Regie- und Pauschalpositionen mit Einsatzanlage
In dieser Hilfe erfahren Sie alles Wissenswerte zum Thema einfache Erfassung von Regie- und Pauschalpositionen mit Anlage von Einsätzen für die PEP.
Allgemein
Die einfache Erfassung von Regie- und Pauschalpositionen mit Anlage von Einsätzen und die Erfassung der Leistungen in der PLE bieten Ihnen die ideale Erweiterung zu dem Thema Übernahme aus der PLE in die Auftragsvorerfassung.
Im Gegensatz zur komplexen Anlage über Stücklisten werden in diesem Fall die Einsätze direkt aus der Auftragsposition erzeugt und können in der Leistungserfassung und -abrechnung verwendet werden.
Stammdaten
Damit mit Erfassungsabschluss ein Einsatz angelegt wird, sind die folgenden Einstellungen relevant.
Artikel
Über folgendes Feld am Artikelstamm kann definiert werden, ob ein Einsatz angelegt wird. Zusätzlich kann über die Kennzeichnung "verrechenbar"/"nicht verrechenbar" definiert werden, ob es sich um eine Regie- oder Pauschalleistung handelt.
Definition, ob mit dem Setzen des Erfassungsabschlusses beim Angebot bzw. Auftrag automatisch Einsätze für die PLE angelegt werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
Diese Einstellung dient als Vorschlagswert für die Angebots- bzw. Auftragserfassung und kann über die Position übersteuert werden. Nähere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Regie- und Pauschalpositionen mit Einsatzanlage. |
Dieses Feld steht zusätzlich auf der Angebots- bzw. Auftragsposition zur Verfügung und kann hier nochmals abgeändert werden.
Es kann somit ein Artikel bzw. eine Tätigkeit sowohl für eine Regie- als auch Pauschalverrechnung verwendet werden.
Erfassungskennzeichen
Damit ein Einsatz zu einer Auftragsposition erzeugt wird, ist am Erfassungskennzeichen für Verkauf das folgende Feld zu aktivieren:
Defintion, ob für dieses Erfassungskennzeichen Einsätze zur Auftragsposition erzeugt werden können. |
Somit kann je Erfassungskennzeichen definiert werden, ob ein Einsatz erzeugt wird oder nicht.
Zusätzlich kann der Zeitpunkt der Erzeugung eines Einsatzes über die Einstellung für den Erfassungsabschluss gesteuert werden.
Der Einsatz wird grundsätzlich erst mit Erfassungsabschluss erzeugt.
Der Erfassungsabschluss kann z. B. am Erfassungskennzeichen über das folgende Feld definiert werden:
Definition, zu welchem Zeitpunkt die Erfassung abgeschlossen werden soll. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
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Beispiel
 | Bei der Angebotserstellung wird trotz der Verwendung der gleichen Artikel kein Einsatz erzeugt. Das Feld "Einsatz für PLE anlegen" ist für die Erfassungsart "Angebot" deaktiviert. Erst wenn das Angebot in einen Auftrag übernommen wird, soll bei gewissen Aufträgen ein Einsatz erzeugt werden. Bei anderen Aufträgen ist die Erzeugung eines Einsatz irrelevant, da hier keine Leistungserfassung erfolgen wird. Zusätzlich soll es möglich sein, manuell zu definieren, wann der Einsatz erzeugt wird. Das Erfassungskennzeichen "AUF" wird für jene Aufträge verwendet, bei denen keine Einsätze erzeugt werden sollen. Zusätzlich wird der Erfassungsabschluss auf Basis der Parametereinstellung automatisch gesetzt.  Für die Anlage von Einsätzen wird das Erfassungskennzeichen "AME" neu angelegt. Hier wird definiert, dass ein Einsatz angelegt werden soll, und zusätzlich wird die Erfassung nicht automatisch abgeschlossen. In diesem Fall erscheint beim Schließen der Auftragserfassung eine Abfrage, ob die Erfassung abgeschlossen werden soll. Damit ist es möglich, die Erfassung sofort abzuschließen oder erst zu einem späteren Zeitpunkt.  |
Angebots-/Auftragserfassung
Auf der Angebots- bzw. Auftragsposition steht das Feld "Einsatz für PLE" anlegen zur Verfügung.
Steuert, ob zur Auftragsposition ein Einsatz erzeugt werden soll. Bei der Einstellung "Ja, verrechenbar" werden die erfassten Leistungspositionen direkt als Liefer- bzw. Rechnungsvorschlag im Auftrag angelegt. Wird die Einstellung "Ja, nicht verrechenbar" ausgewählt, werden die erfassten Leistungspositionen in der PLE als nicht verrechenbar gekennzeichnet und nicht in den Auftrag übernommen. Nähere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Regie- und Pauschalpositionen mit Einsatzanlage. |
Am Angebot dient dieses Feld als reine Information und wird mit den Hinterlegungen laut Artikel bzw. Tätigkeit befüllt. Eine Bearbeitung des Feldes am Angebot ist nicht möglich.
In der Auftragserfassung werden die Hinterlegungen laut Artikel bzw. Tätigkeit ebenfalls vorgeschlagen, sofern die Einsatzanlage am Erfassungskennzeichen aktiv ist. In diesem Fall können die Vorschlagswerte je Position manuell geändert werden.
Ist die Einsatzanlage deaktiviert, ist das Feld automatisch mit "Nein" befüllt und kann nicht verändert werden.
Beispiel
| Bei den Tätigkeiten "100" und "110" ist definiert, dass ein verrechenbarer Einsatz für die PLE angelegt werden soll. Bei den Tätigkeiten "200" und "210" soll ebenfalls ein Einsatz angelegt werden, dieser soll jedoch nicht verrechenbar sein.  Für den Kunden "Allinger Hoch & Tiefbau GmbH" wird nun ein Angebot erstellt. Im Feld "Einsatz für PLE anlegen" ist die Einstellung lt. Artikel bzw. Tätigkeit ersichtlich.  Wird dieses Angebot in einen Auftrag mit dem Erfassungskennzeichen "AUF" übernommen, für das die Einsatzanlage deaktiviert ist, wird das Feld für alle Positionen auf "Nein" geändert und kann nicht bearbeitet werden.  Wird als Erfassungskennzeichen "AME" verwendet, für das die Einsatzanlage aktiviert ist, werden die Werte auf den Positionen 1:1 übernommen und können bei Bedarf noch manuell geändert werden.  Mit dem Abschluss der Erfassung werden die Einsätze für die Positionen 1, 2 und 4 erzeugt. |
Übernahme der Daten auf den Einsatz
Wird ein Einsatz aus einer Auftragsposition erzeugt, werden folgende Daten vom Auftrag auf den Einsatz übernommen:
| Erfassungskennzeichen/-nummer/-position | Das Erfassungskennzeichen, die Erfassungsnummer sowie die laufende Auftragspositionsnummer werden auf den Einsatz übernommen. | ||
Bezeichnung | Als Bezeichnung wird die Bezeichnung laut Auftragsposition übernommen. | ||
Herkunft | Ist der Einsatz auf Basis eines Auftrags erzeugt worden, ist im Feld "Herkunft" die Ausprägung "WWS Auftrag" ersichtlich. | ||
Projekt | Das Projekt laut Auftragsposition wird übernommen. | ||
Kunde | Der Kunde laut Auftragskopf wird übernommen. | ||
Leistungsempfänger | Als Leistungsempfänger wird der Lieferempfänger vom Auftrag übernommen. | ||
Rechnungsempfänger | Der Rechnungsempfänger laut Auftrag wird übernommen. | ||
Verantwortlicher 1 | Als Verantwortlicher 1 wird der Projektleiter des Projekts übernommen. | ||
Menge und Einheit | Menge und Einheit der Auftragsposition wird übernommen. | ||
Soll-Durchführungszeit-Mitarbeiter (Plan-MA-Std.) | Handelt es sich bei der Einheit der Auftragsposition um eine Zeiteinheit (z. B. Stunden), wird die Menge der Position als Soll-Durchführungszeit übernommen. | ||
Prozess | Vorgabeprozess am Artikel der Auftragsposition Rückfallebene: Wenn eine Tätigkeit auf der Auftragsposition erfasst wird, wird jener Prozess ermittelt, der diese Tätigkeit hinterlegt hat. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn die Tätigkeit in den Prozessen nur einmal hinterlegt ist. | ||
Stichtag | Als Stichtag wird der Liefer- bzw. Kommissionstermin übernommen. | ||
Soll-Anfang und Soll-Ende | Soll-Beginn und Soll-Ende laut Projektstamm werden als Soll-Anfang und Soll-Ende auf den Einsatz übernommen. | ||
Verrechenbar MA | Wird auf der Auftragsposition "Ja, verrechenbar" ausgewählt, wird die Ausprägung "Verrechnung nach Aufwand" übernommen. Bei der Auswahl "Ja, nicht verrechenbar" wird die Ausprägung "Ja, pauschal" auf den Einsatz übernommen. | ||
Der Status wird laut der folgenden Parametereinstellung gesetzt: PEP → Stammdaten → Einstellungen → PEP Parameter → PEP & PM - Allgemein/BDE/Klientenmonitoring → WWS-Auftrag
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Einsatzverknüpfung auf den Auftrag
Ist ein Einsatz aus einer Auftragsposition erzeugt worden, können mittels Datenverknüpfung relevante Felder des Einsatzes sowohl am Auftragskopf als auch der Auftragsposition aktiviert werden.
Folgende Datenverknüpfung ist dafür notwendig:
Datenverknüpfung Auftragskopf
Datenverknüpfung Auftragsposition
Folgende Felder stehen aufgrund der Datenverknüpfung zur Verfügung:
| Status | Der Status des Einsatzes wird hier angezeigt. Hier kann mittels Klick auf die Verlinkung im Feld auf den Einsatz verzweigt werden. |
ItDMA | Ist-Durchführungszeit-Mitarbeiter |
ItD | Ist-Durchführungszeit |
MAZ-StD | Geplante Stunden der Mitarbeiterzuordnung am Vorgang |
StDMA | Sollmitarbeiterzeit |
Fertigstellungsgrad | Hier wird der Fertigstellungsgrad laut Einsatzplanung angezeigt. |
Zusätzlich können in der Auftragserfassung die Detailreiter "MA-Aufzeichnung" sowie "MA-Statistik" über die flexible Layoutgestaltung aktiviert werden.
MA-Aufzeichnung
Hier werden sämtliche Mitarbeiteraufzeichnungen angezeigt, die zur ausgewählten Position (= Einsatz) erfasst worden sind.
MA-Statistik
Über die Mitarbeiterstatistik ist ein schneller und übersichtlicher Soll-Ist-Vergleich zwischen den geplanten und den tatsächlichen Stunden des Einsatzes möglich.
Weitere Informationen finden Sie unter Bereiche der Projekt- und Einsatzplanung.Planung der Einsätze
Die Planung der Einsätze kann über die Funktionen der PEP erfolgen. Beispielsweise durch Ziehen der Einsätze in die Plantafel für Mitarbeiter.
Weitere Informationen finden Sie unter Themen PEP.Leistungserfassung
Die Leistungserfassung zur Auftragsposition / zum Einsatz erfolgt über die Auswahl des Vorgangs.
Weitere Informationen finden Sie unter Leistungserfassung zu Vorgängen.Mit dem Tagesabschluss bzw. der Autorisierung werden die Daten in die Auftragsvorerfassung übernommen und können von dort in den Auftrag übernommen werden.
Wie die Verarbeitung der Daten erfolgt, wird über den folgenden Parameter gesteuert:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Auftragsvorerfassung
Definition, ob Leistungen, die auf einen bestehenden (offenen) Auftrag referenzieren im Zuge der Autorisierung automatisch von der Auftragsvorerfassung auf den Auftrag übernommen werden sollen. 0 - Nein: Die Auftragserstellung muss in der Auftragsvorerfassung angestoßen werden. 1 - Ja: Bei Autorisierung wird automatisch die Auftragsposition am angegebenen Auftrag erstellt. 2 - Ja (asynchron): Die Anlage erfolgt über asynchrone Jobs, die von einem Hintergrundprogramm abgearbeitet werden. |
Übernahme der Daten der Leistungserfassung
Je nach Einstellung werden die Daten der Leistungserfassung mit dem Tagesabschluss oder der Autorisierung über die Auftragsvorerfassung in den Auftrag übernommen. Ob aus den erfassten Leistungen tatsächlich Liefer- oder Rechnungsvorschläge erzeugt werden, hängt davon ab, ob beim Feld "Einsatz für PLE anlegen" die Ausprägung "Ja, verrechenbar" oder "Ja, nicht verrechenbar" ausgewählt worden ist.
Nur Leistungen, die zu Einsätzen mit der Ausprägung "Ja, verrechenbar" erfasst worden sind, werden übernommen.
Beispiel
| Am Auftrag wurde für die Positionen 1, 2 und 4 ein Einsatz erzeugt. Jedoch wurde nur der Einsatz zur Position 1 als verrechenbar gekennzeichnet.  Zu den jeweiligen Einsätzen wurden Leistungen erfasst.  Mit dem Tagesabschluss werden nun die folgenden Rechnungsvorschläge erzeugt:  Die Rechnungsvorschläge für die Tätigkeiten 110 und 210 wurden bereits zuvor automatisch erzeugt, da für diese Positionen zwar ein Einsatz erzeugt worden ist, dieser jedoch "pauschal" ist und somit sofort die Pauschale verrechnet werden könnte. Der Rechnungsvorschlag für die Tätigkeit 200 wurde ebenfalls sofort bei Erfassungsabschluss erzeugt, da für diese Position kein Einsatz erzeugt worden ist und diese somit sofort verrechenbar wäre. |
Weitere Informationen zum Zusammenspiel zwischen WWS und PEP bei Regie- und Pauschalpositionen finden Sie unter Automatische Einsatzanlage aus WWS.Anwendungsbeispiel mit Warenbewegung
Neben der Aufzeichnung von Tätigkeiten und der Überleitung der erfassten Stunden ist es auch möglich, Produkte auf einen Einsatz zu buchen, für den in weiterer Folge ein Liefervorschlag für den Auftrag erzeugt werden soll.
Hinweis
 | Damit in der Projektleistungserfassung neben Tätigkeiten auch Artikel erfasst werden können, ist es notwendig, dass diese über das Fenster Leistungsumfang zugeordnet werden. Ansonsten werden die Artikel und Tätigkeiten nicht angezeigt. |
Beispiel
| Für einen Reparaturauftrag wurden 10 Stunden als Pauschale angeboten und weitere 150 Stunden werden auf Regie benötigt. Für die Pauschale wurde die Tätigkeit "90" mit "Ja, nicht verrechenbar" und für die Regiestunden die Tätigkeit "420" mit "Ja, verrechenbar" erfasst. Für die Reparatur werden vom lagergeführten Artikel "fl0010" voraussichtlich 30 Stück benötigt. Da sich erst im Zuge der Reparatur herausstellen wird, welche Menge von diesem Artikel tatsächlich benötigt wird und diese nach und nach abgenommen sowie verrechnet wird, wird auch für diese Position ein verrechenbarer Einsatz erzeugt.  Am 8. Juli wird mit dem Reparaturauftrag gestartet und die Mitarbeiterin "Milleneder Sabine" erfasst sowohl die geleisteten Stunden als auch das verwendete Material über die Projektleistungserfassung.  Mit dem Tagesabschluss werden nun für die Stunden zur Tätigkeit "420" die entsprechenden Rechnungsvorschläge und für den Artikel "fl0010" die Liefervorschläge über die Auftragsvorerfassung in den Auftrag übergeben.   Mit Originalausdruck des Lieferscheins wird die Menge des Artikels "fl0010" vom Lager abgebucht und kann mit den anderen Rechnungsvorschlägen verrechnet werden. |
Anwendungsbeispiel Rahmenvereinbarungen
Bei Rahmenvereinbarungen speziell für geplante Tätigkeiten kann es sein, dass zum Zeitpunkt der Angebots- oder Auftragserfassung bereits genau bekannt ist, welche Tätigkeiten mit welchem Stundensatz verrechnet werden. In diesem Fall kann die Auftragsanlage wie oben beschrieben erfolgen.
Wenn jedoch noch nicht klar ist, welcher Stundensatz tatsächlich verrechnet wird, weil z. B. je nach Bedarf unterschiedliche Mitarbeiter mit unterschiedlichen Stundensätzen benötigt werden, kann die Auftragsanlage wie im folgenden Beispiel beschrieben erfolgen.
Beispiel
| Für die Einführung des neuen ERP-Systems wird eine Rahmenvereinbarung über 200 Stunden angeboten. Die Stunden werden je nach Erfahrungsstufe des Trainers verrechnet. Der Stundensatz für einen Senior-Trainer ist höher als jener für einen Junior-Trainer. Da jedoch weder bei der Angebots- noch der Auftragserfassung klar ist, wie viele Stunden vom Senior- bzw. Junior-Trainer anfallen werden, wird die Rahmenvereinbarung als eigene Position erfasst, in der die Gesamtstunden und der höchste Stundensatz vermerkt sind. Für die Erfassung der Trainerleistungen wird nur eine Tätigkeit verwendet. Die unterschiedlichen Stundensätze werden z. B. den jeweiligen Berufsgruppen (Junior/Senior) zugeordnet. Die Parameter für die Übernahme der Preise aus der PLE in den Auftrag wurden aktiviert (nähere Informationen finden Sie in der Hilfe Übernahme aus der PLE in die Auftragsvorerfassung). Im Angebot wird nun die Rahmenvereinbarung als "Hauptposition" mit der Gesamtanzahl der Stunden angeboten. Die Stundensätze für den Junior- bzw. Senior-Trainer werden als Optionsposition zur Information ergänzt.  Bereits am Angebot ist durch die Standardeinstellung der Tätigkeit bzw. des Artikels ersichtlich, ob ein entsprechender Einsatz für die PLE angelegt wird. Dies dient als reine Information. Wird das Angebot in einen Auftrag übernommen, wird nur die Hauptposition übernommen. Aufgrund der Einstellung am Erfassungskennzeichen sowie am Artikel für die Rahmenvereinbarung wird mit dem Erfassungsabschluss ein Einsatz für diesen Artikel erzeugt.  Nun erfasst die Mitarbeiterin "Sommerhuber Daniela" (Junior-Trainerin) am 01.08. Leistungen mit der Tätigkeit 210 auf den Einsatz der Rahmenvereinbarung. Aufgrund der Zuordnung des Stundensatzes von 110 € über die Berufsgruppen wird für die Leistung dieser Stundensatz ermittelt.  Am 15.08. erfasst der Mitarbeiter "Nowak Anton" (Senior-Trainer) eine Leistung mit der Tätigkeit 210 auf den gleichen Einsatz. Für ihn wird der Stundensatz von 131,25 € ermittelt.  Mit dem Tagesabschluss werden nun die Leistungen als neue Auftragspositionen zum gleichen Auftrag übernommen. Die Preise laut der Leistungserfassung werden übergeben und die Verrechnung kann erfolgen.  Auf der Hauptposition ist über die Detailreiter "MA-Aufzeichnung" bzw. "MA-Statistik" die Leistungserfassung auf den Einsatz ersichtlich, selbst wenn diese mit anderen Tätigkeitsnummern erfasst worden ist. Somit ist auch hier sofort ein Soll-Ist-Vergleich möglich.  Damit in weiterer Folge nur die neuen Positionen aus der Leistungserfassung verrechnet werden, empfehlen wir, die Rahmenposition manuell fertig zu melden. Solange nur die Auftragsposition und nicht der gesamte Auftrag fertig gemeldet worden ist, werden die Leistungen aus der PLE weiterhin als neue Position in diesen Auftrag übernommen und können verrechnet werden. |
