BMD Web: Tagesabschluss Abteilung
Im Fenster "Tagesabschluss Abteilung" erhalten Sie einen schnellen Überblick, ob Tage abgeschlossen und Leistungen autorisiert sind. Sie können hier entweder die Tage und Leistungen eines bestimmten Mitarbeiters, mehrerer ausgewählter Mitarbeiter oder aller Mitarbeiter betrachten und Korrekturen durchführen.
Speziell an diesem Fenster ist, dass nur die Tage und Leistungen jener Mitarbeiter, die der im Einstiegsfeld ausgewählten Abteilung organisatorisch zugeordnet sind, aufgelistet werden.
Das wesentliche Element des Tagesabschluss-Fensters ist der zentral im Fenster positionierte Bereich Tagesabschluss, der mit Farben und Symbolen den Tagesabschluss-Status der einzelnen Tage eines Monats anzeigt und auch den Autorisierungsstatus der Leistungen einfach erkennen lässt.
Diese Informationen sind nützlich, damit beim Fakturieren nicht auf fehlende Leistungen vergessen werden kann, beziehungsweise auch, um die Daten bestimmen zu können, welche bei der Überleitung in die Kostenrechnung berücksichtigt werden sollen.
Weiters kann hier einfach überprüft werden, ob die Stunden aus den erfassten Leistungen den Sollstunden aus dem Wochenmodell bzw. den gebuchten Sollstunden aus den Zeitbuchungen entsprechen. Alternativ kann die Tagesabschluss-Übersicht aber ohne diesen Soll-Ist-Vergleich geführt werden (siehe Tagesabschluss-Übersicht ohne Soll-Ist-Vergleich).
Hinweis
 | In diesem Fenster liegt der Fokus auf der Ansicht von bestimmten, frei wählbaren Mitarbeitern. Sollen jedoch alle Mitarbeiter angezeigt werden, die organisatorisch einer bestimmten Geschäftsführung, Abteilungsleitung oder Abteilung zugeordnet sind, so können Sie auf die Programmteile Tagesabschluss Geschäftsführung, Tagesabschluss Abteilungsleitung oder Tagesabschluss Mitarbeiter zurückgreifen. |
Hinweis
| Die Autorisierung von Leistungen je Abteilung kann auch via Stapel Leistungen autorisieren (je Abteilung) im Hintergrund durchgeführt werden. |
Einstiegsfelder
Die Einstiegsfelder dienen zur Vorselektion der/des betreffenden Mitarbeiter/s und des Monats/Jahres für die Tagesabschluss-Tabelle und sind im Standard eingeklappt.
Abteilung | Abteilung, für deren zugeordnete Mitarbeiter die einzelnen Tage gelistet werden. Hier muss eine Abteilung ausgewählt werden, ansonsten werden keine Daten für die Tabelle geladen. Vorgeschlagen wird jene Abteilung, welcher der Mitarbeiter, der das Fenster öffnet, angehört (Feld Abteilung am historischen Mitarbeiterstamm). Mit der Funktionstaste F4 wechseln Sie die Abteilung. |
Status | In diesem Feld können Sie aufgrund des Leistungsstatus definieren, welche Leistungen der Mitarbeiter in der Liste unterhalb eingeblendet werden sollen. Diese Vorfilterung schafft einen Überblick, welche Tage von welchen Mitarbeitern noch nicht abgeschlossen/autorisiert sind. Sie können sich somit beispielsweise alle Mitarbeiter anzeigen lassen, für die noch nicht abgeschlossene Tage existieren. Abhängig von den LEA Parametern Tagesabschluss und Autorisierung können folgende unterschiedliche Ausprägungen ausgewählt werden:
Wird die Ausprägung "Nicht abgeschlossene (Vormonate berücksichtigen)" gewählt, so werden alle Mitarbeiter angezeigt, die mindestens einen Tag des gewählten Monats nicht vollständig abgeschlossen haben, oder in der Spalte "V" (steht für "Vormonate") das Symbol "X" aufweisen. Wenn die Ausprägung "Nicht abgeschlossene (Vormonate ignorieren)" gewählt wird, so wird nur der gewählte Monat geprüft und die Spalte "V" daher nicht mitgeprüft. |
Monat | Monat, welcher betrachtet werden soll. Vorgeschlagen wird immer der Monat des aktuellen Tagesdatums. |
Jahr | Jahr, welches betrachtet werden soll. Vorgeschlagen wird immer das Jahr des aktuellen Tagesdatums. |
Tagesabschluss
Die Übersicht zeigt eine Tabelle mit allen Mitarbeitern, die der Abteilung organisatorisch zugeordnet worden sind (senkrecht), und allen Tagen des Monats (waagrecht) an.
Neben der korrekten Zuordnung der Abteilung sind noch weitere Bedingungen ausschlaggebend, damit ein Mitarbeiter tatsächlich in der Tabelle gelistet ist:
- Der Mitarbeiter darf nicht als "fiktive Person" gekennzeichnet sein (Feld Fiktiv im Mitarbeiterstamm).
- Für den Mitarbeiter muss das Kennzeichen für die "Leistungserfassung" aktiviert sein (Feld Leistungserfassung im Mitarbeiterstamm).
- Jene Person, welche in das Fenster "Tagesabschluss Abteilung" einsteigt, muss die Berechtigung "Leistungen ansehen" für den Mitarbeiter besitzen (siehe Berechtigungen für Mitarbeiterdaten).
Die vorgeschlagene Sortierung der Tabelle wird vom LEA Parameter Mitarbeitersortierung bestimmt. Im Standard weist diese eine alphabetische Sortierung nach dem Nachnamen des Mitarbeiters auf, kann aber auch auf eine Sortierung nach Mitarbeiternummer umgestellt werden. Eine individuelle Umsortierung ist mit Doppelklick auf die Spaltenüberschrift möglich. Diese Sortierung wird aber nur bis zum nächsten Fensterstart angewendet.
Ausgeschiedene Mitarbeiter der Abteilung werden so lange (mit der Information, bis wann der Mitarbeiter aktiv war) angezeigt, bis alle Leistungen und alle offenen Tage des Mitarbeiters abgeschlossen und autorisiert sind (siehe Hintergrundinformation Behandlung ausgeschiedener Mitarbeiter sowie Anzeige von Mitarbeitern nach Wechsel des Abteilungsleiters).
Mittels Farben und Hintergrundsymbolen, welche im Anschluss an die Tabelle in der Legende erklärt werden, wird dargestellt, ob
- Leistungen (vollständig) vorhanden sind,
- Leistungen (vollständig) autorisiert sind,
- Tage abgeschlossen sind.
Zusätzlich kann man an der ersten Spalte (V) ablesen, ob alle Vormonate korrekt (
) oder noch nicht korrekt abgeschlossen sind (
). Die Prüfung für abgeschlossene Vorzeiträume findet mitarbeiterbezogen statt (siehe auch Hintergrundinformation Überprüfung der relevanten Tage). Achtung: Vor jenem Datum, welches im LEA Parameter Beginn Tageserfassung eingetragen wird, findet generell keine Prüfung statt.
) oder noch nicht korrekt abgeschlossen sind (). Die Prüfung für abgeschlossene Vorzeiträume findet mitarbeiterbezogen statt (siehe auch Hintergrundinformation Überprüfung der relevanten Tage). Achtung: Vor jenem Datum, welches im LEA Parameter Beginn Tageserfassung eingetragen wird, findet generell keine Prüfung statt.Legende
Die Legende bezieht sich auf die Farben und Symbole der Tabelle "Tagesabschluss". Folgende Ausführungen gelten, wenn Sie die Tagesabschluss-Übersicht im Standard-Modus "Mit Soll-Ist-Vergleich" verwenden. (Die Alternative finden Sie in den Hintergrundinformationen im Kapitel unter Tagesabschluss-Übersicht ohne Soll-Ist-Vergleich, da diese selten verwendet wird.)
Die Hintergrundfarbe gibt an, ob Leistungen erfasst sind und ob der Tag abgeschlossen ist.
Ein leerer Hintergrund kennzeichnet Tage ohne Sollstunden. | |
 Keine Leistung erfasst | Ein roter Hintergrund kennzeichnet Tage mit Sollstunden, an denen noch keine Leistung erfasst worden ist. |
 Leistungen unvollständig | Ein gelber Hintergrund kennzeichnet Tage mit Sollstunden, an denen noch nicht alle oder zu viel Zeiten in den Leistungen erfasst worden sind. |
 Leistungen vollständig | Ein grauer Hintergrund kennzeichnet Tage, an denen die Soll- und Iststunden identisch sind und somit die Leistungen vollständig erfasst worden sind. |
 Tag abgeschlossen | Ein grüner Hintergrund kennzeichnet Tage, die mit Tagesabschluss versehen sind. |
Ist der LEA Parameter Zeiterfassung aktiv und weist das Mitarbeiterfeld Anzeige Zeiterfassung nicht die Einstellung "Keine Anzeige" auf, ermitteln sich die Sollstunden aus den Stunden der Zeitbuchungen. In allen anderen Fällen ergeben sich die Sollstunden aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters.
Das Symbol zeigt an, ob die Leistungen des Tages vollständig autorisiert sind.
| Ein fehlendes Symbol bedeutet, dass die Leistungen dieses Tages nicht autorisiert sind. | |
 Tag teilweise autorisiert | Der Ring bedeutet, dass eine/einige, aber nicht alle Leistungen dieses Tages autorisiert sind. |
 Tag autorisiert | Das Häkchen bedeutet, dass alle Leistungen dieses Tages autorisiert sind. |
Hinweis
| Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss die Option "Ohne Tagesabschluss" aufweist, so wird durch die Autorisierung ebenfalls der Status für einen abgeschlossenen Tag und gleichzeitig das Häkchen gesetzt. Es können jedoch noch weitere Leistungen an diesen Tagen angelegt werden. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
Hinweis
| Alle Funktionen, die in der Liste unterhalb mit * gekennzeichnet sind, sind ausschließlich dann verfügbar, wenn der CRM Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma nicht aktiv ist. Die Sperre der gekennzeichneten Funktionen ist mit aktiver Mitarbeitererfassung unter der Hauptfirma notwendig, da in den Tagesabschluss-Fenstern (im Gegensatz zu den Leistungserfassungs-Fenstern) in diesem Fall kein zusätzliches Feld "Dienstverhältnis" zur Verfügung gestellt wird. Daher kann hier auch keine Bekanntgabe erfolgen, für welches Dienstverhältnis Leistungen neu angelegt werden sollen. |
| Tag kopieren * | Mit dieser Funktion werden alle Leistungen des aktuell markierten Tages/Mitarbeiters kopiert. Diese können mit der Funktion Tag einfügen wieder eingefügt werden. | ||||||||||||||
| Tag einfügen * | Mit dieser Funktion werden alle Leistungen, die mithilfe der Funktion Tag kopieren kopiert worden sind, am gewählten Tag / für den gewählten Mitarbeiter wieder eingefügt. | ||||||||||||||
| Tagesabschluss | Die Funktionen zum Tagesabschluss sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter Tagesabschluss eingestellt ist, dass kein Tagesabschluss durchgeführt werden soll. Grundsätzliche Informationen zum Tagesabschluss sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung.
| ||||||||||||||
| Autorisierung | Die Funktionen zur Autorisierung sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter Autorisierung eingestellt ist, dass die Autorisierung mit dem Tagesabschluss vorgenommen werden soll. Grundsätzliche Informationen zur Autorisierung sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung.
|
Leistungen
In diesem Bereich werden sämtliche Leistungen eines Mitarbeiters gelistet, die zu dem in der Tabelle Tagesabschluss aktuell markierten Tag des Mitarbeiters gehören.
Mit der Combobox rechts oben kann die Ansicht eingeschränkt werden auf:
- Alle
- Tätigkeit
- Artikel
Zusätzlich stehen in diesem Bereich die wesentlichen Funktionen der Tageserfassung zur Verfügung, um notwendige Korrekturen durchführen zu können.
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
Hinweis
| Alle Funktionen, die in der Liste unterhalb mit * gekennzeichnet sind, sind ausschließlich dann verfügbar, wenn der CRM Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma nicht aktiv ist. Die Sperre der gekennzeichneten Funktionen ist mit aktiver Mitarbeitererfassung unter der Hauptfirma notwendig, da in den Tagesabschlussfenstern (im Gegensatz zu den Leistungserfassungsfenstern) in diesem Fall kein zusätzliches Feld "Dienstverhältnis" zur Verfügung gestellt wird. Daher kann hier auch keine Bekanntgabe erfolgen, für welches Dienstverhältnis Leistungen neu angelegt werden sollen. |
Ansehen | Die Funktion "Ansehen" öffnet die markierte Leistung im Ansichtsmodus, dazu öffnet sich das Fenster Leistung. | ||
Neue Leistung* | Die Funktion "Neue Leistung" ermöglicht die Neuanlage einer Stundenleistung, indem sich das Fenster Leistung im Bearbeitungsmodus öffnet. | ||
Bearbeiten | Die Funktion "Bearbeiten" öffnet eine bereits bestehende Leistung im Bearbeitungsmodus, um die Leistung bearbeiten zu können. Dazu öffnet sich das Fenster Leistung. | ||
Löschen | Leistungen können einzeln ausgewählt oder via Mehrfachauswahl markiert und anschließend mit dieser Funktion gelöscht werden. | ||
Neue Barauslage * | Diese Funktion ermöglicht die Neuanlage einer Barauslage, indem sich das Fenster Barauslage im Bearbeitungsmodus öffnet. | ||
Restzeit übernehmen | Diese Funktion steht nur bei aktiver Zeiterfassung (LEA Parameter Zeiterfassung) zur Verfügung und ermöglicht es, die Restzeit (Stunden aus der Zeiterfassung abzüglich der bereits erfassten Stunden aus den Leistungen) in die markierte Leistung zu übernehmen. Sollte diese Funktion inaktiv sein, können Sie den Grund dafür der Leiste im unteren Fensterbereich entnehmen. | ||
Sollzeit übernehmen | Mit der Funktion "Sollzeit übernehmen" können Sie auf schnelle und einfache Weise die Sollzeit laut Tagesmodell einfügen, wenn Sie ohne Zeiterfassung arbeiten oder wenn aus Leistungen Zeitbuchungen erzeugt werden. Im Standard ist diese Funktion ausgeblendet, da sie nur der Erfassung von einer Leistung pro Tag dient. Diese Funktion kann berechtigt werden. Sie können die Berechtigung "Sollzeit übernehmen" (Funktionsnummer 47063) sperren und die Funktion somit gleich überhaupt nicht anzeigen lassen. Hinweis
|
Kopieren/Einfügen * | Folgende Funktionen zum Kopieren und Einfügen von Leistungen stehen zur Verfügung:
Auch verteilte Leistungen können kopiert und eingefügt werden. Für nähere Informationen beachten Sie bitte das Kapitel Kopieren und Einfügen von verteilten Leistungen in der Themenhilfe Leistung auf mehrere Mitarbeiter verteilen. | |||||||||
Arbeitsschein | Folgende Funktionen sind für Arbeitsscheine verfügbar:
Hinweis
| |||||||||
Zur BDE-Stempelung | Diese Funktion öffnet die zur ausgewählten Leistung gehörende BDE-Stempelung. Das Fenster BMD Web: BDE-Stempelungen wird direkt mit der entsprechenden Stempelung geöffnet, sodass diese ohne weitere Suche angezeigt und bearbeitet werden kann. | |||||||||
Text bearbeiten | Diese Funktion ermöglicht die Bearbeitung des Leistungstextes, indem sich das Fenster Text bearbeiten öffnet. | |||||||||
Zusatzmengen erfassen Dienstreisen erfassen | Diese Funktion ermöglicht es, für die markierte Leistung im Fenster Zusatzmengen erfassen Zusatzmengen zu erfassen. Dort muss je Artikel nur mehr die Menge und/oder der Preis eingegeben werden. Dies erspart die neuerliche Eingabe von Kunde, Projekt, Bezugszeitraum und Leistungstext. Alternativ dazu (geregelt über den CRM Parameter Zusatzmengen zur Leistung erfassen) kann hier als komplexere Form das Fenster Dienstreisen erfassen (Paket LOHN) aufgerufen werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Thema Anbindung an die Dienstreiseerfassung. | |||||||||
Auswertung | Diese Funktion öffnet das Fenster Auswertung. Über diese Funktion können Sie für bestimmte Mitarbeiter mit Einschränkung auf einen bestimmten Leistungszeitraum Auswertungen des Auswertungstyps "Arbeitsberichte" ausdrucken. Nähere Informationen zu den Auswertungen selbst erhalten Sie in der Fensterhilfe Auswertungsdesigner. |
DMS | Die Beschreibung der Funktionen zur Dokumentenzuordnung finden Sie unter Dokumentenzuordnung - Funktionen. Hinweis
|
Hinweis
| Nähere Informationen zu den optionalen Bereichen (z. B. Soll-/Iststunden, Zeitbuchungen ...), die Sie in den Layouteinstellungen einblenden können, erhalten Sie in der dazugehörigen BMD NTCS Fensterhilfe für den Tagesabschluss Abteilung. |
