Feldauswahl Umbuchungen: Alle Felder
AL-Nr | Mitarbeiternummer jenes Mitarbeiters, der als Abteilungsleitung für diese Honorarposition ermittelt wurde. | ||
Buchungstext | Dieses Feld enthält den Buchungstext des Geschäftsfalls. Der Buchungstext kann für die Verbuchung der Honorarnote in die Fibu verwendet werden, wenn der LEA Parameter Buchungstext entsprechend hinterlegt ist. Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Honorarnote, kann das Feld entweder manuell befüllt werden oder ermittelt werden.
Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Ausbuchung oder eine stornierte Ausbuchung, ist dieses Feld immer leer, da keine automatische Ermittlung oder manuelle Befüllung vorgesehen ist. Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Umbuchung, wird hier jener Umbuchungstext angezeigt, der im Zuge der Umbuchung manuell als Notiz zum Geschäftsfall vergeben wird. Wenn man eine Leistung im Umbuchungsmanager (Rechnungsbearbeitung) oder Umbuchungsmanager (Leistungserfassung) betrachtet, heißt dieses Feld Umbuchungstext. Hier wird ebenso der Buchungstext des Umbuchungsgeschäftsfalls angezeigt. | ||
BuJ | Dieses Feld enthält das Buchungsjahr des Geschäftsfalls. Das Buchungsjahr ist gemeinsam mit dem Buchungsmonat relevant für Auswertungen, d. h. in welcher Buchungsperiode der Geschäftsfall statistisch gerechnet werden soll. Dieses Jahr wird automatisch in das Feld Erledigt-Jahr jener Leistungen, welche durch diesen Geschäftsfall abgerechnet sind, übergeben. Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Honorarnote, ist in diesem Feld das Buchungsjahr der Honorarnote ersichtlich, sobald die Honorarnote mit Rechnungsnummer gedruckt wird (Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken). Das Buchungsjahr wird zu diesem Zeitpunkt entweder vom Belegdatum oder vom Bis Leistungszeitraum ermittelt (lt. LEA Parameter Periodisierung Rechnung). Das Buchungsjahr kann bei der Rechnungsfunktion Rechung abschließen nochmals neu aktualisiert werden, wenn mit aktiver Periodenverwaltung gearbeitet wird und der LEA Parameter Periodenwechsel nach Rechnungsdruck dementsprechend eingestellt ist. Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Ausbuchung, eine stornierte Ausbuchung oder eine Umbuchung, ist in diesem Feld das Buchungsjahr der Ausbuchung (Ausbu-Jahr)/stornierten Ausbuchung bzw. Umbuchung ersichtlich. Das Buchungsjahr wird aufgrund der Periodenverwaltung ermittelt. Ist keine Periodenverwaltung aktiv, wird das Buchungsjahr 1:1 aus der Periode des ursprünglichen Geschäftsfalls ermittelt. | ||
BuM | Dieses Feld enthält den Buchungsmonat des Geschäftsfalls. Der Buchungsmonat ist gemeinsam mit dem Buchungsjahr relevant für Auswertungen, d. h. in welche Buchungsperiode der Geschäftsfall statistisch gerechnet werden soll. Dieser Monat wird automatisch in das Feld Erledigt-Monat jener Leistungen, welche durch diesen Geschäftsfall abgerechnet sind, übergeben. Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Honorarnote, ist in diesem Feld der Buchungsmonat der Honorarnote ersichtlich, sobald die Honorarnote mit Rechnungsnummer ausgedruckt wird (Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken). Der Buchungsmonat wird zu diesem Zeitpunkt entweder vom Belegdatum oder vom Bis Leistungszeitraum ermittelt (lt. LEA Parameter Periodisierung Rechnung). Der Buchungsmonat kann bei der Rechnungsfunktion Rechung abschließen nochmals neu aktualisiert werden, wenn mit aktiver Periodenverwaltung gearbeitet wird und der LEA Parameter Periodenwechsel nach Rechnungsdruck dementsprechend eingestellt ist. Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Ausbuchung, eine stornierte Ausbuchung oder eine Umbuchung, ist in diesem Feld der Buchungsmonat der Ausbuchung (Ausbu-Monat)/stornierte Ausbuchung bzw. Umbuchung ersichtlich. Der Buchungsmonat wird aufgrund der Periodenverwaltung ermittelt. Ist keine Periodenverwaltung aktiv, wird das Buchungsmonat 1:1 aus der Periode des ursprünglichen Geschäftsfalls ermittelt. | ||
Datenbesitzer für Ansehen | In diesem Feld kann eine Datenbesitzergruppe für die Funktion "Ansehen" eingetragen werden. Eine automatische Ermittlung einer bestimmten Datenbesitzergruppe mithilfe der LEA Einstellung Berechtigung ist möglich. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themendokumentation Spezielle Datenbesitzerkonzepte in der LEA im Kapitel Datenbesitzerkonzept Fakturierung. Bei den Umbuchungen kann das Feld nur (automatisch) befüllt werden, wenn mit Sammelprojekten gearbeitet wird, und diese einen Datenbesitzer hinterlegt haben. | ||
Datenbesitzer für Bearbeiten | In diesem Feld kann eine Datenbesitzergruppe für die Funktion "Bearbeiten" eingetragen werden. Eine automatische Ermittlung einer bestimmten Datenbesitzergruppe mithilfe des LEA Parameters Berechtigung ist möglich. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themendokumentation Spezielle Datenbesitzerkonzepte in der LEA im Kapitel Datenbesitzerkonzept Fakturierung. Bei den Umbuchungen kann das Feld nur (automatisch) befüllt werden, wenn mit Sammelprojekten gearbeitet wird und diese einen Datenbesitzer hinterlegt haben. | ||
Erst-Dat | Dieses Feld gibt an, zu welchem Zeitpunkt die Honorarposition/der Geschäftsfall im Programm entstanden ist. Handelt es sich um eine Ausbuchung, ist in diesem Feld das Datum der Ausbuchung ersichtlich (Ausbuchungsdatum). | ||
Ersteller | Dieses Feld gibt an, mit welchem NTCS User die Honorarposition/der Geschäftsfall erstellt worden ist. Handelt es sich um eine Ausbuchung, ist in diesem Feld die User-ID jenes Mitarbeiters, welcher die Ausbuchung durchgeführt hat, ersichtlich. Arbeiten Sie mit der Honorarnotenfreigabe mit Workflow, können Sie als freigebende Person den Ersteller der Honorarposition definieren. Dazu steht Ihnen für die Workflowspezialfunktion LEA Rechnung freigeben im Feld "Sachbearbeiter" das Feld Honorarnote Sachbearbeiter zur Verfügung. | ||
GF-Nr | Mitarbeiternummer jenes Mitarbeiters, der als Geschäftsführung für diese Honorarposition ermittelt wurde. | ||
Herstellkosten | Dieses Feld zeigt die Herstellkosten der Honorarposition bzw. des Geschäftsfalls an. Die Höhe der Herstellkosten wird berechnet aus den gesamten Herstellkosten der Leistungen, die in diesem Geschäftsfall enthalten sind. Ausnahme: Handelt es sich bei der Honorarposition um eine stornierte Ausbuchung, werden die Herstellkosten auf den Wert Null gestellt. | ||
Honorarpos.-Nr. | Dieses Feld enthält eine eindeutige 15-stellige Nummer, die für jede Honorarposition vom System automatisch generiert wird und nicht beeinflusst werden kann. | ||
Kunde | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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Kunden-Nr. | Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet. Hinweis
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L-User | Dieses Feld gibt an, welcher NTCS User die Honorarposition/den Geschäftsfall das letzte Mal bearbeitet hat. | ||
Matchcode | Wiederholung der Bezeichnung. Der Matchcode wird in allen Suchroutinen verwendet und kann theoretisch abgeändert werden, wenn Sie die Person unter einem anderen Begriff finden möchten. In den TOOLS Parametern kann eingestellt werden, in welchen Fällen sich der Matchcode eines Datensatzes aktualisieren soll: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Gesamtsystem → Matchcodeverhalten Für Kunden können Sie zusätzlich ein abweichendes Matchcode-Verhalten einstellen: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein: | ||
Notiz | Dieses Feld dient zur Erfassung einer Notiz zur Honorarposition bzw. zum Geschäftsfall. In der Liste kann die Notiz einfach mit einem Doppelklick in die Spalte erfasst/bearbeitet werden. Ist eine Notiz zur Honorarposition/zum Geschäftsfall vorhanden, wird dies über das Notiz-Symbol  angezeigt.Die Notiz kann unabhängig vom Status der Honorarposition/des Geschäftsfalls hinterlegt werden. Die Notiz kann auch an folgenden weiteren Stellen für eine Honorarnote erfasst/bearbeitet werden, und wird auch dementsprechend wechselweise angeglichen:
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Sammelprojektname | Bezeichnung des Sammelprojekts. | ||
Sap-Nr | In diesem Feld ist die Nummer des Sammelprojekts, zu welchem die Honorarposition gehört bzw. unter welchem der Geschäftsfall abgerechnet wird, enthalten. Das Sammelprojekt der Honorarposition wird vom Sammelprojekt der Leistungen, die zu diesem Geschäftsfall gehören, ermittelt und ist immer eindeutig. Eine Ermittlung findet jedoch nur statt, wenn mit Sammelprojekten gearbeitet wird - was sehr selten der Fall ist. | ||
Selbstkosten | Dieses Feld zeigt die Selbstkosten der Honorarposition bzw. des Geschäftsfalls an. Die Höhe der Selbstkosten wird berechnet aus den gesamten Selbstkosten der Leistungen, die in diesem Geschäftsfall enthalten sind. Ausnahme: Handelt es sich bei der Honorarposition um eine stornierte Ausbuchung, werden die Selbstkosten auf den Wert Null gestellt. | ||
UmbuchungsNr | Dieses Feld enthält die eindeutige Belegnummer, die die Rechnung bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken erhält. Aufgrund des gewählten Rechnungsdatums, das im Feld Rechnungsdatum im Dialogfenster Rechnung mit Nummer drucken eingegeben worden ist, entscheidet das Programm automatisch, welcher Rechnungsnummernkreis angesprochen wird. Das Programm erzeugt in der Folge die korrekte, fortlaufende Rechnungsnummer für die Rechnung (siehe Thema Rechnungsnummernkreise). UmbuchungsNr Handelt es sich bei der Honorarposition um eine Umbuchung, heißt dieses Feld UmbuchungsNr und wird nur befüllt, wenn der LEA Parameter Umbuchungsnummer aktiviert ist. In diesem Fall wird je Umbuchung eine fortlaufende Nummer, beginnend mit 1, erzeugt und auf dem Umbuchungsgeschäftsfall gespeichert. Ansonsten erhält der Geschäftsfall die Nummer 0. | ||
Umsatzzeile | Hier wird die Bezeichnung für die Umsatzzeile festgelegt. | ||
UmsatzzeileNr | Eine Umsatzzeile ermöglicht die Zusammenfassung von Sammelprojekten gleicher Abteilungen und unterschiedlicher Firmen. Sie stellt eine weitere Übergliederungsmöglichkeit dar, die nur als Sortierkriterium für LEA Auswertungen existiert. Diese Funktion kann nur in einem Individualmodus der LEA verwendet werden! Damit können alle Umsätze eines Abteilungsleiters in einer aggregierten Zeile (über alle Verrechnungsfirmen, Sammelprojekte, Projekte etc., die darin enthalten sind) dargestellt werden. Die Entscheidungsträger bekommen eine kompaktere Sicht auf "Ihre" Umsätze / offenen Leistungen und dergleichen. | ||
UPer | Dieses Feld beinhaltet die Buchungs-Unterperiode des Geschäftsfalls. Dieses Feld wird nur befüllt, wenn in der Periodenverwaltung auch Unterperioden geführt werden (sehr selten). In diesem Fall wird die Buchungsperiode (Buchungsjahr/Buchungsmonat) des Geschäftsfalls für Auswertungszwecke auch um die Unterperiode ergänzt. | ||
VerrechFirm-Nr | Dieses Feld beinhaltet jene eigene Firma, unter welcher die Honorarposition verrechnet wird bzw. welcher dieser Geschäftsfall zugerechnet wird. Handelt es sich bei der Honorarposition um eine Honorarnote, wird die Verrechnungsfirma beim Honorarnoten aufbereiten von der Verrechnungsfirma der Leistungen, die zu diesem Honorarnote gehören, ermittelt und ist immer eindeutig (siehe auch Ermittlung der Verrechnungsfirma). Wenn Sie die Verrechnungsfirma bei einer bestehenden Honorarnote ändern und abspeichern, wird die neue Verrechnungsfirma auch auf die Leistungen der Honorarnote gesetzt. Der Grund dafür ist, dass die Verrechnungsfirma der Honorarnote immer mit jener Firma der darin abzurechnenden Leistungen übereinstimmen muss. Bitte beachten Sie, dass sich die Verrechnungsfirma der Leistungen nicht automatisch auf den ursprünglichen Zustand aktualisiert, wenn Sie die Honorarnote löschen. Sobald sich die Verrechnungsfirma im gleichnamigen Feld ändert, wird - falls die Honorarnote bereits in der Honorarnoten-Vorschau angesehen worden ist - das Rechnungsdokument automatisch gelöscht. Ändern Sie die Verrechnungsfirma am Honorarnotendatensatz, obwohl am Rechnungsdokument bereits textliche Änderungen vorgenommen worden sind, erhalten Sie die Meldung, dass durch das Ändern des Feldes die bereits manuell getätigten textlichen Änderungen verworfen werden und das Rechnungsdokument neu generiert wird. Zusätzlich wird eine eventuell bereits zugeordnete Eigene Bankverbindung gelöscht, da diese von der Verrechnungsfirma abhängig sind. Zu diesem Zeitpunkt kann das Löschen des bestehenden Rechnungsdokuments nur verhindert werden, wenn das Bearbeiten des Honorarnotendatensatzes mit "Abbrechen" beendet wird. Ein etwaiges Zurückstellen der Verrechnungsfirma auf den ursprünglichen Wert und das Speichern der Bearbeitung verhindern das Löschen des bestehenden Rechnungsdokuments nicht. Das Ändern der Verrechnungsfirma ist nur im Status Offen möglich, danach ist das Feld für eine Änderung gesperrt. Weiters wird eine Änderung der Verrechnungsfirma unterbunden, wenn mindestens ein Akonto oder eine Teilrechnung zugeordnet ist. In diesem Fall erhalten Sie beim Versuch, die Verrechnungsfirma zu ändern, eine Hinweismeldung.  Handelt es sich bei der Honorarposition um eine Ausbuchung, stornierte Ausbuchung oder Umbuchung, wird die Verrechnungsfirma beim Ausführen der jeweiligen Funktion von der Verrechnungsfirma der Leistungen, die zum Geschäftsfall gehören, ermittelt. | ||
Zugang | Dieses Feld heißt Zugang und unterscheidet Umbuchungsgeschäftsfälle voneinander, bei welchen Leistungen von einem Kunden auf einen anderen Kunden umgebucht wurden. Ändert sich mit der Umbuchung der Kunde der Leistungen, wird dieser Umstand über das Erzeugen von zwei Umbuchungshonorarpositionen abgebildet. Bei jener Honorarposition, welche den ehemaligen Kunden aufweist, bleibt dieses Feld leer. Jene Honorarposition, welche den aktuellen Kunden aufweist, wird dieses Feld mit einem Häkchen  markiert.Ändert sich mit der Umbuchung der Kunde der Leistungen nicht, wird nur eine Umbuchungshonorarposition erzeugt, welche in diesem Feld ebenfalls ein Häkchen  aufweist. Somit können unter jedem Kunden alle Umbuchungsgeschäftsfälle, in die der Kunde involviert war, aufgerufen werden. | ||
Änd-Dat | Datum, an dem die Honorarposition/der Geschäftsfall zuletzt bearbeitet wurde. |
