BMD Com - ZEIT - Funktionen
Allgemeines
Grundlegende Informationen zur Einrichtung von BMD Com, zur Anlage und Berechtigung der BMD Com-Benutzer und vieles mehr finden Sie hier.
In diesem Dokument wird ausschließlich auf die Thematik bzw. die Funktionen des Pakets Zeiterfassung mit BMD Com eingegangen.
Ziel der Zeiterfassung mit BMD Com ist es, einem Kunden/Klienten/Mandanten eine webbasierte Benutzer-Oberfläche zu bieten, in welcher die Mitarbeiter/Benutzer die wichtigsten operativen Zeiterfassungsprozesse erledigen können.
Das Ganze soll für (End-)Anwender bzw. Klienten rein auf die Erfassung, die einfachste Verwaltung, sowie die wichtigsten Auswertungen der Daten reduziert sein.
Die System-Administration in technischer Hinsicht, sowie Anlage und Verwaltung sämtlicher Stammdaten (Mitarbeiter, Ausweise, Buchungsarten, Pausen-, Tages-, und Wochenmodelle usw.) und Benutzer/Rechte, erledigt der Anbieter/Host/Provider (Kann ein Dienstleister, eine Steuerberatungskanzlei etc. sein, wo alle anderen Prozesse, wie z. B. auch die Lohnverrechnung dann zusammenlaufen).
Achtung!
 | Sollten Sie Fragen zu grundlegenden Einstellmöglichkeiten haben bzw. Hilfe für das Setup der Zeiterfassung in der BMD Com für einen Klienten benötigen, so vereinbaren Sie unbedingt einen Termin mit einem BMD Berater! |
ZEIT-Funktionen aus Sicht des Betreibers (Steuerberater, Dienstleister, Kanzlei, Host/Anbieter)
Damit der Klient/Benutzer sich in die webbasierte Benutzeroberflächer der BMD Com einloggen kann, muss vom Betreiber ein IIS (Webserver) mit der Com-Installation bereitgestellt werden, wo die BMD Datenbank verknüpft wird etc. (Diese Installation kann auch mit Hilfe des BMD Technik-Supports in einem eigenen Installations-Termin erfolgen.)
Einstellungen Klientenfirma
Die Anlage der Klienten-/Mandanten-Firma, notwendige Parametereinstellungen usw. werden dann direkt in der BMD NTCS Software (Paket CRM) vorgenommen.
Damit Sie, als Anbieter, beim Einstieg in die BMD NTCS Programmfenster der Zeiterfassung die jeweilige Klientenfirma auswählen können, setzen Sie benutzerbezogen den unten angeführten CRM Parameter wie folgt:
Alternativ können Sie auch einen NTCS Benutzer anlegen, dessen eigene Firma die Klientenfirma ist.
Zeiterfassung Stammdaten
Um die grundlegenden zeiterfassungsspezifischen Stammdaten bereitstellen zu können, ist eine genaue Analyse mit dem Kunden/Klienten nötig, damit man auf die Anforderungen des Kunden/Klienten eingehen kann.
Dies betrifft vor allem die Buchungsarten, die zum Buchen bereitgestellt werden sollen, und die Bewertungen (wie die erfassten Zeiten genau bewertet werden sollen, z. B. Überstunden, Zulagen, Zeitsalden, Lohnarten etc.) sowie sämtliche Funktionen, die eingestellt werden können (z. B. Schichterkennungen, spezielle Feldauswahlen, Anträge, Berechtigungen uvm.).
Achtung!
| Entschließen Sie sich, ein Setup der Zeiterfassung in der BMD Com für einen Klienten bereitzustellen, so vereinbaren Sie bitte unbedingt rechtzeitig einen Termin mit einem BMD Berater, damit diese grundlegenden Stammdaten (insbesondere Bewertungen) besprochen und gemeinsam angelegt werden können. |
Anlage und Verwaltung der Mitarbeiter
Eine wichtige bzw. eine der zentralen Aufgaben ist, für den Bereitsteller der Zeiterfassung in der BMD Com die Anlage der Mitarbeiter und die damit verbundene Stammdatenpflege.
Die Anlage der Mitarbeiterstammdaten kann wie folgt durchgeführt werden:
- Sie, als Bereitsteller des Systems, legen den Mitarbeiter in der BMD Lohnverrechnung unter Dienstnehmer an und befüllen alle relevanten Felder. Somit ist der Mitarbeiter auch automatisch unter CRM → Mitarbeiter vorhanden.
- Sollten Sie als Bereitsteller des Systems für den Kunden/Klienten keine BMD Lohnverrechnung machen, können Sie den Mitarbeiter mit allen relevanten Feldern im Paket CRM unter Mitarbeiter anlegen.
Dies kann auch der Fall sein, wenn Sie die Lohnverrechnung für den Klienten zwar durchführen, es aber einen Leasingmitarbeiter/AKÜ betrifft, den es daher nur im Paket CRM gibt. - Ihr Kunde/Klient legt den Mitarbeiter bereits selbst über die BMD Com und zwar über die Funktion Lohnportal – Mitarbeitervorerfassung an.
Muster/Beispiel:
Mit dem Kunden/Klienten muss genau geklärt werden, welche Felder erfasst bzw. befüllt und auch gewartet werden müssen, damit ein reibungsloser Ablauf für den Kunden/Klienten ermöglicht wird.
Soll ein Mitarbeiterzeiten erfassen und die damit verbundenen Auswertungen erhalten, so sind zumindest die Felder Wochenmodell und Bewertungsmodell zu befüllen!
Je nach Kunden-Anforderung können auch noch andere Felder, wie beispielsweise das AZG/ARG-Prüfschema oder Rundungsmodell etc. wichtig sein.
Hat beim Kunden/Klienten jede/r MitarbeiterIn selbst einen Com-Benutzer, und sollen diese selbst Ihre Zeiten buchen bzw. diese eintragen, so ist es unbedingt notwendig, dass bei jedem Mitarbeiter der dazugehörige Com-Benutzer im Feld User-ID eingetragen wird.
BMD Com-Benutzer (Zeiterfassung)
Eine wichtige Aufgabe für Sie als Bereitsteller ist es, die notwendigen Berechtigungen für die Zeiterfassung und auch die damit verbundenen Sperren (beispielsweise über Datenbesitzergruppen) einzustellen und für den Kunden/Klienten zu warten.
Damit der betroffene Com-Benutzer auch sämtliche Funktionen in der Zeiterfassung ausführen kann, die ihm laut Berechtigungsgruppe zur Verfügung stehen, müssen die Zeitfunktionen eigens dafür am Com-Benutzer nochmals separat freigegeben werden:
Ausweise
Des Weiteren braucht jeder Mitarbeiter, der in der Zeiterfassung buchen/stempeln soll, (unabhängig davon, ob in NTCS oder BMD Com) einen Ausweis.
Somit kann zum Buchen auch gleich fix der Ausweis in der Zeiterfassung vorgeschlagen werden (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Zeiterfassung (firmenbezogene Einstellungen) Klientenfirma... Buchungsprogramm → Ausweis vorschlagen).
Anlage und Verwaltung Arbeitszeitmodelle
Damit die Mitarbeiterzeiten erfassen können, muss beim jeweiligen Mitarbeiter sein Wochenmodell hinterlegt sein, welches seine Normal-/Sollarbeitszeit laut Dienstvertrag abbildet.
Arbeitet der Mitarbeiter nach einem Schichtplan, so muss zusätzlich zum Wochenmodell auch der Schichtplan hinterlegt werden.
Das Wochenmodell bzw. der Schichtplan setzt sich wiederum aus den einzelnen Tages- und Pausenmodellen in der speziellen Reihenfolge/Anordnung zusammen.
Monatsabschluss
Für die Erfassung, die Kontrolle und Korrektur der Zeitdaten (Zeitbuchungen, Zeitplanungen usw.) ist der Kunde/Klient selbst verantwortlich.
Um den Monatsabschluss der Zeiterfassung einleiten zu können und die Daten an die Lohnverrechnung übergeben zu können, ist es aber zwingend erforderlich, dass bis zu dem gewählten Zeitpunkt/Stichtag die Zeitbuchungen vollständig und gegebenenfalls korrigiert sind.
Um dem Kunden ein firmenbezogenes, individuell gestaltetes Monatsjournal bereitstellen zu können, besteht die Möglichkeit ein eigenes Ausdruckslayout/ einen eigenen Report zu erstellen (für Hilfe bitte einen Termin mit einem BMD Berater vereinbaren!). Hier werden, je nach Kundenanforderung, dann sämtliche Informationen und Lohnarten bereitsgestellt, damit eine Lohnvorbereitung für den Klienten nachkontrollierbar und für den Mitarbeiter ersichtlich wird.
Ausdruckslayout firmenbezogen fix vorschlagen (CRM Parameter):
Unter Report-Nr. für Monatsjournal mit Bewertung hinterlegbar.
Umbuchungen
Sollen Überstunden ausbezahlt werden und dadurch von einem Zeitsaldo abgebucht werden, können Sie (sofern der Mitarbeiter selbst keinen Antrag auf Abrechnungsfreigabe macht) das für den Kunden/Klienten in der Umbuchungs-Übersicht in NTCS eingeben.
Export in die Lohnverrechnung
Um den Monatsabschluss fertig zu stellen, übernehmen Sie mit der Funktion ZEIT in LOHN übernehmen, oder Export für Lohnverrechnung alle Lohnarten und Nichtleistungszeiten für den Klienten in die Lohnverrechnung.
In diesem Zuge kann gleich der Abrechnungszeitraum auch für die Zeiterfassung gesperrt werden (Zeitraum sperren).
Auswertungsdesigner
Sollte der Kunde/Klient oder Sie beispielsweise Saldenlisten oder ähnliche, individuell zusammengestellte Auswertungen benötigen, die nicht bereits als Standardauswertung in NTCS bereitstehen, so können Sie diese im Auswertungsdesigner zur Verfügung stellen.
ZEIT-Funktionen aus Sicht des Anwenders (Kunde, Klient, Mandant)
Zeiten buchen
Aus Sicht des Mitarbeiters erfolgt in der BMD Com eine einfache Erfassung von Zeitbuchungen über die Zeiterfassung (Buchungsmasken → entweder für jeden Mitarbeiter eigene Desktop-Variante oder als zentrale Eingabe/Stempelung über Ausweis/Personalnummer).
Desktop-Variante mit fixem Ausweisvorschlag (jeder Mitarbeiter bucht auf seinem Gerät bzw. mit seinem eigenen Zugang/User):
Zentrale Stempelstelle mit manueller Eingabe des Ausweises:
Achtung!
| Bitte beachten Sie, dass diese Webanwendung nicht in Verbindung mit Lesegeräten (zur Erkennung von z. B. RFID-Chips, oä.) funktioniert! Der Ausweis muss daher vom Mitarbeiter eingegeben werden! |
Änderung beantragen
Hat der Mitarbeiter eine fehlende Buchung oder eine fehlerhafte Buchung gestempelt, so kann er eine Änderung beantragen (vorausgesetzt er hat keine Berechtigung die Zeitbuchung zu bearbeiten):
Info: Es entsteht dadurch eine Genehmigungs-Aufgabe (für den Abteilungsleiter oder Geschäftsführer) im CRM.
Antrag auf Abwesenheit
Mit dem Antrag auf Abwesenheit kann der Mitarbeiter Daten (wie z. B. Urlaub, ZA ...) selbstständig in die Planung eintragen.
Info: Es entsteht dadurch eine Genehmigungs-Aufgabe (für den Abteilungsleiter oder Geschäftsführer) im CRM.
Fehlerprotokoll
Um auswerten zu können, ob die Mitarbeiter fehlerhafte Zeitbuchungen gestempelt/erfasst haben, können Sie das Fehlerprotokoll aufrufen.
Vom Fehlerprotokoll aus kommen Sie auch bequem in das Programm (Zeitbuchungen) "Bearbeiten".
Zeitbuchungen bearbeiten
Wenn der Mitarbeiter nicht selbst, seine eigenen, Zeitbuchungen bearbeiten kann, so muss z. B. ein Abteilungsleiter oder Admin gewählt werden, der die Berechtigung bekommt, dies durchzuführen.
So können Sie als BMD Com-Anwender Zeitbuchungen korrigieren, nacherfassen oder einfügen oder auch Tagesmodelle planen uvm.
Monatsabschluss
Der Monatsabschluss besteht für Sie als Anwender aus mehreren möglichen Schritten.
- Auswerten des Monatsjournals mit Bewertung.
- Sofern alle Daten erfasst, kontrolliert und korrigiert sind, können Sie selbst den Monatsabschluss einleiten, indem er den Antrag auf Abrechnungsfreigabe startet.
- Sofern Umbuchungen in der sog. "Auszahlungsübersicht" des Antrags auf Abrechungsfreigabe gemacht wurden, gegebenenfalls erneuter Ausdruck bzw. erneutes Auswerten des Monatsjournals mit Bewertung.
Antrag auf Abrechnungsfreigabe
Mit dem Antrag auf Abrechnungsfreigabe kann der Mitarbeiter seine Daten für die Überleitung in die Lohnverrechnung freigeben.
Hier haben Sie die Möglichkeit, auch das Monatsjournal mit Bewertung zu starten.
Info: Es entsteht dadurch eine Genehmigungs-Aufgabe (für den Abteilungsleiter oder Geschäftsführer) im CRM.
Auswertungen
Um verschiedene Informationen aus der Zeiterfassung zu erhalten, können Sie in der BMD Com z. B. auch auf jene Auswertungen zugreifen, die Sie dafür benötigen, wie z. B. die "Auswertung Buchungsarten" oder auch die "Soll/Ist"-Aufstellung oder die "An-/Abwesenheitsliste" (um zu sehen, wer aktuell arbeitet).
Die wichtigste Monatsauswertung ist jedoch das Monatsjournal mit Bewertung.
Monatsjournal mit Bewertung
Hier können Sie in Ihrem, individuell für Sie erstellten Monatsjournal (eigenes Ausdruckslayout möglich!) alle Zeitbuchungen sowie Überstunden, Zulagen, Zeitsalden, Lohnarten etc. kontrollieren.
Es wird dadurch ein neues Browser-Fenster geöffnet, in dem das Monatsjournal als PDF erzeugt wird.
Deaktivieren Sie in diesem Fall Ihren Pop-up-Blocker des Browsers, damit das Fenster wirklich gestartet werden kann!
Aufgaben (CRM) Genehmigungen und Monatsabschlüsse
Durch alle Anträge, die der Mitarbeiter einreicht (Antrag auf Abwesenheit, Änderungsantrag, Antrag auf Abrechnungsfreigabe), entsteht für Sie (als Abteilungsleiter oder Geschäftsführer) eine Genehmigungsaufgabe im CRM.
Sie müssen diese Aufgabe bis zum jeweilig relevanten Datum erledigen bzw. ausführen und mit dem gewünschten Status "genehmigt" oder "nicht genehmigt" versehen, damit die Daten weiters korrekt verarbeitet werden können:
Um eine Entscheidungshilfe zu haben, ob Sie den Termin genehmigen oder ablehnen sollen, können Sie hier beim Ausführen/Erledigen der Aufgabe die aktuellen Salden bzw. den Urlaubsstand des Mitarbeiters einsehen:
 | Siehe auch: |
Lernvideo: