Updatebeilage Stammdaten 2018
Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!
Mit dem NTCS Update 2017.20.45 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Stammdaten.
Sie möchten ausgewählte Neuerungen des vergangenen Jahres kennenlernen und diese Einstellungen in einer NTCS Schulungsumgebung sehen? Dann dürfen wir Ihnen das Webinar „Neuerungen und Updatehinweise Stammdaten 2018“ in unserer Akademie empfehlen! Hier geht es zu allen BMD Seminaren CRM & LEA im Akademiebereich!
Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) tritt mit 25. Mai 2018 in Kraft. BMD hat sich frühzeitig mit diesem Thema auseinandergesetzt, damit NTCS optimal auf die DSGVO vorbereitet ist und Sie bestmöglich bei der Umsetzung unterstützt. Die primären Programme zum Datenschutz befinden sich im Paket CRM unter Stammdaten → Datenschutz.
Bezeichnung | Kurzbeschreibung des Programms |
| Datenschutzverzeichnis | Das Datenschutzverzeichnis dient als Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten Ihrer personenbezogenen Daten. Sie können zusätzlich eine Rechtsgrundlage für die Speicherung und eine Aufbewahrungsfrist zur jeweiligen Datenart eingeben. Da jegliche Datenverarbeitung im Datenschutzverzeichnis hinterlegt werden kann, können Sie dem Recht auf Auskunft unkompliziert nachkommen. |
| Personalien | In den Personalien wird definiert, was konkret bei der Anonymisierung einer Person mit den jeweiligen Feldinhalten geschehen soll. Je Registereintrag (Personenart) werden die Einstellungen für das Anonymisieren der einzelnen Datenfelder gesetzt. Personalien dienen dazu, das durch die DSGVO entstandene Recht auf Löschung von personenbezogenen Daten umzusetzen. |
| Datenschutzkontrolle | Die Datenschutzkontrolle dient der Überwachung der zu löschenden Daten. Hier werden Personen vorgemerkt, deren Daten anonymisiert werden sollen. Anhand der Einstellungen in den Personalien bzw. im Datenschutzverzeichnis, wird die entsprechende Frist bis zur Anonymisierung berechnet. Zusätzlich stellt dieses Fenster auch ein Anonymisierungsprotokoll dar. Sie haben jederzeit einen Überlick darüber, wessen Daten bereits anonymisiert worden sind. |
Die Einzelanonymisierung kann in jeder Personenliste über die entsprechende Funktion gestartet werden. Dabei werden die Bereiche des Datenschutzverzeichnisses abgearbeitet und die Felder entsprechend den Einstellungen in den Personalien gelöscht/anonymisiert.
Detaillierte Informationen zur DSGVO und den jeweiligen Fenstern finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.
Personenstammdaten
Liste der E-Mail-Adressen
In der Zentralen Personenverwaltung steht im gelben Menü unter "Extras" → "Suche nach E-Mail-Adresse" ein neuer Aufruf zur Verfügung, mit dem alle E-Mail-Adressen einer bestimmten E-Mail-Adressart aufgelistet werden können:
Sie finden hier die E-Mail-Adressen aller Personen mit Ausnahme von Mitarbeitern. Die Anzeige der E-Mail-Adressen von Mitarbeitern wird aus Datenschutzgründen nicht unterstützt. Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie die gefilterte Liste direkt in den Standardbrief als Adressatenliste übernehmen, bzw. nach Excel exportieren.
Details zur Funktion finden Sie in der Hilfe zum Fenster.E-Mail-Domäne automatisch ergänzen
Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen bei Mitarbeitern oder Kontaktpersonen kann die E-Mail-Domäne künftig automatisch ergänzt werden. Es muss dann nur mehr der erste Teil einer E-Mail-Adresse eingegeben werden (der Teil vor dem @-Symbol). Voraussetzung dafür ist, dass die erforderliche Domäne über einen zugehörigen Datensatz ermittelt werden kann:
- Für die automatische Vervollständigung der E-Mail-Adressen von Mitarbeitern muss auf der Firma, unter der der Mitarbeiter erfasst wurde, eine Mailadresse hinterlegt sein.
- Für die Vervollständigung bei Kontaktpersonen muss die E-Mail-Adresse entsprechend bei der jeweiligen zugehörigen Person bzw. Institution hinterlegt sein.
Um eine E-Mail-Adresse automatisch zu vervollständigen, geben Sie einfach den ersten Teil der Adresse ein und bestätigen Sie mit Enter. Die Domäne inkl. @-Symbol wird automatisch ergänzt.
Beispiel
 | Bei einem Kunden ist die E-Mail-Adresse office@allinger.at hinterlegt. Sie erstellen zu diesem Kunden eine Kontaktperson. Die Kontaktperson hat die E-Mail-Adresse m.mueller@allinger.at. Bei der Eingabe brauchen Sie im Feld E-Mail-Adresse nicht die komplette Adresse eingeben, sondern nur "m.mueller". Nach der Bestätigung mit Enter wird die Eingabe automatisch vervollständigt. |
Maßnahmen Mitarbeiteraustritt
Analog zur Funktion "Maßnahmen Kundenaustritt" besteht jetzt die Möglichkeit, auch beim Austritt eines Mitarbeiters ein Maßnahmenfenster aufzurufen. In einer Übersicht sehen Sie, zu welchen Programmteilen im Falle eines Austritts noch relevante Daten vorhanden sind, die Sie vor dem Ausscheiden dieses Mitarbeiters prüfen sollten.
Das Maßnahmenfenster kann über zwei Wege aufgerufen werden:
- In der Mitarbeiterliste im gelben Menü unter Extras → "Maßnahmen Mitarbeiteraustritt".
- Automatisch beim Austritt eines Mitarbeiters, indem am Mitarbeiterstamm ein Austrittsdatum eingegeben wird bzw. das Aktiv-Kennzeichen entfernt wird. Dieser automatische Aufruf kann über Parameter eingestellt werden. Standardmäßig ist die Funktion aktiviert.
Für weitere Informationen lesen Sie die Hilfe zum Fenster.
Import V-Card
Bei Kunden, Lieferanten, Diversen Personen und Kontaktpersonen besteht jetzt die Möglichkeit, elektronische Visitenkarten (VCards) zu importieren. Starten Sie dazu die Neuanlage einer Person mit F5. Im gelben Menü unter Extras finden Sie die Funktion "VCard importieren".
Bitte beachten Sie, dass die Funktion nur dann aktiv ist, wenn Sie bereits eine Personennummer vergeben haben und die Felder im Bearbeitungsmodus sind. Es öffnet sich ein Fenster zur Dateisuche, in dem Sie die entsprechende vcf-Datei auswählen können. Anschließend werden die Daten aus der VCard ermittelt und in den Eingabefeldern vorgeschlagen.
Personengruppenverwaltung: Felder für automatische Personenzuordnung
Wenn Sie in der Personengruppen-Verwaltung einen Baum mit Baumtyp "Automatische Personenzuordnung" anlegen, stehen Ihnen künftig zusätzliche Felder für die Gruppierung zur Verfügung.
Für die Gruppierung bei Kunden verfügen Sie zusätzlich über folgende Felder:
- Leistungsumfang
- Farbcode
- Rechtsform
- Größenklasse
- VIP
- Kundenart
- STB-Firma
- WP-Firma
- Branche
- Beruf
- Alle Vergleichsfelder
- Alle Freifelder
Für die Gruppierung bei Mitarbeitern verfügen Sie zusätzlich über folgende Felder:
- Farbcode
- Beruf
- Firma DV
- Alle Vergleichsfelder
- Alle Freifelder
Erweiterungen der Dublettenprüfung
Bei der manuellen Neuanlage/Bearbeitung von Personen werden künftig automatisch folgende Dublettenprüfungen ausgeführt:
Sozialversicherungsnummer bei Mitarbeitern
Bei der Eingabe einer SVNR auf einem Mitarbeiter, wird automatisch in allen anderen aktiven und inaktiven Mitarbeitern der Firma/Firmengruppe nach dieser SVNR gesucht. Wird eine Dublette gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen.
Damit die Prüfung erfolgt, muss es sich um eine gültige Sozialversicherungsnummer handeln. Mit ungültigen Sozialversicherungsnummern wird keine Dublettenprüfung durchgeführt.
IBAN bei Mitarbeitern und Kunden/Lieferanten
Bei der Eingabe einer neuen Bankverbindung erfolgt für folgende Personenarten Im Feld IBAN eine automatische Dublettenprüfung:
- Kunde/Lieferant: Wenn auf einem Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten existiert.
- Mitarbeiter: Wenn auf einem Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter existiert.
Werden Dubletten gefunden, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen:
Es werden sowohl aktive als auch inaktive Personen innerhalb der Firmengruppe geprüft.
Adressen inaktiv stellen
Adressen von Personen können jetzt auf inaktiv gestellt werden. Öffnen Sie dazu die entsprechende Person mit F6 (Bearbeiten). Beim Feld "Weitere Adressen" starten Sie mit F8 die Adressverwaltung, wo Sie über das Feld "Aktiv" Adressen aktivieren, bzw. deaktivieren können.
Hinweis
 | Das Deaktivieren von Adressen ist nicht möglich, wenn es sich um die Hauptadresse der Person, bzw. um die Adressen von Institutionen/Firmen handelt |
Inaktive Adressen werden unter anderem z. B. in der LEA bei der Ermittlung der Rechnungs-/Zustelladresse nicht mehr berücksichtigt, oder auch im Standardbrief bei der automatischen Adressermittlung ignoriert.
Weitere Informationen zum Thema finden Sie in der Hilfe zum Fenster Weitere Adressen.
Kundenanlage: Automatisches Erstellen von Firma/FIBU
Der Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 2.Kunden → 12.Workflow → "Kunden-Neuanlage" wurde um eine zusätzliche Ausprägung erweitert. Dieser Parameter steuert, ob bei der Neuanlage eines Kunden, weitere Aktionen bezüglich Anlage einer Mandantenfirma und deren Fibu durchgeführt werden sollen.
Neben den bisherigen Möglichkeiten "Keine Aktion" und "Abfrage für Firmen-, FIBU- und Lohnfirmen- Anlage" steht jetzt eine zusätzliche Ausprägung zum automatischen Erstellen von Mandantenfirma und deren Fibu zur Verfügung.
Einstellung der Aktion, die bei einer manuellen Kunden-Neuanlage durchgeführt werden soll. 0 - Keine Aktion 1 - Abfrage für Firmen-, FIBU- und Lohnfirmen-Anlage: Bei Kundenneuanlage kann beim Speichern gewählt werden, ob auch Firma/FIBU/Lohnfirma/Datenschutzverzeichnis/Mandanten-Archiv erzeugt werden sollen. 2 - Automatische Anlage Firma/FIBU: Es erfolgt bei jeder Neuanlage eines Kunden die automatische Anlage einer Firma und der zugehörigen FIBU. Diese Ausprägung bietet sich beispielsweise für reine Wirschaftsprüfungskanzleien an, weil diese ausschließlich Kunden mit Mandantenfirma und FIBU haben. Der Parameter sollte firmenbezogen nur für jene eigenen Firmen gesetzt werden, welche überwiegend Mandantenfirmen benötigen. Bei allgemeiner Aktivierung würde die Abfrage sonst auch bei Kundenneuanlagen in Mandantenfirmen erfolgen. Details lesen Sie auch unter Firma/Fibu/Lohnfirma erstellen. |
Weitere Informationen zum Anlegen und zum Arbeiten mit Mandantenfirmen finden Sie in der Themendokumentation Update von Person auf Firma.
Hilfsprogramme
Zusammenspielen Kunde/Lieferant für Mandantenfirmen
Die Eingabemaske in den Hilfsprogrammen Zusammenspielen Kunde/Lieferant bzw. Zusammenspielen Diverse Personen wurde um ein Feld für die Firmeneingabe erweitert.
Damit ist es jetzt auch möglich, Personen, die unter Mandantenfirmen angelegt wurden, über die Eingabemaske der Hilfsprogramme zusammenzuspielen. Das Erstellen einer .csv-Datei ist für diesen Zweck nicht mehr erforderlich.
Vertreter umstellen
Es wurde ein neues Hilfsprogramm erstellt, mit dem Sie auf einfachem Weg den hinterlegten Vertreter auf mehreren Personen, Projekten, Angeboten, bzw. Aufträgen ändern können. Starten Sie dazu Stammdaten → Hilfsprogramme → Vertreter umstellen.
Stellen Sie die Felder entsprechend Ihrem Bedarf ein und starten Sie im Anschluss die Umstellung.
Bitte beachten Sie vor dem Durchführen die genaue Beschreibung und die besonderen Hinweise in der Hilfe zum Fenster.
Zusätzliche Neuerungen
Compass-Scheinfirmen
In der Kunden- und Lieferantenliste steht Ihnen eine neue Compass-Realtime-Funktion zur Verfügung: Scheinfirmen.
In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, Kunden- und Lieferantenstammdaten mit den vom Bundesministerium für Finanzen rechtskräftig festgestellten Scheinunternehmen zu vergleichen.
Zusätzlich wurde die Funktion in die Identitätskontrolle integriert. Beim Aufruf der Identitätskontrolle wird automatisch die Liste der Scheinunternehmen geladen. Wenn Sie im Anschluss eine Kontrolle starten, wird ebenfalls ein Vergleich mit ihren Kunden- und Lieferantenstammdaten durchgeführt.
Festgestellte Übereinstimmungen dienen als Informationsquelle, um das Unternehmen vor möglichen Haftungen im Sinne des §9 Sozialbetrugsbekämpfungsgesetz zu schützen. Weitere Details zur Funktion lesen Sie in der Hilfe zum Fenster, sowie in der ausführlichen Themendokumentation Compass-Realtime & -Finance.
Adressmakros zur Adressierung an Institutionen
Die von BMD zur Verfügung gestellten Adressmakros für den Standardbrief wurden erweitert. Es stehen Ihnen nun zwei zusätzliche Adressmakros zur Verfügung:
- Std_Briefkopf_Institutionen
- Std_Name_für_Betreff
Diese Makros sind die perfekte Lösung, wenn Sie im Auftrag Ihrer Kunden Korrespondenzen an Institutionen versenden möchten. Sie fügen lediglich den Kunden in die Adressatenliste des Standardbriefs ein und ermitteln die Kontaktperson der Institution über ein eigenes Personenkennzeichen. Beim Erstellen des Briefes generiert das Briefkopf-Makro automatisch die erforderliche Adressierung für die jeweilige Institution. Über ein zusätzliches Betreff-Makro können Sie eine eigene Betreff-Zeile einfügen.
Bei Bedarf können die Adressmakros unter CRM → Stammdaten → Schnittstellen → Import importiert werden. Aktivieren Sie dazu im Punkt 6 auf der rechten Seite die Adressmakros und bestätigen Sie anschließend unten mit "Ok".
Details finden Sie in der Dokumentation zum Thema.
Test der FinanzOnline-Webservice-Zugangsdaten
Da im Rahmen der UID Nummern-Prüfung im Stufe 2 Verfahren teilweise Unklarheiten bezüglich der FinanzOnline-Webservice-Zugangsdaten auftreten, wurde eine Testfunktion integriert, mit der Sie Ihre Zugangsdaten prüfen können.
Starten Sie das Fenster für die UID-Prüfung im Stufe 2 Verfahren (z. B. in der Kundenliste im gelben Menü unter "Funktionen"). Im folgenden Fenster öffnen Sie unter "Extras" den Menüpunkt "Test FinanzOnline".
Folgende Fehlerquellen werden geprüft:
- Ist in FinanzOnline ein Wartungsfenster aktiv bzw. ist der Service unabhängig von den Zugangsdaten derzeit erreichbar?
- Wie bzw. auf welchem Weg werden die Zugangsdaten in NTCS ermittelt (FinanzOnline und FinanzOnline-Webservice)?
- Funktioniert der Webservice Login mit den vorhandenen Zugangsdaten?
- Kann eine UID-Abfrage im Stufe 2 Verfahren über diesen Service durchgeführt werden?
- Zusammenfassung der Testergebnisse.
Diese Analyse soll im Problemfall die Ursachenfindung erleichtern.
Neues Feld "Legal Entity Identifier"
Am Kunden- und Firmenstamm steht Ihnen ein neues Feld für die Eingabe des Legal Entity Identifier (LEI-Nummer) zur Verfügung.
In diesem Feld können Sie den Legal Entity Identifier (LEI) hinterlegen. Ein LEI ist eine global eindeutige Kennung für eigenständige Rechtsträger im Finanzmarkt und dient dazu, jede Finanztransaktion weltweit eindeutig zu kennzeichnen. In diesem Feld kann der LEI hinterlegt werden, es hat aber ansonsten keine weitere Funktion. Im Zuge des Update von Person auf Firma wird dieses Feld automatisch vom entsprechenden Kundenstamm auf den Firmenstamm upgedatet.  Europas größte Vergabestelle für den LEI ist WM Datenservice Deutschland. In Österreich steht als lokaler Servicepartner die Österreichische Kontrollbank Aktiengesellschaft (OeKB) zur Verfügung. Der LEI kann über die Seite www.leireg.de beantragt werden. Die Zugangsdaten für diese Seite können in den CRM Parametern hinterlegt werden: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten:
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