Standardfelder Druckeinstellung
Bezeichnung
Hier wird eine Bezeichnung für die Druckereinstellung eingegeben.
Reportnummer
Hier kann mit F8 ein neuer Report angelegt oder mit F4 ein bestehender Report hinterlegt werden. Wenn kein Report hinterlegt wird, wird der Standardreport verwendet.
 
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA -  Druckereinstellungen für Ablaufarten (z. B. Honorarnote)
In diesem Feld muss den Druckereinstellungen für Ablaufarten ein Honorarnotenformular aus der Reportverwaltung für Honorarnotenformulare zugewiesen sein.
 
Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist im Feld "Reportnummer" bereits grundsätzlich ein zur Ablaufart passendes Standard-Honorarnotenformular hinterlegt (sowohl bei den "Echt"-Ausdrucken als auch bei den Kontrollausdrucken). Bitte beachten Sie, dass selbst bei kleinen Anpassungswünschen diese Standardformulare nicht mehr verwendet werden können, da keine Abänderungen für Standards zulässig sind. BMD empfiehlt in diesen Fällen, Kopien der Standard-Honorarnotenformulare zu verwenden und diese im Feld "Reportnummer" zu hinterlegen. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang auch das Kapitel Standard-Honorarnotenformulare importieren in der Fensterhilfe Reportliste.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellung Zahlschein
In diesem Feld muss der Druckereinstellung für Zahlscheine ein Zahlscheinformular aus der Reportverwaltung für Zahlscheindruck zugewiesen werden.

1087148037001200000.png Funktion F4
Über die F4-Funktion öffnet sich die Reportliste, aus welcher ein bestehendes Formular ausgewählt werden kann.
 
Funktion_F8.png Funktion F8
Über die F8-Funktion öffnet sich die Reportliste, in welcher ein bestehendes Formular zur Bearbeitung geöffnet werden kann.
Ausdruck in Vorschau anzeigen
Legt fest, ob der Ausdruck in der Vorschau gezeigt wird. Ansonsten erfolgen alle relevanten Aktionen im Hintergrund.
 
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Achtung!
Achtung.png
Es wird jeder Ausdruck einzeln in der Vorschau angezeigt. Vorteil ist, dass für jede Mahnung beim Mahnausdruck einzeln entschieden werden kann, wie diese weiterverarbeitet werden soll (z. B. drucken, mailen, archivieren ...).
 
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck in Vorschau anzeigen" für "Echt"-Ausdrucke sowie für Kontrollausdrucke deaktiviert. 

Wird die Option für "Echt"-Ausdrucke aktiviert, übersteuert diese den richtigen Ausdruck am Drucker und verhindert diesen. Es erscheint stattdessen die Honorarnoten-Vorschau. Nicht übersteuert werden hingegen die Programm-Abläufe Archivieren, Mail und PDF-Ablage; diese werden zusätzlich im Programmhintergrund ausgeführt.
Ausdruck drucken
Diese Option legt fest, ob der Ausdruck an den Drucker gesendet werden soll.
 
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck drucken" für "Echt"-Ausdrucke deaktiviert und für Kontrollausdrucke aktiviert. 

Hintergrund ist, dass in vielen Fällen (weil Honorarnoten aus der LEA per E-Mail versendet werden sollen) bereits das Feld Ausdruck mailen für die "Echt"-Ausdrucke aktiviert ist. Das zusätzliche Erzeugen eines Papierausdrucks für Honorarnoten, welche bereits als E-Mail versendet werden, wird auch dann verhindert, wenn das Feld Ausdruck drucken aktiv wäre.

Ein Ausdruck am Drucker wird für jene Kunden durchgeführt, für die ...
  • am Kundenstamm über das Feld Rechnung per E-Mail kein E-Mail-Versand aktiviert ist (daher behalten auch die anderen Druckeinstellungen ihre Gültigkeit).

  • der E-Mail-Versand für eine Honorarnoten aus sonstigen Gründen nicht ausgeführt werden kann (z. B. Empfänger-E-Mail-Adresse fehlt).
Keinen Druckerdialog bei Direktdruck anzeigen
Um bei einem Direktdruck (Ausdruck ohne Vorschau) keinen Druckerdialog anzeigen zu lassen, kann dieses Feld aktiviert werden. Dadurch können Sie aber auch den Ausgabedrucker nicht mehr beeinflussen.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung, da beim Direktdruck sowieso kein Druckerdialog angezeigt wird - es hat daher keine Auswirkung, wenn Sie dieses Feld aktivieren.
Ausdruck mailen
Diese Option aktiviert den Rechnungsversand per E-Mail.

Hinweis
Hinweis.png
Für Informationen zu allgemeinen Voraussetzungen und Einstellungen in Bezug auf den E-Mail-Versand aus NTCS beachten Sie bitte die Themen-Dokumentation Maileinstellungen Einrichtung eines SMTP-Systems.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck mailen" für "Echt"-Ausdrucke aktiviert und für Kontrollausdrucke deaktiviert. 

Diese Option ist nur für "Echt"-Ausdrucke sinnvoll, da Honorarnoten nur bei diesen Ablaufarten per E-Mail versendet werden können. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort (oder zu einem späteren Zeitpunkt) im Anhang in einer E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet wird.

Das Setzen dieser Mail-Option (und der weiteren Mail-Optionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) bedingt weitere organisatorische Überlegungen, technische Voraussetzungen sowie weitere Einstellungen im Kunden- sowie Mitarbeiterstamm bzw. Parametereinstellungen. Diese sind ausführlich im Hilfethema Rechnungsversand per E-Mail sowie Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) erläutert.
Betreff
In diesem Feld ist jener Text einzutragen, der als Betreff in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird.
 
Funktion_F8.png Funktion F8
Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen.
 
Der Betreff wird nicht als Dokumentenname des PDF-Dokuments verwendet, dafür ist der Text des Feldes Anhang vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle. 

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen.

Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
  • $DATUM (Belegdatum)
  • $NUMMER (Belegnummer)
  • $KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden)
  • $BELEGNUMMER (Belegnummer)
  • $ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto)
Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung".

Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
  • Für die Ablaufart "Honorarnote": Honorarnote $NUMMER vom $DATUM
  • Für die Ablaufart "Gutschrift": Gutschrift $NUMMER vom $DATUM
  • Für die Ablaufart "Akonto": Akonto $NUMMER vom $DATUM
  • Für die Ablaufart "Teilrechnung": Teilrechnung $NUMMER vom $DATUM
  • Für die Ablaufart "Stornorechnung": Stornorechnung $NUMMER vom $DATUM
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
  • $AUSDRUCKBEZ
  • $NUMMER (Belegnummer)
  • $DATUM (Belegdatum)
  • $INFOTEXT (Buchungstext)
  • $PROJEKTNR
  • $PROJEKTBEZ
  • $KUNDENNAME
  • $BELEGNUMMER
  • $ERFKZ
  • $ERFNUMMER
  • $ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten)
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
  • $AUSDRUCKBEZ (Avisobrief)
  • $DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum)
  • $IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung)
  • $KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos)
  • $KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant)
E-Mail-Text
In dieses Feld ist jener Text einzutragen, der als E-Mail-Text in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird.

Funktion_F8.png Funktion F8
Über die F8-Funktion öffnet sich eine Abfrage, in welcher Textart der Text erfasst werden soll (HTML oder unformatiert).

1089712399000300032.png

Anschließend öffnet sich der jeweilige Editor, um den E-Mail-Text erfassen zu können. Über die Schaltfläche "Text" 1089712399000300032_1.png können Datenbankfelder eingefügt werden, die weiters mit der rechten Maustaste formatiert werden können. Hier können Sie einen bestehenden Text auch anpassen, wenn Sie z. B. die Schriftart oder die Schriftgröße verändern möchten.

Bitte beachten Sie bei der Ermittlung der Schriftart und Schriftgröße des E-Mail-Textes in Outlook folgende Einstellungen:
  1. Grundsätzlich wird jene Schriftart und Schriftgröße an Outlook übergeben, die in den folgenden Parametern definiert ist:

    TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Editor - Einstellungen

    Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter "Allgemeine Einstellungen" befinden, um hier folgende Einstellungen zu prüfen:

    • Standardschriftart HTML
    • Standardschriftgröße HTML

      Die Schriftart und Schriftgröße, die hier definiert sind, werden auch im HTML-Editor als Standard angezeigt.

      1089712399000300032_0.png

  2. Die Editor-Einstellungen werden jedoch in Outlook übersteuert, wenn folgende Parameter gesetzt sind:

    TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsysten → E-Mail-Einstellungen

    Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter "Allgemeine Einstellungen" befinden, um hier folgende Einstellungen zu prüfen:

    • Standardschriftart für HTML in Outlook verwenden ist auf "Ja" gesetzt und unter
      • E-Mail Standardschriftart und
      • E-Mail Standardschriftgröße wurden abweichende Einstellungen definiert.

    • Alle zuvor genannten Parametereinstellungen werden allerdings nochmals für die Anzeige in Outlook übersteuert, wenn direkt im HTML-Editor der Text markiert wird und die Schriftart und Schriftgröße anschließend für den markierten Text manuell verändert und gespeichert wird.

      1089712399000300032_2.png

    Art des E-Mail-Versands
    In diesem Feld kann eingestellt werden, ob der Rechnungsversand per E-Mail über den lokalen Mail-Client oder über den Mail-Server erfolgen soll. Entscheiden Sie sich für den Mail-Client, gibt es weiters Varianten, ob der Versand im Hintergrund oder im Vordergrund erfolgen soll.

    Folgende Einstellungen sind möglich:

    Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen Die E-Mail wird mit dem Mail-Client (zum Beispiel Outlook oder Thunderbird) geöffnet, wobei die NTCS dabei nicht blockiert wird. 
    Im Vordergrund modal über den Mail-Client öffnen (NTCS wartet!) 
    Die E-Mail wird mit dem Mail-Client (zum Beispiel Outlook oder Thunderbird) geöffnet, wobei die NTCS dabei angehalten wird. 

    Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden Die E-Mail wird über einen vorhandenen Mail-Server (SMTP, zum Beispiel Exchange Server) verschickt. Existiert kein Mail-Server, wird die E-Mail im Hintergrund mit einem E-Mail-Client verschickt. 
    Im Hintergrund über den Mail-Client versenden Die E-Mail wird direkt über den Mail-Client im Hintergrund versendet. Es wird nicht versucht, die E-Mail über den Mail-Server zu verschicken. 
    Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern
    Die E-Mail wird über den Mail-Client im Hintergrund in den Entwürfen gespeichert. Man kann die E-Mails später im Mail-Client bearbeiten und verschicken. Achtung: Da für die Fakturierung das Erstellen der E-Mail bereits als "korrekt versendet" gilt, wird man nicht mehr darauf hingewiesen, dass der E-Mail-Versand anschließend manuell angestossen werden muss.

    Hinweis
    Hinweis.png
    Für Informationen zu allgemeinen Voraussetzungen und Einstellungen in Bezug auf den E-Mail-Versand aus NTCS beachten Sie bitte die Themen-Dokumentation Maileinstellungen Einrichtung eines SMTP-Systems.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld für "Echt"-Ausdrucke nicht mehr die Standardeinstellung, sondern die Einstellung "Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen" auf. Dies wird vor allem am Beginn der LEA Fakturierung bei der Erstellung der ersten Honorarnoten als beliebte Einstellung gewählt, um die Honorarnoten vor dem tatsächlichen Versand im Mail-Client nochmals überprüfen zu können.
    Absender-Account
    In diesem Feld können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die beim E-Mail-Versand über den Mail-Server als Absenderadresse herangezogen werden soll. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn die Art des E-Mail-Versands auf die Ausprägung "Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden" eingestellt ist. Die E-Mail-Adresse dient rein als Absenderadresse, die gesendeten E-Mails werden nicht im Postausgang des lokalen Mail-Clients gespeichert. Existieren firmenbezogene Ablaufarten/Druckereinstellungen, können auch unterschiedliche Absenderadressen je Firma hinterlegt werden. Informationen darüber, wie eine Ablaufart je Firma angelegt werden kann, finden Sie unter Ablaufarten.  

    1087148521001900032.png Funktion F4
    Über die F4-Funktion öffnen sich die E-Mail-Accounts, aus welchen eine bestimmte E-Mail-Adresse ausgewählt werden kann.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Die Ermittlung der Absenderadresse ist je nach Art des E-Mail-Versands unterschiedlich und bewusst bei Versand über den Mail-Server mehrstufig, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden (siehe auch Themendokumentation Rechnungsversand per E-Mail):

    E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client: Grundsätzlich gilt, dass beim E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client (egal ob im Vordergrund/Hintergrund) immer der eigene Mail-Client und dessen E-Mail-Adresse verwendet wird. Beachten Sie bitte hierzu das Kapitel Einstellungen am Mitarbeiterstamm in der oben angeführten Themendokumentation. Für diese E-Mail-Adresse müssen Sie sendeberechtigt sein. Die versendeten Mails sind in diesen Fällen auch im Postausgang des Mail-Clients zu finden. Sobald der E-Mail-Versand über den Mail-Client stattfindet, wird daher das Feld "Absender-Account" geleert und kann nicht mehr befüllt werden.

    E-Mail-Versand über den Mail-Server: Beim E-Mail-Versand über den Mail-Server gibt es hingegen einige Zusatzeinstellungen, die ausführlich im Kapitel Einstellungen zur Absender-E-Mail-Adresse der oben angeführten Themendokumentation erklärt werden. Kurz: Die erste Priorität bildet das Feld "Absender-Account". Die nächste Priorität bildet jene E-Mail-Adresse, die im WWS Parameter Sender-E-Mail-Account hinterlegt ist. Danach wird die E-Mail-Adresse aus dem Mitarbeiterstamm herangezogen. Kann das Programm auch im Mitarbeiterstamm keine E-Mail-Adresse finden, kommt der TOOLS Parameter "Absenderadresse" zum Zug, wobei der TOOLS Parameter "Absenderadresse immer verwenden" diese Regel aber zur Gänze übersteuert.
    Anhang-Dateiname
    In diesem Feld kann der Dateiname eingegeben werden, mit dem das PDF-Dokument für den Dokumentenversand benannt werden soll. 
    Zum Beispiel geben Sie hier einen Dateinamen für Honorarnoten bekannt, welcher beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird.

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Dateinamen über ein Makro generieren zu lassen.
     
    Der Dateiname wird nicht als Betreff der E-Mail verwendet, dafür ist der Text des Feldes Betreff vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen.

    Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden)
    • $BELEGNUMMER (Belegnummer)
    • $ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto)
    Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung".

    Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Anhang-Dateiname" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
    • Für die Ablaufart "Honorarnote": Honorarnote $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Gutschrift": Gutschrift $NUMMER 
    • Für die Ablaufart "Akonto": Akonto $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Teilrechnung": Teilrechnung $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Stornorechnung": Stornorechnung $NUMMER
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
    • $AUSDRUCKBEZ (Avisobrief)
    • $DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum)
    • $IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung)
    • $KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos)
    • $KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant)
    Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
    Folgende Platzhalter können eingesetzt werden, damit der Anhang automatisch generiert wird:
    • $AUSDRUCKBEZ
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $INFOTEXT (Buchungstext)
    • $PROJEKTNR
    • $PROJEKTBEZ
    • $KUNDENNAME
    • $BELEGNUMMER
    • $ERFKZ
    • $ERFNUMMER
    • $ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten)
    Drucken, wenn E-Mail nicht möglich
    Wenn keine E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfänger ermittelt werden kann, wird stattdessen ein Ausdruck am Drucker erzeugt, sofern diese Option aktiviert ist.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Dieses Feld wird in der LEA nicht berücksichtigt.

    Wenn Honorarnoten aus der LEA per E-Mail versendet werden sollen (aktives Feld Ausdruck mailen), wird aus Gründen der besseren Übersichtlichkeit empfohlen, das Feld Ausdruck drucken zu deaktivieren. Es wird auf jeden Fall verhindert, dass ein Papierausdruck zusätzlich für Honorarnoten erzeugt wird, welche bereits als E-Mail versendet werden - auch dann, wenn das Feld "Ausdruck drucken" aktiv ist.

    Ein Ausdruck am Drucker wird für jene Kunden durchgeführt, für die ...
    • am Kundenstamm über das Feld Rechnung per E-Mail kein E-Mail-Versand aktiviert ist (daher behalten auch die anderen Druckeinstellungen ihre Gültigkeit).

    • der E-Mail-Versand für eine Honorarnote aus sonstigen Gründen nicht ausgeführt werden kann (z. B. Empfänger-E-Mail-Adresse fehlt).
    Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
    Es ist gewährleistet, dass für jene Kunden, für welche kein E-Mail-Versand aktiviert ist, ein Papierausdruck gemacht wird. Aus diesem Grund sollten auch die Einstellungen bezüglich Drucker auf erster Seite und Drucker für die restlichen Seiten vorgenommen bzw. kontrolliert werden. Gleichzeitig wird verhindert, dass ein Papierausdruck zusätzlich für Rechnungen erzeugt wird, welche bereits als E-Mail versendet werden.

    Bei einer Kombination mit "Ausdruck in Vorschau anzeigen" ergibt sich folgendes Verhalten: Es wird im ersten Schritt die Ausdrucksvorschau gestartet und danach der Ausdruck.

    Im Zusammenhang mit dem Rechnungsdruck ist noch folgender Parameter zu beachten:

    Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen


    Ausdruck archivieren
    Diese Option aktiviert die Archivierung des Dokuments im DMS.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Bei Aktivierung dieser Option wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort im DMS abgelegt wird.

    Vor dem Aktivieren dieser Archivierungsoption (und der weiteren Archivierungsoptionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) sind organisatorische Überlegungen notwendig. Ein funktionierendes DMS wird vorausgesetzt.

    Es ist parametergesteuert möglich, die Rechnung auch im Mandantenarchiv zu archivieren (LEA Parameter Rechnung auch ins Mandantenarchiv). 

    DMS-Vorschlagswerte können eingesetzt werden und übersteuern die Einstellung in den Druckereinstellungen für Ablaufarten.  

    Wenn die Honorarnote an einen Rechnungsempfänger ausgestellt ist, erfolgt die Archivierung auf den Kunden und auf den Rechnungsempfänger.

    Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, dass die Honorarnoten archiviert werden sollen, kann in den dort angesiedelten Feldern Archiv-Nr. für Rechnungen und Archivkategorie für Rechnungen bekannt gegeben werden, welches Archiv und welche Dokumentenkategorie dafür in Betracht zu ziehen sind. Werden beide Felder an der dortigen Stelle befüllt, wird für alle "Echt"-Ausdrucken auch automatisch das Feld "Ausdruck archivieren" in den Druckereinstellungen für Ablaufarten aktiviert. 

    Hinweis    Schreibschutz im DMS
    Hinweis.png
    Honorarnoten, die im DMS archiviert werden, könnten theoretisch via BMD Scan genauso bearbeitet werden wie andere PDF-Dokumente, die manuell archiviert werden. Damit diese Honorarnoten jedoch garantiert unverändert bleiben, gibt es die Möglichkeit, einen Schreibschutz auf die Dokumentenkategorie, unter der die Honorarnoten archiviert werden, zu setzen.

    In folgenden Fällen ist die Bearbeitung von archivierten Honorarnoten ebenfalls nur eingeschränkt möglich:
    • Durch die Option PDF/A-1a in den Allgemeinen Druckereinstellungen können die Honorarnoten als PDF/A-Dateien erstellt werden, wodurch ein Bearbeiten nur erschwert möglich ist.

    • Wird im Zuge der Archivierung von Honorarnoten ebenfalls ein Poststück über das Feld Postart erstellt, so kann das Dokument im DMS nicht über die Funktion Dokument bearbeiten bearbeitet werden.

    Archiv-Nr.
    Hier ist das DMS-Archiv zu hinterlegen, in welches das Dokument im DMS archiviert werden soll.
     
    1087148033002499968_0.png Funktion F4
    Über die F4-Funktion öffnet sich die Liste der Archive, aus welcher das gewünschte Archiv ausgewählt werden kann.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welches Archiv für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann dieses im dort angesiedelten Feld Archiv-Nr. für Rechnungen eingetragen werden. Dieses Archiv wird in der Folge für alle Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke in das Feld "Archiv-Nr." übertragen. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Kategorie beim Archivieren auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist.
    Kategorie beim Archivieren
    Hier ist die Dokumentenkategorie zu hinterlegen, unter welcher das Dokument im DMS archiviert werden soll.
     
    1087148027000899968.png Funktion F4
    Über die F4-Funktion öffnet sich die Verwaltung der Dokumentenkategorien, aus welcher eine bestehende DMS-Kategorie ausgewählt werden kann.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welche Kategorie für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann diese im dort angesiedelten Feld Archivkategorie für Rechnungen eingetragen werden. Diese Archivkategorie wird in der Folge in das Feld "Kategorie beim Archivieren" übertragen, sofern es sich um eine der Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke handelt. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Archiv-Nr. auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist. 
    Betreff beim Archivieren
    Hier ist der Text einzutragen, welcher als Betreff für das archivierte Dokument ins DMS in das Feld Betreff übergeben werden soll. Der Betreff wird zusätzlich auch für den Namen des Originaldokuments (Feld Originaldokument) des archivierten Dokuments verwendet.
     
    Es gibt jedoch keinen Abgleich zum Betreff der E-Mail bzw. zum Namen des PDF-Dokuments für den E-Mail-Versand der Honorarnote - dafür sind die Felder Betreff und Anhang vorgesehen. Auch jener Text, der im Feld PDF-Dateiname hinterlegt ist, spielt keine Rolle.

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Mittels F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen.

    Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden)
    • $BELEGNUMMER (Belegnummer)
    • $ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto)
    Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung".

    Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff beim Archivieren" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
    • Für die Ablaufart "Honorarnote": Honorarnote $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Gutschrift": Gutschrift $NUMMER 
    • Für die Ablaufart "Akonto": Akonto $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Teilrechnung": Teilrechnung $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Stornorechnung": Stornorechnung $NUMMER
    Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
    Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden.
    • $AUSDRUCKBEZ
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $INFOTEXT (Buchungstext)
    • $PROJEKTNR
    • $PROJEKTBEZ
    • $KUNDENNAME
    • $BELEGNUMMER
    • $ERFKZ
    • $ERFNUMMER
    • $ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten)
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
    • $AUSDRUCKBEZ (Avisobrief)
    • $DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum)
    • $IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung)
    • $KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos)
    • $KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant)
    PDF erzeugen
    Diese Option aktiviert, dass beim Ausdruck auch ein PDF-Dokument erzeugt wird, das im PDF-Ausgabeverzeichnis am Ablagepfad abgelegt wird. 

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Dieser Programmablauf der PDF-Ablage ist in der LEA wenig gebräuchlich. Durch Aktivierung dieser Option wird bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken zusätzlich zu und unabhängig von den sonstigen aktivierten Programmabläufen (wie Archivieren und Mail) ein PDF-Dokument von der Honorarnote erzeugt und dieses am PDF-Ausgabeverzeichnis abgelegt. Es ist empfehlenswert, einen eindeutigen PDF-Dateinamen (d. h. mit Steuerungskennzeichen) zu wählen - ansonsten wird das PDF-Dokument einer Honorarnote am Ablageverzeichnis immer überschrieben, sobald die nächste Honorarnote mit Nummer ausgedruckt wird.
    PDF Ausgabeverzeichnis
    Hier ist ein Ablagepfad zu hinterlegen, unter welchem jenes PDF-Dokument abgelegt wird, welches durch das aktivierte Feld PDF erzeugen erstellt worden ist.
    PDF-Dateiname
    In diesem Feld kann der Dateiname für das PDF-Dokument hinterlegt werden, welches beim Programm-Ablauf PDF-Ablage erzeugt wird. Der PDF-Dateiname gilt somit für jene PDF-Dokumente, welche durch das aktivierte Feld PDF erzeugen erstellt wurden. 

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Dateinamen über ein Makro generieren zu lassen.
    Das Steuerungszeichen $NUMMER liefert in dieser Makroaktion kein Ergebnis. Es können jedoch die Funktionen unter Rechnungs-Kopf verwendet werden (Bsp.: BMD_RNG_RECHNUNGSNR()).
    Die Dateiendung muss ebenfalls Teil des Rückgabewertes sein.
    Bsp.: Result := 'Rechnung_'+BMD_FormatNum('0',BMD_MCA_RNG_RECHNUNGSNR())+'.pdf';

    Diese Hinterlegung ist nicht relevant für PDF-Dokumente, welche bei den Programm-Abläufen Archivieren und Mail erzeugt werden (siehe Felder Betreff beim Archivieren, Anhang).

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen.
    Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden)
    • $BELEGNUMMER (Belegnummer)
    • $ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto)
    Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung".

    Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen (z. B. bei der Ablaufart Rechnung "Rechnung $NUMMER vom $DATUM" oder bei der Ablaufart Gutschrift "Gutschrift $NUMMER vom $DATUM").

    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
    • $AUSDRUCKBEZ (Avisobrief)
    • $DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum)
    • $IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung)
    • $KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos)
    • $KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant)
    Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
    Folgende Platzhalter können hierfür eingesetzt werden:
    • $AUSDRUCKBEZ
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $INFOTEXT (Buchungstext)
    • $PROJEKTNR
    • $PROJEKTBEZ
    • $KUNDENNAME
    • $BELEGNUMMER
    • $ERFKZ
    • $ERFNUMMER
    • $ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten)
    Kopien
    Diese Option aktiviert den Ausdruck von Kopien des Originaldokuments. In diesem Feld ist zu diesem Zweck einzutragen, wieviele Kopien im Zuge des Ausdrucks erstellt werden sollen.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Hier ist einzutragen, wie viele Kopien der Originalhonorarnote erstellt werden sollen. Es wird jedoch nur verwertet, wenn die Honorarnote gedruckt wird. Wird sie per E-Mail versandt, so werden keine Kopien unterstützt.
    Sortierung
    Hier ist die gewünschte Drucksortierung für mehrseitige Kopien auszuwählen. 

    Möglich sind folgende zwei Sortierungen der Kopien:
    • 1,2,3…; 1,2,3…
    • 1,1;2,2;3,3;...
    Alle Felder Druckleinstellung
    Absender-Account
    In diesem Feld können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die beim E-Mail-Versand über den Mail-Server als Absenderadresse herangezogen werden soll. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn die Art des E-Mail-Versands auf die Ausprägung "Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden" eingestellt ist. Die E-Mail-Adresse dient rein als Absenderadresse, die gesendeten E-Mails werden nicht im Postausgang des lokalen Mail-Clients gespeichert. Existieren firmenbezogene Ablaufarten/Druckereinstellungen, können auch unterschiedliche Absenderadressen je Firma hinterlegt werden. Informationen darüber, wie eine Ablaufart je Firma angelegt werden kann, finden Sie unter Ablaufarten.  

    1087148521001900032.png Funktion F4
    Über die F4-Funktion öffnen sich die E-Mail-Accounts, aus welchen eine bestimmte E-Mail-Adresse ausgewählt werden kann.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Die Ermittlung der Absenderadresse ist je nach Art des E-Mail-Versands unterschiedlich und bewusst bei Versand über den Mail-Server mehrstufig, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden (siehe auch Themendokumentation Rechnungsversand per E-Mail):

    E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client: Grundsätzlich gilt, dass beim E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client (egal ob im Vordergrund/Hintergrund) immer der eigene Mail-Client und dessen E-Mail-Adresse verwendet wird. Beachten Sie bitte hierzu das Kapitel Einstellungen am Mitarbeiterstamm in der oben angeführten Themendokumentation. Für diese E-Mail-Adresse müssen Sie sendeberechtigt sein. Die versendeten Mails sind in diesen Fällen auch im Postausgang des Mail-Clients zu finden. Sobald der E-Mail-Versand über den Mail-Client stattfindet, wird daher das Feld "Absender-Account" geleert und kann nicht mehr befüllt werden.

    E-Mail-Versand über den Mail-Server: Beim E-Mail-Versand über den Mail-Server gibt es hingegen einige Zusatzeinstellungen, die ausführlich im Kapitel Einstellungen zur Absender-E-Mail-Adresse der oben angeführten Themendokumentation erklärt werden. Kurz: Die erste Priorität bildet das Feld "Absender-Account". Die nächste Priorität bildet jene E-Mail-Adresse, die im WWS Parameter Sender-E-Mail-Account hinterlegt ist. Danach wird die E-Mail-Adresse aus dem Mitarbeiterstamm herangezogen. Kann das Programm auch im Mitarbeiterstamm keine E-Mail-Adresse finden, kommt der TOOLS Parameter "Absenderadresse" zum Zug, wobei der TOOLS Parameter "Absenderadresse immer verwenden" diese Regel aber zur Gänze übersteuert.
    Absenderadresse
    In diesem Feld kann eine Absender-E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die für den E-Mail-Versand im Vordergrund verwendet wird.
    Anhang-Dateiname
    In diesem Feld kann der Dateiname eingegeben werden, mit dem das PDF-Dokument für den Dokumentenversand benannt werden soll. 
    Zum Beispiel geben Sie hier einen Dateinamen für Honorarnoten bekannt, welcher beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird.

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Dateinamen über ein Makro generieren zu lassen.
     
    Der Dateiname wird nicht als Betreff der E-Mail verwendet, dafür ist der Text des Feldes Betreff vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen.

    Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden)
    • $BELEGNUMMER (Belegnummer)
    • $ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto)
    Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung".

    Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Anhang-Dateiname" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
    • Für die Ablaufart "Honorarnote": Honorarnote $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Gutschrift": Gutschrift $NUMMER 
    • Für die Ablaufart "Akonto": Akonto $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Teilrechnung": Teilrechnung $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Stornorechnung": Stornorechnung $NUMMER
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
    • $AUSDRUCKBEZ (Avisobrief)
    • $DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum)
    • $IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung)
    • $KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos)
    • $KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant)
    Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
    Folgende Platzhalter können eingesetzt werden, damit der Anhang automatisch generiert wird:
    • $AUSDRUCKBEZ
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $INFOTEXT (Buchungstext)
    • $PROJEKTNR
    • $PROJEKTBEZ
    • $KUNDENNAME
    • $BELEGNUMMER
    • $ERFKZ
    • $ERFNUMMER
    • $ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten)
    Archiv-Nr.
    Hier ist das DMS-Archiv zu hinterlegen, in welches das Dokument im DMS archiviert werden soll.
     
    1087148033002499968_0.png Funktion F4
    Über die F4-Funktion öffnet sich die Liste der Archive, aus welcher das gewünschte Archiv ausgewählt werden kann.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welches Archiv für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann dieses im dort angesiedelten Feld Archiv-Nr. für Rechnungen eingetragen werden. Dieses Archiv wird in der Folge für alle Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke in das Feld "Archiv-Nr." übertragen. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Kategorie beim Archivieren auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist.
    Archivieren, wenn Mailen nicht möglich
    Kennzeichnung, dass archiviert werden soll, wenn das Mailen nicht möglich ist
    Art des E-Mail-Versands
    In diesem Feld kann eingestellt werden, ob der Rechnungsversand per E-Mail über den lokalen Mail-Client oder über den Mail-Server erfolgen soll. Entscheiden Sie sich für den Mail-Client, gibt es weiters Varianten, ob der Versand im Hintergrund oder im Vordergrund erfolgen soll.

    Folgende Einstellungen sind möglich:

    Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen Die E-Mail wird mit dem Mail-Client (zum Beispiel Outlook oder Thunderbird) geöffnet, wobei die NTCS dabei nicht blockiert wird. 
    Im Vordergrund modal über den Mail-Client öffnen (NTCS wartet!) 
    Die E-Mail wird mit dem Mail-Client (zum Beispiel Outlook oder Thunderbird) geöffnet, wobei die NTCS dabei angehalten wird. 

    Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden Die E-Mail wird über einen vorhandenen Mail-Server (SMTP, zum Beispiel Exchange Server) verschickt. Existiert kein Mail-Server, wird die E-Mail im Hintergrund mit einem E-Mail-Client verschickt. 
    Im Hintergrund über den Mail-Client versenden Die E-Mail wird direkt über den Mail-Client im Hintergrund versendet. Es wird nicht versucht, die E-Mail über den Mail-Server zu verschicken. 
    Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern
    Die E-Mail wird über den Mail-Client im Hintergrund in den Entwürfen gespeichert. Man kann die E-Mails später im Mail-Client bearbeiten und verschicken. Achtung: Da für die Fakturierung das Erstellen der E-Mail bereits als "korrekt versendet" gilt, wird man nicht mehr darauf hingewiesen, dass der E-Mail-Versand anschließend manuell angestossen werden muss.

    Hinweis
    Hinweis.png
    Für Informationen zu allgemeinen Voraussetzungen und Einstellungen in Bezug auf den E-Mail-Versand aus NTCS beachten Sie bitte die Themen-Dokumentation Maileinstellungen Einrichtung eines SMTP-Systems.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld für "Echt"-Ausdrucke nicht mehr die Standardeinstellung, sondern die Einstellung "Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen" auf. Dies wird vor allem am Beginn der LEA Fakturierung bei der Erstellung der ersten Honorarnoten als beliebte Einstellung gewählt, um die Honorarnoten vor dem tatsächlichen Versand im Mail-Client nochmals überprüfen zu können.
    Ausdruck archivieren
    Diese Option aktiviert die Archivierung des Dokuments im DMS.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Bei Aktivierung dieser Option wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort im DMS abgelegt wird.

    Vor dem Aktivieren dieser Archivierungsoption (und der weiteren Archivierungsoptionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) sind organisatorische Überlegungen notwendig. Ein funktionierendes DMS wird vorausgesetzt.

    Es ist parametergesteuert möglich, die Rechnung auch im Mandantenarchiv zu archivieren (LEA Parameter Rechnung auch ins Mandantenarchiv). 

    DMS-Vorschlagswerte können eingesetzt werden und übersteuern die Einstellung in den Druckereinstellungen für Ablaufarten.  

    Wenn die Honorarnote an einen Rechnungsempfänger ausgestellt ist, erfolgt die Archivierung auf den Kunden und auf den Rechnungsempfänger.

    Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, dass die Honorarnoten archiviert werden sollen, kann in den dort angesiedelten Feldern Archiv-Nr. für Rechnungen und Archivkategorie für Rechnungen bekannt gegeben werden, welches Archiv und welche Dokumentenkategorie dafür in Betracht zu ziehen sind. Werden beide Felder an der dortigen Stelle befüllt, wird für alle "Echt"-Ausdrucken auch automatisch das Feld "Ausdruck archivieren" in den Druckereinstellungen für Ablaufarten aktiviert. 

    Hinweis    Schreibschutz im DMS
    Hinweis.png
    Honorarnoten, die im DMS archiviert werden, könnten theoretisch via BMD Scan genauso bearbeitet werden wie andere PDF-Dokumente, die manuell archiviert werden. Damit diese Honorarnoten jedoch garantiert unverändert bleiben, gibt es die Möglichkeit, einen Schreibschutz auf die Dokumentenkategorie, unter der die Honorarnoten archiviert werden, zu setzen.

    In folgenden Fällen ist die Bearbeitung von archivierten Honorarnoten ebenfalls nur eingeschränkt möglich:
    • Durch die Option PDF/A-1a in den Allgemeinen Druckereinstellungen können die Honorarnoten als PDF/A-Dateien erstellt werden, wodurch ein Bearbeiten nur erschwert möglich ist.

    • Wird im Zuge der Archivierung von Honorarnoten ebenfalls ein Poststück über das Feld Postart erstellt, so kann das Dokument im DMS nicht über die Funktion Dokument bearbeiten bearbeitet werden.

    Ausdruck drucken
    Diese Option legt fest, ob der Ausdruck an den Drucker gesendet werden soll.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck drucken" für "Echt"-Ausdrucke deaktiviert und für Kontrollausdrucke aktiviert. 

    Hintergrund ist, dass in vielen Fällen (weil Honorarnoten aus der LEA per E-Mail versendet werden sollen) bereits das Feld Ausdruck mailen für die "Echt"-Ausdrucke aktiviert ist. Das zusätzliche Erzeugen eines Papierausdrucks für Honorarnoten, welche bereits als E-Mail versendet werden, wird auch dann verhindert, wenn das Feld Ausdruck drucken aktiv wäre.

    Ein Ausdruck am Drucker wird für jene Kunden durchgeführt, für die ...
    • am Kundenstamm über das Feld Rechnung per E-Mail kein E-Mail-Versand aktiviert ist (daher behalten auch die anderen Druckeinstellungen ihre Gültigkeit).

    • der E-Mail-Versand für eine Honorarnoten aus sonstigen Gründen nicht ausgeführt werden kann (z. B. Empfänger-E-Mail-Adresse fehlt).
    Ausdruck in Vorschau anzeigen
    Legt fest, ob der Ausdruck in der Vorschau gezeigt wird. Ansonsten erfolgen alle relevanten Aktionen im Hintergrund.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

    Achtung!
    Achtung.png
    Es wird jeder Ausdruck einzeln in der Vorschau angezeigt. Vorteil ist, dass für jede Mahnung beim Mahnausdruck einzeln entschieden werden kann, wie diese weiterverarbeitet werden soll (z. B. drucken, mailen, archivieren ...).
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck in Vorschau anzeigen" für "Echt"-Ausdrucke sowie für Kontrollausdrucke deaktiviert. 

    Wird die Option für "Echt"-Ausdrucke aktiviert, übersteuert diese den richtigen Ausdruck am Drucker und verhindert diesen. Es erscheint stattdessen die Honorarnoten-Vorschau. Nicht übersteuert werden hingegen die Programm-Abläufe Archivieren, Mail und PDF-Ablage; diese werden zusätzlich im Programmhintergrund ausgeführt.
    Ausdruck mailen
    Diese Option aktiviert den Rechnungsversand per E-Mail.

    Hinweis
    Hinweis.png
    Für Informationen zu allgemeinen Voraussetzungen und Einstellungen in Bezug auf den E-Mail-Versand aus NTCS beachten Sie bitte die Themen-Dokumentation Maileinstellungen Einrichtung eines SMTP-Systems.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck mailen" für "Echt"-Ausdrucke aktiviert und für Kontrollausdrucke deaktiviert. 

    Diese Option ist nur für "Echt"-Ausdrucke sinnvoll, da Honorarnoten nur bei diesen Ablaufarten per E-Mail versendet werden können. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort (oder zu einem späteren Zeitpunkt) im Anhang in einer E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet wird.

    Das Setzen dieser Mail-Option (und der weiteren Mail-Optionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) bedingt weitere organisatorische Überlegungen, technische Voraussetzungen sowie weitere Einstellungen im Kunden- sowie Mitarbeiterstamm bzw. Parametereinstellungen. Diese sind ausführlich im Hilfethema Rechnungsversand per E-Mail sowie Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) erläutert.
    Beim E-Mailen komprimieren
    Diese Einstellung steuert, ob das PDF-Dokument, welches beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnoten generiert wird, im Anhang als Zipdatei komprimiert werden soll. Die Zipdatei erhält dabei denselben Namen, welchen auch das PDF-Dokument aufweist (siehe Feld Anhang).

    Beispiel: PDF-Dokument 65 KB, gezipptes PDF-Dokument 62 KB.
    Betreff
    In diesem Feld ist jener Text einzutragen, der als Betreff in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird.
     
    Funktion_F8.png Funktion F8
    Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen.
     
    Der Betreff wird nicht als Dokumentenname des PDF-Dokuments verwendet, dafür ist der Text des Feldes Anhang vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle. 

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen.

    Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden)
    • $BELEGNUMMER (Belegnummer)
    • $ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto)
    Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung".

    Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
    • Für die Ablaufart "Honorarnote": Honorarnote $NUMMER vom $DATUM
    • Für die Ablaufart "Gutschrift": Gutschrift $NUMMER vom $DATUM
    • Für die Ablaufart "Akonto": Akonto $NUMMER vom $DATUM
    • Für die Ablaufart "Teilrechnung": Teilrechnung $NUMMER vom $DATUM
    • Für die Ablaufart "Stornorechnung": Stornorechnung $NUMMER vom $DATUM
    Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
    Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
    • $AUSDRUCKBEZ
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $INFOTEXT (Buchungstext)
    • $PROJEKTNR
    • $PROJEKTBEZ
    • $KUNDENNAME
    • $BELEGNUMMER
    • $ERFKZ
    • $ERFNUMMER
    • $ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten)
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
    • $AUSDRUCKBEZ (Avisobrief)
    • $DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum)
    • $IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung)
    • $KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos)
    • $KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant)
    Betreff beim Archivieren
    Hier ist der Text einzutragen, welcher als Betreff für das archivierte Dokument ins DMS in das Feld Betreff übergeben werden soll. Der Betreff wird zusätzlich auch für den Namen des Originaldokuments (Feld Originaldokument) des archivierten Dokuments verwendet.
     
    Es gibt jedoch keinen Abgleich zum Betreff der E-Mail bzw. zum Namen des PDF-Dokuments für den E-Mail-Versand der Honorarnote - dafür sind die Felder Betreff und Anhang vorgesehen. Auch jener Text, der im Feld PDF-Dateiname hinterlegt ist, spielt keine Rolle.

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Mittels F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen.

    Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden)
    • $BELEGNUMMER (Belegnummer)
    • $ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto)
    Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung".

    Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff beim Archivieren" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
    • Für die Ablaufart "Honorarnote": Honorarnote $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Gutschrift": Gutschrift $NUMMER 
    • Für die Ablaufart "Akonto": Akonto $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Teilrechnung": Teilrechnung $NUMMER
    • Für die Ablaufart "Stornorechnung": Stornorechnung $NUMMER
    Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
    Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden.
    • $AUSDRUCKBEZ
    • $NUMMER (Belegnummer)
    • $DATUM (Belegdatum)
    • $INFOTEXT (Buchungstext)
    • $PROJEKTNR
    • $PROJEKTBEZ
    • $KUNDENNAME
    • $BELEGNUMMER
    • $ERFKZ
    • $ERFNUMMER
    • $ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten)
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
    • $AUSDRUCKBEZ (Avisobrief)
    • $DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum)
    • $IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung)
    • $KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos)
    • $KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant)
    Bezeichnung
    Hier wird eine Bezeichnung für die Druckereinstellung eingegeben.
    Datenbesitzer für Ansehen
    Datenbesitzer Ansehen
    Datenbesitzer für Bearbeiten
    Datenbesitzer für Bearbeiten
    Drucken, wenn E-Mail nicht möglich
    Wenn keine E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfänger ermittelt werden kann, wird stattdessen ein Ausdruck am Drucker erzeugt, sofern diese Option aktiviert ist.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Dieses Feld wird in der LEA nicht berücksichtigt.

    Wenn Honorarnoten aus der LEA per E-Mail versendet werden sollen (aktives Feld Ausdruck mailen), wird aus Gründen der besseren Übersichtlichkeit empfohlen, das Feld Ausdruck drucken zu deaktivieren. Es wird auf jeden Fall verhindert, dass ein Papierausdruck zusätzlich für Honorarnoten erzeugt wird, welche bereits als E-Mail versendet werden - auch dann, wenn das Feld "Ausdruck drucken" aktiv ist.

    Ein Ausdruck am Drucker wird für jene Kunden durchgeführt, für die ...
    • am Kundenstamm über das Feld Rechnung per E-Mail kein E-Mail-Versand aktiviert ist (daher behalten auch die anderen Druckeinstellungen ihre Gültigkeit).

    • der E-Mail-Versand für eine Honorarnote aus sonstigen Gründen nicht ausgeführt werden kann (z. B. Empfänger-E-Mail-Adresse fehlt).
    Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
    Es ist gewährleistet, dass für jene Kunden, für welche kein E-Mail-Versand aktiviert ist, ein Papierausdruck gemacht wird. Aus diesem Grund sollten auch die Einstellungen bezüglich Drucker auf erster Seite und Drucker für die restlichen Seiten vorgenommen bzw. kontrolliert werden. Gleichzeitig wird verhindert, dass ein Papierausdruck zusätzlich für Rechnungen erzeugt wird, welche bereits als E-Mail versendet werden.

    Bei einer Kombination mit "Ausdruck in Vorschau anzeigen" ergibt sich folgendes Verhalten: Es wird im ersten Schritt die Ausdrucksvorschau gestartet und danach der Ausdruck.

    Im Zusammenhang mit dem Rechnungsdruck ist noch folgender Parameter zu beachten:

    Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen


    Drucker für erste Seite
    Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die erste Seite gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist.

    Für die weiteren Seiten kann davon abweichend ein Drucker für restliche Seiten (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden.

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).

    1087148037000999936.png
    Drucker für erste Seite der Kopien
    Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die erste Seite der Kopien gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist.

    Für die weiteren Seiten der Kopien kann davon abweichend ein Drucker für restliche Seiten der Kopien (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden.

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).

    1087148037000999936.png
    Drucker für letzte Seite
    Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die letzte Seite gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist.

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen.

    Drucker für letzte Seite der Kopien
    Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die letzte Seite der Kopien gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist.

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen.
    Drucker für restliche Seiten
    Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die restlichen Seiten (ab Seite 2) gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist.

    Für die erste Seite kann ein spezieller Drucker im Feld Drucker für erste Seite (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden.

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).

    1087148027000600064.png
    Drucker für restliche Seiten der Kopien
    Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die restlichen Seiten der Kopien (ab Seite 2) gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist.

    Für die erste Seite der Kopien kann ein spezieller Drucker im Feld Drucker für erste Seite der Kopien (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden.

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).

    1087148027000600064.png
    E-Mail-Text
    In dieses Feld ist jener Text einzutragen, der als E-Mail-Text in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird.

    Funktion_F8.png Funktion F8
    Über die F8-Funktion öffnet sich eine Abfrage, in welcher Textart der Text erfasst werden soll (HTML oder unformatiert).

    1089712399000300032.png

    Anschließend öffnet sich der jeweilige Editor, um den E-Mail-Text erfassen zu können. Über die Schaltfläche "Text" 1089712399000300032_1.png können Datenbankfelder eingefügt werden, die weiters mit der rechten Maustaste formatiert werden können. Hier können Sie einen bestehenden Text auch anpassen, wenn Sie z. B. die Schriftart oder die Schriftgröße verändern möchten.

    Bitte beachten Sie bei der Ermittlung der Schriftart und Schriftgröße des E-Mail-Textes in Outlook folgende Einstellungen:
    1. Grundsätzlich wird jene Schriftart und Schriftgröße an Outlook übergeben, die in den folgenden Parametern definiert ist:

      TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Editor - Einstellungen

      Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter "Allgemeine Einstellungen" befinden, um hier folgende Einstellungen zu prüfen:

      • Standardschriftart HTML
      • Standardschriftgröße HTML

        Die Schriftart und Schriftgröße, die hier definiert sind, werden auch im HTML-Editor als Standard angezeigt.

        1089712399000300032_0.png

    2. Die Editor-Einstellungen werden jedoch in Outlook übersteuert, wenn folgende Parameter gesetzt sind:

      TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsysten → E-Mail-Einstellungen

      Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter "Allgemeine Einstellungen" befinden, um hier folgende Einstellungen zu prüfen:

      • Standardschriftart für HTML in Outlook verwenden ist auf "Ja" gesetzt und unter
        • E-Mail Standardschriftart und
        • E-Mail Standardschriftgröße wurden abweichende Einstellungen definiert.

      • Alle zuvor genannten Parametereinstellungen werden allerdings nochmals für die Anzeige in Outlook übersteuert, wenn direkt im HTML-Editor der Text markiert wird und die Schriftart und Schriftgröße anschließend für den markierten Text manuell verändert und gespeichert wird.

        1089712399000300032_2.png

      FTP-Pfad
      Diese Spezialeinstellung kann verwendet werden, um eine Kopie des Dokuments aus dem DMS auf einen FTP-Server hochzuladen und freizugeben. Dazu muss dieses Feld den relativen Dokumentenpfad auf den FTP-Server enthalten.
      Fuß
      Reportnummer für Fuß
       
      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen.

      In der LEA wird der Fuß direkt in den Bändern Seitenfuß erste Seite und Seitenfuß alle Seiten definiert und beinhaltet üblicherweise Informationen zur eigenen Bankverbindung, die UID-Nummer, das Firmenbuchgericht, die Firmenbuchnummer etc. Häufig wird auch der Textbaustein "Fußtext" eingesetzt. Felder für den Übertrag sind ebenfalls in diesen Bändern einzutragen.
      Hintergrundbild bei Anzeige
      Mit dieser Option ist es möglich, bei Anzeige einer Honorarnote in der Honorarnoten-Vorschau (über die Funktionen Rechnung ansehen und Kontrollausdruck starten) ein Hintergrundbild mitanzuzeigen, um ein Briefpapier zu simulieren. Somit kann, wenn der Honorarnote dann direkt auf ein Briefpapier ausgedruckt wird, das Aussehen der "fertigen" Honorarnote bereits beim Ansehen simuliert werden.

      Folgende Einstellungen sind möglich:
      • Hintergrundbild nicht anzeigen
      • Hintergrundbild auf erster Seite anzeigen
      • Hintergrundbild auf allen Seiten anzeigen
      • Hintergrundbild ab zweiter Seite anzeigen
      Achtung!
      Achtung.png
      Wird der Kontrollausdruck als PDF erzeugt (regelt der LEA Parameter Kontrollausdruck), wird kein Hintergrundbild angezeigt, egal welche Einstellung getroffen worden ist. Das gilt auch unabhängig davon, welche Einstellung das Feld Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung aufweist.

      Bitte beachten Sie dazu auch die Feldhilfe zu den Feldern Hintergrundbild bei Drucken und Pfad auf Hintergrundbild. 

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld sowohl für "Echt"-Ausdrucke als auch für Kontrollausdrucke die Option "Hintergrundbild auf allen Seiten anzeigen" auf. 
      Hintergrundbild bei Drucken
      Mit dieser Option ist es möglich, auf der Honorarnote ein Hintergrundbild mitauszudrucken, um ein Briefpapier zu simulieren.
       
      Folgende Einstellungen sind möglich:
      • Hintergrundbild nicht drucken
      • Hintergrundbild auf erster Seite drucken
      • Hintergrundbild auf allen Seiten drucken
      • Hintergrundbild ab zweiter Seite drucken
      Das Hintergrundbild bezieht das Programm in erster Linie aus dem Firmenstamm der Verrechnungsfirma. In der Bearbeitungsansicht kann unter Extras → Briefpapier ein Briefpapier importiert werden. Ist dort keines hinterlegt, wird jenes Briefpapier herangezogen, welches im Feld Pfad auf Hintergrundbild eingetragen ist. 

      Bei verworfenen Honorarnoten wird das Briefpapier wie gewohnt durch den Schriftzug "Verworfen" ersetzt.

      Achtung: Ändert sich im Nachhinein das Briefpapier, werden auch die bisherigen Honorarnoten mit dem neuen Briefpapier im Hintergrund angezeigt!

      Für den Programmablauf "Rechnung ansehen" und "Kontrollausdruck" (Honorarnoten-Vorschau) wird die Einstellung des Feldes Hintergrundbild bei Anzeige berücksichtigt. Für die im Hintergrund stattfindenden Programm-Abläufe Archivieren, Mail und PDF-Ablage wird die Einstellung des Feldes Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung herangezogen.

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld sowohl für "Echt"-Ausdrucke als auch für Kontrollausdrucke die Option "Hintergrundbild nicht drucken" auf. 
      Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung
      Mit dieser Option ist es möglich, auf dem PDF-Dokument, welches bei den Programm-Abläufen Archivieren, Mail und PDF-Ablage aus der Honorarnote erzeugt wird, ein Hintergrundbild mitanzuzeigen, um ein Briefpapier zu simulieren. Somit kann, wenn die Honorarnote dann direkt auf ein Briefpapier ausgedruckt wird, das Aussehen der "fertigen" Honorarnote auch auf dem PDF-Dokument simuliert werden.


      Folgende Einstellungen sind möglich:
      • Hintergrundbild einfügen wie bei Einstellung "Hintergrundbild bei Drucken"
      • Hintergrundbild nicht drucken
      • Hintergrundbild auf erster Seite drucken
      • Hintergrundbild auf allen Seiten drucken
      • Hintergrundbild ab zweiter Seite drucken
      Bitte beachten Sie dazu auch die Feldhilfe zu den Feldern Hintergrundbild bei Drucken und Pfad auf Hintergrundbild. 

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld sowohl für "Echt"-Ausdrucke als auch für Kontrollausdrucke die Option "Hintergrundbild auf allen Seiten einfügen" auf. 
      Kategorie beim Archivieren
      Hier ist die Dokumentenkategorie zu hinterlegen, unter welcher das Dokument im DMS archiviert werden soll.
       
      1087148027000899968.png Funktion F4
      Über die F4-Funktion öffnet sich die Verwaltung der Dokumentenkategorien, aus welcher eine bestehende DMS-Kategorie ausgewählt werden kann.

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welche Kategorie für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann diese im dort angesiedelten Feld Archivkategorie für Rechnungen eingetragen werden. Diese Archivkategorie wird in der Folge in das Feld "Kategorie beim Archivieren" übertragen, sofern es sich um eine der Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke handelt. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Archiv-Nr. auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist. 
      Keinen Druckerdialog bei Direktdruck anzeigen
      Um bei einem Direktdruck (Ausdruck ohne Vorschau) keinen Druckerdialog anzeigen zu lassen, kann dieses Feld aktiviert werden. Dadurch können Sie aber auch den Ausgabedrucker nicht mehr beeinflussen.

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung, da beim Direktdruck sowieso kein Druckerdialog angezeigt wird - es hat daher keine Auswirkung, wenn Sie dieses Feld aktivieren.
      Kopf
      Reportnummer für Kopf
       
      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen.  

      In der LEA wird der Kopf direkt in den Bändern Seitenkopf erste Seite und Seitenkopf alle Seiten definiert. Diese beinhalten üblicherweise das Firmenlogo bzw. Informationen zur Verrechnungsfirma, welche über die entsprechenden Felder eingefügt werden (siehe Hilfethema Honorarnotengestaltung). Häufig wird auch der Textbaustein "Kopftext" eingesetzt. Felder für den Übertrag sind ebenfalls im Band "Seitenkopf alle Seiten" einzutragen.
      Kopien
      Diese Option aktiviert den Ausdruck von Kopien des Originaldokuments. In diesem Feld ist zu diesem Zweck einzutragen, wieviele Kopien im Zuge des Ausdrucks erstellt werden sollen.

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Hier ist einzutragen, wie viele Kopien der Originalhonorarnote erstellt werden sollen. Es wird jedoch nur verwertet, wenn die Honorarnote gedruckt wird. Wird sie per E-Mail versandt, so werden keine Kopien unterstützt.
      PDF Ausgabeverzeichnis
      Hier ist ein Ablagepfad zu hinterlegen, unter welchem jenes PDF-Dokument abgelegt wird, welches durch das aktivierte Feld PDF erzeugen erstellt worden ist.
      PDF erzeugen
      Diese Option aktiviert, dass beim Ausdruck auch ein PDF-Dokument erzeugt wird, das im PDF-Ausgabeverzeichnis am Ablagepfad abgelegt wird. 

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Dieser Programmablauf der PDF-Ablage ist in der LEA wenig gebräuchlich. Durch Aktivierung dieser Option wird bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken zusätzlich zu und unabhängig von den sonstigen aktivierten Programmabläufen (wie Archivieren und Mail) ein PDF-Dokument von der Honorarnote erzeugt und dieses am PDF-Ausgabeverzeichnis abgelegt. Es ist empfehlenswert, einen eindeutigen PDF-Dateinamen (d. h. mit Steuerungskennzeichen) zu wählen - ansonsten wird das PDF-Dokument einer Honorarnote am Ablageverzeichnis immer überschrieben, sobald die nächste Honorarnote mit Nummer ausgedruckt wird.
      PDF-Dateiname
      In diesem Feld kann der Dateiname für das PDF-Dokument hinterlegt werden, welches beim Programm-Ablauf PDF-Ablage erzeugt wird. Der PDF-Dateiname gilt somit für jene PDF-Dokumente, welche durch das aktivierte Feld PDF erzeugen erstellt wurden. 

      Funktion_F8.png Funktion F8
      Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Dateinamen über ein Makro generieren zu lassen.
      Das Steuerungszeichen $NUMMER liefert in dieser Makroaktion kein Ergebnis. Es können jedoch die Funktionen unter Rechnungs-Kopf verwendet werden (Bsp.: BMD_RNG_RECHNUNGSNR()).
      Die Dateiendung muss ebenfalls Teil des Rückgabewertes sein.
      Bsp.: Result := 'Rechnung_'+BMD_FormatNum('0',BMD_MCA_RNG_RECHNUNGSNR())+'.pdf';

      Diese Hinterlegung ist nicht relevant für PDF-Dokumente, welche bei den Programm-Abläufen Archivieren und Mail erzeugt werden (siehe Felder Betreff beim Archivieren, Anhang).

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen.
      Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
      • $DATUM (Belegdatum)
      • $NUMMER (Belegnummer)
      • $KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden)
      • $BELEGNUMMER (Belegnummer)
      • $ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto)
      Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung".

      Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen (z. B. bei der Ablaufart Rechnung "Rechnung $NUMMER vom $DATUM" oder bei der Ablaufart Gutschrift "Gutschrift $NUMMER vom $DATUM").

      Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
      Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
      • $AUSDRUCKBEZ (Avisobrief)
      • $DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum)
      • $IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung)
      • $KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos)
      • $KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant)
      Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
      Folgende Platzhalter können hierfür eingesetzt werden:
      • $AUSDRUCKBEZ
      • $NUMMER (Belegnummer)
      • $DATUM (Belegdatum)
      • $INFOTEXT (Buchungstext)
      • $PROJEKTNR
      • $PROJEKTBEZ
      • $KUNDENNAME
      • $BELEGNUMMER
      • $ERFKZ
      • $ERFNUMMER
      • $ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten)
      PDF-Export, wenn Mailen nicht möglich
      Kennzeichen, dass ein PDF-Export erfolgen soll, wenn das Mailen nicht möglich ist.
      Bei dieser Einstellung müssen auch das Feld "PDF-Ausgabenverzeichnis" und das Feld "PDF-Dateiname" befüllt werden!  
      PDF-Signatur bei Archivierung
      Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Dokumente im Zuge des Archivierungsvorganges im DMS mit einem Stempel (Echtheitszertifikat) versehen. Das funktioniert nur, wenn ein Stempel zur Verfügung steht. Der PDF-Stempel kann im TOOLS Parameter "PFD-Stempel-URL" (Werkzeuge → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Internet) hinterlegt werden.
      PDF-Signatur verwenden
      Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird das PDF-Dokument der Rechnung mit dem PDF-Stempel versehen.

      Der PDF-Stempel kann unter Werkzeuge → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Internet → PDF-Stempel-URL hinterlegt werden.

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Diese Einstellung ist derzeit in der LEA irrelevant, da die Steuerung, ob eine elektronische Signatur erzeugt werden soll, bereits im Kundenstamm erfolgt (Feld Rechnung per E-Mail).
      PDF/A-1a
      Mit diesem Feld vergeben Sie für das PDF-Dokument der Honorarnote den "PDF/A-Schutz" (Schutzmodus von PDF-Dateien). Dieser dient zur Langzeitarchivierung von Dokumenten (Vermeidung von dynamischen Inhalten). Es werden alle verwendeten Schriften eingelagert, damit vergrößert sich das Dokument.

      Im Normalfall wird dabei der Standard 1a verwendet. Wenn allerdings Dateien (z. B. XML) im PDF eingebettet werden, ist der Standard 1a nicht erlaubt. In diesem Fall findet eine automatische Umwandlung in den Standard 3a statt. 

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Diese Einstellung gilt für alle Programm-Abläufe, bei welchen ein PDF-Dokument erstellt wird (also PDF-Ablage, Archivieren und Mail).
      Pfad auf Hintergrundbild
      Hier kann ein Hintergrundbild für den Ausdruck angegeben werden, welches zum Beispiel als Briefpapier genutzt werden kann. Die Grafik wird auf eine Seite skaliert, daher ist es empfehlenswert, ein JPG-Format mit Größen, welche den Proportionen eines A4-Formats (210:297) entsprechen, zu verwenden.
       
      Damit die Grafik auf dem Ausdruck am Bildschirm, am Drucker, bei der Archivierung oder beim E-Mail-Versand angedruckt wird, muss dies über die Felder Hintergrundbild bei Anzeige, Hintergrundbild bei Drucken und/oder Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung hinterlegt werden.

      1096195828000505400.png Funktion F4
      Über die F4-Funktion öffnet sich der Explorer, damit Sie den gewünschten Pfad zur Grafikdatei einstellen können.
       
      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Ist unter der Verrechnungsfirma im Firmenstamm unter Extras → Briefpapier ein Briefpapier hinterlegt, wird dieses herangezogen, wenn im Feld "Pfad auf Hintergrundbild" kein Briefpapier hinterlegt wurde.

      Hinweis 
      Hinweis.png
      Es kommt vor, dass Verzeichnisse von Hintergrundbildern verschoben werden, Server umgestellt werden oder Bilder umbenannt werden. In diesen Fällen kann ein hinterlegtes Hintergrundbild beim Ausdruck nicht mehr ermittelt werden. Häufig geschieht dies vom Anwender unbemerkt und der Missstand wird erst festgestellt, wenn der Ausdruck bereits gestartet worden ist.

      Per WWS Parameter kann gesteuert werden, ob vor dem Ausdruck das Verzeichnis des Hintergrundbildes geprüft werden soll:

      Der Parameter "Prüfen Firmenpapier/Hintergrundbild" muss je Verrechnungsfirma unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allg. übergreifend für WWS Ausdrucke eingestellt werden. Im Standard ist dieser nicht aktiv.

      Immer dann, wenn der Parameter aktiv ist und das Hintergrundbild nicht gefunden wird, erscheint eine Meldung (gilt für "Echt"-Ausdrucke bei Einzeldruck und im Rechnungsstapel). Hierbei wird sowohl das im Firmenstamm hinterlegte Briefpapier als auch das im Ausdrucksmodell hinterlegte Hintergrundbild geprüft und bei Nichtvorhandensein der gesamte Prozess abgebrochen. Sie erhalten in diesem Fall die Meldung "Die hinterlegte Datei für das Hintergrundbild existiert nicht - Ausdruck wird abgebrochen!":

      367883082314654.png

      Wird bei den Druckereinstellungen für Ablaufarten bez. Kontrollausdruck ein Hintergrundbild hinterlegt und der Parameter aktiviert, so erscheint auch beim Ansehen der Rechnung eine entsprechende Meldung und das Programm bricht den Prozess ab.

      Postart
      Dieses Feld steuert, ob für das archivierte Dokument auch gleichzeitig ein Poststück in der Post angelegt werden soll. Nur Honorarnoten, welche im DMS archiviert sind, können auch als Poststücke angelegt werden (d. h., die Aktivierung der Option Dokument archivieren ist zwingend nötig, um Poststücke automatisch anlegen zu lassen).

      Folgende Einstellungen sind möglich:

      kein Poststück Diese Variante erzeugt kein Poststück aus dem archivierten Dokument. 
      Postausgang 
      Diese Variante erzeugt einen Postausgang aus dem archivierten Dokument. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken der Postausgang angelegt und sofort das Feld Versanddatum auf der Honorarposition für die Honorarnote befüllt. (Somit kann die Honorarnote ab diesem Zeitpunkt nicht mehr textlich bearbeitet werden.) 
      versandfertig Diese Variante erzeugt ein versandfertiges Poststück aus dem archivierten Dokument. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken das Poststück angelegt. (Die Honorarnote kann solange textlich bearbeitet werden, bis aus dem versandfertigen Poststück ein Postausgang erzeugt wurde - erst zu diesem Zeitpunkt wird das Feld Versanddatum auf der Honorarposition für die Honorarnote befüllt.)

      Für den Betreff des Poststücks wird der Betreff beim Archivieren herangezogen. 
      Projekt beim Archivieren
      Hier kann zusätzlich ein Projekt eingegeben werden, auf welches das Dokument im DMS archiviert werden soll.
       
      1087148037000400000_0.png Funktion F4
      Über die F4-Funktion öffnet sich die Projektliste, aus welcher ein bestehendes Projekt ausgewählt werden kann.
      Reportnummer
      Hier kann mit F8 ein neuer Report angelegt oder mit F4 ein bestehender Report hinterlegt werden. Wenn kein Report hinterlegt wird, wird der Standardreport verwendet.
       
      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA -  Druckereinstellungen für Ablaufarten (z. B. Honorarnote)
      In diesem Feld muss den Druckereinstellungen für Ablaufarten ein Honorarnotenformular aus der Reportverwaltung für Honorarnotenformulare zugewiesen sein.
       
      Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist im Feld "Reportnummer" bereits grundsätzlich ein zur Ablaufart passendes Standard-Honorarnotenformular hinterlegt (sowohl bei den "Echt"-Ausdrucken als auch bei den Kontrollausdrucken). Bitte beachten Sie, dass selbst bei kleinen Anpassungswünschen diese Standardformulare nicht mehr verwendet werden können, da keine Abänderungen für Standards zulässig sind. BMD empfiehlt in diesen Fällen, Kopien der Standard-Honorarnotenformulare zu verwenden und diese im Feld "Reportnummer" zu hinterlegen. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang auch das Kapitel Standard-Honorarnotenformulare importieren in der Fensterhilfe Reportliste.

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellung Zahlschein
      In diesem Feld muss der Druckereinstellung für Zahlscheine ein Zahlscheinformular aus der Reportverwaltung für Zahlscheindruck zugewiesen werden.

      1087148037001200000.png Funktion F4
      Über die F4-Funktion öffnet sich die Reportliste, aus welcher ein bestehendes Formular ausgewählt werden kann.
       
      Funktion_F8.png Funktion F8
      Über die F8-Funktion öffnet sich die Reportliste, in welcher ein bestehendes Formular zur Bearbeitung geöffnet werden kann.
      Schacht der ersten Seite
      In diesem Feld wird nach Auswahl eines speziellen Druckerschachtes im Feld Drucker für erste Seite die drucker-interne (!) Nummer des Schachtes ausgewiesen.
       
      Schacht der ersten Seite der Kopien
      In diesem Feld wird nach Auswahl eines speziellen Druckerschachtes im Feld Drucker für erste Seite der Kopien die drucker-interne (!) Nummer des Schachtes ausgewiesen. 
      Schacht für letzte Seite
      In diesem Feld wird nach Auswahl eines speziellen Druckerschachtes im Feld Drucker für letzte Seite die drucker-interne (!) Nummer des Schachtes ausgewiesen.
       
      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und wird daher nicht berücksichtigt.

      Schacht für letzte Seite der Kopien
      In diesem Feld wird nach Auswahl eines speziellen Druckerschachtes im Feld Drucker für letzte Seite der Kopien die druckerinterne (!) Nummer des Schachtes ausgewiesen.
       
      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und wird daher nicht berücksichtigt.
      Schacht für restliche Seiten
      In diesem Feld wird nach Auswahl eines speziellen Druckerschachtes im Feld Drucker für restliche Seiten die drucker-interne (!) Nummer des Schachtes ausgewiesen.
      Schacht für restliche Seiten der Kopien
      In diesem Feld wird nach Auswahl eines speziellen Druckerschachtes im Feld Drucker für restliche Seite der Kopien die drucker-interne (!) Nummer des Schachtes ausgewiesen. 
      Schriften im PDF einbetten
      Alle verwendeten Schriften des PDF-Dokuments werden eingelagert, damit das Dokument auch für Benutzer lesbar bleiben, die die Schriften des Dokuments nicht installiert haben. Eingelagert bedeutet, dass die Schriften nicht als Zeichen gespeichert, sondern als Bilder mit dem Dokument verknüpft werden. Nachteil: Damit wird das Dokument vergrößert. 

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Relevant ist diese Einstellung bei den Programm-Abläufen Archivieren, Mail und PDF-Ablage, da bei diesen Abläufen ein PDF-Dokument erzeugt wird.
       
      Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
      Relevant ist diese Einstellung vor allem beim E-Mail-Versand der Rechnung an den Kunden, wobei durch diese Einstellung die Größe des Dokuments etwas steigt.
      Seiten pro Blatt
      Diese Anzahl von aufbereiteten Seiten werden pro Blatt am Drucker ausgegeben.

      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen.
      Sortierung
      Hier ist die gewünschte Drucksortierung für mehrseitige Kopien auszuwählen. 

      Möglich sind folgende zwei Sortierungen der Kopien:
      • 1,2,3…; 1,2,3…
      • 1,1;2,2;3,3;...
      Umbruchsschwelle
      Definiert die Umbruchsschwelle im Report in Millimeter. Textbereiche, die größer als dieser Wert sind, werden bei Bedarf umgebrochen und auf die nächste Seite gesetzt.
       
      Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
      Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen.

      In der LEA wird der Umbruch vor allem über die Einstellungen je Band im Honorarnotenformular geregelt (siehe Hilfethema Honorarnotengestaltung). Zudem kann über den LEA Parameter Umbruch zwischen Summe und Fuß möglich erreicht werden, dass Nettosumme, Umsatzsteuer und Bruttosumme immer mit dem Rechnungsfuß gemeinsam auf der zweiten Seite angeführt werden, wenn der Fuß allein platzbedingt einen Umbruch auslösen würde.
      Unterschrift notwendig
      Kennzeichnung, ob eine Unterschrift notwendig ist