Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern der Dokumentenübersicht:
 
Feldbeschreibung Dokumentenübersicht
Ablaufdatum
In diesem Feld können Sie das Ablaufdatum eines Dokuments angeben, das heißt, jenes Datum, ab dem dieses Dokument nicht mehr benötigt und automatisch gelöscht wird. Wie das Löschen aller abgelaufenen Dokumente eines Archivs funktioniert, erfahren Sie in der Themendokumentation  EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Löschen von Altdaten bzw. in der Hilfe zum Fenster Abgelaufene Dokumente löschen.

Hinweis
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Das Ablaufdatum kann auch automatisch ermittelt werden, wenn Sie auf der Dokumentenkategorie das Feld Ablaufdatum in Jahren befüllen.

Angesehen am
Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn ein Benutzer in der BMD Com-Mandantenplattform das freigegebene Dokument das erste Mal öffnet. Dieses Feld kann manuell nicht verändert werden, sondern wird nur, wie oben beschrieben, durch das Ansehen des Dokuments im BMD Com befüllt.  
Anhang
In diesem Feld können Sie anhand des Büroklammer-Symbols 1186245357000702990.png erkennen, ob bei der archivierten E-Mail auch ein Anhang dabei ist. Dieses Feld kann von Ihnen nicht bearbeitet werden. Bei der Archivierung von E-Mails, entweder über das Outlook AddIn oder per Drag & Drop, wird dieses Feld automatisch aktiviert, sobald es sich um eine E-Mail mit Anhang handelt.
Anlagegüter
Zum aktuellen Dokument können bei der Neuanlage bzw. beim Bearbeiten der Dokumentendaten Anlagegüter aus der Anlagenbuchhaltung zugeordnet werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Anlagegüter
Arbeitsgang
In diesem Feld können Sie einen Vorgang hinterlegen, der mit diesem Dokument in Verbindung stehen soll.
Arbeitsschein-Nr.
Handelt es sich beim archivierten Dokument um einen Arbeitsschein, wird Ihnen in diesem Feld die Arbeitsscheinnummer angezeigt.
Arbeitsverzeichnis
In diesem Feld wird der Pfad zum Dokument im Arbeitsverzeichnis angezeigt. Dieses Feld wird nur befüllt, wenn Sie das Dokument zur Bearbeitung geöffnet und eine Arbeitskopie des archivierten Dokuments im Arbeitsverzeichnis abgelegt wurde. Den Speicherort des Arbeitsverzeichnisses können Sie über den Parameter Arbeitsverzeichnis unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" festlegen. 


Dieses Feld wird automatisch wieder geleert, wenn Sie die Arbeitskopie zurück ins Archiv archivieren oder die Arbeitskopie verwerfen.
Artikel
Über dieses Feld können Sie dem Dokument einen bzw. mehrere Artikel zuordnen. In der Dokumentenübersicht können Sie sich dann am Reiter "Artikel" alle Dokumente zu einem bestimmten Artikel anzeigen lassen.
Auf Pfad verschoben
In diesem Feld wird Ihnen mittels grünem Häkchen angezeigt, ob das Dokument auf einen anderen Pfad verschoben wurde.
Barcode
In diesem Feld können Sie für das Dokument einen individuellen Barcode hinterlegen, damit beim Start der NTCS ein bestimmtes Dokument geöffnet wird. Dazu müssen Sie in den Eigenschaften der NTCS beim Feld Ziel folgende Übergabeparameter anhängen.
 
FUNC=MCS_OPEN_DOCUMENT
F= Nummer des Archivs
BC = der in diesem Feld hinterlegte Barcode.
 
1089712512001600000.png
 
Aufrufbeispiel 
Beispiel.png
...BMDNTCS.exe /FUNC=MCS_OPEN_DOCUMENT /F=1000 /BC=Testbarcode
 
 
Barcode in Verbindung mit BMDDOCS.DOK
Es gibt einen Parameter GDBB, der ermöglicht, dass die Zuordnung zum Dokument über den Barcode ermittelt wird. Ist das Dokument mit dem Barcode noch nicht vorhanden, wird es neu archiviert, aber auch bereits bestehende Dokumente werden aktualisiert. Wird das Dokument über den Barcode gefunden, erfolgt eine Archivierung über die interne Schnittstelle, die die Versionierungseinstellungen prüft und die auch sonst für den Ablauf der Archivierung zuständig ist (d. h. die Archivierung bzw. die Versionierung des Dokuments).
BelegNr-FIBU
In diesem Feld wird die Belegnummer, unter der dieses Dokument in der FIBU verbucht wurde, angezeigt.
 
Beispiel 
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Mit der Funktion "Ausdruck Rechnung mit Nummer" in der Verwaltung der Honorarnoten wird der Honorarnote eine Belegnummer zugewiesen und das Dokument archiviert. Die durch diese Funktion vergebene Belegnummer wird bei den archivierten Dokumenten in dieses Feld geschrieben.
Belegsymbol
In diesem Feld wird das Belegsymbol angezeigt, das bei der Verbuchung des Belegs in die FIBU vergeben wurde (z. B. ER = Eingangsrechnung).
Betreff
In diesem Pflichtfeld müssen Sie für das zu archivierende Dokument einen Betreff vergeben. Diesen können Sie nach Ihren Vorstellungen vergeben, über das Diskettensymbol 1087147181003600000.png vor diesem Feld können Sie diesen speichern, um ihn bei einer folgenden Dokumentenarchivierung wiederzuverwenden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Betreff.

Hinweis 
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Bei der Archivierung über Drag & Drop wird in diesem Feld automatisch der Name des Dokuments vorgeschlagen, welches Sie ins DMS ziehen. Sollten Sie das Dokument auf ein bereits archviertes Dokument im DMS ziehen, wird der Betreff von diesem Dokument als Vorschlag in dieses Feld übernommen.

Hinweis 
Hinweis.png
Bei der Archivierung von E-Mails wird der E-Mail Betreff in dieses Feld übergeben. Bei der Archivierung von Anhängen können Sie über den Parameter Anhang archivieren entscheiden, ob der Name des Anhangs oder der Betreff der E-Mail in dieses Feld übernommen werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter→ BMD Office-Add-ins → Sonstige Einstellungen.


Betreff bei LEA Honorarnoten
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Der Betreff für das Dokument der LEA Honorarnote ermittelt sich aus jenen Texten und Steuerungszeichen, die in den Druckereinstellungen für Ablaufarten im Feld Betreff beim Archivieren hinterlegt sind.

Bezugsdatum
In diesem Feld können Sie ein Bezugsdatum für das Dokument eingeben. Bei diesem Feld handelt es sich um ein reines Infofeld, das keine Auswirkungen auf andere Programmteile im NTCS hat.
Check-out-Datum
In diesem Feld wird der Zeitpunkt angezeigt, ab dem das Dokument zur Bearbeitung geöffnet ist. Dieses Feld wird automatisch geleert, wenn das bearbeitete Dokument wieder ins DMS zurückarchiviert wird oder die Änderungen verworfen werden.
Check-out-ID
In diesem Feld ist die DKZ-Kategoriennummer des jeweiligen Fensters ersichtlich, damit sich nachvollziehen lässt, aus welchem Fenster das Dokument zur Bearbeitung geöffnet worden ist.
Check-out-Ort
In diesem Feld wird der Name des Computers, von dem aus das Dokument zum Bearbeiten geöffnet worden ist, gespeichert. Das Speichern des Check-out-Ortes hat zur Folge, dass die Änderungen nur eingecheckt werden können, wenn der Benutzer, der das Dokument ausgecheckt hat, das Dokument am gleichen Arbeitsplatz wieder eincheckt.

Verworfen werden können die Änderungen dieses Dokuments hingegen schon von einem anderen Arbeitsplatz aus. Voraussetzung ist, dass der Benutzer entweder der Berechtigungsgruppe Admin oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist. Sie bekommen aber die Hinweismeldung, dass durch das Verwerfen der Arbeitskopie die Änderungen am anderen Arbeitsplatz nicht archiviert werden.

1268501676000005610.png

Hinweis 
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Einzige Ausnahme ist, wenn das Arbeitsverzeichnis, in welchem die ausgecheckte Arbeitskopie liegt, von beiden Orten aus erreichbar ist. Ist dies der Fall, kann das Dokument auch von diesem Computer aus weiter bearbeitet werden, obwohl es ursprünglich von einem anderen Computer zur Bearbeitung ausgecheckt wurde. Wenn das Arbeitsverzeichnis vom aktuellen Ort aus nicht erreichbar ist, bekommen Sie die entsprechende Meldung, dass eine Bearbeitung aus dieser Umgebung nicht möglich ist.

1268501676000005610_0.png

Check-out-User-ID
In diesem Feld wird die User-ID jenes Mitarbeiters angezeigt, der das Dokument zur Bearbeitung geöffnet hat.

Hinweis 
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Das Speichern des Check-out-Users hat zur Folge, dass die Änderungen nur eingecheckt werden können, wenn der Benutzer, der das Dokument ausgecheckt hat, das Dokument auch wieder eincheckt.

Verworfen werden können die Änderungen dieses Dokuments hingegen auch von einem anderen Benutzer. Dieser bekommt aber die Abfrage, ob er dieses Dokument wirklich freigeben will, weil dadurch die Änderungen des anderen Benutzers verloren gehen.

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Dateigröße
Zeigt die Dateigröße der zuletzt archivierten Version an.
Dateinummer
In diesem Feld wird die Nummer des Dokuments angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden. Mit dieser Nummer wird das physische Dokument im Serververzeichnis, welches im Pfad definiert wurde abgelegt.
Datenbesitzer Dokument bearbeiten
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Dokument bearbeiten hinterlegen. Nur Benutzer, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, können dann die Funktionen Dokument bearbeiten, Neue Version aus Datei, Dokument sperren und Löschen ausführen. 
Datenbesitzer für Ansehen
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Dieses Dokument können dann nur jene Benutzer sehen, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.

Hinweis 
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Für Dokumente aus der ER-Kontrolle gibt es eine Besonderheit: Es kann die hier hinterlegte Datenbesitzergruppe übersteuert werden, wenn Sie das Feld Berechtigung ER-Kontrolle auf der Dokumentenkategorie setzen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie bei der Beschreibung des Feldes Berechtigung ER-Kontrolle.

Datum
In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum der Archivierung eintragen. Standardmäßig werden hier das aktuelle Tagesdatum und die Uhrzeit vorgeschlagen, zu dem Sie die Archivierung gestartet haben. Sie können aber jederzeit selbst ein von Ihnen gewünschtes Datum vergeben. Die Ermittlung des vorgeschlagenen Datums hängt auch von der Einstellung des Parameters Dokumentendatum aus Dateidatum ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.


Dieser Parameter wirkt sich bei allen Arten der Archivierung aus. Egal ob die Archivierung im Dialog, im Hintergrund, per Drag & Drop, über einen Dokumentenimport etc. erfolgt.

Hinweis 
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Beim Import von Dokumenten bzw. beim Archivieren im Dialog erfolgt eine Datumsprüfung, wenn dieses Datum von außerhalb an NTCS übergeben wird. Ist das übergebene Datum, ausgehend vom Tag der Archivierung, älter als 15 Jahre bzw. liegt das Datum mehr als 5 Jahre in der Zukunft, wird automatisch das aktuelle Tagesdatum in die Archivierungsmaske übergeben, ansonsten wird das ermittelte Datum übergeben.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Zeilenverrechnung
Anhand dieses Datums wird im Rahmen der Zeilenverrechnung (genauer: Weiterverrechnung der SVS-Abfragen) geprüft, ob das betreffende SVS-Dokument in den Ermittlungszeitraum fällt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen.
Dienstnehmer-Nr.
Dieses Feld wird durch die Archivierung aus der Lohnverrechnung 5.5 befüttert. (In der NTCS ist dieses Feld nicht mehr relevant.)
Dokument versionieren
Über diese Combobox können Sie je Dokument bestimmen, ob bei einer Änderung eine neue Version erzeugt oder die bestehende überschrieben werden soll. Im Normalfall müssen Sie diese Einstellung nicht verändern, da standardmäßig Lt. Parametereinstellung gilt. Das heißt, bei der Änderung dieses Dokuments wird aufgrund des Parameters Dokumentenzugriff entschieden, ob Versionen erzeugt werden müssen. Durch die Änderung des aktuellen Datenfeldes auf "immer versionieren" oder "nie versionieren" übergehen Sie die Einstellung im Parameter.
 
Achtung! 
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Beachten Sie, dass sich bei einer Änderung der Dokumentenkategorie auch der Inhalt dieses Datenfeldes verändert, da in diesem Fall immer der Wert des gleichlautenden Feldes der Dokumentenkategorie auf den Dokumentendatensatz übernommen wird.
Den Parameter Dokumentenzugriff finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.
 

Bei der Versionierung von Dokumenten sind die beiden Parameter Abfrage Versionierung und Eingabe Versionsinfo ebenfalls zu beachten. Diese finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.


Dokumenten-Nr.
In diesem Feld wird die Nummer des Dokuments dargestellt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.
Dokumentennummer Extern
Diese Dokumenten-ID wird für den Abgleich mit externen Archiven verwendet. Um den externen Abgleich zu aktivieren, setzen Sie sich bitte mit dem BMD Support in Verbindung.
DSGVO-Datenübermittlung
Dieses Feld wird benötigt, um dem Recht auf Datenübermittlung im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachzukommen.
  • Ja: Dieses Dokument wird beim Export von DSGVO-relevanten Dokumenten berücksichtigt.

  • Nein: Dieses Dokument wird beim Export von DSGVO-relevanten Dokumenten NICHT berücksichtigt.
Hinweis 
Hinweis.png
Dieses Feld wird automatisch auf "Ja" gesetzt, wenn Sie eingehende E-Mails einer Person aus Outlook über das BMD Office-Add-In archivieren bzw. wenn Sie gleich bei der Archivierung eines Dokuments einen Posteingang erstellen.

Sollten Sie den Posteingang zu einem bereits archivierten Dokument erstellen, wird dieses Feld nicht mehr automatisch auf "Ja" gesetzt. Sollte dieses trotzdem auf "Ja" gesetzt werden, müssen Sie das manuell machen.

In der Dokumentenübersicht bzw. Dokumentenliste finden Sie in diesem Zusammenhang im Fenstermenü unter Export/Import die Funktion DSGVO-Datenübermittlung, welche dieses Feld beim Export prüft.

Detaillierte Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur DSGVO unter dem Punkt Datenübermittlung von Dokumenten aus dem DMS.
E-Mail-Adresse
Beim Archivieren von E-Mails wird in dieses Feld entweder Absender- bzw. die erste Empfänger-E-Mailadresse übergeben oder der Kurzname der Person. Dieses Feld wird nur bei der Archivierung von E-Mails befüllt und kann von Ihnen manuell auch nicht bearbeitet werden. Welcher Wert in dieses Feld übergeben wird, hängt auch von der Einstellung im Parameter Übergabe an Feld E-Mail Adresse ab. Diesen finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS→ Spezielle Parameter


Hinweis
Hinweis.png
Haben Sie die Parametereinstellung E-Mail-Adresse gewählt, wird bei eingehenden E-Mails die E-Mail-Adresse des Absenders in dieses Feld übergeben, bei ausgehenden E-Mails die E-Mail-Adresse des Empfängers.
Entlehner
In diesem Feld können Sie jene Person eintragen, die sich dieses Buch (Dokument) ausleiht. Bei diesem Feld handelt es sich um ein reines Infofeld, welches keine Auswirkungen auf andere Bereiche im NTCS hat.
Entlehnungsdatum
In diesem Feld wird automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen, sobald Sie im Feld Entlehner einen Mitarbeiter eintragen. Wird dieser wieder gelöscht, wird auch das Datum automatisch gelöscht, ein manuelles Bearbeiten dieses Feldes ist nicht möglich.
Erledigt-User-ID
In diesem Feld wird die User-ID des Mitarbeiters angezeigt, der die Aufgabe zu diesem Dokument erledigt hat.
Erledigtdatum
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, zu dem die Aufgabe, die Sie zu diesem Dokument erzeugt haben, erledigt wurde.
Erstelldatum
In diesem Feld wird das Datum der Archivierung des Dokuments angezeigt.
Ersteller
Zeigt die User-ID jenes Benutzers an, der dieses Dokument archiviert hat.
Erstellt durch
Zeigt die Aktion, durch die das Dokument erstellt wurde
Externe Beleg-Nr.
In diesem Feld wird die externe Belegnummer der Rechnung angezeigt, das heißt die vom Absender der Rechnung vergebene Rechnungsnummer.
 
Beispiel 
Beispiel.png
 Bei der ER-Kontrolle können Sie diese Rechnungsnummer im Feld "Externe Belegnummer" eintragen. Die hier vergebene Nummer wird dann beim archivierten Dokument automatisch in dieses Feld geschrieben. Weitere Informationen zur ER-Kontrolle erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster ER-Kontrolle.
Farbcode
In diesem Feld können Sie dem Dokument einen Farbcode zuweisen. Dieses Feld dient zur weiteren Kategorisierung von Dokumenten mit Hilfe von verschiedenen Farben. Wenn Sie vor diesem Feld auf den blauen Pfeil klicken, wird die Farbcodetabelle angezeigt, aus der Sie einen Farbcode auswählen können. Die Farbcodes mit der dazugehörigen Bezeichnung können Sie nach Ihren Wünschen anpassen.

Mit einem Doppelklick auf dieses Feld in den Dokumentenlisten kann der Farbcode sofort gesetzt werden, ohne vorher die Bearbeitung des Dokumentendatensatzes zu starten.
FIBU-Nummer
Zeigt die Fibunummer an aus der Archivierung erfolgt ist.
Freifeld 01
Dieses 80-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 02
Dieses 80-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 03
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 04
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 05
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 06
Dieses 5-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 07
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 08
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 09
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 10
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 11
Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.
Freifeld 12
Dieses 9-stellige, numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 13
Dieses 9-stellige, numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 14
Dieses 9-stellige, numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 15
Dieses 9-stellige, numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 16
Dieses 9-stellige, numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 17
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 18
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 19
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 20
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 21
Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.
Freifeld 22
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 23
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 24
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 25
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 26
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 27
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 28
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 29
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 30
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 31
Dieses 300-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 32
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freifeld 33
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freifeld 34
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freifeld 35
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freifeld 36
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freigabe für Kunde
In diesem Feld können Sie definieren, ob das Dokument für den Kunden im BMD Com zur Verfügung stehen soll und er in diesem Zuge eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten soll.

Hinweis 
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Durch die Auswahl einer Dokumentenkategorie bei der Neuanlage eines Dokuments wird dieses Feld automatisch mit dem Wert im Feld "Freigabe für Kunde Vorschlag" von der Dokumentenkategorie befüllt.

Wenn Sie in diesem Feld die Ausprägung Freigabe mit E-Mail-Info auswählen, können Sie über den Parameter Mailtext Dokumentenfreigabe steuern, wie der Text der E-Mail ermittelt werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokument versenden.


Hinweis 
Hinweis.png
Wird das Dokument in einem Unterschriftenprozess einem BMD Com-Benutzer zum Unterzeichnen zugeordnet, wird dieses Feld automatisch auf "Freigegeben" gesetzt. Wird der Unterschriftenprozess abgebrochen, wird das Feld wieder auf "Keine Freigabe" gesetzt. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.
FTP-Pfad
In diesem Feld können Sie einen FTP-Pfad hinterlegen, um eine Kopie des Dokuments aus dem DMS auf einen FTP-Server hochzuladen. Mit der Funktion FTP-Gesamtupdate in der Dokumentenübersicht unter Extras im Fenstermenü können Sie den Upload auf den FTP-Server starten.
Geschäftsführung
In diesem Feld können Sie einen Geschäftsführer auswählen, der für dieses Dokument zuständig sein soll.

Hinweis 
Hinweis.png
Wird am Poststück ein Geschäftsführer im Feld Geschäftsführer eingetragen und in diesem Zuge ein Dokument archiviert, wird der Geschäftsführer vom Poststück in dieses Felder übergeben.
Haupt-Nr.
In diesem Feld können Sie dem Dokument eine Hauptnummer zuweisen. Über das F8-Symbol 1119896403000301810.png vor diesem Feld können Sie dem Dokument automatisch eine fortlaufende Hauptnummer zuordnen. Diese Nummerierung von Dokumenten mit Hauptnummer wird vorwiegend in Ungarn L_HUNGARY.bmp benötigt. Weitere Informationen zu diesem Feld erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumente mit Hauptnummer.
Herkunft
Das in diesem Feld angezeigte Symbol zeigt die ursprüngliche Herkunft des erzeugten Dokuments. Zum Beispiel werden Dokumente aus der ER-Kontrolle mit folgendem Symbol 1268743357000103690_0.png, Dokumente aus Honorarnoten mit diesem Symbol 1268743357000103690_1.png und Dokumente aus der WWS mit diesem Symbol 1087148052002000000_0.png angezeigt. Im Feld Key extern werden die Parameter gespeichert, die für das Öffnen der Quelldaten notwendig sind.

Hinweis
Hinweis.png
Durch das Mouseover bei einem Symbol in der Spalte "Herkunft" in der Dokumentenübersicht bzw. -liste lässt sich dann auch nachverfolgen, aus welchem Fenster/Bereich das Dokument tatsächlich stammt.

1087148052002000000_2.png

Hinweis Update Metadaten
Hinweis.png
Die Metadaten eines Dokuments wie Betreff, Belegnummer etc. welches zum Beispiel einer Buchung in der FIBU zugeordnet ist, werden beim Ändern der Buchung aktualisiert. Da einer Buchung aber auch Dokumente zugeordnet werden können, die beim Ändern der Buchung nicht aktualisiert werden sollen, wird dieses Feld jetzt geprüft.

Werden einer Buchung Dokumente mit Herkunft aus 931372795506096.png WWS bzw. 500922795506095.png LEA zugeordnet, werden nur mehr Kostenstellenänderungen bzw. Sachkontenänderungen auf diese Dokumente aktualisiert. Alle anderen Felder bleiben bei diesen Dokumenten unberührt. Handelt es sich aber um einen Programmtyp aus der 1087148052002000000_1.png FIBU und der Erstelltyp der Dokumentenzuordnung ist gleich "1", wird das Update der Metadaten in vollem Umfang durchgeführt.

In diesem Feld wird angezeigt, ob diese Zuordnung manuell (= 1) oder automatisch (= 0) erstellt wurde.

0Wird die Dokumentenzuordnung sofort im Zuge der Archivierung hergestellt, zum Beispiel beim Drag & Drop eines noch nicht archivierten Dokuments auf einen Datensatz oder beim Papierlos buchen, dann wird als Erstellungstyp "0" in dieses Feld geschrieben. Das bedeutet, es handelt sich um eine automatisch erstellte Dokumentenzuordnung. 
1Wenn Sie ein bereits archiviertes Dokument einem Datensatz (Aufgabe, Buchung, Rechnung ...) zuordnen, egal ob Sie diese Zuordnung per Drag & Drop oder über die Funktion "Dokument zuordnen" erstellen, wird als Erstellungstyp "1" in dieses Feld geschrieben. Das bedeutet, es handelt sich dabei um eine manuell erstellte Dokumentenzuordnung.

A_FIB.bmp Hinweis Paket FIBU 
Hinweis.png
Wenn es sich um eine im Paket FIBU erstellte Dokumentenzuordnung handelt, dann gelten folgende spezielle Regeln für den Erstellungstyp.
  • Die Erstzuordnung gilt immer als automatische Dokumentenzuordnung.
  • Jede weitere Dokumentenzuordnung gilt dann als automatische Dokumentenzuordnung, wenn Archivnummer und Kategorie gleich der Erstzuordnung sind.
  • Wenn bei einer weiteren Dokumentenzuordnung entweder die Archivnummer oder die Dokumentenkategorie ungleich der Erstzuordnung ist, dann gilt diese Dokumentenzuordnung als manuell.
Dieser Erstellungstyp wird auch aktualisiert, wenn die Dokumentenkategorie bei einem zugeordneten Dokument nachträglich geändert wird.
  • Wird bei einer Dokumentenzuordnung die Kategorie geändert auf die der Erstzuordnung, dann wird der Erstellungstyp auf automatisch gesetzt.
  • Wird bei einer Dokumentenzuordnung die Kategorie geändert abweichend der Erstzuordnung, dann wird der Erstellungstyp auf manuell gesetzt.

Institution
In diesem Feld können Sie eine Institution hinterlegen, die von diesem Dokument betroffen ist.
Ist erledigt
In diesem Feld wird angezeigt, ob die durch das Dokument entstandene Aufgabe bereits erledigt ist.

Mit einem Doppelklick auf dieses Feld in den Dokumentenlisten kann dieses Dokument bereits in den Listen auf "erledigt" bzw. "nicht erledigt" gesetzt werden.
Jahr
In diesem Feld können Sie das Jahr eintragen, in dem das Dokument entstanden ist, es kann aber auch automatisch ermittelt werden, zum Beispiel bei der Archivierung aus der FIBU. Dieses Feld hat sonst aber keine Auswirkungen auf andere Programmteile in NTCS, es dient rein als zusätzliches Filter- und Sortierkriterium.

Über den Parameter "Vorschlag Jahr" können Sie steuern, welches Jahr bei der Archivierung in diesem Feld vorgeschlagen werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.



Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Zeilenverrechnung
Dieses Jahr wird im Rahmen der Zeilenverrechnung (genauer: Weiterverrechnung der SVS-Abfragen) als Bezugsjahr für Barauslagen herangezogen, die aufgrund kostenpflichtiger SVS-Cockpit-Abfragen entstehen. Weitere Informationen erhalten Sie in der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen.
Kategorie
In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Dokumentenkategorie hinterlegen, zu der das Dokument archiviert werden soll. Dokumentenkategorien stellen das Hauptbeschlagwortungselement für Dokumente dar. In der Dokumentenübersicht am Reiter Kategorien besteht die Möglichkeit, eine Liste der Dokumente darstellen zu lassen, die zu einer bestimmten Kategorie archiviert wurden.
 
Jede Dokumentenkategorie muss einer Hauptkategorie zugeordnet sein. In der Dokumentenübersicht bzw. -liste können Sie sich dann die Liste der Dokumente mittels der Combobox rechts oben nach den Hauptkategorien gefiltert darstellen lassen. Weitere Informationen zu den Dokumentenkategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenkategorien.

Hinweis 
Hinweis.png
Um die Kategorie bei der Dokumentenarchivierung ohne Dialog im Hintergrund zu ermitteln, wird der übergebene Wert für die Dokumentenkategorie grundsätzlich mit folgenden Feldern auf der Dokumentenkategorie verglichen:
  1. Zuerst wird geprüft, ob es eine Dokumentenkategorie mit diesem Wert im Feld Nr/Kurz-Bez. gibt.

  2. Kommt es bei Punkt 1 zu keinem Treffer, wird anhand des Feldes Matchcode geprüft, ob es eine Dokumentenkategorie gibt. Diese Suche funktioniert mit "beginnt mit", das heißt, die Übergabe muss nicht 1:1 gleich dem Matchcode sein. Wird zum Beispiel DOK übergeben und im Matchcode einer Kategorie steht DOKU, dann wird diese Kategorie ermittelt.

  3. Kann bei den ersten beiden Punkten keine Dokumentenkategorie ermittelt werden, erfolgt der Rückfall auf die Dokumentenkategorie, die am Archiv im Feld Standardkategorie hinterlegt ist.
Achtung: Für Archivierungen im Paket FIBU, z. B. beim Buchen, gibt es eine abweichende Ermittlungsreihenfolge, und zwar beim Schritt 2. Hier darf die Ermittlung der Kategorie über Matchcode nur dann erfolgen, wenn der übergebene Wert 1:1 dem Matchcode entspricht. Das heißt, wie beim Besipiel oben, wird DOK übergeben und der Matchcode ist DOKU, dann wird diese Kategorie nicht ermittelt und es erfolgt die Kategoriensuche lt. Schritt 3.
Kategorie 2
In diesem Feld können Sie als zusätzliche Kategorisierungsmöglichkeit eine Kategorie 2 hinterlegen. Diese Kategorien sind unabhängig von den Haupt- bzw. Dokumentenkategorien. Weitere Informationen zu diesen Kategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kategorie 2.
Key extern
Wird die Archivierung eines Dokuments nicht direkt im DMS gestartet, sondern erfolgt diese aus einem anderen Programmteil (z. B. LEA - Honorarverrechnung), wird Ihnen in diesem Feld der externe Key des Dokuments angezeigt. 

Hier werden bestimmte Parameter gespeichert, welche es ermöglichen über die Funktion Quelldaten öffnen die ursprüngliche Herkunft des Dokuments aufzurufen. Weitere Informationen zu dieser Funktion erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.
Kommentar
In diesem Feld können Sie einen Zusatztext zum Dokument erfassen.
Kontaktperson
In diesem Feld können Sie die Kontaktperson hinterlegen, die mit dem Dokument in Verbindung steht.
Konversations-ID
In diesem Feld wird die Konversations-ID angezeigt. Diese ID verbindet Dokumente, die zu einem gleichen Konversationsablauf gehören. Typischerweise handelt es sich hier um E-Mails, aktuell wird diese ID durch die automatische E-Mail-Archivierung vergeben. 
Kostenrechnung
Dieses Feld ermöglicht Ihnen Kostendaten zum aktuellen Dokument zuzuordnen. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kostenrechnung.

Hinweis 
Hinweis.png
Neben diesem Feld werden zusätzlich zu allen zugeordneten Kostenrechnungen auch die Kostentypen (Kostenträger (KTR), Kostenstelle (KST), Dimension (DIM) ...) angeführt. Der Typ wird mit drei Buchstaben abgekürzt und der jeweilige Wert wird mit Schrägstrich getrennt angeführt.

1087148089000199936.png

Kunde benachrichtigt
In diesem Feld können Sie definieren, ob der Kunde bereits benachrichtigt wurde oder nicht.
Lead
In diesem Feld können Sie bei der Neuarchivierung eines Dokumentes einen Lead auswählen, dem dieses Dokument zugeordnet werden soll. Das Dokument wird Ihnen dann im Fenster "Leadmanagement" im Reiter "Lead Dokumente" angezeigt.

Hinweis 
Hinweis.png
Direkt in den Metadaten des Dokumentes wird die Leadzuordnung nach dem Speichern nicht mehr angezeigt. Die Leadzuordnung direkt am Dokument kann nur bei der Neuanlage durchgeführt werden, bei einer nachträglichen Bearbeitung des Dokumentes ist dieses Feld inaktiv.

Letzter User
In diesem Feld wird die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der den Dokumentendatensatz zuletzt bearbeitet hat.
Lfd. Nummer
In diesem Feld wird die laufende Nummer des Dokuments angezeigt. Dokumente werden je Archivstamm automatisch fortlaufend nummeriert und die vergebene Nummer kann nicht verändert werden.
Matchcode
In diesem Feld können Sie den Matchcode des Dokuments erfassen. Standardmäßig wird der von Ihnen eingegebene Betreff automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können den Matchcode jederzeit überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.
Monat
Zur genaueren Bestimmung des Bezugszeitraums können Sie in diesem Feld den Monat eintragen, dem dieses Dokument zugeordnet werden soll.
Name Dienstnehmer
Dieses Feld wird durch die Archivierung aus der Lohnverrechnung 5.5 befüttert. ((In der NTCS ist dieses Feld nicht mehr relevant.)
Notiz
Hier können Sie eine Notiz zu diesem Dokument erfassen. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt.
Ordner
In diesem Feld können Sie den Ordner eintragen, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. Dieses Feld dient als reines Informationsfeld und hat keine Auswirkung auf andere Bereiche im NTCS.
Originaldokument
In diesem Feld wird der Pfad bzw. der Name des Originaldokuments vor der Archivierung angezeigt. Bei der Archivierung können Sie über den blauen Pfeil 1087147174004000000.png vor dem Feld, das gewünschte Dokument im Explorer suchen und auswählen.

 Hinweis 
Hinweis.png
Es wird standardmäßig jenes Verzeichnis geöffnet, welches Sie im Parameter Sammelverzeichnis hinterlegt haben. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. Sollten Sie in diesem Parameter kein Verzeichnis definiert haben, sollte standardmäßig immer das zuletzt geöffnete Verzeichnis aufgerufen werden.


Über dieses Symbol 1087147174004000000_0.png vor dem Feld gelangen Sie direkt in den BMD Scan. Im BMD Scan können Sie dann Dokumente einscannen bzw. bereits eingescannte Dokumente splitten und die gewünschten Seiten in die Dokumentenarchivierungsmaske übergeben.
 
Dieses Symbol 1087147174004000000_1.png ermöglicht mehrere Dokumente gleichzeitig zu archivieren. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Dokumente auswählen und jedem Dokument einen Betreff zuweisen können. Die Person bzw. die Dokumentenkategorie können Sie bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente nicht für jedes Dokument individuell bestimmen. Das heißt, diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Dokumente auf die gleiche Person und Dokumentenkategorie archivieren wollen. Zusätzlich werden auch alle Zuordnungen von Projekten, Artikeln, Sachkonten, Kostenrechnungen etc. auf alle in diesem Schritt archivierten Dokumente übernommen.

Hinweis 
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Bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente ins DMS werden je Dokument die entsprechenden Folgedialoge für die Aufgabenanlage, Poststückanlage, Leistungsanlage etc. angezeigt. Grundsätzliche Voraussetzungen für die Anzeige dieser Dialoge sind die entsprechenden Einstellungen auf der Dokumentenkategorie bzw. auf den entsprechenden Feldern am Dokumentendatensatz selbst.

Sollten Sie einen dieser Dialoge abbrechen, erhalten Sie folgende Abfragemeldung, bei der Sie entscheiden können, ob die folgenden Dialoge angezeigt werden sollen oder nicht. Bei "Dialoge anzeigen" wird nur diese eine Anlage einer Leistung, Aufgabe etc. verworfen, alle weiteren Neuanlagedialoge erscheinen. Wenn Sie hier abbrechen, werden zwar die Dokumente archiviert, aber die Dialoge zur Anlage von Aufgaben, Leistungen etc. erscheinen für alle weiteren Dokumente nicht mehr.

Die Meldung, ob die weiteren Dialoge angezeigt werden sollen, kommt nur dann, wenn tatsächlich auch Dialoge angezeigt würden. Kommt kein weiterer Dialog, erscheint auch keine Meldung.

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Welches dieser beiden Symbole (1087147174004000000_0.png, 1087147174004000000_1.png) vor dem Feld angezeigt wird, können Sie über den Parameter F8-Funktion bei Originaldokument, unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen steuern.


Hinweis Verweise 
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Wenn Sie über diese Funktion mehrere Dokumente gleichzeitig archivieren, können automatisch vom Hauptdokument ausgehend Verweise auf alle anderen Dokumente dieser Sammelarchivierung erstellt werden. Weitere Informationen zu Verweisen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise.

Hinweis 
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Beachten Sie bei der Archivierung von Dokumenten den Parameter Max. Dateigröße in MB. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren:


Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Bearbeiten Dokumente.

Hinweis    Originaldokument bei LEA Honorarnoten
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Nach dem Pfad wird der Name des Originaldokuments angezeigt. Bei LEA Honorarnoten ermittelt sich dieser Name aus dem Betreff des Dokuments und ist somit gleichlautend wie dieser. Der Betreff und der Name des Originaldokuments werden in den Druckereinstellungen für Ablaufarten anhand der im Feld Betreff beim Archivieren hinterlegten Texte und Steuerungszeichen generiert.

Passwort
In diesem Feld können Sie ein Passwort vergeben, mit dem dieses Dokument geschützt werden soll. Das Passwort können Sie mit dem Klick auf dieses Symbol 1087148164001900032.png vergeben. Dokumente mit Passwort können nur dann bearbeitet und angesehen werden, wenn dieses Passwort vor dem Öffnen korrekt eingegeben wird.

Wird dieses Dokument per E-Mail versendet, kann dieses Dokument je nach Einstellung im Parameter Passwort beim Versand ermitteln auch für den Empfänger passwortgeschützt sein. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokument versenden.


Person
In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Person (Kunde, Gesellschafter, Mitarbeiter etc.) eintragen, zu der das Dokument archiviert werden soll. Über den blauen Pfeil 1087147189000499968.png vor diesem Feld öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Sie die gewünschte Person auswählen können.

Hinweis 
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Bei der Archivierung von E-Mails wird anhand der E-Mail-Adresse die Person für die Archivierung ermittelt. Bei Posteingängen wird mit der E-Mail-Adresse des Absenders, bei Postausgängen mit der E-Mail-Adresse des Empfängers gesucht.

Ist die E-Mail-Adresse bei einer aktiven und bei einer inaktiven Person hinterlegt, wird die E-Mail-Adresse von der aktiven Person für die Archivierung vorgeschlagen.

PostLfdNr
In diesem Feld wird die laufende Nummer des Poststückes aus der INFO30 - Post angezeigt.
Priorität
In diesem Feld können Sie eine Priorisierung des Dokuments vornehmen. Sie haben die Möglichkeit zwischen Hoch, Mittel und Niedrig zu wählen. Dokumente mit hoher Priorität werden mit diesem Symbol (1087147168002099968.png), Dokumente mit niedriger Priorität mit diesem Symbol (1087147168002099968_0.png) dargestellt. 
Projekt
In diesem Feld können Sie ein bzw. mehrere Projekte hinterlegen, welche im Bezug zu diesem Dokument stehen. Mit dem blauen 1087147146000499968.png F4-Pfeil können Sie ein Projekt aus dem Projektsuchdialog auswählen und dem Dokument zuordnen. Über das 1087147146000499968_0.png F8-Symbol können Sie diesem Dokument mehrere Projekte zuordnen, wobei das Hauptprojekt zusätzlich in dieses Feld übernommen wird.

Hinweis 
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Je nachdem wie der Parameter Anzeige alle Projekte gesetzt ist, werden im Projektsuchdialog nur die Projekte des eingegebenen Kunden bzw. alle erfassten Projekte angezeigt. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemein.


Achtung! 
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Wenn Sie die Ausprägung Aktueller Kunde/Lieferant gewählt haben, können bei manueller Archivierung in NTCS nur Projekte ausgewählt werden, die auch einen Bezug zur gewählten Person haben.

Diese Prüfung erfolgt aber beim Import von Dokumenten nicht. Es werden die übergebene Person und das übergebene Projekt auf dem Dokument gespeichert ohne Prüfung, ob die Dokumentenperson und die Projektperson übereinstimmen.

RechtGPT

Referenz-ID
Enthält eine Referenz-ID zu einer externen Quelle.
Sachbearbeiter
In diesem Feld können Sie den Sachbearbeiter eintragen, der für die Bearbeitung des Dokuments zuständig ist. Standardmäßig wird Ihnen beim Archivierungsvorgang der Mitarbeiter vorgeschlagen, mit dem Sie zurzeit im NTCS angemeldet sind.

Beim Archivieren von E-Mails hängt der Vorschlag in diesem Feld vom Parameter Ermittlung Sachbearbeiter bei Mailarchivierung ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren. 


Hinweis 
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Bei der Archivierung in ein Mandantenarchiv verhält sich der Vorschlag in diesem Feld abweichend vom eigenen Archiv. Hier wird standardmäßig des Feld leer vorgeschlagen und Sie können dann einen Sachbearbeiter auswählen, der unter der Firma angelegt ist, die am Archiv hinterlegt ist. Der aktuell angemeldete Mitarbeiter darf hier nicht automatisch vorgeschlagen werden, weil dieser nicht unter der Mandantenfirma geführt wird, sondern unter der eigenen Firma läuft. Im DMS dürfen nur Personen einem Dokument zugeordnet werden, die unter der Firma des ausgewählten Archivs geführt werden.

Sachkonto
Über dieses Feld können Sie dem Dokument ein bzw. mehrere Sachkonten zuordnen. In der Dokumentenübersicht können Sie sich dann am Reiter "Sachkonto" alle Dokumente zu einem bestimmten Sachkonto anzeigen lassen.
Schlagwort
In diesem Feld können Sie dem Dokument verschiedene Schlagwörter zuordnen, nach denen die Dokumente dann gesucht werden können. Mit dem F8-Symbol 1087147189000700032.png vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Schlagwörter zuordnen, in dem Sie neue Schlagwörter anlegen können bzw. die Zuordnung vornehmen können.
 
Die Schlagwortsuche können Sie in der Dokumentenübersicht unter Suchen im Fenstermenü aufrufen. Es öffnet sich das Fenster Schlagwortsuche, in dem Sie das Schlagwort auswählen können, für das die Dokumente dargestellt werden sollen.
Schlagworttext
Verwenden Sie dieses Feld, um zugeordnete Schlagwörter mit dem Filtertyp "beinhaltet" zu suchen.
Schreibgeschützt
Anhand dieses Symbols 1186245357001302990.png können Sie erkennen, ob ein Dokument schreibgeschützt ist. Weitere Information zum Schreibschutz erhalten Sie in den Hilfen zum Fenster Dokumentenübersicht in der Funktionsbeschreibung und Schreibschutz am Dokument.
Schreibschutz von
In diesem Feld wird angezeigt, ob der Schreibschutz durch die Dokumentenkategorie entstanden ist oder ob dieser manuell durch die Funktion Dokument schützen im Fenstermenü unter Funktionen → Schreibschutz vergeben wurde. Weitere Informationen zum Schreibschutz erhalten Sie in den Hilfen zum Fenster Dokumentenübersicht in der Funktionsbeschreibung und Schreibschutz am Dokument.
Session-ID
Wenn Sie ein Dokument aus dem Standardbrief archivieren, wird in diesem Feld die Session-ID aus dem Standardbrief übergeben und auf dem Dokument verspeichert. Sollten Sie Dokumente aus dem Standardbrief für mehrere Adressaten archivieren, steht auf diesen Dokumenten die gleiche Session-ID. Somit können Sie feststellen welche Dokumente aus dem Standardbrief gemeinsam archiviert wurden.
Sprache
In diesem Feld können Sie die Sprache des Dokuments hinterlegen. Mit dem blauen Pfeil 1289918894000616860.png vor diesem Feld können Sie das Fenster Sprachen öffnen, in dem Sie die gewünschte Sprache auswählen können.
Tab-Nr
In diesem Feld wird die Nummer des Tabs im Standardbrief auf dem Dokument verspeichert, dadurch wird ein Dokument im Standardbrief reproduzierbar.
Transferfehler-Info Fremdarchiv
Zeigt die Fehlerrückmeldung des Fremdarchivs, wenn das betroffene Dokument nicht transferiert werden konnte.
Transferstatus Fremdarchiv
Zeigt bei aktivem Fremdarchiv ob im BMDDMS archivierte Dokumente transferiert werden konnten und ob dieser Schritt bereits erledigt wurde.
UnterNr
Die Unternummer wird aufgrund der eingetragenen Hauptnummer vergeben. Wenn Sie eine neue Hauptnummer vergeben wird hier automatisch 1 eingesetzt, verwenden Sie eine bestehende Hauptnummer, wird die zuletzt vergebene Unternummer um 1 erhöht.
Unterschriftsstatus
In diesem Feld wird der Status des Unterschriftenprozesses für dieses Dokument angezeigt. Folgende Ausprägungen sind hier möglich:

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Der Unterschriftenprozess ist In Arbeit - d. h., es müssen noch ein oder mehrere Personen das Dokument unterzeichnen. Solange noch keiner der zugeordneten Personen unterzeichnet hat, können Sie die Unterzeichnerzuordnung noch ändern.
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Der Unterschriftenprozess ist Erfolgreich erledigt - d. h., alle ausgewählten Personen haben das Dokument unterzeichnet. Bei diesem Status kann am Dokument nichts mehr geändert werden, ebenso kann die Unterzeichnerzuordnung nicht mehr angepasst werden. Auch der Abbruch des Unterschriftenprozesses ist hier nicht mehr möglich - wenn dieser erneut gestartet werden muss, dann müssen Sie das Dokument neu archivieren.
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Der Unterschriftenprozess ist Abgelehnt - d. h., eine der ausgewählten Personen hat die Unterzeichnung des Dokuments abgelehnt. Hier haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wie Sie dieses Dokument weiterbehandeln können.
  1. Sie lassen das Dokument aus Dokumentationszwecken mit diesem Status bestehen.
  2. Sie brechen den Unterschriftenprozess ab und starten diesen erneut.
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Der Unterschriftenprozess ist Abgebrochen - d. h., der komplette Unterschriftenprozess wurde von einer Person bewusst abgebrochen. Hier können Sie den Unterschriftenprozess ganz einfach neu starten bzw. auch die Unterzeichnerzuordnung ändern.
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Der Unterschriftenprozess ist Abgelaufen - d. h., wenn man die Aufgabe schon einmal ausgeführt hat, aber die Unterschrift nicht setzt, hat man danach noch 90 Tage Zeit, den Prozess zu beenden. Geschieht das nicht innerhalb dieser 90 Tage, ist der Unterschriftenprozess abgelaufen.

Hinweis 
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Wenn ein Dokument erfolgreich über MOXIS von allen Zuständigen signiert bzw. der Unterschriftenprozess abgebrochen oder abgelehnt worden ist, kann dieses Dokument wieder gelöscht werden. Das Löschen und Bearbeiten wird nur mehr verhindert, wenn sich ein Dokument noch in einem laufenden Signaturprozess befindet.

Weitere Informationen zur Vorgehensweise bei dieser Form der digitalen Unterschrift erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Unterzeichner bzw. in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.
Verknüpft
Zeigt an, ob das aktuelle Dokument durch das Erstellen einer Verknüpfung entstanden ist.
Versionen vorhanden
Anhand dieses Symbols 1087147189003100032.png können Sie erkennen, ob für dieses Dokument bereits mehrere Dokumentenversionen vorhanden sind. Weitere Informationen zu den Dokumentenversionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen.
Verteilt
In dieser Spalte wird Ihnen angezeigt, ob das Dokument bereits an mehrere Personen/Institutionen bzw. Archive verteilt wurde. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt 1120648905000001460_4.png, die verteilten Dokumente werden mit folgendes Symbol dargestellt 1120648905000001460_5.png. Weitere Informationen zum Verteilen von Dokumenten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen an Personen bzw. Archiv. 
Verweise
Anhand dieses Symbols 1087148050001400064.png können Sie erkennen, ob dieses Dokument bereits mit anderen zu einem Verbund zusammengeschlossen wurde. Weitere Informationen zu den Dokumentenverweisen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise.
Veröffentlichung
In diesem Feld können Sie entscheiden, ob bzw. wo das Dokument im BMD Com angezeigt werden soll. Sie haben die Möglichkeit zwischen "Keine", "In Klienteninfos" und "Als Formular" zu wählen.

Beachten Sie hier bitte den Parameter "Kunde für Web-Dokumente", unter CRM und DMS →Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Com.


Virtuell/extern
In diesem Feld können Sie entscheiden, ob Sie an Stelle einer normalen Archivierung eines Dokuments ein virtuelles oder ein externes Dokument erstellen möchten. 

Virtuelles Dokument
Unter einem virtuellen Dokument versteht man nur den Dokumentendatensatz, ohne dass diesem ein physisches Dokument zugeordnet ist. Wenn Sie diese Ausprägung wählen, wird der Eintrag aus dem Feld "Originaldokument" gelöscht und nur ein Datensatz im DMS gespeichert. Wenn Sie generell nur virtuelle Dokumente archivieren möchten, können Sie den Parameter Virtuelle Speicherung unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Spezielle Parameter" auf Ja stellen.


Externes Dokument
Wenn Sie ein externes Dokument speichern, wird die physische Datei, welche im Feld Originaldokument ausgewählt ist, beim Speichern nicht auf den Speicherpfad des Archivs verschoben, sondern bleibt im Ursprungsverzeichnis liegen und wird auch in weiterer Folge von dort geöffnet.

Hinweis 
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Zum Beispiel können hier sehr große Dateien, bei denen der Archivierungsvorgang (d. h. die Übertragung der Datei über den Archivierungsdienst auf das Serververzeichnis) lange dauern würde, als externe Dokumente gespeichert, und aus dem DMS zum Ansehen geöffnet werden.

Workflow
Anhand dieses Symbols 1186245357000902990_0.png ist ersichtlich, ob zu diesem Dokument bereits ein DMS-Workflow gestartet wurde. Mit einem Doppelklick auf das Symbol gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie sich den aktuellen Status bzw. den Fortschritt des Workflows ansehen können.

Sollten Sie einem Dokument mehr als einen Workflow zugeordnet haben, kommt beim Doppelklick auf das Workflowsymbol 1270921798000004500.png das Fenster Workflowinstanz auswählen. In diesem Fenster können Sie dann die gewünschte Workflowinstanz auswählen, zu der Sie den aktuellen Status sehen möchten.

Hinweis 
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Wenn Sie eine Dokumentenverknüpfung mit der Funktion Verknüpfung erstellen anlegen, wird die Workflowinstanz nicht auf das verknüpfte Dokument übernommen.

Weitere Informationen zum DMS-Workflow erhalten Sie in der Dokumentation zum Workflow.
Zeichnungs-Nr.
In diesem Feld können Sie eine Zeichnungsnummer eintragen. Dieses Feld dient als reines Informationsfeld und hat keine Auswirkung auf andere Bereiche im NTCS.
Zugeordnete Poststücke
Dieses Feld ermöglicht Ihnen bei der Archivierung eines Dokuments gleichzeitig ein Poststück anzulegen. Sie können entscheiden zwischen Posteingang, Postausgang, versandfertig und kein Poststück. Beim Speichern des Dokuments wird dann automatisch die Neuanlagemaske zum Erfassen des neuen Poststücks angezeigt. Sollte dem Dokument bereits ein Poststück zugeordnet sein, können Sie über dieses Symbol 1087148009001699968.png vor dem Feld das Poststück zum Ansehen öffnen.

Über den Parameter Bearbeiten Poststück können Sie steuern, ob die Anlage automatisch im Hintergrund oder im Vordergrund erfolgen soll.
Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen:


Über den Parameter Dokumente fixieren können Sie verhindern, dass Dokumente nach dem Postausgang noch bearbeitet und versioniert werden.
Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen:


In der Dokumentenübersicht bzw. Dokumentenliste wird anhand folgender Symbole dargestellt, um welche Art des Poststücks es sich handelt: 1087148009001699968_0.png = Posteingang, 1087148009001699968_1.png = Postausgang, 1087148009001699968_2.png = versandfertig und 1087148009001699968_3.png = dem Dokument wurden mehrere Poststücke zugeordnet. In der Dokumentenübersicht bzw. -liste haben Sie auch die Möglichkeit, über "Funktionen → Post" im Fenstermenü neue Poststücke zum Dokument zu erfassen.

Hinweis E-Mail Archivierung A_EMAIL.bmp
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Wenn Sie E-Mails über das Outlook Add-In archivieren, können Sie über den Parameter "Poststückanlage aus E-Mails" steuern, ob im Zuge der Archivierung Poststücke angelegt werden sollen.
Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Allgemein:


Hinweis Stempel 1087148009001699968_4.png
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Bei der Archivierung eines PDF-Dokuments mit einem Poststück können Sie auch automatisch einen Stempel auf dieses Dokument setzen. Beachten Sie dazu bitte die beiden Felder auf der Dokumentenkategorie:

Wenn Sie hier eine Stempelnummer hinterlegen, werden Dokumente mit diesem Stempel archiviert, wenn im Anschluss ein Posteingang erstellt wird. Sie können zum Stempeln einen abweichenden Stempeltext im Feld Stempeltext Posteingang definieren. Ist hier keiner definiert, wird der am Archiv hinterlegte Stempeltext herangezogen. Sollte auch hier keiner hinterlegt sein, wird der am Stempel direkt hinterlegte Text auf das Dokument gestempelt.

Hinweis 
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Der Stempel auf das PDF-Dokument wird bei folgenden Archivierungen mit Posteingängen gesetzt:
  • In der Neuanlagemaske zur Archivierung eines Dokuments, müssen Sie das Feld Zugeordnetes Poststück auf Posteingang stellen.
  • In der Neuanlagemaske zum Erstellen eines Posteingangs, müssen Sie im Feld Dokument ein Dokument zum Archivieren hinterlegen.


Wenn Sie hier eine Stempelnummer hinterlegen, werden Dokumente mit diesem Stempel archiviert, wenn im Anschluss ein Postausgang erstellt wird. Sie können zum Stempeln einen abweichenden Stempeltext im Feld Stempeltext Postausgang definieren. Ist hier keiner definiert, wird der am Archiv hinterlegte Stempeltext herangezogen. Sollte auch hier keiner hinterlegt sein, wird der am Stempel direkt hinterlegte Text auf das Dokument gestempelt.

Hinweis 
Hinweis.png
Der Stempel auf das PDF-Dokument wird bei folgenden Archivierungen mit Postausgängen gesetzt:
  • In der Neuanlagemaske zur Archivierung eines Dokuments, müssen Sie das Feld Zugeordnetes Poststück auf Postausgang stellen.
  • In der Neuanlagemaske zum Erstellen eines Postausgangs, müssen Sie im Feld Dokument ein Dokument zum Archivieren hinterlegen.


Hinweis Mehrfacharchivierung
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Bei einer Mehrfacharchivierung über Drag & Drop spielt der Parameter Verhalten bei Drag & Drop mehrerer Dokumente ins DMS eine Rolle für die Neuanlage der Poststücke. Steht der Parameter auf der Ausprägung 0 - Alle Dokumente in einem Archivierungsdialog zusammenfassen und es wird ein Poststück angelegt, geschieht dies nur für das Hauptdokument! Den weiteren Dokumenten werden keine Poststücke zugeordnet!


Zusammenfassung
Enthält eine Zusammenfassung der textlichen Information eines PDF-Dokuments, die Sie über die Funktion "Erstelle > Zusammenfassung" generieren können.
Änderungsdatum
In diesem Feld wird Ihnen das Datum der letzten Änderung des Dokuments im DMS angezeigt.
Änderungsdatum Dokument
In diesem Feld wird der Zeitpunkt der letzten Bearbeitung des archivierten Dokuments angezeigt. Änderungen der Metadaten (Dokumentendatensatz) bleiben hier unberücksichtigt.