Saldenbestätigung
Allgemein
Das Programm Saldenbestätigung ermöglicht Ihnen den Ausdruck Ihrer Saldenbestätigungen. Der Ausdruck kann für Kunden- oder Lieferantenkonten gestartet werden.
Folgende Einstiegsfelder sind zu befüllen:
Firma | Eingabe der Firma für die der Ausdruck erstellt werden soll. |
FIBU | Eingabe der FIBU für die der Ausdruck erstellt werden soll. |
Kontengruppe | Eingabe der Kontengruppe, für die der Ausdruck erfolgen soll. |
Von Konto-Nr/Bis Konto-Nr | Eingabe der Kontonummern, für die der Ausdruck erfolgen sollen. Erfolgt hier keine Einschränkung, werden alle Konten gedruckt. Im Feld Von-Konto-Nr können mit F8 bzw. mit dem Symbol  einzelne Konten ausgewählt werden, wenn der Ausdruck nur für bestimmte Konten erfolgen soll. |
Druck bei Saldo = 0 | Die Saldenbestätigung wird auch ausgedruckt, wenn der Saldo des Kontos null beträgt. - Nein - Ja, bebuchte Konten - Ja, alle Konten. Um alle Konten drucken zu können, muss beim Druckkriterium "Offene Posten" ausgewählt werden. |
Druckkriterium | Zur Auswahl stehen Offene Posten, Zahlungen, Rechnungen und Rechnung lt. Zahlungsdatum. |
Von Zahlungsdatum | Eingabe, ab welchem Zahlungsdatum gedruckt werden soll. |
Bis Zahlungsdatum | Eingabe, bis zu welchem Zahlungsdatum gedruckt werden soll. |
Stichtag berechnet nach | Gibt an, worauf sich die Eingabe "Stichtag" bezieht (Buchungsdatum, Belegdatum, Leistungsdatum oder Periode). |
Stichtag | Stichtag, an dem die Salden berechnet werden sollen. |
Stichtag (Periode) | Stichtag, an dem die Salden berechnet werden sollen, wenn bei "Stichtag berechnet nach" Periode ausgewählt wurde. |
Rücksendedatum | Rücksendedatum |
Gesamtvorschau | Bei der Auswahl "Gesamtvorschau" gibt es im Vorschaufenster den Button "Saldenbestätigung drucken". Wird dieser Button gedrückt, wird die Vorschau geschlossen und es beginnt der Druck der Saldenbestätigungen (lt. jeweiligen Druckereinstellungen). Wird die Vorschau geschlossen ohne den Button "Saldenbestätigung drucken" ausgeführt zu haben, erhalten Sie einen Hinweis, dass die Saldenbestätigungen nicht gedruckt wurden.  |
Sachbearbeiter | Wenn ein Sachbearbeiter angedruckt werden soll, kann dieser hier angegeben werden. Ist der User einem Mitarbeiter zugeordnet, wird dieser automatisch befüllt. |
Hinweis
 | In den allgemeinen Fibu-Parametern steht unter Auswertungen → Ausdruck Allgemein der Parameter Erster Buchungstag in NTCS zur Verfügung. Bei einer stichtagsbezogenen Berechnung in den Auswertungen bzw. bei der Saldenbestätigung wird erst ab diesem Buchungsdatum die Auszifferung verlangt. Dieser Parameter wird benötigt, wenn die Daten aus einem anderen System in die NTCS übernommen wurden und in manchen Fällen keine Auszifferung ermittelt werden kann. |
Firmenbezogenes Formular
In der Menüleiste unter Ausdruck → "Firmenbez. Formular anlegen" haben Sie die Möglichkeit, Ihre Saldenbestätigungen zu gestalten. Zum Beispiel kann dies dazu verwendet werden, die „Kopfdaten“ der eigenen Firma (Name, Adresse, UID-Nummer, Sachbearbeiter) in der gewünschten Form darzustellen oder das firmeneigene Logo anders als im Standard zu platzieren.
Beim erstmaligen Start dieser Funktion wird das Formular automatisch angelegt und zur Bearbeitung geöffnet. Nun können Sie die Änderungen durchführen. Wurden in einer Firma bereits firmenbezogene Formulare angelegt, können das Formular und auch die Druckereinstellungen über die Menüleiste bearbeitet werden:
Beim erstmaligen Start dieser Funktion wird das Formular automatisch angelegt und zur Bearbeitung geöffnet. Nun können Sie die Änderungen durchführen. Wurden in einer Firma bereits firmenbezogene Formulare angelegt, können das Formular und auch die Druckereinstellungen über die Menüleiste bearbeitet werden:
Hinweise zur Handhabung der Formulargestaltung, fremdsprachige Formulare etc. finden Sie unter Ausdrucksgestaltung.
Textbausteinverwaltung
Soll der Inhalt der Saldenbestätigung (Überschrift, Anrede, Texte, Schlusstext) vom Standard abweichen, ist kein firmenbezogenes Formular notwendig, sondern ein Anpassen der Textbausteine unter Ausdruck →Textbausteinverwaltung.
In den Textbausteinen ist es möglich, Datenbankfelder einzufügen (automatische Anrede, steuerliche Vertretung, u.a.)
Dazu kann ein neuer Textbaustein angelegt werden und mit einem Doppelklick wird die Bearbeitung geöffnet. Danach kann über das Feld "fx" ein Datenbankfeld eingefügt werden:
Achtung!
 | Die steuerliche Vertretung kann nur automatisch angedruckt werden, wenn auch ein Steuerberater im Firmenstamm hinterlegt ist. Ansonsten müssen die notwendigen Daten manuell in den Textbaustein geschrieben werden. |
Firmenbezogene Druckereinstellungen
Für jedes Ausdrucksmodelldetail müssen Druckeinstellungen hinterlegt werden. In den Druckeinstellungen kann eingegeben werden, ob der Ausdruck per E-Mail versendet werden soll, ob der Ausdruck archiviert werden soll oder ob und auf welchem Drucker ausgedruckt werden soll.
Standardfeldauswahl Druckereinstellungen
Standardfeldauswahl DruckereinstellungenBezeichnung | Hier wird eine Bezeichnung für die Druckereinstellung eingegeben. | ||||||||||||
Reportnummer | Hier kann mit F8 ein neuer Report angelegt oder mit F4 ein bestehender Report hinterlegt werden. Wenn kein Report hinterlegt wird, wird der Standardreport verwendet. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellungen für Ablaufarten (z. B. Honorarnote) In diesem Feld muss den Druckereinstellungen für Ablaufarten ein Honorarnotenformular aus der Reportverwaltung für Honorarnotenformulare zugewiesen sein. Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist im Feld "Reportnummer" bereits grundsätzlich ein zur Ablaufart passendes Standard-Honorarnotenformular hinterlegt (sowohl bei den "Echt"-Ausdrucken als auch bei den Kontrollausdrucken). Bitte beachten Sie, dass selbst bei kleinen Anpassungswünschen diese Standardformulare nicht mehr verwendet werden können, da keine Abänderungen für Standards zulässig sind. BMD empfiehlt in diesen Fällen, Kopien der Standard-Honorarnotenformulare zu verwenden und diese im Feld "Reportnummer" zu hinterlegen. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang auch das Kapitel Standard-Honorarnotenformulare importieren in der Fensterhilfe Reportliste. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellung Zahlschein In diesem Feld muss der Druckereinstellung für Zahlscheine ein Zahlscheinformular aus der Reportverwaltung für Zahlscheindruck zugewiesen werden.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Reportliste, aus welcher ein bestehendes Formular ausgewählt werden kann.  Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich die Reportliste, in welcher ein bestehendes Formular zur Bearbeitung geöffnet werden kann. | ||||||||||||
Ausdruck in Vorschau anzeigen | Legt fest, ob der Ausdruck in der Vorschau gezeigt wird. Ansonsten erfolgen alle relevanten Aktionen im Hintergrund. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Achtung!
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck in Vorschau anzeigen" für "Echt"-Ausdrucke sowie für Kontrollausdrucke deaktiviert. Wird die Option für "Echt"-Ausdrucke aktiviert, übersteuert diese den richtigen Ausdruck am Drucker und verhindert diesen. Es erscheint stattdessen die Honorarnoten-Vorschau. Nicht übersteuert werden hingegen die Programm-Abläufe Archivieren, Mail und PDF-Ablage; diese werden zusätzlich im Programmhintergrund ausgeführt. | ||||||||||||
Ausdruck drucken | Diese Option legt fest, ob der Ausdruck an den Drucker gesendet werden soll. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck drucken" für "Echt"-Ausdrucke deaktiviert und für Kontrollausdrucke aktiviert. Hintergrund ist, dass in vielen Fällen (weil Honorarnoten aus der LEA per E-Mail versendet werden sollen) bereits das Feld Ausdruck mailen für die "Echt"-Ausdrucke aktiviert ist. Das zusätzliche Erzeugen eines Papierausdrucks für Honorarnoten, welche bereits als E-Mail versendet werden, wird auch dann verhindert, wenn das Feld Ausdruck drucken aktiv wäre. Ein Ausdruck am Drucker wird für jene Kunden durchgeführt, für die ...
| ||||||||||||
Keinen Druckerdialog bei Direktdruck anzeigen | Um bei einem Direktdruck (Ausdruck ohne Vorschau) keinen Druckerdialog anzeigen zu lassen, kann dieses Feld aktiviert werden. Dadurch können Sie aber auch den Ausgabedrucker nicht mehr beeinflussen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung, da beim Direktdruck sowieso kein Druckerdialog angezeigt wird - es hat daher keine Auswirkung, wenn Sie dieses Feld aktivieren. | ||||||||||||
Ausdruck mailen | Diese Option aktiviert den Rechnungsversand per E-Mail. Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck mailen" für "Echt"-Ausdrucke aktiviert und für Kontrollausdrucke deaktiviert. Diese Option ist nur für "Echt"-Ausdrucke sinnvoll, da Honorarnoten nur bei diesen Ablaufarten per E-Mail versendet werden können. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort (oder zu einem späteren Zeitpunkt) im Anhang in einer E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet wird. Das Setzen dieser Mail-Option (und der weiteren Mail-Optionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) bedingt weitere organisatorische Überlegungen, technische Voraussetzungen sowie weitere Einstellungen im Kunden- sowie Mitarbeiterstamm bzw. Parametereinstellungen. Diese sind ausführlich im Hilfethema Rechnungsversand per E-Mail sowie Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) erläutert. | ||||||||||||
Betreff | In diesem Feld ist jener Text einzutragen, der als Betreff in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen. Der Betreff wird nicht als Dokumentenname des PDF-Dokuments verwendet, dafür ist der Text des Feldes Anhang vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
| ||||||||||||
E-Mail-Text | In dieses Feld ist jener Text einzutragen, der als E-Mail-Text in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich eine Abfrage, in welcher Textart der Text erfasst werden soll (HTML oder unformatiert).  Anschließend öffnet sich der jeweilige Editor, um den E-Mail-Text erfassen zu können. Über die Schaltfläche "Text"  können Datenbankfelder eingefügt werden, die weiters mit der rechten Maustaste formatiert werden können. Hier können Sie einen bestehenden Text auch anpassen, wenn Sie z. B. die Schriftart oder die Schriftgröße verändern möchten. Bitte beachten Sie bei der Ermittlung der Schriftart und Schriftgröße des E-Mail-Textes in Outlook folgende Einstellungen:
| ||||||||||||
Art des E-Mail-Versands | In diesem Feld kann eingestellt werden, ob der Rechnungsversand per E-Mail über den lokalen Mail-Client oder über den Mail-Server erfolgen soll. Entscheiden Sie sich für den Mail-Client, gibt es weiters Varianten, ob der Versand im Hintergrund oder im Vordergrund erfolgen soll. Folgende Einstellungen sind möglich:
Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld für "Echt"-Ausdrucke nicht mehr die Standardeinstellung, sondern die Einstellung "Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen" auf. Dies wird vor allem am Beginn der LEA Fakturierung bei der Erstellung der ersten Honorarnoten als beliebte Einstellung gewählt, um die Honorarnoten vor dem tatsächlichen Versand im Mail-Client nochmals überprüfen zu können. | ||||||||||||
Absender-Account | In diesem Feld können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die beim E-Mail-Versand über den Mail-Server als Absenderadresse herangezogen werden soll. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn die Art des E-Mail-Versands auf die Ausprägung "Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden" eingestellt ist. Die E-Mail-Adresse dient rein als Absenderadresse, die gesendeten E-Mails werden nicht im Postausgang des lokalen Mail-Clients gespeichert. Existieren firmenbezogene Ablaufarten/Druckereinstellungen, können auch unterschiedliche Absenderadressen je Firma hinterlegt werden. Informationen darüber, wie eine Ablaufart je Firma angelegt werden kann, finden Sie unter Ablaufarten.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnen sich die E-Mail-Accounts, aus welchen eine bestimmte E-Mail-Adresse ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Ermittlung der Absenderadresse ist je nach Art des E-Mail-Versands unterschiedlich und bewusst bei Versand über den Mail-Server mehrstufig, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden (siehe auch Themendokumentation Rechnungsversand per E-Mail): E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client: Grundsätzlich gilt, dass beim E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client (egal ob im Vordergrund/Hintergrund) immer der eigene Mail-Client und dessen E-Mail-Adresse verwendet wird. Beachten Sie bitte hierzu das Kapitel Einstellungen am Mitarbeiterstamm in der oben angeführten Themendokumentation. Für diese E-Mail-Adresse müssen Sie sendeberechtigt sein. Die versendeten Mails sind in diesen Fällen auch im Postausgang des Mail-Clients zu finden. Sobald der E-Mail-Versand über den Mail-Client stattfindet, wird daher das Feld "Absender-Account" geleert und kann nicht mehr befüllt werden. E-Mail-Versand über den Mail-Server: Beim E-Mail-Versand über den Mail-Server gibt es hingegen einige Zusatzeinstellungen, die ausführlich im Kapitel Einstellungen zur Absender-E-Mail-Adresse der oben angeführten Themendokumentation erklärt werden. Kurz: Die erste Priorität bildet das Feld "Absender-Account". Die nächste Priorität bildet jene E-Mail-Adresse, die im WWS Parameter Sender-E-Mail-Account hinterlegt ist. Danach wird die E-Mail-Adresse aus dem Mitarbeiterstamm herangezogen. Kann das Programm auch im Mitarbeiterstamm keine E-Mail-Adresse finden, kommt der TOOLS Parameter "Absenderadresse" zum Zug, wobei der TOOLS Parameter "Absenderadresse immer verwenden" diese Regel aber zur Gänze übersteuert. | ||||||||||||
Anhang-Dateiname | In diesem Feld kann der Dateiname eingegeben werden, mit dem das PDF-Dokument für den Dokumentenversand benannt werden soll. Zum Beispiel geben Sie hier einen Dateinamen für Honorarnoten bekannt, welcher beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Dateinamen über ein Makro generieren zu lassen. Der Dateiname wird nicht als Betreff der E-Mail verwendet, dafür ist der Text des Feldes Betreff vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Anhang-Dateiname" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Folgende Platzhalter können eingesetzt werden, damit der Anhang automatisch generiert wird:
| ||||||||||||
Drucken, wenn E-Mail nicht möglich | Wenn keine E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfänger ermittelt werden kann, wird stattdessen ein Ausdruck am Drucker erzeugt, sofern diese Option aktiviert ist. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld wird in der LEA nicht berücksichtigt. Wenn Honorarnoten aus der LEA per E-Mail versendet werden sollen (aktives Feld Ausdruck mailen), wird aus Gründen der besseren Übersichtlichkeit empfohlen, das Feld Ausdruck drucken zu deaktivieren. Es wird auf jeden Fall verhindert, dass ein Papierausdruck zusätzlich für Honorarnoten erzeugt wird, welche bereits als E-Mail versendet werden - auch dann, wenn das Feld "Ausdruck drucken" aktiv ist. Ein Ausdruck am Drucker wird für jene Kunden durchgeführt, für die ...
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Es ist gewährleistet, dass für jene Kunden, für welche kein E-Mail-Versand aktiviert ist, ein Papierausdruck gemacht wird. Aus diesem Grund sollten auch die Einstellungen bezüglich Drucker auf erster Seite und Drucker für die restlichen Seiten vorgenommen bzw. kontrolliert werden. Gleichzeitig wird verhindert, dass ein Papierausdruck zusätzlich für Rechnungen erzeugt wird, welche bereits als E-Mail versendet werden. Bei einer Kombination mit "Ausdruck in Vorschau anzeigen" ergibt sich folgendes Verhalten: Es wird im ersten Schritt die Ausdrucksvorschau gestartet und danach der Ausdruck. Im Zusammenhang mit dem Rechnungsdruck ist noch folgender Parameter zu beachten: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen | ||||||||||||
Ausdruck archivieren | Diese Option aktiviert die Archivierung des Dokuments im DMS. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Bei Aktivierung dieser Option wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort im DMS abgelegt wird. Vor dem Aktivieren dieser Archivierungsoption (und der weiteren Archivierungsoptionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) sind organisatorische Überlegungen notwendig. Ein funktionierendes DMS wird vorausgesetzt. Es ist parametergesteuert möglich, die Rechnung auch im Mandantenarchiv zu archivieren (LEA Parameter Rechnung auch ins Mandantenarchiv). DMS-Vorschlagswerte können eingesetzt werden und übersteuern die Einstellung in den Druckereinstellungen für Ablaufarten. Wenn die Honorarnote an einen Rechnungsempfänger ausgestellt ist, erfolgt die Archivierung auf den Kunden und auf den Rechnungsempfänger. Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, dass die Honorarnoten archiviert werden sollen, kann in den dort angesiedelten Feldern Archiv-Nr. für Rechnungen und Archivkategorie für Rechnungen bekannt gegeben werden, welches Archiv und welche Dokumentenkategorie dafür in Betracht zu ziehen sind. Werden beide Felder an der dortigen Stelle befüllt, wird für alle "Echt"-Ausdrucken auch automatisch das Feld "Ausdruck archivieren" in den Druckereinstellungen für Ablaufarten aktiviert. Hinweis Schreibschutz im DMS
| ||||||||||||
Archiv-Nr. | Hier ist das DMS-Archiv zu hinterlegen, in welches das Dokument im DMS archiviert werden soll.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Liste der Archive, aus welcher das gewünschte Archiv ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welches Archiv für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann dieses im dort angesiedelten Feld Archiv-Nr. für Rechnungen eingetragen werden. Dieses Archiv wird in der Folge für alle Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke in das Feld "Archiv-Nr." übertragen. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Kategorie beim Archivieren auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist. | ||||||||||||
Kategorie beim Archivieren | Hier ist die Dokumentenkategorie zu hinterlegen, unter welcher das Dokument im DMS archiviert werden soll.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Verwaltung der Dokumentenkategorien, aus welcher eine bestehende DMS-Kategorie ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welche Kategorie für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann diese im dort angesiedelten Feld Archivkategorie für Rechnungen eingetragen werden. Diese Archivkategorie wird in der Folge in das Feld "Kategorie beim Archivieren" übertragen, sofern es sich um eine der Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke handelt. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Archiv-Nr. auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist. | ||||||||||||
Betreff beim Archivieren | Hier ist der Text einzutragen, welcher als Betreff für das archivierte Dokument ins DMS in das Feld Betreff übergeben werden soll. Der Betreff wird zusätzlich auch für den Namen des Originaldokuments (Feld Originaldokument) des archivierten Dokuments verwendet. Es gibt jedoch keinen Abgleich zum Betreff der E-Mail bzw. zum Namen des PDF-Dokuments für den E-Mail-Versand der Honorarnote - dafür sind die Felder Betreff und Anhang vorgesehen. Auch jener Text, der im Feld PDF-Dateiname hinterlegt ist, spielt keine Rolle. Funktion F8Mittels F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff beim Archivieren" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden.
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
| ||||||||||||
PDF erzeugen | Diese Option aktiviert, dass beim Ausdruck auch ein PDF-Dokument erzeugt wird, das im PDF-Ausgabeverzeichnis am Ablagepfad abgelegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieser Programmablauf der PDF-Ablage ist in der LEA wenig gebräuchlich. Durch Aktivierung dieser Option wird bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken zusätzlich zu und unabhängig von den sonstigen aktivierten Programmabläufen (wie Archivieren und Mail) ein PDF-Dokument von der Honorarnote erzeugt und dieses am PDF-Ausgabeverzeichnis abgelegt. Es ist empfehlenswert, einen eindeutigen PDF-Dateinamen (d. h. mit Steuerungskennzeichen) zu wählen - ansonsten wird das PDF-Dokument einer Honorarnote am Ablageverzeichnis immer überschrieben, sobald die nächste Honorarnote mit Nummer ausgedruckt wird. | ||||||||||||
PDF Ausgabeverzeichnis | Hier ist ein Ablagepfad zu hinterlegen, unter welchem jenes PDF-Dokument abgelegt wird, welches durch das aktivierte Feld PDF erzeugen erstellt worden ist. | ||||||||||||
PDF-Dateiname | In diesem Feld kann der Dateiname für das PDF-Dokument hinterlegt werden, welches beim Programm-Ablauf PDF-Ablage erzeugt wird. Der PDF-Dateiname gilt somit für jene PDF-Dokumente, welche durch das aktivierte Feld PDF erzeugen erstellt wurden. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Dateinamen über ein Makro generieren zu lassen. Das Steuerungszeichen $NUMMER liefert in dieser Makroaktion kein Ergebnis. Es können jedoch die Funktionen unter Rechnungs-Kopf verwendet werden (Bsp.: BMD_RNG_RECHNUNGSNR()). Die Dateiendung muss ebenfalls Teil des Rückgabewertes sein. Bsp.: Result := 'Rechnung_'+BMD_FormatNum('0',BMD_MCA_RNG_RECHNUNGSNR())+'.pdf'; Diese Hinterlegung ist nicht relevant für PDF-Dokumente, welche bei den Programm-Abläufen Archivieren und Mail erzeugt werden (siehe Felder Betreff beim Archivieren, Anhang). Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen (z. B. bei der Ablaufart Rechnung "Rechnung $NUMMER vom $DATUM" oder bei der Ablaufart Gutschrift "Gutschrift $NUMMER vom $DATUM"). Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Folgende Platzhalter können hierfür eingesetzt werden:
| ||||||||||||
Kopien | Diese Option aktiviert den Ausdruck von Kopien des Originaldokuments. In diesem Feld ist zu diesem Zweck einzutragen, wieviele Kopien im Zuge des Ausdrucks erstellt werden sollen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Hier ist einzutragen, wie viele Kopien der Originalhonorarnote erstellt werden sollen. Es wird jedoch nur verwertet, wenn die Honorarnote gedruckt wird. Wird sie per E-Mail versandt, so werden keine Kopien unterstützt. | ||||||||||||
Sortierung | Hier ist die gewünschte Drucksortierung für mehrseitige Kopien auszuwählen. Möglich sind folgende zwei Sortierungen der Kopien:
|
Funktionen
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Link in die Textbausteinverwaltung | |
 Firmenbez. Formular anlegen | Hier kann ein firmenbezogenes Formular angelegt bzw. bearbeitet werden. Details zu den firmenbezogenen Formularen finden Sie unter Ausdrucksgestaltung. |
 | Siehe auch: |