Lieferanten in der WWS
In dieser Themenhilfe wird beschrieben, wie Sie Lieferanten anlegen und bearbeiten können. In den Spezialthemen finden Sie Informationen zu weiterführenden Themen, die mit dem Thema "Lieferanten" in Zusammenhang stehen.
Allgemeines
Lieferanten werden in der Warenwirtschaft für die Anlage von Anfragen, Bestellungen, Ankäufen und Produktionsaufträgen benötigt. Bei jedem Lieferanten sind bestimmte Informationen wie z. B. Lieferantennummer, Name, Adresse hinterlegt.
Die Anlage von Lieferanten kann über das Paket CRM oder das Paket WWS durchgeführt werden:
- Paket CRM → Stammdaten → Personen → Lieferanten
- Paket WWS → Stammdaten → Kunden und Lieferanten → Lieferanten
Beim Aufruf des Fensters "Lieferanten" über die WWS sind gewisse Felder vorhanden, die nur für die WWS benötigt werden. Diese Felder sind nicht verfügbar, wenn das Fenster "Lieferanten" über das Paket CRM geöffnet wird.
Im Folgenden wird kurz auf das Fenster "Lieferanten" eingegangen. Die wichtigsten Funktionen für das tägliche Arbeiten und die Spezialthemen finden Sie im Anschuss.
Fenster "Lieferanten"
Eine Übersicht aller bereits angelegten Lieferanten bietet das Fenster Lieferanten. Hier können die Lieferanten angelegt bzw. verwaltet werden.
Informationen zum Aufbau und mögliche Einstellungen des Fensters finden Sie in der Fensterhilfe Lieferanten des Pakets WWS. Informationen zu den Funktionen werden in der Fensterhilfe Lieferanten des Pakets CRM beschrieben.
Eine der wichtigsten Funktionen ist die Neuanlage von Lieferanten.
Tägliches Arbeiten
Im Folgenden wird das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Lieferanten Schritt für Schritt erklärt.
Lieferanten anlegen
Neue Lieferanten können im Fenster Lieferanten mit der F5-Funktion angelegt werden.
Die F5-Funktion kann entweder über die Schaltfläche mit dem Plus oder mit der F5-Taste auf der Tastatur ausgeführt werden.
Eine weitere Möglichkeit ist der Aufruf über die rechte Maustaste. Dort finden Sie die Funktion "Neu".
Mit dem Ausführen der F5-Funktion (Neu) öffnet sich die Neuanlage des Lieferanten. Dabei wird zunächst die Personennummer abgefragt. Bei der Anlage von Lieferanten ist die Personennummer die Lieferantennummer.
Hinweise
 | Beim Feld "Personennummer" muss ein Wert eingegeben werden. Erst wenn dieses Feld befüllt ist, sind die weiteren Felder des neuen Lieferanten bearbeitbar. Informationen zur F8-Funktion finden Sie im Punkt F8-Funktion beim Feld "Personennummer". Informationen zur Personennummer des Lieferanten finden Sie in den Spezialthemen unter Punkt Lieferantennummer. |
Nach der Vergabe der Lieferantennummer (Feld "Personennummer") können weitere Felder befüllt werden, z. B. Name des Lieferanten, Adresse, UID-Nummer.
Das Feld "Land" muss auf jeden Fall befüllt werden. Wenn für den Lieferanten eine UID-Nummer vorliegt, ist auch diese einzugeben. Diese Felder werden für die Kontenfindung benötigt, d. h., dass die Aufwandskonten bei der Anlage z. B. von Bestellungen nur dann korrekt gefunden werden, wenn diese Felder richtig gewartet sind.
Das Feld "Sprache" ist auszuwählen, wenn die Ausdrucke für den Lieferanten in einer abweichenden Sprache erfolgen sollen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Fremdsprache.
Das Feld "Währung" ist zu befüllen, wenn der Lieferant seine Belege in einer abweichenden Währung erhalten soll. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Fremdwährung.
Das Feld "Währung" ist zu befüllen, wenn der Lieferant seine Belege in einer abweichenden Währung erhalten soll. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Fremdwährung.
Welche weiteren Felder Ihnen bei der Neuanlage bzw. Bearbeitung des Lieferantenstamms zur Verfügung stehen, finden Sie in der Fensterhilfe Lieferanten unter Punkt Lieferanten.
Sobald alle gewünschten Felder eingegeben worden sind, kann der neue Lieferant mit der Funktion "Speichern und Schließen" gespeichert werden.
Der neue Lieferant ist nun als Datensatz im Fenster Lieferanten zu sehen und kann in der Warenwirtschaft verwendet werden.
Mit dem Speichern wird der Lieferant automatisch als Personenkonto in der aktuellen Fibu angelegt. Auch bei Firmengruppen wird bei zentraler Personenverwaltung das Personenkonto im Personenkonto-Standardkontenrahmen angelegt. Nähere Informationen dazu finden Sie im Punkt Die gemeinsame Personenwartung in der FIBU Themenhilfe Firmengruppe und Personenwartung.
Lieferanten bearbeiten
Möchten Sie einen Lieferanten bearbeiten, suchen Sie diesen zunächst im Fenster Lieferanten.
Nachdem Sie den gewünschten Lieferanten markiert haben, kann die F6-Funktion entweder mit der Schaltfläche mit dem Stift oder mit der F6-Taste auf Ihrer Tastatur ausgeführt werden.
Eine weitere Möglichkeit ist der Aufruf über die rechte Maustaste. Dort finden Sie die Funktion "Bearbeiten".
Mit dem Ausführen der F6-Funktion (Bearbeiten) öffnet sich die Bearbeitung des ausgewählten Lieferanten.
Änderungen können vorgenommen werden und mit der Funktion "Speichern und Schließen" gespeichert werden.
Ist die Bearbeitung versehentlich geöffnet worden oder sollen die Änderungen doch nicht gespeichert werden, kann die Bearbeitung mit der Funktion "Verwerfen und Schließen" ohne zu speichern geschlossen werden.
Sind zu dem Lieferanten schon Bewegungsdaten (z. B. Bestellungen) vorhanden, ist dabei zu beachten, dass sich die Änderungen nicht direkt auf vorhandene Bestellungen auswirken. Nur Änderungen von Adressdaten werden beim Ausdruck sofort schlagend. Dies gilt auch beim Nachdruck von Belegen, wenn diese nicht aus dem Archiv kommen.
Lieferanten löschen
Möchten Sie einen Lieferanten löschen, suchen Sie diesen zunächst im Fenster Lieferanten.
Nachdem Sie den gewünschten Lieferanten markiert haben, kann die F7-Funktion entweder mit der Schaltfläche mit dem Papierkorb oder mit der F7-Taste auf Ihrer Tastatur ausgeführt werden.
Eine weitere Möglichkeit ist der Aufruf über die rechte Maustaste. Dort finden Sie die Funktion "Löschen".
Mit dem Ausführen der F7-Funktion (Löschen) erscheint die Meldung: "Sind Sie sicher, dass Sie den markierten Datensatz endgültig löschen wollen?".
Wenn Sie die Abfrage mit "Löschen" bestätigen, wird der Lieferant tatsächlich gelöscht.
Ist der Lieferant schon verwendet worden, z. B. in einer Bestellung, kann dieser nicht mehr gelöscht werden. Beim Löschen erscheint in einem solchen Fall das Fenster Kunde/Lieferant löschen. Dort wird anzeigt, dass der Lieferant nicht gelöscht werden kann. Weiters ist dort eine Auflistung der Programme zu sehen, wo der Lieferant verwendet worden ist.
Bei bereits verwendeten Lieferanten besteht die Möglichkeit, diese inaktiv zu setzen. Dazu kann das Feld "Aktiv" am Lieferanten auf "Nein" gestellt werden.
Inaktive Lieferanten können nicht mehr verwendet werden, beispielsweise können inaktive Lieferanten nicht bei der Anlage einer Bestellung ausgewählt werden.
Weiters kann mit dem Austrittsdatum des Lieferanten gearbeitet werden. Sobald beim Lieferanten ein Austrittsdatum in der Vergangenheit hinterlegt ist, wird automatisch das Kennzeichen "Aktiv" auf "Nein" gestellt.
Hinweis
| Ist der Lieferant tatsächlich gelöscht worden (d. h., nicht nur auf inaktiv gesetzt), kann der Lieferant nicht wiederhergestellt werden. |
Spezialthemen
Im Folgenden werden spezielle Themen erklärt, die im Zusammenhang mit der Anlage bzw. Bearbeitung von Lieferanten stehen.
Lieferantennummer
Wie beim Punkt Lieferanten anlegen bereits erwähnt, muss die Personennummer (Lieferantennummer) bei der Neuanlage zuerst vergeben werden, damit danach alle weiteren Felder des neuen Lieferanten bearbeitet werden können.
Eindeutigkeit der Lieferantennummer
In Firmengruppen kann die Eindeutigkeit von Lieferantennummern über folgenden Parameter gesetzt werden.
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein
Bei einer Neuanlage wird geprüft, ob die Nummer der Person (Kunde, Lieferant ...) innerhalb einer Firmengruppe eindeutig ist. Hinweis
0 - Nein (Standard): Innerhalb der Firmengruppe kann eine Personennummer mehrmals, d. h. für verschiedene Personen, vergeben werden. Beispiel: Kunde 200000 ist in Firma 1 Max Mustermann und in Firma 2 Mia Maier. 1 - Ja: Innerhalb der Firmengruppe gibt es eindeutige Personennummern - d. h., bei der Neuanlage einer Person wird geprüft, ob die Nummer der Person innerhalb der Firmengruppe bereits existiert. Beispiel: Kunde 200000 ist in Firma 1 Max Mustermann. In Firma 2 kann kein Kunde mehr mit dieser Nummer angelegt werden, da die Nummer bereits in Firma 1 verwendet wird. BMD empfiehlt, diesen Parameter mit der Einstellung "1 - Ja" zu verwenden. Es kann ansonsten in manchen Programmbereichen zu Problemen mit der Personenerkennung kommen. Die Einstellung "0 - Nein" sollte in jedem Fall mit einem BMD Berater abgesprochen werden, da sie nur in wenigen Ausnahmefällen verwendet werden kann. Sofern der Parameter "Personenerfassung unter Hauptfirma" auf "JA" eingestellt ist, hat die Einstellung in diesem Parameter allerdings keine Auswirkung. Besonderheit Paket FIBU Umstellen des Parameters nur nach Absprache mit dem Support! Wenn FIBUs für Firmen innerhalb von Firmengruppen importiert werden sollen, dann muss bei Einstellung "1 - ja" darauf geachtet werden, dass die Kunden und Lieferanten der zu importierenden FIBUs zum Zeitpunkt des Imports "eindeutige" Nummern aufweisen. (z. B. der Kunde 200000 ist in allen Fibus - sofern vorhanden - Max Mustermann). In so einem Fall müssen also VOR dem Import der FIBUs die Personennummern angepasst werden, soweit sie nicht eindeutig sind. Ist das nicht möglich (etwa weil die Firmengruppe gerade eingerichtet wurde und die FIBUs, die bisher der STB gebucht hat, zügig weitergeführt werden sollen), dann muss der Parameter auf "2 - Nein" gestellt sein. Falls mittelfristig eindeutige Nummern von Kunden und Lieferanten angestrebt werden, müssen diese dann innerhalb der Firmengruppe nach und nach umgestellt bzw. bereinigt werden (Termin im Support). |
Nummernkreis für Lieferantennummer
Die Nummernkreise für Lieferantennummern werden im Paket CRM im Fenster Nummernkreise festgelegt. Im Standardfall werden die Lieferantennummern innerhalb eines Kontenkreises geführt.
Nähere Informationen zu den Nummernkreisen und dem Auslieferungsstandard finden Sie in der Hilfe Nummernkreise.
Wiederverwendung der Lieferantennummer
Sollen die Nummern von ausgeschiedenen Lieferanten wiederverwendet werden, kann dies im folgenden Parameter aktiviert werden.
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein
Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, ob die Nummern ausgeschiedener Personen wiederverwendbar sind. Diese Einstellung gilt immer für Kunden UND Lieferanten. Hinweis bei Firmengruppe
|
F8-Funktion beim Feld "Personennummer"
Die F8-Funktion beim Feld "Personennummer" bei der Neuanlage eines Lieferanten vergibt die nächste Lieferantennummer lt. Nummernkreis.
Ist allerdings nicht nur ein Nummernkreis für Lieferanten in den CRM Stammdaten vorhanden, wird mit der F8-Funktion zunächst der Nummernkreis abgefragt. Erst wenn dieser ausgewählt worden ist, wird eine Lieferantennummer vorgeschlagen.
Beispiel
 | In einer Firma gibt es zwei Nummernkreise für Lieferanten. Im Fenster Nummernkreise existieren daher zwei Einträge.  Wird bei der Neuanlage eines Lieferanten nun die F8-Funktion beim Feld "Personennummer" aufgerufen, wird nicht sofort die nächste Lieferantennummer vergeben, sondern es öffnet sich zunächst das Fenster "Nummernkreis suchen".  In diesem Fenster muss nun der gewünschte Nummernkreis gewählt werden und mit "Übernehmen" wird die nächste Lieferantennummer innerhalb des gewählten Nummernkreises vergeben.   |
Lieferanten in Firmengruppe
In Firmengruppen werden die Kunden bzw. Lieferanten entweder zentral (in der Hauptfirma) oder dezentral (in allen Firmen einzeln) gewartet. Dies ist abhängig von den Parametereinstellungen im Paket CRM. Die Ausprägung "WWS Einzelfirma" hat darauf keinen Einfluss.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Firmengruppe in der WWS unter Punkt Kunden/Lieferanten/Diverse Personen.
Informationen zu den FIBU Einstellungen für die Personenwartung in Firmengruppen finden Sie in der FIBU Themenhilfe Firmengruppe und Personenwartung.
Abweichende Empfänger und Adressen
Am Lieferanten können abweichende Empfänger und abweichende Adressen hinterlegt werden. Im Folgenden werden diese kurz beschrieben.
Lieferempfänger
Am Lieferanten kann im Feld "Lieferempfänger" ein abweichender Empfänger der Lieferung hinterlegt werden, wenn nicht an die Firmenadresse geliefert werden soll. Wenn kein abweichender Lieferempfänger eingetragen wird, ist die Firma zugleich der Lieferempfänger. Als Lieferempfänger können eigene Adressen, Kunden/Lieferanten, Diverse Personen und Mitarbeiter ausgewählt werden.
Dieser Lieferempfänger wird als Vorschlag auf den Bestellkopf übernommen und kann dort gegebenenfalls geändert werden. Der Lieferempfänger kann nicht nur beim Lieferanten, sondern auch an anderen Stellen hinterlegt werden. Daher sind dabei die Einstellungen folgender Parameter zu beachten.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten
Wird hier ein Lieferempfänger eingetragen, so dient dieser als Vorschlagswert bei Anfragen-, Bestell-, Ankaufs-, Produktionsauftragserfassung. | |
Definition, ob der Lieferempfänger/die Lieferadresse vom Projekt ermittelt werden soll. 0 - Nein 1 - Ja: Der Lieferempfänger wird dann anhand der Reihenfolge Lieferant / Erfassungskennzeichen / Projekt / Parameter ermittelt. Die Lieferadresse wird anhand der Reihenfolge Erfassungskennzeichen / Projekt / Lieferant / Lieferempfänger-Hauptadresse ermittelt. |
Lieferadresse
Eine andere Möglichkeit ist die Eingabe einer abweichenden Lieferadresse. Grundsätzlich wird als Lieferadresse die Adresse des Lieferempfängers vorgeschlagen. Jedoch kann auch eine abweichende Adresse angelegt und im Lieferantenstamm hinterlegt werden.
Am Lieferanten sind die Lieferadressen im Feld "Lieferadresse" bzw. im Feld "Weitere Adressen" zu finden.
Die Adresse, die im Feld "Lieferadresse" gespeichert ist, wird als Lieferadresse auf z. B. die Bestellung übernommen.
Der Vorschlag kann auf der Bestellung bearbeitet werden, wenn eine andere Lieferadresse für die einzelne Bestellung verwendet werden soll.
Am Lieferanten sind die Lieferadressen im Feld "Lieferadresse" bzw. im Feld "Weitere Adressen" zu finden.
Die Adresse, die im Feld "Lieferadresse" gespeichert ist, wird als Lieferadresse auf z. B. die Bestellung übernommen.
Der Vorschlag kann auf der Bestellung bearbeitet werden, wenn eine andere Lieferadresse für die einzelne Bestellung verwendet werden soll.
Rechnungsempfänger
Am Lieferanten kann im Feld "Rechnungsempfänger (WWS)" ein abweichender Empfänger der Rechnung hinterlegt werden, wenn nicht an die Firmenadresse verrechnet werden soll. Wenn kein abweichender Rechnungsempfänger eingetragen wird, ist die Firma zugleich der Rechnungsempfänger. Als Rechnungsempfänger können eigene Adressen, Kunden/Lieferanten, Diverse Personen und Mitarbeiter ausgewählt werden.
Dieser Rechnungsempfänger wird als Vorschlag auf den Bestellkopf übernommen und kann dort gegebenenfalls geändert werden.
Der Rechnungsempfänger für die Bestellung kann auch allgemein in folgendem Parameter festgelegt werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten
Wird hier ein Rechnungsempfänger eingetragen, so dient dieser als Vorschlagswert bei Anfragen-, Bestell-, Ankaufs-, Produktionsauftragserfassung. |
Rechnungsadresse
Eine andere Möglichkeit ist die Eingabe einer abweichenden Rechnungsadresse. Grundsätzlich wird als Rechnungsadresse die Adresse des Rechnungsempfängers vorgeschlagen. Jedoch kann auch eine abweichende Adresse angelegt und im Lieferantenstamm hinterlegt werden.
Am Lieferanten sind die Rechnungsadressen im Feld "Rechnungsadresse" bzw. im Feld "Weitere Adressen" zu finden.
Die Adresse, die im Feld "Rechnungsadresse" gespeichert ist, wird als Rechnungsadresse auf z. B. die Bestellung übernommen.
Der Vorschlag kann auf der Bestellung bearbeitet werden, wenn eine andere Rechnungsadresse für die einzelne Bestellung verwendet werden soll.
Am Lieferanten sind die Rechnungsadressen im Feld "Rechnungsadresse" bzw. im Feld "Weitere Adressen" zu finden.
Die Adresse, die im Feld "Rechnungsadresse" gespeichert ist, wird als Rechnungsadresse auf z. B. die Bestellung übernommen.
Der Vorschlag kann auf der Bestellung bearbeitet werden, wenn eine andere Rechnungsadresse für die einzelne Bestellung verwendet werden soll.
Auslieferadresse
Die Auslieferadresse gibt den Ursprung der Ware an, also von wo die Auslieferung der Ware erfolgt. Das Land der Auslieferadresse ist für die Ermittlung des Handelspartnerlands bei der Intrastat-Meldung relevant. Als Auslieferadressen können WWS Adressen, Kunden/Lieferanten, Diverse Personen und Mitarbeiter ausgewählt werden.
Die Adresse, die im Feld "Auslieferadresse" gespeichert ist, wird als Auslieferadresse auf z. B. die Bestellung übernommen und kann dort noch bearbeitet werden.
Mögliche Lieferanten
Mögliche Lieferanten können bei der Anfragenerstellung anstatt Lieferanten verwendet werden. Der Vorteil dabei ist, dass bei der Neuanlage eines möglichen Lieferanten noch kein Lieferant angelegt wird und dieser mögliche Lieferant noch nicht in der FIBU als Lieferantenkonto aufscheint. Erst wenn beim möglichen Lieferanten tatsächlich etwas beauftragt wird, kann dieser zu einem Lieferanten umgewandelt werden. Eingegebene Stammdaten des möglichen Lieferanten gehen damit nicht verloren.
Mögliche Lieferanten werden in einem eigenen Nummernkreis geführt. Sie werden mit dem Feld "Ist möglicher Lieferant" gekennzeichnet. Dies ist dann interessant, wenn mögliche Lieferanten importiert werden sollen.
Mögliche Lieferanten können im Fenster Lieferanten angelegt werden. Dazu muss die Combobox rechts oben auf "Mögliche Lieferanten" umgestellt werden.
Sobald dies umgestellt ist, kann die Neuanlage mit der F5-Funktion begonnen werden.
Die angelegten möglichen Lieferanten können dann bei der Anfragenerstellung anstatt Lieferanten verwendet werden. Soll eine Anfrage zu einer Bestellung werden, muss der mögliche Lieferant auf einen Lieferanten umgestellt werden. Mögliche Lieferanten können nicht in Bestellungen, Ankäufen und Produktionsaufträgen verwendet werden.
Für die Umstellung eines möglichen Lieferanten in einen Lieferanten gibt es drei Möglichkeiten:
- Manuelle Umstellung im Lieferantenstamm
- Automatische Umstellung bei der Übernahme einer Anfrage in eine Bestellung
- Hilfsprogramm im Paket CRM
Bei der manuellen Umstellung wird im Fenster Lieferanten der mögliche Lieferant markiert und die Funktion "Mögl. Lieferant auf Lieferant umstellen" (Fenstermenü → Extras) ausgeführt. Im sich öffnenden Fenster kann nun die Personennummer ausgewählt werden, die als Lieferantennummer verwendet werden soll. Diese Variante ist zu verwenden, wenn Sie die Personennummer selbst vergeben möchten.
Die automatische Umstellung erfolgt bei der Übernahme einer Anfrage in eine Bestellung (Funktion "Als Bestellung übernehmen" im Fenster Anfragen), wenn der folgende Parameter aktiviert ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten
Definition, ob beim Ausführen der Funktion "Als Bestellung übernehmen" der "mögliche Lieferant" in einen "Lieferant" im Lieferantenstamm umgewandelt werden soll. 0 - Gesperrt: Die automatische Umwandlung ist gesperrt. Vor der Übernahme der Anfrage muss der mögliche Lieferant manuell im Lieferantenstamm in einen Lieferanten umgewandelt werden. 1 - Erlaubt: Der mögliche Lieferant wird bei der Übernahme automatisch in einen Lieferanten umgewandelt. |
Die Umstellung über das Hilfsprogramm im Paket CRM kann wie folgt aufgerufen werden:
Paket CRM → Stammdaten → Hilfsprogramme → Umstellen → Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen
Informationen dazu bietet folgendes 
Lernvideo: Wie kann ich eine Personennummer umstellen?
Lernvideo: Wie kann ich eine Personennummer umstellen?Lieferantengruppen
Es gibt die Möglichkeit einer Gruppierung über Lieferantengruppen (Lieferantenhaupt- und Lieferantenuntergruppen). Diese werden fix am Lieferanten zugeordnet.
Über die Felder "Lieferantenhauptgruppe" und "Lieferantenuntergruppe" am Lieferanten kann die Lieferantengruppe zum Lieferanten hinterlegt werden.
Über die Felder "Lieferantenhauptgruppe" und "Lieferantenuntergruppe" am Lieferanten kann die Lieferantengruppe zum Lieferanten hinterlegt werden.
Die Anlage von Lieferantenhaupt- und Lieferantenuntergruppen kann entweder direkt im Lieferantenstamm (über die Felder "Lieferantenhauptgruppe" und "Lieferantenuntergruppe") erfolgen oder über das eigene Fenster "Kunden- und Lieferantengruppen" (Paket WWS → Stammdaten → Kunden und Lieferanten → Kunden- und Lieferantengruppen).
In den Lieferantengruppen können Rückfall- und Vorschlagswerte für die Anlage von Lieferanten hinterlegt werden. Der Wert der Lieferantenuntergruppe zieht vor der Lieferantenhauptgruppe und vor den Standard-Lieferantenkennzeichen in den Parametereinstellungen (Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standardkunden-/-lieferantenkennzeichen). Nach den Lieferantengruppen kann auch ausgewertet werden.
Die Lieferantengruppen werden im Standard zweistufig geführt (Lieferantenhauptgruppe und Lieferantenuntergruppe). Wird nur eine Stufe benötigt, kann die Lieferantenhauptgruppe ohne Lieferantenuntergruppe verwendet werden. Ist eine mehrstufige Struktur gewünscht, kann dies nur über Personengruppen abgebildet werden. Nähere Informationen zu Personengruppen finden Sie in der Fensterhilfe Lieferanten (Paket CRM) unter Punkt Gruppen.
Aufwandskennzeichen
Aufwandskennzeichen können in den Kontentabellen hinterlegt werden. So besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Aufwandskonten für unterschiedliche Geschäftsfälle zu hinterlegen.
Ein solches Aufwandskennzeichen kann direkt am Lieferanten hinterlegt werden. Bei der Hinterlegung in Firmengruppen mit zentraler Personenverwaltung können die Aufwandskennzeichen nicht in den Lieferantenstammdaten hinterlegt werden, sondern müssen über die firmenbezogenen Adresszusätze gewartet werden.
Damit in der Bestellerfassung das Aufwandskennzeichen wie gewünscht ermittelt wird, ist die Einstellung der Reihenfolge der Ermittlung des Aufwandskennzeichens im folgenden Parameter festzulegen:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten
Definition, ob bei der Anfragen-/Bestellerfassung die Ermittlung des Aufwandskennzeichens bzw. wie die Reihenfolge der Findung erfolgen soll. Über den blauen Pfeil im Parameter kann die Parameter-Reihenfolge aufgerufen und definiert werden. Beispiel Das Aufwandskennzeichen soll vom Projekt ermittelt werden. Wird kein Aufwandskennzeichen gefunden, so soll die Ermittlung vom Erfassungskennzeichen erfolgen. In diesem Fall ist das Projekt und das Erfassungskennzeichen in der Parameter-Reihenfolge zu definieren, wobei das Projekt an oberster Stelle zu stehen hat. |
Im Parameter kann die Reihenfolge über das folgende Fenster festgelegt werden.
Wird nun das Aufwandskennzeichen vom Lieferanten ermittelt und am Bestellkopf vorgeschlagen, werden bei der Erfassung der Bestellpositionen die entsprechenden Konten lt. Hinterlegung der Kontentabelle gefunden.
ER-Sperre
Am Lieferanten kann das Feld "ER-Sperre" aktiviert werden.
Die ER-Sperre wird vom Lieferanten auf den Bestellkopf übernommen. Alle Bestellungen mit dem Kennzeichen "ER-Sperre" sind für die ER-Kontrolle gesperrt.
Für diesen Lieferanten sind nur die Bestellerfassung und Warenannahme möglich.
Liefersperre
Soll die Bestellerfassung für einen Lieferant nicht möglich sein, kann die Liefersperre verwendet werden. Diese kann am Lieferanten über das Feld "Liefersperre" aktiviert werden.
Über die Liefersperre kann definiert werden, ob eine Hinweismeldung kommt oder ob die Anlage von Anfragen, Bestellungen, Ankäufen und Produktionsaufträgen gesperrt wird. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
- Ohne Liefersperre
- Meldung, ohne Liefersperre:
Wird z. B. bei der Bestellung ein Lieferant mit der Liefersperre "Meldung, ohne Liefersperre" eingegeben, kommt die Hinweismeldung: "Für diesen Lieferanten ist die Liefersperre aktiviert, der Lieferant sollte nicht verwendet werden!" Die Bestellung kann dennoch angelegt werden.
- Meldung, mit Liefersperre: Die Erstellung z. B. einer Bestellung mit diesem Lieferanten ist nicht möglich. Bei Eingabe des Lieferanten in der Bestellung erscheint die Meldung: "Unzulässige Eingabe! Für diesen Lieferanten ist die Liefersperre aktiviert, der Lieferant darf nicht verwendet werden!"
Diese Einstellung empfiehlt sich, wenn die Erfassung von Bestellungen, Anfragen etc. zu einem Lieferanten unterbunden werden soll. - Meldung bei Lieferschein, ohne Liefersperre: Diese Einstellung hat keine Auswirkung im Einkauf.
- Meldung bei Lieferschein, mit Liefersperre: Diese Einstellung hat keine Auswirkung im Einkauf.
Firmenbezogener Adresszusatz
In Firmengruppen mit zentraler Personenverwaltung können manche Felder (z. B. Aufwandskennzeichen) nicht direkt am Lieferanten gewartet werden, wenn diese je Firma unterschiedlich sein sollen. In solchen Fällen kann über firmenbezogene Adresszusätze gearbeitet werden. Diese finden Sie im Fenster Lieferanten → Fenstermenü → Extras → Firmenbez. Adresszusatz oder über die rechte Maustaste auf den gewünschten Lieferanten → Firmenbez. Adresszusatz.
Folgende Felder können beim firmenbezogenen Adresszusatz je Firma gewartet werden:
Nähere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Firmengruppe in der WWS unter Punkt Wartung von firmenbezogenen Adresszusätzen.
Kontaktperson bzw. Ansprechpartner
Zum Lieferanten können Kontaktpersonen verwaltet werden. Dies ist z. B. am Lieferanten über das Feld "Ansprechpartner" mit der F8-Funktion möglich.
Wird die F8-Funktion ausgeführt, öffnet sich das Fenster Kontaktpersonen.
Hier können die Kontaktpersonen zum Lieferanten angelegt und verwaltet werden.
Gibt es für den Lieferanten einen Hauptansprechpartner, so kann dieser beim Feld "Ansprechpartner" ausgewählt werden. Zur Verfügung stehen Ihnen die angelegten Kontaktpersonen des Lieferanten.
Wird hier aus der Liste eine Kontaktperson als Hauptansprechpartner hinterlegt, wird dieser bei der Erstellung von z. B. Bestellungen als Kontaktperson des Lieferanten verwendet.
Beispiel
| Maria Müller wird als Hauptansprechpartnerin am Lieferanten 300000 ausgewählt.  Wird nun eine Bestellung für den Lieferanten erstellt, wird Maria Müller automatisch als Kontaktperson (Feld "Lieferant-Kontaktperson") auf den Bestellkopf übernommen.  |
Textbausteine am Lieferanten
Am Lieferanten stehen Textbausteine für Kopftext, Fußtext und E-Mail-Text zur Verfügung.
Kopftext bzw. Fußtext
Für Kopf- und Fußtext sind am Lieferanten folgende Textbausteine vorhanden:
- Kopftext
- Fußtext
Kopf- und Fußtext werden auf den Ausdrucken verwendet.
E-Mail-Text
Am Lieferanten kann ein E-Mail-Text hinterlegt werden.
Dieser wird bei der Erfassung (z. B. Bestellung) auf die Kopfdaten übernommen und kann dort noch geändert werden. Der E-Mail-Text wird beim E-Mail-Versand als Text in der E-Mail verwendet.
Wo der E-Mail-Text noch hinterlegt werden kann, finden Sie in der FAQ Wo können E-Mail-Texte hinterlegt werden?
Alle in der Warenwirtschaft zu verwendenden Textbausteine können im Paket WWS → Stammdaten → Artikel → Textbausteine angelegt, geändert oder auch importiert werden.
E-Mail-Adresse
Im Lieferantenstamm können E-Mail-Adressen hinterlegt werden. Dabei wird die Haupt-E-Mail-Adresse direkt ins Feld "E-Mail" geschrieben.
Mit der F4-Funktion erfolgt die Prüfung der E-Mail-Adresse mit der Robinsonliste. Mit der F8-Funktion können weitere E-Mail-Adressen zum Lieferanten angelegt werden.
Lieferantenartikel
Informationen zum Thema "Lieferantenartikel" finden Sie in der Themenhilfe Artikel unter dem Punkt Lieferantenartikel.
Lieferantenspezifische Preise
Sollen für Lieferanten andere Preise gelten als im Standard, können für diese Lieferanten eigene Preistabellen angelegt werden, die dann im Preismanagement einzelnen Lieferanten zugeordnet werden können. Bei der Preisfindung gilt immer die Reihenfolge lt. Zugriffsreihenfolge für Preisfindung.
Möchten Sie nur für einzelne Artikel einen lieferantenspezifischen Preis hinterlegen, kann dies auch über die Lieferantenartikel erfolgen. Sobald ein Lieferantenartikel mit einem abweichenden Preis angelegt wird, wird automatisch eine lieferantenspezifische Preistabelle mit dem Preis des Artikels angelegt und diese Preistabelle wird auch automatisch im Preismanagement dem Lieferanten zugeordnet.
Eine andere Möglichkeit ergibt sich am Artikel. Wenn am Artikel ein Einkaufspreis und der Hauptlieferant (Feld "Lieferant" am Artikelstamm) eingegeben werden, wird dieser Preis nicht in der Standard-Einkaufspreistabelle gespeichert, sondern in der Einkaufspreistabelle des Lieferanten. Gleichzeitig wird dazu ein Lieferantenartikel mit dem Hauptlieferanten und dem Einkaufspreis erstellt.
Nähere Informationen zum Thema "Lieferantenartikel" finden Sie in der Themenhilfe Artikel unter dem Punkt Lieferantenartikel.
Lieferantenspezifische Ausdrucksmodelle
Sollen für bestimmte Lieferanten andere Formulare oder andere Einstellungen für die Ausdrucke gelten, kann dies mittels eigener Ausdrucksmodelle erfolgen. Diese können über das Ausdrucksmodellmanagement einzelnen Lieferanten zugeordnet werden.
Nähere Informationen zum Thema "Ausdrucksmodelle" finden Sie in der Themenhilfe Ausdrucksmodelle.
Lieferantenstatistik
Die Lieferantenstatistik kann in den Auswertungen gestartet werden. Dort finden Sie beim Auswertungstyp "Statistik" einige Standardauswertungen zum Lieferanten.
Diverse Lieferanten
Gekennzeichnet wird ein Diverser Lieferant mit dem Kennzeichen "Diverser Kunde/Lieferant" am Lieferantenstamm. Mit diesem Kennzeichen wird ein besonderes Verhalten im Programm gesteuert.
Besonderheiten
Bei der Anlage eines Diversen Lieferanten sollen keine genauen Adressdaten im Lieferantenstamm hinterlegt werden. Die Ausnahme bildet dabei das Land, da dies für die spätere Kontenfindung relevant ist.
Wenn bei den Anfragen, Bestellungen, Ankäufen oder Produktionsaufträgen zusätzlich Adressdaten zum Diversen Lieferanten benötigt werden, können diese mithilfe einer Parametereinstellung in den aufgezählten Bereichen erfasst werden.
Besonderheiten
Bei der Anlage eines Diversen Lieferanten sollen keine genauen Adressdaten im Lieferantenstamm hinterlegt werden. Die Ausnahme bildet dabei das Land, da dies für die spätere Kontenfindung relevant ist.
Wenn bei den Anfragen, Bestellungen, Ankäufen oder Produktionsaufträgen zusätzlich Adressdaten zum Diversen Lieferanten benötigt werden, können diese mithilfe einer Parametereinstellung in den aufgezählten Bereichen erfasst werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten
Definition, ob bei Diverslieferanten die Adresseingabe geöffnet werden soll. 0 - Nein 1 - Ja: Es kommt nach Eingabe des Diverslieferanten ein Adresseingabefenster. Die eingegebene Adresse wird auf die Lieferantenadresse übernommen. Achtung: Der CRM Parameter unter Allgemein → "Erfassen Adressen" muss dafür auf "Je Adressart mehrere Adressen" stehen. |
Wird dieser aktiviert, wird im Kopf im Hintergrund eine weitere Adresse im Diversen Lieferanten abgespeichert. Aufgerufen werden die weiteren Adressen über das Feld "Weitere Adressen" im Lieferantenstamm. Dieses Feld ist nicht nur für Diverse Lieferanten im Einsatz.
Bei Auswertungen kann nur der gesamte Diverse Lieferant ausgewertet werden, aber nicht die einzelnen Adressen zu einem Diversen Lieferanten.
KuLi
Um doppelte Anlagen von Personen zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit, Kunden und Lieferanten in einer Person zu vereinen – sogenannte KuLi.
Aufruf über WWS
Aufruf über CRM
Um einen Kunden oder Lieferanten auf einen "KuLi" zu ändern, müssen bei der Person die Felder "Ist Kunde" bzw. "Ist Lieferant" eingeblendet und aktiviert werden. Sobald beide Felder aktiviert sind, kann die Person als Kunde und als Lieferant verwendet werden.
KuLis scheinen in beiden Fenstern (Kunden und Lieferanten) auf.
Die originale Personennummer verändert sich durch die zusätzliche Kennzeichnung nicht. Kundennummern können dadurch auch im Fenster Lieferanten sein und umgekehrt.
Beispiel
| Kunde 200000 wird zusätzlich als Lieferant gekennzeichnet. Da der Kunde 200000 nun auch ein Lieferant ist, findet sich der Lieferant 200000 auch im Fenster Lieferanten, obwohl dort sonst nur Lieferanten im Nummernkreis 300000 bis 399999 zu sehen sind. |
Hinweis
| Wenn ein Lieferant zum KuLi wird, ist darauf zu achten, dass folgende Einstellungen im Paket zu treffen sind, da es sonst zu Problemen bei der Verbuchung der Rechnung kommt:
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FAQ
Allgemeines
Tägliches Arbeiten
Wie lege ich einen neuen Lieferanten an?
Wie kann ein Lieferant geändert werden?
Wie können die Änderungen am Lieferanten rückgängig gemacht werden?
Wie kann ein Lieferant gelöscht werden?
Wie lege ich einen neuen Lieferanten an?
Wie kann ein Lieferant geändert werden?
Wie können die Änderungen am Lieferanten rückgängig gemacht werden?
Wie kann ein Lieferant gelöscht werden?
Wozu benötige ich mögliche Lieferanten?
Sind mögliche Lieferanten in der FIBU sichtbar?
Wie kann ein möglicher Lieferant in einen Lieferanten umgewandelt werden?
Sind mögliche Lieferanten in der FIBU sichtbar?
Wie kann ein möglicher Lieferant in einen Lieferanten umgewandelt werden?
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