Abrechnung Vertragsbedienstete BVAEB
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Allgemeines
Mit 01.01.2020 wurde die Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter (BVA) mit der Versicherungsanstalt für Eisenbahnen und Bergbau (VAEB) zur neuen Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter, Eisenbahnen und Bergbau (BVAEB) fusioniert.
Obwohl die Versicherungsanstalten zusammengeführt worden sind, bleiben die unterschiedlichen Organisationsbeschreibungen (DM-ORG bei VAEB und ÖGK und DB-ORG bei BVA), in denen der Datenaustausch mit den Dienstgebern geregelt ist, erhalten. Aus diesem Grund muss bei der Anlage im Firmenstamm und im Dienstnehmerstamm auch weiterhin zwischen BVA und VAEB-Versicherten unterschieden werden.
In den folgenden Kapiteln werden in erster Linie die Besonderheiten der Abrechnung von Vertragsbediensteten näher erläutert.
VAEB Bundesland
Bei der VAEB wird das Bundesland anhand der Beitragskontonummer an der 9. Stelle ermittelt:
1 - Burgenland
2 - Kärnten
3 - Niederösterreich
4 - Oberösterreich
5 - Salzburg
6 - Steiermark
7 - Tirol
8 - Vorarlberg
9 - Wien
Einstellungen im Lohnfirmenstamm
Werden Vertragsbedienstete abgerechnet, die bei der BVAEB versichert sind, muss im LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen bei der Anlage der Gesundheitskasse die entsprechende BVA-Landesstelle ausgewählt werden.
Für Dienstnehmer, die dem Bereich Eisenbahn und Bergbau zugehörig sind, steht eine eigene Gesundheitskasse "BVAEB - Eisenbahn und Bergbau" zur Verfügung, welche mit der entsprechenden Beitragskontonummer angelegt werden muss.
Anlage Dienstnehmer
Im LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer sind vor allem die Einstellungen am Reiter "Versicherung" von Bedeutung.
Anders als bei ÖGK-Versicherten, bei denen die SV-Umlagen und Nebenbeiträge über die Tarifgruppe gesteuert werden, müssen bei BVA-Versicherten die SV-Umlagen und Nebenbeiträge bei jedem Dienstverhältnis vom Anwender hinterlegt werden.
Auswahl der Versicherung Aufgrund der Eingaben in den Feldern
wird die Auswahl im Feld Tarifgruppe bereits im Vorhinein hinsichtlich ihrer Relevanz eingeschränkt. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
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Die Tarifgruppe ist das wichtigste Kennzeichen für die Abrechnung eines Dienstnehmers. Aufgrund der weiteren Eingaben in den Feldern wird in diesem Feld bereits eine eingeschränkte Auswahl vorgeschlagen. Es werden nur jene Tarifgruppen angeführt, die sich aus der Kombination der zuvor getätigten Eingaben ergeben und am häufigsten verwendet werden. Beispiel
Folgende Tarifgruppen werden vorgeschlagen:  Über die Combobox kann jederzeit auf die Anzeige aller Tarifgruppen umgestellt werden. Hinweis
Im Zuge der Jahresumstellung wird die Tarifgruppe vom alten auf das neue Lohnjahr übernommen. Steht die Tarifgruppe im neuen Jahr nicht (mehr) im Tarifsystem zur Verfügung, dann wird das Feld geleert und muss im neuen Lohnjahr nach der Jahresumstellung manuell gesetzt werden. | |||||
Die Eingabe in diesem Feld wird für die Anmeldung bei der Gesundheitskasse benötigt. Grundsätzlich wird die gesetzliche Grundlage automatisch aufgrund der Werte in folgenden Feldern vorgeschlagen: Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
 | |||||
In diesem Feld ist jene Gesundheitskasse zu hinterlegen, bei der der Dienstnehmer gemeldet ist. Jeder Dienstnehmer muss eine ÖGK Lfd-Nr. zugeordnet haben – insbesondere auch SV-freie Dienstnehmer, die natürlich auch abgerechnet werden. Hinweis
Weitere Informationen: Wie ist bei einem Wechsel der ÖGK vorzugehen? Wird in diesem Feld eine neue ÖGK hinterlegt, so wird automatisch am Reiter "DV" das Feld "Dienstzettel ausstellen" auf "Ja" gesetzt. |
| BVA-Art | Ist im Feld Versicherung die Ausprägung "BVA" gewählt, ist dieses Feld aktiv. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: -: Keine BVA-Art Vertragsbediensteter: Am Lohnzettel Finanz (L16) wird die Soziale Stellung bei dieser Einstellung mit dem Wert "Vertragsbedienstete(r)" befüllt. Beamter: Am Lohnzettel Finanz (L16) wird die Soziale Stellung bei dieser Einstellung mit dem Wert "Beamter/Beamtin" befüllt. Mandatar: Am Lohnzettel Finanz (L16) wird die Soziale Stellung bei dieser Einstellung mit dem Wert "Sonstige" befüllt.  |
| BVA Frühkarenz | Das Feld "BVA Frühkarenz" steht ab dem Lohnjahr 2020 zur Verfügung und ist nur dann editierbar, wenn der Dienstnehmer BVA versichert ist. Steht das Feld auf "Ja" wird beim SV-DG Anteil kein UV-Beitrag gerechnet. |
Dieses Feld ist nur für BVA-Versicherte verfügbar. Hier wird geregelt, ob die Urlaubsersatzleistung (UEL) im Fall eines Austritts "BV-frei" (Betriebliche Vorsorge) gerechnet werden soll oder nicht. | |
Angabe, ob für diesen Dienstnehmer die Kammerumlage oder Landarbeiterkammerumlage abzuführen ist. Hier sind die Beiträge vom Versicherten selbst zu tragen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
 | |
Angabe, ob für diesen Dienstnehmer der Nachtschwerarbeits-Beitrag entrichtet werden muss. Der Beitrag ist vom Dienstgeber zu tragen. | |
Angabe, ob für diesen Dienstnehmer der Zuschlag nach dem Insolvenz-Entgeltsicherungsgesetz (IESG-Zuschlag) abzuführen ist. Der Beitrag ist zur Gänze vom Dienstgeber zu tragen. | |
Angabe, ob für diesen Dienstnehmer der Wohnbauförderungs-Beitrag zu entrichten ist. Der WF-Beitrag ist je zur Hälfte vom Dienstgeber und Dienstnehmer zu tragen. |
Hinweis
 | Sind die Felder nicht sichtbar, können sie über die Feldauswahl  eingeblendet werden. Dabei gibt es drei Möglichkeiten:
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Achtung!
 | Unter Umständen kann es sein, dass folgende Meldung bei Eingabe der Versicherung beim Dienstnehmer aufscheint: "Hinweis: Feld Versicherung stimmt mit Versicherungsträger ÖGK nicht überein!"  Dies liegt daran, dass die Eingaben im Feld Versicherung (BVA bzw. VAEB) nicht zu den Eingaben im Feld ÖGK Lfd-Nr. passen. Folgende Erfassungsarten sind zulässig:
|
Besonderheiten in der Abrechnung
Bezüge über der SV-Höchstbeitragsgrundlage
Nach dem B-KUVG (Beamten-Kranken- und Unfallversicherungsgesetz) gibt es in der Unfallversicherung keine Höchstbeitragsgrundlage.
Ein Dienstnehmer mit der Tarifgruppe G101 erhält ein Gehalt von € 8.500,00.
Wie sich die Abgaben für DN und DG hier genau zusammensetzt kann man im LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Tarifgruppen nachvollziehen.
Berechnung des SV lfd DG-Anteils (Stand 2026):
| Bmg SV lfd DG bis HBGL (6.930,00 * 19,505 %) | 1.351,697 |
| Bmg SV lfd DG über HBGL nur UV (1.570,00 * 0,47 %) | 7,379 |
SV lfd DG | 1.359,076 |
Austritt
Wird im Austrittsfall eine Urlaubsersatzleistung bezahlt, kann unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → am Reiter "Versicherung" festgelegt werden, ob die Urlaubsersatzleistung BV-frei gerechnet werden soll. Bei Vertragsbediensteten von Bund, Land und Gemeinden unterliegt die UEL beispielsweise keiner BV-Pflicht. In diesem Fall ist das Feld BVA: UEL BV-frei rechnen auf "Ja" zu stellen.
Das Feld BVA: UEL BV-frei rechnen steht aber auch in der Austrittsschablone zur Verfügung. Erfasst man in der Bruttoerfassung den Austritt über die entsprechende Funktion, kann das Feld auch hier mit der gewünschten Ausprägung befüllt werden.
Hinweis
| Damit auch die Abmeldung mit den korrekten Daten erstellt wird, muss das Feld Ende Betriebliche Vorsorge manuell auf das Datum des Feldes Ende Beschäftigung korrigiert werden. |
Nachdemder Austritt mit dem Befehl "Speichern und schließen" übernommen ist, wird im LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung, neben den laufenden Bezügen, auch der Austritt und die UEL erfasst. Geht die UEL über den laufenden Monat hinaus, so werden auch die entsprechenden Lohnarten für den Folgemonat abgerechnet:
Startet man hier die Funktion Netto-Vorschau ist ersichtlich, dass der BV-Beitrag ausschließlich von der Lohnart 1000 "Gehalt" berechnet wird und nicht auch von der UEL:
Steht im LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Versicherung" → das Feld BVA: UEL BV-frei rechnen auf "Nein", wird der BV-Beitrag auch von der UEL berechnet.
Details zur Abmeldung bei der BVAEB sind dem gleichnamigen Kapitel 6.1. zu entnehmen.
Frühkarenz (Papamonat)
Der BVA-Versicherte hat nach der Geburt des Kindes lt. B-KUVG Anspruch auf Frühkarenz (Papamonat). Dies erfolgt in der Regel im ungeteilten Ausmaß von einem Monat, gegen Entfall der Bezüge. In diesem Zeitraum muss der Dienstgeber (unabhängig davon, ob zeitgleich Familienbonus bezogen wird) die KV, PV und AV-Beiträge (DG- und DN-Beiträge) weiter entrichten und in der mBGM unter dem Verrechungsbasis-Typ "FK" melden. Die UV- und BV-Beiträge entfallen. Es ist auch keine Abmeldung für diesen Zeitraum notwendig.
Für eine korrekte Abrechnung muss im LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → mit der Funktion "Aktiv → Ruhend" ein neues Dienstverhältnis für den Zeitraum der Frühkarenz angelegt werden. Als Ruhendstatus ist die Ausprägung "Familienzeit/Papamonat" zu wählen.
Hinweis
| Der Ruhendstatus "Familienzeit/Papamonat" verlangt einen ÖGK-Abmeldegrund. Da in diesem Fall keine Abmeldung erforderlich ist, muss die erzeugte ELDA-Meldung im Anschluss gelöscht werden. |
Beim Klick auf "Ausführen" wird automatisch ein neues Dienstverhältnis mit dem entsprechenden DV-Beginn-Datum und DV-Ende-Datum angelegt.
Da für diesen Zeitraum die SV-Beiträge (ausgenommen UV) vom Dienstgeber zu entrichten sind, müssen im LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Monatsstamm → Reiter "Tage" die entsprechenden SV-Tage hinterlegt werden.
Im Anschluss kann über die Lohnart 1695 "Karenz KV zahlt DG (BVA)" die Bemessungsgrundlage der zu entrichtenden SV-Beiträge erfasst werden.
Die Lohnart 1695 "Karenz KV zahlt DG (BVA)" ist am Reiter "Pflichtigkeit" wie folgt eingestellt:
- SV: "Laufender Bezug"
- SV-Zahlender: "DG übernimmt DN-Anteil"
- A+E Krankengeld: "Ja"
- A+E Wochengeld: "Ja"
- SW-Beitrag: "Ja"
Der Rest der Pflichtigkeiten steht auf "Nein".
Im LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung kann über die Funktion Netto-Vorschau die Berechnung des SV-DG-Anteils nachvollzogen werden.
Berechnung des SV lfd DG-Anteils (Stand 2026):
| SV lfd DG: 3.696 * 19,035 % (3,535 % KV + 2,95 % AV + 12,55 % PV) | 703,53 |
SV lfd DN, die der DG übernimmt: 3.696 * 17,3 % (4,1 % KV + 2,95 % AV + 10,25 % PV) | 639,41 |
SV lfd DG | 1.342,94 |
Hinweis
| Im LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Monatsstamm → Reiter "Versicherung" muss das Feld BVA Frühkarenz in diesem Fall nicht gesetzt werden, da die korrekte SV-Berechnung über die Kombination aus Tarifgruppe (BVA-zugehörig) und Ruhendstatus (Familienzeit/Papamonat) gesteuert wird. |
Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → am Reiter "ELDA" können die erstellten mBGM im Detail eingesehen werden, dies ist mit einem Doppelklick auf den Datensatz → Funktionen → Detail möglich.
Im zuvor erwähnten Fall einer Frühkarenz, werden in der Detailansicht die Beiträge für die Frühkarenz mit der Verrechnungsbasis "FK" und der Verrechnungsposition "T03" gemeldet.
Kommt der Dienstnehmer im Februar aus der Frühkarenz zurück, muss im LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → die Funktion "Ruhend → Aktiv" gestartet werden. Auf dem neu angelegten Dienstverhältnis kann die Abrechnung wieder wie gewohnt durchgeführt werden.
Unentschuldigtes Fernbleiben
Nach den Bestimmungen des B-KUVG bleibt bei Kürzung bzw. Entfall des Entgelts aufgrund unentschuldigten Fernbleibens die Krankenversicherung aufrecht. Eine Abmeldung mit Abmeldegrund 29 "SV Ende, Beschäftigung aufrecht" ist in diesem Fall nicht zulässig.
Die Beiträge für den Zeitraum des unentschuldigten Fernbleibens sind dabei zur Gänze vom Dienstgeber zu tragen. Außerdem müssen für die Abrechnung eigene Tarifgruppen verwendet werden, welche im LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Tarifgruppen ersichtlich sind:
Beispiel
 | Der Dienstnehmer bleibt vom 26.01. bis 27.01. unentschuldigt der Arbeit fern. Für eine korrekte Abrechnung muss in der Bruttoerfassung über Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Änderung Tarifgruppe ein Tarifgruppenwechsel mit 26.01. vorgenommen werden. |
Bei Klick auf "Ausführen" wird ein neues Dienstverhältnis mit der entsprechenden Tarifgruppe angelegt. Die Tarifgruppe G130 regelt die Entrichtung des KV-Beitrages, der während dieses Zeitraums vom Dienstgeber getragen werden muss.
Unter LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Tarifgruppen kann man sehen, wie die jeweilige Tarifgruppe gesteuert ist.
Am 28.01. erscheint der Dienstnehmer wieder zur Arbeit. Um ihn wieder der ursprünglichen Tarifgruppe zuzuordnen, muss die Funktion "Änderung Tarifgruppe" erneut gestartet werden.
Achtung!
| Bei der Erfassung eines unentschuldigten Fernbleibens bei einem Vertragsbediensteten bzw. Beamten, welcher über die BVA versichert ist, fälllt die Eingabe im Feld "Arbeitsverhältnis" automatisch raus, wenn man die entsprechende Tarifgruppe G040, G130 oder G157 erfasst.  Der Grund dafür ist, dass die entsprechenden Tarifgruppen für Vertragsbedienstet bzw. Beamten bei der BVA sowohl für Arbeiter, als auch Angestellte dieselben sind. Daher ist im LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Tarifgruppen bei Arbeitsverhältnis "Unbekannt" hinterlegt.  In diesem Fall muss nach dem Tarifgruppenwechsel im neuen Dienstverhältnis im LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → am Reiter "Allgemein/CRM" und am Reiter "Versicherung" nochmals das Arbeitsverhältnis manuell hinterlegt werden. Falls dies verabsäumt wird, folgt unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → beim Aufruf der Netto-Vorschau der Hinweis: "<DN-Nr.> (<DV-Nr.>) : Das Arbeitsverhältnis ist im Dienstnehmerstamm im Monat X nicht definiert."  |
Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → unterer Reiter "Dienstverhältnisse" wurden zwei weitere Dienstverhältnisse angelegt.
Ein Dienstverhältnis für den Zeitraum des unentschuldigten Fernbleibens (in diesem Beispiel DV 2) und ein weiteres Dienstverhältnis für den aktiven Zeitraum, wenn der Dienstnehmer wieder seinen Dienst aufnimmt (DV 3 in diesem Beispiel):
Auf Dienstverhältnis 2 ist nun in der Bruttoerfassung die BMGL für den Zeitraum des unentschuldigten Fernbleibens, von dem in weiterer Folge der KV-Beitrag abgeführt wird, zu erfassen. Dazu kann auch hier die Lohnart 1695 "Karenz KV zahlt DG (BVA)" verwendet werden, wie dies im Kapitel 4.3. Frühkarenz (Papamonat) gezeigt wurde.
Wird in der Datendrehscheibe die mBGM von Dienstverhältnis 2 im Detail geöffnet, ist ersichtlich, dass der Tarifblock mit der Beschäftigungsgruppe G130 "Entfall Entgelt (nur KV) VB" erfasst wurde. Es wurden nur die 7,64 % Krankenversicherung von der BMGL übermittelt:
Besonderheiten in der Krankenverwaltung
Die Entgeltfortzahlung bei Dienstverhinderung durch Krankheit oder Unfall bei BVA-Versicherten unterliegt keiner einheitlichen Regelung (aufgrund unterschiedlicher Landes- und Bundesgesetze) und hängt von verschiedenen Faktoren wie der Art des Vertrages und des Beschäftigungsstatus ab. Daher kann an dieser Stelle keine Standardeinstellung bzw. -vorgehensweise beschrieben werden.
Nachfolgendes Beispiel erklärt, wie die Anlage und Hinterlegung einer Entgeltfortzahlungstabelle inklusive der benötigten Lohnarten funktionieren kann.
Beispiel
| Die in diesem Beispiel fiktive Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist wie folgt geregelt:
Aufgrund dieser Vorgaben müssen die entsprechenden Lohnarten sowie die Anspruchstabelle für die Entgeltfortzahlung angelegt werden. |
Anlage der Lohnarten
Da im Standard keine Krank-Lohnarten vorhanden sind, die 20 % des Bezuges berechnen, müssen diese Lohnarten erst angelegt bzw. von bestehenden Lohnarten kopiert werden. Dies erfolgt unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten mit der Funktion "Lohnarten kopieren".
Als Vorlage können die Lohnarten 2030 "Krank 25 % Tage" bis 2034 "Krank 25% Schnitt SV frei" auf die Nummern 2040 bis 2044 kopiert und entsprechend abgeändert werden.
In der neuen kopierten Lohnart 2040 sind am Reiter "Name, Bruttoerfassung" folgende Felder anzupassen:
- Bezeichnung Krank 20% Tage
- Prozentsatz 20
Für die Unfall-Lohnarten gilt dieselbe Vorgehensweise.
Stehen alle Lohnarten zur Verfügung, kann die Entgeltfortzahlungstabelle angelegt werden.
Anlage Entgeltfortzahlungsansprüche
Unter LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Entgeltfortzahlungsansprüche muss eine neue Tabelle mit den entsprechenden Werten angelegt werden. Dies ist notwendig, da die Werte der Standardtabellen nicht abgeändert werden können. Eine Abänderung der Lohnarten ist jedoch möglich.
Um die Anlage zu erleichtern, lässt sich im Menü "Extras" mit der Funktion "Anspruchstabelle kopieren" die Standardtabelle auf eine neue Nummer kopieren.
Diese Tabelle kann wiederum umbenannt und in der Zeile "Vertragsbedienstetengesetz" mit den benötigten Lohnarten versehen werden.
Im unteren Bereich "Werte" muss die Höhe der einzelnen Ansprüche in Abhängigkeit der Dienstjahre erfasst werden – in diesem Fall wird die Einheit in Tagen angegeben.
Hinterlegen der EFZ-Anspurchstabelle
Ist die Anspruchstabelle fertig, kann sie auf zwei Arten hinterlegt werden:
Im LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → am unteren Reiter "Nichtleistungszeiten" sieht man in der Krankverwaltung, dass nun der Anspruch aus der neu hinterlegten EFZ-Anspruchstabelle erzeugt wird:
ELDA-Meldungen
Wie in Kapitel Einstellungen im Lohnfirmenstamm und Anlage Dienstnehmer erwähnt, ist eine Gesundheitskasse mit einem BVAEB-Versicherungsträger zu wählen. Dadurch und durch die Einstellung im Feld "Versicherung" im Programm "Dienstnehmer" wird erkannt, dass es sich um einen BVA-Dienstnehmer handelt. Grundsätzlich sind auch für BVA-Dienstnehmer ELDA-Meldungen wie An- und Abmeldungen zu übermitteln. Allerdings weist der Satzaufbau leichte Unterschiede zu Meldungen bei ASVG-Versicherung auf.
Abmeldungen
Bei der BVA gibt es weitere Abmeldegründe als bei Abmeldungen für ASVG-Versicherte. Die Abmeldegründe können individuell direkt in der BVA-Abmeldung gewählt werden. Hat jedoch ein ASVG-Versicherter einen BVA-Abmeldegrund, dann wird dies als Fehler erkannt und angezeigt. Zusätzliche BVA-Abmeldegründe, die es im ASVG nicht gibt, sind:
51 - Ende des Beamtendienstverhältnisses
52 - Ende des öffentlichen Mandates
55 - Haft
60 - Freistellung gem. § 48j...
61 - Ende der Krankenversicherung
51 - Ende des Beamtendienstverhältnisses
52 - Ende des öffentlichen Mandates
55 - Haft
60 - Freistellung gem. § 48j...
61 - Ende der Krankenversicherung
