taste F4 kann direkt über das Feld am Firmenstamm auf die Fototabelle zugegriffen werden. Durch die Verwendung dieses Feldes wird das alte Dateinamen-Feld gesperrt (FIR_FIRMENLOGOIMAGE) und kann nicht mehr benutzt werden. Bei Firmenneuanlagen ist generell nur mehr das neue Feld verwendbar. Eine Neuanlage von Firmenlogos ist direkt im Firmenstamm bei den jeweiligen Feldern ("Firmenlogo klein" und "Firmenlogo groß") bzw. in der Fotoverwaltung unter dem Foto-Typ "Firmenfotos" möglich. Besonderheiten dieses Feldes in der Bilanz Auf ein hier hinterlegtes Firmenlogo kann z. B. in der Deckblattgestaltung, im Bericht usw. zugegriffen werden. Besonderheiten dieses Feldes in CRM/LEA Das Firmenlogo kann beispielsweise in der LEA Honorarnote oder auch im Standardbrief in Kopf- oder Fuß hinterlegt werden. Bessere Varianten wären jedoch das Logo direkt in das jeweilige Formular oder in den Firmenkopf/-fuß (Firma bearbeiten → Extras → Standardbrief Kopftext/Standardbrief Fußtext/...) einzubetten. |
Wird ein Briefpapier am Firmenstamm hinterlegt, wird dieses nur dann angedruckt, wenn es in den Einstellungen durch Sie definiert worden ist.
Achtung!
| Wird ein Briefpapier hinterlegt, darf auf keinen Fall ein Logo hinterlegt werden, da ansonsten beides angedruckt werden würde. |
Künftig wird Ihrem Mandanten in der my BMD Com ein Assistent für die Einrichtung des Belegdesigns zur Verfügung stehen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Belegdesign.
E-Mail-Versandeinstellungen
Auch die E-Mail-Versandeinstellungen können von Ihrem Mandanten direkt in den my BMD Com Einstellungen im Bereich "Belegversand" definiert werden. Hier kann neben dem E-Mail-Text auch der E-Mail-Account definiert werden, über welchen der Versand der E-Mails erfolgen soll.
